Шпаргалка делопроизводителя : Основные документы

Шпаргалка делопроизводителя : Основные документы

Инструкция по делопроизводству: организация работы с документами

Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции по делопроизводству. В этой статье говорим о разделе инструкции, в котором должны быть описаны основные правила и принципы организации работы с документами в компании.

Что фиксировать в разделе «Организация работы с документами»?

Автору инструкции по делопроизводству при написании этого раздела рекомендуем взять за основу следующие положения:

1. Раздел III «Организация документооборота» Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).

2. Подраздел 3.4 «Организация документооборота» Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – Методические рекомендации).

3. Раздел V «Организация документооборота» Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[3].

Структура раздела «Организация работы с документами» отображена в Схеме. Подробно рассмотрим, из чего должен состоять каждый подраздел этого раздела.

Структура раздела

Подраздел «Документооборот в Обществе»

Сначала следует установить, что такое документооборот (не забудьте поместить этот термин и его толкование в раздел «Термины и определения» инструкции по делопроизводству). Важно зафиксировать, из каких операций состоит этот процесс. Они перечислены в п. 3.1 Правил делопроизводства. В последующих разделах их нужно пошагово рассмотреть и расписать.

Извлечение из Правил делопроизводства

Далее следует изложить принципы документооборота. Они перечислены в п. 3.4.1 Методических рекомендаций. Подробно описывать значение этих принципов нет необходимости. Весь текст инструкции и само ее существование в организации направлены на их соблюдение.

Извлечение из Методических рекомендаций

В этом подразделе также необходимо указать, что документооборот в организации осуществляется при помощи СЭД [4], обозначить обязанности участников делопроизводственных процессов, связанные с помещением в СЭД как документов, так и информации о них. Если в компании принято учитывать в СЭД не только готовые документы, но и их проекты, об этом тоже нужно написать.

В конце этого подраздела нужно перечислить потоки документов, которые действуют в компании. Потоков традиционно три: входящие, исходящие и внутренние документы. В инструкции по делопроизводству обычно описывают общие правила обращения с документами всех потоков.

Текст подраздела «Документооборот в Обществе» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 1.

Пример1

Подраздел «Доставка и отправка документов Общества»

В этом подразделе следует указать каналы, по которым документы доставляются в организацию и отправляются из нее. Чем богаче выбор каналов доставки, тем сложнее делопроизводителям уследить за всей поступающей корреспонденцией и учесть ее. Также здесь нужно отметить принятый в компании способ приема корреспонденции. Он может быть:

  • централизованным (когда все письма, независимо от того, как попали в организацию, передают в канцелярию для регистрации);
  • децентрализованным (когда учет поступившей почты происходит в структурных подразделениях).

Отдельно следует указать, что делать, если письмо на бумажном носителе поступило в самом конце рабочего дня или в нерабочий день.

Также необходимо обозначить, кто отвечает за отправку документов. Особого внимания заслуживает почтовая корреспонденция на бумажных носителях. Если отправка почты происходит централизованно (например, канцелярией), то нужно описать условия, при соблюдении которых отправление примут для пересылки. При несоблюдении этих условий письмо вернут исполнителю, и отвечать за задержку отправления будет именно он. Нужно сказать и о срочной отправке почты: кто и при каких условиях должен ей заниматься.

Важно
Подраздел «Доставка и отправка документов Общества» инструкции по делопроизводству посвящен исключительно доставке и отправке корреспонденции. О приеме, предварительном рассмотрении и дальнейших операциях с входящими письмами здесь рассказывать не нужно, этому следует уделить внимание в других частях инструкции. То же относится и к исходящим письмам.

Текст подраздела «Доставка и отправка документов Общества» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 2.

Пример2

Подраздел «Учет объемов документооборота»

В этом подразделе нужно описать, как, каким образом и для чего ежегодно происходит учет объемов документооборота. Этот подраздел нельзя игнорировать, даже если на практике руководитель совсем не интересуется итоговыми цифрами по входящим и исходящим документам за год. Зато эти цифры нужны руководителю делопроизводственной службы: они станут едва ли не единственным убедительным аргументом, когда придется «выбивать» для канцелярии новую мебель, технику или штатные единицы.

Кроме этого, здесь следует указать категории документов, количество которых нужно посчитать отдельно. Эта информация может быть очень интересна главе компании или топ-менеджерам по направлениям. Почему? Рассмотрим пример. После учета стало известно, что 10 % от всей входящей корреспонденции составляют жалобы на качество продукции или обслуживания. Безусловно, это должно привлечь внимание к подразделениям, ответственным за качество. Кстати, соотношение количества отправленных предложений о сотрудничестве числу заключенных договоров – тоже интересная информация, которая может помочь оптимизировать политику продаж.

Вопрос
Существует ли перечень документов, которые нужно учитывать отдельно при учете объемов документооборота?
Ответ
Нет. В каждой организации самостоятельно решают, учет каких именно категорий документов следует вести отдельно.

Отчет об объемах документооборота составляют в форме простой справки: статистической (если автор просто приводит цифры для сведения) или аналитической (если автор делает какие-то выводы из собранных цифр).

Текст подраздела «Учет объемов документооборота» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 3.

Пример3

Подраздел «Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества»

В этом подразделе инструкции по делопроизводству нужно прописать, что в каждом структурном подразделении компании должен быть работник, ответственный за делопроизводство. Также здесь следует указать:

  • порядок назначения делопроизводителя подразделения;
  • порядок организации его труда;
  • его функциональные обязанности.

Текст подраздела «Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 4.

О том, какие документы нужно регистрировать, а какие нет — шпаргалка делопроизводителя

О том, какие документы нужно регистрировать, а какие нет - шпаргалка делопроизводителя

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс – и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.

Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации. Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением. Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.

Основные принципы регистрации

Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.

Зарегистрировать документ можно только один раз

Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.

Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп

Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция

Соблюдать сроки

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.

Правило календарного года

Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.

Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО

Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.

В самом общем виде это документы, которые:

  • поступили из других организаций и от физических лиц;
  • внутренние и отправляемые документы;
  • требующие ответа;
  • из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.

В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:

  • приказы по личному составу;
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
  • трудовые книжки работников;
  • личные дела работников;
  • уведомления работников;
  • командировочные удостоверения;
  • справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях и др.);
  • протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность.

Также рекомендуется вести регистрацию выдачи и сдачи доверенностей работникам, представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.

Единого перечня нерегистрируемых документов не существует

По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.

Как правило, к нерегистрируемым относятся:

  • сводки и информация, присланные для сведения;
  • копии приказов руководителя по основной деятельности;
  • копии распорядительных документов вышестоящей организации;
  • формы статистической отчетности;
  • графики, наряды, заявки;
  • прейскуранты, прайс-листы,
  • технические условия;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • пригласительные билеты;
  • рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
  • учебные планы, программы;
  • печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
  • корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.

Регистрационные журналы, книги, карточки

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.

Журналы (книги) регистрации

Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.

В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.

В произвольной форме ведутся:

  • Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам;
  • Журнал учета входящей корреспонденции;
  • Журнал учета исходящей корреспонденции;
  • Журнал учета личных дел;
  • Журнал регистрации приказов по основной деятельности;
  • Журнал регистрации приказов по личному составу;
  • Журнал регистрации приказов на отпуск;
  • Журнал регистрации должностных инструкций;
  • Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации и многие др.

Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля;
  • Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
  • Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;
  • Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей.

Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797»:

  • Журнал регистрации вводного инструктажа;
  • Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.). Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.

Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.

Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.

Регистрационные карточки

К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы. Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным. Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.

Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.

Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.

Кто должен вести регистрацию документов

В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.

Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.

Шпаргалка делопроизводителя

Сегодня мы предлагаем ознакомиться с информацией на тему: «Шпаргалка делопроизводителя» от профессионалов понятным языком для людей.

Шпаргалка делопроизводителя

Существует множество различных классификаций документов в делопроизводстве. Приведенная ниже классификация документов является наиболее распространенной. Она предлагается студентам на курсе «Документоведение и документационное обеспечение управления» (ДОУ) в государственных ВУЗах.

Все документы подразделяются на следующие группы :

по способу документирования;

по сфере использования;

по характеру содержания;

по месту составления;

по грифу ограничения доступа (степени гласности);

по юридической силе;

по форме изложения (степени унификации);

по срокам исполнения;

по срокам хранения;

по степени обязательности.

Виды документов внутри каждой группы:

По способу документирования различают документы:

кино- и фотодокументы.

По сфере использования различают:

документы по труду;

По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы.

По характеру содержания :

первичные (содержащие исходную информацию);

вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления :

внутренние (разработанные и используемые внутри организации);

входящие (поступившие в организацию);

исходящие (отправляемые из организации).

По грифу ограничения доступа (степени гласности):

открытые (несекретные документы);

с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):

— «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);

— «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);

— «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

— «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

По происхождению различают:

официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

По юридической силе :

оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);

дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при утере или уничтожении подлинника.

индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме);

трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления — например, типовой технологический процесс);

примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

унифицированные (входящие в унифицированную систему документации).

Видео (кликните для воспроизведения).

По срокам исполнения различают:

срочные (с указанным сроком исполнения документа);

По срокам хранения различают документы:

временного хранения (до 10 лет);

долговременного хранения (свыше 10 лет);

По степени обязательности :

информационные (содержащие сведения и факты);

директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

Документы в организации чаще всего разделяются на три группы :

распорядительные документы — указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

Классификация документов

Классифицирование документов — процесс упорядочения или распределение документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация документов – это система соподчинения документов, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в многообразии документов.

Классифицировать документы значит делить их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род — совокупность документов, имеющих определенный общий признак. Виды – второй уровень деления. Подвид – третий. Разновидность – четвертый.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА

8 800 350 84 37

Классификация документов – многоступенчатое, иерархическое и дихотомические деление документов на роды, виды, подвиды, разновидности и пр.

Иерархия – расположение документов в порядке от высшего к низшему (документàизданиеàнепериодическое изданиеàкнига).

Дихотомия – последовательное деление документов одного класса на 2 вида, подвида, разновидности и т. д. (опубликованный/неопубликованный документ, периодический/непериодический документ и т. д.)

В основе общей классификации 3 блока признаков: информационная составляющая, материальная составляющая, условия бытования документа.

Существует следующая общая классификация документов:

· по информационной составляющей,

· по уровню обобщения информации (первичные/вторичные),

· по характеру знаков средств фиксации информации (текстовые и не текстовые),

· по мерности записи информации,

· по предназначенности для восприятия информации (человеко-/машиночитаемые),

· по каналу восприятия информации (визуальный, тактильный, аудиальный, аудиовизуальный),

· по степени их распространенности (опубликованный, неопубликованный, непубликуемый),

· по способу документирования (рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, электронный),

· по физической составляющей документа,

· по материалу носителя информации (бумажный, пленочный, пластиночный),

· по материальной конструкции или форме носителя информации (листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковый, комбинированный),

· по обстоятельствам их бытования и внешней среде (регулярность выхода в свет: периодические/непериодические, место выхода в свет: оригинал/копия, место происхождения: региональный/национальный/),

Организационно-управленческие (деловые) документы делятся на:

1. Д. по общим и адм. вопросам. Составляются работниками всех подразделений предприятия.

2. Д. по функциям управления. Составляются работниками финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений.

· По способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино — и фотодокументы).

· По сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, документы по труду, отчетно-статистические).

· По наименованию (служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д.).

· По содержанию (простые (посвящены одному вопросу)/сложные).

· По характеру содержания (первичные/вторичные (обобщаюи исходную информацию первичных документов)).

· По месту составления (внутренние/входящие/исходящие)

· По грифу ограничения (доступа) (открытые/с грифом («ДСП», «комм. тайна», «конфиденциально», «секретно», «сов. секретно»)).

· По происхождению (официальные или служебные (составленные юр. или физ. лицом и оформленные в установленном порядке, отража. щие интересы организации)/личные).

· По юридической силе (оригиналы=подлинники/копии/отпуски (под копирку с оригинала, подписью не заверяется)/заверенные копии/выписки (часть документа, заверенная подписью и печатью)/дубликаты (повторные экз. подлинника, имеющие такую же юр. силу)).

· По форме изложения (=степени унификации) (индивидуальные (разовый, в свободной форме)/трафаретные/типовые/примерные/унифицированные).

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

· По срокам исполнения (срочные/несрочные).

Видео (кликните для воспроизведения).

· По срокам хранения (временного (до 10 лет)/долговременного (>10 лет)/постоянного).

правила оформление документов

Описание страницы: шпаргалка делопроизводителя от профессионалов для людей.

Читайте также  Краснодарский край программа земский доктор

Шпаргалка делопроизводителя

Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит “Отметка о приложении”.

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 “Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов” отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемом к основному документу.

Отметка о приложении может располагаться:

  • после текста на сопроводительном документе;
  • в тексте основного документа;
  • на самом приложении.

Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля (то есть без пробелов).

Правила оформления приложений

Если приложение названо в тексте документа, то отметка выглядит следующим образом:

Приложение: на 2л. в 1 экз.

Если не названо, то указываем полностью:

Приложение: 1. Договор об указании услуг на 5 л. в 1 экз.
2. Акт приема-передачи на 2 л. в 1 экз.

Если приложением является электронный носитель, то отметка оформляется так:

Приложение: файл “Проект соглашения.doc” на usb-флеш-накопителе.

Если документ, являющийся приложением, имеет свои приложения, он оформляется следующим образом:

Приложение: письмо ООО “Раза ветров” от 17.06.2018 N 03-10/45 и приложения к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 2л. в 1 экз. только в первый адрес.

Так оформляются отметки о приложении только в сопроводительных и информационно-справочных документах.

На что обратить внимание

Слово “Приложение” пишется в единственном числе, несмотря на то, что приложений может быть несколько.

В ГОСТ не указано через сколько интервалов от текста оформляется отметка о приложении. Это важно, так как в пространство после текста не должно быть возможности что-либо дописать. Поэтому в этом вопросе мы будем руководствоваться разъяснениями Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (хотя они и утратили силу), в п. 6.1 которых сказано, что “реквизиты документа отделяют друг от друга двумя – четырьмя межстрочными интервалами”.

Как оформляется отметка о наличии приложений в приказе или других распорядительных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях)

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что в в тексте распорядительных документах при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: . (приложение) или . (приложение 1).

В соответствии с Постановлением Правительства Волгоградской области от 12.09.2018 N 536 (приложение 1).

Также допускается ставить знак N перед приложением.

Видео (кликните для воспроизведения).

То есть отметка о приложении в распорядительных документах, а также в договорах, положениях, правилах, инструкциях под текстом не оформляется, а указывается только в тексте документа.

Как оформляются приложения к распорядительным документам

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N
к приказу ООО “Звезда”
от 21.08.2018 N 156

Реквизит выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО “Мечта”
от 18.06.2018 N 118

Надеюсь, что с оформлением приложением все стало понятно. Вопросы пишите в комментариях

С уважением, Инна.
документовед, специалист по ДОУ и делопроизводству

1 комментарий:

VarangaOfficial – варанга от грибка цена – только достоверные и проверенные факты. Воспользовавшись нашим порталам, вы получите возможность узнать полную и подробную информацию касающуюся представленного средства. Увидеть данные о проведенных клинических тестированиях, прочесть реальные отзывы пользователей и врачей, использующих крем в своей лечебной практике. Ознакомиться с инструкцией по использованию, прочитать особенности и методы работы мази, понять, почему крем Варанга настолько эффективен, где нужно заказывать сертифицированный, оригинальный препарат и, как избежать покупки подделки. Мы очень тщательно и скурпулезно проверяем публикуемые данные. Предоставляем посетителям нашего онлайн-ресурса сведения, которые были почерпнуты только из подлинных источников. Если вы нашли признаки грибкового поражения стоп или уже довольно продолжительное время, без ощутимых результатов пытаетесь избавиться от этого досадного недуга, у нас на сайте вы найдете быстрый и легкий способ решения проблемы. Приобщайтесь и живите полноценной, здоровой жизнью. Теперь все ответы можно отыскать на одном сайте.

Как правильно оформлять документы

Абсолютно все сферы деятельности сопровождаются составлением документов – договоров, актов, соглашений, заявлений, жалоб, исков. Оформление документа является ответственной процедурой, ведь малейшая ошибка в форме или содержании делает его недействительным. О том, как правильно оформлять документы, расскажем ниже.

Виды документов

Перечислить все возможные виды и формы документов, бланков и справок практически невозможно, ведь они могут носить официальный, произвольный или смешанный характер. Тем не менее, для большинства сфер деятельности закон предусматривает не только виды разрешенных форм, но жесткие правила их оформления, удостоверения, подачи.

Одним из возможных видов классификации документов является способ и цель происхождения. В рамках этого направления выделяют:

  • официальный документ, который порождает права и обязанности граждан, юридических лиц (например, паспорт, диплом, договор и т.д.);
  • личный документ (персональная переписка, дневники и т.д.)

Среди официальных документов существует множество отдельных категорий и разновидностей. Например, в их состав входит нормативный правовой акт, принимаемый властными органами и имеющий общий характер, либо распорядительный акт, имеющий индивидуальный характер. Отдельным подвидом выступает служебный документ, который организация использует в своей текущей деятельности. Требования к оформлению документов, имеющих служебный или организационно-управленческий характер, могут устанавливаться нормативными актами, внутренними правилами предприятия.

Не менее важна классификация документов по способу фиксации их содержания:

  • письменный документ предусматривает текстовый способ закрепления информации;
  • в рукописном бланке все данные фиксируются от руки;
  • при создании и использовании электронного документа применяются средства компьютерной техники, программные приложения;
  • изобразительный документ, если для фиксации данных применяются средства графического отображения;
  • множество иных разновидностей бланков.

Требования к оформлению документов могут существенно отличаться, в зависимости от сферы деятельности и применения. Однако необходимо соблюдать общие правила к содержанию и форме различных бланков, о которых поговорим ниже.

Основные правила оформления документов

Единое универсальное правило, которое можно применить сразу ко всем видам документов, отсутствует. Однако для большинства официальных документов должен применяться стандарт ГОСТ Р. Общие правила составления документов можно представить следующим образом:

  • любой вид официального документа должен соответствовать нормативу ГОСТ, в том числе использование строго оговоренных шрифтов, букв и цифр, иных стандартов;
  • каждый официальный документ должен соответствовать форме, регламентированной законом (например, правоустанавливающий бланк на недвижимость может составляться только в виде выписки, а договор купли-продажи должен составляться в письменном формате);
  • официальный государственный документ издается от имени Российской Федерации или иного публичного образования, подлежит опубликованию, а его содержание имеет жестко регламентированную структуру (нумерацию, подразделы и т.д.).

Аналогичный или расширенный перечень требований установлен и для отдельных видов официальных документов.

Приведем примерный перечень возможных видов документов, которые применяются в различных сферах деятельности:

  • организационно-распорядительные документы организации – контракты и соглашения, товарно-транспортная накладная, сопроводительные письма, путевой лист на перевозку пассажиров и грузов, иные виды деловых бланков и форм;
  • документы при покупке квартиры, дома или земли – договоры и передаточные акты, технический план и т.д.;
  • документы на транспортные средства – договор, по которому будет проходить проверка и регистрация в ГИБДД, доверенность и т.д.;
  • документы для иностранцев – разрешительные документы для пребывания в РФ и для трудоустройства, визы, приглашения на въезд, иные документы, которые требует миграционный режим;
  • банковские документы – платежные получения, договоры на открытие счетов и вкладов, и т.д.;
  • проездные и перевозочные документы для граждан и юридических лиц.

Помощь в оформлении документов, которую окажет юрист, будет заключаться в обеспечении грамотности и правильности составления, в соблюдении к нормативным правилам ГОСТ.

Оформление документов по ГОСТ

Нормативный стандарт ГОСТ предусмотрен для оформления текста документов, регламентирует следующие принципы:

  • шрифт для введения текста содержание любого документа – Times New Roman, размер не менее 12;
  • каждый раздел и подраздел текстовых документов должны иметь порядковую нумерацию (кроме приложений к документу), а нумерация осуществляется арабскими цифрами;
  • все разделы и подразделы должны иметь соответствующие заголовки и подзаголовки;
  • на все таблицы должны иметься соответствующие ссылки в содержании документа.

Это только минимальный набор требований, который содержится в ГОСТ по оформлению документов. Чтобы избежать сложностей и соблюсти все указанные правила, помощь в оформлении документов могут оказать юристы или иные специалисты.

Услуги по оформлению документов

Помощь юриста «Все по шагам» будет оказана при оформлении любой официальной документации. Мы поможем подготовить и грамотно оформить любой документ по следующим направлениям:

  • для совершения сделок с недвижимостью (дарение, продажа, аренда, мена и т.д.);
  • для издания распорядительных и служебных документов юридических лиц любой формы;
  • для обеспечения кадрового документооборота (приказы, журналы, трудовые договоры и т.д.);
  • для регистрации прав на землю любой формы собственности;
  • для прохождения таможенных и налоговых процедур;
  • иные документ по запросам граждан и юридических лиц.

Услуги по оформлению документов будут включать разработку проекта бланков и форм, согласование их с заказчиком. Помощь в оформлении документов будет оказана любым удобным способом – в письменной или электронной форме, при личном обращении, через онлайн-сервисы. Какой бы документ вам не понадобился, помощь наших юристов позволит соблюсти все требования закона и нормативов ГОСТ.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector