Образец протокола экспертной комиссии по архиву

Образец протокола экспертной комиссии по архиву

Протокол заседания экспертной комиссии

Протокол заседания экспертной комиссии в представленном примере включает сразу несколько пунктов повестки. Отражены наиболее типичные и часто встречающиеся вопросы в деятельности экспертной комиссии любой организации в области делопроизводства. Исходя из практических соображений, обычно составляют протокол по одному или двум вопросам.

Подробнее узнать об общих правилах составления протоколов можно из статьи «Образец протокола заседания комиссии». Ниже приведен вариант оформления протокола заседания экспертной комиссии.

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОНСЕРВНЫХ БАНОК ПО ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
(УФС по РИКБ по Липецкой области)

ПРОТОКОЛ
заседания экспертной комиссии
23 декабря 2014 года № 3

    1. О рассмотрении проекта Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области.
    Доклад руководителя службы делопроизводства Баранкиной С.Е.

2. О рассмотрении номенклатуры дел УФС по РИКБ по Липецкой области на 2015 год.
Доклад руководителя службы делопроизводства Баранкиной С.Е.

3. О рассмотрении описи дел по личному составу за 2010—2011 годы.
Доклад ответственного за архив Волкодавка А.А.

1. СЛУШАЛИ:
Баранкину С.Е. – о подготовке проекта Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области в связи с предстоящим внедрением системы электронного документооборота в управлении и дальнейшего совершенствования организации делопроизводства. Проинформировала обо всех внесенных изменениях в данный документ. Предложила согласовать представленную Инструкцию по делопроизводству.

РЕШИЛИ:
1.1. Согласовать проект Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области.

1.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) направить проект Инструкции по делопроизводству на рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Липецкой области. Срок – январь 2015 года.

2. СЛУШАЛИ:
Баранкину С.Е. – ознакомила с внесенными уточнениями в номенклатуру дел на предстоящий год в связи с возникновением новых документированных участков работы структурных подразделений. Предложила согласовать номенклатуру дел на 2015 год.

РЕШИЛИ:
2.1. Согласовать номенклатуру дел УФС по РИКБ по Липецкой области на 2015 год.

3. СЛУШАЛИ:
Волкодавка А.А. – представила на рассмотрение годовые разделы описи дел по личному составу за 2010—2011 годы. Сообщила, что в текущем году в соответствии с существующими нормативными требованиями обработаны документы по личному составу. Они являются основанием для подтверждения стажа работы и размера зарплаты сотрудников управления, поэтому данные документы имеют срок хранения 75 лет. Предложила согласовать рассмотренную опись дел.

РЕШИЛИ:
3.1. Согласовать опись дел по личному составу за 2010—2011 годы.

3.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) представить опись дел на рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Липецкой области. Срок – январь 2015 года.

4. СЛУШАЛИ:
Волкодавка А.А. – проинформировала о составлении акта от 30.11.2014 № 1 о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков хранения. Разъяснила, что после полистного просмотра в акт включено 385 (триста восемьдесят пять) дел за 2009—2010 годы как не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение. Предложила согласовать акт.

РЕШИЛИ:
4.1. Согласовать акт от 30.11.2014 № 1 о выделении документов к уничтожению.

4.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) совместно с хозяйственным отделом (Тушкан Э.Ф.) уничтожить документы, не подлежащие хранению. Срок – I квартал 2015 года.

Председательствующий В.И. Дротиков

Секретарь Л.Л. Суздальская

Приведенный пример протокола заседания экспертной комиссии доступен для скачивания в формате doc.

Организации, которые не передают документы на государственное хранение (не являются источником комплектования госархива) могут не направлять на рассмотрение ЭПМК архивного учреждения номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству и описи. Поэтому пункты решений по данному вопросу указанным организациям следует исключить из протокола заседания экспертной комиссии.

Протокол экспертной комиссии по архиву

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Протокол экспертной комиссии по архиву». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Приказ о создании экспертной комиссии по архиву образец

Секретарь Л.Л.

Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа. 1Не приводится.

Сроки хранения документов организации установлены приказом Минкультуры России от 25.№ 558. Финансовые и бухгалтерские документы максимально хранятся 5 лет. Для документов по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) определен срок — не менее 75 лет. После этого срока их можно уничтожить.
Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Протокол заседания экспертной комиссии образец бланк (бланк, образец — 2020)

УТВЕРЖДАЮ Руководитель УФС по РИКБ по Липецкой области ___________ Н.Я. Красавка « 27 » декабря 2014 г.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

Сроки хранения документов организации установлены приказом Минкультуры России от 25.08 2010 № 558. Финансовые и бухгалтерские документы максимально хранятся 5 лет. Для документов по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) определен срок — не менее 75 лет. После этого срока их можно уничтожить.

Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа. 1Не приводится. ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации.

Организации, которые не передают документы на государственное хранение (не являются источником комплектования госархива) могут не направлять на рассмотрение ЭПМК архивного учреждения номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству и описи. Поэтому пункты решений по данному вопросу указанным организациям следует исключить из протокола заседания экспертной комиссии.

Потребность в составлении протокола о заседании определенной комиссии встречается практически в любой организации. В данном случае речь пойдет об экспертной комиссии. В федеральных органах власти действует Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477, в котором утверждены правила делопроизводства. Каждое федеральное министерство и ведомство утверждает собственный порядок документооборота, основываясь на нормативно-правовой базе.

Отделу делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. предоставить опись дел на утверждение в ЭПМК Комиссию по работе с архивами при Администрации Ивановской области. Срок – февраль 2014 года.

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Н. – секретарь, а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н. Шаг 1. Заполним «шапку»: название организации, дату и место составления. Шаг 2. Заполним данные о членах комиссии: Шаг 3. Заполним основные данные: повестку дня, кого слушали и что решили. Отметим, что с 1 июля 2017 года вступил в силу новый национальный стандарт взамен старого.

В случае несогласия члена экспертной комиссии с выводами заключения эксперт подписывает заключение экспертной комиссии с отметкой «особое мнение».

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата составления;
  • место составления;
  • ФИО председателя и секретаря;
  • повестка дня;
  • постановка задач;
  • вынесение решения;
  • подписи ответственных лиц.

На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата составления;
  • место составления;
  • ФИО председателя и секретаря;
  • повестка дня;
  • постановка задач;
  • вынесение решения;
  • подписи ответственных лиц.

Для того, чтобы выполнить данные действия, создается специальная экспертная комиссия. В нее должны входить сотрудники компании.

На указанный Вами адрес эл.почты отправлено письмо с инструкциями для восстановления пароля.

Результатом работы становятся сводные описи дел, подлежащих постоянному, временному (более 10 лет) хранению, по личному составу. Кроме того, необходимо оформить акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Отметим, что с 1 июля 2017 года вступил в силу новый национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.взамен старого. В стандарте указан порядок оформления организационно-распорядительной документации. Это уставы, положения, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, договоры, акты, письма, справки и др. Новый стандарт распространяется на электронный документооборот.

Периодически возникают обстоятельства, когда нужно поднять архив для актуализации находящихся там документов.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации.
В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации).

Ознакомиться с общими правилами составления протокола вы можете, прочитав статью «Образец протокола заседания комиссии». Один из вариантов того, как оформить протокол заседания экспертной комиссии приводим ниже.

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Протокол экспертной комиссии по архиву образец

Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ).

Уведомил о том, что в 2014 году документы по личному составу обработаны. Они представляют собой основание для подтверждения данных о стаже работы сотрудников и их зарплате.

Оценка документации на правильность оформления Для того, чтобы выполнить данные действия, создается специальная экспертная комиссия. В нее должны входить сотрудники компании. Члены комиссии должны быть компетентны в оформлении тех документов, с которыми придется работать.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.

Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера. Отбор документов к уничтожению Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) представить опись дел на рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Липецкой области. Срок – январь 2015 года. 4. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.
Подписывать данный документ должен председатель комиссии и секретарь. Можно обратиться к специалистам за помощью в создании документа.

Приказ на создание экспертной комиссии по уничтожению документов

Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку. Акт об уничтожении документов Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Баранкину С.Е. – ознакомила с внесенными уточнениями в номенклатуру дел на предстоящий год в связи с возникновением новых документированных участков работы структурных подразделений. Предложила согласовать номенклатуру дел на 2015 год.

Протокол заседания экспертной комиссии в представленном примере включает сразу несколько пунктов повестки. Отражены наиболее типичные и часто встречающиеся вопросы в деятельности экспертной комиссии любой организации в области делопроизводства. Исходя из практических соображений, обычно составляют протокол по одному или двум вопросам.

Как правильно уничтожить документы

Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

Естественно, в состав комиссии входит работник, который является ответственным за хранение документации (работник архива).

Примерная форма протокола заседания экспертной комиссии об определении сроков хранения, отбора документов для хранения и уничтожения (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Комиссия правомочна голосовать и принимать решения по всем вопросам повестки дня.

1. Определение сроков хранения дел, документов в соответствии с номенклатурой [ наименование организации ]. Доклад [ должность, Ф. И. О. ].

2. Утверждение и согласование описи N [ значение ] дел и документов за [ значение ] годы, подлежащих выделению на уничтожение. Доклад [ должность, Ф. И. О. ].

Вопрос N 1 повестки дня

По первому вопросу повестки дня слушали: [ должность, Ф. И. О. ] — описи дел по личному составу, в которые включены приказы по личному составу, имеют долговременный срок хранения — [ значение ] лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа работников [ наименование организации ]; дела [ указать категорию, наименование дел ] имеют срок хранения [ значение ] лет.

Вопрос, поставленный на голосование: Определение в соответствии с номенклатурой организации сроков хранения дел.

Результаты голосования по данному вопросу повестки дня:

«За» — [ значение ]; «Против» — [ значение ]; «Воздержался» — [ значение ]

Решили: Определить, что в соответствии с номенклатурой [ наименование организации ] дела по личному составу имеют срок хранения [ значение ] лет; дела [ указать категорию, наименование дел ] имеют срок хранения [ значение ] лет.

Вопрос N 2 повестки дня

По второму вопросу повестки дня слушали: [ должность, Ф. И. О. ] — в опись N [ значение ] дел [ наименование организации ] за [ значение ] годы, подлежащих выделению на уничтожение, включено [ значение ] дел, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558, истекли. Практическая надобность в них миновала.

Вопрос, поставленный на голосование: Утверждение и согласование описи N [ значение ] дел и документов за [ значение ] годы, подлежащих выделению на уничтожение.

Результаты голосования по данному вопросу повестки дня:

«За» — [ значение ]; «Против» — [ значение ]; «Воздержался» — [ значение ]

Решили: Утвердить и согласовать опись N [ значение ] дел и документов за [ значение ] годы, подлежащих выделению на уничтожение.

Повестка дня исчерпана, других вопросов не поступало.

Председатель комиссии: [ подпись, инициалы, фамилия ]

Члены комиссии: [ подпись, инициалы, фамилия ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма протокола заседания экспертной комиссии об определении сроков для хранения, отбора документов хранения и уничтожения

Протокол заседания экспертной комиссии

Протокол заседания экспертной комиссии

Потребность в составлении протокола о заседании определенной комиссии встречается практически в любой организации. В данном случае речь пойдет об экспертной комиссии. На примере видно, что отражается сразу несколько пунктов, вынесенных на повестку, описаны наиболее типичные и распространенные вопросы, касающиеся работы экспертной комиссии предприятия в сфере делопроизводства. Протокол, как правило, из практических целей составляют максимум по двум вопросам.

Ознакомиться с общими правилами составления протокола вы можете, прочитав статью «Образец протокола заседания комиссии». Один из вариантов того, как оформить протокол заседания экспертной комиссии приводим ниже.

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ОБОРОТУ МУКУЛАТУРЫ И БЫТОВЫХ ОТХОДОВ ПО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(УФА по ОМиБО по Ивановской области)

УТВЕРЖДАЮ
Директор УФА по ОМиБО
по Ивановской области
___________ О.Л. Кораллов
« 14 » января 2014 г.

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

14 января 2014 года№2

Председательствующий – Д.Ю. Кротов

Секретарь – Н.Н. Борисюк

Присутствовали : Д.В. Ветхий, П.Р. Грязнов, Ю.И. Романов, В.Ф. Котельникова

1. Рассмотрение проекта Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области.

Доклад начальника отдела делопроизводства Котельниковой В.Ф.

2. Вопросы о рассмотрении номенклатуры дел УФА по ОМиБО по Ивановской области на 2014 год.

Доклад начальника отдела делопроизводства Котельниковой В.Ф.

3. Вопрос о рассмотрении описи дел, касающихся личного состава за 2009—2010 годы.

Доклад ведущего специалиста архива Грязнова П.Р.

4. О рассмотрении акта от 25.12.2013 № 2 об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

Доклад ведущего специалиста архива Грязнова П.Р.

Котельникову В.Ф. – о разработке проекта Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области в связи с предстоящим процессом внедрения системы электронного документооборота на предприятии и с дальнейшим совершенствованием организации деятельности по делопроизводству. Предоставлена информация о характере изменений. Вынесено предложение о согласовании представленной Инструкции по делопроизводству.

1.1. Проект Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области согласовать.

1.2. Службе делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. проект Инструкции по делопроизводству направить на рассмотрение в ЭПМК Комиссию по работе с архивами при Администрации Ивановской области. Срок – февраль 2014 года.

Котельникову В.Ф. – ознакомила с уточнениями и изменениями, внесенными в номенклатуру дел на будущий 2014 год в связи с появлением новых участков работы структурных подразделений, требующих документооборота. Внесено предложение согласовать представленную номенклатуру на 2014 год.

2.1. Номенклатуру дел УФА по ОМиБО по Ивановской области на 2014 год согласовать.

Грязнова П.Р. – предоставил для рассмотрения описи (годовые разделы), касающиеся дел по личному составу управления. Уведомил о том, что в 2014 году документы по личному составу обработаны. Они представляют собой основание для подтверждения данных о стаже работы сотрудников и их зарплате. Срок хранения – 75 лет. Внесено предложение о согласовании представленной описи.

3.1. Опись дел по личному составу за 2009-2010 год согласовать.

3.2. Отделу делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. предоставить опись дел на утверждение в ЭПМК Комиссию по работе с архивами при Администрации Ивановской области. Срок – февраль 2014 года.

Грязнова П.Р. – предоставил информацию о разработке акта от 25.12.2013 №2 об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Предоставил сведения, что список включено 548 (пятьсот сорок восемь) дел за 2009-2010 годы. Выдвинуто предложение данный акт согласовать.

4.1. Предоставленный акт от 25.12.2013 № 2 об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

4.2. Отделу делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. совместно с административно-хозяйственным отделением уничтожить документы с истекшими сроками хранения. Срок исполнения – I квартал 2014 года.

ПредседательствующийД.Ю. Кротов
СекретарьН.Н. Борисюк

Пример протокола заседания экспертной комиссии в формате doc доступен для скачивания по ссылке.

Инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, описи предоставляются на рассмотрение в ЭПМК вашего архивного учреждения только в том случае, если документы организации – это источник формирования госархива. В связи с чем, пункты об этом в представленном образце протокола заседания экспертной комиссии могут быть исключены теми организациями, которые не сдают документацию в государственный архив для хранения.

Читайте также  РЕГЛАМЕНТ ПО АДАПТАЦИИ СОТРУДНИКА скачать
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector