Требования к оформлению служебных и деловых писем

Требования к оформлению служебных и деловых писем

Правила оформления служебных писем

Правила оформления служебных писем

Письма являются одним из самых распространенных способом обмена информацией. В обычной жизни и на работу без них уже нельзя обойтись. Прочитав эту статью, вы узнаете, что такое служебное письмо — правила оформления.

Служебное письмо — что такое? Письмами называются довольно разные по своему содержанию документы.

Они являются средством связи между различными структурами одной организации или разными компаниями во время их взаимодействия и работы.

Общие сведения

Определения

Письма — это бумаги, которые объединены в большую группу по способу их передачи, а именно почтой. На любом предприятии их насчитывается просто огромное количество. Они делятся на входящие и исходящие. В письмах может находится совершенно разная информация, например, приветствие, пожелание, поздравление, да и вообще всё, что угодно. По ГОСТу письма оформляются на специальных бланках формата А4.

СПРАВКА! Если письмо маленькое, имеющее не больше 7 строчек текста, то можно использовать формат А5.

На любом документе должна стоять дата, и на письме в том числе. Дата на письме пишется та, когда его подписали.

Правила оформления и рекомендации по составлению

Письмо составляется согласно определенной схеме.

  1. Сначала делается введение, в котором описаны причины и мотивы написания письма, а также факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
  2. После введения идёт доказательство. Здесь излагаются обоснования того, что описано в документе.
  3. Заключение является последней частью письма. В ней излагаются выводы, выдвигаются просьбы, предложения, требования.

Может быть такой вариант, что служебное письмо включает в себя только заключение без любых объяснений. Обычно все письма являются небольшими по объему и чаще всего занимают одну страницу.

Цель служебного письма

Правила оформления служебных писем

Каждое письмо имеют свою определенную цель, какой являются побудительные мотивы. Это означает, что содержание писем должно быть коротким, понятным, четким, не должно содержать ненужную лишнюю информацию.

Существуют правила оформления документа, которые нужно соблюдать. Конкретно служебное письмо должно быть посвящено какому-то одному вопросу. Такой подход значительно упрощает дальнейшую обработку всех писем и позволяет ускорить исполнение внутри компании.

Текст служебных писем должен быть изложен в третьем лице, в единственном числе. Например, «В следующем месяце университет планирует…». Подписывать любые служебные письма имеет право руководитель компании. Если он по какой-то причине отсутствует, то его полномочия на время передаются человеку, исполняющему его обязанности.

СПРАВКА! На сегодняшний день отправлять служебные письма можно не только обыкновенной почтой, но и по факсу, телеграфу, электронной почте. Понятно, что последний вариант является самым удобным и пользующимся популярностью в наше время.

Подробности

Требования к документу

Неважно, каким способом будет отправлен документ, он должен быть правильно оформлен и составлен. Правила оформления служебных писем несложные и все должны знать, как нужно писать этот документ.

Реквизиты письма

Служебное письмо является общим названием большой группы всех деловых документов, нужные для общения организаций между собой, а также с обычными гражданами.

Они должны содержать обязательные реквизиты, такие как:

  1. — дата;
  2. — номер письма;
  3. — если служебное письмо пишется в ответ на какой-то документ, то номер и дата этого документа должны быть указаны.;
  4. — заголовок текста, который должен быть в виде одной фразы.
  5. Важно, чтобы отдельные составные части реквизитов были написаны правильно. К ним относятся:
  6. — название предприятия, организации, компании;
  7. — структурное подразделение;
  8. — должность исполнителя, а также его фамилия и инициалы;
  9. — адрес получателя.

Образец написания можно найти в интернете.

ВАЖНО! Если письмо будет отправляться нескольким адресатам, то первым указывается адрес основного получателя, а потом остальных.

Классификация служебных писем

Классифицировать все служебные письма можно по разнообразным признакам. Они могут быть связаны с их содержанием, назначением, значимостью, статусом адресата, срочностью.

  1. Сопроводительное письмо.
  2. Письмо-запрос.
  3. Информационное письмо.
  4. Рекламное письмо.
  5. Гарантийное письмо.
  6. Претензионное письмо.
  7. Арбитражное письмо.
  8. Письмо-напоминание.
  9. Письмо-подтверждение.
  10. Письмо-просьба.
  11. Письмо-извещение.

Данная квалификация относится к самым универсальным. Ниже рассмотрим некоторые из этих видов немного подробнее.

Сопроводительные служебные письма

Предназначение сопроводительного письма в том, что с помощью этого документа получателя информируют о том, что к нему отправлены какие-то документы. Также в нем может быть что-то уточнено или разъяснено. Данное письмо не включает в себя адресную часть. Чаще всего сопроводительное письмо начинается со слов: «Сообщаем Вам…» или что-то подобное. Также там можно иметься и другая информация по поводу производственной или управленческой ситуации. К примеру, «В соответствии с договорённостям…». Такое письмо может содержать в своем тексте просьбы или пояснения по поводу тех документов, которые приложены к сопроводительном у письму.

СПРАВКА! Такое письмо должно быть оформлено на бланке. На нем обязательно должны быть реквизиты, а также отметка об имеющихся приложениях.

Письмо-приглашение

Требования к документу

Этот документ предназначен для того, чтобы пригласить адресата участвовать в каком-то мероприятии. Такое письмо может отправлять как конкретному человеку, так и компании.

Такие письма чаще всего начинаются со фраз «Приглашаем Вас на …» или что-то подобное. В приглашении должна указываться суть будущего мероприятия и указываться его дата и время проведения.

Служебное информационное письмо

Такое письмо является, пожалуй, самым распространенным. Их сутью является предоставление какой-то информации официального характера. В основном информационные письма очень похожи друг на друга и из рассылка осуществляется управленческими структурами в подведомственные организации. Информационные письма могут содержать отдельные законодательные положения, рекомендации и предложения. У этого вида писем могут дать приложения. Обычно такой документ занимает несколько страниц. Эти письма должны быть подписаны руководителем организации.

Рекламное письмо

По сути этот вид письма тоже является информационным, но он должен быть адресован конкретному человеку или компании. Оно содержит подробную информацию, описывающую товар или услугу. Цель этих писем предельно ясна и заключается в побуждении адресата купить рекламируемое.

Гарантийное письмо

Данный документ включает в себя обязательства или их подтверждение. Он должен быть адресован конкретному человеку или организации. Такие письма могут быть гарантом оплаты товаров, или аренды, или услуг, или сроков проведения работ. Гарантийное письмо должно быть подписано двумя лицами — директором и главным бухгалтером. Кроме того, оно должно быть завершено печатью.

Претензионное письмо

Этот тип письма ещё называется рекламационным. В нем в основном находится информация о несоответствиях. К примеру, товар не соответствует описанию, предоставленному в договоре. Такой документ имеет цель возместить убытки, которые имеют место быть при нарушениях норм, прописанных в договоре.

Рекламации в обязательном порядке должны быть оформлены письменно. У этого типа писем нет единой формы, однако есть обязательные к соблюдению элементы.

  1. Претензия должна содержать полный адрес компании, куда она направляется.
  2. В ней должны быть указаны основания, то есть ссылка на договор или гарантию.
  3. Перечислены конкретные требования, то есть что вы хотите получить (возврат денег или товара, или оценка).

СПРАВКА! Претензионное письмо отправляется адресату заказным письмом или письмом с уведомлением. Также к такому письму прикладываю все документы, которые свидетельствуют о правоте отправителя.

Письмо-запрос

Этот тип документа направляется адресату для получения официальной информации. Текст документа должен содержать четкое и конкретное обоснование необходимости получения данных. Это могут быть нормативные акты, ссылки на законы. Эти письма должны быть подписаны официально уполномоченным должностным лицом.

На письмо-запрос всегда должен быть отправлен письмо-ответ.

Письмо-напоминание

Этот вид писем применяется тогда, когда компания не выполняет свои функции, а только выступает посредником. Чаще всего такое письмо состоит из нескольких частей. В первой части идут ссылки на документ, в котором написаны обязательства. Вторая часть содержит просьбу выполнить какие-то действия.

Письмо-извещение

Этот документ дает информацию о событиях, мероприятиях. Такие письма рассылаются сразу многим компаниям или конкретным людям для того, чтобы они приняли участие в этом мероприятии. В таких письмах может содержаться информация не только о самом мероприятии, его дате и месте проведения, но и призыв к участию. Также такие письма могут содержать приложения, к примеру, анкету участника, а также программу мероприятия. В таких письмах адресат обычно не указывается, так как оно отправляется целому списку людей. Подпись на письме должна быть того человека, который ответственен за проведение мероприятия.

Заключение

В статье были описаны самые распространенные типы служебных писем, а также некоторые правила их написания. Как стало понятно из статьи, в написании служебных писем нет ничего сложного. Теперь вы с легкостью сможете написать любое служебное письмо, сделав это правильно.

Требования к оформлению служебных и деловых писем

5 Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Форма по ОКУД 0211151

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Делопроизводство. Оформление писем

Письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, пересылаемых по почте.

Служебные письма оформляются на бланке организации и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе, печать (при необходимости).

Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, это ускоряет его исполнение.

К тексту письма предъявляются следующие требования:

  • ясность, чёткость, краткость изложения;
  • обоснованные аргументы, полнота информации;
  • доброжелательный, вежливый тон;
  • последовательность изложения материала;
  • нейтральный тон письма;
  • использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.

При составлении любого письма необходимо намечать логическую схему его содержания. Датой письма является дата его отправления.

Делопроизводство: формы изложения текста

В переписке используются следующие формы изложения текста:

  • от первого лица единственного числа (прошу);
  • от первого лица множественного числа (просим);
  • от третьего лица единственного числа (организация просит);
  • от третьего лица множественного числа (трудовой коллектив просит).

К составлению писем предъявляются те же требования, что к составлению организационно-распорядительных документов, на основе ГОСТ Р.6-30 2003.

Делопроизводство: виды писем

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем:

  • письма-просьбы;
  • письма-запросы;
  • письма-предложения;
  • сопроводительные письма;
  • письма-подтверждения;
  • письма-извещения;
  • письма-напоминания;
  • письма-рекламации;
  • письма-приглашения.

Служебное письмо является носителем определённой информации и правовым документом.

Письмо-просьба. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в её исполнении. Такое письмо, как правило, начинается со слов:

  • Просим оказать содействие…
  • Просим принять участие…
  • Прошу довести до сведения…
  • Просим выслать в наш адрес…

Письмо-запрос. Такое письмо представляет собой обращение с просьбой дать подробную информацию о каких- либо данных или услугах. В письме используются такие выражения:

  • Просим представить…
  • Просим отразить следующие вопросы…
  • В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы…

Письмо-предложение представляет собой заявление о желании сотрудничать или заключить договор с указанием его конкретных условий. Используются такие выражения:

  • Прошу высказать Ваше мнение об участии…
  • Прошу Вас дать поручение разработать соглашение…
  • На Ваше рассмотрение предлагается соглашение…
  • Просим Вас выразить письменную поддержку…
  • Надеемся на плодотворное сотрудничество…

Сопроводительное письмо. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов (или материальных ценностей). Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

  • Направляем информацию…
  • Представляем на утверждение…
  • Посылаем литературу…
  • Высылаем план…

Гарантийное письмо. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определённых обещаний или условий и может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Гарантийное письмо, как правило, заверяется печатью. Гарантийное письмо может содержать следующие фразы:

  • Оплату гарантируем…
  • Качество услуг гарантируем…
  • Профсоюзная организация гарантирует…

Письмо-подтверждение. Такие письма направляются для подтверждения получения документов и материалов. Например: писем, факсов и т.д. Ключевым словом в таком письме является слово: «Подтверждаем», и может заканчиваться просьбой, предложением, замечанием или указанием.

Письма-подтверждения начинают так:

  • Подтверждаем…
  • Профсоюзная организация подтверждает…
  • С благодарностью подтверждаем…

Письмо-извещение. В таком письме что-либо сообщается или подтверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинается со слов: «Сообщаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и др.

Письмо-напоминание следует направлять когда не удаётся с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Такое письмо состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевым словом в таком письме является слово: «Напомнить».

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

  • Напоминаем, что…
  • Напоминаем Вам, что…

Письмо-рекламация – это документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков.

Рекламация должна содержать следующие данные:

  • основания для предъявления претензий;
  • доказательства – ссылки на какие-либо акты или документы;
  • конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламации предъявляются в письменном виде, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон и в определённый срок.

Письмо-приглашение может адресоваться конкретному лицу или нескольким лицам. Оно может начинаться словами:

  • Просим принять участие…
  • Профсоюзный комитет приглашает…
  • Приглашаем…
  • Просим направить представителя…
  • Приглашаем Вас на семинар…

Наиболее часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем следующие:

  • дублирование другого, уже стандартизированного документа;
  • указание наименования организации рядом с должностью лица, подписавшего письмо;
  • не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма.

Пример письма с изложением от первого лица единственного числа:

Уважаемая Татьяна Петровна!

Искренне поздравляю Вас с избранием председателем профсоюзной организации Свердловского района.

Надеюсь, что Ваш опыт и высокая профессиональная подготовка послужит дальнейшему укреплению вашей профсоюзной организации.

Рассчитываю на дальнейшее сотрудничество.

Пример письма с изложением от первого лица множественного числа.

Уважаемая Елена Михайловна!

Сообщаем Вам, что во исполнение постановления Президиума крайкома профсоюза от 05.03.2014 «Об усилении работы по мотивации профсоюзного членства» профсоюзным комитетом разработаны и осуществлены меры по усилению мотивации профсоюзного членства.

1.Выпускается для членов профсоюзной организации настольная книга председателя первичной профсоюзной организации.

2.Постановления профсоюзного комитета рассылаются по электронной почте в институты и на факультеты.

3.Информация о работе профсоюзной организации помещается в газете «Реальное будущее».

Просим извинить за задержку информации.

Председатель Н.А. Налимова

Пример письма с изложением от третьего лица единственного числа

Председателям профбюро факультетов

Профсоюзный комитет информирует, что во исполнение решения к5онференции трудового коллектива от 15.12.2014 « О выполнении коллективного договора за 2014 год» доклад председателя первичной профсоюзной организации опубликован в виде брошюры.

Читайте также  Можно ли отказаться от российского гражданства, если не

Профсоюзный комитет просить довести до сведения членов профсоюзной организации содержание данного доклада.

Председатель Е.Н. Белова

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Правила официального письма: рассматриваем особенности деловой переписки

В современном мире, в круговороте постоянных дел и забот не всегда найдется время для организации личного приема. Официальные письма или деловое общение призваны решить многие задачи сотрудничества с различными организациями и предприятиями. Если при этом использовать основные правила деловой переписки, то есть возможность развития успешного сотрудничества. В случае пренебрежения порядком составления официального письма появляется вероятность потери потенциального заказчика или партнера. Официальная деловая переписка ведется по определенным правилам и принципам, в ней важна форма и манеры подачи информации. Давайте разберемся с этим вопросом. Наверняка такие знания будут полезны для многих.

Правильно составленное деловое письмо – первый шаг к успешным взаимоотношениям и сотрудничеству

Общие правила делового общения в переписке достаточно просты. Изучить их и применять на практике несложно.

Для начала стоит сформировать вид делового письма. Это может быть сопроводительное или гарантийное письмо, напоминание или уведомление. Сообщение может носить претензионный характер, а возможно, на письмо предполагается дать ответ.

Важно обусловить уровень доступности для получателя. Ограничитесь ли вы только одним письмом, или, возможно, придется отправлять несколько уточняющих писем? Это нужно решить заранее. Необходимо определить степень важности: срочное письмо следует отправить заказным или же по электронной почте.

Существует стандарт ведения и оформления деловой переписки. В деловой среде при формировании писем учитывают ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В каждом официальном письме должно быть:

  • имя отправителя (название организации);
  • дата составления;
  • имя получателя с указанием определенного лица к получению;
  • вводное начало, приветствие;
  • вопрос и цель письма;
  • суть обращения;
  • вежливое завершение;
  • личная подпись отправителя;
  • перечисление приложений, список копий документов.

При деловой электронной переписке или составлении письма на бумажном носителе лучше воспользоваться программой Microsoft Word. Как правило, используется шрифт Times New Roman, кегль 12-14п., одинарный или двойной межстрочный интервал, нумерация располагается внизу с правой стороны. Реквизиты набирают через один межстрочный интервал.

Документы, отправляемые в напечатанном виде от имени предприятий, следует использовать исключительно на фирменном бланке, с указанием реквизитов. Оформляйте фирменный бланк с повышенным вниманием, так как это является визитной карточкой компании. Этим знанием должен обладать каждый сотрудник офиса.

Согласно деловой этике, международная переписка предполагает создание письма на языке получателя. Английский язык наиболее приоритетный в официальных отношениях.

Немаловажный момент – официальная интонация переписки. Всегда следует приступать с обращения «Уважаемый + ФИО», «Дорогой + ФИО», «Начальнику цеха + ФИО». Не допустимы сокращения, например, уважаемый как ув., начальник цеха как нач. цеха. Следует обращаться исключительно на Вы. Использование «ты» по этикету и правилам деловой переписки запрещено. Завершать переписку следует словами благодарности за партнерство. Обычно это слова «С уважением, должность, ФИО» или «Искренне Ваш, должность, ФИО».

Подбирайте внимательно слова, не употребляйте двусмысленные фразы, профессиональные термины, пишите просто и лаконично. Делите суть письма на смысловые части, чтобы его нетрудно было читать. Существует правило: первая и последняя часть содержит не более 4 печатных строк, а середина – не более 8.

Время ответа: на письменный запрос составляет 10 дней после регистрации письма, на электронные или по факсу – 48 часов, без учета выходных.

Как вести переписку внутри компании?

Внутри фирмы между сотрудниками также осуществляется общение, оно выделяется облегченной степенью письма, нежели официальная переписка со сторонними компаниями. Смысл общения между коллегами может быть различный, но также подчиняется определенным правилам.

Основные правила переписки внутри компании:

  • писать строго по делу и коротко;
  • обязательно указывать дату;
  • использовать вежливое завершение и подпись.

Классическим примером является поздравительное письмо от лица директора или сотрудников офиса, написанное для именинника или успешному сотруднику за отличную работу. При рассмотрении проектов внутри организации переписка содержит только некоторые части служебного письма: обязательно обозначение темы, приветствие, лаконичное изложение смысла, формула вежливости и печать. Следует знать, что характер и стандарт письма выбирается по степени официального общения и вида материала, который доносится до получателя.

В официальной переписке важно быть внимательным. В деловом общении в принципе большую роль играет внимание, способность концентрироваться на задачах, выделять главное. Развить эти навыки помогут тренажеры для мозга. Улучшайте способности мозга каждый день и повышайте продуктивность вместе с Викиум.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector