Образец сопроводительного письмо к договору 2022

Образец сопроводительного письмо к договору 2022

Сопроводительное письмо к договору

Организации могут обмениваться друг с другом различной документацией для подписания, в том числе и договорами. В этом случае принято вместе с бумагами прикладывать сопроводительное письмо. В нем указывают, какие документы были отправлены и какие действия с ними компания ожидает от получателя. Разберемся, как составить сопроводительное письмо к договору.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Для чего пишут сопроводительные письма к договору

Обязательство по прикладыванию к документации сопроводительных писем нигде не прописано. Однако компаниями это часто практикуется для избежания недопонимания.

Функции такого письма:

  1. Опись пересылаемых бумаг. Обязательно отмечают количество экземпляров и листов документов.
  2. Подтверждение факта отправки важных документов.
  3. Указания к действию для получателя. Например: подтвердить получение, подписать и вернуть один экземпляр.
  4. Напоминание о сроках исполнения действий.

Письмо должно иметь исходящий номер. Документ рекомендуют составлять в двух экземплярах, один из которых компания-отправитель должна оставить себе.

Что важно помнить

Ставить печать на письме не обязательно, за исключением тех случаев, когда стороны договорились об этом.

Сопроводительное письмо с документами можно передать через курьера, лично, по почте либо с помощью систем электронного документооборота. Получатель письма, если оно отправлено по почте, должен зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции, проверить комплектность, передать для подписания руководству, а затем отправить компании-отправителю.

Если документы переданы лично или курьером, то получатель должен поставить отметку о получении на втором экземпляре сопроводительного письма и вернуть его. Это делается для подтверждения получения бумаг.

Составляем сопроводительное письмо к договору

Законодательно закрепленного бланка такого документа нет, поэтому составить его можно в свободной форме, учитывая структуру деловых писем.

Не нужно писать слишком длинный текст. Получатель должен потратить на чтение от 30 секунд до минуты, чтобы вникнуть в суть письма и передать его в необходимое подразделение.

Текст должен быть написан с использованием официально-делового стиля, без орфографических и любых других ошибок. Письмо оформляют на фирменном бланке организации.

Что требуется указать в письме:

  1. Наименование и реквизиты компании, отправляющей договор. Указывают полное название, ИНН, КПП, юридический адрес, контактный телефон. Если письмо составляют на фирменном бланке компании, то эта информация уже будет включена в текст.
  2. Кому предназначается письмо (этот блок располагается в правом верхнем углу). Как правило, указывают руководителя компании.
  3. Исходящий номер. Организации регистрируют всю исходящую корреспонденцию в специальном журнале. Нумерация должна производиться в соответствии с правилами, прописанными в ЛНА компании.
  4. Дату отправления сопроводительного письма.
  5. Наименование документа.
  6. Текст письма:
    • Начинать нужно со стандартного обращения: «Уважаемый …!».
    • Далее — устойчивые выражения: «Высылаем Вам…», «Направляем Вам…» и т.п.
    • После этого перечисляют документы, которые были отправлены. В нашем случае это договор. Если есть какие-либо прилагающиеся документы, то можно просто указать, что договор с приложениями, а в конце письма перечислить их
    • Затем обозначают цель отправления. Уместна такая формулировка: «Просим подписать и один экземпляр возвратить в срок до…».
    • Перечисляют прилагающиеся к письму документы с количеством листов в них. Это могут быть, кроме самого договора, график платежей, план поставок и т.д. Нужно указать еще и итоговое количество экземпляров и количество листов.
  7. Заканчивают письмо подписью руководителя организации. Обязательно указывают его должность и ФИО. Поставить подпись может и уполномоченное на это лицо.

Образец сопроводительного письма к договору

Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий»
Адрес: 427960, г. Сарапул, ул. Гончарова, д. 13, оф.12 А,
ИНН 1834561238, КПП 3412345645, ОГРН 2345673453456, тел.: 8 (34147) 2-22-22

Генеральному директору ООО «Сатурн»
Николаеву Семену Семеновичу

Исх. № 34526-2
«23» июля 2020 года

Сопроводительное письмо к договору

Уважаемый Семен Семенович!

Высылаем Вам подписанный договор поставки канцтоваров № 456 от «20» июля 2020 года с приложениями. Просим подписать его и один экземпляр возвратить нам в течение 7 дней.

Электронные перевозочные документы для поставщиков, как их применять с 2022 года?

С 01.01.2022 к электронным перевозочным документам будут применяться новые требования.

Электронные перевозочные документы — это оформленные в цифровом формате товарно-транспортная накладная и сопроводительная ведомость к ней, используемые при перемещении продукции от поставщика к заказчику.

Какие будут изменения для поставщиков в оформлении перевозочных документов?

документы

ФНС России утвердила:

  • электронную транспортную накладную
  • электронный заказ-наряд
  • электронную сопроводительную ведомость

По согласованию с Минтрансом с 01.10.2021 начали применять рекомендованные формы и форматы электронной транспортной накладной и путевых листов в пилотном режиме крупнейшие российские перевозчики, в том числе и те, которые являются поставщиками по госзаказу.

А с 01.01.2022 вступает в силу Федеральный закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ, который вводит в устав автомобильного транспорта электронный документооборот. Для обычных перевозчиков и поставщиков это означает переход к электронным перевозочным документам (ЭПД).

Проект приказа опубликован на едином портале для размещения проектов НПА, он начнет действовать с 01.01.2022 после утверждения. С этой даты, по требованиям закона № 336-ФЗ от 02.07.2021, будет создана государственная информационная система для хранения электронных перевозочных документов и сведений, содержащихся в них. Из этой системы электронные перевозочные документы смогут получать органы власти.

Для всех остальных организаций и предпринимателей такая обязанность введена с отсрочкой — с 2022 года надо использовать электронные транспортные накладные (ТТН), наряды-заказы и сопроводительные ведомости.

По нормам закона № 336-ФЗ от 02.07.2021, с 01.01.2022 начнет работать новая государственная информационная система для хранения ЭПД и сведений, содержащихся в них. В нее включат реестр операторов информационных систем электронных перевозочных документов, и все заинтересованные лица и органы получат к ней доступ. Налоговая служба, ГИБДД и другие госорганы, включая таможенную службу, не потребуют ТТН от перевозчика, а проверят ее по реестру в режиме онлайн, если возникнет необходимость.

Какие ЭПД нужно будет применять поставщикам с 01.01.2022?

В проекте приказа ФНС содержится электронный формат транспортной накладной и других перевозочных документов. Кроме транспортной накладной, в проекте приказа содержатся документы:

  • электронный заказ-наряд
  • электронная сопроводительная ведомость

В транспортной накладной в электронной форме предусмотрены 4 обязательных файла обмена.

юрист

Файлы для грузоотправителя будут содержать сведения:

  • об участниках перевозки
  • о существенных условиях договора перевозки
  • о поданном под погрузку транспортном средстве и его водителе
  • о грузе и сопроводительных документах на него
  • о фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке и погрузки груза в транспортное средство
  • УКЭП грузоотправителя.

В файле обмена информацией перевозчику необходимо будет указывать сведения:

  • о приеме груза к перевозке, состоящей из дополнительных к информации грузоотправителя сведений перевозчика в отношении принятия вверяемого груза и фактических обстоятельств погрузки груза в транспортное средство;
  • УКЭП перевозчика

При необходимости формируется сопроводительная ведомость к транспортной накладной в цифровом формате. Ее форма и порядок составления или формирования устанавливаются правилами перевозок грузов, которые разрабатывает и утверждает Минтранс. Выглядеть ЭТН и другие ЭПД будут, как и сейчас. Вводится только новая цифровая форма, бумажные бланки остаются без изменений.

накладная

Все электронные ТТН с 2022 года и другие ЭПД подписываются всеми участниками перевозки усиленной квалифицированной цифровой подписью (ЭЦП). После формирования каждого из них они направляются в ГИС ЭПД. Там они доступны для контролирующих органов и участников перевозки. В любой момент их разрешено извлечь из системы и при необходимости распечатать.

При желании любой ЭПД разрешено дублировать на бумаге и передавать сторонам, как это происходит сейчас. Но цифровой формат обязателен, так как электронный документооборот с 1 января 2022 года обязателен для всех участников грузовых перевозок, включая поставщиков и заказчиков.

Образец оформления сопроводительного письма к договору

Отправляя договор второй стороне, например, на подпись, можно приложить к нему сопроводительное письмо, где в краткой форме поясняется цель отправки и действия, которые должен совершить получатель.

Примерные образцы оформления текста предлагаем скачать внизу статьи.

Нужно ли составлять сопроводительное письмо к договору

Субъекты предпринимательской деятельности – как юрлица, так и физлица – часто предлагают друг друга подписать те или иные договоры. При этом бланк соглашения, предложенный для подписания, нередко высылается контрагенту обычным почтовым отправлением или, как вариант, по e-mail.

Если деловые партнеры обмениваются подобной документацией дистанционно, к договору, направленному для ознакомления и подписания, рекомендуется прикрепить сопроводительное письмо, которое содержит список высланных документов и необходимые разъяснения для их получателя (адресата).

Использование сопроводительного письма не считается обязательным требованием, когда речь идет об отправке партнеру договора на подпись. Можно сказать, что практика составления подобных документов является своеобразным приемом делового этикета, позволяющим исключить недопонимание у сторон.

Сопроводительный текст позволяет решить следующие ключевые задачи:

  1. Отразить опись (перечень) высланных документов. При этом указывают количество листов отправленной документации и общее количество её экземпляров.
  2. Констатировать факт отправки документов – договоров и приложений к ним, – имеющих важное значение.
  3. Проинструктировать получателя о том, что нужно сделать с соглашением, например, что получатель должен подтвердить факт получения документации, ознакомиться с ней в рекомендуемые сроки, подписать все экземпляры, а затем выслать их обратно отправителю, оставив у себя один экземпляр.
  4. Напомнить получателю о сроках возврата подписанной документации отправителю.
  5. Проявить и продемонстрировать уважительное отношение к партнеру.

Отправитель должен присвоить сопроводительному письму регистрационный исходящий номер, который отображается в специальном учетном журнале.

Документ рекомендуется подготовить в двух равнозначных экземплярах (один высылается получателю, а другой остается у отправителя).

Договор и сопроводительное письмо к нему можно передать любым удобным способом – отдать лично в руки получателю, доставить курьером, переслать почтовым отправлением или, как вариант, выслать адресату по e-mail.

Если сопроводительное письмо получено по почте, адресат выполняет такие действия:

  1. Регистрирует полученный документ в журнале учета.
  2. Проверяет комплектность документации по описи, содержащейся в сопроводительном письме.
  3. Изучает и подписывает полученный договор.
  4. Пересылает подписанное соглашение отправителю, оставив у себя один экземпляр.

Получив документацию, через курьера или лично в руки от самого отправителя, адресат возвращает отправителю второй экземпляр с соответствующей отметкой о получении.

Правила написания

Форма и содержание сопроводительного письма не регулируются законодательством. Оно произвольно составляется отправителем договора. При этом рекомендуется следовать общепринятым нормам деловой корреспонденции.

Отражаются следующие существенные сведения:

  1. Информация о компании-отправителе. Указываются её название, коды ИНН/КПП, адреса регистрации/нахождения, а также телефон и другие контакты для связи. Как правила, все эти реквизиты уже присутствуют на корпоративном бланке компании-отправителя.
  2. Информация об адресате (получателе). Достаточно указать ФИО и должность руководителя компании, а также её название.
  3. Исходящий номер и дата отправления, зарегистрированные в специальном учетном журнале.
  4. Название бланка, которое однозначно отражает суть обращения.
  5. Основная часть, которая включает вежливое официальное приветствие, список высланных бумаг, конкретизацию цели отправления, инструктаж получателя о необходимости совершения конкретных действий (подписать договор и выслать его отправителю).
  6. Расшифрованная подпись лица, составившего сопроводительное письмо от имени компании-отправителя. При этом указываются его должность и ФИО (это может быть, например, директор организации).

Текст письма должен быть предельно краток и лаконичен. На ознакомление с данным документом получатель должен потратить не более 1 (одной) минуты.

Важно придерживаться делового стиля изложения, не допуская фамильярного обращения и избегая ошибок. Сопроводительное письмо желательно написать на корпоративном бланке компании-отправителя.

Скачать образцы

Пример текста:

Общество с ограниченной ответственностью «Компания-Отправитель»

Адрес, коды ИНН/КПП/ОГРН и телефон отправителя

Генеральному директору ООО «Компания-Получатель»

Петрову Петру Петровичу

Исходящий номер № XXX от 12.12.2012

Сопроводительное письмо к договору

Уважаемый Петр Петрович!

Отправляем Вам подписанный договор купли-продажи стройматериалов № YYY от 10.12.2012. Просим Вас подписать этот договор и вернуть нам один его экземпляр в течение 5 (пяти) календарных дней.

Количество документов: 2 (два) экземпляра на 2 (двух) листах.

Генеральный директор ООО «Компания-Отправитель»

Сергеев Сергей Сергеевич

Сопроводительное письмо к договору

Обязательно ли составление сопроводительного письма

Обязанность составлять сопроводительные письма к договорам законом не предусмотрена. Контрагенты могут вовсе не вести переписку, а просто обмениваться пакетами документов, если на то будет их воля.

Однако на практике сопроводительные письма составляются достаточно часто, и дело здесь не только в том, что сопроводительное письмо (сопроводительная записка) — это дань деловому этикету. Письмо помимо фиксации факта направления контрагенту договора может содержать в себе следующую информацию:

  • цель направления договора (проект, направленный для согласования, или подписанный экземпляр контрагента);
  • сведения о самом договоре (номер и дату, название);
  • сведения о документе, в ответ на который направляется договор (если договор представляется по запросу, например, в случае направления дубликата договора при утере контрагентом оригинала);
  • наличие дополнительных документов в отправляемом пакете (например, наличие протокола разногласий к проекту договора);
  • количество направленных в данном пакете документов, их вид (оригинал, копия);
  • дополнительные отметки (например, крайний срок согласования).

Таким образом, сопроводительное письмо к договору может значительно облегчить обмен информацией между контрагентами.

Кто составляет письмо

Непосредственно составлением сопроводительного письма занимается работник договорного отдела или бухгалтерии или иной работник, ответственный за ведение переписки по договорам. Это лицо определяется в делопроизводстве как исполнитель. Он отвечает за:

  • правильность указанных в письме данных (реквизиты договора, количество экземпляров);
  • полноту и содержание пакета документов, которые будет сопровождать письмо.

Подписывает сопроводительное письмо руководитель организации. После подписания руководителем письму присваивается исходящий номер, и оно направляется контрагенту удобным способом.

Сопроводительное письмо к договору. Часть 1

Иногда может возникнуть необходимость пересылки договора из одного подразделения организации в другое, например, в рамках согласования проекта. В этом случает оформляется не письмо, а служебная записка, которую подписывает сам же исполнитель.

Структура сопроводительного письма к договору

Форма данных документов законом не регламентирована. На нашем сайте имеется шаблон сопроводительного письма, который можно использовать в работе. В шаблон потребуется внести следующие данные:

  1. в «шапку» — данные отправителя письма (наименование организации или ФИО ИП, адрес, телефон). Если организация-отправитель использует фирменный бланк, данные уже будут содержаться в нем;
  2. данные адресата, то есть того, кому направляется договор (наименование организации, ФИО и должность руководителя или иного лица — получателя документов);
  3. название документа: «О направлении договора»;
  4. текст письма, в котором указываются данные договора, а также излагается дополнительная информация, о которой мы рассказали выше;
  5. список приложений с указанием количества экземпляров и листов;
  6. подпись составившего сопроводительную записку листа и должность.

Отправка письма

Поскольку оригинал письма направляется контрагенту, мы рекомендуем перед отправкой снять его копию. Она будет служить подтверждением факта направления документом.

Кроме того, при передаче документов лично мы рекомендуем взять копию с собой и попросить работника канцелярии, принявшего документы, проставить на ней штамп и дату приема.

Отправка договоров почтой, как правило, предполагает оформление пакета документов как письма с описью вложения и уведомлением о вручении. В данном случае:

Читайте также  Причины для проведения внепланового инструктажа
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector