За что отвечает секретарь-референт?

За что отвечает секретарь-референт?

Должностная инструкция секретаря-референта

1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.

1.5. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

— Конституцией Российской Федерации;

— Гражданским кодексом Российской Федерации;

— Трудовым кодексом Российской Федерации;

— Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;

— Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

— Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;

— ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

— ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);

— Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

— ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;

— Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;

— Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;

— Единой государственной системой делопроизводства;

— Правилами и указаниями Росархива;

— Инструкцией по делопроизводству Общества;

— Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

— Приказами, распоряжениями руководства Общества;

— Настоящей должностной инструкцией.

1.6. На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

— прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

— подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;

— контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;

— контроль исполнения документов и поручений;

— организация работы приемной Генерального директора;

— документирование деятельности совещательных органов Общества;

— разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;

— организация документов в делопроизводстве;

— организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

3.1. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;

3.2. принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;

3.3. следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;

3.4. выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

3.5. отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);

3.6. обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

3.7. получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

3.8. организует телефонные переговоры Генерального директора;

3.9. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.10. осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;

3.11. выполняет печатные и копировально-множительные работы;

3.12. следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

3.13. принимает документы на подпись Генеральному директору;

3.14. контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;

3.15. контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

3.16. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;

3.17. ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;

3.18. ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;

3.19. ведет график работы водителей;

3.20. решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;

3.21. принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;

3.22. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;

3.23. в соответствии с действующими правилами шифрует дела;

3.24. систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

3.25. подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;

3.26. участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

3.27. выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;

3.28. консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.

Секретарь-референт имеет право:

4.1. разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;

4.2. запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;

4.3. рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;

4.4. вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

4.5. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;

4.6. работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;

4.7. осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;

4.8. предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;

4.9. организовывать прием и определять приоритет посетителей;

4.10. требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;

4.11. давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе;

4.12. разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;

4.13. принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;

4.14. вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;

4.15. требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;

4.16. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;

4.17. работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. своевременность передачи адресатам входящей информации;

5.2. своевременность отправки исходящей корреспонденции;

5.3. качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;

5.4. небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

5.5. несвоевременную передачу информации Генеральному директору;

5.6. сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;

5.7. разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;

5.8. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;

5.9. нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;

5.10. невыполнение требований настоящей инструкции.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

6.1. с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;

6.2. с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;

6.3. со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

Должностная инструкция секретаря-референта

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря-референта назначаются лица _________________________________.

1.3. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом __________________________ по представлению ______________________________.

1.4. Секретарь-референт подчиняется непосредственно ______________________________.

1.5. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

– законодательными актами РФ;
– уставом организации;
– положениями о подразделениях организации;
– приказами (распоряжениями) руководства организации;
– нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
– настоящей должностной инструкцией.

1.6. Секретарь-референт должен знать:

– структуру организации, направление ее деятельности;
– фамилии руководителей структурных подразделений, фамилии руководителей вышестоящей организации, основные организации-партнеры и их руководство;
– государственные стандарты по оформлению управленческих документов;
– положения, инструкции, иные нормативные документы и методические рекомендации по ведению делопроизводства;
– организацию труда руководителей;
– машинопись;
– правила эксплуатации компьютера и другой офисной техники;
– основы этики и эстетики, правила делового общения;
– основы трудового законодательства;
– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
– перспективы развития организации, ее финансово-хозяйственной деятельности.

1.7. Секретарь-референт должен уметь:

– составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы совещаний;
– пользоваться средствами связи и организационной техникой;
– работать на компьютере в операционной среде Windows;
– пользоваться Интернетом и электронной почтой;
– вести деловые переговоры.

1.8. Во время отсутствия секретаря-референта (болезнь, отпуск и т. д.) его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом _____________________________, которое приобретает права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

2.1. На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

– информационно-справочное обслуживание организации и документационное обеспечение ее деятельности;
– документирование деятельности совещательных органов организации;
– организационное обеспечение деятельности руководства;
– ____________________________________________________________________________.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Секретарь-референт обязан:

– принимать, учитывать, регистрировать документы, контролировать их исполнение, обеспечивать надлежащее хранение документов;
– контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации;
– контролировать исполнение документов и поручений руководства, принимать меры, направленные на своевременное и качественное исполнение документов и поручений;
– обеспечивать оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации;
– вести прием посетителей;
– по указанию _______________________________ вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов;
– ___________________________________________________________________________.

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать у руководителей подразделений необходимые материалы, а также объяснения о том, почему задания и поручения руководства не были выполнены в срок.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организации.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

4.4. Визировать документы по управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения о том, как можно улучшить документационное обеспечение деятельности организации и усовершенствовать методы управленческого труда.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

Секретарь-референт несет ответственность:

5.1. За ненадлежащее качество документов, предоставляемых на подпись руководству организации.

5.2. За небрежное отношение к регистрации, ведению и хранению документов.

5.3. За разглашение сведений, имеющих гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».

5.4. За нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом __________________________.

Секретарь-референт: обязанности и особенности профессии

На первый взгляд кажется, что найти сотрудника на должность секретаря, которой будет отвечать на звонки и перебирать различные документы в приемной руководителя, найти довольно просто и не составляет особого труда. Но профессиональные рекрутеры, постоянно сталкиваются с проблемой подбора кадров именно на эту должность. Зачастую, по большей части, это происходит потому, что сам начальник точно не знает того, какими именно качествами должен обладать секретарь-референт.

Разумеется, секретарь-референт во многих компаниях – это лицо компании, так как именно он первый встречает посетителей руководства. Конечно, многие важные начальники хотят посадить в свою приемную девушку модельной внешности и с подходящим образованием. А вот интеллектуальная претендентка преклонного возраста вряд ли пройдет такой кастинг, проводимый потенциальным работодателем. Многие руководители берут за основу этот принцип подбора личного секретаря не только для того, чтобы привлекать внимание посетителей, но и для «сражения» партнеров по бизнесу (потенциальных и реальных). Очень часто секретарь может узнать определенную и важную информацию от потенциальных партнеров или заказчиков, пока они ожидают того, когда освободиться руководитель.

Многие руководители любят делать из своих секретарей настоящих шпионов, который должны узнавать для них полезную и самую актуальную информацию. В первые же дни работы, секретарю руководитель может предложить следить за сотрудниками, слушать их разговоры и наиболее ценную информацию передавать начальству. Таких людей ценят на самом «верху», но ненавидят в коллективе. Кроме того, личный секретарь может оказаться достаточно подлым человеком и начать убирать неугодных ему людей с помощью своего руководителя. Разумеется, правда обязательно вскроется, но иногда это может случиться достаточно поздно. А ценные кадры уже утекут к конкурентам.

Должностные обязанности секретаря референта

Разумеется, абсолютно в каждой компании, секретарь референт выполняет совершенно разные функции. Поэтому, именно от компании, ее сферы деятельности, должностные обязанности секретаря-референта могут существенно отличаться. Но несмотря на эти особенности, существуют основные обязанности секретаря-референта, которые наиболее часто встречаются почти во всех компаниях. Из основных обязанностей секретаря-референта можно выделить следующие:

  • Встреча и организация приема посетителей руководителя;
  • Прием и обработка телефонных звонков;
  • Прием и обработка корреспонденции;
  • Ведение делопроизводства;
  • Ведение документооборота;
  • Планирование рабочего дня руководителя;
  • Организация собраний и совещаний;
  • Выполнение поручений руководителя.

В зависимости от сферы деятельности компании, должностные обязанности могут изменяться. К примеру, если компания сотрудничает с зарубежными партнерами или заказчиками, то в обязанности секретаря-референта может входит планирование и оформление предстоящих командировок руководителя.

Особенности профессии

О работе секретаря некоторые сотрудники могут говорить с неким оттенком презрения. Очень часто это связано с тем, что многие сотрудники не понимают всю важность и ответственность этой работы. Они думают, что секретарь целыми днями сидит и перебирает бумаги. Также неправильное мнение формируется и у руководителей подразделений. Они, в свою очередь, почему-то уверены и думают, что секретарь-референт обязан выполнять еще и их распоряжения. Как показывает практика, если секретарь для того, чтобы показать весь свой профессионализм, начинает взваливать на себя чужую работу, то такие действия рано или поздно приводят к профессиональному выгоранию или к тому, что секретарь просто не успевает делать свою работу. Разумеется, непосредственный начальник во всем будет обвинять именно секретаря. Ведь именно он не успевает выполнить свою работу. Причем, руководителя не интересует, почему и чем секретарь загружен. Он просто начнет искать нового секретаря, который будет настоящим трудоголиком и не позволит другим сотрудникам взваливать на себя их работу.

Работа секретаря-референта достаточно особенная и имеет также, как и другая работа, свои преимущества и недостатки. Поэтому, как бы красиво не звучала данная должность и какой бы перспективной, на первый взгляд, не была компания в которой работает секретарь, эта работа подойдет далеко не каждому человеку.

Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс по идеальной работе с документами

В настоящее время профессия секретаря-референта является одной из самых востребованных на рынке труда, как среди соискателей, так и среди работодателей. Секретарь руководителя должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Основная цель книг данной серии – помочь начинающему секретарю избежать ошибок в работе, четко знать свои функции и обязанности, а также правила подготовки и оформления документов.

Оглавление

  • Понятие профессии секретаря-референта

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс по идеальной работе с документами предоставлен нашим книжным партнёром — компанией ЛитРес.

Понятие профессии секретаря-референта

Сегодня на рынке труда профессия секретаря-референта, пожалуй, самая распространенная, как среди соискателей, так и среди работодателей. Не случайно говорят: хороший секретарь — на вес золота. Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.

Хороший секретарь — это, прежде всего, профессионал! Основы секретарского дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами.

Что же представляет собой профессия секретарь-референт, и почему она так популярна? Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. Сейчас смысл слова остался тем же, но приобрел более широкое наполнение.

Поскольку управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, достаточно невелик, то руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь — административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.

Секретарь-референт — это помощник руководителя. Существует несколько определений профессии секретаря:

1) Работник, ведающий делопроизводством учреждения, предприятия и т. п., а также ведущий деловую переписку отдельного лица. Также в обязанности секретаря входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами и управлениями организации.

2) Тот, кто ведет протокол собрания, заседания, а также следит за соблюдением регламента.

3) Выборный руководитель какой-либо организации, какого-либо органа. Или один из членов какого-либо выборного органа, ведающий делопроизводством и текущей работой организационно-исполнительного характера.

4) Руководитель, отвечающий за текущую работу учреждения или какого-либо органа.

Референт — это должностное лицо какого-либо учреждения, специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; консультирует по определенным вопросам; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Секретарь-референт выполняет комбинированные обязанности секретаря и референта.

Секретарь-референт — это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Суть работы секретаря-референта заключается в ведении делопроизводства предприятия, деловой переписки, осуществлении приема посетителей. Также в обязанности секретаря-референта входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами предприятия, подготовка докладов, консультации. Список обязанностей секретаря-референта достаточно длинный и разнообразный. Все зависит от специфики компании и его собственной квалификации. Основные обязанности: осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия, обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации, контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

Отличие секретаря-референта от офис-менеджера:

Секретарь-референт — правая рука руководителя, специалист не только по секретарскому делу, но и в области деятельности фирмы, может самостоятельно принимать решения. Работа не только техническая, но и творческая, ответственная например, подготовка докладов, отчетов, выступлений руководителя, других важных документов.

Офис-менеджер — обеспечивает бесперебойную работу всего офиса, готовит презентации, переговоры, совещания, транспортное обслуживание, связь, обеспечение техникой и канцтоварами, в его обязанности может входить ведение кадровой работы (в случае отсутствия специалиста по кадрам), отвечает за чистоту помещений и за качество обедов. В подчинении у офис-менеджера могут быть сменные секретари, водители, повара, уборщицы и т. п.

Должность секретаря-референта является одной из наиболее востребованных и перспективных на рынке труда с точки зрения карьерного роста. Имидж и профессионализм компании во многом зависят от компетентности и мастерства секретаря-референта.

Для многих работа секретарем является стартовой позицией в карьерном росте (секретарь на ресепшен, секретарь, администратор, офис — менеджер, менеджер по работе с клиентами, помощник руководителя, руководитель отдела или филиала).

Конец ознакомительного фрагмента.

Оглавление

  • Понятие профессии секретаря-референта

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс по идеальной работе с документами предоставлен нашим книжным партнёром — компанией ЛитРес.

Смотрите также

Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

Ирина Топчиева, 2016

Проще говоря. Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами

Джей Салливан, 2017

Элементы стиля. Принципы убедительного делового письма

Елена Георгиевна Борисова, 2009

Современные технологии документационного обеспечения управления

С. Л. Кузнецов, 2017

Отчет управляющей организации

Василий Коряковцев, 2015

Система покупки недвижимости с аукциона

Читайте также  Страховой агент — кто это и чем занимается?

Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector