Выписка из журнала входящей корреспонденции

Выписка из журнала входящей корреспонденции

Работа с входящими документами

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами.

Обработка входящих документов – необходимый и важный участок работы секретаря/делопроизводителя. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке.

Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие по различным каналам связи.

Варианты поступления входящих документов различны:

– по электронной почте,

– через сайт компании, форму обратной связи,

– в виде телефонограммы,

– лично автором входящего документа.

Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно.

Этап 1: получение корреспонденции.

В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России. По сложившемуся порядку за этими письмами (в том числе если они проходят на А/Я (абонентский ящик, арендованный организацией на каком-либо почтовом отделении) нужно будет кому-то идти в почтовое отделение по местонахождению организации и их получать. Для этого работнику организации необходимо предъявить сотруднику почты извещение о прибывшем отправлении (приносят почтальоны) и доверенность. Любому сотруднику, не обладающему полномочиями на получение корреспонденции для организации, прибывшее отправление на почте не отдадут.

Чаще всего организации при увеличении документооборота приходят к выводу о необходимости освобождения секретаря/делопроизводителя от этой обязанности – чуть ли не ежедневного похода на почту. И либо перепоручают это другому сотруднику (например, нанимают курьера на полставки), либо идут по пути неофициальной договоренности с местным почтальоном о персональной доставке корреспонденции для своей организации.

Этап 2: первичная обработка входящей корреспонденции

Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема. При доставке в нерабочее время – на следующий рабочий день.

Первичная обработка включает в себя всю подготовительную процедуру:

2.1. Проверка правильности указания адресата.

Нередко почта ошибается – по адресу вашей организации может быть доставлен пакет для другого адресата с другим адресом. Не вскрывайте такой пакет. Отложите его для возврата на почту.

2.2. Вскрытие конверта. Конверты с деловыми письмами желательно вскрывать канцелярским ножом или портативным конвертовскрывателем, так как при распространённом отрыве поперечного края письма весьма вероятно повреждение части документа вместе с подписями и печатями. Хотя работать канцелярским ножом еще надо приноровиться, да и по времени это более затратно, такой способ вскрытия конвертов – более надежный и практически гарантирует сохранность входящего документа без повреждений.

Не распаковываются конверты с пометками «Конфиденциально», «Лично», «Коммерческая тайна». Эти отправления регистрируются на самом конверте без вскрытия, и передаются адресату.

2.3. Проверка количества поступившего в отправлении приложений. Зачастую документ прибывает в организацию с сопроводительным письмом. А бывает, что сопроводительное есть, а приложений к нему, указанных в сопроводительном письме, – нет. Очень редко, но при наличии спорных ситуаций с контрагентами бывает ситуация, когда при вскрытии заказного письма обнаруживается… чистый лист бумаги. В этом случае в целях исключения риска появления претензий со стороны корреспондента, риска оспаривания факта неполучения нужного письма/приложений к письму, необходимо немедленно (. ) составить комиссионный акт о недовложении. (см. Образец № 1)

_________________________________________________________

Общество с ограниченной ответственностью «Элеганс»

ОГРН 1047205402876 ИНН 4723075693 КПП 472301001

р/с 407 028 108 155 400 004 22 в Филиале № 4716 Банка ВТБ (ПАО) г. Кириши

к/с 301 018 104 220 23601 926 БИК 043 601 926

187110, г. Кириши, 1-й Вакуровский проезд, д. № 5 тел. ХХ-ХХ-ХХ

о недовложении в отправление

Г. Кириши «15» февраля 2018

«15» февраля 2018 года в секретариат ООО «Элеганс» сотрудником Почты России было доставлено заказное письмо от ИП Казарин А. Н., адрес отправителя: г. Москва, Маяковский тупик, д. 13, кв. 2 (дата регистрации отправления 10.02.2018г., дата поступления на почтовое отделение № 187110 – 14.02.2018, почтовый идентификатор 77700875612345)

Работниками ООО «Элеганс»:

секретарем Тимошкиной А. А.,

инспектором по кадрам Ивановой И. Л.,

заведующим хозяйством Коноваловым М. О.

при вскрытии конверта установлено, что в конверт вложен неполный пакет документов.

Варианты записи:

в приложенном к сопроводительному письму пакете документов отсутствует приложение № 01 «Акт сверки взаиморасчетов 1л. в 2 экз.»;

приложения к сопроводительному письму, указанные в качестве 11 документов на 14 листах отсутствуют в полном объеме;

в отправление вложена газета «Извести» № 14/547 от 09.01.2018г. 1, 2 стр.;

какое-либо вложение в конверте отсутствует;

Отправление принято с неполным пакетом документов.

Инспектор по кадрам

Акт составлен в двух экземплярах:

первый – в ООО «Элеганс»,

второй – к письму почтовый идентификатор 77700875612345 от 14.02.2018

Несколько важных моментов:

Акт о недовложении документов может быть составлен любыми работниками организации.

Если локальным актом организации (например, Инструкцией по делопроизводству) предусмотрено создание специальной комиссии для этого или она уже сформирована, то Акт составляется этой комиссией, о чем указывается и в самом Акте.

Локальным актом также может быть для подобных ситуаций предусмотрен специальный алгоритм действий секретаря, которому тот обязан будет следовать.

Направлять отправителю письмо с извещением о недовложении с приложением Акта или его копии не обязательно. Однако в случае, если имеется спорная ситуация с отправителем (судебный процесс, например, наличие претензий друг к другу), сделать это рекомендуется по той простой причине, что в дальнейшем фиксация недовложения в письмо, отсутствия вложения можно будет использовать как доказательство неполучения важных документов.

Не возбраняется направить отправителю вместе с извещением о недовложении запрос о восполнении отправления, с пометкой на входящем документе (конверте, если вложения не было вовсе) о факте и дате направления такого запроса. В особо спорных случаях извещение и запрос рекомендуется даже направлять заказным письмом (в тех же вышеуказанных целях исключения рисков и сбора доказательной базы). Конечно, это потребует дополнительных затрат организации.

Аналогичным образом составляется Акт о повреждении отправления, если таковое не было сделано еще в Отделении Почты России.

2.3. Распечатка электронных писем.

Если иное не предусмотрено локальным актом организации (например, Инструкцией по делопроизводству), при доставке электронного письма на общий адрес организации, на секретаря, оно подлежит распечатке и передаче руководству для рассмотрения независимо от того, будет ли в дальнейшем оно пересылаться в электронном виде. Хотя в большинстве случаев после определения исполнителя тому отправляется и распечатка с резолюцией руководителя, и перенаправляется электронное письмо1.

2.4. Сортировка, подготовка для рассмотрения.

Некоторую входящую корреспонденцию необходимо сохранять вместе с конвертом, в котором она поступила.

Рекомендуется это делать в следующих случаях:

– если отправление является претензией, исковым заявлением;

– если отправление – это исполнительный документ;

– если в конверте оказался документ от контролирующих, фискальных органов и др.;

– если входящий документ не имеет даты или она сильно отличается от штемпеля отправки на конверте;

– если в письме нет обратного адреса;

– если в конверте отсутствовало вложение, часть вложения или находилось другое вложение (не то, которое указано в сопроводительном письме).

В этих случаях конверт прикрепляется к письму и в дальнейшем проходит все стадии обработки и хранения вместе с отправлением.

На заметку: существенно облегчит работу секретаря/делопроизводителя утвержденная в организации Инструкция по делопроизводству, в которой уже будет четко предусмотрен не только порядок работы с входящей корреспонденцией с этапами прохождения каждого документа, но и урегулированы мелкие, но важные вопросы. Например – от каких писем конверты можно сразу уничтожить, а какие секретарю необходимо прикрепить к распечатанному документу.

В результате сортировки у секретаря/делопроизводителя должно появиться два пакета корреспонденции:

1) Пакет корреспонденции, подлежащий передаче руководству для рассмотрения и определения подразделения, в которое документ в дальнейшем подлежит отправке для исполнения / к сведению и пр.

2) Пакет писем, подлежащих передаче непосредственно в соответствующее подразделение организации. Среди таких документов оказываются:

– те, которые прямо адресованы определенному исполнителю;

– те, в которых указано подразделение – адресат.

2.5. Сортировка входящей корреспонденции на регистрируемые и нерегистрируемые.

Секретарю/делопроизводителю следует знать, что не вся корреспонденция подлежит регистрации.

Не нужно регистрировать:

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

Поздравительные телеграммы, письма.

Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.

Бланки, формы (не имеются в виду бланки строгой отчетности).

То есть все те документы, которые не требуют контрольного исполнения, учета, не персонифицированы для конкретной организации (газеты, журналы, рекламные брошюры).

Перечень документов, которые не требуется регистрировать, можно зафиксировать в приложении к Инструкции по делопроизводству.

Эти документы сразу после сортировки направляются адресатам в структурные подразделения.

Остальные входящие документы регистрируются.

Этап III : Регистрация корреспонденции.

Регистрацию ведет секретарь/делопроизводитель/служба ДОУ.

Номер и дата регистрации указываются дважды:

– на самом отправлении;

– в журнале в виде записи.

На письме/отправлении

На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. В регистрационном штампе указывается:

– наименование подразделения, зарегистрировавшего документ/наименование организации (часто вообще отсутствует);

– при необходимости – количество листов основного документа и приложения.

Пример размещения и указания штампа в структуре документа:

На отправлениях, которые адресованы кому-либо лично и потому не вскрываются секретарем/делопроизводителем, штамп входящего документа ставится прямо на конверте.

Регистрация в журнале

Независимо от избранного в организации вида (способа) регистрации входящей корреспонденции, журналы регистрации заводятся в единственном числе и поручаются к ведению одному человеку – секретарю или делопроизводителю или службе ДОЛ.

Для регистрации входящей корреспонденции могут использоваться разные способы:

Способ № 1. Журнальный. Самый распространенный способ. Входящие документы регистрируются по порядку в журнале входящей корреспонденции.

Унифицированной формы такого журнала для всех типов организаций нет. Чаще всего ведомства или федеральная сеть организаций утверждают данную форму как унифицированную для организаций, входящих в данное ведомство или федеральную сеть как составляющая часть Инструкции по делопроизводству. Специально утверждать данную форму для отдельно взятой организации не требуется. Фактического применения определенной формы, которая устраивает данную организацию, вполне достаточно.

Журнал регистрации входящей корреспонденции может содержать различное количество граф, но минимально-оптимальным будет наличие, как минимум, семи граф:

1) номер по порядку;

2) номер входящий (регистрационный);

3) дата регистрации;

4) номер и дата исходящий (на самом документе был указан корреспондентом);

Нужно ли по закону заполнять журнал регистрации входящей корреспонденции — образец оформления

Регистрация входящей корреспонденции в отдельном журнале ведется, если необходимо обеспечить ее учет и систематизацию. Его ведение позволяет контролировать процесс поступления писем и документов в организацию и отслеживать их дальнейшее движение и исполнение.

Журнал учета можно вести в свободном виде без применения типовых форм, ниже предлагаем бесплатно скачать примерный образец оформления.

Что такое журнал регистрации входящей корреспонденции

Многие организации практикуют журнальную форму регистрации входящих (поступающих) писем. Такой подход считается традиционным и в то же время достаточно удобным.

Журнальная форма подразумевает, что учет документов ведется по строгому шаблону – в соответствующих графах данного регистра фиксируются только те сведения, которые имеют значение. Впоследствии это позволяет быстро находить нужную информацию.

На предприятиях и в учреждениях журнал регистрационного учета поступающей корреспонденции выполняет следующие важные функции:

  1. Обеспечиваются учет входящих документов, их систематизация и целенаправленная обработка.
  2. Своевременно исполняются решения, выработанные руководством. Это достигается посредством надлежащего информационного обеспечения принимаемых решений.
  3. Контролируется деятельность наемных работников, осуществляемая как внутри самой организации, так и в её внешней среде.
  4. Ведется результативная и эффективная работа с входящими письмами, представляющими особую важность для организации.

Вся корреспонденция, которая поступает в компанию, подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя обычно поступает от сотрудников организации, а внешняя – от различных сторонних субъектов.

Входящая корреспонденция может включать заявления, письма, телеграммы, распорядительные документы, справки, объяснительные, служебные записки, докладные записки и прочие бумаги, которые поступают в компанию от её сотрудников и внешних субъектов.

Нужно ли вести на предприятии

На предприятии вся входящая корреспонденция фиксируется в специальном журнале регистрации по следующим причинам:

  1. При большом количестве писем, регулярно поступающих в компанию, надлежащая регистрация всей входящей корреспонденции – присвоение письмам входящих порядковых номеров – обеспечивает должный учет и сохранность документов. Без такой регистрации работа с входящими бумагами может оказаться проблематичной.
  2. Важные и срочные письма при их регистрации в журнале помечаются специальными символами, что позволяет рассматривать их в первую очередь. Регистрация позволят расставлять приоритеты.
  3. Унифицированный подход к ведению данного журнала позволяет найти в нем нужные сведения любому заинтересованному (уполномоченному) лицу. Это бывает существенно, если временно отсутствует специалист, который отвечает за ведение регистра входящей корреспонденции.
  4. Фиксация времени поступления входящих документов позволяет руководству организации подстраховаться на случай предъявления необоснованных претензий. Всегда можно подтвердить дату/время поступления письма.
  5. Правильная и своевременная регистрация позволяет не загромождать архив предприятия, вовремя избавляясь от лишних бумаг.

Журнал регистрационного учета входящей корреспонденции эффективно систематизирует работу с различными бумагами на предприятии.

Это имеет принципиальное значение для обработки, хранения и дальнейшего использования поступающих документов. При этом нужно четко определить, какие входящие письма не отражаются в данном журнале (не регистрируются рекламные материалы, поздравительные письма, буклеты конференций, книги и прочие бумаги, не представляющие большую важность для организации).

Как заполнить

Журнал регистрации и учета оформляется и ведется в виде таблицы, включающей такие столбцы (графы):

  1. Регистрационный номер, присвоенный входящему письму получателем, то есть в самой компании.
  2. Дата/время поступления документа в компанию (к получателю).
  3. Дата, указанная на самом письме (имеется в виду дата его оформления отправителем).
  4. Регистрационный номер, присвоенный отравителем.
  5. Отправитель – юрлицо/физлицо.
  6. Краткое содержание. Указываются существенные реквизиты и сведения.
  7. Адресат письма – получатель.
  8. Лицо, которое приняло данное письмо в работу (ФИО, должность).
  9. Способ доставки.
  10. Резолюция руководителя компании.
  11. ФИО и должности исполнителей.
  12. ФИО и должность лица, осуществляющего контроль.
  13. Ход работы с письмом.
  14. Отчет о выполненной работе.
  15. Номер дела, в которое данное письмо подшивается.

На практике в журнале учета входящей корреспонденции могут быть не все графы (столбцы), перечисленные выше. Их следует использовать, если есть необходимость.

Информацию следует отражать аккуратно и без ошибок.

Не рекомендуется фиксировать лишние сведения, которые не имеют значения с точки зрения регистрационного учета входящей корреспонденции.

Приложение N 1.1. Выписка из Журнала учета и регистрации исполнительных документов

Приказом Федерального казначейства от 29 октября 2010 г. N 14н в настоящее приложение внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2012 г.

Приложение N 1.1
к Порядку(с изменениями от 29 октября 2010 г.)

Номер исполнительного документа, присвоенный при регистрации входящей корреспонденции

Дата предъявления исполнительного документа

Количество листов приложения

Наименование должника в соответствии с исполнительным документом

Наименование организации/ (Ф.И.О.) взыскателя по исполнительному документу

Наименование организации/ (Ф.И.О.) взыскателя по исполнительному документу (представителя взыскателя) / судебного органа, предъявившего исполнительный документ/ номер и дата почтового уведомления

наименование судебного органа

Банковские реквизиты (адрес) взыскателя

Сумма, взыскиваемая по исполнительному документу, руб.

Уведомление о поступлении исполнительного документа/о возобновлении исполнения исполнительного документа

Дата вручения уведомления должнику

Информация об источнике образования задолженности

уведомление о приостановлении операций по расходованию средств

уведомление о возобновлении операций по расходованию средств

уточняющая информация должника (в случае изменения кода бюджетной классификации)

Уведомление о неисполнении должником требований исполнительного документа

Приостановление исполнительного документа

Возобновление исполнения исполнительного документа

Код категории дела**

с лицевого счета по учету бюджетных средств

с лицевого счета по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности

наименование документа и судебного органа, его выдавшего (дата, номер)

наименование дата поступления в орган Федерального казначейства документа и судебного органа, его выдавшего, номер и дата

дата поступления в орган Федерального казначейства

**Указывается один из следующих цифровых кодов категории взыскания:

1. Взыскание сумм за участие в вооруженных конфликтах.

2. Трудовые (служебные) споры;

3. Возврат средств из бюджетов бюджетной системы Российской Федерации;

4. Взыскание суммы основного долга по неисполненному договору (контракту);

5. Взыскание неустойки (пени, штрафы и иные санкции) и убытков, причиненных неисполнением договоров (контрактов);

6. Взыскание в пользу арбитражных управляющих;

7. Взыскания, связанные с катастрофой на Чернобыльской АЭС;

8. Государственная пошлина;

9. Взыскания по обязательствам, возникающим вследствие причинения вреда жизни и здоровью;

10. Взыскания по обязательствам, возникающим вследствие причинения вреда имуществу;

11. Иные взыскания.

<< Приложение
N 1. Журнал учета и регистрации исполнительных документов
Приложение >>
N 2. Уведомление о возвращении исполнительного документа
Содержание
Приказ Федерального казначейства от 26 сентября 2007 г. N 5н «О порядке ведения учета и осуществления хранения документов.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Прием и первичная обработка входящих документов: алгоритм для секретаря

Один из самых непростых участков работы в делопроизводстве связан с регистрацией входящей корреспонденции. Несмотря на внешнюю техническую простоту, он предполагает взаимодействие со сторонней организацией, а иногда таит в себе юридическую подоплеку. Расскажем о первой стадии работы с входящими документами – об особенностях и основных сложностях их приема и первичной обработки, нормативных требованиях и рутинных реалиях.

Прием и первичная обработка входящего документа – важная стадия его жизненного цикла

Работа с входящими документами – одно из самых непростых направлений в делопроизводстве, потому ее чаще поручают опытным сотрудникам. До передачи документов на рассмотрение руководству нужно произвести с ними ряд пошаговых действий (Алгоритм).

Обязательные действия при работе с входящим документом до передачи его на рассмотрение руководству

Регистрация, предполагающая в самых общих чертах внесение данных о документе в регистрационную форму и проставление штампа на документе, сложности не представляет. Все самые ответственные мероприятия выполняют до регистрации: секретарь или делопроизводитель должен определить, может ли он принять (в случае доставки нарочным) и зарегистрировать документ. За свои действия он несет ответственность, ведь может оказаться, что слишком строгая оценка не позволила вовремя довести до сведения руководителя значимый документ, или наоборот – его время отнимет совершенно бессмысленное рекламное послание, умело замаскированное под официальный документ.

Сложности, как обычно, возникают тогда, когда в организации нет строго определенных алгоритмов работы. В этом процессе важно ориентироваться на положения локальной инструкции по делопроизводству, однако в ней можно предусмотреть что угодно. И ладно, если бы положения инструкции затрагивали только «внутреннюю кухню» организации, но при работе с входящими документами речь идет о коммуникации со внешней средой. Не секрет, что направить письмо в некоторые организации – непростая задача, так как там все документы проходят серьезный входной контроль. Но отказ в приеме документов или регистрации должен быть обоснован, а основания – существенными. Нельзя отказать просто потому, что документ не понравился, но и принимать и регистрировать все подряд – неверно. Кстати, нормативно нигде не установлена возможность отказать в приеме документа, но практика эта широко распространена: большая часть корреспонденции в настоящее время доставляется курьерами (нарочным), ее получение просят подтвердить подписью получателя, а для этого последний проводит быструю проверку.

Основные правила работы с входящими документами изложены в следующих документах:

1. Примерная инструкция по делопроизводству[1].

2. Правила делопроизводства[2].

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[3] (далее – МР по разработке ИД).

Указанные нормативные акты обязательны для применения государственными органами, остальным же организациям обычно только рекомендуют принимать их во внимание при разработке локальных инструкций по делопроизводству. В случае с входящими документами важно ориентироваться хотя бы на базовые правила работы – на сегодняшний день установленные в них требования рассматриваются как общепринятая норма, описываются в учебниках, при необходимости на них можно ссылаться.

На основе требований нормативных актов сформулируем три главных правила, которыми следует руководствоваться при приеме и регистрации входящих документов:

Правило 1. В организацию разными способами поступает разная корреспонденция. Все поступившие документы подлежат первичной обработке, которая представляет собой многоступенчатую проверку документа, а выявление нарушений на какой-то стадии этого процесса определяет дальнейшие действия принимающего лица.

Правило 2. Не все документы подлежат регистрации. Если документ не требует исполнения и не содержит информации, которая может быть использована в справочных целях, его не регистрируют, а передают в структурные подразделения и должностным лицам. Перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении 11 к МР по разработке ИД, однако он является примерным, в связи с чем может быть уточнен организацией с учетом специфики документооборота.

Читайте также  Удостоверение о проверке знаний требований охраны

Правило 3. Получатель может отказать в регистрации документа в случае выявления несоответствий в ходе его проверки, при этом отправителю нужно направить уведомление об отказе в регистрации с указанием причины (см. п. 3.18 Правил делопроизводства).

Порядок первичной обработки входящего документа

В нормативных актах для наименования первой стадии работы с входящим документом используется термин «прием и первичная обработка документа», при этом проверка отправлений предусмотрена именно в рамках первичной обработки. Алгоритм проверки, предусмотренный Правилами делопроизводства, включает несколько этапов. В Таблице 1 мы представили действия получателя, нормативно предписанные ему на каждом этапе, и наш практико-ориентированный комментарий.

Порядок первичной обработки документа в соответствии с Правилами делопроизводства

Иногда проверка начинается уже «в процессе» получения документа – например, в момент его доставки курьером. При наличии некоторых нарушений получатель может отказать в приеме отправления.

Заметим, что описанный порядок действий относится к документам, поступившим на бумажном носителе. Первичная обработка документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи должна соответствовать технологии работы с входящими документами (см. п. 5.16 Примерной инструкции по делопроизводству).

Все документы, не имеющие адресной части, должны приниматься службами делопроизводства на отправку с сопроводительными письмами (см. п. 5.42 Примерной инструкции по делопроизводству). К таким документам, например, относят договоры, протоколы, акты и т.д. Однако отметим, что если это правило зафиксировано в вашей локальной инструкции по делопроизводству, то это не означает, что оно есть в инструкции по делопроизводству организации-отправителя и что ваши коллеги соблюдают это правило. Поэтому не стоит ожидать, что в каждом поступившем конверте окажется сопроводительное письмо. Чаще всего их не составляют в случаях, если по направляемым документам, по мнению отправителя, не требуется решение руководителя организации и определение исполнителя. В случае если вложенный в упаковку документ направлен без сопроводительного письма, его, как правило, учитывают в журнале (реестре) документов, поступивших на бумажном носителе, и отдают под подпись сотрудникам подразделений.

Кому именно следует выдать документ, обычно указано на конверте (например, ООО «Лазурь», Иванову И.И.). Зная особенности бизнес-процессов организации, адресата можно определить по виду и содержанию документа (например, оригинал договора нужно передать куратору договора, счет на оплату – в финансовый отдел и т.д.).

Если же после вскрытия конверта в нем обнаружено деловое письмо (сопроводительное или любое другое), то проверка продолжается, и по ее результатам определяется возможность регистрации документа.

[1] Здесь и далее – Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71).

[2] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

[3] Утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

Е.С. Буслаева,
канд. филол. наук, руководитель отдела делопроизводства

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2021.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector