Табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП: пошаговая

Табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП: пошаговая

В чем разница между документами «Табель» и «Табель учета рабочего времени» в 1С: ЗУП ред. 3.1?

В программе 1С: Зарплата и управление персоналом табель представлен в двух видах: просто «Табель» и «Табель учета рабочего времени». Не только у новичков, но и у вполне уверенных и давно работающих пользователей возникают вопросы: почему в программе два табеля? Чем они отличаются друг от друга? Более того, часто при формировании просто «Табеля» документ выходит пустой, что еще больше заводит сотрудника в тупик. В каких случаях заполняется документ «Табель», а в каких достаточно сформировать привычный нам отчет «Табель учета рабочего времени», рассмотрим в данной публикации.

Итак, где же находятся эти загадочные табели в 1С: ЗУП?

• в разделе «Зарплата» — подраздел «Учет рабочего времени» — «Табели»;

• в разделе «Зарплата»- «Отчеты по зарплате» — «Табель учета рабочего времени».

В первом варианте «Табель» — это документ, с помощью которого фиксируется отработанное время, а во втором варианте «Табель учета рабочего времени» – это отчет, который отражает отработанное время сотрудником, на основании введенных в программу данных.

Вопрос работы с табелем уже рассматривался в статье «Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С?», на примере старой версии 1С: ЗУП ред. 2.5. Теоретические аспекты темы не изменились, но изменились разделы и интерфейс программы, что вызывает затруднения пользователей.

Рассмотрим вопрос «табеля» на примере 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1.

Напомним, что для учета отработанного времени может применяться два способа:

Первый вариант – это метод отклонений: когда пользователь вводит документы, фиксирующие отклонение от заданного сотруднику графика работы – это могут отгулы, неявки, отпуска, больничные и т.п. Если таких документов нет, то предполагается, что сотрудник отработал все обусловленное графиком работы время.

Второй вариант – метод сплошной регистрации: когда сотруднику вводятся не только документы отсутствия на работе, но и отмечаются его явки. Например, на предприятии действует пропускная система, и при входе на работу данный факт фиксируется. Или при сменном графике работы сотрудники меняются сменами. В этом случае также вносятся изменения в табель.

Остановимся на этих вариантах подробнее.

Отчет «Табель учета рабочего времени»

Шаг 1. Обратимся к разделу «Отчеты по зарплате».

Шаг 2. В разделе «Учет рабочего времени» перейдите по гиперссылке «Табель учета рабочего времени (Т-13)».

Шаг 3. Сформируем отчет за декабрь 2020 года по сотруднику Галкин В.Г.

Программа автоматически заполнила табель данными о работе сотрудника.

Из табеля видно, что сотрудник Галкин В.Г. отработал в декабре 2020 года 11 рабочих дней и в табеле отражены количество дней неявок:

• Невыход 1 день – 14 декабря Галкину В.Г. был предоставлен отгул — НВ;

• Больничный 8 дней – с 17 по 24 декабря в табеле отмечено Б;

• Отпуск, приходящийся на декабрь месяц – 7 дней – с 25 по 31 декабря 2020 года.

Откуда программа 1С все знает?

Предварительно, перед начислением зарплаты, пользователь фиксирует отклонения по сотрудникам путем ввода соответствующих документов.

Шаг 4. Откройте журнал «Все начисления» раздела «Зарплата». Установите отбор по сотруднику Галкин В.Г.

Из документов, фиксирующих отклонения, по сотруднику введены:

Именно эти документы и отразили дни отсутствия сотрудника Галкин В.Г. на рабочем месте и сделали соответствующие записи в «Табель учета рабочего времени». В остальные дни зафиксирована явка – «Я».

Информация о днях явки и отработанном времени берется из графика работы сотрудника, назначенного кадровым приказом. Он может назначаться и изменяться следующими документами:

• «Приказ о приеме на работу»;

• «Кадровый перевод списком»;

• «Изменение графика работы списком».

Графики сотрудников «Пятидневка» и «Шестидневка» заполняются на основании производственного календаря, подробнее о котором была статья.

Пользователь может вводить и свои индивидуальные графики работы, задавая произвольно выходные дни и создавая смены работы. При заполнении графика используются данные о выходных и праздничных днях из производственного календаря.

О создании графиков мы упоминали в публикации «График суммированного учета рабочего времени в 1С: ЗУП ред. 3.1». Если у сотрудника меняются условия работы, это отражается вводом «Индивидуального графика» в разделе «Зарплата» — «Учет рабочего времени».

Приоритет «Индивидуального графика» выше основного, заданного у сотрудника.

Так, на основании перечисленных данных программы, заполняется «Табель учета рабочего времени».

Для формирования табеля-отчета необходимо ввести документы-отклонения (при их наличии) и выполнить начисление зарплаты. Без начисления зарплаты, при отсутствии отклонений табель не сформируется и отчет будет пустой.

В случае, если введены лишь документы отклонения (отпуск, больничный и т.п.), и зарплата не начислена – не введен документ «Начисление зарплаты и взносов», дни явки также в отчете «Табель учета рабочего времени» проставлены не будут, пока пользователь не отразит начисление зарплаты.

Перейдем к другому «Табелю» — табелю-документу.

Документ «Табель»

Сразу оговорюсь, что для сотрудников, которые работают по «обычному» графику – пятидневка, шестидневка или определенный сменный график, табель не вводится. Документ табель вводится для фиксации отработанных дней при повременной оплате, при использовании на предприятии контроля явки сотрудников, при плавающем изменении графика работы, которое невозможно урегулировать обычным графиком.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Зарплата» — подраздел «Учет рабочего времени» — «Табели».

Шаг 2. Создайте новый документ «Табель» — кнопка «Создать».

Шаг 3. Указав месяц, подберем сотрудника Белкина Т.Е. По ее установленному графику она работает «сутки-через двое».

У сотрудника может быть задан основной график пятидневка, а заработная плата считаться исходя из фактически отработанного времени, согласно табеля. В этом случае в документе «Табель» фиксируется фактически отработанное время.

В нашем примере, Белкина Т.Е. поменялась сменами с другим сотрудником и вышла не в свою смену, о чем в табеле сделана отметка о дате ее выхода. Изменим заполненные автоматически данные.

В табеле может указываться несколько видов рабочего времени, что задается в самом графике работы сотрудника. В нашем примере у Белкиной Т.Е. зафиксированы дневные – «Я» и ночные – «Н» часы работы.

При изменении данных табеля пользователь может столкнуться с «проблемой» — программа при попытке изменения данных выдаст сообщение – «Вид времени Явка не совпадает с плановыми данными Выходные дни». Пользователь встанет в тупик… «Что же делать?»

В нашем примере, мы хотели изменить данные – Белкина Т.Е. вышла на работу 3 декабря, вместо 4, поменявшись с другим сотрудником.

Все дело в настройке программы.

Шаг 4. Перейдите в раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты».

Шаг 5. По гиперссылке «Прочие настройки расчета зарплаты», в открывшемся окне найдите пункт «Проверять соответствие фактического времени плановому» и снимите галочку.

Программа даст возможность вносить изменения в табеле.

Предварительно начисленная зарплата без изменения табеля, исходя из планового графика работы, отражала сумму начисления за 11 смен, определяя ее часовую ставку, от оклада, заданного в качестве нормы расчета при приеме на работу. Исходя из этих данных определяется и часовая ставка.

Шаг 6. Перенесем отработанный день Белкиной Т.Е. с 4 декабря на 3 декабря. И для примера изменения, добавим еще один рабочий день, т.е. Белкина отработала еще одну дополнительную смену 5-го декабря.

В результате дополнительной смены, отраженной в табеле у нее за месяц, получилось 12 смен (вместо положенных по ее сменному графику 11).

Шаг 7. Пересчитайте сотрудника Белкина Т.Е. в документе «Начисление зарплаты и взносов». Внесенные в табеле данные об изменении рабочего времени отразились в начислении. Зарплата начислена за 12 отработанных смен, согласно табеля.

Вот так, с помощью документа «Табель» фиксируется отработанное сотрудниками время.

Следует помнить, что при вводе документа «Табель» он имеет более высокий приоритет при подсчете отработанного времени над графиками работы сотрудника, т.е. если введен табель, а после этого вносятся изменения в данные для расчета заработной платы (отпуск, больничный, прогул и т.д.), следует отражать эти изменения в табеле, иначе заработная плата может быть начислена по неверным первичным данным.

Вернемся к документу «Табель».

Шаг 8. Нажмите кнопку печати – изображение принтера и надпись: «Т-13».

Пользователь может распечатать унифицированную форму №Т-13, непосредственно из созданного документа.

Обратите внимание на кнопку-скрепку – «Прикрепить файлы».

Шаг 9. Нажмите кнопку и в открывшемся окне, с помощью команды «Добавить» — «Файл с диска…» вы можете прикрепить отсканированный вариант заполненного специалистом табеля или в виде документа любого формата.

Почему табель в 1С: ЗУП пустой?

При работе с табелем и начислением зарплаты в 1С, пользователи периодически сталкиваются с ситуацией, когда «Табель» не заполняется или документ «Начисление зарплаты» не отражает отработанные дни. Такие ситуации настолько редко возникают, что пользователь забывает о причине проблемы – заполнении графиков работы на новый год.

С таким вопросом чаще всего пользователи обращаются в январе, в начале нового года.

Графики работы заполняются по заданному алгоритму на год. Конечно, пользователь может заранее «прощёлкать» года и заполнить их наперед. Но если вы этого не делали, то проверьте, заполнены ли они на текущий год, когда вы начисляете зарплату.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Настройка» — «Графики работы сотрудников».

Шаг 2. Откройте каждый используемый график и проверьте его заполнение.

Шаг 3. Переключите год и, если график не заполнен, нажмите кнопку «Заполнить».

После заполнения графиков работы, проблем с табелями и начислением зарплаты не возникнет.

Если у вас остались вопросы, задавайте в комментариях и обращайтесь за консультациями. Наши специалисты помогут Вам.

Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП: где найти и как его заполнить

В табеле используются буквенные обозначения из справочника видов времени и соответствующее количество часов (Я 8, Н 2, С 4 и т.п). Если необходимо указать несколько видов времени (явка, ночные, вечерние часы), то каждый вид указывается на отдельной строке. Количество таких строк задается переключателем.

Для возможности корректировки Табеля относительно графика надо проверить, чтобы в настройках программы 1С ЗУП 3 не был установлен флажок «Проверять соответствие фактического времени плановому»:

Расчет зарплаты в разделе Настройка

Например, для ситуаций, когда у сотрудника выходной день по графику, а по факту оказался рабочим – с установленным флажком программа такой табель не проведет:

флажок для возможности корректировки Табеля

Как заполнить документ Табель в 1С ЗУП

Для обычной 5 дневной недели документом Табель пользоваться не рекомендуется, в таких случаях программа хорошо учитывает методом отклонения.

Изучим на примере, когда можно использовать документ Табель в 1С 8.3 ЗУП.

Например, сотрудница, находящаяся на графике пятидневки, по производственной необходимости работала в ночное время.

Для регистрации времени такой работы воспользуемся документом Табель. Находится он в разделе Зарплата – Учет времени – Табель:

документ Табель в интерфейсе 1С ЗУП

Создаем новый Табель, где указываем сотрудницу. По умолчанию программа 1С 8.3 ЗУП заполняет табель по графику сотрудника:

создание документа Табель

Например, 5 апреля сотрудница отработала 2 ночных часа.

При внесении информации по коду отработанного времени 1С ЗУП сразу предлагает нужные варианты. Выбираем необходимый:

выбор отклонения от графика

Отработанное время по коду отразилось в Табеле:

регистрация работы в ночное время

Проводим документ. Смотрим расчет заработной платы за этот период по сотруднице. Автоматически программа начисляет доплату за ночные часы:

расчет заработной платы

Использовать документ Табель для корректировки времени по каким-либо неявкам в 1С 8.3 ЗУП категорически не рекомендуется. Для неявок необходимо вводить документы по регистрации отклонений.

Табель имеет приоритет перед другими документами учета отработанного времени. Поэтому, если ввели документ Табель, а после внесли изменения в данные для расчета зарплаты, то необходимо внести эти изменения в табеле. Иначе зарплата может посчитаться по неверным данным.

Печать формы Т-13

Так же в конфигурации для получения печатной формы Т-13, для просмотра времени, отработанного сотрудником, есть возможность воспользоваться отчетом Табель учета рабочего времени. Раздел Зарплата – Отчеты по зарплате:

Отчеты по зарплате в разделе Зарплата

Выбираем Табель учета рабочего времени:

Табель учета рабочего времени Т-13 в интерфейсе 1С

Формируется табель по форме Т-13 для просмотра времени, отработанного сотрудником:

пример заполнения Табеля учета рабочего времени Т-13

На сайте ПРOФБУХ8 Вы можете посмотреть другие наши бесплатные статьи и материалы по конфигурации 1C 8.3 (8.2) ЗУП. Полный список наших предложений: https://profbuh8.ru/katalog/.

Более подробно о применении документа “Табель” в 1С ЗУП смотрите в нашем видео:

Табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП: пошаговая

К сожалению, типовая редакция бухгалтерии не позволяет формировать табели рабочего времени. Данная обработка исправляет этот недостаток.

Возможности обработки «Табель учета рабочего времени»:

  • Автоматическое заполнение списка работающих сотрудников;
  • Автоматический расчет часов по производственному календарю из конфигурации;
  • Изменение ставки рабочего времени (от 0 до 1);
  • Сохранение заполненных табелей на диск;
  • Печатная форма Т-13.

Для 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0 такси)

Табель рабочего времени для 1С 8.3 (редакция 3.0)

Внимание! Если при использовании табеля появляется ошибка и он не работает, это значит, что у вас не заполнен производственный календарь. О том как его заполнить читайте здесь.

Ещё дополнение! Эта версия табеля актуальна на ВСЕ ГОДА. Вам просто нужно каждый год заново заполнять производственный календарь. О том как его заполнить читайте здесь.

Скачать для тройки

Важно#1! Если при открытии обработки возникнет ошибка «Нарушение прав доступа» — здесь инструкция о том, что нужно делать.

Важно#2! При возникновении любой другой ошибки после открытия или в процессе работы обработки — следуйте вот этим шагам.

С уважением,
Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).

Для 1С:Бухгалтерия 8.2 (редакция 2.0)

Форма табеля рабочего времени 1С Бухгалтерия 8

Печатная форма табеля рабочего времени 1С Бухгалтерия 8

Внимание! Если при использовании табеля появляется ошибка «Индекс находится за границами массива», это значит, что у вас не заполнен производственный календарь. О том как его заполнить читайте здесь.

Ещё дополнение! Эта версия табеля актуальна на ВСЕ ГОДА. Вам просто нужно каждый год заново заполнять производственный календарь. О том как его заполнить читайте здесь.

Скачать для двойки

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).

Владимир Милькин

Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Как отразить в 1С ЗУП рабочее время?

Для отражения в 1С ЗУП рабочего времени фактически отработанном сотрудниками организации вплоть до дней и часов предназначен отчет «Табель учета рабочего времени» по унифицированной форме Т-13, он может быть сформирован из списка отчетов раздела Зарплата, либо может быть использована аналогичная ему форма для печати, формируемая из документа «Табель». Заполненный табель служит основанием для расчета оплаты труда.

Данные отчет учитывает графики работы сотрудников (как общеустановленные, так и индивидуальные), все документы, фиксирующие отсутствия сотрудника на рабочем месте, документы, регистрирующие дополнительное рабочее время («Работа в выходные и праздники», «Работа сверхурочно») и документ «Табель». При этом документ «Табель» имеет наивысший приоритет, и если на предприятии принято в автоматизированной системе 1С формировать документ «Табель», то отчет строится исходя из зафиксированного с помощью этого документом времени.

Перед тем как перейти к работе самого отчета рассмотрим справочники и документы, влияющие на его формирование.

 Справочник «Графики работы сотрудников». Он содержит все виды графики, которые могут быть использованы для работников организации, например пятидневка или сменный график два через два. График работы назначается работнику в кадровых документах, таких как «Прием на работу», «Восстановление в должности» и т.п. Увидеть какой именно график назначен сотруднику можно перейдя в его карточку.

 Для временного изменения установленного для сотрудника рабочего графика используется документ «Индивидуальный график», он создается на месяц, его приоритет выше чем у основного графика, заданного в карточке сотрудника.

 Для расчета реального времени применяются документы, фиксирующие фактическое время работы или наоборот, отклонение от этого времени.

Рассмотрим две основные методики учета в 1С ЗУП рабочего времени:

«Метод отклонений». При расчете фактического времени работы за основу берется график работы сотрудника, все отклонения от него фиксируются отдельными документами. К ним относятся те, которые отражают неявки работника, например, «Отгул», и те, которые фиксируют факт переработки, например, «Работа в выходные и праздники».

В этом случае в оформления документа «Табель» нет необходимости, все время будут учтено в отчете «Табель учета рабочего времени».

При формировании данного отчета необходимо указать период отражения данных и Организацию. Так же, если на предприятии принято формировать табель на каждое подразделение отдельно, то в настройках отчета дополнительно можно установить отбор по подразделению.

Формирование отчета выполняется по команде «Сформировать» Печатная форма выводится по команде «Печать результата отчета».

По введенным данным начисляется заработная плата.

Второй метод — метод «сплошной регистрации» предполагает регистрирование фактического времени работы с помощью документа «Табель». Ввод плановых данных (из графиков) в табличную часть документа выполняется по команде «Заполнить».

Изменение полученного графика выполняется вручную путем редактирования значений ячейки в специальном окне, открываемом при двойном щелчке мыши.

В этом случае получить форму Т-13 можно сразу из документа, нажав кнопку печати «Т-13».

Читайте также  Образец приказа о перерасчете заработной платы
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector