Правила внедрения электронного документооборота

Правила внедрения электронного документооборота

Закон об электронном документообороте

Единого закона об электронном документообороте (ЭДО) в российском законодательстве нет. Однако ЭДО регулируется нормативно-правовыми документами — федеральными законами, Налоговым кодексом, постановлениями правительства, приказами ФНС. Они разъясняют порядок применения безбумажного делопроизводства в разных сферах.

Описание закона

Электронный документооборот решает много бизнес-задач: ускоряет проведение сделок, выстраивает быстрое получение, отправку, хранение, поиск документов, упрощает порядок предоставления отчетности в контролирующие госструктуры. Особенности работы с ЭДО регулируются нормативно-правовыми актами.

Наиболее значимый на сегодня закон об ЭДО — 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он регулирует отношения в области использования электронных подписей (ЭП), которые дают электронным документам юридическую силу. Без них обмен с контрагентами или госорганами актами, соглашениями, договорами, отчетностью сможет иметь разве что ознакомительный характер.

Не менее важны и следующие нормативно-правовые документы, которые регламентируют электронный документооборот в России:

  • Налоговый кодекс РФ. Статья 169 регулирует составление счетов-фактур в электронном виде, а статья 93 — представление электронных документов в налоговую.
  • Гражданский кодекс РФ. В статьях 160 и 434 говорится о возможности обмена документами в электронном виде.
  • 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В статье 9 закона установлена возможность составления первичного учетного документа как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
  • 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В статье 2 закона дано определение понятию «электронный документ» и другим терминам.

Помимо федеральных законов об электронном документообороте и статей в кодексах, ЭДО регулируется множеством приказов и постановлений. Среди основных — приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н. Он утверждает порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи.

Изменения в законе

Сфера безбумажного делопроизводства достаточно нова и активно развивается, поэтому изменения в ее нормативно-законодательной базе происходят регулярно. Новый закон об электронном документообороте 2020–2021 годов — поправки к 63-ФЗ. Они ужесточают требования к удостоверяющим центрам (УЦ), выдающим электронные подписи.

Изменения вступили в силу с 1 июля 2021 года, но пока для владельцев ЭП ничего не изменилось — новые правила начнут действовать с 1 января 2022 года. А вот УЦ уже стало в разы меньше: большинство не прошли аккредитацию по новым правилам. Для предпринимателей, руководителей юрлиц, сотрудников компаний и доверенных лиц этот закон о документообороте означает, что:

  • подписи, выданные не прошедшими аккредитацию УЦ до 1 июля, будут действовать до конца этого года, если сроки действия цифровой подписи или прежней аккредитации центра не истекут раньше;
  • с 1 января ИП и руководители организаций должны будут использовать подписи ФНС — получить их можно уже сейчас в налоговой. Чуть позже такие подписи начнут выдавать доверенные лица ФНС — удостоверяющие центры, получившие новую аккредитацию и прошедшие дополнительный отбор;
  • руководителям финансовых организаций нужно будет получать подписи в Центробанке, а должностным лицам госструктур — в Казначействе.

Также с 1 января 2022 года сотрудники компаний и уполномоченные лица, как определяет закон об электронном документообороте в России 476-ФЗ, должны будут перейти на использование для рабочих и личных документов личную подпись — ЭП физического лица. Это связано с тем, что в ФНС руководители будут получать лишь одну — причем некопируемую — подпись на юрлицо. Для подписания документов организации подписью физлица понадобится электронная доверенность. Особенности ее применения сейчас прорабатываются.

Удостоверяющий центр Контура уже подтвердил соответствие новым требованиям закона и получил аккредитацию сроком до июня 2024 года. УЦ планирует получить и статус доверенного лица ФНС. Всегда быть в курсе последних изменений и вовремя обновить электронную подпись помогут эксперты системы электронного документооборота Диадок.

Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО

Еще одно важное изменение

Определило переход на электронный документооборот постановление правительства еще в одной сфере. С 8 июля в России завершился годовой эксперимент и начала действовать система прослеживаемости импортных товаров. Она призвана обеспечить учет данных о такой продукции и операциях, связанных с ее оборотом. Но главное — появилось новое условие относительно работы с счетами-фактурами. Положение утверждено приказом Минфина от 5 февраля № 14н.

Документы, определяющие электронный документооборот в РФ, регламентируют: теперь счета-фактуры, в том числе корректировочные, при работе с прослеживаемыми товарами нужно составлять только в электронной форме. Исключений всего несколько:

  • товар приобретен для личных нужд физлица или самозанятого;
  • продукция реализуется в соответствии с таможенной процедурой экспорта/реэкспорта;
  • товар реализуется или перемещается на территорию страны — члена Евразийского экономического союза.

Постановление об электронном документообороте в этой сфере гласит, что система прослеживаемости касается всех юрлиц и ИП, работающих с подконтрольными товарами, вне зависимости от системы налогообложения. Организация, освобожденная от НДС или применяющая специальные налоговые режимы, должна составлять универсальные передаточные документы — и тоже в электронном формате.

ЭДО внедряется и в области госзакупок. Электронный документооборот законодательство изменило в этой сфере. Уже с 1 мая 2021 года приемка документов в ЕИС стала только электронной для конкретного перечня заказчиков. Предполагается, что следующий год принесет новые изменения в ЭДО — законодательство полностью заменит бумажные акты электронными. Электронное актирование позволит сократить расходы на передачу документов, снизить вероятность ошибки при формировании акта и внесении сведений в реестр контрактов, повысить прозрачность закупочных процессов.

Инструкция: как перевести документооборот внутри организации в электронный формат

Электронный документооборот — это автоматизированный обмен документами, которые имеют полноценную юридическую значимость. ЭДО применяют как внутри организации, так и при взаимодействии между контрагентами и ведомствами.

Зачем внедрять ЭДО внутри организации

Для многих предприятий переход на электронный документооборот — это оптимизация трудовых, материальных ресурсов и существенная экономия расходов. Органы государственной власти, контролирующие органы и ведомства активно переходят на ЭДО (ПП РФ № 890 от 06.09.2012).

Документальное взаимодействие онлайн и системы электронного документооборота (СЭД) регулируется различными нормативами. Порядок внедрения системы электронного документооборота в организации определен в ПП РФ № 1494 от 25.12.2014. А типовые требования к СЭД приведены в Приказе Росархива № 69 от 15.06.2020. Отношения, возникающие между сторонами при информационном взаимодействии в целом, регламентирует 149-ФЗ от 27.07.2006.

Кроме того, собственные правила перехода на ЭДО разработал и Минтруд: Приказом № 240н от 14.05.2020 утверждено положение о порядке проведения эксперимента по использованию ЭД, связанных с работой.

Автоматизация документооборота необходима:

  • для сокращения времени на формирование, прием и обработку регистров;
  • ускорения передачи информации;
  • уменьшения количества используемых материалов (бумаги, картриджей);
  • оптимизации хранения документации;
  • снижения вероятности потери бумажных экземпляров.

Электронная документация фактически обладает той же юридической значимостью, что и бумажная. В ЭД включают те же реквизиты, присваивают им регистрационные номера, подписывают ЭЦП. Для юридической значимости используют УКЭП — усиленную квалифицированную подпись. (ч. 3 ст. 6 63-ФЗ от 06.04.2011).

Онлайн-документацию формируют в системах ЭД. Порядок обмена регулируется законодательными нормативами, локальными актами и инструкциями по делопроизводству компании. По сути, электронный документооборот на предприятии заключается:

  • в создании онлайн-версий и шаблонов различных регистров и передаче их по назначению;
  • формировании маршрутов движения документации;
  • ускоренной регистрации документов;
  • хранении файлов в различных форматах;
  • пополнении и систематизации единой документальной базы.

Виды онлайн-документооборота зависят от организационной структуры и отраслевой специфики компании. Выделяют производственный, управленческий, технологический, кадровый, бухгалтерский ЭДО. Допускается формирование отдельного ЭДО под каждый вид деятельности предприятия.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы перейти на электронный документооборот.

Что сделать, чтобы перейти на обмен е-документами

Перед запуском системы ЭД необходимо продумать и утвердить внутренний регламент. Его формируют в виде инструкции или положения. В локальной инструкции детально прописывают, что такое электронный документооборот и как он должен быть организован в определенном отделе и на конкретном этапе. В инструкции или положении описывают делопроизводственные процессы и приводят конкретные требования к бумажным и е-документам.

Следующий шаг — определиться с СЭД. Систему ЭД устанавливают как отдельное приложение на ПК. Пользователь создает, отправляет, принимает, обрабатывает и корректирует все регистры в СЭД. Специализированную конфигурацию системы приобретают напрямую у производителя или разрабатывают под потребности конкретного заказчика. По запросу, в СЭД включают различные функции:

  • систему хранения (электронный архив);
  • маршрутизацию;
  • поддержку управления организацией;
  • накопление знаний;
  • совместную работу сотрудников и другие сервисы.

ЭДО начинает функционировать только после разработки регламента, установки СЭД и издания приказа по организации. Приказ определяет, как работает электронный документооборот внутри организации и кто несет ответственность за всю систему ЭД и за ее отдельные участки. В распоряжении обязательно фиксируют дату перехода и список сотрудников с доступом к системе.

приказ об электронном документообороте

Как перейти на ЭДО

Приобрести и установить СЭД для работы с е-документами недостаточно. Внедрение и организация электронного документооборота — сложный и многоэтапный процесс. Необходимо разработать локальные нормативы, издать распоряжение, ознакомить с новым форматом работы сотрудников.

Пошаговая инструкция перехода на ЭДО такова:

Шаг 1. Проанализировать действующую систему движения документов. Это позволит определить слабые стороны и неэффективные действия со стороны сотрудников. К примеру, анализ поможет определить, на каком этапе тратится больше времени и ресурсов, как долго проходит согласование регистров и проч. А по результатам анализа определяются потребности компании — в усовершенствовании, модернизации системы, внедрении ЭДО, дополнительном контроле со стороны ответственных лиц.

Шаг 2. Установить основные требования к внутреннему документообороту организации — бумажному или электронному, значения не имеет. Руководство ставит цели и задачи, а ответственные специалисты определяют пути их решения. ИТ-сотрудники формируют базовые и расширенные требования к СЭД. Как пример — внутренний и сторонний документообмен, классификация регистров, оперативный поиск, формирование резервных копий, ведение архива и проч.

Шаг 3. Разработать регламент. В положении или инструкции по ЭДО необходимо указать, что оформление электронного документа должно быть по общим правилам делопроизводства, но с учетом отраслевых и структурных особенностей конкретной организации. Кроме того, в регламентах приводят перечень документов, которые переводят в е-формат, описывают порядок перехода, устанавливают права доступа.

Шаг 4. Издать приказ. В распоряжении определить сроки и порядок перехода, утвердить регламент и назначить ответственных лиц и их функции.

Шаг 5. Установить и запустить систему. Ознакомить и провести инструктаж всех сотрудников, которых подключат к СЭД.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Внедрение электронного документооборота на предприятии

Процесс внедрения, независимо от сферы ее деятельности организации, численности ее персонала и территории присутствия – сложный многоэтапный процесс.

При любой стратегии проект проходит ряд обязательных этапов.

Определение целей и стратегии

Цели организации

Внедрение СЭД всегда начинается с выявления проблем Заказчика на участках делопроизводства и документооборота.

Стандартные проблемы – это

существенные затраты времени на их прохождение,

«непрозрачное» и сложное согласование,

доставка служебной корреспонденции в подразделения,

низкая исполнительская дисциплина,

«непрозрачность» исполнения поручений и т.д.

Выявить эти «слабые места» сможет особая экспертная группа, которая должна быть создана руководителем из числа работников, владеющих информацией о прохождении документов. Это работники

а также служащие подразделений, в которых образуется значительная часть документопотока.

Эта группа с разграничением сфер компетенции и ответственности между ее членами должна работать на всех этапах внедрения СЭД.

В экспертную группу рекомендуется привлекать специалистов IT-компаний, имеющих опыт внедрения системы электронного документооборота.

Эксперты ЭОС способны выявить проблемы, не всегда очевидные для штатных сотрудников, а также, используя опыт многих реализованных проектов, предложить варианты оптимизации работы с документами и программные решения, соответствующие потребностям заказчика.

На этой же стадии формируется предварительная стратегия внедрения СЭД: последовательно будет проводиться автоматизация подразделений и филиалов либо одновременно, какие процессы будут охвачены в первую очередь, а также очередность формализации с помощью СЭД работы с различными группами документов.

Обследование документооборота

После принятия решения о внедрении системы электронного документооборота необходимо более конкретно описать функциональные и технические требования к СЭД и самое главное требования к автоматизации бизнес-процессов организации.

В рамках обследования действующего документооборота проводится:

анализ организационной структуры компании;

выявление бизнес-процессов, связанных с движением документов;

уточнение схемы документооборота (группы документов, их маршруты, правила регистрации, права доступа и т.д.);

выявление неэффективных участков движения документов и подготовка предложений по их оптимизации – реинжиниринг процессов (оформляется отдельным договором);

анализ технической инфраструктуры на предмет соответствия функционалу внедряемой системы (возможности оборудования, локальной сети, удаленного доступа и т.д.), подготовка предложений по модернизации;

аудит имеющихся у заказчика IT-систем (с целью оценки необходимости интеграции с внедряемой СЭД или переноса учетных данных из существующих систем);

определение пакета дополнительных опций, необходимых для расширения «коробочного» функционала внедряемой системы, оценка необходимости индивидуальных доработок;

формирование групп пользователей (по должностным категориям и правам в СЭД), оценка их квалификации с целью определения потребности в обучении.

Формирование технического задания и заключение договора на внедрение СЭД

Результаты обследования документооборота формализуются в техническом задании, которое должно содержать:

требования к функциональности СЭД (с учетом различных категорий пользователей), ее техническим характеристикам и настройкам;

описание участков автоматизации;

требования к оборудованию, инфраструктуре и операционным системам;

описание способов обеспечения безопасности;

перечень работ и дополнительных услуг (в том числе обучение, разработка дополнительных отчетов, нормативных документов и т.д.)

В договоре, в который ТЗ входит составной частью, предусматриваются график работ и их стоимость, а также объемы и способы технической поддержки системы внедряющей компанией.

Установка СЭД

Началу установки СЭД предшествует модернизация технической инфраструктуры, в том числе приобретение необходимого оборудования. Затем проводится установка ПО на сервер и рабочие места пользователей, а также настройка системы в соответствии с организационной структурой компании.

Опытная эксплуатация СЭД и обучение пользователей

Этап обучения часто совмещается с началом эксплуатации системы. Как правило, пользователи получают базовые знания по работе в СЭД в группах, формируемых в зависимости от их роли в системе. Полученные знания закрепляются на рабочих местах при консультационной поддержке специалистов, проводивших внедрение СЭД. Опытная эксплуатация системы документооборота проводится с целью выявления скрытых отклонений от технического задания и неучтенных требований. В случае их выявления проводится соответствующая корректировка настроек СЭД.

Ввод в промышленную эксплуатацию

Выгоды от мобилизации бизнеса

Внедрение системы электронного документооборота завершается ее вводом в промышленную эксплуатацию и подписанием акта об окончании работ. После завершение проекта по внедрению СЭД специалисты ЭОС или компании-партнера обеспечат высококвалифицированную техническую поддержку системы.

Остались вопросы по внедрению электронного документооборота? Оставьте заявку, и наши специалисты предложат решение под ваши требования, предоставят демо-версию и дадут бесплатную консультацию.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Этапы внедрения электронного документооборота в организации

Разбираемся, зачем нужен ЭДО, как его внедрить в компанию, и с какими проблемами сталкиваются организации при переходе на электронный документооборот.

Зачем нужен ЭДО

Системы электронного документооборота помогают:

  • хранить сортировать и редактировать документы в одном месте;
  • защищать конфиденциальные данные с помощью шифрования данных и разных уровней доступа к документам для сотрудников компании;
  • следить за выполнением сотрудниками своих обязанностей;
  • согласовывать и доставлять документации — передавать документы через гораздо быстрее, чем через курьера;
  • быстро искать документы в электронном архиве по ключевым словам;
  • экономить на услугах курьеров, оргтехнике, канцелярских товарах и расходниках;
  • разгрузить рабочее время бухгалтерского, юридического и кадрового отделов.
Положение об ЭДО

Как и в случае с бумажным документооборотом, отдельное положение о работе с электронными документами — это, прежде всего, понятная инструкция для сотрудников по работе в системе ЭДО.

Что прописывают в ЭДО:

  • Общие положения: цели и задачи системы электронного документооборота (СЭД), на кого распространяется положение.
  • Термины и определения: раздел объясняет все понятия, которые нужно знать при работе с ЭДО. Облегчает общение сотрудников компании с техподдержкой и IT-отделом.
  • Ссылки на нормативные источники: в первую очередь на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Управление документами», ФЗ-№ 63, ФЗ-№ 149, ФЗ-№ 402.
  • Порядок доступа к системе: раздел описывает, каким сотрудникам доступны конфиденциальные документы.
  • Правила работы с документами: основная инструкция по работе с ЭДО. В разделе прописывают порядок работы с документацией: создание, внесение изменений, согласование, приём и отправка, регистрация, передача в архив, поиск в архиве, а также маршруты каждого типа документов и правила использования электронных подписей.
  • Контроль исполнения документов: раздел распределяет ответственность за определёнными сотрудниками, уточняет сроки работы, правила постановки и выполнения поручений.
  • Классификация документов: порядок хранения документов в СЭД, правила наименования файлов и категории электронных документов.
Приказ об ЭДО

Официально ЭДО вводят в компанию через приказ. Именно с указанной в приказе даты, система ЭДО становится обязательной для сотрудников. Кроме даты, в приказе прописывают, кто из сотрудников несёт ответственность за выполнение приказа, а также требование ознакомить с документом всех работников под подпись.

Этапы внедрения электронного документооборота

ЭДО запускают поэтапно — по очереди переводят на электронный документооборот либо разные отделы, либо разные категории документов. Проекты внедрения отличаются от компании к компании, но чаще всего включают:

Определение целей и задач — построение более эффективной системы документооборота, сокращение расходов, разгрузка отделов и так далее.

Анализ системы делопроизводства. На этом этапе оценивают:

  • какие документы находятся в обороте компании сейчас;
  • какие регламенты делопроизводства приняла организация;
  • по каким маршрутам двигается документация;
  • порядки создания, согласования и подписания договоров;
  • правила регистрации входящих и исходящих документов;
  • порядок архивирования и уничтожения документов;
  • соответствие принятого порядка делопроизводства требованиям законов РФ.

На основе этого определяют требования для будущего ЭДО.

Оптимизация делопроизводства. Если работа с документами на предприятии не упорядочена, прописывают необходимые регламенты.

Создание проекта автоматизации документооборота. Определяют правила работы с будущей системой ЭДО, маршруты документов, порядок согласования и направления документации.

Доработка программного обеспечения. Обычно организации покупают СЭД и, если нужно, заказывают доработку программ. Некоторые крупные фирмы заказывают оригинальные сервисы, которые разрабатывают специально для конкретного предприятия.

Внедрение ЭДО. На этом этапе на компьютеры устанавливают ПО, создают пользовательские аккаунты, налаживают связь между пользователями, формируют уровни доступа, а также вводят в оборот электронную подпись и закрепляют правила её использования. Если система поддерживает интеграцию с другим ПО — как в случае с «1С ЭДО», которая работает прямо в интерфейсе «1С:Предприятие» — ЭДО встраивают в программы, которые и так используют в компании.

Обучение сотрудников работе в СЭД. Для этого в том числе разрабатывают инструкции и памятки с порядком работы с документами и правилами использования электронной подписи.

Проблемы внедрения системы электронного документооборота на предприятии

Сопротивление со стороны персонала. Обучение новому порядку работы может вызывать сложности, особенно у старшего поколения. Рекомендуем прежде всего вводить ЭДО для молодых работников, грамотно прописывать инструкции и при необходимости устраивать кадровые перестановки.

Незаинтересованность руководства. Руководители организации, начальники подразделений и директора своим примером мотивируют работников активнее работать с ЭДО. Отсутствие заинтересованности руководящего состава ставит под угрозу организацию на предприятии электронного документооборота.

Слабая структурная организованность. Характерно для компаний, которые часто перестраивают структуру организации. Новые связи между отделами выстраиваются долго, нарушенные коммуникации вызывают неразбериху в документации и маршрутах её движения.

Низкий уровень документооборота. Небольшие организации часто не имеют развитого делопроизводства. Большинство рабочих моментов решается «на словах», без оформления бумаг. С этим поможет справиться грамотно выстроенная и удобная для сотрудников система электронного документооборота (СЭД) на предприятии.

Контрагенты, которые продолжают работать с бумагой. Перевод «на цифру» внутренних документов не имеет смысла, если все партнёры компании продолжают вести документооборот на бумаге. Расскажите контрагентам о преимуществах ЭДО и пригласите их через письмо от руководства компании.

Перевод архива документов в электронный формат. Кропотливая и долгая работа, которой, к сожалению, не избежать, если у вашей компании накопился большой архив документов.

Для подключения к системе «Астрал.ЭДО /1С-ЭДО» оставьте заявку на сайте компании, и региональный представитель свяжется с вами, чтобы обсудить условия сотрудничества. Филиалы компании есть во всех регионах страны.

Читайте также  Методы оценки результатов работы и мотивация
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector