Справки Виды справок, порядок их составления

Справки Виды справок, порядок их составления

Справки

Справка представляет собой документ, подтверждающий тот или иной факт или событие. Как правило, она фиксирует информацию, касающуюся основной деятельности организации. В справке могут фигурировать служебные сведения, биографические данные.

Справка формируется при наличии соответствующего запроса от вышестоящих сотрудников или внешних пользователей (организации, партнеры, госорганы). Предоставляется она заинтересованному лицу. Основная функция документа – подтверждение неких данных.

Разновидности

Существует 2 основных вида документа: внешние и внутренние. Первые предназначаются для внешнего использования. Внешние пользователи – это лица, не являющиеся сотрудниками организации. К примеру, это компании-контрагенты, представители госорганов. Внутренние справки – это бумаги, предназначенные для внутренних пользователей. Как правило, это руководящий состав компании.

От вида справки зависит ее оформление. Если это внешняя бумага, для ее заполнения следует использовать общий бланк компании. Если же это внутренний документ, для его оформления потребуется стандартный лист. Составление справки, в этом случае, практически аналогично составлению докладной записки.

На справках внешнего типа ставится подпись руководителя или его зама. Если это финансовый документ, актуальна подпись главбуха. Желательно также поставить печать. На внутренних справках обычно ставит свою роспись менеджер подразделения или же непосредственно составитель.

Справки также подразделяются на служебные и личные. Рассмотрим их особенности:

  • Служебная. В документе содержатся данные об основной деятельности компании. К примеру, справка может касаться численности сотрудников, исполнения плана.
  • Личная. В документе содержатся биографические или служебные данные. Обычно такая справка запрашивается частными лицами.

Распространенный вид служебной справки – сводки. Представлены они, как правило, в форме таблицы.

Если это справка личного характера, для ее заполнения потребуется лист А5. На документе ставят подписи 2 сотрудника. К примеру, это может быть руководитель компании и главбух. Бумага заверяется печатью.

Особенности составления справки

Справка подразделяется на несколько частей:

  • Заголовок к содержанию справки (прописывается в формате: «Справка о чем-либо…»).
  • Основной текст справки. Состоит из 2 частей. Сначала нужно указать основания к составлению документа, а затем – зафиксировать данные, относящиеся к сути вопроса.

Справка может содержать таблицы и прочие элементы систематизации.

В документе, вне зависимости от его типа, должны быть обязательные реквизиты:

  • Название компании.
  • Указание получателя.
  • Место составления.
  • Подпись и печать.

Печать требуется не во всех случаях. В частности, она актуальна для справки биографического характера.

Содержание служебной справки включает в себя факты и события, которые стали причиной заполнения документа. Разрешается ссылаться на другие документы, которые подробнее раскрывают суть рассматриваемой проблемы. К примеру, это могут быть приказы, распоряжения, планы деятельности.

Есть свои нюансы заполнения справок, составляемых по результатам проверок. В документе отражается эта информация:

  • Предмет проверки.
  • Причины и цели контрольных мероприятий.
  • Факты, установленные в ходе проверки.
  • Найденные нарушения.
  • Положительные аспекты.
  • ФИО должностных лиц.

Личные справки запрашиваются для подтверждения какого-либо факта, касающегося сотрудника. К примеру, это может быть факт трудоустройства, размер ЗП, трудовой стаж.

Особенности составления архивных справок

Учреждения должны выдавать по запросу выписки из архивов. К примеру, эти выписки могут касаться ЗП, стажа работы, должности. Архивная справка представляет собой документ с положениями, подтверждающими какие-либо архивные сведения. Для ее оформления используются офисные бланки. Содержание бумаги:

  • Название архивного документа.
  • Дата его составления.
  • Регистрационные индексы.

Архивные справки формируются на основании документов, взятых из архива. Для выписки подходят только подлинники или копии, которые были заверены у нотариуса. Справка должна быть подписана специалистом, ответственным за работу с архивом.

Правила оформления справок

В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.

Когда нужно оформить именно справку?

Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки — описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события «из жизни» организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:

  • внутренней или
  • внешней.

В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто «предоставляет» информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т.п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа «СПРАВКА», кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО «Каравелла» И.И. Иванову, то хотя бы в общем, например Директорам филиалов ЗАО «Каравелла»). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:

  • структура текста и стиль изложения;
  • подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера — главного бухгалтера;
  • обязательная регистрация.

Правильно оформляем реквизиты

Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.

Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (в правом верхнем углу). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица — после.

Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо.

Пример 2. Адресатом является организация.

Пример 3. Адресатом является физическое лицо.

Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита «Адресат» пишется:

Пример 4. Если адресат справки неизвестен.

Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос «о чем?»/»о ком?», являясь как бы продолжением к слову «СПРАВКА». Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет «О техническом состоянии помещения», во втором — «О несчастных случаях на производстве» (см. отметку 3 в примере 7).

Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки.

Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: «В ответ на ваше письмо от 31.10.2013 N 324. «.

Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами «Сообщаем вам. « или «Доводим до вашего сведения, что. «. Конечно, ошибки в этом нет. Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. Сравните:

  • «Доводим до вашего сведения, что по состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены» и
  • «По состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены».

То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции «Дана Иванову И.И. в том, что. «.

Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше (и загромождать лишним придаточным предложением)? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова «что».

Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально.

Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003:

Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Пример 5. Отметка о наличии приложений

Подписывают справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности.

Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер (пример 6).

Отметка об исполнителе может оформляться на справке. Ее наличие поможет получателю документа быстрее добраться до компетентного человека, если потребуются какие-либо уточнения или иные контакты после получения справки. Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя. В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты. См. пример 9.

Ставить ли печать на справку?

Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации. Лучше всего, если ответ на него содержится в локальном положении об использовании печатей и штампов.

Сослаться на какой-либо нормативный документ, обязывающий коммерческую организацию заверять печатью справки или служебные письма, нельзя: его просто не существует. На выручку приходит ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25 которого гласит следующее.

Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Таким образом, печать ставится, например, на справки о заработной плате работников (см. пример 9) или на справки, подтверждающие полномочия должностного лица.

Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком.

Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии (проще говоря, скана) исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе. Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно. Настоятельно просим обратить на это внимание. Тогда, например, в поле электронного журнала, где должна быть гиперссылка на копию письма, просто напишите слово «Конфиденциально».

Когда в тексте документа описываются какие-то сведения или факты, результаты какого-то процесса, которые еще могут измениться, то важно сразу оговаривать, по данным на какую дату ситуация выглядит так, как вы описываете. Например, «по данным на 01.11.2013 оплата по договору от 10.06.2013 N 779 не поступала». Ведь деньги могут быть зачислены уже на следующий день после составления справки, и даже если к этому моменту справка с такой информацией уже вышла за стены выдавшей ее организации и поступила к адресату позже, то указанные в ней сведения останутся корректными. Можно уповать на то, что в документе есть регистрационный номер и дата его создания, и люди, рассуждающие логически, понимают, что вся указанная в нем информация актуальна на дату создания/подписания/регистрации документа <1>. Но помните: не все рассуждают логически — в потенциально конфликтных ситуациях нужно быть предельно внимательными к формулировкам и включать «защиту от дурака».

<1> Кстати, по этой причине некоторые справки имеют силу только определенный срок с даты их выдачи. Обычно его устанавливает организация, запрашивающая сведения (т.е. получающая справку).

Образцы справок

Покажем примеры оформления различных справок, из которых вы сможете позаимствовать формулировки и способы оформления реквизитов. Все приведенные далее образцы справок — внешние, т.е. выданы для предоставления в другие организации.

Если ваша справка является ответом на запрос другой организации, то в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: «В ответ на ваше письмо от 11.11.2013 N 39. «. Если же на инициативное письмо-запрос вы решили написать ответное письмо, то данные инициативного документа указываются в специально предусмотренном реквизите бланка письма, который располагается сразу под строкой с исходящим номером и датой вашего письма — тогда в тексте документа эту информацию дублировать не стоит. Мы показали оба варианта — см. примеры 6 и 7, в них цифрой 1 отмечена ссылка на инициативный документ.

Пример 6. Ответ на запрос о причинах приостановления работ в форме письма.

Пример 7. Справка, направляемая по запросу государственной организации.

Далее в примерах 8 и 9 представлены справки, выдаваемые по запросам персонала компаний. Так, справка о совместительстве нужна для того, чтобы на основном месте работы сотруднику внесли в трудовую книжку запись о работе по совместительству. А справка с указанием средней заработной платы и подтверждением занятости человека требуется для оформления виз во многие страны и обычно очень востребована в сезон отпусков.

Пример 8. Справка о совместительстве.

Пример 9. Справка о занятости и среднем ежемесячном доходе работника.

Приложение. Порядок выдачи медицинскими организациями справок и медицинских заключений

1. Настоящий Порядок устанавливает правила выдачи медицинскими организациями справок и медицинских заключений.

2. Справки и медицинские заключения выдаются гражданам при их личном обращении за получением указанных документов в медицинскую организацию при предъявлении документа, удостоверяющего личность:

для граждан Российской Федерации в возрасте четырнадцати лет и старше — паспорт гражданина Российской Федерации или временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации, выдаваемое на период оформления паспорта;

для лиц, имеющих право на медицинскую помощь в соответствии с Федеральным законом «О беженцах»*(1), — удостоверение беженца или свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем по существу, или копия жалобы на решение о лишении статуса беженца, поданной в Федеральную миграционную службу с отметкой о ее приеме к рассмотрению, или свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации*(2);

для иностранных граждан, постоянно проживающих в Российской Федерации, — паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;

для лиц без гражданства, постоянно проживающих в Российской Федерации, — документ, признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства;

для иностранных граждан, временно проживающих в Российской Федерации, — паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина, с отметкой о разрешении на временное проживание в Российской Федерации;

для лиц без гражданства, временно проживающих в Российской Федерации, — документ, признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, с отметкой о разрешении на временное проживание в Российской Федерации либо документ установленной формы, выдаваемый в Российской Федерации лицу без гражданства, не имеющему документа, удостоверяющего его личность*(3).

3. В отношении лиц, указанных в части 2 статьи 20 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 48, ст. 6724), справки и медицинские заключения выдаются их законным представителям при предъявлении документа*(4), удостоверяющего личность законного представителя, а также документа, подтверждающего полномочия законного представителя.

4. В случае необходимости оказания медицинской помощи для выдачи справки, медицинского заключения в рамках территориальной программы обязательного медицинского страхования справки и медицинские заключения выдаются гражданам при предъявлении полиса обязательного медицинского страхования.

5. В случаях, предусмотренных частью 4 статьи 13 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», медицинские заключения выдаются без согласия гражданина или его законного представителя органам, организациям, суду, имеющим право на получение сведений о факте обращения гражданина за оказанием медицинской помощи, состоянии его здоровья и диагнозе, иных сведений, полученных при его медицинском обследовании и лечении, которые составляют врачебную тайну.

6. В случае смерти гражданина медицинское заключение о причине смерти и диагнозе заболевания выдается супругу или близкому родственнику (детям, родителям, усыновленным, усыновителям, родным братьям и родным сестрам, внукам, дедушке, бабушке), а при их отсутствии иным родственникам либо законному представителю умершего, правоохранительным органам, органу, осуществляющему государственный контроль качества и безопасности медицинской деятельности, и органу, осуществляющему контроль качества и условий предоставления медицинской помощи, по их требованию*(5).

7. Справки выдаются лечащим врачом или другими врачами-специалистами, принимающими непосредственное участие в медицинском обследовании и лечении гражданина, на основании записей в медицинской документации гражданина либо по результатам медицинского обследования в случаях, если проведение такого обследования необходимо.

8. Фельдшер, акушерка вправе выдавать справки в случае возложения на них в установленном порядке отдельных функций лечащего врача по непосредственному оказанию медицинской помощи пациенту в период наблюдения за ним и его лечения, в том числе по назначению и применению лекарственных препаратов, включая наркотические лекарственные препараты и психотропные лекарственные препараты, при организации оказания первичной медико-санитарной помощи и скорой медицинской помощи*(6).

9. Справки могут содержать следующие сведения:

а) о факте обращения гражданина за медицинской помощью;

б) об оказании гражданину медицинской помощи в медицинской организации;

в) о факте прохождения гражданином медицинского освидетельствования, медицинских осмотров, медицинского обследования и (или) лечения;

г) о наличии (отсутствии) у гражданина заболевания, результатах медицинского обследования и (или) лечения;

д) об освобождении от посещения образовательных и иных организаций, осуществления отдельных видов деятельности, учебы в связи с заболеванием, состоянием;

е) о наличии (отсутствии) медицинских показаний или медицинских противопоказаний для применения методов медицинского обследования и (или) лечения, санаторно-курортного лечения, посещения образовательных и иных организаций, осуществления отдельных видов деятельности, учебы;

ж) о проведенных гражданину профилактических прививках;

з) о наличии (отсутствии) контакта с больными инфекционными заболеваниями;

и) об освобождении донора от работы в день сдачи крови и ее компонентов, а также в день связанного с этим медицинского обследования*(7);

к) иные сведения, имеющие отношение к состоянию здоровья пациента и оказанию гражданину медицинской помощи в медицинской организации.

10. Справки оформляются в произвольной форме (за исключением случаев, предусмотренных пунктом 19 настоящего Порядка) с проставлением штампа медицинской организации или на бланке медицинской организации (при наличии), подписываются врачом (фельдшером, акушеркой), заверяются личной печатью врача и печатью медицинской организации, в оттиске которой должно быть идентифицировано полное наименование медицинской организации, соответствующее наименованию, указанному в уставе медицинской организации.

11. При оформлении справок в медицинских организациях, оказывающих психиатрическую, наркологическую помощь, медицинскую помощь ВИЧ-инфицированным гражданам, могут быть использованы специальные печати или штампы без указания профиля медицинской помощи, оказываемой медицинской организацией, за исключением случаев, когда законодательством Российской Федерации установлены требования о выдаче справки медицинской организацией определенного вида.

12. Медицинские заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медицинских осмотров, диспансеризации, решений, принятых врачебной комиссии, а также в иных случаях, когда законодательством Российской Федерации предусматривается наличие медицинского заключения.

13. Медицинские заключения выдаются на основании медицинского обследования гражданина, в том числе комиссионного, и содержат комплексную оценку состояния здоровья гражданина, включая:

а) описание проведенного обследования и (или) лечения, их результатов;

б) оценку обоснованности и эффективности лечебно-диагностических мероприятий, в том числе назначения лекарственных препаратов;

в) обоснованные выводы:

о наличии (отсутствии) у гражданина заболевания (состояния), факторов риска развития заболеваний;

о наличии медицинских показаний или медицинских противопоказаний для применения методов медицинского обследования и (или) лечения, санаторно-курортного лечения, осуществления отдельных видов деятельности, учебы;

о соответствии состояния здоровья работника поручаемой ему работе, соответствия учащегося требованиям к обучению;

о причине смерти и диагнозе заболевания, в том числе по результатам патолого-анатомического вскрытия;

г) иные сведения, касающиеся состояния здоровья гражданина и оказания ему медицинской помощи.

14. Медицинские заключения оформляются в произвольной форме (за исключением случаев, предусмотренных пунктом 19 настоящего Порядка) с проставлением штампа медицинской организации или на бланке медицинской организации (при наличии), подписываются врачами-специалистами, участвующими в вынесении медицинского заключения, руководителем медицинской организации, заверяются личными печатями врачей-специалистов и печатью медицинской организации, в оттиске которой должно быть идентифицировано полное наименование медицинской организации, соответствующее наименованию, указанному в уставе медицинской организации. В случае вынесения медицинского заключения врачебной комиссией медицинской организации медицинское заключение также подписывается членами и руководителем врачебной комиссии.

Читайте также  Каким образом суммируется стаж работы на крайнем

15. При оформлении медицинских заключений в медицинских организациях, оказывающих психиатрическую, наркологическую помощь, медицинскую помощь ВИЧ-инфицированным гражданам, могут быть использованы специальные печати или штампы без указания профиля медицинской помощи, оказываемой медицинской организацией, за исключением случаев, когда законодательством Российской Федерации установлены требования о выдаче медицинского заключения медицинской организацией определенного вида.

16. Медицинские заключения должны быть выданы в срок, не превышающий 3 рабочих дней после окончания медицинских мероприятий, указанных в пункте 12 настоящего Порядка, за исключением медицинского заключения о причине смерти и диагнозе заболевания, которое должно быть выдано в день обращения лица, указанного в пункте 6 настоящего Порядка.

17. Гражданину, иному лицу, указанному в пунктах 3 и 5 настоящего Порядка, либо уполномоченному представителю гражданина, на основании письменного заявления при предъявлении документа, удостоверяющего личность, указанного в пункте 2 настоящего Порядка, и документа, подтверждающего полномочия представителя гражданина, в том числе законного, могут выдаваться дубликаты, копии справок, медицинских заключений.

18. Сведения о выдаче гражданину справки, медицинского заключения либо их дубликатов вносятся в медицинскую документацию гражданина, если иной порядок учета выдачи справок и медицинских заключений не предусмотрен законодательством Российской Федерации.

19. Настоящий Порядок не применяется в случае, если законодательством Российской Федерации установлен иной порядок выдачи справки или медицинского заключения либо иная форма справки или медицинского заключения.

*(1) Федеральный закон от 19 февраля 1993 г. N 4528-1 «О беженцах» (Ведомости Съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 12, ст. 425; Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 26, ст. 2956; 1998, N 30, ст. 3613; 2000, N 33, ст. 3348; N 46, ст. 4537; 2003, N 27, ст. 2700; 2004, N 27, ст. 2711; N 35, ст. 3607; 2006, N 31, ст. 3420; 2007, N 1, ст. 29; 2008, N 30, ст. 3616; 2011, N 1, ст. 29).

*(2) Приказ Федеральной миграционной службы от 5 декабря 2007 г. N 452 «Об утверждении Административного регламента Федеральной миграционной службы по исполнению государственной функции по исполнению законодательства Российской Федерации о беженцах» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 февраля 2008 г. N 11209).

*(3) Федеральный закон от 25 июля 2002 г. N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 30, ст. 3032; 2010, N 52, ст. 7000).

*(4) В соответствии с пунктом 2 настоящего Порядка.

*(5) В соответствии с частью 5 статьи 67 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 48, ст. 6724).

*(6) В соответствии с частью 7 статьи 70 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 48, ст. 6724).

*(7) В соответствии с частью первой статьи 186 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1 (ч. 1), ст. 3; 2004, N 35, ст. 3607; 2006, N 27, ст. 2878).

<<
Назад
Содержание
Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 2 мая 2012 г. N 441н «Об утверждении Порядка выдачи.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Первичка в бухгалтерии: как с ней работать и как ее хранить

Первичная документация необходима для ведения бухучета и определения объема налоговых обязательств. Кто составляет такие документы, какие формы необходимо использовать, как правильно работать с первичкой, рассказывает статья.

Что входит в первичную документацию

Первичный документ — это любой документ, который выступает основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. К «первичке» относятся, например, накладная, акт, бухгалтерская справка, авансовый отчет и так далее.

Каждый документ первичного учета должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ):

  • название;
  • дату составления;
  • название экономического субъекта, который его составил;
  • содержание факта хозяйственной жизни;

Если одним первичным учетным документом оформлено нескольких связанных фактов хозяйственной жизни, то необходимо привести содержание всех этих фактов. Если «первичка» составляется на основании другого (оправдательного) документа, в котором содержится информация о факте хозяйственной жизни, необходимо сделать ссылку на этот оправдательный документ (пп. «в» п. 8, пп. «а» п. 9 ФСБУ 27/2021).

  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • должности лиц, совершивших операцию, и лица, ответственного за ее оформление, или лица, ответственного за оформление свершившегося события;
  • подписи указанных выше лиц, с перечислением их фамилий и инициалов либо других реквизитов, необходимых для их идентификации.

Еще больше про первичку эксперт расскажет на бесплатном вебинаре 6 октября: записывайтесь.

Работа с первичкой в бухгалтерии

Работа с первичными документами требует особой щепетильности. Оформляя их, необходимо:

1) позаботиться о наличии всех обязательных реквизитов;

2) составлять на русском языке или запастись построчным переводом, если документ на иностранном языке;

На необходимость перевода таких документов неоднократно указывал Минфин (см., например, письма от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476, от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506, от 09.12.2015 № 03-07-14/71801). Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и непосредственно налогоплательщик или его работник (письма Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, от 14.09.2009 № 03-03-05/170, от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66, УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 № 20-12/89132.1).

Налогоплательщики могут получать от своих контрагентов-иностранцев документы, составленные по типовой форме. В этом случае делать перевод каждого документа не нужно — достаточно один раз перевести на русский язык постоянные показатели типовой формы. В дальнейшем потребуется переводить лишь изменившиеся показатели первичного документа (письмо Минфина РФ от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506)

3) составлять на бумаге или в электронном виде. Первичные учетные документы составляют (п. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, общие положения методических указаний о применении форм первичных учетных документов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н):

  • в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью — в случаях, установленных методическими рекомендациями;
  • на бумажном носителе — в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в электронной форме или если нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости их составления (хранения) исключительно на бумажном носителе;

4) зафиксировать применяемые формы в учетной политике (ниже мы расскажем об этом подробнее).

5) составлять «первичку» в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после нее;

6) право подписи первичных документов есть у руководителя, главного бухгалтера, сотрудников, ответственных за конкретную операцию, например, у кассира. Можно передать право подписи, составив:

  • приказ (распоряжение) генерального директора компании;
  • доверенность от имени организации, которая оформлена в соответствии со ст. 185–187 ГК РФ.

В документе должны быть зафиксированы образцы подписей уполномоченных лиц. Реквизиты приказа или доверенности следует указать рядом с подписью и Ф.И.О. подписанта. На первичных документах нельзя использовать факсимиле вместо рукописной подписи (письмо Минфина РФ от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).

При обнаружении ошибки допускается вносить исправления в первичный документ. Исключение составляет случай, когда нормативно-правовыми актами делать это запрещено. Пример — кассовые документы (ч. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, п. 4.7 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У). В них запрещено вносить правки. Если обнаружена ошибка при составлении кассового документа, его надо оформить заново.

Порядок внесения исправлений зависит от формы составления документа (пп. 19 — 21 ФСБУ 27/2021):

  • в электронный документ можно внести исправление, создав новый электронный документ. В нем должно быть указано, что он составлен взамен первоначального;
  • в документ на бумажном носителе исправление вносят так: зачеркивают ошибочный текст или сумму, делают корректную запись над зачеркнутым, добавляют надпись: «Исправлено». Зачеркивать чертой нужно аккуратно, так, чтобы можно было прочитать ошибочный текст или сумму. Запрещены исправления в виде подчисток, замазывания, стирания.

Все исправления независимо от формы составления документа и способа исправления должны содержать:

  • дату исправления;
  • должности лиц, составивших первичный учетный документ;
  • подписи (электронные подписи в электронных документах) этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

Перечень первичной документации в бухгалтерии

Нормативно-правовыми актами не установлены конкретные виды документов, которые должны применять экономические субъекты в качестве первичных учетных документов (письмо Минфина РФ от 25.07.2019 № 07-01-09/55572). Установлены лишь обязательные реквизиты первичных учетных документов, о которых мы рассказали выше.

Форму первичных документов компания определяет самостоятельно (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Исключение составляют формы документов, которые в случаях, установленных законом, утверждают уполномоченные государственные органы. Например, для операций с денежными средствами формы документов (формы 0310001, 0310002, форма платежного поручения) утверждает Банк России (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Информацию об используемых формах и список документов компания прописывает в учетной политике. Если организация разработает свои формы, их необходимо приложить к учетной политике. Бухгалтерские программы по умолчанию формируют унифицированные документы.

Законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов (письма Минфина РФ от 20.07.2018 № 03-04-05/51201, от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

В примерный список «первички» входят:

  • договор (контракт);
  • счет на оплату;
  • платежное поручение;
  • кассовый чек;
  • бланк строгой отчетности;
  • акт выполненных работ или оказанных услуг;
  • товарная накладная.

Счет-фактура не является первичным учетным документом. У счета-фактуры и первичного документа разные задачи, они составляются в разных ситуациях и в разные сроки. Основания и порядок их оформления определены разными законодательными актами.

Первичный учетный документ составляется при совершении любого факта хозяйственной жизни и должен отражать его содержание. На основании данных первичных документов ведется бухгалтерский учет.

Счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Счет-фактуру поставщик (исполнитель) составляет в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Ведение первичной документации в бухгалтерии

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Допускается формировать такие документы с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал). При этом надо составлять их на отчетную дату. Таким образом, оформляют (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021):

  • длящиеся факты хозяйственной жизни: начисление процентов по займам, амортизацию активов и тому подобное;
  • повторяющиеся факты хозяйственной жизни: поставку товаров партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и так далее.

Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы (п. 30 ФСБУ 27/2021).

Отсутствие «первички» — грубое нарушением правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).

За грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в размере:

  • 10 тыс. рублей, если правонарушение совершено в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);
  • 30 тыс. рублей, если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (п. 2 ст. 120 НК РФ).

Если в результате грубого нарушения правил учета произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Учет первичной документации в бухгалтерии

Учет первичной документации необходимо организовать так, чтобы каждый документ проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери.

Учет «первички» состоит из нескольких этапов:

  • приемка;
  • первичная обработка и регистрация;
  • проставление визы генеральным директором;
  • исполнение документа.

Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности документации необходимо разработать график документооборота. Его можно оформить и утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). В отношении каждого вида первичного учетного документа в графике нужно предусмотреть ответственного:

  • за оформление документа и срок его составления;
  • количество экземпляров документа;
  • проверку документа и срок проверки;
  • обработку документа и срок обработки;
  • передачу документа в архив и срок передачи.

Хранение первичной документации в бухгалтерии

Первичная учетная документация хранится в течение 5 лет после окончания отчетного года (п. 1 ст. 2 закона № 402-ФЗ, п. 277 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

При проведении проверки, а также при возникновении споров и разногласий документы необходимо хранить до принятия решения по делу.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector