Образец журнала регистрации входящих документов

Образец журнала регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов

Об имеющихся в делопроизводстве определенных правилах регистрации входящих документов уже было сказано раньше, и начат рассказ в предыдущей статье. В случае если знакомство с темой начато вами именно с этой статьи, то для более полного уяснения вопроса необходимо вернуться и перечитать предыдущую. Кроме того, весьма полезной может быть информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

На современном этапе правила делопроизводства допускают регистрацию входящей корреспонденции как в бумажном журнале, так и на карточках (бумажных или в электронном виде с помощью СЭД). Чтобы осознанно сделать выбор в пользу подходящей именно вам формы регистрации, стоит рассмотреть преимущества и недостатки каждого.

Регистрация входящих документов в бумажном журнале

Для такого вида регистрации входящих документов изначально использовали простой бумажный журнал. Нормативно-правовые акты, касающиеся делопроизводства, не устанавливают его конкретную форму, предоставляя, таким образом, каждой организации свободу действий. Компания также сама решает, в каких журналах, и какого рода документы будут регистрироваться.

Как правило, руководствуются следующими принципами:

  • для исходящих, входящих и внутренних документов создают отдельные журналы регистрации;
  • на практике чаще всего стараются не смешивать отдельные категории документов при регистрации: например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.;
  • регистрирование документации проводят в одном месте;
  • если группа достаточна большая, то допустимо разбить ее еще на несколько подгрупп, например, входящие письма из какой-либо конкретной организации, филиала или по тематике (определенному вопросу).

Ниже вашему вниманию представлен образец журнала регистрации входящей документации, и продемонстрирован пример его заполнения (допустима корректировка, добавление некоторых граф или их названий):

От кого получен (корреспондент)

Подпись о получении

о своевременной оплате услуг

Достаточно часто можно встретить графы о наличии приложения в документе, количестве листов, о содержании поручения и о том, в какие сроки его необходимо исполнить.

Пожалуй, самый главный недостаток такого журнала – неэффективность справочной работы. Потому что для получения о нужном документе какой-либо информации придется последовательно и внимательно изучать каждую страницу журнала, что может занять достаточно длительное время.

Рекомендовать такую форму ведения учета входящей корреспонденции можно только в случае если:

  • объем документооборота достаточно мал, когда количество входящих документов едва достигает нескольких сотен за год;
  • для отдельной категории документов специальным нормативно-правовым актом установлена именно такая форма регистрации;
  • необходимо обеспечить дополнительную надежность и защиту данных, особо ценных документов, чаще всего они имеют длительный срок хранения.

Регистрация входящей документации в электронном журнале

Значительно более продуктивной и удобной, а кроме того занимающей гораздо меньше времени, является регистрация входящей корреспонденции в электронном журнале. Притом, что заполнение формы происходит по аналогии. На каждую отдельную группу документов создается отдельный файл.

Несомненный плюс заключается в экономии времени и гораздо более быстром поиске необходимой информации, даже если все записи ведутся в формате.doc или.xls. Используя функции поиска и фильтра, вы можете по заданным параметрам (к примеру, автор, номер, содержание и т.д.) в любой момент найти все, что нужно.

Нет никакой необходимости распечатывать электронный журнал или дублировать его в бумажном варианте, что, кстати говоря, до сих пор многими практикуется. Бумажный вариант может понадобиться только в том случае, если необходимо проставить подпись исполнителя, чтобы иметь на руках доказательство направления на исполнение определенного документа.

Регистрационные карточки в СЭД

Самый современный и удобный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого необходимо иметь уже настроенную и используемую СЭД. Далее в ней просто создается шаблон регистрационной карточки (РК) и при необходимости заполняются только поля. В зависимости от требований, которые предъявляет организация, и применяемой ею системы электронного документооборота внешний вид и построение карточки может различаться.

О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было рассказано достаточно подробно, кто интересуется, тот может прочитать. Резюмировав все сказанное, можно сказать кратко только одно – это крайне удобная система поиска и одновременно регистрации в единой базе несколькими исполнителями. Кроме того, есть функции проверки регистрации каждого документа на повторность и возможности контролировать работу с любым документом на любом этапе, а так же возможность составлять отчеты автоматизировано и много других полезных приложений и функций.

В тех случаях, когда форма регистрации в бумажном журнале не подходит, а СЭД не установлена, то допустим вариант с использованием бумажных карточек. Некоторое неудобство заключается в том, что их необходимо классифицировать и систематизировать, используя различные основания, например порядковый номер, автор и т.д.

Далее вся работа продолжается исключительно вручную. Все, наверно, понимают, что это очень трудоемко и при этом крайне непродуктивно, даже при совсем небольшом документообороте.

Подводя итог всему сказанному, в заключение совет следующий: регистрацию входящей корреспонденции целесообразнее всего вести в электронной системе документооборота. Если его установка и внедрение недоступно организации по каким-либо причинам (например, финансовые), то стоит отдать предпочтение электронному журналу в формате Word, Excel. Использование бумажных журналов и карточек давно себя изжило, устарело и попросту неэффективно.

Журнал для регистрации входящих документов: порядок и образец заполнения

ведение документации

Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения.

К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал. Каждому письму, телеграмме или письменному заявлению присваивается порядковый номер.

Для чего нужен данный документ на предприятии

Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам. Перечислим их:

  • Порой за день приходит столько писем, что секретарь едва успевает их фиксировать и складывает в специально отведённый ящик стола. При регистрации документу даётся порядковый номер, который не даёт ему потеряться среди большого количества аналогичных бумаг.
  • Приоритетные и важные письма отмечаются особенным образом, и каждый раз, открывая журнал, в глаза будет бросаться особая метка. Секретарь или делопроизводитель будет знать, что документ под таким-то номером должен быть рассмотрен в ближайшее время.
  • Иногда лицо, ответственное за ведение журнала, может внезапно заболеть или уехать в командировку, и руководитель предприятия сможет, пробежавшись глазами по списку входящей корреспонденции, найти нужный ему документ.
  • Бывают такие случаи, когда журнал поможет защитить саму администрацию от надуманных обвинений. Например, партнёр по бизнесу может уверять, что вовремя выслал необходимые бумаги и будет называть точную дату, когда они должны были прийти. Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений.
  • Специальная отметка о решении проблемы и ответе на письмо позволяют не скапливать макулатуру, а своевременно избавляться от ненужной корреспонденции.

документооборот предприятия

Другими словами, данный журнал – это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу. Это даёт возможность не утонуть в приходящей корреспонденции и отделить «зёрна от плевел», т.е. дифференцировать входящие документы по степени значимости.

Кто занимается его ведением

Ведением журнала занимается секретарь или делопроизводитель в зависимости от масштабов предприятия или организации. В небольших учреждениях он хранится у секретаря руководителя, где все документы приносятся непосредственно в приёмную. Если же предприятие большое, например, завод с численностью рабочих в 5000 человек, в каждом цеху или отделе есть свой делопроизводитель или секретарь, который занимается контролем корреспонденции. В любом случае всё, что касается ведения документа, должно быть прописано в Положении.

Важно соблюдать самое главное правило ведения журнала, а именно, однократность. То есть, если секретарь или делопроизводитель зарегистрировал входящий документ, пришедший на имя заведения в отношении бухгалтерии, то повторной регистрации в кабинете бухгалтера быть не должно. Если же документ нужно зафиксировать в другом журнале, то там будет поставлен тот же порядковый номер, под которым он был зарегистрирован, только через дробь «1» (например, №256/1).

Возможна также децентрализованная регистрация, которая подразумевает фиксацию приходящей корреспонденции в нескольких удалённых друг от друга точках. В конце книги, в отличие от журнала регистрации приказов, не должны стоять заверительные подписи с указанием количества содержащихся в ней документов. На обложке достаточно указать лишь даты первой и последней записи.

ведение бизнесаКак правильно заполняется журнал прохождения инструктажа по технике безопасности – смотрите здесь.

Для чего нужен и сколько хранится журнал учета движения трудовых книжек – читайте в этой статье.

Правила и порядок его заполнения

В октябре 2007 года был введён Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», соответствующий европейскому стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. Относительно порядка заполнения бумажной версии в нём указаны следующие правила:

  • Пункт 9.4 говорит о том, что главное назначение регистрации документа – это доказательство того, что он существует и включён в систему управления документами.
  • Там же указано, что централизованная регистрация состоит из краткого описания документа (заявление о …, доклад о …, извещение о …), указывается число его прохода, присваивается уникальный номер. Именно это позволяет считать его включённым в систему управления документами.
  • Относительно децентрализованной (электронной) регистрации говорится о том, что сама электронная почта автоматически фиксирует входящее сообщение и в дополнительной фиксации не нуждается.
  • Существует также автоматизированная система регистрации, фиксирующая одновременно и электронные, и письменные документы, пришедшие на имя заведения.

В Российской Федерации не существует определённого шаблона журнала, поэтому каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму его заполнения. Однако обязательными должны быть следующие графы:

  • Дата получения.
  • Регистрационный номер.
  • От кого.
  • О чём.
  • Кому.
  • Ответственный.

Произвольная форма подразумевает наличие или отсутствие какой-либо графы, и каждое предприятие вносит свои дополнения в зависимости от своей специфики. С началом нового года нумерация в журнале вновь начинается с №1, даже если листы в нем практически заканчиваются.

В электронном виде он ведётся в формате XLS, DOC и DOCX, и тогда в бумажном виде фиксация не производится. На многих предприятиях существует автоматизированная система, позволяющая регистрировать входящую документацию в разных местах, объединяя всё в единую централизованную базу. Компьютерная программа автоматически присваивает зарегистрированному документу порядковый номер, и любой сотрудник организации сможет на своём рабочем месте найти необходимый документ.

Помимо стандартных граф, в электронной версии имеются графы «название структурного подразделения», «количество листов в документе и приложении», «вид документа».

Ведение фиксации документов в одной из специальных программ вы можете посмотреть на видео:

Срок хранения

заполнение книги

Указом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утверждён Типовой перечень управленческих архивных документов, в котором указываются сроки их хранения. Под архивными документами понимаются все документы, которые образуются в ходе функционирования учреждения или организации любой формы собственности.

Согласно статьям 258, 538 и 683-А данного перечня, данный журнал хранится 5 лет. Решением Коллегии Росархива от 6.02.2002 г., статья 3.5 журнал, сдаваемый в архив, не прошивается и не нумеруется.

Журнал регистрации входящих документов: эффективное делопроизводство

Журнал регистрации входящих документов обязательно ведется в каждой организации. Это необходимый элемент полноценного управления.

Он помогает вести учет поступающей корреспонденции. Форму журнала выбирает руководство. Необходимо занесение подробной информации о каждом документе.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-93. Это быстро и бесплатно!

Он позволяет:

  • учитывать, систематизировать, обрабатывать поступающую корреспонденцию;
  • своевременно исполнять решения руководства;
  • контролировать деятельность сотрудников по внутренним и внешним вопросам;
  • проводить продуктивную справочную работу по документам.

Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо.

Руководство определяет самостоятельно:

  • в какой форме будет проходить регистрация входящих документов: бумажной или электронной
  • какие графы (с учетом обязательных) включить в журнал.

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов – изготовленная типографским способом книга формата А 4.

Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы.

Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами. Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка.

Электронная форма журнала

Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге.

Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней.

Система электронного документооборота

Современный способ регистрации входящей корреспонденции – система электронного документооборота.

Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции.

В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения. Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать.

Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства.

Основные графы журнала регистрации входящих документов

Существуют основные графы журнала:

  • регистрационный номер
  • дата документа
  • вид документа
  • корреспондент
  • содержание
  • исполнитель.

Регистрационный номер – уникальный набор цифр (букв и цифр), который присваивается входящему документу.

Рекомендуются использовать трехчастную структуру:

  • первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию)
  • вторая цифра – код журнала регистрации входящей корреспонденции (по номенклатуре дел организации или структурного подразделения)
  • третья цифра – порядковый номер документа.

Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой. Простой пример. Код структурного подразделения – 100. В номенклатуре журнал регистрации стоит под номером 25.

Регистрационные номера входящих документов этого подразделения будут выглядеть:

  • 100-25/01 (вариант – 100-25-01)
  • 100-25/02
  • 100-25/03 и т.д.

Дата документа – день, месяц, год его поступления в организацию (подразделение). После занесения всех необходимых данных в журнал на самом документе ставят в правом нижнем углу регистрационный номер и дату. Пример: Вх. № 100-25/01 от 15.01.2014.

Входящая корреспонденция может быть внутренней и внешней. Основные виды документов:

  • письма
  • телеграммы
  • заявления
  • служебные записки
  • объяснительные записки
  • распоряжения
  • справки.

Корреспондент – автор документа. Указываются фамилия, инициалы, название организации.

Исполнитель – назначенный руководителем сотрудник для решения указанного в документе вопроса.

Дополнительные графы журнала регистрации входящих документов

Для полного контроля исполнения проблемного вопроса в журнал рекомендуется включать дополнительные графы:

  • резолюция
  • отметка об исполнении.

После рассмотрения входящего документа руководитель пишет на нем резолюцию.

Эта надпись – способ административного воздействия – включает не только фамилию исполнителя, но и конкретное поручение: что необходимо сделать.

Резолюция переписывается полностью в журнал регистрации. Информация помогает отслеживать правильность выполнения поручения руководителя. Возможны варианты резолюции, которые подразумевают различные действия исполнителя:

  • Иванову П.П. Для ознакомления
  • Иванову П.П. Собрать информацию
  • Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить черновой вариант ответа
  • Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить ответ, отправить до 01.02.2014.

Отметка об исполнении – это итоговый результат работы с конкретным входящим документом. Часто здесь пишут только слово «Выполнено». Делать так не рекомендуется. Подробная информация поможет в будущем избежать неприятных ситуаций.

Решение обозначенной в письме проблемы затягивается. Но виноват не исполнитель, не секретарь, а руководитель, который не смог рассмотреть документ в день его регистрации. Увидеть подобную ситуацию поможет графа «Дата резолюции».

Для отражения в журнале полной информации о корреспонденте рекомендуется включить графу «Исходящий номер, дата документа». По этим данным можно быстро найти необходимое письмо. Когда во входящем документе исходящий номер отсутствует, пишут «б/н» (без номера).

В журнал также допускается включение граф

  • в дело №
  • примечание
  • способ доставки документа
  • количество листов документа.

В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения его граф.

Основные правила заполнения журнала

До начала работы с журналом на титульной странице следует написать название организации и дату.

Когда определенная книга регистрации входящей корреспонденции полностью заполняется, записывают дату окончания журнала.

На второй, третьей страницах журнала обычно находится информация о лицах, ответственных за регистрацию входящей корреспонденции. Здесь приведены данные:

  • Ф.И.О.
  • должность
  • документ о возложении обязанности вести журнал (приказ, распоряжение)
  • период работы
  • подпись.

С четвертой страницы журнала начинается собственно регистрация документов. До начала работы книгу полностью нумеруют. Выдергивать страницы из нее запрещается. Срок хранения – 5 лет. Журнал – это не документ строгой отчетности: прошивать его необязательно.

Регистрация входящей корреспонденции ведется на принципах:

  • Своевременности. Входящий документ должен быть зарегистрирован в день поступления в организацию (структурное подразделение). Иногда приказом срок регистрации увеличивают до 3 дней
  • Однократности. Документ регистрируют 1 раз, присваивая уникальный номер
  • Полноты информации. Например, правильное заполнение графы «Содержание»: об уменьшении урожая картофеля в 2012 г. в связи с использованием устаревшего оборудования. Если написать здесь кратко «о картофеле», смысл входящего документа будет утерян
  • Сквозной нумерации в пределах одного календарного года.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Как вести журнал входящей и исходящей документации

Журнал входящей документации — это специальная книга, в которой ведется учет и регистрация писем и распоряжений, поступающих в компанию. Это необходимо, чтобы корреспонденция не потерялась среди многочисленных бумаг и дошла до адресата.

Для чего нужен журнал

В каждой организации ежедневно происходит оборот многочисленных входящих и исходящих деловых бумаг. Первые приходят от клиентов и партнеров. Их относят директору или его заместителю, которые распределяют документацию для исполнения. Вторые, предназначенные для контрагентов и различных инстанций, складывают по конвертам и отправляют на почту.

Эти книги не подлежат строгой отчетности. Но их обязательно регистрировать, присвоив специальный номер. Всю корреспонденцию необходимо фиксировать в книге учета в день поступления. Определимся пошагово, как вести журнал входящей документации:

  1. Сначала деловые бумаги сортируют.
  2. Затем присваивают регистрационные номера.
  3. Отмечают момент их поступления в компанию.
  4. Позже вносят информацию об их последующем распределении по организации.

Записи, сделанные в книге учета, помогают структурировать документооборот в компании. Это облегчит поиск и избавит от спорных вопросов в суде, если возникнет такая необходимость.

Главные задачи журнала:

  • учет, порядок и сохранность деловой переписки;
  • распределение полученных писем и распоряжений;
  • быстрое реагирование на запросы начальства;
  • контроль за решением важных вопросов в срок;
  • выдача справок по полученным документам.

Чаще всего ведение подобных регистрационных книг возложено на делопроизводителя или секретаря. А иногда на других должностных лиц, назначенных распоряжением директора (например, на кадровика или бухгалтера).

Обязателен ли документ

Норм об обязательном ведении этих книг в трудовом законодательстве нет. Как гласит ч. 1 ст. 8 ТК РФ , работодатели принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. То есть самостоятельно решают, насколько необходим для них процесс учета деловой переписки. В п. 5.18 приказа от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» предусмотрена регистрация всех важных поступающих в организацию бумаг. На практике это обязательный атрибут системы делопроизводства любой компании. Строгий учет бумаг позволит избежать многих проблем в дальнейшем.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют необязательные журналы и книги учета в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.

По какой форме вести

Форму книги каждая организация выбирает произвольно. Руководство самостоятельно решает, как заполняется журнал входящей документации, четкой структуры закон не устанавливает. Но обычно в большинстве компаний его ведут в традиционных общих тетрадях или в специальных альбомах формата А4. Он составлен в виде таблицы со специальными графами, все страницы одинакового формата. На титульном листе предусмотрена форма, в которую вписывают следующие данные:

  • название организации;
  • информация о должностных лицах, отвечающих за ведение книги;
  • период заполнения;
  • другие реквизиты.

Листы следует пронумеровать и прошить. На последней странице обозначают общее количество страниц. Затем директор компании визирует книгу, поставив подпись и печать. Заполняют обычно шариковой ручкой с синими, фиолетовыми или черными чернилами.

Бумажный вариант журнала применяют в большинстве компаний, поскольку он удобен и надежен для хранения. В любой момент руководитель вправе добавить в него нужные графы, поменять структуру ведения и др. А любой сотрудник, перелистав книгу, легко найдет акт или распоряжение (если делопроизводитель, например, отсутствует).

Читайте также  Халатность врачей: статья УК РФ, куда обращаться

Единственный недостаток — невозможность организовать быстрый поиск по заданным параметрам, как в электронном формате. Если информации немного, как в мелких и средних предприятиях, найти нужную бумагу не составит труда. А для крупных компаний удобнее использовать журналы в цифровом виде.

Возможно ли вести в электронной форме

Любая компания вправе вести книгу в электронной форме, если это удобно для внутреннего пользования. Есть несколько вариантов ведения электронного журнала входящей и исходящей документации — в форматах Word, Excel и в системе электронного документооборота (СЭД). Среди преимуществ электронной формы — удобство систематизации и сортировки, быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.).

Самый передовой способ — ведение журнала в СЭД, для этого необходимо внедрить систему на предприятии. В ней формируются специальные формы регистрационных карточек, в которых требуется только заполнить подготовленные ячейки.

Электронная система документации позволяет:

  • эффективно управлять распределением деловых бумаг;
  • отслеживать исполнение распоряжений;
  • сократить период согласования документов;
  • снизить расходы на делопроизводство.

Среди негативных факторов — риск потери или искажения данных из-за возможных сбоев в компьютерной системе. В связи с этим еще не так много компаний внедрили передовые технологии. Но для крупных предприятий с большим объемом распорядительных документов электронная система предпочтительнее.

Какие данные обязательно вносят в журнал

Обычно для поступивших и отправляемых писем заводят две разных книги. Это связано с тем, что информация отличается. Но есть обязательные пункты, которые необходимо отразить:

  • регистрационный номер и дата;
  • адресат или получатель;
  • исполнитель;
  • наличие примечаний или приложений.

Законодательство не регулирует порядок ведения, количество граф и их наименования. Руководитель самостоятельно решает вопрос, как правильно заполнять журнал входящей документации, но необходимо учитывать стандартный комплект реквизитов:

  • дату поступления бумаги в компанию;
  • данные о сотруднике, отправившем документ (имя, фамилия и должность сотрудника, название и реквизиты организации);
  • сведения о человеке, для которого предназначен документ;
  • основное содержание бумаги;
  • данные об исполнителе, которому передали письмо;
  • период исполнения документа.

Дополнительно в каждой организации включают те разделы, которые необходимы в конкретных случаях, например: способ доставки корреспонденции, количество страниц, расписка в получении документа, резолюция директора, отметка о направлении в дело, об исполнении и др.

Всегда проверяйте, чтобы документы, поступающие извне, соответствовали всем правилам — с печатью и подписью руководителя. А на некоторых необходима подпись других должностных лиц, например бухгалтера, если это счет на оплату, платежные поручения и др. Иначе эта бумага не имеет юридической силы.

Образец

Ознакомьтесь с примерным бланком ведения журнала исходящих документов.

Дата документаРегистрационный номерАдресатКраткое содержаниеКоличество листовИсполнитель (Ф.И.О., должность, подразделение)Примечание
.
.
.
.

А это заполненный образец книги учета входящей корреспонденции.

Образец книги учета входящей документации

Сколько хранить журнал

Обычно срок хранения книг учета поступающих и отправляемых документов не превышает 5 лет. Это предусмотрено в перечне типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (п. 182). После этого срока специальная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет интереса для будущего применения и судебных разбирательств, его ликвидируют.

При этом действует следующее правило: сохранять журнал следует до тех пор, пока не истекли сроки хранения указанных в нем документов. По этой причине часто кадровики разделяют журналы: одни — для бумаг с длительным или постоянным сроком хранения, другие — для тех, которые хранятся недолго.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector