Требования к помещению архива Основные правила

Требования к помещению архива Основные правила

ТРЕБОВАНИЯ К АРХИВНЫМ ПОМЕЩЕНИЯМ

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил. В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы.

В настоящее время в нашей организации создается архив. Что нужно учесть при выборе и подготовке помещения архива, в котором в будущем будут храниться наши документы?

Выбирая здание (помещение), подходящее для хранения архивных документов, учитывайте, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Если у вас нет возможности отвести под архив несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны.

Архив организации следует расположить в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении. Это помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи. Вблизи здания (помещения) архива не должно быть и объектов, загрязняющих воздух.

Идеальным случаем является размещение архива в специально построенном здании, но чаще всего для хранения архивных документов организации приспосабливают уже имеющееся у них здание или помещение.

Какие основные требования предъявляются к помещению архива?

Основными требованиями к помещениям архива являются:

  • расположение хранилища в административном здании (нельзя размещать хранилище документов в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии);
  • помещение не должно быть старым (ветхим), сырым, неотапливаемым, не отвечающим санитарно-гигиеническим требованиям;
  • помещение должно быть безопасным в пожарном отношении в соответствии со Специальными правилами пожарной безопасности государственных муниципальных архивов Российской Федерации (утв. приказом Минкультуры России от 12.01.2009 № 3), гарантированным от затопления, должно иметь запасной выход, в помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Обратите внимание!Не рекомендуется размещать хранилище документов в подвальных помещениях и на верхних этажах здания или переоборудовать под архив чердачные помещения

Конечно, исключения из правил могут быть: например, если подвал сухой и отапливаемый и имеется искусственная вентиляция, обеспечивающая двух- или трехкратный воздухообмен в час, а на верхних этажах может быть создан нормальный температурно-влажностный режим.

Особые требования предъявляются к электропроводке: она должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны располагаться вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Я работаю менеджером по персоналу. Не так давно в нашей организации отвели помещение под архив. Оборудовали его по всем нормам соответствующим образом. В следующем месяце наш руководитель предполагает ввести помещение в эксплуатацию. Подготовку поручил мне, а как правильно это сделать — я понятия не имею. Какова процедура ввода в эксплуатацию помещения, предназначенного для работы архива?

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после соответствующей экспертизы архив размещают в приспособленных зданиях или помещениях организации.

Такая экспертиза требуется для определения огнестойкости зданий или помещений, долговечности основных конструкций, а также прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем. Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется соответствующий акт.

Организация хранения документов в архиве

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

События хозяйственной жизни организации оформляются и учитываются в первичных, накопительных документах, отражаются в отчетности – налоговой, статистической, ведомственной. По мере накопления количества бумажных документов и отчетности встает вопрос об их хранении. Как хранить документы в архиве организации? Каковы сроки хранения документов? Как заключить договор со сторонним архивом и учесть архивные расходы в БУ? Всегда ли такая услуга носит возмездный характер? Об этом пойдет речь в настоящей статье.

Общие принципы организации архивного дела в России и сроки хранения документов

Работу с архивными документами регулирует ФЗ №125 от 22-10-04 г. Согласно ему архивы создают:

  • госорганы, органы местного самоуправления;
  • компании.

ФЗ вменяет им в обязанность обеспечить сохранность документации, в т.ч. касающейся списочного состава, в продолжение всего срока хранения (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения устанавливаются также ФЗ №125, рядом его статей. Упомянутые в тексте ФЗ списки с указанием сроков хранения документации издаются Росархивом, властными структурами, Банком РФ. Пример: приказ Минкультуры РФ №558 от 25-08-10 г., содержащий сводную информацию по срокам хранения. Относительно АО действует «Положение», в котором особо регламентированы порядок и продолжительность хранения документов Общества. Этот нормативный акт утвержден Постановлением №03-33/пс. ФКЦБ РФ от 16-07-03 г.

Сроки хранения документации БУ подчиняются ФЗ №402 от 06-12-11 г., НУ — НК РФ.

При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:

  1. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
  2. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
  3. Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
  4. Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
  5. Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
  6. Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
  7. Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
  8. Счета-фактуры – 4-летний срок.

Архив компании и сторонний архив

Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:

  • письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
  • описи в 3 экземплярах;
  • историческая справка компании (только при первом обращении);
  • справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.

Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.

Договор с архивом

Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:

  • как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
  • кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
  • кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
  • каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
  • в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

Учет затрат на хранение документов и регистров

Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:

  • оплату коммунальных услуг;
  • ремонт помещения;
  • арендные платежи, если здание арендуется организацией;
  • заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.
  • Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
  • Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
  • Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
  • Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
  • Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
  • Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.

Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:

  • Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
  • Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.

Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:

  • Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
  • Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
  • Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.

Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).

В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.

Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.

Памятка по обеспечению сохранности документов в организациях-источниках комплектования «Архива города»

Памятка разработана для оказания методической помощи специалистам, ответственным за ведение архива в организациях-источниках комплектования «Архива города», с учётом особенностей имеющихся помещений для хранения документов в организациях, в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации, и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), Основных правил работы архивов организаций (М., 2002).

В Памятке представлены основные требования по обеспечению сохранности документов в организациях-источниках комплектования.

Введение

  • организации и соблюдению определенных требований к помещению архива;
  • созданию оптимальных противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в помещении архива;
  • применению специальных средств хранения документов;
  • соблюдению мер по охране и защите документов при их транспортировке.

Требования к помещению архива

При отсутствии специального помещения архив организации размещается в приспособленном помещении в административном здании организации, после проведения его экспертизы.

Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания (помещения), долговечность его конструкций, наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем.

Не допускается размещение архива в ветхих деревянных постройках, в сырых основных, подвальных, чердачных помещениях.

Помещение архива должно быть гарантировано от затоплений, иметь запасной выход. В помещении не должно быть труб водоснабжения и канализации.

Противопожарный режим

Противопожарный режим регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами РФ в области пожарной безопасности.

Помещение должно быть безопасным в пожарном отношении. Электропроводка должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров, рубильники располагают вне помещений архива.

В средствах пожаротушения должны применяться нейтральные, безопасные для документов вещества. В помещении архива обязательно наличие порошкового огнетушителя или системы газового пожаротушения.

Охранный режим

Помещение архива должно быть оборудовано охранной сигнализацией. Наружные двери должны иметь металлическую облицовку, прочные запоры. На доступные извне окна устанавливаются запираемые, распашные наружу металлические решетки.

В рабочее время помещение должно быть закрыто на ключ. Один комплект ключей постоянно должен находиться в службе охраны организации, другой – у лица, ответственного за архив. Доступ в помещение архива должен быть строго ограничен.

Температурно-влажностный режим

  • температура 17–19°С;
  • относительная влажность воздуха 50–55%

В помещении архива с нерегулируемым климатом (без кондиционера) должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением рационального отопления, механических средств увлажнения и осушения воздуха (проветривание, влажная уборка и др.), для достижения нормативных значений.

Контроль за режимом осуществляется с помощью контрольно-измерительного прибора (психрометр, гигрометр и др.), который размещается вдали от отопительных и вентиляционных систем.

При наличии контрольно-измерительного прибора в помещении архива ведется журнал, где фиксируются показания прибора (приложение 1).

Измерения параметров производятся один – два раза в неделю.

Не допустимы резкие колебания температуры и влажности.

Санитарно-гигиенический режим

Помещение архива должно содержаться в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

  • регулярно проводить влажную уборку;
  • раз в год проводить обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения документов.

При проведении уборки применяемые средства, такие как вода и антисептики, не должны попадать на документы.

В помещении архива не допускается хранение посторонних предметов, использование пищевых продуктов.

При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещения.

Световой режим

Хранение документов осуществляется в темноте. Освещение в помещении архива может быть искусственным или естественным.

Для искусственного освещения должны применяться лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Естественное освещение допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах штор, жалюзи, защитных фильтров и др.

Защита документов от разрушающего действия света должна осуществляться при любых видах работы с документами.

Оборудование архива

Помещение архива оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами.

  • расстояние между стеллажами – 75 см;
  • расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
  • расстояние между полом и нижней полкой стеллажа – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.;
  • расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – 75 см;
  • расстояние между стеной и торцом стеллажа – 45 см.

Не допускается размещение оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

В качестве вспомогательного оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи.

Документы должны размещаться на стеллажах, в шкафах с использованием первичных средств хранения (коробки, папки, специальные футляры и др.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.

Документы постоянного хранения на бумажной основе размещают в картонных коробках, папках, документы временного хранения – в связках.

При большом объёме документов стеллажи, шкафы, полки в помещении архива нумеруются (сверху вниз, слева направо) и составляются постеллажные топографические указатели на каждый стеллаж (приложение 2). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Обеспечение сохранности документов при транспортировке (переезде)

Перемещение и транспортирование документов должны производиться с соблюдением требований, обеспечивающих их охрану, физическую сохранность, защиту от механических повреждений, действия света, осадков, высокой влажности.

Транспортные и упаковочные средства для перемещения и перевозки документов должны быть чистыми.

При перемещении документов в пределах здания необходимо предусматривать наиболее рациональные пути и средства транспортирования, исключая многократное перекладывание документов.

Транспортирование при внутригородских перевозках должно производиться в закрытых автомашинах в упакованном виде при плотной укладке документов, исключая их смещение и подвижки.

Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов

Форма карточки постеллажного топографического указателя

_______________________
(наименование организации)
Карточка постеллажного
топографического указателя
Стеллаж № ______________

Список использованной литературы

1. Инструкция по обеспечению температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов хранения документов в муниципальных архивах. Пермь, 2005 г.

2. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002 г.

3. Основные требования по обеспечению сохранности документов ГАФ СССР на бумажной основе. М., 1987 г.

4. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук. М., 2007 г.

Какие основные требования предъявляются к помещению архива?

· расположение хранилища в административном здании (нельзя размещать хранилище документов в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии);

· помещение не должно быть старым (ветхим), сырым, неотапливаемым, не отвечающим санитарно-гигиеническим требованиям;

· помещение должно быть безопасным в пожарном отношении в соответствии со Специальными правилами пожарной безопасности государственных муниципальных архивов Российской Федерации (утв. приказом Минкультуры России от 12.01.2009 № 3), гарантированным от затопления, должно иметь запасной выход, в помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Обратите внимание!Не рекомендуется размещать хранилище документов в подвальных помещениях и на верхних этажах здания или переоборудовать под архив чердачные помещения

Конечно, исключения из правил могут быть: например, если подвал сухой и отапливаемый и имеется искусственная вентиляция, обеспечивающая двух- или трехкратный воздухообмен в час, а на верхних этажах может быть создан нормальный температурно-влажностный режим.

Особые требования предъявляются к электропроводке: она должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны располагаться вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Я работаю менеджером по персоналу. Не так давно в нашей организации отвели помещение под архив. Оборудовали его по всем нормам соответствующим образом. В следующем месяце наш руководитель предполагает ввести помещение в эксплуатацию. Подготовку поручил мне, а как правильно это сделать — я понятия не имею. Какова процедура ввода в эксплуатацию помещения, предназначенного для работы архива?

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после соответствующей экспертизы архив размещают в приспособленных зданиях или помещениях организации.

Такая экспертиза требуется для определения огнестойкости зданий или помещений, долговечности основных конструкций, а также прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем. Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется соответствующий акт.

РЕЖИМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Одна из важнейших задач архива — обеспечение сохранности документов. С этой целью следует создать оптимальные условия их содержания. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Читайте также  Республиканский материнский капитал «Семья» в Саха
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector