Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7

Инструкция: как заполнить и утвердить график отпусков

График отпусков — это обязательный документ, который определяет, кто и когда отдыхает в течение года. Он утверждается приказом руководителя на календарный год максимум за две недели до начала нового отчетного периода.

Когда оформить график отпусков

График отпусков (ст. 123 ТК РФ) устанавливает очередность отдыха работников организации на календарный год. Предварительно следует провести ряд мероприятий: сбор информации от подразделений, проверка и сведение данных в общую таблицу. На основании последней и составляется документ. Для упорядочения этого процесса закрепите алгоритм составления документа в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе).

Утверждается документ на следующий период за две недели до его наступления: на 2022 год — до 17.12.2021. Унифицированный шаблон таблицы графика отпусков выглядит так:

образец пустой таблицы графика отпусков

Как его составить

Рекомендуем использовать удобную в обращении унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004. До конца 2012 года форма была обязательная для применения. А теперь у работодателей есть возможность построить график отпусков в excel с календарем на 2022 год в произвольной форме или применять унифицированный вариант.

Шаг 1. Заполните поля «Наименование организации», ОКУД и ОКПО.

Шаг 2. В полях «Дата составления» и «На год» укажите текущую дату и год, на который составляется документ.

Шаг 3. В разделе «Утверждаю» укажите Ф.И.О. и должность руководителя организации.

Шаг 4. В таблице заполните каждую строку отдельно на каждого сотрудника: структурное подразделение, должность по штатному расписанию, Ф.И.О. и табельный номер.

Шаг 5. Заполните отпускные периоды. Если сотрудник планирует несколько периодов отдыха, внесите каждый отдельной строкой. Например, 2 периода по 14 дней и т. д. В поле «Запланированная дата» укажите желаемую дату начала отдыха. «Фактическая дата» вносится после оформления приказа: она совпадает с плановой, если сотрудник отдыхает, как и первоначально планировал.

Шаг 6. Графа «Перенесение отпуска» заполняется, если тот перенесен по приказу, информация о котором вносится в графу «Основание (документ)», а в графу «Дата предполагаемого отпуска» вносится новая дата.

Шаг 7. В поле «Примечание» указывают рабочий период, за который предоставляется отдых, реквизиты приказа или причины переноса, если таковой был.

Вот так выглядит образец заполнения графика отпусков по форме Т-7, согласованный работодателем на 2022 год.

пример заполнения графика отпусков на 2022 год

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить график отпусков. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как утвердить

Для утверждения необходимо издать приказ по организации. Он составляется в свободной форме. Обязательно укажите:

  • полное наименование организации;
  • реквизиты приказа (название, номер и дата);
  • какой документ и на какой период утверждает;
  • Ф.И.О. руководителя и ответственных за исполнение сотрудников.

Приказ об утверждении графика отпусков

Как вносить изменения

Запланированные даты отдыха часто не совпадают с фактическими, поэтому в течение года в график вносят изменения. Для корректировки сведений необходимо получить от работника письменное заявление, в котором он указывает дату начала нового периода и причину переноса. На основании этого издается приказ в произвольной форме о внесении изменений в документ, а сами корректировки оформляют таблицей по форме Т-7 как приложение к приказу.

Дополнения оформляются, если после утверждения принимаются новые сотрудники. В этом случае от работника потребуется заявление с указанием желаемых периодов и дат отдыха. После чего издается приказ, а дополнения оформляются в виде таблицы по форме Т-7 как приложение к нему.

Оба заявления составляются в свободной форме.

Заявление о переносе отпуска

Отдых вне плана

Сотрудник вправе просить об отдыхе вне плана, для этого он пишет заявление в свободной форме. Работодатель принимает решение, согласиться или отказать. Согласие является правом, а не обязанностью нанимателя. Существуют исключения — категории граждан, которым работодатель обязан предоставить отдых вне графика по их письменному заявлению.

Работник вправе попросить работодателя об отдыхе без сохранения заработной платы тоже вне установленного плана. В этом случае наниматель вправе отказать, так как эта норма является правом, а не обязанностью, кроме тех категорий, кому его нельзя не предоставить (ст. 128 ТК РФ).

Оформляются оба случая так же, как и любые другие изменения.

Можно ли вызвать сотрудника на работу

Работника по инициативе работодателя разрешается отозвать из ежегодного отдыха (без сохранения заработной платы, учебный, по беременности и родам и другие — нельзя), но только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Согласие оформляется письменно в виде уведомления от сотрудника, что он не возражает против отзыва.

По правилам, работодатель сначала предлагает работнику прервать отдых в связи с производственной необходимостью.

Унифицированная форма Т-7 (график отпусков)

Применение унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным. Однако если вы приняли решение вести график отпусков по форме, разработанной Госкомстатом, то использовать надо унифицированную форму Т-7.

Она утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Составлять график отпусков является законодательно установленной обязанностью работодателя.

Каждый работник, который оформлен по трудовому договору, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. При составлении графика отпусков вы должны предусмотреть ежегодные оплачиваемые отпуска всех работников. Кроме основных оплачиваемых отпусков, которые предоставляются ежегодно, в унифицированную форму Т-7 необходимо вносить ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска.

Работодатель имеет право самостоятельно принять решение о том, учитывать ли желание работников воспользоваться отпуском в определенный месяц или период календарного года. В некоторых сферах деятельности существуют периоды повышенной загруженности. В таком случае, уход работников в отпуск может быть нежелателен.

Если в период составления графика сотрудники или сам работодатель затрудняются определить длительность и даты предоставления отпуска, то в графике в таком случае можно указать не конкретные даты, а просто месяц предоставления отпуска.

Образец заполнения унифицированной формы Т-7

Если вы решили составлять график отпусков по унифицированной форме Т-7, подписать его должен руководитель отдела персонала. Финально график отпусков утверждает руководитель компании.

В шапке бланка вам необходимо заполнить обязательные реквизиты: название организации, дату составления, год, на который составляется график отпусков, далее должна стоять подпись руководителя и отметка о том, что мнение профсоюзного органа учтено.

Сам график отпусков состоит из таблицы с 10 графами:

  • структурное подразделение;
  • должность работника, как указано в штатном расписании;
  • ФИО сотрудника;
  • табельный номер сотрудника;
  • количество календарных дней отпуска;
  • запланированная дата отпуска;
  • фактическая дата начала отпуска;
  • основание перенесения отпуска, если такое имело место быть (например, сотрудник взял больничный во время отпуска);
  • дата предполагаемого отпуска;
  • примечания.

Должны ли работники быть ознакомлены с финальным графиком отпусков? Бланк утверждается только руководством, такой обязанности у работодателя законодательно не предусмотрено (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Однако лучше работников ознакомить с графиком под подпись. Например, это можно сделать в листе ознакомления или в журнале ознакомления с локальными актами.

Какие категории работников не учитываются при составлении графика отпусков? Обычно к таким работникам относятся те, кому не положен отпуск в будущем году или кто заведомо не воспользуется отпуском: например, сотрудники, которые трудятся по договорам гражданско-правового характера или сидят в отпуске по уходу за ребенком.

Учитывайте тот факт, что график отпусков сотрудников стоит утвердить заранее: на следующий календарный год график необходимо подписать его не позже чем за две недели до начала календарного года, то есть фактически не позднее 17 декабря. Сотрудники также должны быть предупреждены о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Унифицированная форма графика отпусков

В этом материале представлен образец графика отпусков, а также полезные рекомендации по подготовке этого документа и единая форма Т-7 для заполнения. Работодатели и трудовой коллектив обязаны заранее согласовывать периоды ежегодных оплачиваемых отпусков и придерживаться этого плана. Допускается вносить в него изменения, но в любом случае график должен быть своевременно подготовлен, временное отсутствие согласовано, а работники ознакомлены со сроками.

Сроки составления графика отпусков на следующий год

Работодатель обязан составить и утвердить график отпусков на следующий год за 2 недели до окончания текущего. Так, план на 2019 год нужно было успеть согласовать ещё до 17 декабря (а по факту до пятницы, 15 декабря), а документ на 2020 придётся подготовить до 17 декабря 2019.

Этот график — предварительный, его можно будет поменять, если обе стороны договорятся. Работодатель вправе отказать, если сотрудник решит взять отпуск не плану, но не вправе делать это, если работник намерен отдыхать по ранее согласованному документу.

График отпусков

Приказ о графике отпусков

Подготовку графика на следующий год разумнее провести в ноябре. Это позволит без спешки записать все пожелания работников и требования производственного процесса. Подготовка начинается с приказа о составлении графика отпусков.

В приказе руководитель организации даёт поручения:

  • начальникам структурных подразделений опросить подчинённых, учесть пожелания и распределить время отдыха в будущем году;
  • работникам отдела кадров составить на основе данных из структурных подразделений общий график, представить его на подпись.
  • Назначаются сроки, обычно 3–5 дней. Контроль за приказом поручают начальнику отдела кадров. Документ готовится в свободной форме, с учётом принятых в организации правил и норм документооборота.

Скачать бесплатно образец приказа: Приказ о составлении графика отпусков

Правила оформления

Оформление графика отпусков — довольно простая задача, особенно если воспользоваться унифицированной формой (смотрите следующий раздел). При планировании времени отдыха в следующем году, начальники структурных подразделений должны сначала предоставить удобные даты льготным категориям работников:

  • сотрудникам, чьи жёны или мужья находятся в отпуске по уходу за ребёнком;
  • жёнам военных;
  • совместителям (отдых должен совпасть с основным местом трудоустройства);
  • работникам младше 18 лет;
  • почётным донорам;
  • чернобыльцам.

Пожелания других категорий сотрудников тоже учитываются, но могут корректироваться работодателем, если того требует производственный процесс или особые обстоятельства. Можно собрать с каждого работника заявления с желаемыми датами, но это слишком большая бумажная волокита. В большинстве организаций поступают проще: копируют проект графика в папку с общим доступом и каждый сотрудник добавляет туда свою информацию.

Бланк формы Т-7

Самый удобный вариант подготовить план — унифицированная форма графика отпусков Т-7. Не запрещается составить свой шаблон, но в Т-7 есть всё необходимое. Для данных предусмотрена удобная таблица со следующими графами:

  • структурное подразделение;
  • должность;
  • имя сотрудника;
  • табельный номер;
  • положенное количество дней отдыха;
  • запланированная дата (допускается указывать только месяц, а не конкретные дни);
  • фактическая дата (заполняется в течение года, может не совпадать с запланированной);
  • перенесение отпуска;
  • примечание.

Скачать бланк Т-7 в Word График отпусков Т-7

Скачать Т-7 в Excel График отпусков Т-7

Образец графика отпусков по форме Т-7

Внесение изменений в документ

Когда сотрудники выразили свои пожелания на даты отпусков, руководитель обязательно проверяет их. Нужно уточнить:

  • правильно ли указано количество дней (в сумме не менее 28, хотя бы один период не менее 14 дней);
  • не пересекается ли время отсутствия взаимозаменяемых коллег;
  • соответствуют ли даты нуждам производственного и рабочего процесса;
  • нет ли ошибок в указании дат, месяцев и т. д.

При необходимости руководители вносят коррективы и направляют документ в отдел кадров. Удобнее всего сделать это в электронном виде. Кадровики ещё раз проверят файл и, если ничего менять не нужно, отправят его на подпись начальнику или генеральному директору.

Утвержденный график отпусков тоже разрешается изменить, точнее — указать в Т-7 несовпавшие запланированные и фактические даты.

Согласование и утверждение графика отпусков

Когда сотрудники и начальники структурных подразделений провели всю предварительную работу и согласовали даты отсутствия, а отдел кадров проверил их правильность, остаётся только подписать график. Форма Т-7 предполагает подпись начальника отдела кадров. Допускается изменить бланк и утверждать план визой генерального директора.

Когда документ утверждён, нужно ознакомить с ним работников. Особенно это важно, если начальник структурного подразделения или отдел кадров меняли назначенные работниками даты. Удобнее всего дополнить таблицу графой «Ознакомлен» и собрать подписи сотрудников. Когда работник подпишется под графиком, тот становится обязательным для исполнения.

Заключение

Мы рассмотрели примерный образец заполнения графика отпусков с использованием унифицированной формы Т-7. Подготовить такой план необходимо за 14 дней до окончания года. График можно менять по согласованию сторон. Работа по подготовке документа проходит 3 этапа: сотрудники высказывают пожелания, руководители и отдел кадров проверяют их, начальник отдела кадров или директор утверждают план.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как составить график отпусков

График гарантирует сотрудникам право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Для работодателя это тоже очень полезный инструмент. С одной стороны, он поможет соблюсти право работников на отдых, а с другой — организовать рабочий процесс так, чтобы все не ушли в отпуск одновременно.

График отпусков — это локальный нормативный акт. Его составляют и утверждают на каждый календарный год. За отсутствие графика грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Как составить график отпусков

Составлением графика занимается отдел кадров, а если его нет — сотрудник, в обязанности которого входит кадровое делопроизводство. Устанавливая очередность отпусков, нужно учитывать пожелания работников. Здесь поможет опросный лист, где можно указать желаемые даты отпуска.

Важно соблюсти права работников, которые имеют право на отпуск в любое удобное для них время:

  • работники в возрасте до 18 лет (ст. 122, 267 ТК);
  • женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 122, 260 ТК)
  • работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК);
  • мужья в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам. Данный отпуск предоставляется по желанию работника независимо от времени непрерывной работы в данной организации (ст. 123 ТК);
  • работники, которые были отозваны из отпуска в текущем году. В этом случае неиспользованная часть отпуска предоставляется по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску на следующий рабочий год (ст. 125 ТК);
  • студенты могут присоединить ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению с работодателем к учебному отпуску (ст. 177 ТК);
  • совместители уходят в отпуск одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК);
  • граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, и иные лица, на которых распространяется действие Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС».
  • ФИО работника;
  • его должность, структурное подразделение (на крупных предприятиях графики могут быть сформированы по каждому подразделению);
  • количество дней отпуска в плановом году;
  • примерная длительность нахождения сотрудника в отпуске;
  • фактический период отдыха.

Утвердить график отпусков на будущий год нужно до 16 декабря.

По закону издавать приказ об утверждении необязательно. Но чтобы избежать претензий при проверках, можно включить в документооборот такой приказ в произвольной форме.

Сотрудников необходимо знакомить с утвержденным графиком под подпись.

В документ можно вносить изменения, главное — фиксировать каждое из них отдельным приказом.

Читайте также  Сколько дней отпуска положено за год?
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector