Организуем проверку ведения делопроизводства

Организуем проверку ведения делопроизводства

Кадровая проверка состояния делопроизводства организации

Начало очередного календарного года на предприятии (в организации, учреждении) обычно совпадает с проведением проверки состояния его деятельности силами внутренней комиссии под председательством одного из заместителей руководителя. Соответствующая проверка проводится и по основным направлениям обеспечения деятельности, в т.ч. документационного обеспечения управления (ДОУ) (делопроизводства).

Основные задачи проверки

Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (организации, учреждения). Для проверки состояния делопроизводства в составе комиссии, как правило, формируется подкомиссия с соответствующими полномочиями. Основные задачи подкомиссии заключаются в следующем:

  1. проверка наличия локальных нормативных актов, регламентирующих организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), их соответствие требованиям нормативно-правовых актов в области делопроизводства;
  2. обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствие потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации;
  3. состояние работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию;
  4. выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), установление их причин, выработка предложений, направленных на совершенствование системы делопроизводства (с отражением вышеперечисленного в акте проверки).

Рассмотрим, как решаются эти задачи в ходе проверочных мероприятий.

Проверка наличия локальных нормативных актов

К основным локальным нормативным актам (ЛНА), регламентирующим организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), относятся:

  • положение о структурном подразделении, осуществляющем полномочия по организации делопроизводства;
  • инструкция по делопроизводству;
  • должностные инструкции работников уполномоченного подразделения.

Перечисленные ЛНА образуют организационно-правовую основу для надлежащего функционирования корпоративной системы делопроизводства.

В дополнение к ним предприятием (организацией, учреждением) могут разрабатываться:

  • положения о подразделениях в составе уполномоченного структурного подразделения: группе обработки документов, группе технической подготовки документов, группе оперативного хранения документов, группе архивного хранения документов и т.д.;
  • инструкции для работников, ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях <1>.

При проверке ЛНА также устанавливается, насколько они соответствуют требованиям нормативно-правовых (нормативно-методических, нормативно-технических) актов в области делопроизводства.

В частности, при проверке инструкции по делопроизводству устанавливается соответствие ее структуры и содержания Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 <2>.

<2> С учетом конкретных условий функционирования корпоративной системы делопроизводства.

При проверке должностных инструкций устанавливается соответствие их содержания квалификационным характеристикам <3>. Кроме того, обращается внимание на соответствие оформления ЛНА ГОСТ Р6.30-2003.

<3> См. предыдущее примечание.

По результатам проверки делается вывод о наличии (частичном наличии или полном отсутствии) ЛНА, регламентирующего организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также о его соответствии либо частичном (полном) несоответствии нормативным правовым актам в области делопроизводства.

Обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов

При проверке обеспеченности делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствия потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации основное внимание обращается:

  • на укомплектованность уполномоченного структурного подразделения персоналом требуемой численности и квалификации;
  • наличие и состояние помещений для размещения уполномоченного структурного подразделения и соответствующих участков работы;
  • наличие и оснащенность рабочих мест персонала уполномоченного структурного подразделения, их соответствие требованиям охраны труда;
  • наличие и исправность средств организационно-технического обеспечения деятельности уполномоченного структурного подразделения: обработки документированной информации, хранения, коммуникации и связи и т.п.;
  • регулярность поступления денежных средств на обеспечение функционирования уполномоченного структурного подразделения, их достаточность для надлежащего выполнения задач по удовлетворению потребностей предприятия (организации, учреждения) в документированной информации.

По результатам проверки делается вывод об обеспеченности (частичной или полной необеспеченности) перечисленными видами ресурсов, их соответствии (частичном либо полном несоответствии) потребностям предприятия (организации) в документированной информации.

Состояние работы по управлению документами

При проверке состояния работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию оценивается прежде всего соответствие фактических показателей работы плановым.

В частности, определяется объем документооборота предприятия (организации, учреждения) — в целом и по основным информационным потокам (входящие, исходящие и внутренние документы), а также по видам документов (бумажные и электронные), в т.ч. относительно аналогичных показателей предшествующих лет.

Оценивается также эффективность применения автоматизированных средств обработки документированной информации.

Особое внимание обращается на обеспечение сохранности документов в процессе обращения: объем мероприятий по розыску и восстановлению их нормального физико-химического состояния, количество необнаруженных (утраченных) документов за проверяемый период и в сравнении с аналогичными показателями предшествующих лет. Проверяются также данные о результатах контроля исполнения документов, в частности число случаев их ненадлежащего исполнения: несоблюдение сроков исполнения, оформление документов с нарушением установленных требований, несоответствие исполненного документа резолюции и т.п. По результатам проверки делается вывод о степени эффективности делопроизводства — в целом и по функциональным компонентам (управление документами и документирование).

Выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства

На основании результатов проверки и сформулированных выводов делается предварительное заключение о недостатках в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также об их причинах. Соответствующие положения (после необходимых уточнений) образуют констатирующую часть акта проверки (см. рисунок).

Акт проверки

В соответствии с приказом директора ЗАО «Аверс» от 16.12.2010 N 73 комиссия в составе: А.Б. Алексеев — председатель, Б.В. Борисова, В.Г. Викторов, Г.Д. Григорьева, Д.Е. Дмитриев — члены — в период с 11 по 15 января 2011 г. произвела проверку состояния делопроизводства ЗАО «Аверс» и установила следующее:

  1. Локальные нормативные акты, регламентирующие организацию делопроизводства, в ЗАО «Аверс» имеются и в целом соответствуют требованиям нормативных правовых актов в области делопроизводства. Выявлены следующие недостатки:

1.1. . (Указать конкретно.)

  1. Обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов в основном соответствует потребностям ЗАО «Аверс» в документированной информации (см. приложение 1 к акту). Выявлены следующие недостатки:

2.1. . (Указать конкретно.)

  1. Состояние работы по управлению документированной информацией и документированию деятельности ЗАО «Аверс» характеризуется следующими основными показателями:

Выявлены следующие недостатки:

3.1. . (Указать конкретно.)

В связи с вышеизложенным предлагаем:

а) поручить начальнику отдела ДОУ К.Л. Миронову:

до 15 апреля 2011 г. привести инструкцию по делопроизводству ЗАО «Аверс» от 11.01.2010 в соответствие с требованиями Методических рекомендаций Росархива от 23.12.2009;

до 1 мая 2011 г. организовать разработку и представить на утверждение проекты должностных инструкций по должностям «архивариус» и «делопроизводитель»;

б) поручить начальнику отдела кадров Н.О. Поповой до 1 марта 2011 г. принять меры по доукомплектованию отдела ДОУ следующими специалистами . (указать конкретно);

в) поручить начальнику информационного отдела Р.С. Тимофееву до 1 февраля 2011 г. представить на рассмотрение заместителя директора по управлению У.Ф. Харитоновой предложения по совершенствованию программно-технических средств обработки документированной информации отдела ДОУ;

г) . (Иное — указать конкретно.)

Председатель комиссии подпись А.Б. Алексеев

Члены комиссии: подпись (Б.В. Борисова), подпись (Г.Д. Григорьева), подпись (В.Г. Викторов), подпись (Д.Е. Дмитриев)

Ознакомлены: подпись (У.Ф. Харитонова), подпись (К.Л. Миронов), подпись (Н.О. Попова), подпись (Р.С. Тимофеев)

В резолютивную часть документа включаются предложения, направленные на совершенствование корпоративной системы делопроизводства. В зависимости от фактического состояния системы эти предложения могут быть направлены:

Аудит делопроизводства

Аудит делопроизводства за последние пару лет стал популярной услугой у специализированных компаний. Популярной, но не дешевой, поэтому не всякий руководитель закажет ее, пока система документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) функционирует в компании более или менее сносно. Помощник руководителя, ответственный за делопроизводство компании, в силах самостоятельно провести внутренний аудит системы ДОУ: выявить проблемы и наметить пути их решения.

В статье рассмотрим, когда и зачем необходимо проводить аудит делопроизводства, а также опишем его основные этапы

КОГДА НУЖЕН АУДИТ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Аудит делопроизводства – это исследование системы делопроизводства организации с последующим вынесением рекомендаций по ее оптимизации. Рассмотрим, в каких случаях руководство отдела ДОУ может справиться с аудитом самостоятельно, без привлечения внешних консультантов.

Случай 1. Аудит системы ДОУ необходим, если компания планирует изменить существующую технологию работы (например, перейти на систему электронного документооборота), внедрить новое программное обеспечение, которое имеет отношение к делопроизводственным процессам. Цель аудита: минимизировать осложнения, которые возникнут в делопроизводственных процессах при внедрении новой технологии или программного обеспечения, ускорить процесс обучения персонала работе в новых условиях.

Случай 2. Аудит системы делопроизводства проводят, если в отдел ДОУ приходит новый руководитель. Он первым делом должен исследовать процессы, за выполнение которых теперь отвечает. Аудит нужно провести, даже если нынешний руководитель «вырос» из работника этого же отдела: когда он увидит все особенности рабочих процессов «сверху», то поймет, что «картина» очень отличается от того, как он ее себе представлял ранее. Цель аудита: провести оптимизацию процессов, которые в этом нуждаются.

Случай 3. Аудит системы ДОУ необходим, если руководство понимает, что работники отдела ДОУ неэффективно расходуют свое рабочее время: в канцелярии не прекращаются чаепития и разговоры, а процессы делопроизводства выполняются не так качественно, как могли бы при таком количестве исполнителей. Цель аудита: оценить качество выполнения процессов и внедрить новые процессы, которые выведут ДОУ компании на новый уровень.

Случай 4. Обратная ситуация: из-за большого объема документов работники канцелярии вынуждены задерживаться после работы, а отпуск или больничный для них – непозволительная роскошь. Аудит системы делопроизводства поможет выявить, почему в структурном подразделении сложилась такая ситуация. Цель аудита: определить, нанять дополнительных специалистов или оптимизировать процессы, разгрузив нынешних работников.

audit

В любом случае и независимо от целей результат аудита всегда одинаков – это подробный список «слабых мест» каждого из рабочих процессов системы делопроизводства и рекомендации по их исправлению.

АУДИТ = СОКРАЩЕНИЕ?

Работники часто воспринимают аудит (любой, не только делопроизводственный) как неминуемый этап перед сокращением штата. В результате работа аудиторов вызывает имитацию бурной деятельности или саботаж проверки. Проблему можно решить, объяснив персоналу, что объект исследования – делопроизводственные процессы, а не те, кто их выполняет, и цель аудита – оптимизация работы с документами, а не массовые увольнения.

Впрочем, иногда опасения работников небезосновательны: исследование может показать, что штат канцелярии непомерно раздут и работодатель существенно сэкономит, если сократит количество работников и перераспределит обязанности. Но такие управленческие решения вправе принимать только главный заказчик аудита – первый руководитель или собственник, а не аудиторы. В любом случае, на следующий день после аудита точно никого не уволят.

ЭТАПЫ АУДИТА

Отобразим этапы аудита системы делопроизводства в Алгоритме и подробно рассмотрим их.

audit

ЭТАП 1. СОЗДАЕМ ПРИКАЗ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА СИСТЕМЫ ДОУ

К этому этапу приступают сразу же, как только принято решение проводить делопроизводственный аудит. Очень важно позаботиться об административной стороне будущего исследования: установить цели и задачи аудита, срок его проведения, выбрать рабочую группу и назначить ответственного. Если аудит будут выполнять работники компании, все это следует зафиксировать в приказе по основной деятельности о проведении аудита системы делопроизводства (Пример 1).

audit

Без приказа о проведении аудита системы делопроизводства будет трудно работать со структурными подразделениями: рабочей группе неизбежно придется запрашивать у них информацию, а значит, нужно основание, которое позволит получать ее в достаточном объеме и в необходимые сроки. Ведь зачастую безосновательные запросы либо просто игнорируют, либо отвечают на них «по остаточному принципу», то есть неведомо когда.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2020.

Как оформить результаты самопроверки кадровых документов?

Конюхова Е. В.

Вы устроились в компанию, где кадровое делопроизводство «как-то» велось. Ключевое слово – «как-то». Нет системы, нет обязательных документов, вы нашли много нарушений. Волосы встают дыбом, а делать что-то надо. Нужна точка отсчета. Оформите результаты своей проверки. Вам помогут примеры докладных записок. А потом начните работу с чистого листа!

Самопроверка состояния кадровой документации — самая простая методика оценки из существующих (при условии, что вы знаете, как и что проверять).

Оформление результатов проверки кадровых документов

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

Не существует унифицированных форм по оформлению результатов проверки кадровой документации.

Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской. В этом документе сформулируйте просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

Примеры докладных записок

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации:

При поступлении на работу 27.05.2018 мне не передавалась по акту кадровая документация. Поэтому с момента начала работы до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы. Прошу создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Оценка состояния кадровой документации проводится в таблице, которая в дальнейшем понадобится для оформления результатов аудита в виде докладной записки, или акта. Пример таблицы приведен ниже в тексте докладной записки.

Примерный текст докладной записки о текущем состоянии кадровой документации:

Мною, начальником отдела кадров Сидоровой Е.И., в период с 20.06.2018 г. по 26.06.2018 г. проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определить ее состав на соответствие требованиям, предъявляемым действующим законодательством РФ. В процессе проверки выявлены следующие недостатки (несоответствия):

Вид документаДокументы соответствуют действующему
законодательству
Документы не соответствуют требованием законодательства, требуют доработкиОтсутствуют документы, сроки для их разработки и утвержденияПримечания (перечень действий, сроки выполнения, риски и т.д.)
укажите свои данные по результатам проверки

Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.

Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь

Для проверки кадровой документации можно использовать также проверочные листы и сервис Электронный инспектор на сайте онлайнинспекция.рф.

Электронный инспектор выявит нарушения и выдаст рекомендации, как исправить.

Проверочные листы — это список контрольных вопросов по определенным тематикам. Самостоятельно, без определенной подготовки, ими сложно пользоваться. Регистрируйтесь на вебинар Контур.Школы «10 самых важных проверочных листов. Готовим документы для проверки ГИТ», чтобы разобраться с нюансами.

Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства?

Вы оформили результаты проверки кадровых документов. Теперь создайте свою систему работы. В статье «Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов» подробно раскрыт каждый из следующих этапов:

Организуем проверку ведения делопроизводства в структурных подразделениях

Причем наши рекомендации носят современный характер и помогут вам позаимствовать опыт системы ­менеджмента качества. Пример акта проверки. Акт проверки в двух экземплярах составляется. О результатах проверки кадрового делопроизводства СОГБУ ЦИКТ. Пример оформления акта.

О результатах проверки кадрового делопроизводства СОГБУ ЦИКТ. АКТ. о результатах проверки. кадрового делопроизводства смоленского областного государственного бюджетного учреждения «Центр информационно-коммуникационных технологий». 28 мая года. Все актуальные образцы и бланки актов проверок на текущий год содержатся в этой подрубрике. Сохраните страницу у себя в социальных сетях, чтобы быстрее её найти в случае надобности. Акт – это не единственный документ, фиксирующий итоги проверки.

К нему нужно приложить ряд бумаг: протоколы об отборе образцов, пробы, заключения специалистов, экспертизы и прочее. Эти документы подтверждают сведения, изложенные в акте. Акт создается сразу после окончания процедуры проверки. Документ составляется в двух экземплярах. Один из экземпляров передается представителю фирмы. Пример оформления акта. Основная часть текста содержит суть установленных фактов, методы, кᴏᴛᴏᴩыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии.

Кстати, эта часть может также состоять из нескольких пунктов. В оформляющей части размещают подписи председателя и членов комиссии в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности.

Акт подписывают все члены комиссии. Пользовательское соглашение: Интеллектуальные права на материал — Делопроизводство принадлежат её автору. Данное пособие/книга размещена исключительно для ознакомительных целей без вовлечения в коммерческий оборот. На странице представлен образец бланка документа «Образец акта проверки наличия и состояния документов Госфонда» с возможностью скачать его в формате DOC и PDF.

Тип документа: Акт. Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания. Акт проверки – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт проверки. Для контроля исполнения предписаний, правил, норм или в целях безопасности иногда создают уполномоченную комиссию, которая проверяет обстоятельства или объект.

По итогам работы комиссии составляют и подписывают акт проверки, в который вносят итоги проведенной проверки, если необходимо — указывают нарушения или недостатки, если обнаружены такие, и отдельным пунктом отмечают методы устранения нарушений или рекомендации. Акт проверки в двух экземплярах составляется. Акты составляются в результате проверок.

Во-первых, вы поймете, как организовать аудит делопроизводства в структурных подразделениях: какие контрольные функции стоит брать на себя службе ДОУ и ее ­руководителю? как инициировать внеплановую проверку, а также составить график проверок? как уведомить подразделения?

как фиксировать выявляемые нарушения в ходе проверки? как составить отчет по результатам аудита с заключением, а потом отслеживать ход исправления нарушений?

Причем наши рекомендации носят современный характер и помогут вам позаимствовать опыт системы ­менеджмента качества. Для проверки состояния делопроизводства в составе комиссии, как правило, формируется подкомиссия с соответствующими полномочиями. К основным локальным нормативным актам (ЛНА), регламентирующим организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), относятся: положение о структурном подразделении, осуществляющем полномочия по организации делопроизводства; — инструкция по делопроизводству; — должностные инструкции работников уполномоченного подразделения.

Акт проверки кадрового делопроизводства образец. Акт проверки кадрового делопроизводства фгбу. Приказ о проверки ведения делопроизводства. Организуем проверку ведения делопроизводства в структурных подразделениях. Для проверки состояния делопроизводства в составе комиссии, как правило, формируется подкомиссия с соответствующими полномочиями.

Основные задачи подкомиссии заключаются в следующем: 1) проверка наличия локальных нормативных актов, регламентирующих организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), их соответствия требованиям нормативно-правовых актов в области делопроизводства.

Читайте также  Акт об окончании монтажных работ Образец и бланк
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector