Перечень типовых управленческих архивных

Перечень типовых управленческих архивных

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций утвержден

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Приказ зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 N 57449, опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 07.02.2020. Приказ вступил в силу с 18.02.2020.

Ранее действовавший приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»» утратил силу.

Перечень включает документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Указанный перечень подготовлен с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов РФ, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.

Новый перечень сокращен, теперь он содержит 657 позиций (ранее – 1 003), для упрощения работы с документом был составлен указатель: все виды документов представлены в алфавитном порядке.

Перечень типовых управленческих архивных документов содержит четыре раздела:

  • Номер статьи,
  • Вид документа,
  • Срок хранения документа,
  • Примечания

перечень типовых управленческих архивных документов

Какие направления деятельности организации включает Перечень?

Все документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций, включают следующие направления деятельности:

  1. Организация системы управления (нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительная деятельность, организационные основы управления, контроль и надзор, документационное обеспечение управления и организация хранения документов, информатизация деятельности)
  2. Планирование деятельности (прогнозирование, перспективное планирование; текущее планирование; отчетность о выполнении планов; ценообразование)
  3. Финансирование, кредитование деятельности
  4. Учет и отчетность (бухгалтерский учет и отчетность, учет оплаты труда, налогообложение, учет имущества, статистический учет и отчетность)
  5. Международное сотрудничество
  6. Информационная деятельность
  7. Трудовые отношения (организация труда, нормирование и оплата труда, охрана труда)
  8. Кадровое обеспечение (прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников; кадровый учет; противодействие коррупции; аттестация; повышение квалификации, награждение)
  9. Материально-техническое обеспечение деятельности
  10. Административно-хозяйственное обеспечениедеятельности (эксплуатация зданий, строений, сооружений; транспортное обслуживание; информационно-телекоммуникационное обеспечение)
  11. Обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций (организация охраны, пропускного режима; обеспечение антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций)
  12. Социально-бытовые вопросы (социальное страхование, социальная защита; обеспечение жильем и коммунальными услугами)

Документы по вопросам охраны труда представлены в разделе 7.3 Перечня.

Основные отличия нового Перечня от предыдущего

Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций отличается от предыдущего тем, что:

  • Появились новые разделы: противодействие коррупции; обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций и другие.
  • В новый перечень не вошли разделы, которые были в предыдущем перечне: деятельность первичных профсоюзных организаций и иных общественных организаций; организация досуга и другие.
  • В новом Перечне для удобства пользования, составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания.
  • В новом перечне, а отличие от предыдущего произошли существенные изменения внутри разделов. Например: раздел 7.3 «Охрана труда». В предыдущем Перечне в разделе было 46 позиций, в новом Перечне раздел «Охрана труда» сократился почти в два раза и составил 24 позиции. В новом Перечне одна ст.430 Переписка по вопросам охраны труда. В старом Перечне было несколько статей о переписке по охране труда: ст. 605 переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий труда; ст. 607 переписка о состоянии и мерах по улучшению…; ст. 618 переписка о предупредительных мероприятиях…; ст. 631 переписка об авариях и несчастных случаях; ст. 635 переписка о профессиональных заболеваниях; ст.640 переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными условиями труда; ст.644 переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий; ст. 646 переписка о проведении медицинских осмотров работников.
  • Изменился с 2020 года срок хранения документов по бухгалтерскому, кадровому и налоговому учету. Некоторые документы нужно хранить дольше, а некоторые – меньше, чем было необходимо раньше (например, срок хранения документов о недостачах, присвоениях, растратах (ст. 287) увеличен с 5 до 10 лет; о получении заработной платы и других выплат (ст. 295) — с 5 до 6 лет); определен срок хранения для ряда новых документов бухгалтерского учета (консолидированная финансовая отчетность, финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по МСФО: годовая — до ликвидации организации; промежуточная — 5 лет (ст. 275));
  • из Перечня исключен ряд позиций, в частности, формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов.

Поэтому рекомендую организациям, предприятиям, учреждениям принять новую номенклатуру дел.

Скачать Информационное сообщение Минфина России от 26.02.2020 N ИС-учет-23
<Об уточнении перечня архивных документов бухгалтерского учета и изменении правил подготовки программы разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета>

В следующей статье рассмотрим номенклатуру дел раздела «Охрана труда».

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом

Росархив сроки хранения документов утверждал неоднократно. К примеру, Перечень типовых документов организаций с указанием сроков их хранения был введен приказом от 06.10.2000. Однако к вновь создаваемым документам он сейчас не применяется — Росархив своим приказом от 20.12.2019 № 236 утвердил новый перечень, в котором содержится информация о том, в течение какого периода и с учетом каких особенностей необходимо хранить дела в компании. Прежний перечень, утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, с 18.02.2020 года утратил силу.

Еще один перечень был утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12. Он предназначен для использования в работе самого Федерального архивного агентства (ФАА) и организаций, находящихся в его ведении. Этот перечень посвящен срокам хранения документов, образующихся в процессе деятельности данных учреждений.

Наряду с указанными перечнями существуют и иные подобные документы с информацией о сроках, в течение которых от документов избавляться запрещено. Например, Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (приказ Минкультуры от 31.07.2007 № 1182).

Далее речь пойдет о перечне, утвержденном Минкультуры в 2010 году, — им по-прежнему необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов, созданных до вступления в силу приказа № 236.

О том, какие сроки устанавливает приказ Росархива России № 236, читайте в статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

С 1 января 2022 г. обязателен к применению ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Организация может принять решение о применении Стандарта до указанной даты.

Как хранить бухгалтерские документы с учетом требований ФСБУ 27/2021, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

Когда старый перечень может пригодиться

Почему утративший силу перечень по-прежнему необходим? Дело в том, что приказ Росархива № 236 не имеет обратной силы и не распространяется на ранее возникшие отношения, так как иное прямо не оговорено в нем.

Это означает, что приказ или иной распорядительный акт компании, созданный в 2018 году и до этого, не может уничтожаться ранее сроков, предусмотренных перечнем. А если аналогичное распоряжение оформляется в 2020-2021 годах и позднее, для определения срока его хранения необходимо руководствоваться перечнем-2021.

Перечень-2010 по сравнению с преемником имеет менее детализированный состав документов и обобщенные сроки хранения. Например, документам по аттестации, сертификации и аккредитации там отводилась одна статья, а срок хранения был единым — «постоянно». Действующий в настоящий момент перечень предусматривает иной подход.

Такие документы по сертификации, как протоколы испытаний или экспертные заключения (ст. 110), необходимо сохранять не менее 10 лет. Но одновременно в примечании есть ссылка, уточняющая этот срок: у заявителя эти документы должны храниться не менее 3 лет после окончания действия сертификата, а выдавшая сертификат компания не имеет права избавиться от него ранее истечения 10-летнего периода. Кроме того, уточняются и иные важные моменты по срокам (к примеру, что протокол о выдаче сертификата подлежит постоянному хранению).

Таким образом, перечень-2010 устанавливал более жесткие требования к периоду хранения данного вида бумаг, и в отношении документов, созданных до вступления в силу перечня-2020-2021, необходимо их придерживаться.

Сверяясь с перечнями, не следует забывать один важный принцип: уменьшать указанные сроки хранения запрещено. За это может последовать наказание (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).

ВАЖНО! За нарушение сроков хранения учетных документов должностные лица компании могут быть оштрафованы по ст. 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 руб.

О правилах оформления акта на уничтожение документов читайте в материале «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Для определения срока, в течение которого приказ, распоряжение, учетный регистр или иной образовавшийся в деятельности фирмы документ необходимо хранить, можно узнать из специальных перечней. Часть их утверждена Росархивом, а часть — Министерством культуры РФ. Сокращать указанные в них сроки и избавляться от документов раньше времени нельзя. Такой принцип применяется в отношении всех форм (бумажных или электронных) и всех видов (организационно-распорядительных, прогнозных, налоговых, бухгалтерских и др.) документов.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций утвержден

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Приказ зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 N 57449, опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 07.02.2020. Приказ вступил в силу с 18.02.2020.

Ранее действовавший приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»» утратил силу.
Перечень включает документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Указанный перечень подготовлен с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов РФ, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.

Перечень типовых управленческих архивных документов содержит четыре раздела:

  • Номер статьи,
  • Вид документа,
  • Срок хранения документа,
  • Примечания

перечень документов архивного хранения

Какие направления деятельности организации включает Перечень?

Все документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций, включают следующие направления деятельности:

  1. Организация системы управления (нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительная деятельность, организационные основы управления, контроль и надзор, документационное обеспечение управления и организация хранения документов, информатизация деятельности)
  2. Планирование деятельности (прогнозирование, перспективное планирование; текущее планирование; отчетность о выполнении планов; ценообразование)
  3. Финансирование, кредитование деятельности
  4. Учет и отчетность (бухгалтерский учет и отчетность, учет оплаты труда, налогообложение, учет имущества, статистический учет и отчетность)
  5. Международное сотрудничество
  6. Информационная деятельность
  7. Трудовые отношения (организация труда, нормирование и оплата труда, охрана труда)
  8. Кадровое обеспечение (прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников; кадровый учет; противодействие коррупции; аттестация; повышение квалификации, награждение)
  9. Материально-техническое обеспечение деятельности
  10. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности (эксплуатация зданий, строений, сооружений; транспортное обслуживание; информационно-телекоммуникационное обеспечение)
  11. Обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций (организация охраны, пропускного режима; обеспечение антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций)
  12. Социально-бытовые вопросы (социальное страхование, социальная защита; обеспечение жильем и коммунальными услугами)

Основные отличия нового Перечня от предыдущего

Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций отличается от предыдущего тем, что:

  • Появились новые разделы: противодействие коррупции; обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций и другие.
  • В новый перечень не вошли разделы, которые были в предыдущем перечне: деятельность первичных профсоюзных организаций и иных общественных организаций; организация досуга и другие.
  • В новом Перечне для удобства пользования, составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания.
  • В новом перечне, в отличие от предыдущего произошли существенные изменения внутри разделов. Например: раздел 7.3 «Охрана труда». В предыдущем Перечне в разделе было 46 позиций, в новом Перечне раздел «Охрана труда» сократился почти в два раза и составил 24 позиции. В новом Перечне одна ст.430 Переписка по вопросам охраны труда. В старом Перечне было несколько статей о переписке по охране труда: ст. 605 переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий труда; ст. 607 переписка о состоянии и мерах по улучшению…; ст. 618 переписка о предупредительных мероприятиях…; ст. 631 переписка об авариях и несчастных случаях; ст. 635 переписка о профессиональных заболеваниях; ст.640 переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными условиями труда; ст.644 переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий; ст. 646 переписка о проведении медицинских осмотров работников.

Поэтому рекомендую организациям, предприятиям, учреждениям принять новую номенклатуру дел.

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Источник: Блог Ольга Софронова

Новые сроки хранения документов в 2020 году: переходим на новый Перечень

С 18 февраля 2020 года в России изменились сроки хранения управленческих документов организаций.

Вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Ранее (6 февраля 2020 года) новый Перечень № 57449 зарегистрировал Минюст.

Что изменилось с 2020 года

Изменения отразились на номенклатуре дел и документообороте госорганов, бюджетных и коммерческих организаций (Таблица 1).

Таблица 1: Изменения в сроках хранения документов до и после введения Перечня 2019.

Вид документа

Срок хранения по-старому (18.02.2020)

Срок хранения по-новому (после 18.02.2020)

Базы данных отпусков, журналы, книги и карточки учёта

Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов

Документы о дисциплинарных взысканиях

Реестры сведений о доходах физлиц

Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда

Заявки о потребности в иностранцах

Переписка с налоговиками, которая касается расхождений в расчетах по налогам

Образцы подписи материально ответственного лица

Не менее 5 лет. Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения.

5 лет. Срок хранения исчисляется с момента смены материально-ответственного лица в учреждении

Учитывать изменения нужно и при кадровом документообороте. Личные карточки сотрудников, трудовые договоры, документы о приёме, переводе и увольнении с работы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, теперь следует хранить 75 лет. А документы, законченные делопроизводством, позднее указанного срока – 50 лет.

Отдельные кадровые документы получили индивидуальный срок хранения:

  • журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет;
  • предупреждения, уведомления работников — 3 года;
  • заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии — 1 год.

О сроках и порядке внесения изменений

Внести все изменения нужно до момента сдачи итоговых записей номенклатур структурных подразделений в службу делопроизводства. То есть, до конца 2020 года.

Обозначить дату перехода должен руководитель организации. Предварительно издав соответствующий указ или распоряжение.

В конце года останется только заполнить сводную номенклатуру. Внести сведения о количестве дел временного и постоянного хранения, а также дела с отметкой «ЭПК».

Как быть с номенклатурой дел текущего года

Номенклатуры дел на 2020 год (до 18.02.2020) также стоит переделать. Однако полной разработки новой номенклатуры не потребуется. Достаточно внести отдельные правки, сверившись с новым Перечнем. Сделать это можно до конца текущего года.

Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция

В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года. Для этого нужно провести выверку номенклатуры и актуализировать её.

  1. Сравните Перечень 2019 г. с перечнем 2010. Обратите внимание на новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов.
  2. Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи. Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел. Он станет основой для разработки новой номенклатуры на 2020 год (или изменений к ее первоначальному варианту) и для подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий 2021 год.
  3. Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел. Его следует согласовать с начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией организации.

Для удобства утверждённую номенклатуру дел можно поделить на разделы и передать каждый из них в соответствующее структурное подразделение организации.

Читайте также  Агентское вознаграждение: что это такое, бухгалтерские
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector