Восстановление кадрового учета — пошаговая

Восстановление кадрового учета — пошаговая

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Кадровый учет – не менее важная часть делопроизводства фирмы, чем бухгалтерский, однако ему зачастую уделяют меньше внимания. Эту область отчетности считается второстепенной, а в малом бизнесе часто о нем вообще не имеют представления или игнорируют.

Ровно до того момента, пока компанией не заинтересуется Гострудинспекция или не возникнет разногласие с работником. Когда на пороге появляется инспекция или возникает необходимость разобраться в трудовых отношениях между работодателем и сотрудниками фирмы, наладить кадровый аудит своими силами бывает уже практически невозможно.

Оптимальное решение в данном случае – обратиться к профессионалам. Специалисты проводят восстановление кадрового учета по четкой технологии, которая включает несколько этапов. Благодаря услуге удается навести порядок в документах, который в дальнейшем останется только поддерживать, чтобы избежать нарушений и санкций со стороны контролирующих органов.

Приведенными в данной статье шагами можно пользоваться как пошаговой инструкцией.

Когда требуется восстановление кадрового учета

  1. Если выяснилось, что кадровые документы на предприятии составлялись недобросовестно или безответственно, а данные намерено скрывались или искажались.
  2. При покупке готового бизнеса обнаружилось, что учет вели с нарушениями или не вели вовсе, и после передачи дела необходимо восстановление кадрового учета.
  3. Конфликт между работодателем и сотрудником привел к тому, что трудовая инспекция решила провести проверку на предприятии. В данном случае нужно как можно быстрее восстановить все документы, чтобы избежать наказания за нарушения.

Сложность, технология и скорость процедуры зависят от того, насколько запущенны дела организации. Если есть база данных, может потребоваться только восстановление кадровой документации, которая была утеряна или содержалась в беспорядке. Может быть, что наоборот по сохранившимся ведомостям о начислении заработной платы и другим документам нужно создать электронную базу. Самый сложный вариант – полное восстановление кадрового делопроизводства. В этом случае потребуется навести порядок и в бумагах, и в электронной базе.

Пошаговая инструкция по восстановлению кадрового делопроизводства

  1. Определить цель восстановления отчетности. Установить причину, по которой был нарушен учет.
  2. Разобраться со штатным расписанием, порядком оплаты труда, правилами проведения рабочего дня в организации.
  3. Рассмотреть локальные нормативные акты компании, необходимость в доработках или разработке внутренней документации с нуля.
  4. Полностью проанализировать состав и количество кадровых документов, при наличии баз данных – свериться с реестрами.
  5. Составить таблицу со списком работников и необходимых документов, определить, каких бумаг не хватает.
  • Общие документы организации: штатное расписание, распорядок, график отпусков, книга учета трудовых книжек, положение об обработке персональных данных, табель учета рабочего времени.
  • Индивидуальные документы на сотрудника: трудовая книжка, договор с дополнениями, приказ о приеме на работу (смене должности, увольнении), личная карточка Т-2.

Когда ситуация в целом будет полностью обрисована, можно приступать к этапам восстановления кадрового документооборота.

Первый этап: восстановление обязательных документов

К ним относятся кадровые документы и локальные нормативные акты, которые часто воспринимают как необязательную формальность и ведут неаккуратно или данные бумаги отсутствуют в бухгалтерии вовсе.

Однако данные документы важны для контролеров и судей, которые разбирают трудовые споры. Любое несоответствие, выявленное при проверке, будет минусом для репутации и благополучия компании.

В каких ситуациях могут пригодиться кадровые документы и нормативные акты? Например, сотрудника наказали за отгул, хотя он устно лично отпросился у руководителя. При разборе этого случая будет иметь значение, есть ли в трудовом внутреннем распорядке пункт о том, что необходимо согласовывать в письменной форме любое отсутствие на рабочем месте. Если нет, а свидетели того, что руководитель отпустил работника, – есть, то руководство фирмы не имеет права его наказывать.

Локальные нормативные акты разрабатываются с учетом внутренних правил компании и действующего законодательства. Документ служит, чтобы регулировать трудовые отношения, гарантировать сотрудникам комфортные условия и поддерживать их в случае нарушений со стороны руководителя.

  • Разработать или обновить имеющиеся локальные акты, к которым относятся: внутренний распорядок (основывается на разделе VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»), положение о защите личных данных, оплате труда и начислении премий, командировках. Со всеми этими бумагами сотрудники должны ознакомиться и поставить свою подпись.
  • Привести актуальный шаблон договора в соответствие с трудовым законодательством.
  • Упорядочить кадровые документы, среди которых: штатное расписание (должно быть актуальным, если нет – необходимо внести и утвердить изменения или разработать новое), график отпусков (нужно проверить, как он ведется, и восстановить – при необходимости), приказ о несении ответственности за ведение трудовых книжек конкретным лицом (назначить должностное лицо и утвердить обязанности), журнал учета трудовых книжек, бланков и вкладышей.

После выполнения данных мероприятий на предприятии сформируется актуальная и проверенная нормативная база. Главные требования к ней – соответствовать специфике компании и договору, отвечать нормам законодательства, не противоречить учредительным документам.

Второй этап: восстановление кадровых документов (личных дел сотрудников)

  • Должностные инструкции. Они должны быть актуальными и соответствовать реальным функциям работников и положению вещей в компании. Все сотрудники должны с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
  • Приказы о трудоустройстве. Информация в бумагах о приеме на работу должна соответствовать тому, что написано в договорах найма.
  • Трудовые договора. Должны быть составлены в двух экземплярах (один у работодателя, другой у сотрудника), содержать информацию, предусмотренную статьей 57 ТК РФ. Договор нужно оформить и подписать, если его нет. Сотрудник должен письменно засвидетельствовать согласие с условиями трудового договора. В случае если у организации сменился руководитель, в новый договор с текущей датой подшивают оправдательный документ – уведомление о необходимости подписать документы, которое направлялось сотруднику.
  • Приказ о начислении или изменении заработной платы.
  • Согласие членов трудового коллектива на обработку персональной информации.
  • Приказы о переводах и документы, обосновывающие перевод.
  • Личные карточки Т-2. Должны содержать личные данные о работнике, информацию о приеме на работу и переводах, аттестации, отпусках и увольнении, подпись сотрудника, подтверждающая согласие с прочитанным. Электронные карточки должны быть распечатаны, чтобы работники могли с ними ознакомиться и подписать.
  • Трудовые книжки. Содержат информацию о трудоустройстве, переводах из старых должностей в новые, поощрениях. Книжки хранятся в бухгалтерии, а не на руках у работника.
  • Дополнительные соглашения. Прилагаются к договорам, таким образом должны быть оформлены все произошедшие изменения.

Все эти бумаги должны быть в наличии, правильно составлены, дополнять друг друга, иметь необходимые печати и подписи. Вместо отсутствующих бумаг должны быть составлены новые. В неправильно составленных документах должны быть выполнены корректировки.

В каких случаях важно иметь в бухгалтерии все перечисленные выше документы? Например, сотруднику грозит увольнение за опоздания. В спорной ситуации можно обратиться к договору – прописано ли в нем время начала и окончания рабочего дня. Если нет – фирма не имеет оснований увольнять человека, а значит, может проиграть в суде и будет обязана восстановить работника в должности и выплатить ему компенсацию за время, на которое он был отстранен от работы.

К тому же, если в кадровых документах будут ошибки или беспорядок, контролирующие органы в результате проверки могут выписать руководителю штраф.

Третий этап: восстановление документов по основным кадровым процедурам

  • Предоставление отпусков. Должно осуществляться по графику (или по заявлению сотрудника в случае внеочередного отпуска) с составлением приказа, уведомления о начале отгулов.
  • Предоставление отпуска по беременности, дополнительного, по уходу за ребенком и других не очередных отгулов. Должны документироваться основания, составляется приказ с подписью.
  • Больничные. Листки должны быть настоящими и правильно заполненными.
  • Направление в командировку – сопровождается подписанным приказом.
  • Переработки. В случае привлечения к дополнительным работам в нерабочее время должны быть уведомление и согласие работника, приказ.
  • Премирование. Должно соответствовать трудовому договору и положению о поощрении. В приказе должны быть соответствующие основания.
  • Увольнение. В приказе должны быть основания и подписи.

Если будут найдены нарушения, оформляются недостающие документы и собираются подписи, выпускаются корректирующие приказы.

Так как документы по уже уволенным сотрудникам восстановить бывает невозможно, при передаче бизнеса необходимо составить акт или приказ о восстановление кадрового делопроизводства. При обнаружении недочетов в процессе проверки эти документы подстрахуют от ответственности за ошибки предыдущего руководителя. Документы по уволенным сотрудникам без подписей также подшиваются к восстановленным бумагам.

Где найти список актуальных документов для восстановления

Не все документы нужно восстанавливать. «Перечень типовых управленческих архивных документов» со сроками их хранения закреплен в Приказе от 25.08.2010 № 558. Если срок хранения документа из перечня к моменту восстановления базы истек, оформлять новый не нужно.

Восстановление учета – это сложная, ответственная и кропотливая работа. В зависимости от состояния архивов процесс может быть более или менее длительным и затратным. Полную уверенность в актуальности базы, правильном оформлении документов дает обращение к частным профессиональным бухгалтерам, у которых достаточно опыта для такой работы и которые официально несут ответственность за результат.

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Анна Рябцева

Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства

По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

  1. Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
  2. Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
  3. Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.

План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

  • для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
  • какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
  • какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

Общие:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учета рабочего времени;
  • положение об обработке персональных данных сотрудников

На каждого сотрудника:

  • трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
  • трудовая книжка;
  • личная карточка Т-2;
  • приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы

К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

Пример 1

Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.

Пример 2

Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.

Что нужно сделать:

  1. Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
    • Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • Положение о защите персональных данных;
    • Положение о командировках.
      Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
  2. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
  3. Восстановить обязательные кадровые документы:
    • сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
    • проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
    • выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
    • подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.

Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)

Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

  1. Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
  2. Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
  3. Согласие работников на обработку персональных данных.
  4. Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
  5. Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
  6. Приказы на изменение заработной платы.
  7. Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
  8. Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
  9. Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

Пример

Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания. Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию.

Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.

В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам

На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

  1. Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
  2. Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
  3. Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
  4. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
  5. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
  6. Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.

Обратите внимание!

Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?

Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».

Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

Восстановление кадрового делопроизводства

Восстановление кадрового делопроизводства

Правильное ведение кадрового учета предусматривает содержание кадровой документации в полном порядке. Но иногда возникают ситуации, когда обнаруживается, что не все документы по кадрам соответствуют требованиям трудового законодательства. Чаще всего встречаются многочисленные нарушения по оформлению трудовых договоров, локальные нормативные акты составляются с серьёзными отклонениями, имеются недочёты при заполнении и ведении личной кадровой документации. Именно в таких случаях требуется обязательное восстановление кадрового делопроизводства, в процессе которого все кадровые документы приводятся в соответствие с действующим российским законодательством и учредительными документами, а недостающая документация по кадрам составляется заново.

Восстановление кадрового делопроизводства – это востребованная услуга, благодаря которой можно:

  • Уменьшить финансовые и временные затраты на постановку и ведение кадрового учета.
  • Оформить все кадровые документы с учётом актуальных требований законодательства РФ.
  • Выполнить грамотную оптимизацию кадрового делопроизводства и снизить до приемлемой величины общее количество кадровой документации.

Перед восстановлением кадрового делопроизводства на предприятии проводится кадровая экспертиза, в процессе которой выполняется анализ локальной нормативной документации по кадрам на предмет установления соответствия этой документации действующим требованиям трудового законодательства. По результатам кадровой экспертизы даётся оценка фактического состояния кадрового учёта на предприятии и предлагаются мероприятия по корректному оформлению кадровой документации.

Восстановление кадровых документов

Наиболее частой причиной для принятия решения о восстановлении кадровых документов является утрата или неудовлетворительное состояние кадровой документации, отсутствие кадрового учета или существенные упущения при его ведении, невозможность сдачи отчетной документации в пенсионный фонд, отсутствие отдельных сведений по работникам, а также при существенных изменениях, произошедших в трудовом законодательстве.

Услуга по восстановлению кадрового учета включает следующие мероприятия:

  • Восстановление важнейших кадровых документов (трудовые договора, правила внутреннего распорядка, приказы по отделу кадров, карточки личного учёта (форма Т2), договоры по материальной ответственности).
  • Восстановление личной кадровой документации (личных дел работников и оформление записей в трудовых книжках).
  • Составление локальных нормативных актов (должностные инструкции, графики очередных отпусков, штатное расписание и др.).
  • Оформление журналов и книг учета документов по кадровому делопроизводству.

По выбору заказчика услуги по восстановлению кадровых документов выполняется полное восстановление кадровой документации или предоставляются подробные консультации и практические рекомендации по приведению кадрового документооборота в полный порядок.

Если Вашей компании необходимо профессиональное восстановление кадрового делопроизводства, аудиторско-консалтинговая группа «Гориславцев и К» в короткие сроки проведёт комплекс мероприятий по восстановлению кадрового учета и кадровой документации в точном соответствии с актуальными требованиями трудового законодательства Российской Федерации.

Кадровое делопроизводство с нуля в 2020 году

Кадровое делопроизводство — важный сегмент на предприятии, отвечающий за отношения с наемным персоналом. Нарушение в оформлении кадровой документации приведет к серьезным штрафам, ведь права работников защищает трудовая инспекция. Рассмотрим, с чего начать, если вам предстоит организовать кадровый учет с нуля или навести порядок в действующей фирме.

Шаг 1. Назначение кадровика

Вся деятельность предприятия регламентируется законодательством, поэтому нужно хорошо ориентироваться в Трудовом кодексе и нормативных актах — ведь в будущем придется выполнять следующие задачи:

  • вести документацию по приему, увольнению и переводам персонала на другие должности;
  • составлять приказы, договоры, положения, заявления;
  • заниматься трудовыми книжками;
  • вести личные дела работников;
  • работать с больничными, отпусками и декретами;
  • готовить документацию для начисления пенсии, пособий и компенсаций;
  • вести воинский учет;
  • работать с архивом;
  • выявлять причины текучки кадров.

Если штат небольшой, то обязанности инспектора можно возложить, например, на офис-менеджера по совместительству (при его согласии и с включением должности в штатное расписание). Но когда численность на предприятии свыше 200 человек, потребуется специальный работник или даже целый отдел. Хотя точной нормы на одного кадровика нет.

Чтобы приступить к обязанностям, вам потребуется место, компьютер, копировальный аппарат и канцтовары. Работодатель должен установить на компьютер кадровую программу — 1С или любую другую, а также антивирусник, чтобы защитить персональные данные работников.

Желательно сразу создать информативную базу. Приобрести бумажный Трудовой кодекс РФ в свежей редакции, чтобы быстро находить нужные статьи и если возникнет спор с персоналом оперативно подтвердить свою позицию. Еще под рукой хорошо иметь:

  • правила работы с трудовыми книжками — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
  • рекомендуемые образцы учетных бланков — Постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1.

Хорошо бы попросить у директора установить платную информационно-правовую систему типа «Консультант Плюс». С ее помощью вы будете в курсе изменений в законодательстве и найдете выход из сложных ситуаций.

Руководитель может поручить ведение учета сторонней аутсорсинговой компании по договору за ежемесячную плату. Но когда место организовано, и вас берут, нужно составить доверенность, издать приказ о назначении и подписать акт приемки-передачи документов.

Шаг 2. Подготовка базовой документации

Первым делом прочитайте устав порученной вам организации и изучите другие учредительные документы. Обратите внимание на полное и сокращенное наименование фирмы, чтобы правильно указывать его в кадровых бумагах: оно должно везде совпадать. Еще посмотрите, кто уполномочен принимать решения по трудовым договорам и внутренним нормативным актам. Именно он и будет подписывать их.

Теперь предстоит разработать документы, которые обязательно должны быть на предприятии:

  • Штатное расписание (форма Т-3) — отражает потребность работодателя в трудовых функциях, закрепляет численность должностей и состав персонала (ст. 57 ТК РФ).
  • Правила внутреннего трудового распорядка — регламентирует порядок приема, увольнения работников, права, обязанности и ответственность сторон, режим работы и отдыха, меры поощрения и взысканий (ст. 189 ТК РФ).
  • График отпусков (форма Т-7) — устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ). Он разрабатывается не позднее чем за 2 недели до начала календарного года, на который составляется. Если фирма создана в начале или середине года, то на этот год его готовить не нужно, только на будущий.
  • Положение о персональных данных работников — регламентирует состав, порядок обработки и хранения личных сведений персонала, а также получения согласия на обработку и условия передачи их третьим лицам (ст. 88 ТК РФ).
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — содержит данные о получении книжек от работников и выдаче их на руки (правда, с переходом на ЭТК этот пункт постепенно теряет актуальность).
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей — отражает поступление и расходование новых бланков.
  • Инструкции по охране труда и журнал ознакомления (ст. 212 ТК РФ).
  • Положение об оплате труда — содержит порядок начисления зарплаты работникам, а также поощрений или депремирования (ст. 135 ТК РФ).
  • Табель учета рабочего времени — отражает отработанное время для начисления зарплаты (формы Т-12, Т-13).
  • Шаблоны трудовых договоров согласно ст. 57 ТК РФ.
  • Личные карточки работников (форма Т-2).
  • Должностные инструкции — необязательны, но помогут в спорных ситуациях.
  • Журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.
  • Журнал регистрации приказов по личному составу.
  • Договоры с материально-ответственными лицами.

Помимо них лучше сразу разработать типовые бланки приказов о приеме, увольнении, переводе работников, а также о предоставлении отпуска, отправке в командировку, на премирование и для иных ситуаций, которые могут возникнуть в работе.

Все эти документы потребуются уже при приеме первого сотрудника, поэтому нужно подготовить их заранее. Приведенные выше формы не являются обязательными, но рекомендованы Постановление Госкомитета статистики № 1, удобны и привычны. Если вы решили использовать свои бланки, учитывайте требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 и утвердите их форму отдельным приказом.

Только микропредприятиям можно полностью или частично отказаться от составления правил внутреннего распорядка, положения об оплате труда и премировании, графиков сменности и иных локальных актов, если они отразят все эти условия в трудовых договорах с работниками (ст. 309.2 ТК РФ).

Остальные организации обязаны иметь этот базовый набор документов.

Шаг 3. Проверка документов на руководителя

Если фирма новая, то директор — первое лицо, которое нужно принять. При этом важно узнать, не лишен ли он права занимать эту должность (п. 2 ст. 32.11 КоАП РФ). Такой информацией владеют налоговые органы, они ведут специальные реестры дисквалифицированных лиц, поэтому нужно сделать им письменный запрос.

Когда все в порядке заключите с ним трудовой договор, издайте приказ о приеме на работу (назначении генеральным директором) и внесите информацию в его трудовую книжку. При этом нужно учитывать срок действия полномочий директора, который определен учредительными документами.

Шаг 4. Назначение ответственного за трудовые книжки

За хранение трудовых книжек (если на предприятии есть сотрудники, не перешедшие на ЭТК) кто-то должен отвечать, ему же предстоит отслеживать их движение, вести их, готовить отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р. Такая обязанность фиксируется в должностной инструкции уполномоченного сотрудника и трудовом договоре с ним. Если штат небольшой, то ни к чему назначать отдельного человека, с этим справится и основной кадровик по совместительству (при согласии).

Когда вы пришли в уже работающую фирму, проверьте книжки, бланки, вкладыши и приходно-расходную книгу по их учету. Посмотрите, чтобы оформление было правильным:

  • страницы пронумерованы и прошнурованы;
  • в конце журнала стоит пломба (сургуч) и подпись руководителя.

Хранится книга у кадровика, а сами трудовые книжки — в несгораемом шкафу или сейфе.

Ответственность кадровика

Если кадрового учета на предприятии нет или он ведется неправильно, можно получить штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • должностным лицам и предпринимателям — от 1 до 5 тыс. руб.;
  • предприятиям — от 30 до 50 тыс. руб.

А неграмотное составление трудового договора или оттягивание его заключения, потому что еще не разработали шаблон, может квалифицироваться как уклонение от оформления отношений между работником и организацией. За это предусмотрено отдельное наказание:

Читайте также  Фильм "Одинокая женщина с ребенком" ("A lonely)
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector