Соглашение об обмене электронными документами

Соглашение об обмене электронными документами

Соглашение об обмене электронными документами: можно ли подписать ЭЦП?

Между юридическими лицами заключается соглашение об обмене электронными документами с использованием автоматизированной информационной системы. Допустимо ли подписание сторонами соглашения об обмене электронными документами с использованием ЭЦП, или соглашение должно быть подписано на бумажном носителе собственноручной подписью представителей сторон и лишь после подписания соглашения на бумажном носителе стороны вправе подписывать заключаемые договоры с использованием ЭЦП?

По общему правилу договоры между юридическими лицами заключаются в простой письменной форме (п.п. 1, 3 ст. 154, пп. 1 п. 1 ст. 161, п. 2 ст. 420, п. 1 ст. 434 ГК РФ). В соответствии с п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Поскольку упомянутое в вопросе соглашение об обмене электронными документами определяет последствия его заключения для гражданских правоотношений сторон, к нему применимы общие правила ГК РФ о форме и способе заключения договора.

В силу ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, определены ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ).

Согласно ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Частью 2 той же статьи установлено, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Причем такие нормативные правовые акты или соглашения должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Если документ подписывается простой электронной подписью, нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, которые устанавливают случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
– правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
– обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (ч. 2 ст. 9 Закона № 63-ФЗ).

Таким образом, использование электронной подписи при заключении договора путем обмена электронными документами может свидетельствовать о соблюдении письменной формы договора. Если стороны такого договора достигли согласия по всем его существенным условиям, он признается заключенным. На возможность использования такого способа заключения договора указывает и судебная практика (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Краснодарского краевого суда от 21.06.2012 по делу № 33-12712/12).

Обратим внимание, что п. 2 ст. 434 ГК РФ не указывает вид электронной подписи, который должны использовать стороны договора при обмене документами посредством электронной связи для того, чтобы договор считался заключенным. Эта норма устанавливает лишь общий критерий соблюдения письменной формы договора при его заключении путем обмена документами посредством электронной связи: используемая сторонами электронная связь должна позволять достоверно установить, что документ исходит от стороны договора. Вопрос о достоверности этого обстоятельства является оценочным, поэтому в спорных ситуациях суды приходят к различным выводам относительно того, действительно ли договор можно считать заключенным, исходя из особенностей конкретной ситуации (смотрите, например, постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.11.2014 № 18АП-12616/14, Второго арбитражного апелляционного суда от 16.07.2014 № 02АП-5398/14).

Требований о заключении соглашения об обмене электронными документами только на бумажном носителе закон не содержит. Поэтому мы полагаем, что упомянутое в вопросе соглашение может быть заключено сторонами, в частности, путем обмена электронными документами, подписанными электронной подписью. С учетом правила п. 2 ст. 434 ГК РФ такое соглашение необязательно заключается путем составления документа на бумажном носителе, подписанного собственноручными подписями сторон. Однако оценка достоверности того, что электронный документ действительно исходит от стороны договора, зависит в том числе от вида электронной подписи, который будут использовать стороны. Если электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью, они признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Следовательно, использование этого вида подписи позволит подтвердить, что документ исходит от стороны договора. Если стороны заключат соглашение путем обмена электронными документами, подписанными иными видами электронных подписей, то, поскольку нормативные правовые акты не предусматривают порядок проверки таких подписей при заключении указанного соглашения, факт составления электронного документа именно той стороной, которая его направила, будет неочевидным. В таком случае заинтересованная сторона при возникновении спора должна будет доказать, что соответствующий документ действительно исходит от нее.

Ответ подготовил: Ерин Павел, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Александров Алексей, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Соглашение об обмене электронными документами

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Какие положения обязательно должны содержаться в соглашении об электронном документообороте или в договоре поставки, предусматривающем раздел об электронном документообороте (планируется использование и квалифицированной, и простой электронных подписей)?

Соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.
Соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
Законодательство в области электронного документооборота регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (далее — Закон N 63-ФЗ), ГК РФ, НК РФ, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и другие, смотрите подробный перечень в материале Коржов В.Ю., Захарова Н.А. Комментарий к Федеральному закону от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (под ред. Н.Н. Ковалевой).
В частности, абзац 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ предусматривает, что письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.
Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (утвержден приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н).
Согласно положениям п. 5 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 (далее — Закон N 402-ФЗ) первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа.
Основные правила работы с электронными документами прописаны в Законе N 63-ФЗ.
В п. 1 ст. 4 Закона N 63-ФЗ закреплено право участников электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если по закону нет требования об использовании конкретного вида электронной подписи.
В письме Минфина России от 13.05.2020 N 03-03-06/2/38724 пояснено, что согласно ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. До принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой вид электронной подписи (смотрите также письма Минфина России от 25.06.2018 N 03-03-06/1/43489, от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456, от 17.07.2017 N 03-03-06/1/45323, от 21.09.2016 N 03-03-06/1/55073, Энциклопедию решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения).
В ст. 6 Закона N 63-ФЗ закреплены основные условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
В соответствии с п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (если нет требования о необходимости составления документа в бумажном виде).
ЭДО с применением простой и неквалифицированной электронной подписи согласно п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ может быть организован организациями только при наличии между ними соглашения о порядке обмена электронными документами (смотрите также письма ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 N СД-4-3/8904, от 17.01.2014 N ПА-4-6/489). Указанное соглашение должно устанавливать порядок проверки электронной подписи, а также соответствовать требованиям ст. 9 Закона N 63-ФЗ:
— соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (смотрите также письмо ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372);
— соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность».
Иных требований на законодательном уровне к соглашениям об ЭДО на текущий момент нами не обнаружено. Как отмечается в письме Минфина России от 01.08.2011 N 03-07-09/26, формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы документов. При этом специальные требования в отношении порядка согласования волеизъявления сторон не установлены (письмо ФНС РФ от 24.10.2018 N ЕД-4-15/20755). Смотрите также материал «Электронные документы: проблемы и их решения» (интервью с С.В. Разгулиным, заместителем директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России) (Е. Степина, «Актуальная бухгалтерия», N 11, ноябрь 2011 г.) (Вопрос: А как можно зафиксировать согласие на использование электронных счетов-фактур между контрагентами?).
В соглашении с контрагентом о порядке обмена электронными документами могут также указываться:
— виды документов, которыми можно обмениваться электронно;
— форматы этих документов (утвержденные ФНС России или собственные);
— виды электронных подписей, которыми будут заверяться электронные документы (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная);
— будут ли документы передаваться через оператора ЭДО или же они будут направляться напрямую с помощью бухгалтерской программы.
Смотрите Примерную форму соглашения об обмене электронными документами, Примерную форму соглашения о совершении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Настоящие формы разработаны в соответствии с положениями Закона N 63-ФЗ, Закона N 402-ФЗ, приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».
В отсутствие соглашения, отвечающего установленным требованиям (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона N 63-ФЗ), обмен сторонами информацией в электронной форме (например, путем переписки по электронной почте) не будет свидетельствовать о подписании документов, имеющих юридические последствия в отношениях сторон (смотрите постановления Девятого ААС от 25.05.2018 N 09АП-19014/18 и от 30.08.2017 N 09АП-36590/17). Это связано с тем, что в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок электронной подписи (речь идет только о простой или неквалифицированной ЭП) допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон, в противном случае письменная форма сделки не может считаться соблюденной.
Соглашение об использовании электронной подписи не требуется оформлять в отношении каждого договора, заключаемого сторонами (хотя такой вариант законодательству не противоречит). В соответствии со ст. 3 Закона N 63-ФЗ электронный документооборот между организациями ведется по соглашению сторон об обмене электронными документами. Для осуществления электронного документооборота необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота, установить специальное программное обеспечение, разработать порядок электронного документооборота, назначить ответственных лиц, установить порядок создания, передачи и хранения электронных документов. Как правило, все указанные вопросы и находят отражение в соглашении, заключаемом контрагентами.
При наличии соглашения об использовании электронной подписи нет необходимости ссылаться на него (или на Закон N 63-ФЗ) в каждом договоре, заключаемом сторонами. Однако включение в договор соответствующих положений действующему законодательству противоречить не будет.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Шестакова Е.В. Договоры в электронной форме: правовые риски и судебная практика. — «Право Доступа», 2020;
— Вопрос: Возможно ли подписание сторонами договоров с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи путём обмена документами через электронную почту, а не через оператора электронного документооборота? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2020 г.);
— Подписание соглашения об ЭДО (Е.Е. Каравайкина, журнал «Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение», N 9, сентябрь 2020 г.);
— Вопрос: При переходе на электронный документооборот с контрагентами какие документы должны быть оформлены внутри организации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2021 г.);
— Вопрос: Необходимость наличия соглашения между контрагентами при использовании электронной цифровой подписи (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2021 г.);
— Вопрос: Нужно ли подписывать какое-либо соглашение для обмена юридически значимыми документами через ЭДО или достаточно принять приглашение в системе ЭДО (типа Диадок)? Нужно ли в договоры включать формулировку про ЭДО или достаточно закона про ЭЦП? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2019 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Андреева Людмила

Ответ прошел контроль качества

30 сентября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Переход на обмен электронными документами с контрагентами: с чего начать, о чем нужно знать

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив акт, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?

Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние – нет, при этом именно внешние отлаженные процессы ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

Способы обмена электронными документами

  • Итак, вы решили начать обмен электронными документами. Каким образом будет выстраиваться электронное взаимодействие, контрагенты решают самостоятельно. Выделяются два основных вида обмена:
  • Обмен с контрагентом напрямуюможно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописывается порядок и условия обмена. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, при других видах электронной подписи соглашение необходимо. Очевидное преимущество данного варианта – не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту.
  • Другой вариант – обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети оператора, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Операторы ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, и, самое главное, счетами-фактурами.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Три простых шага к ЭДО

  • подключиться к оператору;
  • приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ);
  • подключить контрагентов (если есть необходимость) с помощью оператора

Подключение к оператору

Регламент представляет собой документ, где детально прописаны принципы работы, задачи сервиса и правовые аспекты.

Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты

Согласно Федеральному закону N63 «Об электронной подписи» сертификат электронной подписи, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Электронная подпись (ЭП) представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. ФНС признает юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной подписью.

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемую информацию. СКЗИ в сервисах обмена необходимо для создания и проверки электронной подписи. Лицензию на право использования можно приобрести с помощью оператора.

Подключение контрагентов

Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент – вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент – к другому. Сегодня ряд ведущих операторов, развивают и апробируют технологию роуминга. Пока технология находится на этапе разработки, вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.

Первый вариант – работа с несколькими операторами. Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких операторов ЭДО. Вы сами можете подключиться к нескольким операторам, либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.

Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам, и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на второй вариант – вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.

Соглашение об электронном документообороте с ПФР

Соглашение об электронном документообороте с ПФР

По закону отчитываться перед Пенсионным фоном в электронном виде должны организации и предприниматели, у которых работает 25 и более человек. Другие могут делать это по собственной инициативе. По данным Пенсионного фонда уже более 80% компаний и ИП направляют персонифицированные сведения по интернету. Соглашение об электронном документообороте с ПФР нужно тем, кто будет отчитываться по телекоммуникационным каналам связи. Расскажем, как подключиться к электронному документообороту.

Читайте также  Принудительный выкуп доли в квартире: образец

Что нужно для электронного документооборота

Чтобы обмениваться с Пенсионным фондом электронными документами, страхователю понадобится:

  1. Договор с оператором электронного документооборота (ЭДО; см. « Что такое электронный документооборот и как он работает »).
  2. Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Внимание!

С января 2022 года вступят в силу новые правила. Руководители компаний и предприниматели смогут получить сертификат УКЭП только в ФНС или в ее доверенном удостоверяющем центре (УЦ). Работники и иные уполномоченные лица станут получать ЭП на имя физлиц в коммерческих УЦ. Сертификаты, выданные в 2021 году, в общем случае можно будет применять до окончания срока их действия (см. «Минцифры: действующие электронные подписи можно будет применять в 2022 году»).

Как заключить соглашение с Пенсионным фондом об электронном документообороте

Что нужно сделать, чтобы ПФР мог принимать у страхователя отчетность, направленную по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)? Существует два основных варианта действий.

Первый вариант — оформить два бумажных документа: заявление и соглашение об электронном документообороте с ПФР. Заявление заполняют в одном экземпляре и подают в региональное отделение фонда. Соглашение — в двух экземплярах и подают в территориальное управление ПФР по месту регистрации. Передать бумаги нужно при личном посещении подразделения фонда.

Второй вариант — направить в ПФР электронное заявление на подключение страхователя к электронному документообороту. Заявление следует заверить электронной подписью. В этом случае второй документ (соглашение) не требуется. На сегодняшний день данный способ доступен не во всех регионах.

Заявление о подключении к электронному документообороту ПФР

Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом утвержден постановлением Правления ПФР от 11.03.20 № 178п. В нем говорится, что страхователь должен составить заявление на подключение .

В заявлении, в числе прочего, нужно указать следующую информацию:

  • сведения о страхователе: регистрационный номер и наименование (либо ФИО); страховой номер индивидуального лицевого счета; ИНН и КПП; данные о представителе (если он будет сдавать отчеты);
  • сведения об операторе ЭДО: регистрационный номер и наименование; адрес; телефон и email.

В течение двух рабочих дней фонд пришлет страхователю уведомление об удовлетворении заявления (или об отказе, если указаны неполные или ошибочные данные).

Важно

Прежде чем сдать отчетность по ТКС, страхователь должен сделать еще один шаг. А именно передать в фонд регистрационную информацию (сертификат для подписи документов в ПФР, код управления Пенсионного фонда и проч.). Система запомнит данные и станет сверять их с теми, что указаны в отчетах.

Особенности составления соглашения на ЭДО

Как мы упоминали выше, соглашение оформляется в бумажном виде. Оно необходимо, когда заявление на подключение тоже подано на бумаге. Если заявление направлено по ТКС, заполнять соглашение не нужно.

Чья подпись должна стоять на соглашении? Человека, который вправе подписывать отчетность в Пенсионный фонд, и на чье имя выпущен сертификат УКЭП. Чаще всего это руководитель компании. Иногда отчеты подписывает по доверенности другой сотрудник, например, главбух. В этом случае доверенность следует приложить к соглашению на ЭДО.

Добавим, что в некоторых регионах введены свои особенности. Иногда нужно заключить допсоглашение, либо использовать бланк, разработанный специально для данного субъекта РФ, могут попросить заполнить несколько экземпляров соглашения и проч.

Чтобы выяснить все детали, нужно зайти на портал ПФР и в правом верхнем углу выбрать свой регион. Далее перейти в раздел «Информация для жителей региона», открыть вкладку «Страхователям». В ней найти соответствующие данные.

Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернет

Перечислим основные преимущества:

  • не нужно составлять, отвозить в фонд и хранить отчеты на бумаге;
  • экономятся время и трудозатраты бухгалтера (в программе многие данные подставляются автоматически);
  • при использовании для подготовки отчетов веб-сервиса (например, «Контур.Экстерн») все формы и алгоритмы проверки устанавливаются автоматически;
  • отчет можно отправить в удобный момент и получить ответ в течение нескольких часов;
  • если сделаны ошибки, их можно оперативно выявить и исправить.

Как видим, заключить соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом нужно не только тем, у кого численность застрахованных лиц составляет 25 и более человек. Организации и ИП с меньшим штатом сотрудников тоже выиграют благодаря ЭДО. Ведь они смогут дистанционно, без лишних хлопот, отправлять в фонд все необходимые отчеты. В частности, СЗВ-ТД, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector