С 01072018 новый ГОСТ Р 7097-2016: как заверять

С 01072018 новый ГОСТ Р 7097-2016: как заверять

Применение ГОСТа Р 7.0.97-2016 для заверения копий документов в сфере закупок

ГОСТ применяется в отношении организационно-распорядительных документов к которым относятся уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма и прочие документы. При этом требования касаются документов, как на бумажном, так и электронных носителях.

ГОСТ определяет правила создания документов и их оформления, включая применение информационных технологий; перечень обязательных реквизитов документов; схемы расположения реквизитов на документе; виды и образцы бланков и состав реквизитов бланков.

Для сферы закупок ГОСТ применим не только потому, что заказчики им могут руководствоваться при оформлении документов о закупках, но и потому, что ГОСТ устанавливает порядок и форму заверения копий различных видов документов. В сфере закупок копии документов встречаются в составе заявок участников закупок. В связи с чем заказчики могут определить требование к оформлению копий документов, включаемых в состав заявки на участие в конкурентной закупке на основании ГОСТа.

Следует учесть, что в соответствии с федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» и федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» в системе национальных стандартов действует принцип добровольности применения стандартов. В связи с чем ГОСТ не носит обязательного характера и каждая организация самостоятельно определяется, применять ли ей национальный стандарт или нет. Для применения ГОСТа его положения должны быть включены в локальные акты организации, определяющие требования к оформлению документов, в частности в инструкцию по делопроизводству.

В свою очередь обязать участников закупок следовать требованиям ГОСТа заказчики могут лишь путем включения соответствующего условия в текст документации о закупке (например, в инструкцию по заполнению заявки и порядок оценки заявок участников), указав, что копия документа должна быть оформлена согласно ГОСТа.

При этом следует ссылаться на пункт 5.26. ГОСТа, который определяет порядок оформления копий документов. В частности, отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). И что очень важно для сферы закупок, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации.

Копия документа, оформленная с нарушением указанных требований будет считаться ненадлежащей, поскольку не позволит комиссии по закупкам установить соответствие представленной копии документа подлиннику.

Поэтому при оценке заявок на участие в конкурсах и запросах предложений в соответствии с федеральным закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» по критерию квалификация участника закупки комиссия по закупкам сможет не принимать в расчет копии документов, которые будут заверены в нарушение требований ГОСТа.

Аналогично при оценке заявок можно поступать и тем заказчикам, кто применяет федеральный закон от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее – Закон №223-ФЗ). Более того, несоблюдение требований ГОСТа участниками закупок по Закону №223-ФЗ может стать основанием для отклонения их заявок, как несоответствующих требованиям документации.

Заверение документов по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016

ГОСТ Р 7.0.97-2016, являющийся новым стал приемником ГОСТа Р 6.30-2003, поэтому назвать его совершенно новым невозможно. В процессе его разработки учитывались все особенности формирования старого образца, так как было важно сохранить его структуру и последовательность.

Как происходит заверение документов с 2018 года

Изменения произошли в самом процессе оформления и соблюдении формальностей. На скопированном документе, ответственное лицо работодателя обязано выполнить следующее:

  • проставить обозначение «Верно»;
  • подпись уполномоченного и ее расшифровка;
  • дата заверения;
  • обозначение места хранения оригинала, при предоставлении в другую организацию копии, нужно указать название организации-хранителя, дату формирования документа и его реквизиты.

Важно: именно завершающий момент является нововведением, так как ранее он не использовался.

Такие требования применяются к копиям всех без исключения документов, которые исполняются для запросов во внешнюю сферу.

Общие требования к заверению документов по новому ГОСТу рассмотрены подробно тут:

Если же копия необходима для внутреннего пользования на производстве, следует ее заверить надписью «Верно», подписаться с расшифровкой должностного лица, ее выдавшего, обозначить дату заверения.

Основание и время изменений

Как получать копии документов

Копии необходимы по многим причинам:

  • для оформления различной социальной помощи или декретных;
  • при трудоустройстве по совместительству или получении пенсии;
  • в процессе оформления большой ссуды в банке;
  • прочее.

Процедура их формирования совершенно простая и классическая – все что необходимо, это отксерить необходимый документ и заверить согласно ГОСТу.

Пошаговая инструкция применения новых правил

Например, работнику необходима копия трудовой книжки с целью получения ипотеки, тогда действия согласно новым правилам должны быть следующими:

  1. Обращение к работодателю с письменным заявлением о выдаче заверенной копии. Составляется обращение в произвольной форме, главное, чтобы в нем было четко выражено требование. Здесь вы узнаете, как составить заявление на выдачу копии трудовой.

Кроме этого его следует составить по всем правилам официального обращения:

  • шапка – с указанием названия предприятия и сведений относительно руководителя и заявителя;
  • название – можно с обоснованием относительно чего происходит обращение;
  • основная часть – с требованием/просьбой относительно предоставления заверенной копии трудовой книжки, можно указать на какие цели, что в свою очередь повлияет на скорость обработки обращения;
  • подпись и дата.
  1. Отсрочка для работодателя – период в 3 дня с момента подачи заявления:
  • при этом мнения компетентных органов относительно дня исчисления 3 дней немного отчаются, так как Роструд указывает на тот вариант, что первый день – это день обращения, а вот суд указывает на вариант начала исчисления со следующего дня после обращения.

  1. Заверение копии согласно новым требованиям, то есть кроме надписи: «Верно», даты и обозначения заверяющего лица, указать место хранения оригинала, при этом важно соблюсти не только стандарты, но и такие моменты:
  • копируются и заверяются все листы документа, для этого под каждый из них используется новый чистый лист, без двустороннего использования;
  • далее все листы согласно последовательности сшиваются, нумеруются, при этом концы нити на последнем листе пломбируются и опечатываются квадратным листом бумаги, на котором и указываются все завершительные надписи;
  • указывается подпись исполнителя, согласно приказу руководителя, дата формирования копии и место хранения оригинала.

Важно: если компания не располагает печатью, без нее можно обойтись, от этого юридическая сила копии не уменьшится.

Сравнение двух ГОСТов.

Если копия необходима в ФНС

Копии документов в ФНС должны формироваться с учетом требований налоговиков, так как это их право получать документацию в надлежащем согласно нормативным документам ФНС состоянии.

В данном случае новый ГОСТ и требования налоговой инспекции к формату заверения копий имеют определенные отличия в следующем:

  • ФНС требует, чтобы оттиск печати перекрывал подпись уполномоченного лица и завершительную надпись;
  • согласно рекомендациям ГОСТ, эти два атрибута заверки документа не должны соприкасаться.

Прочие требования согласно новому нормативу

ГОСТ Р 7.0.97-2016 кроме изменений в сам процесс заверки документов вводит еще несколько дополнительных правил:

  • появился гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» для ограничения доступа;
  • отметка об электронной подписи, в которой указывается на ее наличие – номер сертификата ключа, надпись о ее существовании, ФИО владельца сертификата и его срок действия. Тут вы узнаете, как получить ЭЦП физическому лицу.

Кроме этого ГОСТ дает рекомендации относительно процедуры оформления нового документа – правила нумерации, приоритетного использования шрифта, как формировать страницу.

Также указываются варианты создания страниц – на обеих сторонах, не соприкасаемость печати с печатным текстом, применение титульника.

Структура документа и реквизиты.

Каким образом делать копии многостраничных документов:

  • со второго листа начинается нумерация;
  • при этом нумерация выполняется сверху, посредине листа, а не в углу;
  • при формировании двусторонней копии листа, необходимо соблюдать интервалы размещения текста таким образом, чтобы он совпадал;
  • кроме этого указан размер и тип шрифта, расстояние между строками, расстояние абзаца, межстрочный интервал;
  • кроме этого могут выделяться основные моменты – отдельные фрагменты, наименование адресата, заголовок к тексту, подпись.

Кроме этого формируется титульный лист, на котором в отличие от прежней формы отсутствуют к указанию отдельные реквизиты – например, код организации, ОГРН, ИНН/КНН.

Заключение

Главное в процессе применения новых правил помнить, что они рекомендуемые и пользоваться ими или нет решать предприятию.

Обзор нового ГОСТа, который вступает в силу с 1 июля 2018 года – в этом видео:

Новый ГОСТ по оформлению документов 2018: с 1 июля рекомендованы новые правила заверения копий

Новый ГОСТ по оформлению документов 2018: с 1 июля рекомендованы новые правила заверения копий

При участии Наталья Бокова

С 1 июля 2018 года введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым устанавливаются новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 №2004-ст). Помимо прочего, ГОСТ меняет порядок заверения копий документов. Главное изменение — на копии нужно прописывать, где хранится подлинник.

Какие документы оформлять по новым правилам

Новый ГОСТ называется «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Требования стандарта являются рекомендуемыми.

Заверение копий документов по новым правилам

Общий порядок оформления копий документов установлен пунктом 5.26 Государственного стандарта. Согласно этому пункту, если копия нужна для того, чтобы представить ее в другую организацию (например, работнику нужна копия трудовой книжки для получения кредита), то на документе нужно сделать надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Например, указать: «Подлинник документа находится в ООО «Радуга» в деле № 25/17 за 2017 год».

В остальном порядок заверения копии не изменился. Как и прежде, под реквизитом «подпись» делается надпись «Верно». Затем указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его подпись, приводится ее расшифровка и указывается дата заверения копии (выписки из документа).

Скорректирован состав реквизитов документа

Кроме этого, состав документа дополнен следующими реквизитами:

  • наименование структурного подразделения, создавшего документа (оно указывается под наименованием организации);
  • гриф ограничения доступа к документу (надпись «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др. проставляется в правом верхнем углу первого листа);
  • отметка об электронной подписи.

Также оговорено, что в организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме.

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

Общие требования к созданию документов

Также в новом ГОСТе подробно описано, как создавать документ. Например, уточняется, что предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

  • Times New Roman № 13, 14;
  • Arial № 12, 13;
  • Verdana № 12, 13;
  • Calibri № 14 и приближенные к ним.

При составлении таблиц можно использовать шрифты меньших размеров.

Текст документа следует выравнивать по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки при угловом расположении реквизитов (то есть в верхнем углу страницы) — не более 7,5 см. Если текст печатается продольным способом, то длина самой длинной строки не должна превышать 12 см. Абзацный отступ текста составляет 1,25 см. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Кроме этого, в ГОСТе указано, что документы можно создавать на обеих сторонах листа (на лицевой и на оборотной). В таком случае ширина левого поля на лицевой стороне и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

С 01072018 новый ГОСТ Р 7097-2016: как заверять

Рубрики

Как заверить копию: новый ГОСТ Р 7.0.97-2016

С 1 июля 2018 начинает действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 взамен ГОСТ Р 6.30-2003. Установлены новые требования к копиям документов. Как заверить копию по новым правилам? Рассмотрим требования ГОСТ.

Подтверждением соответствия копии или выписки из документа его подлиннику является отметка о заверении и печать организации. (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Отметка о заверении копии

Проставляется под реквизитом «подпись» и включает:

  • слово «Верно»
  • наименование должности лица, заверившего копию
  • его собственноручную подпись
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
  • дату заверения копии (выписки из документа)
  • надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (если копия выдается для представления в другую организацию)

Печать

Как известно, с 7 апреля 2015 ООО и АО не обязаны иметь печать. В связи с этим печать организации ставится при наличии. Если печать есть, проставление печати обязательно, так как согласно ГОСТу печать заверяет подлинность подписи должностного лица.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» — «Место печати». (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Соответственно на заверенной копии документа печать не должна перекрывать подпись лица, заверившего копию.

как заверить копию

Как заверить копию с 1 июля 2018 по новому ГОСТ

Копия трудовой книжки

Указанный порядок заверения копий следует применять и для всех копий кадровых документов.

Копия трудовой книжки будет выглядеть следующим образом:

копия трудовой книжки заверенная

Запрета на то, чтобы печать заходила на наименование должности новый ГОСТ не содержит.
Поэтому оттиск печати может заходить на наименование должности.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп:

копия трудовой книжки заверенная штамп

Печать организации работодателя проставляется, не перекрывая собственноручную подпись лица, заверившего копию трудовой книжки.

Копии для налоговой

Важно учитывать, что требования нового ГОСТ являются рекомендуемыми, о чем указано в 4 абз. раздела 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Правила заверения копий для налоговой отдельно описаны в письмах Минфина и ФНС:

  • Письмо ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 (про применение штрафов за непредставление или представление незаверенных копий документов)
  • Письмо Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 «О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе»

Требования указанных писем частично противоречат положениям нового ГОСТ.

По действующим указаниям Минфина «Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

В то время как заверить копию по новому ГОСТу следует так, чтобы оттиск печати не заходил на подпись лица, заверившего копию.

При этом, письмо ФНС содержит отсылки к ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого с 1 июля 2018 будет применяться новый ГОСТ.

Поэтому до тех пор, пока не утверждены новые правила* заверения копий документов и их сшивов для налоговой, целесообразно руководствоваться действующими правилами из Письма Минфина и ФНС с учетом требований нового ГОСТ.

С 1 июля 2018 при заверении копий документов для налоговой следует также указать и место хранения подлинников.

копии для налоговой сшив

*Для справки:
В настоящее время обсуждается проект новых правил заверения копии документов для налоговой.
В данном проекте отсутствует требование о проставлении печати на сшиве копий документов. Достаточным для заверения будет собственноручная подпись лица, удостоверившего подлинность документов и отметки о заверении. При этом требований о том, что в отметке о заверении должно содержаться указание места хранения оригиналов в проекте нет.

АКТУАЛЬНО

ОНЛАЙН КАССЫ:
Кто обязан применять онлайн кассу с 1 июля 2018?
Отсрочка онлайн касс до 1 июля 2019
Кто вправе не применять никакую ККТ?
Чек онлайн кассы и его обязательные реквизиты
Ответственность за неприменение онлайн кассы

Читайте также  Как правильно указать место работы в трудовом договоре
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector