Работодатель потерял трудовую книжку работника

Работодатель потерял трудовую книжку работника

Если работодатель потерял трудовую книжку — что делать?

Действия сотрудника при потере трудовой книжки работодателем

Что делать, если работодателем утеряна трудовая книжка? В этом случае, как ни странно, основные действия нужно будет производить работнику. А именно (п. 27 Правил ведения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н):

  • обратиться к работодателю с заявлением об утере трудкнижки;
  • дождаться, пока работодатель в течение 15 дней после получения заявления оформит дубликат.

О том, как оформить дубликат, говорится в этой публикации.

В дубликате отражаются сведения:

  • о стаже сотрудника — до момента заключения договора с текущим работодателем;
  • текущей трудовой функции работника, его награждениях.

Данные о стаже оформляются на основе документов, которые могут быть запрошены:

  • у предыдущего работодателя;
  • в Госархиве;
  • в Пенсионном фонде;
  • у иных лиц, способных предоставить такие сведения (при необходимости — в судебном порядке).

При массовой утере трудовых книжек основные действия выполняет уже работодатель — в порядке, определенном п. 31 Правил. В этом случае учреждается специальная комиссия, которая оформляет дубликаты.

Однако, несмотря на то что при утере трудкнижки в единичном экземпляре значительный объем обязанностей, связанных с оформлением дубликатов, возложен на работника, виновный работодатель не должен оставаться в стороне. В любом случае он обязан содействовать сотруднику в сборе документов для восстановления записей о стаже.

Не считая указанной выше обязанности, для работодателя законом установлены строгие санкции за утерю трудовой книжки.

С 2020 года все работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном формате. Данная статья описывает действия работника и работодателя при ведении трудовых книжек в бумажном виде. О нюансах оформления и ведения электронных трудовых книижек, а также о порядке и сроках представления сведений в ПФР, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Какова ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника?

Неосторожное обращение работодателя с важнейшим трудовым документом работника может привести:

1. К штрафу в размере (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • 30 000–50 000 руб. — для работодателя в статусе юрлица;
  • 1 000–5 000 руб. — для директора фирмы-работодателя или работодателя в статусе ИП.

При повторных случаях утери трудовой книжки работодателем ответственность существенно ужесточается:

  • юрлицо может быть оштрафовано на сумму 50 000–70 000 руб.;
  • директор — на 10 000–20 000 руб. (или же может быть дисквалифицирован на период от 1 года до 3 лет);
  • ИП — на 10 000–20 000 руб.

Аналогичные штрафы выписываются, если работодатель, оформляя дубликат трудкнижки, заполнил документ с серьезными ошибками (например, исчислив неверный стаж) и отказался их исправлять.

О том, как внести исправления в трудкнижку, читайте здесь.

2. К обязанности возместить моральный ущерб работника на основании решения суда (ст. 21, 237 ТК РФ).

3. В случае утери и, как следствие, невыдачи трудовой книжки при увольнении — к обязанности платить де-факто не работающему, но де-юре еще не уволенному сотруднику зарплату до выдачи ему трудкнижки (ст. 234 ТК РФ). Об этом также см.: «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

ВАЖНО! Чтобы обезопасить себя от неприятностей, связанных с возможной потерей трудовой книжки, советуем вам делать на каждом последнем месте работы ксерокопию ее страниц, заверенных работодателем. И тогда восстановить записи в трудовой можно будет без серьезных проблем.

Итоги

При потере трудовой книжки работодателем оформляется дубликат документа на основании заявления сотрудника. Работодатель обязан содействовать ему в сборе документов для подтверждения стажа. Сотрудник, не удовлетворенный содействием работодателя в восстановлении книжки или иными действиями фирмы, потерявшей документ, вправе взыскать с работодателя моральную компенсацию. Утеря трудкнижки фирмой — повод для применения к ней штрафных санкций по КоАП РФ.

Потеряна трудовая книжка: что делать

Нередко у работников и работодателей возникает вопрос: что делать, если потерял трудовую книжку? Отвечаем: необходимо выяснить, по чьей вине это произошло, и запустить механизм восстановления формуляра. Подробная инструкция – в материале.

Трудовым кодексом определена обязанность физических лиц при поступлении на работу предъявлять работодателю оригинал трудовой книжки. В этом документе собираются данные о работнике, о предыдущих его местах работы и основаниях расторжения трудовых соглашений. В связи с этим вопрос: что делать, если трудовая книжка утеряна работником, отнюдь не праздный

Выявление причин утраты документа

Возложение вины за утерю основного рабочего документа осуществляется после выяснения обстоятельств произошедшего. Форс-мажор может произойти под воздействием непреодолимой силы внешних факторов:

  • в результате кражи утеряна трудовая книжка. Ответственность несет человек, который отвечал за сохранность документа на дату совершенного преступления;
  • пожар;
  • наводнение;
  • другое стихийное бедствие или катастрофа.

Работник признается виновным, если документ на момент его пропажи находился на руках у сотрудника. Если утеряна трудовая книжка, что делать человеку? Можно завести новую книжку при трудоустройстве или заняться восстановлением имеющихся данных. При выборе первого варианта необходимо понимать, что отраженный в потерянном документе стаж сгорит. Работодатель признается виновным в утере, если на момент пропажи бланка работник считался официально трудоустроенным.

Восстановительные мероприятия

Когда ответственность за пропажу формуляра возложена на его владельца, восстановлением данных занимается сотрудник. Вот алгоритм действий, если трудовая книжка утеряна работником:

  • обращение к последнему работодателю для оформления дубликата трудовой. Для этого необходимо составить письменное заявление и зафиксировать дату его подачи;
  • получив заявление работодатель заводит дубликат книжки. На подготовку дубликата работодателю отводится 15 дней. Отказать в удовлетворении такой просьбы руководитель предприятия не может;
  • в восстановленный документ вносится запись об общем стаже работы без детализации по работодателям. Основанием для отражения данных одним работодателем являются приказы о приеме и увольнении с предыдущих мест работы человека, трудовые соглашения.

При условии подачи заявления об утере трудовой книжки с образцами документов, подтверждающих стаж и нематериальные трудовые награды, работник может рассчитывать, что будет зафиксирован не только накопленный стаж, но и заполнен раздел о поощрениях. В ситуации, когда обращаться не к кому (например, последний работодатель был ликвидирован), необходимо сформировать запрос в одну из государственных структур:

  • ПФ РФ – на подготовку справки отведено 10 дней с момента регистрации заявления;
  • Госархив – именно этой организацией при утере трудовой книжки выдается точная информация о стаже;
  • суд (при получении отказа в предоставлении данных от других структур).

Если виновным в пропаже формуляра признан работодатель, работнику необходимо инициировать восстановительные процедуры, написав заявление и передав его кадровому специалисту. При отсутствии реакции работодателя на письменное обращение сотрудника владелец утерянного бланка вправе подать иск в суд. Что делать при утере трудовой книжки работодателю? Запросить у работника и кадровых служб прежних работодателей сведения о периодах трудоустройства и занести их в дубликат трудовой.

Если бланк был утерян непреднамеренно, то на работодателя возлагается только обязательство по восстановлению данных. При умышленной порче документа или его утрате применяются меры материальной ответственности. Работник через суд в этой ситуации может истребовать компенсацию за задержку в оформлении дубликата.

Выплата назначается за каждый день просрочки. При отсутствии большого стажа и трудоемкости восстановительных процедур можно оформить новую трудовую книжку взамен утерянной.

Трудовая книжка утеряна в 2021 году: как восстановить документ?

Нахожусь в отпуске по уходу за ребенком. Организация, в которой ранее работала, ликвидирована. Трудовую книжку выдали мне на руки вместе с другими документами, но при переезде она была утеряна. Как восстановить документ? Куда обращаться и что делать, если трудовая книжка найдется?

То, что работник потерял трудовую книжку, не означает, что утрачена вся информация о трудовом стаже. В большинстве случаев она есть в базе Пенсионного фонда России, а также ее можно подтвердить документами предыдущих работодателей.

В случае утери/порчи работником трудовой книжки законодательство регламентирует возможность получить ее дубликат или оформить новую. В новую трудовую книжку сведения о предыдущей работе не вносятся.

ТРУДОВУЮ КНИЖКУ ВОССТАНАВЛИВАЕТ РАБОТОДАТЕЛЬ

При работе с трудовыми книжками необходимо руководствоваться нормами Трудового кодекса РФ, а с 1 сентября 2021 года — и новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек[1].

Если работник потерял трудовую книжку в период, когда не работал, и при трудоустройстве в заявлении сообщил об этом новому работодателю, работодатель оформляет новую трудовую книжку (не дубликат).

Дубликат трудовой книжки по заявлению лица, ее утратившего (пример), может оформить только работодатель по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. В срок не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка) работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки с внесенными в него записями в т. ч. об общем стаже, сведениях о награждениях и поощрениях[2].

Документы, подтверждающие трудовой стаж, работник может запросить как у прежних работодателей (их правопреемников), так и в государственном либо муниципальном архиве (если прежний работодатель ликвидирован или прекратил свою деятельность).

Также работник может принести сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР[3], полученной им в ПФ РФ.

Завяление о восстановлении трудовой книжки

Алгоритм восстановления трудовой книжки

Если у работника на руках есть нотариально заверенная копия трудовой книжки, ему не надо собирать дополнительные документы.

Если работник имеет незначительный трудовой стаж, при приеме на работу он может написать заявление об оформлении ему новой трудовой книжки, а не дубликата.

[1] Утвержден Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Далее — Порядок.

[2] Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с требованиями п. 28 Порядка.

[3] Утверждена Приказом Минтруда России от 17.09.2020 № 618н.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 11, 2021.

Дубликат утерянной трудовой книжки оформляется по последнему месту работы

Елена Ширимова, ведущий эксперт по кадровому учету и делопроизводству компании «Моё дело»

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Елены (г. Москва)

Утеряна трудовая книжка. Что делать? Многих фирм уже нет. Как правильно восстановить или оформить новую трудовую книжку.

Если вы хотите восстановить утерянную трудовую книжку (весь предыдущий трудовой стаж), вам нужно по последнему месту своей работы оформить дубликат трудовой книжки. Из п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. следует, что работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно (письменно) заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи заявления.

Основанием для оформления дубликата помимо заявления работника служат документы, которые подтверждают периоды трудовой деятельности (трудовой стаж) у данного работодателя, а также у прежних работодателей. Периоды трудовой деятельности у данного работодателя подтверждаются трудовым договором и приказами. Периоды работы у предыдущих работодателей подтверждают, в частности, следующие документы:

  • приказы о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, изданные прежними работодателями (выписки из указанных приказов либо заверенные копии);
  • справки с прежних мест работы (например, справка об общем стаже);
  • справки из архивных учреждений, подтверждающие трудовой стаж работника в ситуации, когда организация, в которой он работал ранее, была ликвидирована;
  • трудовые договоры, заключенные с прежними работодателями (письменные экземпляры);
  • трудовые книжки колхозников;
  • лицевые счета (например, по форме № Т-54, № Т-54а);
  • ведомости на выдачу зарплаты;
  • решение суда об установлении трудового стажа.

Работник должен сам собрать документы, подтверждающие периоды его трудовой деятельности у прежних работодателей. При этом работодатель, который оформляет работнику дубликат трудовой книжки, обязан оказать ему содействие в получении необходимых документов (абз. 7 п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.). Например, он может направить прежнему работодателю запрос с просьбой выслать соответствующие документы (п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

Если вы не обращаетесь за оформлением дубликата трудовой книжки, для ведения дальнейшей трудовой деятельности при новом трудоустройстве вам будет оформлена новая трудовая книжка, которая начнется с записей о работе у текущего работодателя (ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ). Но тогда весь предыдущий трудовой стаж будет потерян. Поэтому рекомендуем вам заняться оформлением дубликата трудовой книжки.

Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Читайте также  Акт м 7 что Оформление акта о приемке материалов
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector