Шпаргалка делопроизводителя : Положение об отделе

Шпаргалка делопроизводителя : Положение об отделе

Положение об отделе документационного и информационного обеспечения

1.1. Отдел документационного и информационного обеспечения, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].

1.2. Отдел непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя предприятия].

1.3. Отдел документационного и информационного обеспечения возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].

1.4. Начальник отдела документационного и информационного обеспечения имеет [значение] заместителя(ей).

1.5. Обязанности заместителя(ей) определяются начальником отдела документационного и информационного обеспечения.

1.6. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов и пр.) в составе отдела, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения.

1.7. В своей деятельности отдел руководствуется:

— законодательством Российской Федерации;

1.8. [Вписать нужное].

2. Структура

2.1. Структуру и штатную численность отдела утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].

2.2. Отдел документационного и информационного обеспечения может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.).

Например: секретариат, бюро (сектор, группа) внедрения технических средств, канцелярия, архив.

2.3. Положения о подразделениях отдела документационного и информационного обеспечения (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп, заместителем(ми) начальника отдела].

2.4. [Вписать нужное].

3. Задачи

На отдел документационного и информационного обеспечения возлагаются следующие задачи:

3.1. Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности предприятия.

3.2. Информатизация подразделений предприятия.

3.3. Обеспечение единства информационных и документационных технологий в подразделениях предприятия.

3.4. Совершенствование информационного и документационного обеспечения на предприятии на основании единой технической политики и применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов.

3.5. Организация и обеспечение специальной документальной связи с подразделениями предприятия, другими предприятиями, организациями и учреждениями, а также контроль за состоянием связи.

3.6. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в процессе деятельности предприятия.

3.7. [Вписать нужное].

4. Функции

Отдел документационного и информационного обеспечения выполняет следующие задачи:

4.1. Разработка и реализация концепции информатизации (за исключением правовой) подразделений предприятия.

4.2. Реализация и сопровождение офисных информационных технологий в подразделениях предприятия.

4.3. Создание и сопровождение справочно-информационного фонда предприятия.

4.4. Ведение делопроизводства.

4.5. Внедрение и совершенствование автоматизированной системы «Делопроизводство», сопровождение ее программного и информационного обеспечения, а также внедрение технологической базы данных.

4.6. Формирование сводной номенклатуры дел предприятия.

4.7. Оформление, выпуск, учет приказов и распоряжений руководства предприятия.

4.8. Разработка унифицированных шаблонов, форм, проектов бланков документов.

4.9. Внедрение автоматизированной системы подготовки текстов документов.

4.10. Изготовление и учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, внедрение электронных методов хранения и подготовки бланочной продукции. Обеспечение подразделений предприятия печатями и штампами.

4.11. Машинописное изготовление документов.

4.12. Выполнение копировально-множительных, диктофонных, стенографических и звукотехнических работ.

4.13. Внедрение, развитие и эксплуатация репрографических технологий и копировально-множительной техники. Обеспечение технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями.

4.14. Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи.

4.15. Обеспечение оперативного прохождения на предприятии документов и служебной корреспонденции.

4.16. Организация эксплуатации, программно-технического сопровождения и администрирования локальной вычислительной сети предприятия, а также обеспечение и координация работ по ее модернизации и развитию.

4.17. Разработка и реализация технологии внутреннего безбумажного документооборота.

4.18. Выполнение оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции на основе автоматизированных принтофисных технологий.

4.19. Ведение и развитие программно-информационного фонда предприятия, в том числе лицензий и программ, приобретенных предприятием отделом.

4.20. Создание, сопровождение и развитие экспериментально-моделирующих стендов для отработки перспективных информационных и документационных технологий и специализированных программно-технических комплексов.

4.21. Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.

4.22. Организационно-методическое руководство службами делопроизводства на предприятии (в структурных подразделениях).

4.23. Участие в постановке задач, проектирования, эксплуатации автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий.

4.24. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

4.25. Создание кабинетных библиотек предприятия.

4.26. Организация обучения компьютерным и репрографическим технологиям работников подразделений.

4.27. Анализ печатных и электронных средств массовой информации.

4.28. Создание информационного банка данных, видео и фонотеки по материалам СМИ.

4.29. Перевод с иностранных языков и на иностранные языки научной, технической, экономической и другой специальной литературы, патентных описаний, нормативно-технической и товаросопроводительной документации; переписка с зарубежными организациями, материалов конференций, совещаний.

4.30. [Вписать нужное].

5. Права

Отдел документационного и информационного обеспечения имеет право:

5.1. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и докладывать руководству о результатах проверок.

5.2. Запрашивать в структурных подразделениях документы и информацию, необходимые для выполнения контрольных функций отдела.

5.3. Возвращать на доработку документы, оформленные в подразделениях предприятия с нарушением инструкции по делопроизводству.

5.4. Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.

5.5. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупки программных, технических средств и расходных материалов.

5.6. [Вписать нужное].

6. Взаимоотношения (служебные связи)**

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел документационного и информационного обеспечения взаимодействует:

6.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:

— организации контроля и проверки исполнения документов, поручений и решений;

— подготовки и представления документов;

— передачи входящей корреспонденции и приема исходящей, движения внутренней документации;

— получения и выдачи документов, подлежащих печатанию, копированию, размножению;

— информационного обеспечения деятельности предприятия;

6.2. С [хозяйственным отделом, отделом материально-технического снабжения] по вопросам:

— обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями;

— обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;

6.3. Со службами АСУ — по вопросам разработки и внедрения информационных технологий и применения средств вычислительной техники.

6.4. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.5. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:

7. Ответственность

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела документационного и информационного обеспечения.

7.2. На начальника отдела документационного и информационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:

— организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел;

— организацию оперативной и качественной подготовки документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

— сохранность принятых в работу документов;

— соблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины;

— обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности;

— подбор, расстановку и деятельность работников отдела;

— соблюдение режима доступа к информации, являющейся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также использование этой информации работниками отдела в служебных целях.

7.3. Ответственность работников отдела устанавливается должностными инструкциями.

Положение об отделе делопроизводства предприятия

Текст описание —>

Тип документа: Положение
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 20,4 кб

Бланк документа

Скачать Положение об отделе делопроизводства предприятия

Скачать в .doc/.pdf Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

__________________________________________________________________

(полное фирменное наименование, место нахождения предприятия)

УТВЕРЖДАЮ Руководитель ___________ ________________________ «___»__________ _____ г.

об отделе делопроизводства предприятия

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел делопроизводства (далее — отдел) является структурным подразделением ________ «__________________» (далее — предприятие).

1.2. Отдел создан на основании приказа Руководителя N _____ от «__»_________ ____ г.

1.3. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения Руководителя по представлению начальника отдела.

1.4. Сотрудники отдела должны знать и руководствоваться в своей работе следующим:

— Конституция Российской Федерации;

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

— Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив;

— системы организации контроля за исполнением документов;

— оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

— основы экономики, организации, производства труда и управления;

— основы трудового законодательства;

— правила и нормы охраны труда;

— локальные акты предприятия.

1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:

— методические материалы по организации делопроизводства, схемы документооборота;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— сроки и порядок сдачи дел в архив;

— единая государственная система делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— структура предприятия и его подразделений;

— системы организации контроля за исполнением документов;

— методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности.

2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА

2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.

2.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.

2.3. В состав отдела входят (указать должность):

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

Основными задачами отдела являются:

— обеспечение организации делопроизводства на предприятии в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива;

— организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях предприятия единой системы делопроизводства;

— организация и обеспечение единого порядка работы с документами;

— совершенствование форм и методов делопроизводства;

— осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях предприятия, анализ исполнительской дисциплины;

— организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;

— систематизация и хранение документов текущего архива;

— учет объема документооборота;

— разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

— организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях предприятия;

— подготовка документов к передаче в архив.

4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:

4.1. Организует в целом делопроизводство на предприятии.

4.2. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.

4.3. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых на предприятии.

4.4. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству предприятия.

4.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

4.6. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.

4.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

4.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.

4.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях предприятия.

4.10. Ведет учет объема документооборота.

4.11. Организует работу по приему руководством предприятия посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

4.12. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством предприятия совещаний и заседаний.

4.13. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности предприятия.

4.14. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства.

4.15. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.

4.16. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.

4.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

4.18. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.

Возложение на отдел функций, не относящихся к делопроизводству, не допускается.

Отдел делопроизводства для решения возложенных на него задач имеет право:

— осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, о результатах проверок докладывать руководству;

— запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия необходимые документы для выполнения возложенных на отдел функций;

— запрашивать от руководства и структурных подразделений предприятия необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на отдел прав и обязанностей;

— требовать от руководителей структурных подразделений предприятия выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений руководства предприятия;

— вносить руководству предприятия предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях и администрации предприятия;

— возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;

— привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел постоянно взаимодействует со следующими структурными подразделениями:

6.2. По вопросам, относящимся к его компетенции, отдел оказывает содействие всем подразделениям предприятия.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.

7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

7.3. Начальник и другие сотрудники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.

8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.

8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.

Начальник отдела делопроизводства

Согласовано: юридическая служба

/Прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью предприятия./

Скачать Положение об отделе делопроизводства предприятия

Скачать в .doc/.pdf Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Делопроизводство — это работа с документами, непрерывный процесс их оформления, передачи, систематизации и хранения. В организациях применяется в отделах кадров, бухгалтерии и всех остальных подразделениях.

О чем идет речь

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но документоведение — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

  • общим — касающимся основной деятельности компании;
  • кадровым — для документации по личному составу, ведется отделом кадров;
  • секретным — встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения;
  • электронным — когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить делопроизводство (для чайников) несложно. Начать необходимо с самого важного и основополагающего документа — номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, определяем список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединяем их по направлениям. Каждому виду присваиваем номер — код, он состоит из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг и для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия и отдел документооборота в нем. Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела группируются по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. В большинстве организаций современное делопроизводство включает в себя не только бумажные, но и электронные документы. Весь документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

  • входящие — поступающие в организацию извне. Все, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций;
  • исходящие — отправленные из организации. Все, адресованное другим юридическим лицам и физическим лицам (ответы, письма, решения);
  • внутренние — не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале допустимо сделать пометку, в какое дело, согласно номенклатуре, подшита копия для хранения.

В организации ведут журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы обязательно нумеруют по страницам, прошивают и опечатывают, общие правила делопроизводства в организации требуют делать это для исключения возможности замены листов и внесения несанкционированных изменений.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

График документооборота в компании:

бланк графика документооборота организации

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить положение о документообороте организации. Этот документ излагает кратко основы делопроизводства и документооборота для новичков, это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг, в нем подробно указано, как вести делопроизводство в каждом случае. Для каждого потока прописывается маршрут, например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Печати и штампы

Часто новичкам, да и не только им, сложно разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких — нет. Ответ содержат задачи делопроизводства: печатью (если она есть) заверяются исходящие бланки, т. к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т. к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы бывают самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Положение об отделе делопроизводства

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Это находит своё отражение в нормативных документах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях работников.

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы:

— основные функции и задачи;

— обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя);

Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости — сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.

Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы.

Читайте также  Увольнение за нарушение трудовой дисциплины

8.Организационные документы в деятельности предприятийКомплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.Формуляр организационного документа:постоянные реквизиты «единого» бланка: эмблема (03); наименование организации (06);наименование вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);переменные реквизиты «единого» бланка: дата (09); егистрационный номер (10); место составления или издания документа (12); заголовок (17) 1 ; текст (19); отметка о наличии приложения (20) 2 ; подпись (21); гриф согласования (22) или визы (23); гриф утверждения (15);печать (24).Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).Положение об организации включает разделы: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; контроль, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

9.Распорядительные документы, требования к оформлению управленческих документов

Существуют следующие распорядительные документы:

Решения необходимы для принятия основных вопросов по деятельности организации, кадровой службы.

Распоряжения издаются по оперативным вопросам для организации исполнения постановлений, решений, приказов. Постановления, приказы при этом оформляются как совместное решение, имеющее правовую силу. Все документы должны доводиться до нижестоящих организаций.

Если способ не указан, то организация решает самостоятельно вопрос о комплексе документов. Распорядительные документы могут быть отменены распорядительным документом данной организации или вышестоящей организацией. Проекты документов, затрагивающие интересы организации или вышестоящей организации, должны согласовываться, а в случае разногласий прилагаются замечания. В протоколах фиксируется ход обсуждения вопросов и решения по ним. Протоколы ведутся на общих собраниях, советах, заседаниях, совещаниях. По ним оформляются стенографии и видеозаписи. Стенография должна расшифровываться. Письма составляются в том случае, если затруднен бездокументальный обмен информацией.При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы, факсы, электронное сообщение.Организация, на основании положений о ней издает иные документы: планы работы, штатные расписания, уставы, правила, положения. Проект управленческих документов должен согласовываться с исполнителями (авторами текста), руководителями или заинтересованными лицами структурных подразделений и организаций.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководством организации или его заместителем в соответствии с его компетенцией. Две или более подписи ставятся в случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного характера, служащие для приема и выдачи денег, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии.Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.Распоряжение, издаваемое руководителем коллегиального органа на правах единоначалия, имеет одну подпись. Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений имеет заместитель руководителя.Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы) подписывает должностное лицо, ответственное за них.Протокол подписывает председательствующий и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и т.д., то есть документы информационного (или аналитического) характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы входят в компетенцию данного лица. Существуют положения о документальных приложениях. Они могут быть документами, имеющими правовую силу, являться дополнением и сопровождаться с письмом .На приложениях к распорядительным документам в правом верхнем углу пишется:

Состав реквизитов и порядок оформления должен соответствовать унифицированной системе документации (УСД) и нормативными актами.

В целях сокращения количества применяемых документов составляется табель документов организации, куда заносятся все документы. Табель ведет ответственное лицо отдела делопроизводства и утверждается руководителем организации. Должностные инструкции(экономиста) 10.Должностные обязанности экономиста.1. Выполняет работу по осуществлению экономической деятельности предприятия, направленной на повышении эффективности и рентабельности производства, качества выпускаемой продукции и освоение новых видов, достижение высоких конечных результатов при оптимальном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов.2. Подготавливает исходные данные для составления проектов хозяйственно-финансовой, производственной и коммерческой деятельности (бизнес-планов) предприятия в целях обеспечения роста объемов сбыта продукции и увеличения прибыли.3. Выполняет расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимые для производства и реализации выпускаемой продукции, освоения новых видов продукции, прогрессивной техники и технологии.4. Осуществляет экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений, разрабатывает меры по обеспечению режима экономии, повышению рентабельности производства, конкурентоспособности выпускаемой продукции, производительности труда, снижению издержек на производство и реализацию продукции, устранению потерь и непроизводительных расходов, а также выявлению возможностей дополнительного выпуска продукции.5. Определяет экономическую эффективность организации труда и производства, внедрения новой техники и технологии, рационализаторских предложений и изобретений.6. Участвует:6.1. В рассмотрении разработанных производственно-хозяйственных планов.6.2. В проведении работ по ресурсосбережению.6.3. Во внедрении и совершенствовании внутрихозяйственного расчета.6.4. В совершенствовании прогрессивных форм организации труда и управления.6.5. В совершенствовании плановой и учетной документации.7. Оформляет материалы для заключения договоров, следит за сроками выполнения договорных обязательств.8. Осуществляет контроль за ходом выполнения плановых заданий по предприятию и его подразделениям, использованием внутрихозяйственных резервов.9. Участвует в проведении маркетинговых исследований и прогнозировании развития производства.10. Выполняет необходимую работу, связанную с нерегламентными расчетами и контролем за правильностью осуществления расчетных операций.11. Ведет учет экономических показателей результатов производственной деятельности предприятия и его подразделений, а также учет заключенных договоров.12. Подготавливает периодическую отчетность в установленные сроки.13. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных экономической информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, которая используется при обработке данных.14. Участвует в формировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов. Пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации.15. Изучает специальную литературу, касающуюся выполняемой работы, а также по тематике проводимых исследований и разработок, составляет различные экономические обоснования, справки, периодическую отчетность, аннотации и экономические обоснования, справки, периодическую отчетность, аннотации и обзоры.16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Должностная инструкция делопроизводителя

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
  2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
  3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
  4. За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Необходимость должностной инструкции делопроизводителя

Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

  • Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
  • Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
  • Права — дается перечень прав специалиста.
  • Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Составление должностной инструкции

Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.

Общие положения

В первую очередь, здесь прописывают:

  • категорию, к которой относится делопроизводитель;
  • требования по квалификации;
  • кому он подчиняется;
  • кто его должен заменить в случае необходимости.

Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.

Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.

Обязанности

Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.

Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.

Права

В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.

Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.

Ответственность

Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.

После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector