Приказы по основной деятельности: составляем

Приказы по основной деятельности: составляем

Приказы по основной деятельности

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:

  • приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
  • приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет. То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Полномочия и ответственность

  • Приказ О вступлении в должность руководителя
  • Приказ О возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера
  • Приказ О назначении временно исполняющего обязанности генерального директора
  • Приказ О наделении правом подписи
  • Приказ О досрочном сложении полномочий директора
  • Приказ О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
  • Приказ О назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства
  • Приказ О предоставлении права подписи кадровых документов
  • Приказ О назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени
  • Приказ О передаче функций по ведению кадрового делопроизводства
  • Приказ О назначении ответственного за проведение вводного инструктажа по охране труда
  • Приказ О назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании
  • Приказ О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения

Организационная структура и штатное расписание

  • Приказ О введении в действие штатного расписания
  • Приказ О разработке штатного расписания на 2016 год
  • Приказ Об утверждении штатного расписания
  • Приказ О внесении изменений в штатное расписание, создание нового подразделения
  • Приказ О внесении изменений в штатное расписание, введение новой должности
  • Приказ О внесении изменений в штатное расписание, увеличение кол-ва штатных единиц
  • Приказ О создании обособленного подразделения

Утверждение и введение в действие локальных нормативных актов

Приказы по основной деятельности

У начинающих делопроизводителей часто возникает вопрос: приказы по основной деятельности — это какие приказы, и как отличить их от других видов. Такая классификация установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 в ред. от 16.02.2016.

С распоряжениями по личному составу все понятно из названия — это акты, регулирующие трудовые отношения с конкретными работниками. К административно-хозяйственным вопросам Перечень относит вопросы внутреннего распорядка предприятия, эксплуатации зданий и помещений, транспортного обслуживания, внутренней связи, а также обеспечения безопасности организации.

Все остальные распорядительные акты, касающиеся функционирования предприятия, относятся к распорядительным актам по основной деятельности.

Примеры документов

Какой-либо исчерпывающий перечень приказов по основной деятельности законом не предусмотрен. Среди наиболее распространенных можно назвать следующие:

  • о создании структурного подразделения;
  • о вступлении в должность директора;
  • о наделении правом подписи;
  • об утверждении штатного расписания;
  • об утверждении локальных актов организации;
  • о назначении ответственных лиц;
  • об утверждении графика отпусков;
  • о расследовании несчастного случая.

Как правильно оформить

С 01.07.2018 вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где указаны правила оформления распорядительных актов.

Все образцы приказов по основной деятельности предприятия можно разделить на преамбулу, где излагаются основания и предпосылки для издания документа, и распорядительную часть, где даются конкретные указания и обозначаются сроки их исполнения. Преамбула и распорядительная часть разделяются словом «приказываю».

Любое распоряжение содержит следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дату и регистрационный номер;
  • текст документа;
  • подпись должностного лица с указанием должности.

Если в одном акте содержатся несколько распорядительных указаний, то они обычно нумеруются, чтобы в дальнейшем можно было сослаться на конкретный пункт документа.

Приказ по основной деятельности, образец

Зачем это нужно

Разделение распорядительных актов организации на три вида обусловлено, в первую очередь, различными сроками их хранения. Приказы по основной деятельности имеют самый длительный срок хранения — постоянно или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов. Объединение в один реестр документов с различными сроками хранения будет вызывать определенные трудности прежде всего для ответственных за их хранение. Да и различным проверяющим нет смысла предоставлять доступ к бумагам, не относящимся к их компетенции.

Нарушение требований законодательства о сроках хранения документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей, а на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей (ст. 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

На что обратить внимание

Для регистрации распоряжений, как правило, используется специальный журнал либо они регистрируются в электронном виде. Журнал регистрации используется на протяжении календарного года. С начала нового года начинается новый журнал, и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново. Обязанность ведения журнала регистрации законом не предусмотрена, поэтому такой порядок нужен в большей степени для удобства, чтобы можно было быстро найти нужную бумагу, не листая все папки.

Так как наиболее часто трудности возникают с классификацией распорядительных актов по административно-хозяйственным вопросам, на многих предприятиях просто не выделяют эти приказы в отдельное производство, и все, что не относится к личному составу, относят к основной деятельности. Законом это не запрещено, и в организациях с небольшим документооборотом такой подход вполне оправдан, так как позволяет исключить преждевременное уничтожение распорядительных актов, а увеличение объема документов длительного хранения является незначительным.

Приказы по основной деятельности: составляем, оформляем, согласовываем

При оформлении приказа в констатирующей части кратко описываются события, которые предписывают выполнить определенные действия.

Разделяются две части документа (констатирующая и распорядительная) словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Начинаться текст в преамбуле может со слов: «Во исполнение…» или «В целях…».

В ряде случаев преамбула может отсутствовать, ведь не всегда есть необходимость в пояснении каких-либо ситуаций либо действий, которые стали поводом для оформления приказа. Если распоряжение не требует каких-либо пояснений, то есть фактически является очевидным, оно начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

Пример приказа

Согласование

Проекты приказов подготавливаются специалистами структурных подразделений организации. Это логично, поскольку руководитель фирмы не может во всех подробностях вникнуть в обстоятельства и нюансы каждого вопроса, в связи с которым издаётся приказ. А вот правильное оформление – задача службы делопроизводства. Но если вы пока не можете позволить себе специалистов «по бумажкам», вам стоит представлять в общих чертах принципы и особенности оформления приказов по ОД.

Перед принятием приказ нужно согласовать с руководителями структурных подразделений и другими вышестоящими должностными лицами. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся какие-то существенные изменения, его нужно согласовать ещё раз «с нуля». Если же изменения незначительны и не влияют на смысл документа, в повторном согласовании нет нужды.

Что такое приказы по основной деятельности и какими они бывают?

Под основной деятельностью предприятия понимается решение всех рутинных и нестандартных, оперативных и жизненно важных задач, которые возникают в процессе функционирования этого предприятия.

Проще говоря, принятие новой инструкции, расформирование отдела, ввод в эксплуатацию какой-либо техники – всё это относится к основной деятельности. Регулируется она приказами руководителя, которые бывают двух видов:

  • инициативные;
  • «исполнительные.

Инициативные приказы зависят только от воли руководителя, а вот акты «во исполнение» нужны для претворения в жизнь воли законодателя. Например, когда очередной властный орган разрабатывает новый распорядительный акт для малого бизнеса, предприниматель должен подтвердить введение этого акта в действие своим приказом.

Инициативные приказы могут быть очень разными:

  • о подотчетных лицах;
  • об установлении норм расходов чего-либо;
  • об утверждении должностной инструкции;
  • об утверждении графика движения служебного транспорта;
  • о праве подписи;
  • и т. д.

Словом, это главные «рычаги управления» организацией.

Пояснение

Путаница в употреблении выражений «согласно приказа» и т.п. вызвана в конечном итоге тем, российские нормы делопроизводства в значительной части, а демократические установления фактически полностью, позаимствованы с Запада. Но строй русского языка и романо-германских языков существенно различается: в русском абсолютно доминирует флексия, тогда как европейцам приходится писать «лишние слова» там, где русский обходится окончанием, приставкой или предлогом. Но! Те же «лишние слова» нередко, так сказать, работают на полную ясность смысла.

Поясним на примере: в Великобритании и США текст нормативного документа, имеющего силу закона, типичным образом начинается так: «In according with order (act, law)…», что означает «Согласно приказа (постановления, закона)…». Но в новостях о нём же могут сказать и написать «…by order (act, law)…», что в точном по смыслу переводе будет уже «по приказу (постановлению, закону)…». Поэтому в настоящее время многие руководства по русской грамматике рекомендуют писать «согласно приказу» только так, как здесь, в родительном падеже. На демократические институты это никак не повлияет, равно как не умалит меру ответственности для нарушителей. Но лишний раз подтверждает известную максиму об истории и настоящем, переиначенную на лингвистический манер: нельзя познать все тонкости родного языка, не владея иностранными. Человеческая речь есть способ выражения мыслей отнюдь не только в замкнутом сообществе, а языковое разнообразие – один из способов совершенствования мышления.

Общие требования

Вам будет интересно:Расписка о возврате долга: правила составления, шаблон текста и советы юристов

Как оформляется приказ? Образец и общие требования к документу разберем ниже. Распоряжение по предприятию составляется на стандартном листе бумаги формата А4. Заголовок документа должен кратко описывать суть документа, к примеру, «О создании филиала в городе …».

Весь текст приказа излагается от первого лица, обязательно в единственном числе. Сам документ должен иметь две части: констатирующую и распорядительную.

Образец приказа

Определение

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем государственного органа или организации в пределах его компетенции. Требования, изложенные в документе, обязательны для исполнения. Приказ может издаваться государственными органами и, как правило, имеет неограниченный срок действия. Он касается принципиальных вопросов работы предприятия или организации, на него можно ссылаться при исполнении своих полномочий.

Распоряжение – это правовой акт, который издаётся руководителем предприятия или организации единолично и решает оперативные вопросы, стоящие перед юридическим лицом. Как и приказ, он обязателен для исполнения. По сложившейся практике, распоряжение наделяет лицо временными полномочиями, и ссылаться на него можно лишь в единичных случаях, а не постоянно, как на приказ.

Реквизиты приказа

Приказ имеет унифицированную форму, так что никогда не пишите его на обычном фирменном бланке. К необходимым реквизитам относятся следующие:

  • наименование организации (только название, без реквизитов – во внутреннем документе они ни к чему);
  • название вида документа – «приказ» (по центру строки, желательно прописными буквами);
  • дата составления;
  • регистрационный номер (с кодом «ОД», обозначающим основную деятельность);
  • место издания (название города);
  • заголовок;
  • основной текст;
  • подпись руководителя.

Если с первыми пятью реквизитами всё понятно, то на заголовке и основном тексте следует остановиться подробнее.

Приложения

Если к составляемому документу идут приложения, то в структуре приказа необходимо предусмотреть их перечень. Как правило, в распорядительной части присутствует фраза о внесении изменений или утверждении определенного документа.

На самом приложении, в верхнем правом углу ставится отметка с номером в перечне приложений. Ниже приписываются реквизиты распорядительного приказа, который вводит в действие этот документ. Сам документ-приложение должен иметь собственную сквозную нумерацию.

Заголовок

Как правильно оформить приказ (образец смотрите в статье) и как написать правильно заголовок? Прежде всего, это должно быть короткое предложение, которое отвечает на вопрос «о ком?» или «о чем?».

В заголовке необходимо дать ответ на вопрос, какие действия придется произвести после издания документа. К примеру, «О проведении инвентаризации».

Текст заголовка набирается тем же шрифтом, что и весь документ, выравнивается по левому краю. Хотя ряд инструкций предлагают текст располагать по центру. Поэтому у предприятий есть право на выбор, в какой части будет размещаться заголовок.

Подведём итоги

Правильно составить приказ по основной деятельности – задача непростая. Даже с вопросами оформления всё не так однозначно, а стоит добавить немного косноязычия и абстрактных формулировок – и приказ будет выполнен не так, как вам бы хотелось. Поэтому внимательно следите и за подготовкой проекта этого акта, и за процессом его визирования и издания.

Всегда нужно увязывать положения приказа с распоряжениями, которые уже были изданы в компании. Повторения ни к чему, а противоречия – и подавно. Обязательно указывайте исполнителей и ставьте им реальные сроки исполнения поручений. Без этого выполнение приказа растянется надолго.

И всегда излагайте задания кратко, последовательно и максимально ясно. Даже малейшая возможность двоякого толкования – зло, от которого нужно избавляться. Люди далеко не всегда видят происходящее так же, как их руководитель. То, что очевидно для главы фирмы, может интерпретироваться его сотрудниками самым искажённым образом.

Как правильно оформить приказ по образцу

Приказы в любой компании — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях. Обычно выделяют три группы приказов: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. К последней группе относят те документы, которые касаются делопроизводственных процессов и затрагивают весь коллектив.

Давайте разберем, как правильно структурировать и написать приказ по основной деятельности, сделать шаблон и не допустить ошибок. Это статья, своего рода, шпаргалка для начинающих.

Какие виды приказа по основной деятельности бывают

Официального разделения приказов по видам нет, все они издаются в целях исполнения административных решений. Компания может самостоятельно разработать внутреннюю инструкцию или отдельное приложение и утвердить классификацию приказов по ОД.

Можно классифицировать приказы по цели их издания и по характеру информации, которая в них содержится. Нумерация для каждого ведётся отдельно.

  • инициативные – в них даётся разъяснение необходимости создания документа и приводится обоснование административных решений;
  • исполнительные – издаются для выполнения распоряжений вышестоящего руководства. В них обязательно присутствуют основные атрибуты директивы (указа, постановления и др.) – автор, дата номер и заголовок без сокращений.
  • структурные вопросы. Утверждается штатное расписание, его изменения, создание филиалов, представительств;
  • разработку, утверждение, введение в действие внутренней документации. Здесь закрепляются должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, классификаторы, различные положения, касающиеся общей деятельности организации;
  • создание различных комиссий и групп — освещают создание, правила и условия деятельности инспекционных и аттестационных комиссий, рабочих групп;
  • финансовую политику — утверждается положение об оплате труда, о премировании сотрудников, о выплате материальной помощи, отражаются другие вопросы, связанные с финансами;
  • вопросы охраны труда — конкретизируются законодательные и подзаконные акты по охране труда с учетом особенностей деятельности организации;
  • работу по планам развития – задачи, планы-графики, анализы потенциала;
  • вопросы снабжения — формулируются критерии выбора видов и способов снабжения, его планирование и нормирование.

Как правильно оформить приказ

Приказы можно составлять на фирменных бланках или на стандартных листах бумаги формата А4, которые допускается использовать с обеих сторон. Правила оформления документа определяет администрация компании самостоятельно, и закрепляет их в утвержденных внутренних руководствах. Принято использовать государственный стандарт, что облегчает переписку при межведомственных контактах.

  • эмблема или логотип – если есть;
  • название организации. Если есть вышестоящий орган, его наименование размещают сверху. При составлении проекта несколькими учреждениями – размещают на одной линии;
  • вид документа;
  • место составления или издания. Указывается официальный адрес организации, если из её наименования понятно месторасположение, то можно не указывать;
  • дата документа – означает дату визирования, а не регистрации. По новому госту, при использовании буквенно-цифрового способа записи, в однозначное значение «0» не ставится. Если указание подписывают несколько должностных лиц, проставляется по дате последней подписи;
  • регистрационный номер – можно дополнить индексом по внутренней классификации. При совместном составлении несколькими учреждениями, указывается номер каждого из них, отделенный косой черточкой, в порядке перечисления в заголовке;
  • заголовок к тексту. Должен быть лаконичным и передавать суть приказания в предложном падеже. Оформлять можно как прописными, так и строчными буквами. Если текст небольшой, то заголовок составлять не обязательно;
  • текст пояснительного раздела должен обозначить, по какому указанию руководства и с какой целью издаётся приказ. В распорядительной части кратко, в повелительном наклонении, от первого лица, доводится информация, достаточная для исполнения решений и не допускающая различных толкований. Разрешается выделять значимые фрагменты текста. Не лишним будет проверить текст на наличие грамматических ошибок;
  • подпись включает: название должности, личную подпись, инициалы и фамилию. При подписании несколькими руководителями, подписи располагаются в зависимости от статуса.
  1. Отметка об исполнителе оформляется на последней странице, с лицевой или оборотной стороны, внизу рабочего поля.
  2. Штамп «Контроль» ставится в верхнем поле распоряжения и означает, что он взят на контроль одним из руководителей.
  3. Ограничение доступа.
  4. Отметка о направлении в дело указывает его место хранения, в соответствии с номенклатурой.

Как составить шаблон приказа в MS Word

Подготовленный заранее шаблон приказа в MS Word поможет упростить работу делопроизводителя и секретаря. Не нужно будет каждый раз вспоминать правила оформления приказа, выставлять разметку, выравнивать и т.д. Открыли шаблон и начинайте сразу с главного — с изложения воли руководства. С чего начать?

1. Выставляем значения полей: левая, верхняя и нижняя граница поля должны быть не менее 20 мм, правая – не меньше 10.

2. В меню «Вставка» выбираем «Номер страницы» для нумерации многостраничных проектов. Выбираем простой формат. Располагаем по центру на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3. Для того чтобы номер на первом листе не отображался, в меню «Разметка страницы» открываем диалоговое окно «параметры страницы», вкладка «Макет». В разделе «Различать колонтитулы» делаем отметку.

4. Располагаем реквизиты по указаниям Росархива. Пример ниже.

Типичные ошибки

Чаще всего ошибки возникают в результате незнания или игнорирования утвержденных правил оформления деловых бумаг.

1. Не совпадают даты. По правилам делопроизводства приказ регистрируется в день подписания, поэтому дата должна быть одна.

2. Указывается только сокращенное название учреждения. В Примерной инструкции четко определено, что наименование организации должно соответствовать уставным документам. В приказе указывается и развёрнутое, и сокращенное.

3. Неверно выбран заголовок. Основное слово указывает на конкретное действие, применяется отглагольное существительное – «об утверждении», «об изменениях». Если написать «О составе название комиссии», то это будет неверно. Нужно: «О создании название комиссии».

4. Сокращения в реквизитах директив, на основании, или во исполнение которых, издаётся. Слова «Российская Федерация» приводятся без сокращений.

5. Не определены сроки исполнения решения, исполнитель или ответственный за контроль.

Неправильно: Провести инструктаж по требованиям безопасности.
Такая формулировка не даёт достаточной информации для выполнения поручения, пункт останется без реализации.

Правильно писать так: Инженеру по охране труда Иванову В.И. в срок до 21 сентября провести инструктаж с работниками цеха по выполнению требований безопасности. Контроль исполнения возложить на заместителя директора Воробьеву Т.С.

6. Используется повествовательный стиль изложения. Это уже не делопроизводство, а свободное творчество. В официальном распоряжении всё конкретно: обстоятельства, исполнитель, поручение, срок исполнения, предписание.

7. Сокращения в наименованиях должностей и подразделений. В инструкции, устанавливающей правила оформления приказов компании, прописывают формы написания должностей и структурных подразделений, которых нужно придерживаться. Вообще, по деловой этике, в официальных текстах используются только общепринятые сокращения.

Читайте также  Типовые инструкции по охране труда по профессиям

Это только несколько ошибок, допускаемых исполнителями. На самом деле их намного больше. Чтобы избежать таких ляпов, нужно основательно изучить руководства и быть внимательными. Ну и шаблон в помощь!

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector