Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит

Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит

Обязанности секретаря делопроизводителя

Как и каждая работа, профессия секретаря-делопроизводителя имеет свою должностную инструкцию. Документ может меняться в зависимости от компании (предприятия) и специфики деятельности.

Инструкция содержит такие основные положения, как необходимое образование, опыт работы, и специальные знания и умения, которыми должен обладать работник.

Секретарь-делопроизводитель

Инструкция также включает в себя перечень прав и обязанностей секретаря, описывает иерархию компании, указывая, кому непосредственно подчиняется секретарь, и кто находится в его подчинении.

Пункт об ответственности тоже прописан в инструкции.

Основные обязанности

  • Секретарь принимает посетителей, фиксирует их и организовывает встречу с руководителем.
  • Принимать и осуществлять телефонные звонки.
  • Отправлять и принимать документы в электронном виде.
  • Вести делопроизводство.
  • Совершать предварительное планирование рабочего дня руководителя.
  • Организовывать совещания.
  • Бронировать билеты и гостиницы для руководителя и гостей/партнеров.
  • Следить за наличием канцелярии в офисе.
  • Выполнять прочие поручения руководства, связанные с работой.
  • В некоторых случаях от секретаря требуют знания иностранных языков для ведения деловой переписки.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

Требования, представленные ниже, не всегда являются обязательными и могут обсуждаться:

  • Образование: высшее (экономика, документоведение).
  • Владение ПК на уровне продвинутого пользователя.
  • Владение офисной техникой.
  • Высокий уровень коммуникативных навыков.
  • Желательный опыт работы более 12 месяцев.
  • Внимательность и аккуратность в ведении дел.
  • Усидчивость и стрессоустойчивость.

Содержание должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Следует упомянуть, что должностная инструкция секретаря не регламентируется официальным законодательством. Ее скорее можно назвать сводом рекомендаций, которая составляется отделом кадров или ответственным за прием на работу сотрудником. Целью такого документа является определение служебных обязанностей сотрудника.

Каковы права и обязанности работника?

Права секретаря-делопроизводителя:

  • Иметь доступ к открытой и конфиденциальной информации, которая необходима для осуществления деятельности секретаря.
  • Выдвигать предложения по совершенствованию и оптимизации трудового процесса компании/предприятия.
  • Получать информацию, необходимую для работы, из других отделов.
  • Иметь комфортные условия работы и отдыха.
  • Принимать участие в составлении, согласовании, и осуществлении решений, которые касаются компании.
    Обязанности:
  • Ведение деловой документации.
  • Организация встреч руководителя.
  • Прием телефонных звонков и посетителей.
  • Решение конфликтных ситуаций.
  • Прием и отправка почты.
  • Поддержание жизнеспособности офиса.

Необходимые пункты

Обязательным условием для приема на работу секретаря делопроизводителя является быстрая обучаемость специалиста и умение находить быстрые решения в нестандартных ситуациях.

Некоторые руководители предъявляют дополнительные требования, которые могут включать в себя знание профессиональных компьютерных программ.

Содержание работы

Секретарь-делопроизводитель – это работник, который отвечает за оборот документации в компании, их сохранность и правильность.

Эта должность включает в себя:

  • Контроль базы документации, архива.
  • Регистрацию контактов и посетителей.
  • Распределение дел на рабочий день.
  • Работа с оргтехникой.
  • Прием звонков.

Требования к знаниям и умениям

Должностные инструкции

Обязанности секретаря-делопроизводителя отличаются от тех, которые возлагают на рядового работника офиса, просто принимающего звонки и варящего кофе.

Такая должность требует внимательности, организованности, и ряда профессиональных и личных качеств.

Знания, необходимые секретарю:

  • Право: трудовое, административное.
  • Законодательство: акты, которые необходимы для работы с документацией.
  • Систему иерархии власти в своем регионе.
  • Принципы работы в заданной области.
  • Структуру работы, ее организацию.
  • Основы управления труда.
  • Азы менеджмента.
  • Нормы выполнения каждого из видов задач.
  • Правила пользования техникой.
  • Основы коммуникативной психологии.
  • Порядок архивации.

Навыки и умения:

  • Осуществление эффективной работы офиса, распределять обязанности.
  • Планирование дел в соответствии загруженностью.
  • Своевременное продление сроков документации.
  • Организация выездных встреч и командировок.
  • Ведение информационного обеспечения офиса.
  • Ориентировка в периодике.

Элементарные знания (грамотность устная и письменная)

Даже если секретарь большую часть времени уделяет работе с цифрами, ему не обойтись хотя бы без элементарных грамматических навыков.

Секретарь – это лицо фирмы. И от того, как он преподнесет себя может зависеть исход важной сделки. Письменная и устная грамотность создаст положительный имидж всей организации.

Продолжительность рабочего дня

Длительность рабочего дня секретаря напрямую зависит от общего распорядка компании. Нередко случается, что помощник руководителя продолжает вести дела даже будучи дома.

В таком случае сотрудник может смело требовать компенсацию за сверхурочную работу.

Обычно, день секретаря проходит так:

  1. Приход на работу и проверка обстановки и работы оргтехники до прихода начальника.
  2. Просмотр намеченного дневного плана и выбор соответствующих дел.
  3. Проверка и обработка корреспонденции.
  4. Согласование планов с руководителем и внести необходимые правки.
  5. Прием звонков и посетителей, обработка текущей документации.
  6. Подготовка помещений и материалов для докладов и встреч.
  7. Разработка плана на следующий рабочий день.
  8. Доклад руководству о проделанной работе.
  9. В конце дня происходит пересмотр и делегация дел на следующий день.
  10. Приведение дел и рабочего места в порядок, проверка безопасности помещения.

Иерархия

  • Секретарь-ресепшионист – принимает посетителей, отвечает на звонки, записывает и согласовывает встречи.
  • Секретарь-референт – работает с документацией и служит помощником одного или нескольких руководителей. Чаще всего имеет ненормированный рабочий график.
  • Секретарь делопроизводитель – отвечает за порядок в офисе, графики встреч руководства, сохранность и правильное заполнение документации, архивацию, и общее состояние офиса.

Секретарь подчиняется тому, кто его нанял или высшему руководству других отделов, работа которых тесно связанна.

Секретарь может давать поручения курьерам и другим секретарям.

Ответственность

Существуют обязательные и дополнительные пункты ответственности:

  • За полное или частичное невыполнение служебных обязанностей.
  • За игнорирование инструкций и приказов.
  • За нарушение внутренних правил компании, подрывание дисциплины.
  • За разглашение конфиденциальной информации.
  • За невыполнение правил пожарной и электрической безопасности.

Право подписи

Обычно право подписи принадлежит руководителю. Но некоторые акты местного значения могут быть утверждены секретарем. Такая возможность обязательно должна быть прописана в уставе организации.

Подписи секретаря достаточно для получения доставок, канцелярии, и продуктов, обеспечивающих жизнедеятельность офиса.

Необязательные пункты и права сотрудника

  1. Высокая скорость набора текста.
  2. Заданная продолжительность работы с одним клиентом.
  3. Прохождение тренингов и курсов по ораторскому мастерству.
  4. Подготовка шаблонов документов.
  5. Требования к росту и весу.

Требования к внешнему виду, вежливости

Секретарь – это первый человек, которого видит и слышит посетитель компании, поэтому ему нужно поддерживать себя в форме. Элементарные правила этикета помогут держать себя достойно даже с самыми сложными клиентами.

  • Хороший секретарь никогда не позволит себе беспричинно заставлять клиента ждать.
  • Не хамит и не раздражается.
  • Выглядит опрятно, имеет аккуратный маникюр и минимальное количество макияжа.
  • Не пользуется духами с резким ароматом.
  • Имеет чувство стиля, носит на работу классическую одежду.

О чем следует помнить

Секретарю следует помнить о его значении в компании. Все дела держатся на нем, поэтому необходимо приучить себя к ведению дневника.

Навыки тайм-менеджмента просто незаменимы, поэтому нелишним будет посетить соответствующие тренинги и семинары.

Лица, разрабатывающие и утверждающие документ

Большинство документации разрабатывается секретарем, а утверждается руководителем. Если речь идет о филиале, то всю документацию должен утверждать непосредственно начальник сети.

Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить

Каждая серьезная компания, архив, библиотека, музей или образовательное учреждение так или иначе связаны с потоком документов. Для успешной и своевременной обработки информации нужно координирование документного потока. Это работа секретаря делопроизводителя. О том, каковы обязанности секретаря делопроизводителя, каким он должен быть и чем занимается, расскажет эта статья.

Общая характеристика профессии

Делопроизводством называется сфера, связанная с созданием, хранением информации и документооборотом. Сюда входят:

  • внутренние документы фирмы: инструкции, распоряжения, Устав
  • внешние документы: нормативные акты, договоры с партнерами, платежные поручения, выписки из банков и т. д.

Всей работой с документами занимается секретарь делопроизводитель. Это специалист, который отвечает за ведение документооборота организации и выполняет связанные с ним обязанности и поручения.

Секретарь делопроизводитель в компании

Делопроизводитель нужен как крупным фирмам, так и небольшим. В больших фирмах чаще всего есть несколько секретарей, каждый из которых выполняет свой вид работы, в том числе и секретарь делопроизводитель. В маленьких компаниях функции делопроизводителя выполняет обычный секретарь. Другие названия профессии: архивариус, помощник руководителя, администратор, специалист по работе с документами.

Вся работа секретаря делопроизводителя, как правило, прописана в должностной инструкции. Должностная инструкция составляется отдельно в каждой организации, но имеет стандартный вид. В ней указаны права, обязанности, ответственность и требования к секретарю делопроизводителю.

Основные права и обязанности работника

Обязанности делопроизводителя различаются в зависимости от типа организации, ее внутренних правил и требований руководителя. Но в основном они похожи и регулируются должностной инструкцией. В компании делопроизводитель выполняет следующий набор обязанностей:

Деловые телефонные переговоры

Права делопроизводителя регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом, а также внутренними актами компании. Секретарь делопроизводитель имеет право:

  • знать о предстоящих проектах компании, с которыми он будет связан
  • участвовать в проектной работе компании
  • запрашивать сведения, которые необходимы в его работе
  • сообщать о недостатках, выявленных в процессе работы с документами
  • предлагать собственные идеи по улучшению работы и устранению недостатков
  • требовать от начальства содействия в выполнении должностных обязанностей
  • отстаивать иные права, которые установлены действующим законодательством

Деятельность по осуществлению своих прав секретарь делопроизводитель может совершать как самостоятельно, так и через непосредственного руководителя. Когда секретарь отсутствует, его обязанности на себя берет заместитель либо лицо, назначенное приказом управляющего.

Ответственность

В должностной инструкции также есть параграф про ответственность делопроизводителя. Ответственность наступает в том случае, если секретарь делопроизводитель исполняет свои обязанности ненадлежащим образом. Ответственность также предусмотрена за материальный ущерб организации и за правонарушения, совершенные в ходе работы. В случае нарушения руководством принимаются ответные меры: выговоры, штрафные санкции или увольнение.

Ответственность работника регулируют Гражданский и Трудовой кодекс Российской Федерации.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

Как и ко всем остальным работникам, к секретарю делопроизводителю предъявляются определенные требования. Они связаны со знаниями, навыками, образованием, правилами делового этикета. Ниже будет рассказано об основных требованиях и правилах делового общения.

Требования к знаниям и умениям

Многие организации прописывают, что ищут секретаря делопроизводителя с высшим образованием, но иногда допускается и средне-специальное образование или даже начальное. Важен опыт работы или нет, зависит от требований организации. Какой специальностью должен владеть кандидат на должность секретаря делопроизводителя, также определяется самой компанией. Иногда, например, важно юридическое образование или лингвистическое.

Быть в курсе законодательных актов

Чаще же на должность делопроизводителя идут люди с освоенной специальностью «документоведение» или «архивоведение». Но не всегда требуется оканчивать вузы или колледжи, чтобы стать делопроизводителем. Иногда хватает пройденных курсов.

Делопроизводитель должен обладать хорошей грамотностью, четкой речью, быть коммуникабельным, аккуратным. Требуется внимательность, организованность, усидчивость и стрессоустойчивость.

Так как работа секретаря делопроизводителя связана в большинстве случаев с компьютером, нужно разбираться в программах хотя бы на уровне уверенного пользователя. Уверенно ориентироваться в интернете, разбираться в офисных приложениях.

Важно умение работать с базами данных, знать Microsoft Excel. Плюсом в работе будет высокая скорость печати. В требования часто также включается знание законодательной базы, на которую ориентируется компания. Часто на работу берут сотрудника с хорошим знанием английского для того, чтобы тот занимался переводами, помогал совершать сделки с иностранными клиентами и т. д. Хорошим навыком является работа с «Гарант» и «Консультант +».

В процессе работы секретарь делопроизводитель должен будет в полной мере освоить структуру и специфику компании и документов, с которыми он имеет дело.

Таким образом, можно увидеть: от секретаря требуется освоение разнообразных навыков. Они связаны с коммуникацией, знанием офисных программ и законодательной базы. Образование не всегда является определяющим для этой должности, но, тем не менее, компании нередко предъявляют требования, чтобы это был работник с высшим образованием. Работа секретаря делопроизводителя требует усидчивости и внимательности, эти навыки, как и другие необходимые в профессии, развиваются посредством тренировки и самообразования.

Требования к этикету

В деловой среде существуют свои правила этикета. Они являются важным составляющим профессионального имиджа человека. Обладание ими является хорошим фактором для развития карьеры.

Требования к этикету секретаря делопроизводителя – это, прежде всего, требования к внешнему виду и вежливости работника. В основном они не отличаются от требований, предъявляемых к другим сотрудникам и, зависят от порядков, установленных в компании.

Внешний вид секретаря делопроизводителя

К основным правилам этикета относятся:

  • пунктуальность
  • организованность
  • презентабельный внешний вид
  • вежливое обращение с руководителями, коллегами и клиентами
  • обращение на «вы»
  • соблюдение коммерческой тайны
  • умение не отвлекаться на посторонние дела на работе
  • навык ведения деловых переговоров
  • умение поддерживать здоровый микроклимат в компании

Секретарь – лицо фирмы. Как сотрудник, секретарь должен иметь презентабельный вид, соблюдать дресс-код компании, если тот имеется. Уметь общаться как вживую, так и по телефону, и в интернете, соблюдая при этом деловой стиль общения.

Также желательно сдерживать негативные эмоции и не переходить на личности в процессе обсуждения рабочих планов или чьих-то промахов и ошибок. Стоит поддерживать ровные отношения с коллегами, быть доброжелательным и вежливым со всеми.

Особенности профессии

В каждой профессии присутствуют особенности. Основные моменты, о которых стоит помнить секретарю делопроизводителю:

  1. Работа с документами – прежде всего сидячая работа в офисе. Такая должность не подходит людям, которые привыкли к физической активности. Да и тем, кто привык долго сидеть за компьютером, стоит разминать позвоночник и давать глазам отдых. Нужно делать перерывы между работой для пятиминутной разминки. Например, можно просто пройтись туда-сюда по лестнице. Либо заниматься зарядкой, спортивными нагрузками в свободное от работы время.
  2. Зарплата секретаря делопроизводителя колеблется от 9000 до 30000 рублей и выше. Это зависит от компании, города и опыта работы. Сотрудники без опыта работы получают сначала невысокую заработную плату, но она повышается с новыми навыками и карьерным ростом.
  3. Карьерный рост связан с профессиональным планом работника, зависит от квалификации и личностных качеств. Делопроизводитель может развиваться в сфере делопроизводства или осваивать смежные профессии.
  4. Секретарь делопроизводитель работает полный день. В некоторых компаниях существуют вакансии на удаленную работу, что дает шансы трудоустроиться лицам с особыми физическими возможностями.
  5. Делопроизводителю важно постоянно осваивать новые навыки и переобучаться. Связано это с появлением новых технологий и с работой за компьютером. Оформление документов в электронном формате и отправка писем по электронной почте сокращают временные затраты, помогают мобильности и скорости общения в рабочей сфере.
  6. Вакансий по поиску секретаря делопроизводителя много. Их можно найти в интернете на различных сайтах по поиску работы. Имея нужные навыки и желание развиваться, работу найти несложно, так как профессия делопроизводителя востребована на рынке труда.

На секретаря делопроизводителя возлагается большая ответственность и нагрузка. Сотрудник должен постоянно развиваться и поддерживать имидж компании. В профессии возможен карьерный рост и способы самореализации. Главные составляющие профессии прописаны в должностной инструкции. В ней указаны права, обязанности, ответственность и требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю. Чтобы узнавать новости из сферы делопроизводства, стоит отслеживать информацию в интернете и читать профессиональные статьи.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Общие положения должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Многие директора не могут представить повседневную деятельность компании без секретаря-делопроизводителя. Этот работник выполняет многочисленные функции и решает возникающие задачи. Также оно взаимодействует с представителями других отделов предприятия в процессе своей деятельности. Права, обязанности, ответственность – это то, что прописывается в должностной инструкции этого специалиста.

Однако начинается любая должностная инструкция с общих положений. В общих положениях указывается следующая информация:

  • секретарь-делопроизводитель относится к группе технических исполнителей;
  • процедура назначения осуществляется посредством издания приказа от имени гендиректора (то же касается процесса, когда этот специалист освобождается от должности);
  • находится в подчинении непосредственно у гендира (иногда у зав канцелярии или начальника обеспечения документацией);
  • для назначения необходимо иметь высшее образование и иметь знания не только по специальности, но еще и по программному обеспечению, с которым ведется ежедневная работа.

Также в общих положениях должностной инструкции устанавливается, что в процесс деятельности секретарь-делопроизводитель руководствуется должностной инструкцией, локальными НПА, уставом и приказами руководства.

Основные функции секретаря-делопроизводителя

Каждому предприятию нужен хорошо организованный документооборот. Поэтому на большинстве предприятий есть такой служащий, как секретарь-делопроизводитель. Список основных функций можно привести следующим образом:

  • обеспечение учета документов;
  • регистрация поручений руководства и контроль за их исполнением;
  • информационное и справочное обслуживание по вопросам документации.

Таким образом, этот человек занимается делопроизводством и ведет основные канцелярские дела. Все, что связано с документацией, находится в полномочиях данного специалиста. Нередко такую должность еще называют секретарем-референтом.

Секретарь-делопроизводитель — должностные обязанности

Основные обязанности секретаря-делопроизводителя – это прием корреспонденции и ее перенаправление в конкретные подразделения. Создание баз данных, оформление регистрационных карточек, учет и отправка документации – все это тоже причисляется к обязанностям этого специалиста.

Данный работник заботится о возможности быстро найти документ по требованию начальника или представителей любых других подразделений. Сдача в архив документальных материалов и обеспечение их сохранности тоже ложится на плечи этого специалиста.

Также традиционно секретарям в должностную инструкцию вписывают такие обязанности: регулярное повышение квалификации и прохождение медосмотра в соответствии с графиком.

Права

Каждый секретарь-делопроизводитель имеет право на то, чтобы знакомиться с проектами своего начальства и руководителей других подразделений, с которыми он взаимодействует. Это касается, прежде всего, тех приказов, которые относятся к его деятельности.

Также в должностных инструкциях есть упоминание права на внесение предложение по улучшению работы. Запрос на помощь от руководителей других подразделений в виде информации или документов – это еще одно право, указанное в должностной инструкции.

Секретари-делопроизводители могут предъявлять требования по всяческому содействию для исполнения их же обязанностей (например, по привлечению других сотрудников). Не стоит забывать и о праве на различные социальные гарантии и льготы, если человек может на них претендовать согласно законодательству. В должностную инструкцию включается и право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, а также на защиту его профессионального достоинства.

Ответственность

На предприятиях секретарь-делопроизводитель несет ответственность за свои действия. Если он будет исполнять обязанности некачественно или не будет их исполнять в принципе, то мера ответственности будет установлена в соответствии с ТК РФ. Ответственность предусмотрена и при несоблюдении приказов, и при разглашении конфиденциальной информации, и при нарушении правил по технике безопасности.

С кем секретарь-делопроизводитель взаимодействует в процессе своей деятельности?

В процесс деятельности этот специалист взаимодействует с целым рядом подразделений, которые функционируют на предприятии. Точный перечень зависит от конкретной организации. Например, в учебных учреждениях делопроизводитель взаимодействуют с обслуживающим, административным и педагогическим персоналом. Наиболее тесное сотрудничество он ведет с руководителями подразделений.

Похожее

Главный инженер занимается технической стратегией предприятия и входит в руководящий состав организации. Утверждает такую должность…

Администратор входит в число главных людей в гостинице. Это первый, кто встречает гостей отеля, размещает…

Во многих компаниях есть должности директоров. Это и техдиректор, и генеральный директор, и коммерческий директор.…

Предприятие – это огромная система, на которой трудится не малое количество человек, каждый из которых…

Кладовщик — это профессия требующая от человека ответственности, внимательности к мелочам, усидчивости и хорошей памяти.…

Дворник — это специалист, который обслуживает территории дворов, улиц, реже скверов и парков. Многие ошибочно…

Делопроизводитель: кто это и в чем его обязанности?

Делопроизводитель — это специалист, занимающийся ведением документооборота предприятия. Его задача заключается в сборе, анализе, обработке и сохранении полученной корреспонденции.

Делопроизводители нужны везде, где есть документооборот, будь это завод, образовательное или государственное учреждение, архив и т. д. — здесь просто не обойтись без такого специалиста. Единственный вопрос лишь в том, какие обязанности придется выполнять, работая на такой должности.

Обязанности делопроизводителя

Здесь мы поговорим об основных обязанностях, которые должны выполняться обязательно и которые будут в любой компании, независимо от ее величины и ниши. Они заключаются в:

  • Документообороте предприятия;
  • Учете и регистрации всех писем;
  • Проверке и редактирование исходящих документов;
  • Определении контрольных сроков для исполнения;
  • Подготовка документации к архивации;
  • Ведении электронной базы и составление картотек;
  • Коммуникация с курьерскими службами и почтой.

Основные требования к делопроизводителю

При подаче резюме и приеме на работу важно помнить о том, чего от вас ждет работодатель.

  • Высшее экономическое образование (также в счет идут архивоведение и делопроизводство);
  • Владение ПК и офисной техникой на пользовательском уровне;
  • Работа с документами (анализирование, обработка, подготовка к архивации и т.д.);
  • Умение коммуницировать;
  • Опыт работы на аналогичной должности (срок определяет работодатель при размещении вакансии).

Ну и конечно же не стоит забывать о личных качествах, которые важны не меньше, чем знания — аналитический склад ума, хорошая память, стрессоустойчивость, коммуникабельность, умение работать в режиме многозадачности, способность к продолжительной концентрации внимания, умение решать проблемы без скандалов и адекватное восприятие к критике.

Как стать профессиональным делопроизводителем?

Делопроизводитель — профессия, которая требует особой подготовки. Ведь то большое количество обязанностей, которые возлагаются на него, должны выполняться в срок. Ваша целеустремленность, усидчивость и желание сделать все хорошо должны подкрепляться большим багажом знаний.

Читайте также  Аскон: Работа в ночные часы: как рассчитать часовую

Высшее образование — ключ к получению должности делопроизводителя в крупной компании. Об этом мы уже упоминали выше.

Однако, чтобы вырасти из базового уровня знаний и улучшить качество работы как своей, так и предприятия, на котором работаете, мы советуем пройти доступное для каждого повышение квалификации по кадровому делопроизводству.

Перейдя по ссылке, вы можете выбрать любой курс из тринадцати возможных по данному направлению и начать продвигаться прямо сейчас.

В нашем центре дистанционного обучения «Профакадемия» есть все для того, чтобы стать лучше по направлению «Делопроизводство». С нами вы откроете двери в новый мир своей профессии, узнав ее со всех сторон, изучив «с головы до ног».

Наши курсы созданы для того, чтобы вы могли прокачать не только знания, но и получить перспективы продвижения по карьерной лестнице в паре с ростом заработной платы.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector