Опись документов: как правильно составить в разных

Опись документов: как правильно составить в разных

Инструкция: составляем внутреннюю опись документов личного дела работника

Внутренняя опись документов дела — это форма, в которую вносят информацию о трудовой деятельности сотрудника. Работодатель организует с ее помощью строгий учет сведений по каждому работнику.

Для чего нужна

Список требуется для учета бумаг, представленных при поступлении на работу или находящихся в деле сотрудника.

Особенностью является то, что перечень включают в дело с начала его формирования и заполняют по факту поступления новых бумаг. Их вкладывают, изымают, заменяют оригиналы на копии. Действия, которые выполняют с содержимым дела, фиксируют в отдельной графе «Примечание». Ответственный за эту процедуру сотрудник, прежде чем составить внутреннюю опись документов дела, определяет необходимость ее формирования.

Законодатель не устанавливает обязательное наличие такого списка в деле, но определяет ряд случаев, когда он необходим:

  • если документацию хранят в архиве учреждения постоянно или более 10 лет;
  • если используется простое наименование «Личное дело» (неясно, какая в нем содержится документация и в каком количестве).

Сроки хранения документации изменились в октябре 2020 года! Проверьте себя с помощью обзора изменений от КонсультантПлюс.

Кто составляет и по какой форме

Приложением №27 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015, установлена форма внутренней описи документов дела, которую применяют в учреждениях.

Фома внутренней описи документов дела

Заполняет сотрудник кадровой службы, иногда секретарь руководителя. Основной принцип выбора ответственного за заполнение лица — грамотность, уровень квалификации.

Указывают следующую информацию:

  • порядковый номер;
  • индекс по регистрации;
  • дата;
  • название;
  • число имеющихся листов.

Ответственный сотрудник, то есть тот, кто подписывает внутреннюю опись документов дела, осуществляет нумерацию и указывает количество листов (их нумеруют отдельно от листов личного дела), ставит подпись.

Если в деле бумага не подшита, ее подклеивают изнутри к его обложке.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили путеводитель по всем кадровым документам: инструкции и образцы. Дарим бесплатный доступ к нему на два дня — скачайте все, что нужно.

Порядок заполнения

Для оформления используют листы А4. В заголовке указывают название организации и данные работника. Оформленный в соответствии с требованиями пример внутренней описи документов дела содержит необходимые сведения:

Содержание (что указывают)

Порядковый номер в деле

Дата составления и утверждения

Индекс по организации

Номера листов дела

Информация о том, является ли бумага подлинником или копией

После таблицы ответственный сотрудник:

  • прописью указывает число бумаг в деле работника;
  • удостоверяет сведения (указывает должность и ставит личную подпись).

Вот как выглядит образец внутренней описи документов, находящихся в деле, заполненный по правилам.

Описи

Опись представляет собой список имущества/документов, требующийся для целей учета. Ее оформление – это окончательный этап обработки документации. Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее. В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов. Рассмотрим ее подробнее.

Законодательное обоснование

Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:

  • Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
  • Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.
  • Инструкция ЦБ.

Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Особенности применения описи

Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив. Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.

Делопроизводство

В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении. Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости.

Архив

Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством. Документ оформляется в 2 экземплярах. Один остается в подразделении, другой направляется в архив. Бумага включает в себя эти элементы:

  • Титульный лист.
  • Наименование описи.
  • Оглавление.
  • Предисловие.
  • Опись.
  • Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
  • Указатели.
  • Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
  • Библиография.
  • Перечень используемых терминов.
  • Лист-заверитель.

После оформления документа требуется поставить подпись на листе-заверителе.

Составление различных видов описи

Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.

Для отправки в госорганы: налоговая, суд

Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске. Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.

Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

  • Наименование компании, ее адрес.
  • Исходящий номер.
  • Заголовок.
  • Список документом, указание номера каждого из них.
  • Общее число документов.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.

Опись, связанная с личным делом, составляемая для внутренних целей

Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела. Включает в себя эти сведения:

  • Номер личного дела.
  • Название.
  • Число листов.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел.

Для почты

Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:

  • ФИО получателя или наименование фирмы.
  • Стоимость.
  • Число отправленных ценностей.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель. Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.

Для направления бумаг в архив

Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив. Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.

Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения. Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.

На уничтожение документации

Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:

  • Закончился срок хранения.
  • Бумага больше не нужна.

Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения. После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу. Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии. Необходимо заключить протокол заседания комиссии. Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов.

На изъятие документации

Опись составляется и при изъятии документации. Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года. В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН. После этого нужно зафиксировать список изъятых документов.

На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием. На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре. Бумага составляется в 2 экземплярах. Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие.

К СВЕДЕНИЮ! К описи могут прилагаться фото и видео, созданные в ходе изъятия.

Опись документов

Для чего нужна опись документов. Деятельность любого предприятия неизменно сопряжена с ведением разного рода документации — договоров, контрактов, внутренних приказов и распоряжений, кадровых и бухгалтерских документов. С течением времени объем документации становится колоссальным и требует оптимизации.

Что говорит закон

Согласно законодательству документы постоянного и длительного хранения передаются в архив по истечению одного года после прекращения их использования в делопроизводстве. Также подлежат описи дела по личному составу. Ошибочно полагать, что передача документов на хранение — простое дело, не требующее особых умений и навыков. Существует утвержденный порядок процедуры, придерживаться которого следует неукоснительно. Прежде всего, потому, что для документации любого предприятия необходимы строгий учет и грамотная опись документов, что позволит в любой момент извлечь нужную информацию из общего массива документов и составить опись.

Опись документов от компании Архив-Гарант

Точность проверки описи документов

Кроме того, архивные дела нередко подвергаются проверкам различных контролирующих органов, и несоответствие их оформления установленным правилам могут повлечь штрафные санкции. Поэтому от специалиста, ответственного за организацию и ведение архива, требуются специальные знания, практический опыт, умение анализировать и структурировать, а также такие качества как скрупулезность, точность, внимательность.

Трудоёмкость составление описи документов

При этом тщательное соблюдение всех формальностей при передаче дел в архив — это не единственная проблема, ставящая в тупик многих предпринимателей. Сложность состоит в предельной трудоемкости и многоэтапности данной процедуры. Ведь буквально каждая бумага предварительно должна пройти полный цикл архивных работ. А именно необходимо определить срок незадействованности каждого документа, систематизировать все документы по содержанию (как правило, документы систематизируют в хронологическом и номинальном порядке, значительно реже по алфавитному, тематическому или предметному принципу), переплести и сшить дело, пронумеровав листы, составить лист-заверитель и опись на дело.

Cоставление описи документов

Опись документов представляет собой справочник, отражающий состав и содержание документации дела и предназначенный для ее систематизации и учета. Поэтому составление описи дел — чрезвычайно ответственный момент, где ошибки и неточности абсолютно недопустимы. Опись документов при передаче на хранение также содержит информацию об их фактическом наличии и количестве. Здесь необходимо проверить, в точности ли соответствуют данные о количестве дел в описи данным о количестве дел в номенклатуре организации.

Особенности описи документов постоянного хранения

При этом опись документов постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и опись документов по личному составу составляются отдельно. Каждую опись необходимо составлять по установленному образцу в трех экземплярах. После заполнения опись заверяется подписью ее составителя и подклеивается к внутренней стороне обложки дела. При дальнейшем изменении состава дела соответствующие записи вносятся в опись в графу «Примечание». Особой квалификации требует составление описи документов постоянного хранения и дел по личному составу.

Грамотность составление описи

Так, например, опись документов постоянного хранения предполагает решение достаточно обширного круга вопросов. Это и разработка справочного аппарата для описи, и составление предисловий и справок, и написание развернутых комментариев к каждому документу. Выполнить подобную задачу с надлежащим качеством может лишь грамотный и высококвалифицированный специалист. Поэтому чем обучать штатных работников, сталкиваясь с неизбежными трудностями, целесообразнее обратиться в «Архив Гарант», которая не только составит опись документов, но и окажет содействие в передаче дел в архив. Оперативность и безупречный результат — вот визитная карточка нашей работы.

Как составить опись документов

Опись бумаг составляется для того, чтобы адресат в случае отправления набора бланков имел представление обо всех документах, которые получил. Отправитель составляет опись для отчетности, и чтобы удостовериться, что вся требуемая документация отправлена. Бланк описи облегчает поиск документов, попавших в архив. Строгого формата по заполнению бланка не существует. Как составить опись документов, образец заполнения для различных инстанций рассмотрим в статье.

Назначение

Оформляется при любых передвижениях документации. Требуется заполнять при передаче документов внутри организации – из одного отдела в другой, либо при передаче документов за пределы компании. Сдача бумаг в архив требует обязательного приложения описи. Перечень прилагается не только к пакету документов, но и к одиночному документу.

Заполненная форма прилагается при любом перемещении документации.

Назначение

  • Доказательство передачи одного документа, или пакета отправителем адресату.
  • Упрощает процесс отслеживания движения документации внутри организации, за ее пределами.
  • Помогает контролировать деятельность службы логистики. Информирует о количестве переданных файлов, о партнерах, которым отправляется документация, в какое время произведена отправка. Благодаря этому экономится время и средства на обработку данных другими способами.

Единой формы заполнения, образца оформления не существует. Внутри организации установлены требования по оформлению, заполнению бланка. Исходя из назначения, выделяют несколько видов.

Разновидности

НаименованиеНазначение
ЗакрытыеОтражают движение документов в пределах одной организации, подразделения, внутри сети крупной корпорации.
ОткрытыеОтражают движение документации за пределы компании. Составляются в зависимости от функций, которые выполняют: составляются для передачи документов в налоговые ведомства, компаниям-партнерам, в финансовые учреждения, и т.д.

Существует еще градация по типу описываемых бланков. Составляется и для передачи документации внутри компании, и для передачи за ее пределы.

  1. Опись аттестационного дела.
  2. Опись персональных дел работников организации.
  3. Опись отчетной, бухгалтерской, налоговой документации.

В отдельную группу выделена опись документации, которая архивируется.

Правила грамотного оформления

Опись не имеет строгих правил оформления, установленных законодательно. Есть перечень пунктов, которые требуется указать.

Пункты описи

  • Индивидуальный номер. Пакет бумаг включает несколько документов, каждому из которых присвоен номер. Номер обозначается цифровыми, буквенными символами, либо смешанной комбинацией знаков, состоящей из букв и цифр.
  • Индексация. Кроме номерного знака пакет документов индексируется. Такой прием используется тогда, когда комплект или папка содержит огромное количество документации. Индекс применяется, чтобы избежать путаницы. Если индекс не присвоен, ставится пометка «отсутствие индекса».
  • Число. Ставится не число составления описи, а число фиксации документов.
  • Наименование. Наименование краткое, поясняющее, позволяющее без затруднений определить к какой категории бумаг относится документ, каково его содержание.
  • Нумерация страниц. Номер страницы ставится сверху, или снизу в центре. Компания разрабатывает свои требования для комфортного ведения, учета документации.
  • Пояснение. Не является обязательным. Распространенный раздел ведения бумаг. Сотрудник, который составляет опись, занимается ведением отчетов, персональных дел, уточняет детали движения.
  • Итоговая запись. В конце описи подсчитывается количество листов, документов.

Сдаточный перечень

Как составить опись документов

Когда бумаги исчерпали свою актуальность, период эксплуатации закончился, они подлежат архивированию. В архив сдаются при наличии описи, независимо от количества передаваемых экземпляров. Список переданных дел составляется даже для одной бумаги.

Образец описи документов для архива представлен в форме таблицы. Помимо стандартных колонок в табличке есть дополнительная графа «крайние сроки» — указывается предельный срок хранения документов. Срок определяется в зависимости от разновидности бумаг. Например, бланки описания маршрута сохраняют на протяжении пяти лет.

Образец

Порядковый №ИндексацияНаименованиеКрайние срокиКоличество страницПериод сохранностиПояснение

Опись для постоянной сохранности

В архиве находится огромное количество документов, требующих непрерывного хранения. Оформление описи данной категории бумаг имеет нюансы.

Особенности образца оформления

  1. Колонка «период сохранности» отсутствует, так как срок не ограничен.
  2. Номер присваивается по порядку. Новая документация пронумеровывается в порядке поступления.
  3. В большинстве случаев присутствует пояснение, примечание, в котором отмечено обоснование объединения в единую группу, сфера применения бумаг, назначение, и т.д.
  4. Когда документация сдается в национальный, региональный архив, опись оформляется в 4-х экземплярах. Для коммерческих организаций архивирование производится в соответствие с установленными в компании правилами.

Нюансы составления для различных целей

Образец имеет нюансы, особенности в зависимости от инстанции, в которую направляются бумаги.

Для отправки бумаг в судебную инстанцию, налоговое ведомство

Для отправления исковых требований образец описи не требуется. При составлении исковых претензий перечисляется перечень приложенных бумаг. Исключение составляют случаи, когда бумаг огромное множество.

Для передачи документации в налоговое ведомство образец необходим.

Обязательные графы
  • Сверху указать название корпорации, контактную информацию, местоположение.
  • Номерной знак.
  • Заголовок.
  • Список бумаг с названием, периодом сохранности и указанием количества копий.
  • Снизу подсчет бумаг.

Бланк заверяется печатью, росписью. При передаче в налоговую инстанцию курьер берет подпись принявшего лица.

Внутренний перечень для индивидуальных дел

Нюансы составления

Заполняет бланк специалист, который ведет личные дела. Заводится папка, где хранятся дела вместе с бланком перечисления. Дополнения вносятся по мере поступления дел.

Обязательные графы
  • номерной знак;
  • наименование;
  • количество страниц.

Для пересылки почтой

Компании сотрудничают с компаньонами, судебными инстанциями, различными фондами посредством общения через почту. Бланк опись документов, образец которого имеет особенности, оформляется в двух экземплярах. Один из них предназначен для почтового сотрудника, где ставится печать, число передачи и роспись.

Образец заполнения для передачи почтой имеет установленную законодательно форму – форма № 107. Образец заполнения на стандартном бланке есть в почтовых подразделениях.

Образец перечня документов для передачи почтой

бумаг, отправленных бандеролью

Порядковый №НаименованиеЧисленность копийУстановленная ценность

Для отправления в архив

В каждой организации циркулирует огромное количество бумаг, зависимости от разновидности и назначения имеющих различный период сохранности. До истечения положенного срока ликвидировать документ запрещается. Документация, которая утратила актуальность, но не исчерпала период сохранности, архивируется. Форма для архива составляется так, чтобы сотрудник без труда отыскал то, что требуется в случае необходимости.

Обязательные пункты
  • наименование компании (если архив не внутри компании);
  • порядковый номер перечня;
  • число составления;
  • наименование бумаг, которые архивируются;
  • период действия;
  • количество страниц;
  • местоположение (наименования пакета, папки);
  • период сохранности;
  • личные данные, роспись уполномоченного лица.
Образец

Опись для отправления в архив №

Порядковый №МестоположениеНаименованиеПериод действияКоличество страницПериод сохранностиПояснение

Для ликвидации

Ликвидации подлежат бумаги, которые утратили актуальность, период эксплуатации истек. Если в образец вносится информация о делах подразделения, вверху указать наименование подразделения.

Если два, три документа имеют идентичное наименование, в бланк вписывается название с указанием количества образцов. В образец дублируются сведения с обложек папок.

Заполненную форму подписывает работник, который внес сведения. Специальная комиссия проводит экспертизу. По итогам экспертизы составляется акт. После соблюдения правил производится ликвидация.

Конфискованных бумаг

Опись конфискованных бумаг

Для учета конфискованной документации предусмотрен образец установленной формы № 306/338. Образец заполнения описи документов, которые конфискованы, начинается с названия организации, номера лицензии. Далее следует перечень с указанием:

  • названия;
  • численности;
  • указанием оригинал, или ксерокопия изъята;
  • ценность.

Внизу ставится численность изъятых бумаг. Бланк заверяется подписью сотрудника, который выполнил процедуру конфискации, лиц, которые наблюдали за процессом.

Образец описи передаваемых документов зависит от того, какая документация передается, для каких целей используется документация. Требования к бланку перечисления зависит от требований, принятых внутри организации, от ведомства в которое направляются бумаги. В отдельную категорию выделен образец заполнения бланка для архивирования.

Читайте также  Поиск умершего человека по фамилии имени отчеству
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector