Ведение реестра и хранение договоров

Ведение реестра и хранение договоров

Ведение реестра и хранение договоров

Ведение реестра акционеров российских акционерных обществ должен осуществлять регистратор – юридическое лицо, имеющее соответствующую лицензию, выданную регулятором рынка ценных бумаг (до 2013 года — ФКЦБ России или ФСФР России, после 01 сентября 2013 года – Центральный Банк Российской Федерации)

Эта обязанность эмитентов ценных бумаг определена в следующих положениях законодательства:

Статья 3 Федерального закона от 2 июля 2013 г. N 142-ФЗ «О внесении изменений в подраздел 3 раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»: «Акционерные общества, которые на день вступления в силу настоящего Федерального закона в соответствии с пунктом 3 статьи 44 Федерального закона от 26 декабря 1995 года N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» были держателями реестров акционеров этих обществ, сохраняют право вести указанные реестры в течение года после дня вступления в силу настоящего Федерального закона. По истечении года после дня вступления в силу настоящего Федерального закона указанные акционерные общества обязаны передать ведение реестра лицу, имеющему предусмотренную законом лицензию, в соответствии с пунктом 2 статьи 149 Гражданского кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона).»

Пункт 2 статьи 149 Гражданского Кодекса Российской Федерации:

«Учет прав на бездокументарные ценные бумаги осуществляется путем внесения записей по счетам лицом, действующим по поручению лица, обязанного по ценной бумаге, либо лицом, действующим на основании договора с правообладателем или с иным лицом, которое в соответствии с законом осуществляет права по ценной бумаге. Ведение записей по учету таких прав осуществляется лицом, имеющим предусмотренную законом лицензию.»

Порядок ведения реестра акционеров определяется действующим законодательством Российской Федерации, нормативно-правовыми актами Федеральных органов исполнительной власти, а также Правилами ведения реестра, которые разрабатывает регистратор в соответствии с требованиями законодательства.

Основные документы, которые передает эмитент регистратору, составляющие основу системы ведения реестра, без которых невозможно ведение реестра акционеров:

  • Анкета эмитента, подпись единоличного исполнительного органа Эмитента на которой либо проставлена в присутствии уполномоченного лица Регистратора, либо заверена нотариально, либо Регистратору с анкетой предоставлена нотариально заверенная карточка с образцом подписи единоличного исполнительного органа Эмитента. В случае использования электронного документооборота при взаимодействии Регистратора с Эмитентом может использоваться электронно-цифровая подпись, сертификат ключа которой выдан удостоверяющим центром уполномоченному представителю Эмитента.
  • Подлинники или заверенные регистрирующим органом или заверенные нотариально копии зарегистрированных решений о выпусках ценных бумаг Эмитента. В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации размещение ценных бумаг допускается без регистрации решения о выпуске ценных бумаг, передающий документы регистратор (Эмитент) передает копию заверенного Эмитентом документа, содержащего сведения о сроках, порядке и условиях размещения Эмитентом ценных бумаг. Подлинники или заверенные Эмитентом копии уведомлений о государственной регистрации выпусков ценных бумаг, уведомлений об аннулировании индивидуального номера (кода) дополнительного выпуска эмиссионных ценных бумаг, уведомлений об аннулировании ранее присвоенного государственного регистрационного номера и присвоении выпуску эмиссионных ценных бумаг нового государственного регистрационного номера, уведомлений об аннулировании государственных регистрационных номеров дополнительных выпусков эмиссионных ценных бумаг и присвоении им государственного регистрационного номера выпуска эмиссионных ценных бумаг, к которому они являются дополнительными (объединении выпусков и присвоении им единого государственного регистрационного номера).
  • Подлинники или заверенные регистрирующим органом или заверенные нотариально копии зарегистрированных отчетов об итогах выпуска ценных бумаг или уведомлений об итогах выпуска ценных бумаг, за исключением предусмотренных законодательством Российской Федерации случаев возможности начала ведения Реестра до регистрации отчета об итогах выпуска.
  • Копии зарегистрированного устава (действующей редакции со всеми изменениями и дополнениями) и свидетельства о государственной регистрации юридического лица или свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц для эмитентов, зарегистрированных до 1 июля 2002 г., заверенные нотариально или регистрирующим органом.
  • Заверенная Эмитентом копия протокола (или выписка из протокола) заседания (собрания) уполномоченного органа Эмитента, содержащая решение о назначении действующего единоличного исполнительного органа, об избрании действующих членов совета директоров (наблюдательного совета) Эмитента.
  • Сведения о лице (лицах), имеющем право подписывать от имени Эмитента и предоставлять Регистратору запросы на получение информации из реестра, а также получать от Регистратора соответствующую информацию, включающие сведения о реквизитах документа, удостоверяющего личность такого лица (таких лиц).
    Вместе с такими сведениями должен быть передан заверенный подписью единоличного исполнительного органа и печатью Эмитента образец подписи такого лица (таких лиц).
  • Список всех зарегистрированных в Реестре лиц с указанием информации лицевых счетов, а именно: данных, содержащихся в анкете зарегистрированного лица, и данных о количестве, категории, типе и государственном регистрационном номере выпуска учитываемых на лицевом счете ценных бумаг. В список должны быть включены сведения о зарегистрированных лицах, остаток ценных бумаг на счетах которых составляет ноль, и о закрытых лицевых счетах.
  • Регистрационный журнал за период ведения Реестра реестродержателем в виде электронного документа, а также на бумажном носителе, скрепленный подписью уполномоченного лица и печатью передающей стороны.
  • Регистрационный журнал за период ведения Реестра всеми предыдущими реестродержателями в бумажном и/или электронном виде (в зависимости от того, в каком виде реестродержатель данный журнал получил при предыдущих процедурах передачи документов и информации системы ведения реестра).
  • Анкеты зарегистрированных лиц со всеми прилагающимися документами, которые были предоставлены зарегистрированными лицами при открытии и/или изменении информации лицевых счетов.
  • Сведения об обременении ценных бумаг обязательствами, включая сведения об условиях залога, о блокированных лицевых счетах или ценных бумагах и об арестованных ценных бумагах с приложением документов (или их заверенных передающей стороной копий), послуживших основанием для внесения в Реестр записей об обременении, блокировании и/или аресте, в том числе полученных от предыдущих реестродержателей.
  • Заверенные передающей стороной копии документов, являющихся основаниями для установления долей в счетах общей долевой собственности.
  • Документы, содержащие информацию об Эмитенте, и документы, относящиеся к выпускам ценных бумаг Эмитента, полученные регистратором, передающим Реестр, в процессе ведения Реестра.

Регистратор на основании информации и документов, принятых от Эмитента или предыдущего регистратора по Акту приема-передачи документов и информации, составляющих систему ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, содержащих информацию об Эмитенте, ценных бумагах Эмитента и о зарегистрированных в Реестре лицах, формирует с использованием программного обеспечения Регистратора электронную базу данных Реестра

В ходе выполнения обязательств по договору Регистратор:

  • осуществляет ведение реестра владельцев именных ценных бумаг всех выпусков именных эмиссионных ценных бумаг Эмитента, информация и документы о которых предоставлены Эмитентом;
  • поддерживает и актуализирует систему ведения реестра владельцев именных ценных бумаг содержащую совокупность данных, зафиксированных на бумажных и/или электронных носителях, в установленном составе, форме и содержании на основе принятой Регистратором технологии учета и используемого программного обеспечения;
  • производит сверку количества размещенных именных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц; выполняет в Реестре все типы операций, предусмотренные действующим законодательством РФ, при условии предоставления Регистратору надлежащим образом оформленных документов, необходимых для их исполнения;
  • обеспечивает сохранность Реестра, включая все документы, на основании которых осуществлялись операции в Реестре, в соответствии со сроками, установленными законодательством Российской Федерации;
  • в течение пяти лет после прекращения действия Договора хранит, а затем передает Эмитенту оставшиеся у Регистратора на хранении документы, на основании которых осуществлялись операции в Реестре.

Реализация данных услуг, оказываемых Регистратором, НДС не облагается на основании Федерального закона от 28 июля 2012 г. № 145-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и в соответствии с подпунктом 12.2. пункта 2 статьи 149 Налогового кодекса Российской Федерации.

Стоимость услуг Регистратора по передаче Реестра, хранению информации и документов, связанных с Реестром, в течение установленных законодательством Российской Федерации сроков, определяется исходя из себестоимости работ Регистратора по передаче Реестра, а также расходов, связанных с хранением Регистратором информации и документов в течение установленных законодательством Российской Федерации сроков в соответствии с Методикой расчета стоимости работ по передаче информации и документов, составляющих систему ведения реестра акционеров.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА НА ВЕДЕНИЕ РЕЕСТРА ВЛАДЕЛЬЦЕВ ЦЕННЫХ БУМАГ

В целях передачи реестра акционеров на обслуживание в АО «РТ-Регистратор эмитенту необходимо совершить следующие действия:

1. Согласовать существенные для эмитента условия договора на ведение реестра с Регистратором.

Для согласования условий договора о цене эмитент предоставляет по запросу Регистратора информацию, необходимую для расчета стоимости обслуживания.

2. Принять решение о смене регистратора.

Решение о смене регистратора принимается уполномоченным органом эмитента. Принятие решения о смене регистратора входит в компетенцию совета директоров (наблюдательного совета). При отсутствии в обществе совета директоров (наблюдательного совета) такое решение принимается общим собранием акционеров.

  • Решение о замене регистратора должно содержать:
  • решение о расторжении договора с действующим регистратором;
  • решение об утверждении нового регистратора;
  • решение об утверждении условий договора с новым регистратором.

пп. 17 п. 1 ст. 65 и абз. 2 п. 1 ст. 64 ФЗ «Об акционерных обществах».

3. Направить действующему регистратору уведомление о расторжении договора.

Уведомление должно быть подписано единоличным исполнительным органом общества.

К уведомлению должна быть приложена копия протокола, содержащего решение о смене регистратора. Копия протокола должна быть удостоверена подписью единоличного исполнительного органа и печатью общества.

Уведомление о расторжении договора и копия протокола вручается уполномоченному представителю действующего регистратора под расписку или направляется посредством заказного почтового отправления (иного вида почтового отправления, позволяющего установить факт его вручения).

статья 450.1 ГК РФ.

4. Заключить с новым Регистратором договор на ведение реестра.

При заключении договора эмитент предоставляет Регистратору копию решения уполномоченного органа о смене регистратора.

Форма договора на ведение реестра с АО «РТ-Регистратор» .

5. Раскрыть информацию о смене держателя реестра.

Раскрытие сообщения о смене держателя реестра осуществляется эмитентом не позднее 2 рабочих дней со дня заключения договора на ведение реестра путем его опубликования в ленте новостей одного из аккредитованных Банком России информационных агентств.

В случае если число акционеров эмитента не превышает 50, эмитент вправе вместо раскрытия сообщения направить его в тот же срок акционерам заказными письмами или вручить под подпись. В случае если в реестре акционеров такого эмитента открыт счет номинального держателя с не нулевым остатком эмитент также передает указанное сообщение действующему регистратору для направления его номинальному держателю.

Указание Банка России от 23.08.2016г. № 4107-У «О порядке раскрытия (предоставления) информации эмитентом в случае замены держателя реестра владельцев ценных бумаг».

6. Получить от действующего регистратора информацию о дате, месте и времени передачи реестра.

Датой передачи реестра является дата прекращения договора с действующим регистратором. При одностороннем расторжении договора по инициативе эмитента дата прекращения договора с действующим регистратором определяется в порядке, установленном таким договором. При расторжении договора по соглашению сторон дата прекращения договора определяется таким соглашением.

Передача реестра осуществляется по адресу регистратора, передающего реестр, указанному в ЕГРЮЛ, если иное не предусмотрено договором на ведение реестра или соглашением действующего регистратора и эмитента. Место передачи реестра также может быть определено соглашением регистратора, передающего реестр, и регистратора, принимающего реестр.

п. 7.8 Положения о требованиях к осуществлению деятельности по ведению реестра владельцев ценных бумаг № 572-П, утвержденного Банком России 27.012.2016г.

7. Получить от регистратора смету затрат, связанных с передачей реестра. ( С конкретизацией позиций и суммами затрат ) если иное не предусмотрено Договором на ведение реестра.

Направить новому Регистратору информацию о дате, месте и времени передачи реестра, полученную от регистратора, передающего реестр.

Такая информация направляется в порядке, определенном сторонами.

Передача реестра осуществляется регистраторами самостоятельно. При передаче реестра вправе присутствовать представитель эмитента.

Передача реестра должна быть осуществлена в срок не более 3 рабочих дней. Передача реестра оформляется актом приема-передачи, который подписывается регистраторами.

Регистратор, передающий реестр, прекращает проведение операций в реестре на конец рабочего дня, предшествующего дате прекращения договора на ведение реестра.

Регистратор приступает к ведению реестра, в том числе начинает прием документов от зарегистрированных и иных лиц, связанных с реестром, в рабочий день, следующий за днем подписания акта приема-передачи.

На период передачи реестра (но не более 3 рабочих дней) регистратором, передающим реестр, может быть прекращен прием документов, связанных с ведением реестра.

гл. 7 Положения о требованиях к осуществлению деятельности по ведению реестра владельцев ценных бумаг № 572-П, утвержденного Банком России 27.012.2016г.

8. Передать Регистратору документы, необходимые для ведения реестра

Регистратор после принятия реестра проверяет актуальность и комплектность принятых от предыдущего регистратора документов и, при необходимости, запрашивает у эмитента необходимые документы.

9. Раскрыть информацию о дате начала ведения реестра новым держателем реестра.

Раскрытие сообщения о дате начала ведения реестра новым держателем реестра осуществляется эмитентом не позднее 2 рабочих дней со дня начала ведения реестра новым держателем реестра путем его опубликования в ленте новостей одного из аккредитованных Банком России информационных агентств.

В случае если общее число акционеров не превышает 50, эмитент вправе вместо раскрытия сообщения направить его в тот же срок акционерам заказными письмами или вручить под подпись. В случае если в реестре акционеров такого эмитента открыт счет номинального держателя с не нулевым остатком эмитент также передает указанное сообщение Регистратору для направления его номинальному держателю.

Указание Банка России от 23.08.2016г. № 4107-У «О порядке раскрытия (предоставления) информации эмитентом в случае замены держателя реестра владельцев ценных бумаг».

10. Предоставить сведения о Регистраторе в регистрирующий орган для внесения изменений в ЕГРЮЛ.

Направление сообщения осуществляется в течение 3 рабочих дней со дня передачи реестра путем подачи в регистрирующий орган по месту нахождения эмитента заявления о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц (форма № Р14001 лист И).

п.п. д) пункта 1 и пункт 5 статьи 5 ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»;

Приложение № 6 к Приказу ФНС России от 25 января 2012 г. № ММВ-7-6/25@ «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств».

Эмитент, осуществляющий раскрытие информации в форме сообщений о существенных фактах, дополнительно к указанным выше действиям раскрывает информацию о проведении заседания совета директоров (наблюдательного совета) и о принятых решениях: о расторжении договора с предыдущим регистратором, утверждении нового регистратора и условий договора с ним.

п.п. 2 пункта 14 статьи 30 ФЗ «О рынке ценных бумаг»;

абз. 15 пункта 15.1. Положения о раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг № 454-П, утвержденного ЦБ РФ 30.12.2014г.

11. В случае если в обществе отсутствует совет директоров (наблюдательный совет) и решение о смене регистратора принимается общим собранием акционеров, эмитент раскрывает информацию в форме сообщений о существенных фактах:

о созыве и проведении общего собрания акционеров;

о решениях, принятых общим собранием акционеров.

п.п. 1 пункта 14 статьи 30 ФЗ «О рынке ценных бумаг»;

Глава 14 Положения о раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг № 454-П, утвержденного ЦБ РФ 30.12.2014г.

В целях ведения реестра владельцев ценных бумаг АО «РТ-Регистратор» предлагает своим клиентам следующие услуги:

Ведение реестра владельцев ценных бумаг, хранение документов системы ведения реестров Эмитентов:

  • Предоставление отчетов и информации из реестра;
  • Проведение операций по распоряжениям эмитента и зарегистрированных лиц;
  • Предоставление возможности номинальным держателям, зарегистрированным лицам и иным заинтересованным лицам взаимодействовать через удаленный доступ (электронный документооборот);
  • Предоставление эмитенту списков лиц, имеющих право на участие в общем собрании, списков лиц, имеющих право на получение доходов по ценным бумагам, предоставление иных списков лиц, осуществляющих права по ценным бумагам;
  • Консультационные услуги по размещению и обращению ценных бумаг.

Оформить заявку на заключение договора на ведение реестра с АО «РТ-Регистратор», запросить проект договора на ведение реестра и информацию по передаче можно Здесь.

Об утверждении положения о ведении реестра государственных и муниципальных контрактов, а также гражданско-правовых договоров бюджетных учреждений на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг и о требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования официальным сайтом в сети интернет, на котором размещается указанный реестр

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О ВЕДЕНИИ РЕЕСТРА ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ КОНТРАКТОВ, А ТАКЖЕ ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫХ ДОГОВОРОВ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ НА ПОСТАВКИ ТОВАРОВ, ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ, ОКАЗАНИЕ УСЛУГ И О ТРЕБОВАНИЯХ К ТЕХНОЛОГИЧЕСКИМ, ПРОГРАММНЫМ, ЛИНГВИСТИЧЕСКИМ, ПРАВОВЫМ И ОРГАНИЗАЦИОННЫМ СРЕДСТВАМ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПОЛЬЗОВАНИЯ ОФИЦИАЛЬНЫМ САЙТОМ В СЕТИ ИНТЕРНЕТ, НА КОТОРОМ РАЗМЕЩАЕТСЯ УКАЗАННЫЙ РЕЕСТР

В соответствии с Федеральным законом «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение о ведении реестра государственных и муниципальных контрактов, а также гражданско-правовых договоров бюджетных учреждений на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг и о требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования официальным сайтом в сети Интернет, на котором размещается указанный реестр.

2. Финансовые органы субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) до 1 апреля 2011 г. обеспечивают безвозмездную передачу на официальный сайт в сети Интернет, на котором размещается реестр государственных и муниципальных контрактов, а также гражданско-правовых договоров бюджетных учреждений на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг (далее — реестр контрактов), сведений о действующих по состоянию на 1 января 2011 г. контрактах, полученных от органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, уполномоченных до 1 января 2011 г. на ведение соответственно реестров государственных контрактов, заключенных от имени субъектов Российской Федерации, и муниципальных контрактов, заключенных от имени муниципальных образований.

3. Федеральное казначейство:

с 1 января 2011 г. до 15 января 2011 г. — размещает в реестре контрактов сведения о действующих контрактах, включенные по состоянию на 1 января 2011 г. в реестр государственных контрактов, заключенных от имени Российской Федерации по итогам размещения заказов;

с 1 января 2011 г. до 1 апреля 2011 г. — предоставляет техническую возможность финансовым органам субъектов Российской Федерации и муниципальных образований (органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органам местного самоуправления, уполномоченным до 1 января 2011 г. на ведение соответственно реестров государственных контрактов, заключенных от имени субъектов Российской Федерации, и муниципальных контрактов, заключенных от имени муниципальных образований) включать в реестр контрактов сведения о контрактах, заключенных соответственно от имени субъекта Российской Федерации и от имени муниципального образования, в формате, установленном Федеральным казначейством.

4. Признать утратившими силу:

Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г. N 807 «Об утверждении Положения о ведении реестров государственных или муниципальных контрактов, заключенных по итогам размещения заказов, и о требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования официальным сайтом в сети Интернет, на котором размещаются указанные реестры» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 1, ст. 265);

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июля 2008 г. N 533 «О внесении изменений в Положение о ведении реестров государственных или муниципальных контрактов, заключенных по итогам размещения заказов, и о требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования официальным сайтом в сети Интернет, на котором размещаются указанные реестры» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 29, ст. 3528);

пункт 2 изменений, которые вносятся в Постановления Правительства Российской Федерации от 15 мая 2007 г. N 292 и от 15 июля 2008 г. N 533, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 497 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3078).

Что такое реестр документов, правила оформления и ведения

Что такое реестр документов — это перечень документации, подлежащей хранению. Он используется во всех организациях и компаниях, в которых ведется делопроизводство с бумагами.

Понятие и определение

Реестр позволяет отсортировать бумаги по категориям и при необходимости получать к ним доступ в максимально короткие сроки. Среди задач реестра можно выделить хранение, учет и передачу или выдачу по требованию.

Отражение документов в реестре

Журнал ведет один или несколько сотрудников компании. Ответственные лица определяются вышестоящим руководством. Помимо ведения реестра, у сотрудника могут быть другие обязанности.

Правовое регулирование

Существует ряд законодательных актов, осуществляющих регулирование реестра. Среди них выделяют постановление «О порядке ведения реестра договоров» и закон «О реестре». В них указаны правила и регламентация, как осуществлять оформление и хранение, а также составление журнала документации.

Законодательные акты

При создании нужно обращать внимание на регламентирующие законодательные акты. В них подробно указано, какие документы включаются, какая информация остается общедоступной, как осуществляется ведение.

Также в правовых актах находится информация о порядке ее внесения и исправлении ошибок. Ответственные лица должны подробно знакомиться с правовым регулированием учета, чтобы при ведении не возникало сложностей.

Читайте также  Списание задолженности по истечении срока исковой

Для чего необходим

Назначение реестра крайне простое — упрощение работы, как следствие, повышение эффективности компании.

При использовании реестра решаются следующие задачи:

Систематизация данных

  • ускоряется работа с документацией
  • упрощается поиск необходимого соглашения или постановления
  • хранится подробный отчет о каждой бумаге (дата подписания, наименование)
  • осуществляется выдача по запросу одного из сотрудников

Журнал реестра ведется в письменном или электронном виде. Последний вариант позволяет дополнительно упростить создание и ведение учета. Для ведения письменного варианта не требуется технологических приспособлений в виде компьютера.

В таблице указывается поверхностная информация о наименовании, дате подписания, условиях, продолжительности действия и других параметрах документа. В некоторых случаях не требуется изучать оригинал договора или постановления, достаточно информации, указанной в реестре.

Ведение журнала в 1С, смотрите на видео:

Подготовка бумаг к учету и составлению реестра

Подготовка включает в себя выполнение следующих действий:

  • сортировку документации по категориям
  • формирование папок для хранения в хронологическом порядке
  • создание таблицы (реестра) в письменном или электронном виде

Документы сортируются по категориям. Это означает, что различные договора собираются в одну стопку, бумаги о расходах — в другую. Сортировка происходит, исходя из типа бумаги. Распорядительные бумаги (постановления, распоряжения и приказы) сортируются в отдельную категорию, исходя из авторства.

Подготовка всей документации

Формирование папок выполняется в хронологическом порядке. Каждой папке присваивается уникальный инвентарный номер. После этого осуществляется опись. Собранные бумаги хранятся в архиве, к которому при необходимости можно будет получить доступ.

Реестр составляется на основе собранных и отсортированных бумаг. В нем создается таблица, в которой указывается информация о наименовании бумаги, содержании и дате подписания. Информация о содержании и наименовании позволяет не искать документ в архиве, если нужны только поверхностные данные.

Правила оформления реестра

Во время оформления журнала нужно соблюдать следующие правила:

Печать и подпись руководства

  • при заполнении разными людьми в последней графе указывается, кем внесена правка
  • технические ошибки в реестре устраняются только по поручению вышестоящего руководства
  • при исправлении неточных данных пишется письменное заявление с информацией о виде ошибки и лице, допустившим ее

При оформлении реестра в письменном виде ответственное лицо ставит не только свою подпись, но и именную печать. Во многих компаниях журнал ведется в электронном виде. Это позволяет быстрее находить информацию о документах и вести учет бумаг.

В организации одновременно может использоваться реестр и в письменном, и в электронном виде. Такой вариант помогает избежать потери информации при выходе из строя компьютера или сервера.

Конкретные рекомендации по оформлению даются индивидуально. При ведении реестра с договорами требуется указывать в таблице не только наименование и содержание, но сумму и срок документа, а также информацию о сторонах, заключивших соглашение.

Особенности некоторых типов на видео:

Правила ведения

Ответственное лицо или подразделение во время ведения реестра должно осуществлять проверку документации, присваивать бумагам уникальный инвентарный номер, вносить новую информацию.

По запросу сотрудников, которые обладают доступом, подразделение выдает либо информацию, либо оригинал документа на определенный срок. Данные о том, кто брал бумагу и когда ее вернули назад, должны указываться в таблице.

Ведение журнала документов

Вся документация, занесенная в реестр, хранится в безопасном месте с надлежащими условиями. В архиве папки располагаются в хронологическом порядке и по номеру.

При ведении могут возникать ошибки и опечатки. Чтобы не допустить их, необходимо сверять данные при заполнении и отображать только актуальную информацию. Если бумага меняет свой статус, вносятся правки. Исправление или корректировка данных в электронном реестре не требует много времени.

Содержание и структура

Реестр представляет собой таблицу с несколькими разделами, среди которых выделяют:

Просмотр документов третьими лицами

  • содержание, в котором указывается основная информация о типе и ключевых моментах бумаги
  • уникальный инвентарный номер, который указывается рядом с каждой бумагой и позволяет при необходимости легко отыскать ее
  • дату внесения в реестр

Количество информации о документации в журнале зависит от целей и задач компании. Оформление и ведение подробной таблицы требует больше времени и сил сотрудников. При размещении в таблице бумаги о реализации товаров и услуг указывают следующую информацию: дату создания, номер, вид операции, наименование организации и контрагента, сумму и валюту, в которой осуществлялся расчет. По желанию руководства в разделе содержания указываются какие-либо нюансы или пометки о конкретном документе.

Структура реестра может давать информацию о статусе бумаги. Например, если речь идет о договоре, то отображается информация о его состоянии (согласовывается или уже согласован). Также указывается информация об ответственных лицах за тот или иной договор. За счет доступа к реестру можно узнать статус бумаги, которая находится на подписании.

Особенности составления реестра для передачи бумаг

Если планируется передача документации, то требуется составление акта передачи.

Также для отслеживания переданных бумаг составляется соответствующий реестр. Документация может передаваться клиентам, государственным органам, а также сотрудникам внутри организации.

При составлении журнала передачи в него включается информация из акта приема-передачи бумаги. В акте указывается следующая информация:

Передача бумаг в архив

  • наименование бумаги
  • дата, место создания и номер
  • перечень передаваемой документации
  • наименование сторон акта
  • подписи и печати ответственных лиц

Стоит отметить, что при помощи одного акта может осуществляться передача нескольких бумаг. При составлении журнала используются общие принципы. Если все сделано правильно, удается отслеживать историю перемещения документации, тем самым снижая вероятность потери. В случае если бумага будет утеряна, можно легко найти ответственное лицо.

Преимущества применения

Среди преимуществ применения выделяют:

  • экономию времени
  • повышение эффективности работы организации

Реестр рекомендуется вести всем компаниям независимо от размера и сферы деятельности. За долгие годы работы накапливается много бумаг, договоров, постановлений и распоряжений.

Единая база данных

Надзорные органы могут потребовать старую документацию, которую при ненадлежащем хранении будет очень сложно найти. При ведении реестра бумага быстро обнаруживается по уникальному номеру.

Ведение учета — необязательное требование, однако без него становится сложно работать и выполнять поиск по запросу. Отсутствие бумаги никак не преследуется законом. Чтобы получить все преимущества учета, требуется правильно осуществлять оформление и ведение. При желании можно обратиться за помощью к удаленным специалистам, которые займутся созданием журнала в компании. В большинстве случаев ведение осуществляется работниками компаниями, чья деятельность связана с документооборотом.

К чему приводит неучтенная документация

Если не ведется учет бумаг, то высока вероятность их потери.

Документы, не отраженные в реестре

Журнал допустимо не использовать на начальных этапах развития компании. Как только документации станет слишком много, ее нужно отсортировать по категориям и поместить в соответствующие папки.

Реестр в электронном виде

Для ведения журнала в электронном виде рекомендуется использовать специализированные программы. Популярным решением считается применение утилиты «Юрайт: договоры». С ее помощью удается создать журнал договоров и других бумаг.

Также вести учет можно при помощи предустановленных на компьютере офисных приложений. Составить таблицу можно в Microsoft Excel. Среди преимуществ этой программы выделяют доступность и простоту. Однако при групповой работе часто возникают трудности, появляются ошибки ручного ввода и искажаются данные. На начальном этапе Excel станет отличным решением и позволит обучиться навыкам ведения реестра.

Среди преимуществ электронного формата выделяют:

Электронный формат журнала

  • простоту в работе (пользоваться сможет даже начинающий)
  • быстрый поиск по категориям
  • простоту в корректировке данных и изменении статуса бумаг

Для работы требуется приобретать только лицензионные программы.

Во-первых, при использовании лицензии не возникнет никаких проблем с законодательством. Во-вторых, лицензионное ПО обладает более широким функционалом и регулярно обновляется. При обновлениях устраняются недочеты и появляются новые возможности.

Ведение журнала документации — относительно простая процедура, которая позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников в компании. Организации, в которых отсутствует учет бумаг, сталкиваются с большими сложностями при запросах со стороны налоговой и других государственных учреждений, а также при делопроизводстве внутри компании.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector