Возврат подотчетных сумм на расчетный счет

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

  • принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
  • перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У. Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель. Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту

Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета

Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер

Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными

Денежные средства внесены на расчетный счет

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

  • за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
  • выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
  • выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
  • на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей. По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С. В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа

Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.

Кто вправе получать деньги

Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.

Как получить деньги

Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:

  • Ф.И.О. лица;
  • регистрационный номер документа;
  • сумма наличных денег;
  • срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);
  • подпись директора и дата.

Заявление от работника

1

Приказ о подотчетных лицах

2

Какую сумму выдавать подотчет

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.

Сроки отчета

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.

Что учесть в 2020 году

Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:

1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.

2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.

2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.

3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.

4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.

5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.

6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.

Главные правила

1. Под отчет выдается любая сумма.

2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.

3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.

4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.

5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Деньги ООО: как выдать под отчёт

Михаил Носков

Деньги ООО нельзя просто взять и потратить, даже на благо компании. Оплачивайте покупки с расчётного счёта или выдавайте сотрудникам. В последнем случае вы, на бухгалтерском языке, «выдаёте деньги под отчёт». Мы поможем правильно это оформить и разобраться, что делать, если сотрудник потратил больше или положил деньги в карман.

Зачем компании выдают деньги под отчёт

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

  • Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.
  • Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.
  • Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.

Кому можно выдать подотчётные деньги

Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Как выдать деньги под отчёт наличными

  1. Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.
  2. Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).
  3. Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.
  4. Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.

Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО).

Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Как выдать деньги под отчёт безналом

Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Что, если нет подтверждающих документов

Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

  • Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
  • Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

Что, если сотрудник не возвращает деньги

Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты.

Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.

Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью.

Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя. Обращайтесь в суд.

Что, если месяц прошёл, а вы не успели издать приказ о взыскании денег

Остался единственный способ — обратиться в суд.

А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

Как простить подотчётные сотруднику

Подпишите с сотрудником договор дарения денежных средств. Удержите из зарплаты 13% НДФЛ с суммы свыше 4 000 рублей. Подарки на 4 000 рублей не облагаются НДФЛ.

Чем рискует директор, если не возвращает подотчётные

К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.

Если директор регулярно берёт и возвращает подотчётные без видимого результата — налоговая сочтёт подотчётные беспроцентным займом. Займы под 0% выгоднее, чем в банке, поэтому облагаются налогом. Подробнее о займах читайте в статье.

Что, если сотрудник купил товар для компании и хочет получить компенсацию

При подотчёте сотрудник получает аванс и отчитывается по расходам. Когда сотрудник сначала покупает товар, а потом просит деньги — это не подотчёт. Поэтому авансовый отчёт не нужен.

Пусть сотрудник напишет заявление о компенсации расходов, а директор издаст приказ и перечислит деньги.

Иногда налоговики переквалифицируют компенсацию расходов в договор купли-продажи: будто бы сотрудник купил товар и перепродал компании. Будет сложно доказать, что сотрудник действовал в интересах компании. Налог платить не придётся, потому что физлица имеют право на вычет до 250 000 рублей за перепродажу имущества. Сотрудник сдаст декларацию и отразит в ней вычет. Но, возможно, у него были другие планы на вычет.

Поэтому оформлять подотчет безопаснее, чем получать компенсацию.

Полезно запомнить

  • Компания может оплатить товары или услуги сама или при помощи сотрудника. Сотрудник получает подотчётные деньги, выполняет задание компании и отчитывается о расходах.
  • Получите от сотрудника авансовый отчёт и документы, подтверждающие расходы. Если он потратил меньше денег — возвращает компании, если больше — получает компенсацию.
  • На УСН «Доходы минус расходы», спишите потраченные подотчётные в расходы. На УСН «Доходы» тоже оформляйте документы правильно, иначе налоговая начислит НДФЛ.
  • Если сотрудник оставил подотчётные себе, в течение месяца издайте приказ об удержании из зарплаты. При больших суммах попросите сотрудника написать заявление.
  • Обратитесь в суд, если не успели издать приказ за месяц или сотрудник не согласен на удержания.
  • Налоговая подозрительно относится к подотчётным директора: она может счесть их доходом или беспроцентным займом. В обоих случаях вам доначислят налоги.
  • Получайте подотчётные, а потом покупайте для компании. Делать наоборот — рискованно.

Статья актуальна на 08.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

    или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
  • выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее количества рабочих дней, утвержденных в организации, с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 требование о сдаче отчета в течение 3 рабочих дней отменено.

С 30.11.2020 вступили в действие и другие изменения по подотчету и кассе. Подробнее о нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

Пример такого документа вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

  • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
  • Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
  • Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
  • Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

Если подотчетные не возвращает действующий сотрудник, рекомендации по дальнейшим действиям вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

  • Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
  • Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Какие выплаты положены работнику при увольнении».

Итоги

Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.

Читайте также  Геодезист кто это такой, особенности профессии, чем
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector