Приказ об утверждении инструкции по

Приказ об утверждении инструкции по

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

prikaz_ob_utverzhdenii_instrukcii_po_deloproizvodstvu_.jpg

Похожие публикации

Разработка и утверждение инструкции по делопроизводству поможет организации оптимизировать работу с документами. Она не является обязательным документом для всех субъектов хозяйствования (за исключением государственных органов и учреждений), но большинство организаций оформляют ее. Документ вступает в действие после издания приказа об утверждении инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству

Данная инструкция определяет правила работы с документацией внутри организации в соответствии с требованиями действующего законодательства и определяет ответственность сотрудников при работе с документами.

С содержанием инструкции необходимо ознакомить не только сотрудников службы делопроизводства, но и весь персонал, который работает с документами. Также с инструкцией обязательно нужно ознакомить под роспись новых сотрудников, зачисленных в штат организации.

Процесс разработки инструкции по делопроизводству состоит из следующих этапов:

  • сбор и анализ информации;
  • подготовка проекта и согласование с заинтересованными сотрудниками;
  • издание приказа об утверждении и вводе инструкции в действие.

Как составить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ об инструкции по делопроизводству не имеет унифицированного образца, поэтому его можно составить в свободной форме. Приказ может иметь следующую структуру:

  • В верхней части листа необходимо указать наименование организации, затем – название документа («Приказ») и присвоенный регистрационный номер.
  • Далее нужно прописать дату и место составления распорядительного документа.
  • Затем указывают основание для составления приказа. К примеру «В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности». После этой фразы прописывают слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Выбранная формулировка должна четко обосновывать необходимость издания приказа и его назначение.
  • Далее идет текстовая часть, в которой нужно расписать четкие поручения для ответственных должностных лиц и персонала.
  • Документ должен подписать руководитель и перечисленные в нем ответственные лица.

К распорядительному документу нужно приложить текст самой инструкции, оба документа следует хранить вместе. После утверждения приказа генеральным директором он проходит процедуру регистрации. Затем с его текстом знакомят работников под роспись. Если работников много – они расписываются в специальном журнале или листе ознакомления.

В поручительной части приказа целесообразно прописать такие пункты:

  • указание о введении инструкции по делопроизводству;
  • сроки введения документа в действие;
  • необходимость ознакомления заинтересованных сотрудников с текстом инструкции;
  • назначение лица, ответственного за исполнение приказа (чаще всего руководитель организации возлагает эту функцию на себя).

Надо ли ежегодно утверждать инструкцию

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству нет необходимости издавать ежегодно. Обычно инструкция принимается на несколько лет. Но если в течение года изменилась структура самой организации или порядок документооборота в ней, в текст инструкции по делопроизводству также нужно внести корректировки. В таком случае потребуется издание нового приказа, в текст которого надо добавить пункт, отменяющий действие предыдущей инструкции.

Введение в действие новой инструкции по делопроизводству в организации сопровождается комплексом мероприятий:

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы вправе любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать такой нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  1. Сбор и анализ информации — производится на основе опроса руководителей подразделений и нормативно-методической документации.
  2. Подготовка текста.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками — фиксируется путем составления листа согласования.
  4. Утверждение.
  5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Форма приказа

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому приказ об утверждении инструкции по делопроизводству руководители составляют самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В него включают:

  • полное и краткое наименование организации;
  • название документа;
  • регистрационный номер;
  • дату издания;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

В распорядительный акт включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, и сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия и слово «приказываю».

Текст основной части обычно включает несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе.

После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Персонал расписывается под текстом акта, подтвердив тем самым, что с приказом ознакомлен. Если исполнителей много, составляют лист ознакомления или используют журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством распоряжения руководителя. Общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

Как оформить приказ об утверждении инструкций по охране труда?

Сейчас очень много разговоров о вступивших в силу изменениях с 2021 года. Еще не все руководители подразделений знают о появлении новых рекомендаций. Необходимо довести до них информацию и пересмотреть действующие директивы.

Оформление приказа об утверждении инструкций по охране труда является сегментом организации безопасной процедуры на производстве. Данный распорядительный документ оформляется от имени главы организации, его поверенного представителя и регламентирует меры, направленные на сохранность работоспособности и жизни специалистов.

Порядок введения в действие инструкций по охране труда

Согласно предписаниям Министерства труда любому работодателю необходимо подготавливать инструкцию по охране труда по профессиям и видам работ в рамках деятельности компании.

Любая инструкция утверждается локальным актом компании с учетом мнения профсоюзной ячейки. В содержании документа присутствует информация об общих обязательств по ОТ, а также о нормах перед началом, в период трудовой деятельности и завершении работы. Создание охраны труда в компании является многоступенчатой процедурой, не следует забывать о действиях в аварийных ситуациях.

Действия руководства предприятия при введении инструкций:

  • выбор специалиста или группы лиц, на которых в будет возлагаться ответственность по администрированию безопасности производственных процессов (пожарной, экологической);
  • возложение обязательств на конкретном участке (отдел, структурное подразделение) в отдельном направлении;
  • разработка должностных инструкций ответственных специалистов.

Реестр функций включает в себя работу с персоналом по ознакомлению с нормами, проведение инструктажей, координирование безопасности, урегулирование аварийных ситуаций, ведение соответствующих журналов, фиксация результатов итоговой проверки знаний персонала и составление отчетности о проделанной работе.

Если на предприятии численность персонала превышает 50 человек, то в штат вводится инженер по охране труда или специальный отдел, занимающийся только вопросами безопасности.

Специалист, на которого возложена ответственность за безопасность, должен получать надбавку к основной должности. К трудовому контракту составляется дополнительное соглашение, уточняющее исполнение дополнительных функций на предприятии.

Как оформить приказ об утверждении новых инструкций?

Составлением приказа об утверждении может заниматься работник предприятия с достаточным уровнем знаний, квалификации. Зачастую эти функции выполняет юрист компании, сотрудник кадровой службы, секретарь.

Приказ оформляется в произвольной форме, допускается его оформление от руки и на компьютере на стандартном бланке формата А4 (или фирменный бланк). Независимо от выбора способа оформления распоряжение подписывается главой предприятия, а также всеми сотрудниками, обозначенными в нем. Автографы персонала свидетельствуют об их ознакомлении с текстом приказа и согласии с прописанными нормами.

Заверение печатью процедура необязательная, с 2016 года юридически лица вправе отказаться от использования штемпельных изделий в своей деятельности.

Распоряжение составляется в единственном экземпляре, после оформления и утверждения документ передается в архив компании для хранения в течение всего необходимого периода.

Заполнении приказа не должно вызывать затруднений, для его заполнения используется шаблон, разработанный в компании.

В обязательном порядке в документе содержится информация:

  • данные о предприятии;
  • номер и дата подписания;
  • должность и ФИО ответственного специалиста;
  • подробный перечень обязанностей, возложенных в рамках охраны труда на организацию.

Ниже текстовой части дается ссылка на приложение (должностную инструкцию).

При составлении приказа следует руководствоваться общими нормами подобных распоряжений, принятых в компании.

Распоряжение об утверждении регламента по охране труда может включать несколько видов инструкций, требующих легализации. Приказ можно дополнить новыми видами инструкций или закрепить каждую отдельным документом.

Поправки по охране труда в 2021 году сопряжены с массовой деятельностью работы специалистов по охране труда. Замена правил ОТ затронула практически все организации разных сфер деятельности.

Рекомендации Минтруда направлены на проверку инструкций не реже 1 раза в 5 лет Но руководитель компании вправе самостоятельно определить их периодичность в соответствии с нормативными актами, законодательство в области безопасности стремительно меняется.

Для установки срока пересмотра актов следует руководствоваться не только регламентом по охране труда, но и нормами технической эксплуатации. Инструкции могут продлеваться на следующий период даже в ходе пересмотра, но при условии неизменности трудовых условий.

Приказ об утверждении инструкций по охране труда для работников

Приказ об утверждении инструкций по охране труда для работников. Подготовленные с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или представительного органа работников проекты инструкций по охране труда передаются на утверждение руководителю организации.

Руководитель организации может утвердить каждую инструкцию в отдельности путем проставления грифа «УТВЕРЖДАЮ» в каждой или несколько инструкций путем издания приказа об утверждении инструкций.

Приказ об утверждении инструкций по охране труда, зачем издавать?

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ ( реквизит без ковывек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения.

Главный реквизит при утверждении это дата, которая должна полностью проставляться от руки руководителем, это — число, месяц и год. Часто руководитель ставит подпись, а дата в грифе утверждения проставляется от руки секретарем, другим ответственным работником. В этом случае лучше такую инструкцию утвердить приказом руководителя.

Обязательная форма приказа об утверждении инструкций по охране труда Минтрудом не утверждена. Рекомендованного этим ведомством бланка тоже не существует. Поэтому необходимо руководствоваться общими правилами оформления подобных приказов, распоряжений, принятых в организации.

Правила оформления приказов, распоряжений

Приказ оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются причины издания приказа, даётся ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами и ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме – «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.

Примерный образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Весна»
(ООО «Весна»)

Об утверждении инструкций по охране труда для работников

В связи с созданием ремонтно-эксплуатационного цеха и в соответствии со ст. 212 Трудового кодекса РФ; п.5.1 Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденных постановлением Минтруда России от 17.02.2002 № 80; п 4 Методических рекомендаций по разработке инструкций по охране труда, утвержденных Минтрудом России от 13.05.2004 и Положения о разработке, утверждении и изменении нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.12.2010 № 1160

1.Утвердить разработанные начальником ремонтно-эксплуатационного цеха, инструкции по охране труда для работников с учетом мотивированного мнения профсоюзного комитета ООО «Весна» согласно перечню. Приложение на 1л. в 1экз.

2.Ввести в действие инструкции по охране труда с 11.11.2017.

3.Ознакомить (кому) с инструкциями по охране труда всех работников до «___» __________ 20___г.

4.Начальнику отдела охраны труда ( Ф.И.О.):

4.1. обеспечить сохранность оригиналов инструкций по охране труда;

4.2. обеспечить учет инструкций по охране труда в журнале установленной формы;
4.3. организовать передачу утвержденных инструкций в подразделения организации;
5.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на _______________ .

Читайте также  Что такое ОКПО и зачем он нужен? Расшифровка
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector