Служебная записка для увеличения штата сотрудников

Служебная записка для увеличения штата сотрудников

Служебная записка о введении новой штатной единицы

Оргструктура предприятия, ее состав и штатная численность определяются документом, называемым «штатное расписание». Штатное расписание утверждается и вводится в действие руководителем организации. На основании «штатки» рассчитывается фонд оплаты труда работников, планируются расходы на зарплату и надбавки.

Поскольку введение новой штатной единицы потребует дополнительных затрат, оно должно быть обосновано.

Иногда руководитель организации сам может принять решение о том, что какому-то подразделению необходим сотрудник.

Однако если организация крупная, руководитель может в силу известных причин не иметь информации о том, что конкретному подразделению не хватает кадров. В этом случае инициатором введения новой штатной единицы будет руководитель соответствующего подразделения.

Как обосновать необходимость нового сотрудника

Увеличение числа работников в подразделении может потребоваться по следующим причинам:

  1. организация расширилась, и на подразделение в целом увеличилась нагрузка. Это может быть как физическое расширение зоны обслуживания (например, возведение нового здания), так и увеличение объема работ (например, увеличение числа машин, которые требуется обслуживать);
  2. было произведено избыточное сокращение штата, по итогам которого подразделение перестало справляться с нагрузкой;
  3. сократилось или было упразднено другое подразделение, и его обязанности легли на работников подразделения, которому теперь требуется штатная единица и так далее.

Составление служебной записки

Формы служебных записок, в том числе и записки о введении новой штатной единицы, законом не регламентированы. На нашем сайте имеются функциональные бланк и образец записки, которым также можно воспользоваться в работе. В бланк потребуется внести следующие данные:

  1. в правом верхнем углу потребуется указать должность и ФИО руководителя организации в дательном падеже и название организации;
  2. ниже под ним указываются должность, структурное подразделение и ФИО автора записки;
  3. в центре листа или слева пишется название документа «служебная записка», а под ним — заголовок, например, «о введении новой штатной единицы в АХО».
  4. в тексте записки указывается на необходимость нового работника и приводится ее обоснование;
  5. в заключение ставится подпись автора записки и дата.

Служебная записка о введении новой штатной единицы. Часть 1

Руководитель, рассмотрев записку, принимает решение об удовлетворении просьбы или об отказе.

Если результат рассмотрения записки положительный, то издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, а само расписание переутверждается заново.

После утверждения обновленной «штатки» в подразделении появляется вакансия, на которую можно будет принять нового работника.

Хранение

Служебные записки с резолюцией руководителя прикладываются к приказам о внесении изменений в штатное расписание. Хранятся они вместе с материалами к приказу постоянно.

Всё, что нужно знать руководству предприятия о порядке сокращения должности в штатном расписании

Обстоятельства иногда вынуждают организации проводить сокращение штата. Но провести это нужно так, чтобы избежать негативных последствий и возможных судебных разбирательств с уволенными сотрудниками. Для этого нужно действовать в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства.

Как правильно сократить: последовательность действий

blankСокращение одной или нескольких позиций в штатном расписании необходимо проводить по следующей схеме.

  1. Издается приказ, где указывается, какие должности и с какого числа будут ликвидированы. Кроме того, в этом документе необходимо обосновать необходимость проведения такой процедуры.
  2. После этого нужно уведомить каждого сотрудника, чья должность попадает под сокращение. Это делают не позднее двух месяцев до указанной в приказе даты. Документ составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй остается на предприятии с отметкой сотрудника о получении уведомления.
  3. Если на какой-либо должности, которую планируется ликвидировать, трудится работник, не подлежащий увольнению по сокращению, работодатель обязан подготовить другие варианты, например, предложить ему пройти переквалификацию, занять другую должность и т. п.
  4. Каждому попавшему под сокращение работнику необходимо предложить другие свободные позиции в организации. При этом работодатель обязан предложить именно все свободные места, даже если абсолютно уверен, что работник не согласится перейти на эти позиции.
  • Скачать бланк приказа о сокращении штата
  • Скачать образец приказа о сокращении штата

blankКроме того, необходимо составить новое штатное расписание, которое будет введено на предприятии. Оно визируется руководителем организации и вступает в силу в день, указанный в приказе. Сам документ обычно составляется по форме Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г.

В новом расписании могут быть изменены не только позиции, но и введены новые оклады для отдельных должностей. Это связано с тем, что часть функций сокращаемого работника может быть передана кому-либо из остающихся работников.

Руководство предприятия может созвать комиссию из работников предприятия, которая определит правомерность ликвидации некоторых позиций в организации. Также комиссия определяет сотрудников, которые имеют преимущественное право на сохранение должности в компании. Все решения оформляются путем составления протокола.

Служебная записка об упразднении должностной ставки

Если принятие решения о сокращении остается за руководителем предприятия, то непосредственный начальник подразделения, где будут ликвидированы некоторые позиции, должен предварительно подать служебную записку директору о необходимо проведения этой процедуры. В ней указываются причины, по которым целесообразно провести сокращение.

Определенной формы такого документа нет. Но все же ряд положений должен быть отражен:

  • в шапке указывается, кто составил документ, кому он адресован;
  • пишут наименование документа «Служебная записка» и ставят номер;
  • в текстовой части раскрываются причины, по которым целесообразно сократить некоторые должности, формулируются предложения по решению вопроса (увеличение числа работников на иных позициях, передача некоторых полномочий другим сотрудникам и т. п.).

blankКак и любой документ, служебная записка заканчивается подписью составителя, ее расшифровкой и датой составления документа.

Возможно предоставить и финансовый расчет, выполненный бухгалтерией (экономическим отделом и т. п.), в котором обосновывается необходимость сократить должности на предприятии.

Выплаты при увольнении в связи с изменением штата

blankПри сокращении увольняемому сотруднику необходимо выплатить выходное пособие, равное одному среднемесячному должностному окладу. На основании статей 81 и 178 ТК РФ на время поиска новой работы за увольняемым сохраняется среднемесячный заработок на два месяца (в некоторых случаях на три).

Выходное пособие выдается в день расторжения трудового контракта. Если в этот день работника не было на месте, то в соответствии со статьей 140 ТК РФ (часть 1) деньги должны быть выплачены в день предъявления сотрудником требования о расчете либо на следующий день.

Статья 140 ТК РФ. Сроки расчета при увольнении

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный в настоящей статье срок выплатить не оспариваемую им сумму.

Расчет выходного пособия и последующей компенсации производится на основании положений, изложенных в постановлении Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 года.

Перед увольнением работник вправе воспользоваться очередным отпуском. Тогда издается соответствующий приказ, а человеку выплачивают отпускные. Отпуск можно отгулять и не полностью, особенно если накопилось много дней. Тогда работник получает часть в виде отпускных, а часть – в виде компенсации за неиспользованный отдых.

Тем, кто работает на Крайнем Севере, получают дополнительные надбавки и компенсации (например, см. статью 318 ТК РФ).

blankНа предприятии могут быть локальные акты, которые предусматривают больший размер выплат, в том числе и при сокращении. Эти положения обычно отражаются и в трудовом договоре. В этом случае необходимо к обязательным выплатам добавить и эти.

Сотрудник перед сокращением отрабатывает два месяца. Если в течение этого периода человек был на больничном и предоставил потом листок нетрудоспособности, то он должен быть перед увольнением оплачен. Больничный можно предоставить и в течение 30 дней после расторжения трудового договора. Имеет ли смысл брать больничный после сокращения и как он оплачивается, читайте здесь.

Сокращение штата всегда должно быть обоснованным. Перед изданием приказа составляется служебная записка, в которой обосновывается необходимость данной процедуры. О законных основаниях для сокрашения рассказано тут.

Сокращенному работнику необходимо выплатить выходное пособие и сохранить за ним среднемесячный доход на период трудоустройства (два или три месяца). Если человек отсутствовал на работе в последний рабочий день, то выдать деньги ему нужно в день обращения с требованием о расчете либо на следующий день.

Расширение штата сотрудников — обоснование увеличения, образец служебной записки

Часто во время ведения рабочей деятельности может возникать необходимость расширения штата сотрудников. Однако, для этого может потребоваться подать служебную записку об увеличении штата сотрудников на имя руководства, в которой должны быть изложены обоснования для проведения данной процедуры. При этом данный документ является формально необходимым для правильного ведения кадровой документации, даже при отсутствии сомнений руководства в необходимости расширить штат предприятия.

Расширение штата сотрудников — когда оно может потребоваться

Ситуаций, в которых может потребоваться расширение штата сотрудников, очень много. Так, к причинам возникновения необходимости увеличения штата сотрудников можно отнести:

    на персонал. одного или нескольких работников.
  • Выход работника в декрет или перевод его на другую должность.
  • Открытие новых структурных подразделений.
  • Усложнение технологических или организационных процессов.
  • Появление новых задач, нуждающихся в решении.
  • Необходимость расширить объемы производства или оказываемых услуг.

И это — лишь список наиболее популярных ситуаций, в которых могут потребоваться подобные мероприятия. На практике же необходимость увеличить штат или его численность может диктоваться самыми разнообразными требованиями, вплоть до необходимости выполнения квоты по трудоустройству инвалидов — для них могут быть внедрены отдельные специальные должности.

Кто инициирует увеличение штата сотрудников

Полномочиями на проведение фактического расширения штата сотрудников по умолчанию обладает лишь непосредственно руководитель предприятия. Однако данные полномочия могут также делегироваться иным сотрудникам, чаще всего — непосредственно руководителям структурных подразделений или работникам кадрового отдела. Порядок расширения штата, права и обязанности по приему на работу новых специалистов, если они имеются, должны быть отражены в локальных нормативных документах предприятия — в противном случае окончательное решение всегда должен принимать непосредственно руководитель субъекта хозяйствования.

Соответственно этому, инициировать увеличение штата может:

Таким образом, практически каждому работнику необходимо знать, как составить обоснование увеличения штата сотрудников и подать на имя руководства необходимую документацию.

Способы увеличения штата сотрудников

В вопросах расширения штата сотрудников, необходимо понимать, что оно может проводиться двумя путями. Так, увеличение штата работников может предусматривать как непосредственно создание новых должностей в штатном расписании, так и увеличение штатной численности трудящихся на уже существующих должностях. Каждый из этих аспектов может иметь свои особенности правового регулирования в рамках локальных нормативных документов и актов.

Увеличение численности работников без внедрения новых должностей является актуальным, когда необходимо повысить производительность уже существующих отделов, создать новое, идентичное уже существующим, структурное подразделение или обеспечить функционирование оперативного резерва на предприятии на случай болезни или декрета имеющихся работников в целях отсутствия простоя и своевременного исполнения экономического плана.

Добавление же новой должности при расширении штата сотрудников может потребоваться как для более эффективного разделения трудовых обязанностей, так и в соответствии с изменением организационных или технологических условий трудовой деятельности. Кроме этого, дополнение штата новыми должностями может использоваться для дифференциации обязанностей и окладов между сотрудниками одного уровня, имеющими схожие задачи, но разную производительность труда и стаж.

Что такое обоснование увеличения штата сотрудников

Как можно понять из вышеприведенной информации — инициировать увеличение штата может даже простой рядовой сотрудник, который понимает, что данная процедура необходима. Однако данную информацию также необходимо донести до руководства предприятия и конкретных лиц, ответственных за принятие решения об увеличении штата сотрудников.

В целях обеспечения рационального использования ресурсов предприятия и оценки практической пользы от расширения штата может потребоваться составление обоснования для увеличения штата сотрудников. Данное обоснование является служебной запиской, в которой изложена не только информация о необходимости увеличить штат, но и конкретные причины, по которым означенные кадровые мероприятия должны проводиться.

При этом на предприятии даже может устанавливаться особая форма составления обоснования увеличения штата, а может быть предусмотрено составление данной записки в свободной форме. Чаще всего в обосновании указывают количество фактически выполняемых работником операций при необходимости увеличить штат без расширения должностей. Или же описывают целесообразность внедрения новой должности для более эффективного разделения труда и успешного ведения экономической деятельности.

Служебная записка об увеличении штата сотрудников — образец, пример составления

Если вам необходимо составить служебную записку об увеличении штата сотрудников, нужно учесть несколько важных деталей:

Андрей Андреев → Увеличение штата. Как руководителю не пройти «точку невозврата»

Существует несколько аспектов для современного руководителя, сигнализирующих, что пора пересмотреть организационную структуру предприятия. Управленец видит команду как живую отлаженную систему, в которой формируется свой микроклимат и выстраиваются свои связи, поддерживающую коммуникационную среду. Однако наступает период, когда генераторов идей много, а вот исполнителей на проекте начинает не хватать. В итоге роли не просто распределяются среди сотрудников согласно набору профессиональных компетенций, но специалистам начинают добавлять ряд обязанностей, с которыми они не справятся. Система «донавешивания» функций приводит к тому, что специалист просто не вписывается в рамки цейтнота, теряет интерес к делу, у него появляется даже отторжение к нему; помимо усталости начинает копиться озлобленность и ненависть. Это маячок для начальства, что этот сотрудник либо первый претендент на выбывание, либо на выгорание. Внимание притупляется, эффективность сменяется прокрастинацией.

Именно с подобной ситуацией около года назад столкнулась и наша юридическая фирма. Состояние постоянного аврала на работе у всех сотрудников дошло просто до хронического уровня. И если вначале все относились к сложившейся ситуации с пониманием – всё-таки, делаем одно дело. То буквально через месяц вместо бодрых шуток начались жалобы и даже откровенные отговорки из разряда утреннего смс-сообщения: «Я сегодня не выйду на работу, я заболел». Это бросилось в глаза не сразу. И хорошо, что у нас в коллективе здоровая атмосфера и когда на одной из утренних планёрок я спросил, что происходит, коллеги честно признались, что просто устали. В итоге мы вначале увеличили штат на одного сотрудника, а через полгода ещё на двух.

Любой руководитель должен понимать, что до такого доводить нельзя. Иначе система, которую вы считали, что, наконец, отстроили, даст сбой.
Формирование команды, ее адаптация и мотивирование – это главы отдельной дисциплины. К сожалению, не все собственники бизнеса готовы вкладывать в образование и развитие сотрудников, создавать рабочий климат. Но в ситуации, когда из-за отсутствия кадров страдает сам бизнес – недопустим. Фирма теряет репутацию и соответственно, недополученную прибыль.

Поэтому пересматривать штатное расписание нужно обязательно. Никто не говорит о раздутии штата.
Кроме того, с повышением нагрузки на сотрудников, им приходится задерживаться на рабочих местах, что влечет дополнительный бюджет на сверхурочные. А сверхурочные у нас в стране согласно Трудовому кодексу оплачиваются по повышенной ставке. Что тоже не рационально, что вы потратите больше средств из бюджета компании на оплату сверхурочных сотрудников, к примеру, отдела продаж, состоящего из семи человек, чем если бы вы выплатите зарплату новому – восьмому сотруднику этого отдела.

Ещё одним сигналом для расширения штата, может стать процент увеличения продаж. Продажи увеличиваются, значит пришло время расширять бизнес. В том числе увеличивать штат.
Другой вопрос, что к увеличению штата всегда нужно приходить путём точного планирования и путём точных цифр. KPI наглядно покажут разницу между ежемесячной оплатой сверхурочных нескольким сотрудникам и выплатой заработной платы одному новому. И именно эти метрики должен грамотно использовать, в частности, руководитель того или иного подразделения при подготовке на имя генерального директора служебной записки на увеличение штата сотрудников.

Андрей Андреев,
адвокат, управляющий партнёр юридического бюро «United Partners»

Читайте также  Должностная инструкция менеджера отдела продаж
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector