Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4
По закону компании, принимающие расчеты за товары, услуги или работы в виде наличных денежных средств, должны использовать в своей деятельности кассовые аппараты. При этом каждую операцию, зафиксированную с участием кассы, подтверждает бумажный чек, который содержит следующие данные: номер, дату и суть сделки, а также сумму, которая по ней прошла.
Все действия, произведенные за определенный промежуток времени при помощи контрольно-кассовой машины включаются в журнал кассира-операциониста.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Какие цели и задачи решает документ
Журнал является средством учета всех операций, производимых при помощи контрольно-кассового аппарата. В него вносятся сведения как о приходе, так и о расходе средств.
В тех случаях, когда в организации несколько касс, журнал ведется по каждый из них в отдельности.
Если говорить в целом, то наличие журнала позволяет решить сразу несколько разных задач. Например, при помощи журнала руководитель предприятия может в любой момент быстро определить, какое количество денег прошло через кассу за конкретный период, а работники налоговой службы, при проверках имеют возможность оперативно сверить со сведениями из журнала показания ККМ и цифры из отчетных документов.
Надо ли ставить на учет
Как и кассовый аппарат, журнал необходимо регистрировать в налоговых органах.
Даже первое заполнение журнала происходит единовременно с постановкой контрольно-кассовой машины на учет (инспектор пробивает чек с суммой в 1 руб. 11 коп. – это значение в дальнейшем не учитывается ни бухгалтерами, ни налоговиками).
Для того, чтобы инспектор не отказал в регистрации кассовой техники, одновременно с самим аппаратом и журналом необходимо предоставить еще ряд документов:
- заявление с просьбой о регистрации кассы;
- свидетельство юридического лица или индивидуального предпринимателя;
- паспорт ККМ;
- договор аренды торговой площади (если предприятие не имеет собственных квадратных метров);
- договор об обслуживании кассы, заключенный со специализированным центром и т.д.
Полный перечень бумаг можно уточнить в территориальной налоговой службе.
Что грозит за отсутствие журнала кассира-операциониста
Ведение журнала является требованием со стороны закона, поэтому инспекторы при выездных налоговых проверках обязательно смотрят на его наличие и содержание. За отсутствие журнала может последовать штраф (хотя эта мера воздействия в законе не прописана).
Следует отметить, что по этому поводу между представителями бизнеса и налоговиками нередко случались конфликты, доходящие до суда. И, как показала практика, административное наказание за то, что предприятие не вело журнал кассира-операциониста, в большинстве случаев с него снималось.
На кого возложить обязанность по заполнению
Журнал заполняет работник предприятия, который назначен ответственным за его ведение. В качестве такового может выступать администратор, специалист отдела бухгалтерии или главный бухгалтер, сам руководитель организации и т.д.
Информация в журнал вносится обычно в начале и конце дня, при этом кассир, сидящий за кассой, в обязательном порядке должен в нем расписываться.
Своей подписью он подтверждает достоверность включенных в журнал сведений.
Особенности документа
С 2013 года единые шаблоны первичных документов отменены, так что на сегодняшний день работники организаций и предприятий имеют возможность выбрать, вести ли им журнал кассира-операциониста в свободном виде, разработать собственный бланк документа или воспользоваться унифицированной, ранее обязательной к применению, формой КМ-4. Большинство, надо сказать, идет по третьему пути, поскольку стандартный бланк содержит в себя все необходимые реквизиты и строки, а значит, не нужно тратить время на формирование структуры и содержания журнала.
Документ следует вести в бумажном (распечатанном) виде. При этом все его листы должны быть пронумерованы и скреплены между собой при помощи толстой нити (но только не степлером). Использовать для заполнения журнала можно шариковую ручку любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. недопустимы).
На последней странице документа необходимо указать количество листов, поставить печать (если, конечно применение штемпельных изделий закреплено в учетной политике фирмы), и подпись ответственного лица (специалиста отдела бухгалтерии или главного бухгалтера).
Внесение записей в журнал происходит строго по хронологии (без пропусков), при этом помарки и ошибки крайне нежелательны.
Если такая оплошность все же случилась, исправлять неверные данные следует, аккуратно зачеркнув неправильные сведения и вписав правильные, сделав рядом отметку «исправленному верить». Все корректировки обязательно следует датировать, а также удостоверять подписью кассира-операциониста и главного бухгалтера.
Книга может вестись как на регулярной основе (если торговая точка или предприятие работает каждый день), так и по мере необходимости.
Если операций при участии контрольно-кассового аппарате в учетный период времени не было, заполнять бланк не нужно.
Образец документа
В начале документа, на титуле, пишется:
- наименование организации, ее адрес, а также (справа) коды: ОКУД, ОКПО, ОКПД, номер ИНН;
- ККМ, по которой ведется журнал: ее название (модель, марка), номера (производителя и регистрационный);
- период, в течение которого в журнал вписывались указанные в нем сведения;
- обозначить ответственного за формирование журнала работника.
Во вторую часть документа, в таблицу, вносятся по порядку:
- число-месяц-год заполнения, а также, если касса работает в две смены – номер смены;
- отдел (здесь можно поставить прочерки, если касса обслуживает один отдел, или вписать все номера отделов, в которые «уходили» чеки в текущую смену);
- ФИО сотрудника, сидящего за кассой;
- порядковый номер контрольного счетчика на время сдачи смены (т.е. порядковый номер Z-отчета – его вид зависит от модели ККМ);
- регистрируются значения: контрольного счетчика, суммы наличности, прошедшей через кассу с момента ее регистрации в госорганах, плюс — с приходом за текущую смену;
- тут же ставится подпись администратора и кассира (если это одно и то же лицо, то расписываться нужно в обеих ячейках);
- в последний столбец включается размер выручки за прошедший день.
Далее в бланк вписываются
- сумма, сданная наличностью,
- сумма, возвращенная покупателям в связи с тем, что кассовые чеки не были использованы,
- подписи ответственных лиц.
После составления журнала
Поскольку журнал является учетным документом, порядок его содержания и хранения определяется либо законом, либо внутренними нормативными актами организации. В отношении хранения документа в период его действия можно сказать одно — он должен находиться либо в отделе бухгалтерии, либо рядом с кассой в месте, недоступном для посторонних людей.
После того, как актуальность журнала истечет, его необходимо передать в архив предприятия, где он должен лежать не менее трех лет, затем его можно утилизировать с соблюдением процедуры, прописанной в законодательстве РФ.
Какие документы вести при онлайн-кассе
Какие документы теперь нужно заполнять при использовании онлайн-кассы? Нужен ли журнал кассира-операциониста? Узнайте ответы на эти вопросы прямо сейчас.
Новый закон о применении ККТ (№ 54-ФЗ) автоматически отменил оформление целой серии документов, которые раньше приходилось вести вручную. Теперь акты, журналы и справочные отчеты автоматически формируются в электронном виде. Однако появились и принципиально новые документы, которых раньше не было – например, чек коррекции.
Согласно 54-ФЗ, при применении ККТ следует руководствоваться непосредственно самим законом и нормативными актами, принятыми в соответствии с ним различными ведомствами.
Какие документы не надо заполнять
Согласно письмам ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059 и Минфина РФ от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 больше не нужно заполнять так называемую «первичку» — первичные документы бухгалтерского учёта по регистрации поступления средств от населения. К таким документам относятся формы КМ-1 – КМ-9:
- форма КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули и регистрации контрольных счётчиков ККМ»;
- форма КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
- форма КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
- форма КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
- «журнал кассира-операциониста» (форма КМ-4);
- «журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста» (форма КМ-5);
- «справка-отчёт кассира-операциониста» (форма КМ-56);
- «сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации» (форма КМ-7);
- «журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»; (форма КМ-8).
Таким образом, письма Минфина и ФНС отрицательно отвечают на один из самых частых вопросов бухгалтеров, предпринимателей и кассиров: «Нужно ли вести журнал кассира-операциониста при онлайн кассе». Этот документ остается в прошлом. Данные, которые содержались в таких формах, теперь передаются в ФНС в электронном виде автоматически. Как отмечают бухгалтеры, вести учёт с онлайн-кассой стало удобнее.
Какие документы по-прежнему нужно заполнять
Закон не затронул правил ведения кассовой книги, оформления кассовых ордеров на приход и расход.
Кассовая книга – обязательный унифицированный регистр. Её обязаны вести все компании, в электронном или бумажном виде на выбор. Книга составляется по форме КО-4. Кассовая книга обязательна для всех владельцев онлайн касс и касс старого образца.
Бланки строгой отчётности теперь печатаются через онлайн-кассу или предоставляются покупателю в электронном виде (например, на электронную почту или в СМС на указанный покупателем номер телефона).
Какие новые документы нужно заполнять
В 54-ФЗ упоминаются два принципиально новых документа – чек коррекции и чек с признаком «возврат прихода».
Чек коррекции пробивается при обнаружении неучтенной выручки – на сумму превышения. Также он будет нужен, если в торговой точке внезапно отключили электроэнергию и расчёт велся наличными.
Чек с признаком «возврат прихода» оформляет при возврате средств за товар или услугу (как наличных, так и тех, что были сняты с банковской карты).
Появились и такие документы, как отчёты об открытии и закрытии смены (между операциями не должно проходить больше 24 часов), отчёт о закрытии фискального накопителя, подтверждение оператора.
Какие документы вести при использовании онлайн-кассы
Итак, онлайн-касса приобретена и установлена, договор с ОФД подписан. Какие документы необходимо вести при её использовании? Давайте разбираться.
О необходимости журнала кассира-операциониста
Журнал кассира-операциониста (ЖКО) – это документ, в котором предприниматель указывает доходы, расходы и ежедневную выручку. Кроме того, в ЖКО вносятся:
счётчики ККМ на начало и конец смены;
сумма выручки, полученной за смену;
подписи ответственных лиц;
суммы денежных средств, которые были сданы в наличной и безналичной формах;
общая сумма выручки;
сумма денежных средств по возвратам товаров.
Если предпринимателем или организацией при расчётах используется онлайн-касса, ЖКО вести не требуется. В данный момент его необходимо заполнять только тем, кто не перешёл на ККМ по отсрочке до 2021 года или освобождён от неё полностью.
54-ФЗ отменил оформление целого ряда бухгалтерских документов, которые раньше приходилось вести. Теперь все данные, которые вносились в акты, журналы и справочные отчёты вручную, учитываются кассой автоматически.
Документы, которые больше не нужно заполнять
К ним относятся:
акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули и регистрации контрольных счётчиков ККМ (форма № КМ-1);
акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении её в организацию (форма № КМ-2);
акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3);
журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5);
справка-отчёт кассира-операциониста (форма № КМ-6);
сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации (форма № КМ-7);
журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8);
акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).
Документы, которые требуется заполнять
В их число входят:
кассовая книга – учётный документ, в котором регистрируются операции с наличными, заполняется письменно либо в электронной форме;
приходный кассовый ордер – оформляется при поступлении денежных средств в кассу, заполняется на основании данных из чека и бланка строгой отчётности;
расходный кассовый ордер – оформляется при выдаче наличных из кассы, может быть заполнен на основании фискальных документов.
БСО – после изменений 54-ФЗ можно выдавать в электронном виде.
Кроме того, появились чек коррекции и форма с признаком «возврат прихода».
Первый необходимо формировать и печатать, если выручка не была учтена на кассе. Например, в случае перебоя электроэнергии, когда кассир вынужден вести торговлю без применения кассы.
Второй документ необходим при возврате денежных средств за товар или услугу. Кассир должен оформить и выдать его клиенту как при наличной, так и при безналичной оплате.
Помимо этого, пользователь онлайн-кассы должен вести отчёты об открытии и закрытии смены, а также закрытии фискального накопителя.
Инструкция: как заполнить справку-отчет кассира-операциониста
Отчет кассира-операциониста в 2021 году — это документ, который показывает движения средств. Его составляют для ККМ с ЭКЛЗ ежедневно. Для онлайн-оборудования форма КМ-6 не применяется.
Для чего используют КМ-6
В 54-ФЗ от 22.05.2003 указано, что такое отчет кассира, — справка движений по кассе за операционный день. Его формируют, чтобы закрыть рабочую смену и сделать приход выручки в конце дня. Выручку следует регистрировать каждый день.
Используют ли при онлайн-кассах
Онлайн-ККТ применяется с 01.07.2017: отчет КМ-6 при онлайн-кассах не требуется. Операционные данные по выручке формируются через функционал кассового аппарата за каждую смену (письмо Минфина № 03-01-15/37692 от 16.06.2017). Сведения по результатам работы за день автоматически передаются из онлайн-кассы в налоговую инспекцию.
Составлять или нет операционную отчетность при применении онлайн-касс — это решение самой организации. По закону, это не обязательно. Но многие организации формируют КМ-6 как дополнение к данным, распечатанным из онлайн-ККТ.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно оформить документы при использовании кассового аппарата.
Как его заполнять
В постановлении № 132 приведен порядок составления кассового отчета кассира по форме КМ-6. Его заполняют в соответствии с фактическими операционными данными по выручке. Составляют справку в одном экземпляре, периодичность формирования — ежедневная.
Инструкция по заполнению справки кассира-операциониста:
- Вносим наименование организации, ее адрес, контактный телефон. Прописываем ИНН, ОКПО и ОКВЭД в кодовой таблице.
- Указываем название и модель контрольно-кассовой машины. Отмечаем производственный и регистрационный номера. При необходимости, вводим прикладную программу.
- Вписываем Ф.И.О. кассира.
- Заполняем смену в соответствии с номером Z-отчета.
- Отражаем показания денежного счетчика на начало и конец дня (смены).
- Указываем сумму выручки за день.
- Показываем возвраты от покупателей по неиспользованным чекам.
- Подписываем справку у кассира, указываем его Ф.И.О.
- Заполняем итоги. Итоговый показатель соответствует столбцу 7 с отраженной выручкой за операционный день.
Оформленную справку заверяем у старшего кассира, ответственного операциониста и руководителя. В законодательных нормативах разъясняется, какие документы входят в отчет кассира: приходные и расходные кассовые ордера, иная первичная документация. Все вырученные деньги приходуются через ПКО — приходный кассовый ордер. Его номер отражается в кассовой отчетности. Когда организация передает выручку в банк, к отчетности прикрепляют подтверждающую квитанцию и указывают ее номер в справке.
Образец
Вот как заполнить отчет кассира в 2021 году:
Как вносить исправления
В справке операциониста допускаются исправления. Ошибку аккуратно зачеркивают, а над ней пишут корректный вариант. Все корректировки сопровождаются подписью ответственного лица с обязательным указанием даты (ст. 10 402-ФЗ).
Что дальше делать с КМ-6
По правилам, отчет кассира оформляется ежедневно: на основании справки формируют КМ-7 — сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке. Заполненную и подписанную справку операциониста следует передать в бухгалтерию. Кроме того, заверенный КМ-6 передают в банк вместе с деньгами из кассы.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.