Положение о порядке ведения личных дел педагогов

Положение о порядке ведения личных дел педагогов

Положение о ведении личных дел сотрудников

polozhenie-o-ld

1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения и хранения личных дел педагогов и сотрудников муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 17 «Незнайка» (далее ДОУ) на основании ТК РФ от 30 декабря 2001 года №197-ФЗ (в редакции от 13 июля 2015 г., на основании Перечня типовых управленческих документов).

1.2 Личные дела оформляются на всех сотрудников ДОУ.

1.3. Настоящее положение утверждается приказом заведующего ДОУ и является обязательным для всех категорий педагогических и других сотрудников ДОУ.

1.4. Ведение личных дел педагогов и сотрудников ДОУ возлагается на начальника и специалиста отдела кадров ДОУ.

1.5. Не допускается ведение нескольких личных дел работников, за исключением, если работник принят по внутреннему совместительству.

2. Порядок формирования личных дел педагогов и сотрудников

2.1. Оформление личных дел осуществляется в течение 5 дней со дня приема работника на работу.

2.2. Формирование личного дела педагогов и сотрудников ДОУ производится непосредственно после приема в ДОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.

2.3. При поступлении на работу гражданин представляет:

2.3.1. Личное заявление, написанное собственноручно.

2.3.2. Документ, удостоверяющий личность.

2.3.3. Трудовую книжку.

2.3.4. Документ об образовании.

2.3.5. Санитарную книжку.

2.3.6. Справку о наличии судимости или отсутствии судимости из МВД.

2.3.7. Другие документы, предусмотренные Федеральным законодательством.

2.4. Личному делу присваивается номер, согласно книги учета личного состава педагогов и сотрудников ДОУ.

2.4.1. На титульном листе личного дела отражаются следующие реквизиты: личное дело № согласно книги учета личного состава педагогов и сотрудников ДОУ, Ф.И.О. работника, наименование должности, наименование учреждения, принят (№, дата приказа), уволен (№, дата приказа), ответственный за оформление личного дела Ф.И.О..

2.5. Документы в личном деле педагогов и сотрудников ДОУ располагаются в следующем порядке:

1) опись документов, имеющихся в личном деле;

2) личный листок по учету кадров с фотографией (заполняется работником);

3) личное заявление о приеме на работу;

4) приказ о приеме на работу;

5) трудовой договор

6) заявление-согласие работника в письменном виде на обработку персональных данных;

7) соглашение о неразглашении персональных данных (субъекта) ДОУ.

8) ксерокопия паспорта;

9) ксерокопия свидетельства ИНН, СНИЛС;

10) ксерокопия (ии) документа (ов) об образовании;

11) ксерокопия военного билета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

12) справка о наличии судимости или об отсутствии судимости из МВД или выписка из информационного письма МВД;

13) ксерокопия трудовой книжки, если работник принят по внешнему совместительству;

14) иные документы, которые должны быть предъявлены работником с учетом специфики работы;

15) приказы о назначениях, переводах, увольнении и др.;

16) документы о прохождении работником аттестации, собеседования, повышения квалификации.

2.6. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников ДОУ и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку.

2.7. Трудовые книжки хранятся отдельно в сейфе отдела кадров .

3. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников

3.1. В дальнейшем в личное дело педагогов и сотрудников ДОУ включаются:

ü приказы или выписки из приказов о назначении, освобождении или перемещении по должности;

ü документы об итогах аттестации (заявление, аттестационный лист; приказы или ксерокопии приказов по итогам аттестации или выписка из приказа);

ü лист поощрений и взысканий;

ü ксерокопии почетных грамот и благодарственных писем, заверенные печатью и подписью ответственного лица;

ü ксерокопии документов о повышении квалификации, о переподготовке, заверенные печатью и подписью ответственного лица;

ü ксерокопии документов об изменении данных работника (например: копия свидетельства о рождении детей, копия свидетельства о браке, изменении фамилии и т. д.).

3.2. Личное дело педагогов и сотрудников ДОУ ведется в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника в образовательном учреждении.

3.3. Ведение личного дела предусматривает:

ü помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке;

ü ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников ДОУ на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.

3.4. Документы в личном деле подлежат описи, которая хранится в составе личного дела.

4. Порядок учета и хранения личных дел педагогов и сотрудников ДОУ

4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников ДОУ организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:

  • Личные дела педагогов и сотрудников хранятся в сейфе в папках по алфавиту.
  • Доступ к личным делам педагогов и сотрудников ДОУ имеют только руководитель ДОУ, начальник и специалист отдела кадров.
  • Личные дела педагогов и сотрудников ДОУ, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников – 75 лет с года увольнения работника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов).

4.2.В личные дела не должны входить документы второстепенного характера, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

4.3.Содержание личных дел ранее принятых работников может не соответствовать п. 2.5. настоящего Положения, так как комплектация личных дел не была предусмотрена Федеральным законодательством.

4.4.Начальник или специалист отдела кадров, принимая от работника ксерокопии документов, личный листок по учету кадров, должен проверить полноту его заполнения и достоверность указанных сведений в соответствии с предъявленными оригиналами документов.

4.5.Сбор и внесение в личные дела педагогов и сотрудников ДОУ сведений о политической и религиозной принадлежности запрещается.

4.6.Личное дело может быть выдано в следующих случаях:

ü по требованию работника для ознакомления (без права выноса);

ü непосредственно руководителю для ознакомления с материалами личного дела;

4.7.Снятие копий на бумажные носители и скан копии документов, хранящихся в личном деле, производится только с разрешения работника.

5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения заведующего, начальника отдела кадров ДОУ по заявлению работника.

5.2. Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников ДОУ производится в здании дошкольного образовательного учреждения в присутствии заведующего или начальника отдела кадров. В конце рабочего дня заведующий или начальник отдела кадров обязан убедиться в том, что все личные дела или документы из личных дел, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

6. Ответственность

6.1. Педагоги и сотрудники ДОУ обязаны своевременно представлять начальнику или специалисту отдела кадров сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.

6.2. Отдел кадров обеспечивает:

ü сохранность личных дел педагогов и сотрудников ДОУ;

ü конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников ДОУ.

7. Права

7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников ДОУ,

педагоги и сотрудники ДОУ имеют право:

ü получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;

ü получить свободный доступ к своим персональным данным;

ü получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.

ü требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных

работодатель имеет право:

ü обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников ДОУ, в том числе и на электронных носителях;

МБОУ «Рассветская ООШ» Иркутская обл, Осинский р-он, с. Рассвет

Положение о ведении личных дел педагогов и работников

Утверждаю
Директор МБОУ «Рассветская ООШ»
Н.Н.Липунова
« » ____________20 г.

Положение
о порядке ведения личных дел педагогов и работников
1.Общие положения
1.1Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников школы.
1.2 Положение разработано в соответствии с:

• Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 « Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
• Федеральным законом от 27.07.04 №79 — ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
• Трудовым кодексом РФ;
• Коллективным договором;
• Уставом школы.
1.3 Ведение личных дел педагогов и сотрудников школы возлагается на руководителя
учреждения.

2. Порядок формирования личных дел сотрудников
2.1 Формирование личного дела педагогов и сотрудников школы производится непосредственно после приема в школу или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.
2.2 В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников школы вкладываются следующие документы:
Учитель предоставляет:
• Заявление о приеме на работу;
Автобиографию;
• Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;
• Копию идентификационного номера налогоплательщика;
• Копии документов об образовании;
• Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;
• Трудовую книжку;
• Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
Копию свидетельства о рождении детей;
• Характеристики, рекомендательные письма, отношения (если есть в наличии);
• Заявление о переводе;
Медицинскую книжку;
• Копии документов о награждении;
• Копии аттестационных листов Работник школы предоставляет:
• Заявление о приеме на работу;
Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;
• Копию идентификационного номера налогоплательщика;
• Трудовую книжку;

• Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
• Копию свидетельства о рождении детей:
• Медицинскую книжку. Работодатель оформляет:
• трудовой договор в двух экземпляров;
• приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• личную карточку №Т-2;
• должностную инструкцию в двух экземплярах; Работодатель знакомит:
• с нормативно — правовыми документами школы;
• с должностной инструкцией;
• с журналом регистрации трудовых договоров по роспись; Ответственный за ТБ, ПБ, ТО:
• проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по
противопожарной безопасности
2.3 С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела учителей и работников школы, и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку. 3. Порядок ведения личных дел учителей и работников школы
3.1 Личные дела учителей и работников школы ведется в течение всего периода работы в учреждении.
3.2 Ведение личного дела предусматривает:

• Помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке;
• Ежегодную проверку состояния личного дела учителей и работников школы на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.
4.Порядок учета и хранения личных дел учителей и работников школы
4.1 Хранение и учет личных дел учителей и работников школы организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:
• Личные дела сотрудников хранятся в сейфе, а внутри — по алфавиту.
• Доступ к личным делам учителей и работников школы имеют только директор школы, заместитель директора, оператор РБД
• Личные дела учителей и работников школы, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников — 75 лет с года увольнения работника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года)
5.Порядок выдачи личных дел во временное пользование
5.1 Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора школы.
5.2 Работа (ознакомление) с личными делами учителей и работников школы производится у директора, а время работы ограничивается пределами одного рабочего дня.
5.3 Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.
6. Ответственность
6.1Учителя и работники школы обязаны своевременно представлять директору школы сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.
6.2 Работодатель обеспечивает:

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ ШКОЛЫ

«Современная профориентация педагогов
и родителей, перспективы рынка труда
и особенности личности подростка»

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Широковская школа»

Симферопольского района Республики Крым

ул. Ленина, д.11, с. Широкое, Симферопольский район, РК, 297510

тел: 3(652) 32-48-40, е-mail: shirokoe11@mail.ru, ИНН 9109009625, ОГРН 1159102022749

Протокол общего собрания

№____ от _______2015 г.

Приказом по школе

№000 от ______2015г.

Локальный акт №______

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ

ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ ШКОЛЫ

2015г.
ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке ведения и хранения личных дел

педагогов и сотрудников школы

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок ведения, учета и хранения личного дела работника образовательного учреждения (далее — личное дело), учет и хранение личных дел в школе.

1.2. Положение разработано в соответствии с:

· Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 « Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;

· Трудовым кодексом РФ;

· Коллективным договором ОУ;

1.3. Личное дело — основной документ персонального учета, содержащий наиболее полные сведения о работнике образовательного учреждения и его служебной деятельности. В личное дело вносятся сведения, связанные с поступлением на работу и увольнением.

1.4. Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат.

1.5. Личное дело ведется в течение всего периода работы работника.

1.6. Ведение нескольких личных дел одного работника образовательного учреждения не допускается.

1.7. Ведение личных дел педагогов и сотрудников возлагается на лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства.

2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ

ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ

2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников школы производится непосредственно после приема в ОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.

2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников школы вкладываются следующие документы:

  • Заявление о приеме на работу;
  • Автобиография;
  • Копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • Копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
  • Копия идентификационного номера налогоплательщика;
  • Копия полиса обязательного медицинского страхования;
  • Копии документов об образовании;
  • Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;
  • Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц);
  • Копия свидетельства о заключении (расторжении) брака;
  • Копии свидетельств о рождении детей;
  • Копии документов о награждениях;
  • Копии аттестационных листов;
  • Копии удостоверений о прохождении курсов, экспертные заключения;
  • Справка об отсутствии судимости;
  • Трудовая книжка ;
  • Медицинская книжка;
  • Копии документов об инвалидности (при наличии);
  • 1 фотографию 3х4 (при достижении работником возраста 45 лет фотография подлежит замене);

· Другие документы, отражающие результаты практической деятельности.

  • трудовой договор в двух экземплярах;
  • приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
  • личную карточку №Т-2;
  • должностную инструкцию;
  • С Уставом школы;
  • С должностной инструкцией;
  • Проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по противопожарной безопасности.

2.3 .Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

2.4. Все документы личного дела оформляются в папку.

2.5.Все изменения в учетных данных работника образовательного учреждения отражаются в форме Т-2.

3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ

3.1. Личное дело педагогов и сотрудников школы ведется в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника.

3.2. Ведение личного дела предусматривает:

3.2.1. Помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке:

· Личная карточка Т-2;

· Копии документов об образовании;

· Копия приказа о приеме на работу, (о перемещении на другие должности);

· Документы о повышении квалификационного уровня: аттестационный лист, удостоверение о прохождении курсов (копия), экспертное заключение (копия);

· Копии документов о награждении, поощрении, взыскании, снятии дисциплинарного взыскания;

· Согласие на обработку персональных данных;

· Трудовой договор (второй экземпляр), дополнительное соглашение к трудовому договору;

· Документы об изменении условий трудового договора.

· паспорта (страницы с персональными данными, о месте регистрации);

· военного билета (для военнообязанных лиц);

· свидетельства о браке, расторжении брака (если такой имеется), (в случае внесения изменений в трудовую книжку);

· свидетельства о рождении детей;

· справки о наличии (отсутствии) судимости;

· документов об инвалидности (при наличии).

· страхового свидетельства пенсионного фонда;

· полиса обязательного медицинского страхования;

3.2.3. Ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников школы, на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.

3.2.4. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации.

3.2.5. Личное дело регистрируется в журнале « Учет личных дел»

3.2.6. Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе директора школы.

3.2.7. Должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.

4.ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ ШКОЛЫ

4.1 Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников школы организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:

· Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе директора школы.

· Должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.

· Личные дела сотрудников хранятся в кабинете директора школы.

· Доступ к личным делам педагогов и сотрудников школы имеют только директор школы, зам. директора по УВР, делопроизводитель.

· Личные дела педагогов и сотрудников школы хранятся 75 лет с года увольнения работника.

· Систематизация личных дел педагогов и сотрудников производится в алфавитном порядке.

4.2. Работник образовательного учреждения знакомится со своим личным делом не реже одного раза в год. Материалы личного дела предоставляются для ознакомления также по его просьбе и в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

4.3. На лицо, получившее личное дело для ознакомления, возлагается персональная ответственность за его сохранность.

4.4.При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые, а также разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

5.ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

5.1 Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора школы. Время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня делопроизводитель обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

5.2. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1 Педагоги и сотрудники школы обязаны своевременно представлять делопроизводителю сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.

6.2 Работодатель обеспечивает:

  • сохранность личных дел педагогов и сотрудников школы;
  • конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников школы.

7. ПРАВА

7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах, педагоги и сотрудники школы имеют право:

  • Получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
  • Получить доступ к своим персональным данным;
  • Получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
  • Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных

работодатель имеет право:

  • Обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников школы, в том числе и на электронных носителях;
  • Запросить от педагогов и сотрудников школы всю необходимую информацию.

Локальный акт действует до его замены новым.

Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Читайте также  Выпуск дополнительных акций: проводки, учет

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

    ; ;
  • копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  • На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  • Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  • Каждый лист дела нумеруется.
  • В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  • Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Личное дело ученика: требования и рекомендации по оформлению

На каждого ученика, который зачислен в первый класс или переведен в вашу школу, необходимо составить личное дело. В личное дело включается карточка ученика и пакет документов, предоставляемый родителями при зачислении. Если документы составлены на иностранном языке, вы обязаны потребовать предоставить их нотариально заверенный перевод.

Родителей также необходимо ознакомить с Политикой об обработке персональных данных и назвать сотрудников, которые будут иметь доступ к личным делам детей. Личные дела может вести секретарь, делопроизводитель, классный руководитель или другой уполномоченный сотрудник, согласно Положению об обработке персональных данных. Сотрудник должен быть проинформирован об ответственности за разглашение персональных данных и подписать обязательство о неразглашении. Личные дела зачисленных в 1 класс необходимо оформить до начала нового учебного года. С образцом обязательства, а также памяткой по формированию личного дела ознакомьтесь в приложении к статье.

Личное дело ученика. Памятка для классного руководителя.jpg

Оформляем правильно документы прибывающих и выбывающих

Получение личных дел из других школ оформляют по акту приема-передачи. Оригинал подписывают только если предоставлены все документы. В случае, если каких-то документов не хватает, это необходимо отметить в акте.

В личное дело, которое составила прежняя школа, необходимо включить согласие родителей на перевод, приказ о зачислении, заявление о приеме в порядке перевода, выписку из журнала с текущими оценками, заявление о выборе языка образования. В личные дела как «новых», так и «старых» учеников не нужно включать грамоты и другую информацию о достижениях.

Если родители забирают личное дело в связи с переводом в другую школу, то требовать справку о зачислении в другую школу не нужно. Об этом нам говорит ч. 4 ст. 44 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-03 о правах, обязанностях и ответственности в сфере образования родителей (законных представителей) несовершеннолетних обучающихся, где прописывается, что мамы и папы несут ответственность за получение образования ребенком. Таким образом, личное дело необходимо выдать по требованию заявителя.

Ведем и храним личное дело

Требования о порядке оформления, ведения и хранения личных дел необходимо установить в локальном акте школы. Даже если какие-то из этих требований не прописаны явно или не указаны вовсе, нужно придерживаться главного принципа ведения личного дела: наличие исчерпывающего списка документов и хронологический порядок подшивания (по мере предоставления документов родителями). В случае необходимости внести исправление (правку, однако, можно вносить только в те документы, которые оформляла школа) неверные данные нужно зачеркнуть и проставить подпись «Исправленному верить», заверенную печатью.

Личные дела учеников одного класса помещают в общую папку и размещают в алфавитном порядке. К папке также необходимо приложить список учеников с соответствующими номерами личных дел. В случае запроса личного дела, его можно выдать только под подпись. Личные дела необходимо хранить в запирающемся шкафу. Дела выбывших и выпускников передаются в архив, где хранятся три года, затем они подлежат уничтожению.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector