Важность составления графика дежурств на месяц

Важность составления графика дежурств на месяц

Важность составления графика дежурств на месяц

Привет, друзья!

Прошу сразу простить: статью старался писать для «самых маленьких» и очень понятным языком.

Однажды, в далёком 2007 году, когда я лишь немного знал о кластеризации, нейронных сетях и «жадных» алгоритмах, передо мной стала задача о создании программы для автоматического составления расписаний.

Предыстория такова: я служил по контракту, и среди сотрудников нашего отдела было организовано дежурство. Ежедневно (и даже в выходные) кто-то назначался дежурным, и на этого несчастного возлагались ответственные и тяжёлые задачи по работе; дежурство было занятием не из простых. Мой командир заранее составлял и подписывал у командования график дежурства отдела на месяц. И эта задача, надо отметить, занимала у него вовсе не пять минут. Так как командир был добрый человек и всегда старался идти навстречу своим людям, он мог составлять график и неделю, потому что нужно было учесть все пожелания сотрудников: кто-то уходил в отпуск, кто-то из него возвращался, у кого-то были командировки, а кому-то просто нужно было забирать пораньше детей из садика по понедельникам и четвергам. Бывало и так, что командир составлял «несправедливые» графики дежурств, в которых одним людям явно доставалось побольше работы, чем другим. В работе отдела также были и «трудные дни» недели (когда в пинципе и работы было чуть больше, и она была чуть напряжённее), и если дежурство выпадало одному и тому же человеку целый месяц подряд на такие дни, то график также считался несправедливым. Такие несправедливые графики коллектив отклонял, и командиру приходилось заново с нуля составлять новый график, иногда по невнимательности кого-то «ущемляя». А что вы хотели: человеческий фактор!

Так как я был программистом, я не мог позволить продолжаться этому «обезьяннему» труду дальше. Я поискал существующие варианты софта для автоматического построения графиков дежурств, но всем необходимым критериям работы и дежуства отдела они не удовлетворяли: не хватало функционала и точности настройки. Тогда у меня возникла идея самому создать программу, которая бы автоматически составляла подобный график, пусть это занимало бы и час работы компьютера (но всё же не неделю работы человека). Я обговорил идею с командиром и отделом, и она была принята на ура. Были учтены все ньюансы и пожелания, которые мы обсудили. Так и родился проект «CoolPlanBro».

CoolPlanBro изначально создавался как бесплатное программное обеспечение с закрытым исходным кодом: если бы его «вынесли» из отдела и распространили, то ничего страшного в этом бы не было. Забегая вперёд скажу, что проект всё-таки получил дальнейшее распространение, инициатором которого был я сам. Уж очень нужна была такая программа моим друзьям, друзьям друзей и так далее. Так и пошло, ведь аналогов не было. Кроме того, люди видели, что программа работает довольно сносно и выдаёт хороший, справедливый результат, а это было заложено в её архитектуру при создании как один из основополагающих базовых принципов.

Задачи детские, и я приступил. Вопросов по интерфейсу и фичам не было, самое сложное было придумать алгоритм поиска идеального графика дежурств. Я рассуждал так: допустим, у нас есть на руках все возможные графики дежурств на следующий месяц (их триллионы, о-о-очень много). Как среди них найти лучший? В результате я пришёл вот к чему: придумал и ввёл систему штрафов. Каждый график имеет штраф. Какой бы вы график дежурств из того триллиона не рассмотрели, у него есть некий конкретный штраф — это просто целое положительное число, например, 27, которое выражает насколько «плох» этот график дежурств. Чем меньше штраф, тем лучше график. Надеюсь, я понятно рассказываю ;) То есть, если у нас есть три графика дежурств: со штрафом 15, со штрафом 22 и со штрафом 6, то самый лучший график — третий, так как у него самый маленький штраф. Самый несправедливый же — второй. Итак, задача нашего алгоритма — пройти по всем графикам дежурств, для каждого из них подсчитать штрафные баллы и найти лучший график с минимальныйм штрафом.

Как же считается штраф для конкретного графика? Очень просто: по всему графику подсчитывается и суммируется общее количество косяков. За каждый косяк на график налагается определённый штраф в баллах. Косяки бывают разные: подежурил на графике какой-то бедолага два дня подряд — штраф +30 баллов, вышел на дежурство некто несчастный из отпуска — штраф +500 баллов. и так далее. Специальный парсер анализирует график и находит все его косяки. Вот так вот после анализа для каждого графика получаем штраф. Ну а, собственно, систему штрафов придумывли и согласовывали всем отделом. Во что у нас получилось:

Штраф за дежурство два дня подряд70Два дня подряд дежурить чертовски сложно и неприятно, но одолимо.
Штраф за дежурство через 1 день30
Штраф за дежурство через 2 дня10
Штраф за дежурство через 3 дня5
Штраф за дежурство через 4 дня3Идеально.
Штраф за дежурство через 5 дней1Ещё идеальнее!
Штраф за дежурство через 6 днейНаиидеальнейше!!
Штраф за дежурство в одноименный день25Дежурить две пятницы или два вторника подряд — плохо.
Штраф за дежурство в нежелательный день30Это когда кто-то ну никак не может подежурить в определённый день, а по графику — должен.
Штраф за недежурство в желательный день30Это когда кто-то просится подежурить в определённый день (связано со спецификой работы), но по графику дежурит другой.
Штраф за недобор/перебор дежурств100Все сотрудники должны отдежурить за месяц равное и справедливое количество раз (учитывается также отпуск и отгулы).
Штраф за дежурство в день отпуска500Это просто чудовищно, но бывало и такое. Служба.

Отлично, научили программу считать штраф для каждого графика. Теперь вопрос: как рассмотреть все графики? Допустим, у нас 20 человек, а в месяце 30 дней, тогда общее число графиков, которые необходимо рассмотреть компьютеру равно (в первый день мы можем назначить одного из 20 человек — уже 20 вариантов, для каждого из них во второй день мы также можем назначить одного из 20 человек — уже 400 вариантов) 20 30 = 1 073 741 824 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000, то есть чуть более одного дуодециллиона! Даже если бы компьютер строил и обрабатывал и считал штраф для одного графика дежурств в один такт одного ядра своего процессора, то четырёхъядерный процессор с тактовой частотой 4GHz на каждое ядро выполнял бы эту работу 6 710 886 400 000 000 000 000 000 0000 секунд, или 2.128·10 21 лет, что составляет 150 миллиардов Возрастов Вселенной. Столько ждать мы не сможем: у кого-то через неделю уже командировки, а мы должны ориентироваться на дежурных.

Вновь повторюсь: на момент создания CoolPlanBro я очень смутно представлял себе «жадные» алгоритмы, однако, ко мне в голову пришло весьма схожее с ними решение. Важное замечнание, которое я хотел бы упомянуть перед началом рассказа о придуманном алгоритме: парсер может подсчитать штраф и для не до конца заполненого графика. А алгоритм я запрограммировал так: вначале программа насильно перебирает все возможные графики для некоторого «вменяемого» количества первых дней месяца, так, чтобы рассчёт не превысил в сумме 65535 вариантов графиков (это количество графиков даже слабый компьютер переберёт весьма быстро). То есть для P сотрудников надо найти такое количество дней D, чтобы P D было меньше 65535. Например, для P = 12 сотрудников количество дней D = 4. Это так называемая «база» для дальнейшего построения графика. Из 12 4 = 20736 просмотренных графиков (не до конца заполненных) программа находит лучший по минимальному штрафу, который, как я уже говорил в своей ремарке, она может подсчитать и для не до конца заполненного графика. Если лучших графиков получилось много (например, 100 — и у всех одинаково маленькой штраф), то программа для всех этих 100 графиков далее пытается найти лучший, расширяя просмотр вперёд на 1 день. В конце концов, база (лучший, но не до конца заполненный график) найдена.

Далее, отталкиваясь от базы, алгоритм перебирает все возможные графики на один день вперёд. Их число будет равно числу сотрудников. Если P = 12, то различных вариантов «база плюс один день» будет всего 12. Из 12 вариантов выбирается лучший и запоминается как текущая база. И так далее до конца месяца, алгоритм срабатывает быстро. Если на любом этапе было найдено несколько оптимальных баз, то алгоритм рассматривает их все, последовательно, и для всего множества находит лучшую следующую базу.

Так как «жадный» алгоритм не просматривает весь дуодециллион возможных графиков и может оказаться несправедливым, пропустив действительно оптимальнейший график, то для увеличения вероятности нахождения наилучшего графика я добавил в конец рассчёта этап оптимизации. На нём происходит следующее: для всех возможных пар дней (то есть 1-е число и 2-е число, 1-е число и 3-е число, и так далее, потом 2-е число и 3-е число, 2-е число и 4-е число, и так далее, в конце — 30-е число и 31-е число) сотрудники, дежурящие в эти пары дней «виртуально» меняются дежурствами, и, если такой график случайно оказывается лучше самого оптимального, то запоминается именно он.

В конце концов получам оптимальный (по моему алгоритму) график дежурств с минимальным штрафом. Ура! Теперь можем экспортировать и напечатать его из Word’а.

На этом моя работа над CoolPlanBro была завершена. Программа сразу стала пользоваться успехом в отделе, потом — в других, быстро перекочевала по флешкам из рук в руки, и, увидя это, я сам впоследствии выложил её в интернет.

Как пользоваться программой (пощёлкайте):

Все совпадения фамилий являются лишь совпадениями

Видеоурок тоже имеется:

Друзья, если вы хотите воспользоваться этой программой, то скачайте и пользуйтесь на здоровье! Надеюсь, она послужит вам верой и правдой и построит немало приятных и, главное, справедливых графиков для вас!

По многочисленным просьбам трудящихся я выпустил новую версию: CoolPlanBro2. К уже существующему функционалу первой версии CoolPlanBro я добавил наиболее востребованные на ваш взгляд фишки:

Скачать график дежурств на месяц word

Шаг 5. Заполняем графы 10–13 В них приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока граф также предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4. Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

  • сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
  • способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т.
  • График дежурства: скачать и распечатать шаблон
  • Шаблон графика дежурств на месяц
  • График дежурств
  • График работы: зачем нужен и как составлять
  • Важность составления графика дежурств на месяц: шаблон
  • Составляем графики работы и учета рабочего времени
  • Excel-office
  • График сменности

График дежурства: скачать и распечатать шаблон

Важно
К нормальной продолжительности рабочего времени относятся следующие режимы: 5-дневная неделя с 2 выходными днями, 6-дневная с 1 выходным, неделя с выходными днями по скользящему расписанию либо неполная рабочая неделя, при ненормированном дне для некоторых категорий сотрудников устанавливается график сменности. Это документ, который устанавливается в соответствии со ст. 103 ТК РФ и вводится в случаях, когда длительность производственного процесса превышает рабочее время работника. На производстве группы сотрудников сменяют друг друга, чтобы обеспечить непрерывность процесса, возникает необходимость работать или оказывать услуги круглосуточно.

Для того чтобы держать в рамках нормы их рабочего времени, вводятся графики сменности. Как правило, они идут приложением к коллективному договору, и при утверждении учитывается мнение представительного органа работников.

Шаблон графика дежурств на месяц

Наиболее часто используется график «сутки через двое» или «сутки через трое», кода каждый дежурный работник отрабатывает одни сутки, затем имеет право на несколько суток отдыха, а потом снова выходит на работу. На некоторых предприятиях, имеющих должности, характеризующиеся высокой интенсивностью и напряженностью, используется график, когда несколько сотрудников в течение суток должны сменять друг друга на дежурстве. Для них также используется шаблон графика дежурств на месяц, чтобы координировать их деятельность максимально эффективно.

График установления смен необходим, чтобы сотрудники четко знали, когда им выходить на работу, а руководители могли контролировать их трудовую деятельность.

График дежурств

Определение количества сверхурочных часов в этом случае будет производиться не помесячно, а один раз за весь учетный период в целом. Какие бывают графики работы Рассмотрим подробнее, что значит гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный рабочий режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день. Гибкий Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены.
При этом важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода. Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами рабочего дня. Перечень должностей с таким рабочим временем должен быть закреплен коллективным договором или внутренними правилами организации.

График работы: зачем нужен и как составлять

Инфо
Он необходим для:

  • упорядочения времени труда сотрудников;
  • для расчета зарплаты при выполнении конкретных обязательств;
  • для расчета среднего заработка;
  • для вычисления пособий;
  • при определении страхового стажа работника;
  • во избежание ошибок при определении заработка и компенсаций за отпуск (помимо табелей учета рабочего времени, он тоже может быть документом, на основании которого рассчитывается заработная плата и другие выплаты);
  • для выявления переработок сверх нормы и определения доплат.

После утверждения коллектив знакомят с ним под подпись за один месяц до его ввода в действие. При отказе от подписи составляется специальный акт за подписью двух свидетелей. Несоблюдение установленного режима является грубым дисциплинарным проступком.

Важность составления графика дежурств на месяц: шаблон

Заполняем графы 7–9 Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при автоматизированной системе учета с учетом следующих особенностей:

  • если для всех работников организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «код вида оплаты» и «корреспондирующий счет» можно ставить над гр. 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
  • если же начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то гр. 7 и 8 заполняются соответствующими данными, в гр.

Составляем графики работы и учета рабочего времени

  • в документе указываются дни работы сотрудника с проставлением конкретного количества часов и дни его отдыха
  • для одного сотрудника нельзя устанавливать две смены подряд, даже если он не против этого
  • продолжительность одного дежурства устанавливается руководством организации, а для отдельных категорий продолжительность должна устанавливаться в соответствии с законодательством РФ (к примеру, для работников плавающего состава судов, сотрудников железнодорожного транспорта)
  • в графике, как правило, содержатся следующие столбцы: инициалы и табельный номер сотрудника, дни календарного месяца, итого отработанных часов и дней за месяц, количество отработанных ночных часов за месяц

После разработки графика он утверждается руководителем, который также издает приказ о введении в действие графика.

Excel-office

В образце использованы условные обозначения:

  • У — работа с 7.00 до 19.00;
  • В — работа с 19.00 до 7.00;
  • * — выходной день.

Показанный пример достаточно универсальный — его можно использовать и как образец графика работы продавцов в магазине, образец графика дежурства сторожей на месяц — если их рабочая смена длится 12 часов. Чтобы воспользоваться нашим примером, нужно скачать график сменности на 2019 год в excel внизу. Если же нужно составить график работы уборки — например, в круглосуточном кафе, где уборка должна производиться каждые полчаса, а менеджеры и уборщики работают по 12 часов — можно воспользоваться таким образцом.
Рекомендуем вам скачать образец графика уборки помещений на месяц (пустой бланк) — для его использования нужно будет распечатать нужное количество страниц (по числу дней месяца).

График сменности

К табелю не установлено каких-либо особенных требований об ознакомлении в определенный срок и нет необходимости согласовывать его с представительным органом работников. Работодателю остается только не превышать установленную продолжительность рабочего дня и предоставлять работающим отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ. Ведение табеля обязательно для любой организации. Но при непрерывном потоке, когда люди работают посменно, график рабочего времени обязателен.

Скачать шаблон Excel графика работы можно чуть ниже. В обоих случаях необходимо прописывать в трудовом договоре эти особенности в разделе, который касается режима рабочего дня. Скачать бесплатно в Excel график учета рабочего времени на 2019 год Скачать Зачем нужен график работы Функции его довольно многообразны.

Можно выделить цветом субботы, воскресенья, праздники. Здесь показаны образцы нескольких графиков. Как сделать с помощью формул и условного форматирования график, смотрите в статье «Табель рабочего времени в Excel». Можно сделать горизонтальный график, с помощью разных настроек, например, табель отпусков, этапов работ, т.д.
Об этом способе, смотрите в статье «Диаграмма Ганта в Excel». Шаблон графика рабочих смен для заполнения вручную на бумаге здесь (pdf). Блан распечатыватеся на одной странице. Шаблон графика рабочих смен для заполнения на компьютере скачать (rar).Здесь размещены графики смен, дежурств, которые заполняются автоматически – это небольшая программа для быстрого составления графиков смен в Excel.Автоматический график сменности в Excel со сменой 12 часов (rar).
При изменении данных всего в одной ячейке, все автоматически пересчитывается.

График на 3 человека

График сменности дает возможность предприятию обеспечить длительную ежедневную деятельность. Регулируя очередность одного сотрудника с другим, организация функционирует непрерывно. Она использует имеющиеся производственные мощности оптимально, увеличивая объем продукции. Для получения максимальной прибыли требуется 2-, 3- или 4-сменный труд. Каждому варианту устанавливают строгие временные рамки.

Документ нужен, чтобы не допустить простой производственных мощностей. Его используют в организациях экстренной помощи — медицинских, МЧС, полиции. Его применяют, регулируя работу производственных предприятий.

Документ позволяет правильно рассчитать график работы сотрудников и правильно начислять заработную плату. Органы контроля в обязательном порядке проверяют его наличие в организации и при отсутствии применяют штрафные санкции.

Основной законодательный акт, который определяет формирование, — ТК РФ (ст. 103 и 372). Определения термина он не содержит, но устанавливает в ряде статей основные требования к процессу организации труда:

  • устанавливать перерыв для приема пищи (ст. 108 ТК РФ);
  • предусматривать длительность непрерывного отдыха каждую неделю как минимум 42 ч (ст. 110 ТК РФ);
  • не привлекать сотрудника на 2 смены подряд (ст. 103 ТК РФ).

Когда и кто составляет

Решение вопроса о введении или изменении расписания находится в компетенции работодателя. Он принимает решение с учетом:

  • применяемых в производстве технологий;
  • необходимости повысить эффективность процессов;
  • превышения длительности производственных действий над разрешенной продолжительностью каждодневной работы;
  • увеличения объема продукции и услуг.

Задачу по формированию работодатель возлагает на работника кадровой службы, секретаря или руководителя подразделения, которые производят расчет сменного графика работы, составление документа. Основное условие для исполнителя — при разработке документа соблюдать требования законодательства в отношении интересов и прав сотрудников.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие особенности предоставления работнику ежегодного отпуска при сменном графике работы. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как определить количество

Смена длится от 3 до 12 часов в течение дня. Количество определяет работодатель в зависимости от особенностей производственного процесса. Документ используют на протяжении года или сезона — при повышении спроса. Количество сотрудников в смене не ограничивается.

Как правило, алгоритм, как составить график работы на 3 человека по 12 часов, представляет прямой порядок чередования сотрудников (отработана первая — отдых — включение во вторую, третью и т. д.) или обратный (отработана первая — отдых — включение в третью, затем — во вторую и т. д.). При наличии непрерывного процесса предприятие использует 4-шаговый алгоритм (3 смены трудятся сутки, четвертая — на отдыхе).

Определяя число смен и занятых в них сотрудников, работодатель учитывает разрешенную продолжительность времени труда для особых категорий, определенных ст. 94 ТК РФ, и наличие у сотрудника сокращенной продолжительности времени труда.

Универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок, не существует, все зависит от конкретных условий работы. При суммированном учете рабочего времени рекомендуется учитывать следующее: устанавливается максимально длительный учетный период (максимум по ТК РФ — год), при осуществлении учета ориентируются на еженедельную норму в 40 часов, внутри периода переработки компенсируются недоработками. Нормы рабочего времени в 2021 году: для 40-часовой рабочей недели — 1979 часов, 36-часовой — 1780, 6, 24-часовой — 1185,4.

Расписание по сменам составляется так, чтобы не было переработки за учетный период. Если введена система труда 2 на 2 с 12-часовым рабочим днем (с учетом чередования смен) и учетный период месяц с нормой в 160 часов (40 часов в неделю × 4 = 160), то за месяц отработка составит 30 / 2 × 12 = 180. Так как есть превышение нормы в 160, предоставляются дополнительные выходные, что находит отражение в расписании смен. Законодательство четко не устанавливает, как составить график на 3 человека, чтобы 2 были в смене, порядок действий следующий: чтобы из трех работников двое работали в смене, устанавливается, что один трудится с утра, а второй вечером, далее вводятся смены для третьего работника утром, первый работник трудится вечером, второму устанавливается выходной и т. д

Обязательные требования

Установленная форма отсутствует, соответственно, работодатель использует произвольный вариант и самостоятельно производит расчет графика 2/2, 1/3, 3/3 и т. д. Удобно представить его в виде таблицы, включающей следующие сведения:

  • номер и дата формирования;
  • Ф.И.О., должности сотрудников;
  • распределение смен в течение недели для каждого дня;
  • количество смен в сутки;
  • длительность смены, время начала и окончания, перерыв на обед.

Если необходимо, смену для работника конкретизируют (если она не закреплена в трудовом соглашении, — первая или вторая, утро или вечер). На основании этого составляется таблица работы в 4 смены по 12 часов день-ночь или другой распорядок.

Составляем графики работы и учета рабочего времени

График работы — это распорядок, который должен соблюдаться в каждой организации. Продолжительность рабочей недели и (или) смены устанавливается коллективным и трудовым договорами, правилами внутреннего трудового распорядка.

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.

Когда оформляют графики

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание работы и учет отработанного времени:

  • ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
  • работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
  • сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
  • суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
  • разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.

Продолжительность учетного периода устанавливается каждой организацией самостоятельно. Следует учитывать, что месяц целесообразно устанавливать как учетный период, если работник ежемесячно работает количество часов, соответствующее нормальной продолжительности рабочего времени, либо больше часов, чем это предусмотрено нормой (т. е. изначально заложены сверхурочные часы). Это позволит ежемесячно определять количество сверхурочных часов и производить соответствующую доплату.

Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае продолжительность учетного периода целесообразно установить более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.

Виды графиков работы

Рассмотрим подробнее, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В компаниях составляются графики работы на месяц по шаблону, представленному ниже.

Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в приказе Министерства обороны РФ №541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации » сказано:

Покажем на конкретном примере, как сделать график работы на месяц в Excel на 4 человек по 12 часов. В образце использованы условные обозначения:

  • У — работа с 07:00 до 19:00;
  • В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
  • * — выходной день.

Предложенный пример универсальный, такие готовые таблицы для заполнения графика работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.

Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, в компаниях, занимающихся транспортными перевозками, в госучреждениях.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести исправления в табель учета рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

График учета времени на 2021 год (табель): как заполнить

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: Ф. И. О., должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2021 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

  • если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
  • если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
  • дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

  • сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
  • способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Читайте также  Договор мены недвижимого имущества: содержание
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector