Высылаю или направляю как правильно

Высылаю или направляю как правильно

Основные разновидности деловых писем

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, условия, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Образец сопроводительного письма приведен в конце статьи.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается следующим образом: Просим Вас провести…, Просим Вас предоставить… , Просим Вас сообщить… и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола просить , например: Надеемся на положительное решение вопроса…, Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…) , Одновременно просим Вас… .

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые и иные документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом, письма-запросы составляются также как письма-просьбы и также требуют письма-ответа.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа ( На Ваше письмо от _______ № ___ … ). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с… .

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования ( В связи с… , В соответствии с… ) или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что… ;

Доводим до Вашего сведения, что…;

Считаем необходимым поставить Вас в известность о… .

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие …) .

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем . Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью организации.

Образец гарантийного письма приведен в конце статьи.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение (оферта).

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

В письме-напоминании используются следующие фразы:

Вторично напоминаем Вам… ;

Обращаем Ваше внимание на то, что… ;

Ставим Вас в известность, что… .

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынужден будет прибегнуть автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства. Письмо-требование составляется тогда, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, — письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия принятых ранее договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств, а также содержатся угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут им выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства… ;

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)… ;

Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в арбитражный суд ;

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции. ;

В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий, лиц с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В приложении может быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно рядом организаций.

Письмо-приглашение – разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, элементы художественного оформления (орнамент, рисунки и др.). Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, в этом случае используется формула личного обращения к адресату: Уважаемый …! . Если письмо-приглашение направляется группе лиц, используется формула обращения Уважаемые коллеги! .

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письма-благодарности, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Благодарим Вас за оказанную помощь в… ;

Выражаем Вам свою благодарность за… ;

Позвольте Вас поблагодарить за… ;

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за… и т.п.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-приглашения, как правило, составляются в достаточно свободной форме, они могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

Поздравляем Вас в связи с… ;

Искренне поздравляем Вас с… ;

Примите наши искренние поздравления в связи с… ;

Сердечно поздравляем Вас с… и т.п.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

Запятая перед «просим вас»: ставится или нет

Словосочетание «просим вас» часто встречается в деловой корреспонденции, но как грамотно расставлять знаки препинания в таких предложениях знает не каждый. Многие обособляют фразу, принимая её за вводный оборот. Рассмотрим правила пунктуации, чтобы не допускать ошибок в письменной речи.

Обратите внимание! Местоимение «Вас» пишется с прописной буквы, если обращение направлено к одному конкретному лицу. Выберем вариант написания со строчной буквой «в», если просьба адресована группе лиц.

Запятая нужна

Рассматриваемый оборот не является вводным, поэтому сам по себе не требует выделения. Пунктуационные знаки необходимы, если фраза «просим вас» разделяет части сложного бессоюзного предложения или рядом с этим сочетанием слов находятся единицы языка, требующие обособления (обращения, вводные лексемы, причастные и деепричастные обороты и т.д.). Запятая в таком случае относится не к словосочетанию, а к обособленным конструкциям.

С двух сторон

По двум сторонам словосочетания «просим вас» нужны запятые, если оно располагается в середине высказывания, т.е. на стыке двух предложений. Обычно занимает позицию между подлежащим и сказуемым или обособленными конструкциями:

  • Дорогая Антонина Ивановна, просим Вас, примите этот подарок в знак благодарности.
  • Когда Иван вернётся, просим Вас, согласуйте с ним решение о продаже дома.

Перед оборотом

Запятая перед словами «просим вас» ставится, если фразе предшествуют обращения, вводные конструкции, причастные или деепричастные обороты. Например:

  • Виктор Сергеевич, просим Вас прислать черновой вариант повести к концу этого месяца.
  • Кроме того, просим вас отправить отчёт о проделанной работе по указанному адресу.
  • Коллеги, просим вас уточнить расписание у секретаря.

После оборота

Поставим пунктуационный знак после оборота, если изучаемое выражение стоит перед словами или конструкциями, требующими обособления по общим правилам грамматики:

  • Просим Вас, дорогой дедушка, не нервничайте по пустякам.
  • Просим вас, приходя в университет, сдавайте верхнюю одежду в гардероб.

Запятая не нужна

Во всех остальных случаях постановка пунктуационного знака неуместна, если для этого нет дополнительных оснований, перечисленных выше.

Глагол 1-го лица изъявительного наклонения «просим» и местоимение «вас» употребляется в паре с инфинитивом. Обычно в таких предложениях одна грамматическая основа:

  • Просим вас предоставить информацию о деятельности организации.
  • Просим Вас приехать в следующий четверг, чтобы заключить договор.
  • Просим вас сообщить, где будет проходить кинофестиваль.

Запятая перед «просим вас»: ставится или нет

Однако непонятно, нужна ли запятая между наречием «убедительно» («очень», «настоятельно» и под.) и изучаемым выражением? Согласно правилу, эта самостоятельная часть речи не обособляется:

Поиск ответа

Доброе утро! Подскажите, пожалуйста, как пишется и почему окончание «В продолженИИ телефонного разговора, высылаю запрос. «?

Ответ справочной службы русского языка

Верно: В продолжение телефонного разговора высылаю запрос.

Предлог в продолжение пишется с е.

Вопрос № 305650

Добрый день! Скажите, пожалуйста, как правильно: «Как Вы заказали, высылаю документ» или «Как Вы заказали, посылаю документ»? Заранее спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Лучше так: Высылаю документ, который Вы заказывали.

Вопрос № 300808

Здравствуйте! Есть такое предложение: » Высылаю контакты тех, кто присутствовал на встрече.» Правильно ли поставлена запятая? И на основе каких правил она там должна стоять или отсутствовать? Заранее благодарю, Евгений

Ответ справочной службы русского языка

Запятая стоит верно. Она разделяет части сложноподчиненного предложения.

Вопрос № 298064

Здравствуйте! Уточните, пожалуйста, вопросы по оформлению делового письма: 1. Равнозначны ли выражения «Здравствуйте, Иван Иванович!» и «Уважаемый Иван Иванович!» при написании делового письма. Эти обращения пишутся слева с красной строки или по центру? 2. Согласно правилу, после запятой пишем со строчной буквы. Тогда верно ли, что текст письма будет выглядеть следующим образом (смущает начало абзаца со строчной буквы): Уважаемый Иван Иванович, высылаю материалы по теме. 3. Если в случае употребления фразы «Уважаемый Иван Иванович!» в начале письма рекомендуется заменить завершающую фразу «С уважением. » на что-то другое, то, подскажите, пожалуйста, наиболее нейтральное или даже универсальное и в то же время уважительное синонимичное выражение. Ведь «Жду Вашего ответа», «Удачи» и т.д. далеко не всегда соответствуют ситуации общения. Заранее благодарю за ответ!

Ответ справочной службы русского языка

1. Эти выражения не равнозначны. В деловой переписке более употребительна этикетная формула со словом «уважаемый».

2. Все верно. Но употребительнее — восклицательный знак после этикетной формулы и абзац с прописной буквы.

3. Можно просто не писать «с уважением».

Вопрос № 297838

Подскажите пожалуйста, могу ли я не использовать запятую в следующем примере обращения: Доброго Виталий! В продолжении телефонного разговора высылаю .

Ответ справочной службы русского языка

Запятая перед обращением Виталий обязательна. Верно: в продолжение телефонного разговора.

Обратите внимание, что в деловых письмах не рекомендует заменять слова доброго дня, доброго утра и т. п. одним словом доброго.

Вопрос № 295972

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, чем в деловом сопроводительном письме отличаются «Направляю Вам. «, «Предоставляю Вам. «, » Высылаю Вам. «? Имеет ли при этом значение отношений «Руководитель-Подчиненный»?

Ответ справочной службы русского языка

Как правило, это синонимичные конструкции. Возможны некоторые контекстные закономерности.

Вопрос № 273091

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 264802

Как привильно написть в этом предложении и правильное написание слов, и пунктуацию?
Высылаю Вам спецификацию в эл. виде, сегодня в течение дня менеджер Лидия привезет бумажный вариант.

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 262552

Добрый день!
Скажите, пожалуйста, как правильно: Высылаю информацию по рейсу с данными о прибытиЕ или прибытиИ

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: с данными о прибытии.

Вопрос № 261757

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 258278

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 253000

Ответ справочной службы русского языка

Здесь верно: в продолжение телефонного разговора .

Вопрос № 251265

Правильно ли построена фраза: «В прикрепленном файле высылаю Вам коммерческое предложение об оказании услуг по поисковому продвижению»? Или верно будет «услуг поискового продвижения»?

Заранее спасибо за ответ.

Ответ справочной службы русского языка

Варианты предложного управления конкурируют, можно выбрать любой из них.

Вопрос № 246387

Высылаю повторно мой вопрос. Пожалуйста, скажите как расставить правильно знаки препинания (нужны ли тире) во фразах:

Качели правильно. Даже если одна штука, то всё равно качели.

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: Качели — правильно . В остальном все верно.

Поиск ответа

Уважаемая «Грамота.ру», В обращении » Направляю предложения Первому заместителю главного конструктора. » какие слова в названной должности пишутся с заглавной буквы?

Ответ справочной службы русского языка

Все слова в названии должности пишутся с маленькой буквы: Направляю предложения первому заместителю главного конструктора.

Вопрос № 294767

Если речь идёт о направляю щих на крыше автомобиля, то как их правильно назвать: рейлинги, реллинги, или релинги? В печати и Интернете есть все варианты.

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 294046

Здравствуйте! Поясните, пожалуйста, есть ли разница между «регулятивный» и «регуляторный»? Спасибо заранее.

Ответ справочной службы русского языка

Регулятивный – вносящий порядок, планомерность во что-либо; направляю щий (например: регулятивная дисциплина, регулятивная идея). Регуляторный – относящийся к регулятору, связанный с ним (например: регуляторная коробка). Регулятор – 1) устройство, приспособление для регулирования работы механизмов и их частей; 2) то, что регулирует, направляет что-либо.

Вопрос № 293055

Здравствуйте! Помогите разобраться с вопросом о том как правильно писать ответ на запрос, в случае, если мы сообщаем какую-либо информацию, или направляем ее, когда сопроводительное письмо подписывается руководителем предприятия: «сообщаю» или «сообщаем», » направляю » или «направляем». Заранее спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Оба варианта возможны. Нужно выбрать один из них и придерживаться его.

Вопрос № 291222

Где поставить запятую в предложении: Учитывая зону ответственности подчиненных Вам структурных подразделений направляю Обращение по принадлежности для рассмотрения и подготовки ответа.

Ответ справочной службы русского языка

Учитывая зону ответственности подчиненных Вам структурных подразделений, направляю обращение по принадлежности для рассмотрения и подготовки ответа.

Вопрос № 291184

Добрый день! Ошиблась во время написания своего вопроса, поэтому направляю его повторно: Какое написание будет более корректным: «Имеющаяся в деле справка не подтверждает наличиЕ или наличиЯ заболевания, дающего право на предоставление. «

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 289376

Направляю информацию по запросу. Как правильно написать в заголовке письма «О предоставлении информации» или «О представлении информации» Заранее благодарна

Ответ справочной службы русского языка

Предоставление информации – это передача информации. Представление информации – ее предъявление. Ср.: Вам предоставлена информация, но информация представлена в виде таблицы. Если в письме речь идет об информировании, то правильно «О предоставлении информации»; если о способах предъявления информации, то – «О представлении информации».

Вопрос № 289192

Скажите пожалуйста, существует ли множественное число для слова «трафик»? Пример — «пользовательский и сигнальный трафик(и) направляю тся сразу в ядро сети. » Как в данном случае правильно — трафик или трафики?

Ответ справочной службы русского языка

Слово трафик лучше не употреблять во множественном числе. Верно: пользовательский и сигнальный трафик направляется сразу в ядро сети.

Вопрос № 288058

Здравствуйте, уважаемые сотрудники Грамоты.ру! Повторно направляю свой вопрос от 11.04.2016, на который, видимо, в связи с реконструкцией сайта ответа не получила: «Здравствуйте, уважаемые сотрудники Грамоты.ру! Подскажите, пожалуйста, является ли словосочетание «к использованию» зависимым, позволяющим/предписывающим «не разрешенный» писать раздельно в контексте «не разрешенный к использованию остаток прошлых лет»? (По аналогии с ответом на вопрос № 283373). В абсолютном большинстве нормативных документов написано слитно – думаю, что это неправильно. Спасибо. С уважением и благодарностью за постоянную помощь, Елена Владимировна.». Спасибо. С уважением, Елена Владимировна.

Ответ справочной службы русского языка

Не разрешенный следует писать раздельно. Обратите внимание, что конструкция не разрешенный к использованию является канцеляризмом, и ее лучше избегать.

Вопрос № 283155

После формулировки «В продолжение телефонного разговора направляю Вам информацию. «.
Нужно ли ставить запятую после «разговора»?

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 278088

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: предложения к плану, предложения для плана; изменения в положении .

Вопрос № 274296

Уважаемые лингвисты, почему-то не нахожу ответа на отправленный Вам вопрос — а он очень актуальный, поверьте!
Как правильно:
руководители детскИМ чтениЕМ или детскОГО чтениЯ?
руководство детскИМ чтениЕМ или детскОГО чтениЯ?

Или можно и так и так? Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Справочник Д. Э. Розенталя «Управление в русском языке» приводит такие рекомендации:

Правильно: руководитель чего (в знач. ‘лицо, стоящее во главе чего-либо’): руководитель отдела, руководитель делегации и руководитель чем / чего (в знач. ‘лицо, направляю щее чьи-либо действия, работу’): руководитель полетом и полета космического корабля.

Правильно: руководство чем (в знач. ‘ направляю щая деятельность управления кем-чем-либо’): руководство педагогической практикой студентов и руководство чего (в знач. ‘руководители’): руководство театра.

Таким образом, верно: руководство детским чтением, руководители детским чтением и руководители детского чтения.

Вопрос № 273830

Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, нужна ли запятая после слова «разговора»?

«В продолжение, телефонного разговора направляю Вам адрес нашей компании:»

Читайте также  Что входит в обязанности системного администратора

Ответ справочной службы русского языка

В этой фразе не нужны запятые.

Вопрос № 269226

Ответ справочной службы русского языка

Если Вы обращаетесь не к одному человеку, то вы следует писать с маленькой буквы.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector