Зачем бухгалтеру KPI: бухгалтеров будут

Зачем бухгалтеру KPI: бухгалтеров будут

Ключевые показатели эффективности бухгалтера (KPI)

Стимулирование работников на достижение новых целей и эффективное выполнение задач с помощью поощрений принято практически в каждой организации. Правильная оценка достижений требует четкую постановку цели и определенные критерии значимости достигнутого результата. Для конкретной регламентации достижений сотрудников создана система, основанная на совокупности показателей эффективности. Она помогает работникам быть осведомленными о том, как они могут достичь желаемой цели (поднятие зарплаты, карьерный рост и другие бонусы), а менеджерам объективно оценивать уровень затраченных усилий персонала.

Основные обязанности бухгалтера

Бухгалтерия – одно из важнейших звеньев в цепочки функционирования предприятия. От успешной работы этого отдела и своевременного ознакомления сотрудников с нововведениями законодательства во многом зависит непрерывность и продуктивность деятельности всех подразделений организации. К основным обязанностям бухгалтера можно отнести:

  • ведение бухгалтерской отчетности с помощью современных программных продуктов;
  • своевременная регистрация денежных средств и иных ценностей, полученных предприятием, учет оборота денежных средств;
  • фиксирование расходов, поступлений от продаж, хозяйственных и финансовых операций организации;
  • расчет налоговых выплат, своевременная оплата начисленных сумм, гашение банковских задолженностей;
  • расчеты с поставщиками и заказчиками;
  • своевременное составление промежуточной отчетности, грамотное заполнение документов учета, бухгалтерской книги;
  • контроль оборота денежных ресурсов внутри кассы и на расчетных счетах организации;
  • исчисление заработной платы сотрудников и последующая ее выплата;
  • расчет и начисление выплат по больничным листам, командировочных, отпускных и других социальных выплат;
  • расчет себестоимости конечного продукта, исходя из затрат на производство;
  • подготовка и сдача в срок необходимой отчетности.

Список обязанностей бухгалтера зависит от специфики деятельности организации. Каждое предприятие имеет свой регламент должностных обязанностей бухгалтера, поэтому список может быть значительно шире, исходя из хозяйственных потребностей.

Основы KPI

KPI – это система коэффициентов. Совокупность KPI воздействует на количественные и качественные достижения относительно предполагаемого результата. Разработка показателей предусматривает разложение главных индексов для получения каждым подразделением предприятия группы своих KPI. Каждый коэффициент имеет свои параметры эффективности, четко регламентированные установленным сроком выполнения задачи. В соответствии с показателями эффективности на основе KPI каждый сотрудник получит индивидуальное вознаграждение.

Для успешного запуска системы коэффициентов эффективности предприятию необходимо провести многоэтапную подготовку.

  1. Планирование стратегии. Для начала необходимо сформировать политику достижений, продумать этапы, помогающие достичь поставленных задач и результатов.
  2. Выделение основных показателей успешной работы. Руководство компании отбирает главные, по своему мнению, нормативы достижения успеха, исчисляемые в количественном выражении.
  3. Выбор показателей достижения целей. Выделение наилучших способов достижения намеченных результатов, с помощью рассчитанных KPI.

Условия успешного функционирования системы коэффициентов:

  • уникальность каждого показателя;
  • достижимость;
  • измеримость (ед., кг, шт., руб., у. е.);
  • соответствие компетенции оцениваемых сотрудников;
  • полезность.

Виды основных коэффициентов эффективности:

  • KPI итогов – показывает объем полученных результатов;
  • KPI расходов – отражает издержки необходимых ресурсов;
  • KPI процессинга – выполнение поставленных задач без сбоев;
  • KPI времени – временные затраты на выполнение процессов;
  • KPI отдачи – соотношение полученных затрат к издержкам.

KPI главного бухгалтера – что сюда входит?

Каждый отдельно взятый отдел бухгалтерии имеет свои особенности работы в соответствии с деятельностью организации, поэтому совокупность коэффициентов для каждого отдельно взятого главного бухгалтера будет своя. К показателям, определяющим результативность работы бухгалтерии, можно отнести:

  • своевременность сдачи отчетных документов в контролирующие органы и грамотное их заполнение;
  • отсутствие просрочек по платежам клиентов;
  • отсутствие ошибок в ведении учета;
  • итоговая экономия при работе с поставщиками;
  • штрафы и пени со стороны контролирующих органов из-за ошибок бухгалтерии;
  • расходы на оплату жалования сотрудников отдела;
  • жалобы на работу бухгалтеров со стороны контрагентов, работников и клиентов.

Кроме перечисленных выше критериев, главному бухгалтеру стоит принимать во внимание информацию о квалификации, стимулах и уровне нагрузке в работе персонала.

Пример KPI главного бухгалтера

Рассмотрим пример расчета главного бухгалтера на основе 4 коэффициентов:

Z – несвоевременное выполнение расчетов: Z = Z факт./Z план, где Z факт. – действительные временные затраты на отчетность.

Zплан. – плановые временные затраты: P – объем просроченных платежей; P = (P пo/Pобщ.) × 100%, где P пo – сумма просроченных обязательств, Pобщ. – сумма неоплаченных обязательств.

N – переплаты контрагентам; N = (Nопл./Nр) × 100%, где Nопл. – сумма, оплаченных обязательств.

Nр – настоящая сумма, выставленная к оплате: O – ошибки при ведении счетов, O = O общ.выст. – O верн.выст, где O верн.выст. – объем верных счетов в денежном выражении. O общ.выст. – объем всех счетов в денежном выражении.

Пример 1. Бухгалтер A:

Z = Z факт./Z план = 56/37 =1,51,

P = (P пo/Pобщ.) × 100% = 120/3600*100=3%

N= (N опл./Nр) × 100% = 6500/6500*100=100%

O = O общ.выст. – O верн.выст =35 — 35=0

На основе полученных результатов можно сделать выводы: Z>0 – значит, работа выполнена не только в срок, но и запасом времени; P <50% показывает низкий уровень просрочек; N=100% говорит о наличии всех оплат в соответствии с потребностями; и O, соответствующее нулю, свидетельствует об отсутствии ошибок при ведении счетов.

Все рассмотренные показатели KPI положительные, значит, эффективность работы главного бухгалтера высокая и соответствует 4 баллам.

Пример 2. Бухгалтер B:

Z = Z факт./Z план = 42/58 =0,72

P = (P пo/Pобщ.) × 100% = 560/850*100=66%

N= (N опл./Nр) × 100% = 7200/5650*100=127%

O = O общ.выст. – O верн.выст =23 — 18=5.

Подводя итоги, по полученным результатам мы видим, что Z<0, значит, выполнение работ произведено несвоевременно, P >50%, что говорит о довольно высоком уровне просрочек, N>100% рассказывает об отсутствии переплат и O>0 свидетельствует о наличии ошибок в выставлении счетов.

KPI в рассмотренном примере равен 0, нет ни одного положительного результата расчета, что говорит о низком уровне эффективности работы главного бухгалтера.

KPI – хороший стимул для сотрудников и эффективное средство контроля для руководителей. Для каждой конкретной организации количество и состав показателей результативности будет свой. Однако, чтобы система работала, важно вести справедливую оценку деятельности, придерживаясь выставленных коэффициентов, и достаточную программу бонусов для сотрудников, для высокой мотивации к достижениям целей компании.

Составляем KPI для бухгалтеров: 2 важных критерия

Заработная плата работника, помимо основного вознаграждения за труд (например, оклада), включает в себя компенсационные (например, за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению) и стимулирующие выплаты (например, премии) (ст. 129 Трудового кодекса). Система показателей, с помощью которых работодатели оценивают своих сотрудников (так называемая система KPI, англ. Key Performance Indicators – ключевые показатели эффективности) – одна из часто применяемых форм контроля и оценки эффективности персонала, в том числе и его премирования. Но часто собственники бизнеса, удачно внедрив систему KPI для сотрудников подразделений, чьи результаты легко замерить – продаж, маркетинга, производства и т.п., стремятся распространить применение этой практики на все отделы организации. Бухгалтерия – не исключение. По каким критериям нужно оценивать работу сотрудников этого отдела, чтобы этот инструмент не стал фикцией, рассказал Алексей Головченко, управляющий партнер юридической компании «ЭНСО», глава комитета по оценке регулирующего воздействия общероссийской общественной организации «Деловая Россия».

Во-первых, нужно отметить, что KPI сотрудников бухгалтерии будет и должен отличаться от KPI таких специалистов, как например, менеджер по продажам. У последних, как правило, показатели эффективности ориентированы на объемы продаж, перевыполнения плана, увеличения числа новых клиентов или средней суммы договора и т.п. Бухгалтерская деятельность весьма специфична и ее нелогично оценивать по показателям объемов работ, например. Бухгалтерская деятельность – это всегда ориентация на результат.

Под результатом, на мой взгляд, необходимо понимать:

— отсутствие налоговых штрафов. То есть это означает, что бухгалтер корректно выполнял свою работу – в срок, в надлежащем объеме и с надлежащим качеством. Но при этом также необходимо понимать, что KPI для сотрудников бухгалтерии невозможно адекватно оценить по истечению месяца. Это связано с тем, что срок, когда налоговая служба может предъявить требования к компании, составляет три года с момента совершения каких-либо налоговых нарушений (п. 1 ст. 113 Налогового кодекса). Это означает, что вы сможете действительно корректно оценить качество работы вашего сотрудника не менее чем через три года его работы в вашей компании. Нет претензий из налоговой – значит, нет ошибок в работе бухгалтера. Но и здесь могут быть исключения – сотрудник налоговой может и не заметить ошибки, поскольку в этой работе всегда присутствует человеческий фактор. В случае, если бухгалтер проработал меньше, чем три года, придется положиться на мнение о его работе главного бухгалтера. Постоянное отсутствие налоговых штрафов говорит о компетенции вашего сотрудника.

— общий процент налогов, уплачиваемых предприятием, не превышающий среднего процента по отрасли. Условно говоря, если вы владеете заводом по производству бетона, то вам нужно посмотреть, сколько налогов в среднем платят заводы по производству бетона по России. Например, средняя налоговая ставка по России составляет 3%, но вы платите 4%. В данном случае нужно поинтересоваться у вашего главного? бухгалтера, по какой причине ваши налоговые взносы выше средних. Налоговой оптимизацией – то есть приведением налоговой ставки к среднему показателю по отрасли занимаются как раз бухгалтеры (обычно вместе с юристами). Все сотрудники бухгалтерии так или иначе должны работать на общую цель. Бухгалтеры, сумевшие поддерживать налоговую ставку на рыночном уровне в течение долгого периода, заслуживают большого уважения. Что уж говорить о тех, кто смог ее понизить.

А работу главного бухгалтера к тому же можно оценивать и по отсутствию ошибок у его подчиненных: в ситуации, если, например, бухгалтер на первичке допустил ошибку, а главбух ее пропустил, безусловно, оба сотрудника должны нести ответственность.

Эти несколько важных моментов нужно учитывать при разработке KPI сотрудника бухгалтерии.

Как рассчитать KPI для сотрудников бухгалтерии

Давай поговорим о твоих коллегах. Ну, а с кем, как ни с нами?

Есть в каждом коллективе сотрудник такой древнейшей профессии как бухгалтер. Когда речь идет о бухгалтерии, то невольно напрашивается сравнение бизнеса с племенем. В котором бухгалтер — это шаман, который совершает таинственные действия в результате чего племя здравствует, охота приносит добычу, а больные исцеляются.

Чем же занимается бухгалтер?

Кто он и почему без него не состоится ни один бизнес?

Бухгалтер один из главных игроков в организации. Бухгалтер контролирует и фиксирует поток денег, которые проходят через компанию. С помощью цифр и финансовых отчетов, бухгалтер описывает состояние здоровья компании. Использует при этом навыки в области математики, бухучета, права и финансов.

Чтобы понять, как все работает, рассмотрим основные должностные обязанности бухгалтера:

  • занимается бухгалтерской отчетностью и соответствующей документацией;
  • начисляет заработную плату сотрудникам организации;
  • ведет расчет налоговых выплат, следит за погашением банковских задолженностей;
  • выполняет расчет себестоимости продукта, исходя из затрат на изготовление;
  • ведет учет торгово-материальных ценностей организации;
  • фиксирует расходы, прибыль от продаж;
  • ведет контроль кассы;
  • предоставляет руководству информацию по состоянию имущества и капитала компании.

Кто такой главный бухгалтер и в чем же проявляется его «главность»?

Только во сне директор, нанимая на работу главбуха может от него услышать: я ушел с прошлой работы потому что меня мало нагружали.

Масштаб и вид деятельности предприятия определяет состав отдела бухгалтерии. Так в одной организации может работать главный бухгалтер и еще несколько других бухгалтеров. Обязанности у них будут разные и работа между ними распределяется тоже по-разному. Один будет заниматься начислением и выдачей зарплат и других социальных выплат. Другой специалист по налоговой отчетности, третий бухгалтер-кассир, а четвертый бухгалтер-оператор. Структура бухгалтерского отдела будет зависеть от обстоятельств и рода деятельности компании.

Бухгалтерия подчиняется главному бухгалтеру. В отличие от рядового бухгалтера компетенция главбуха определена законом.

В обязанности главбуха входит:

  • организовать учет финансовых потоков, согласно законодательных норм и актов;
  • составляет налоговые и финансовые отчеты, несет ответственность за финансовые операции компании и грамотное ведение бухучета;
  • главбух распределяет загруженность между сотрудниками и определяет объем работ для каждого специалиста отдела, зная количество поступающей документации и продуктивность каждого, главбух принимает решение сколько сотрудников оптимально для работы в отделе, чтобы обрабатывать данные в заданные сроки;
  • вместе с руководителем подписывает финансовые документы организации, чего не может делать зам бухгалтера или помощник.

Работа бухгалтерия напрямую не связана с ростом прибыли компании. От сюда прослеживается закономерность: кадровый состав отдела обычно меньше, чем это необходимо. Руководство предприятия стремиться экономить на всем и на кадрах в том числе. Поэтому начальство неоднократно слышит нытье главбуха о высокой загруженности.

KPI для бухгалтера с примерами

Система Kpi сейчас используется повсеместно во многих компаниях — как крупных, так и небольших. Руководители видят необходимость ставить показатели kpi для всех отделов, в том числе и для финансовой службы.

Ниже — рассмотрены варианты и примеры, как можно поставить kpi для бухгалтера или финансового директора

KPI для бухгалтерии – какие могут быть показатели

Бухгалтерия – это не отдел продаж, но, тем не менее, и здесь можно установить измеримые показатели результатов работы (что такое система KPI — простыми словами объясняется в этой статье)

Показателями KPI для бухгалтерии могут быть:
1. Сдача отчетности вовремя
Для руководителя важно понимать, что бухгалтер сдает все необходимые отчетности (балансы, сзв-м и другие) — точно в срок. Этот показатель – один из важнейших в работе бухгалтера

2. Нет ошибок в текущей работе
Все текущие счета оплачиваются правильно (например, нет «лишних нулей» в платежках). Также в этот показатель можно «зашить» — предоставление вовремя руководителю всей финансовой информации.

3. Размер штрафов от налоговой не больше такой-то суммы
Как мы понимаем, штрафы от налоговой есть достаточно часто (такие правила игры), и бухгалтер не может повлиять на их наличие или отсутствие совсем. Но, бухгалтер может стараться минимизировать штрафы – вовремя подавать пояснения в налоговую, давать комментарии и так далее

4. Нет претензий от контрагентов
Если от контрагентов, поставщиков и других лиц, с которыми у компании есть финансовые отношения, — нет никаких претензий – это и заслуга бухгалтерии.

KPI для бухгалтера – пример

Бухгалтеру в небольшой фирме можно поставить следующие показатели KPI:

  • 1. Ошибки в оформлении документов — Не более 1 за квартал
  • 2. Размер штрафов от налоговой — Не более 50 тыс. рублей в год
  • 3. Претензии от контрагентов — Отсутствуют

Если все эти показатели будут выполнены – бухгалтеру назначается премия.

KPI главного бухгалтера – пример

Главный бухгалтер, особенно в средней или крупной фирме сам не занимается оформлением документов, платежек и т.п.
В задачи главного бухгалтера входит:

    – с учетом изменений законодательства
  • Оптимизация расчетов с контрагентами
  • Автоматизация бухгалтерского учета

Таким образом, и показатели KPI должны отличаться от KPI «Обычного бухгалтера»:

Показатель. Размер сэкономленных средств по итогам налоговой оптимизации
Численно показатель рассчитывается как разность между тем – сколько налогов заплатили бы по «старой схеме» и по «новой схеме»

Показатель. Эффективность отдела
Количество документов/действий на 1 сотрудника бухгалтерии

KPI финансового директора — пример

Показатели финансового директора, в целом, схожи с показателями главного бухгалтера. Но, у финансового директора больше объемы и зона ответственности, поэтому KPI более укрупненные.

Например, показателями KPI для фин. директора будут:

Процент затрат на финансовую службу от всех затрат фирмы
Чем меньше процент – тем эффективней работает финансовый отдел

Количество выигранных споров у налоговых органов
Этот показатель не только работы фин. директора, но и юристов. Тем не менее, как правило, именно финансовый директор координирует работу при судебных исках от налоговой инспекции.

Какие KPI у ваших главных бухгалтеров?

В одной из HR-групп Facebook возник вопрос: какие KPI у ваших главных бухгалтеров?
Как оказалось, материалов по этой теме мало, явно не хватает конкретных примеров, поэтому мы решили опубликовать один из кейсов нашей консультационной практики.
Одна из моих команд недавно закончила проект по организационному развитию бухгалтерии. Были описаны и проанализированы бизнес-процессы бухгалтерии, выделены точки роста для повышения результативности и эффективности работы. Кроме того, одной из задач было подобрать показатели работы бухгалтерии и бухгалтеров. Мы полагаем, что наш опыт будет полезен коллегам-консультантам, руководителям, HR-ам и самим главным бухгалтерам.

2 основные функции бухгалтерии и 2 вспомогательные

  1. Учет операций хозяйственной деятельности и имущества — основная
  2. Отчетность управленческая, налоговая, бухгалтерская — основная
  3. Ввод документов в программу для учета, архивация документов — вспомогательная
  4. Сбор первичных документов и сверки — вспомогательная

В распределении этих функций предполагается, что есть отдельно финансовая служба, которая занимается деньгами: платежи, выдача зарплаты и т.п., а также вопрос начисления зарплат относится к HR.

Формирование или сбор первичных документов можно передать в отдел закупок и менеджерам-продавцам, а ввод и архивацию первичных документов отдать на аутсорсинг или перевести на сделку. В принципе, формирование, сбор и ввод документов желательно вывести из зоны ответственности бухгалтерии и автоматизировать.

Оценка работы бухгалтерии

В этом проекте мы выделили 2 группы показателей:

1) собственно показатели работы подразделения как оценка результативности: выполняют ли бухгалтерия функции, которые от них ожидают собственники и внутренние клиенты, а также достигает ли целей бухгалтерия как бизнес-единица , поставленных руководством;

2) нагрузка на бухгалтерию и ее ресурсы как оценка эффективности (меньше ресурсов и больше нагрузка).

Показатели работы бухгалтерии как оценка результативности

  • KPI бухгалтерии
  • Значимость показателя (АВС-анализ)
  • Способ учета показателя

1. Выполнение стратегических задач
Значимость показателя — А
% от стратегических задач и подзадач, которые должны были быть выполнены в отчетном месяце (по отчету в Битрикс24)

2. Нет требований из налоговой по ошибкам в отчетах (кроме запросов)
Значимость показателя — А
Число требований за отчетный месяц

3. Соблюдение сроков (отчеты, ЗП, налогов)
Значимость показателя — А
Число опозданий с отправкой отчетов за отчетный месяц

4. Контроль ФОТ бухгалтерии

Значимость показателя — В
% экономии от ФОТа в бюджете за отчетный месяц

5. Соблюдение графика платежей по кредитам
Значимость показателя — В
Число опозданий за отчетный месяц

6. Соблюдение бюджета доходов и расходов (БДР) и смет подразделений
Значимость показателя — В
% экономии от расходов в бюджете за отчетный месяц

7. Наличие актов сверки на 100%
Значимость показателя — В
% имеющихся актов сверки от необходимых по числу договоров

8. Дисциплина и соблюдение правил работниками
Значимость показателя — С
Число замечаний по дисциплине

9. Оценка работы бухгалтерии внутренними подразделениями
Значимость показателя — С
Оценка по анкете

Оценка эффективности работы бухгалтерии

Под эффективностью мы понимаем соотношения затрат и отдачи. Чем меньше затраты и больше отдача, тем эффективнее выполняется работа.

Параметры нагрузки на бухгалтерию, общий объем выполняемой работы определяется набором показателей:
1) Количество юр.лиц
2) Количество ИП
3) Штат компании (чел.)
3) Число обособленных подразделений/ объектов
4) Число касс
5) Число транспортных средств
6) Число платежных поручений за месяц
7) Число актов сверки за месяц

Для оценки эффективности необходимо оценить затраты на бухгалтерию, потребляемые ей ресурсы.

Параметры ресурсов
1) Штат бухгалтерии (чел./штатных единиц)
2) ФОТ бухгалтерии
3) Рабочая площадь офиса бухгалтерии
4) Бюджет бухгалтерии на месяц

Эффективность выражается набором индексов:

Параметры ресурсов/Параметры нагрузки, например объем выполняемой работы на 1 бухгалтера, 1 кв. м офиса бухгалтерии, 1 рубль бюджета бухгалтерии и т.п.

Сравнение индексов раз в квартал показывает, происходит ли повышение эффективности работы бухгалтерии, что является зоной ответственности главного бухгалтера.

Оценка работы главных бухгалтеров

Главный бухгалтер совмещает в себе 2 роли:

  • лицо, ответственное за отчетность предприятия перед государством и различными фондами;
  • руководитель подразделения компании.

Для оценки работы главных бухгалтеров использовались показатели работы подразделения (см. выше), к которым добавлялись показатели работы главных бухгалтеров как руководителей:

  • выполнение индивидуальных планов развития сотрудников, в первую очередь — взаимозаменяемости;
  • реализация проектов, например, автоматизация, сокращение использования бумаги, сокращение сроков получения первичных документов и т.п.

Для решения этих задач использовался Битрикс24 (Управление задачами, Управление проектами, Диск, CRM, бизнес-чат)

Читайте также  Разница между платежным ордером и платежным
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector