Что писать в мотивационном письме? Эксперты рассказывают, как привлечь внимание работодателя к резюме
The Village с помощью экспертов продолжает находить ответы на рабочие вопросы. На этот раз мы узнали о том, как составить сопроводительное письмо к резюме.
Татьяна Баскина
заместитель генерального директора кадрового холдинга «Анкор»
Пик популярности сопроводительных писем на кадровом рынке России пришелся на 90-е годы. С появлением цифровых технологий изменились как инструменты поиска работы и работников, так и отношение человека к информации.
Чтобы принять решение о необходимости сопроводительного письма, сфокусируйтесь на главном. Какую цель вы ставите перед собой, отправляя резюме? Вовсе не получение работы, как многие ошибочно полагают. Это стратегическая цель, а тактическая состоит в том, чтобы заинтересовать потенциального работодателя и получить приглашение на интервью. Проанализируйте свое резюме, посмотрите на него глазами нанимающей стороны. Выделяет ли оно вас из десятков и сотен других соискателей? Нужны ли дополнительные доводы в вашу пользу на этом этапе или их лучше приберечь до личной встречи?
Причины написать сопроводительное письмо:
Если вы решили, что письмо добавит вам очков в борьбе за вакансию, соблюдайте несколько правил:
— не дублируйте информацию из резюме; нечего добавить — лучше не пишите ничего;
— объем письма — несколько предложений на четверть-треть страницы;
— письмо должно привлечь внимание именно к вашей кандидатуре, обосновать вашу мотивацию и те преимущества, которые работодатель получит с вашим приходом, а не перечислять то, что вы рассчитываете получить, работая этой организации;
— избегайте банальностей, исключите грамматические ошибки и опечатки.
Итак, если ваш опыт отвечает требованиям конкретной вакансии, вас могут пригласить на интервью, так и не открыв сопроводительное письмо. Если у других соискателей опыт лучше — никакие заклинания в сопроводительном письме не помогут. Сопроводительное письмо может повысить ваши шансы в борьбе за вакансию, но не заменит собой резюме.
Татьяна Канонерова
карьерный эксперт HeadHunter
Сопроводительное письмо — ваш шанс привлечь внимание конкретного работодателя к резюме. В нем нужно ответить на вопрос, почему именно вы подходите на данную позицию. Если вы понимаете, что в вашей сфере очень высокая конкуренция, главный совет — пишите письма.
Три правила написания сопроводительных писем:
Кстати, если у вас по каким-то причинам случился перерыв в работе (декрет, несколько лет беззаботного дауншифтинга, свой бизнес) или вы решили резко сменить профессиональную сферу — в письме вы можете коротко написать о пробелах в опыте работы или причинах смены профессии. И главное — всегда отвечайте на вопрос: почему я подхожу на эту позицию?
Екатерина Фирсова
Сопроводительное письмо — не переформулированное резюме и не его краткое изложение, как иногда принято считать. Его основная цель — подчеркнуть наиболее выигрышные моменты именно этого резюме для данной конкретной вакансии. Сопроводительное письмо должно быть адресовано конкретному работодателю, учитывать особенности позиции и описывать наиболее релевантные способности и достижения кандидата, в идеале — с конкретными примерами. Если персонифицировать сопроводительное письмо не получается, лучше обойтись совсем без него.
Как писать крутые мотивационные письма: опыт сотен подач
В мои первые месяцы учебы в финансовой магистратуре в Щвейцарии все без конца обсуждали, куда подаваться на летнюю стажировку. Мой универ – University of St. Gallen – в списке топ-3 ВУЗов для найма у любого европейского банка, поэтому проблем ни у кого особо не возникало, и к концу октября у всех моих однокурсников было по два-три предложения в офисы банков в Цюрихе, Лондоне и Франкфурте. У всех, кроме познавших проклятье «стран третьего мира».
В Швейцарии такой формулировкой юридически обозначают все страны, не входящие в ЕС+ (расширенный вариант Евросоюза). Для граждан этих стран другие правила найма, а значит и более сложный процесс, который нужно пройти сотрудникам HR для оформления стажировки.
К концу октября у меня и двух моих русских подруг, закончивших бакалавриат трёх Московских универов – МГУ, МГИМО и Вышки, – было по сотне подач и по столько же отказов.
Мой любимый отказ пришёл мне ровно через 7 минут после подачи с формулировкой «After careful consideration of your application..» («После тщательного изучения вашей подачи . »).
Сейчас, конечно, уже смешно, но тогда мы очень стрессовали. И понимали, что если все-таки пройдём робота, отсеивающего наши подачи, мотивационное письмо должно задеть все струны души читающего HR и заставить его выйти из зоны комфорта и пойти ради нас на более сложный процесс найма.
Оттачивая мастерство написания мотивационных писем, я вынесла для себя несколько ключевых характеристик killer motivation для любой ситуации, будь то вакансия мечты, стажировка, МБА, грант или премия:
Что хочет увидеть в письме читающий? Я ставлю себя на её место: скорее всего, это 25-ая мотивация за час, она просто хочет быстро найти ответы на свои вопросы. Выбираю три ключевых вопроса и начинаю каждый абзац с простого ответа на них. Дальше раскручиваю и дополняю деталями, если будут нужны – пойдёт читать дальше. Нет – легко пробежит по тексту и отфильтрует нужное.
Краткость и ясность дополняют предыдущий пункт. Язык должен быть чистым, без лишних, ничего не несущих за собой слов, без пустых неуместных эпитетов и профессиональных терминов. Читающий мотивацию человек может их не знать или знать лучше, поэтому я стараюсь не грузить его дополнительной работой по пониманию того, что же я имела ввиду. Красивые фразы дополняют текст, но не служат его стержнем. На мой личный вкус, красоту нужно добавлять там, где горят глаза. А это в следующем пункте.
Когда написан сухой каркас мотивации, я добавляю эмоций. Они нужны в тех частях, которые меня драйвят и ради которых я хочу новую работу/попасть на событие/инвестировать год жизни в получение МБА. Эти дополнения должны быть естественными и настоящими, не фальшивыми универсальным фразами.
Я часто пишу про мои долгосрочные цели, про мои ценности или убеждения, подтверждая это опытом или примерами из жизни. Например, подаваясь на событие для женщин-лидеров, можно рассказать про блог с этой тематикой или случай, который особенно поразил и побудил что-то изменить. Прогресс и результат не важны в этой части, тут важны намерение и ваша человечность и честность.
Я воспринимаю мотивацию как первое свидание. Моя задача – очаровать (пункт 3), при этом показав достаточную очарованность собеседником (компанией/программой). Поэтому я считаю дурными тоном писать не персонифицированное письмо. Здесь речь не про очевидную замену названий и имён, а про настоящую индивидуализацию. Тот, кто будет читать письмо, инвестирует время и силы, даёт шанс автору. Поэтому я всегда стараюсь зацепить чем-то, что свойственно именно этой компании или этой программе. Маленьким фактом, который бьется с моим пунктом 3 и который показывает, что я инвестировала время в понимание бизнеса или задач программы. Например, рассказать про проект компании, получивший премию за достижения в устойчивом развитии (если совпадает с ценностями из пункта 3), или книгу профессора программы, на которую подаюсь.
Самое главное, что в письме не должно быть ничего лишнего и не должно быть белых пятен. Любая информация должна иметь цель нахождения в письме и вписываться в общий нарратив, который должен логично приводить читающего к тому, что вы и компания – идеальная пара по всем параметрам. И даже если не по всем, первая влюбленность у вас точно есть, а с этим уже можно работать.
Наверное, для меня влюбиться в процесс написания мотиваций было способом борьбы со стрессом от отказов и единственным вариантом заставить себя написать 101-ую. Она-то и привела меня на мой первый консалтинговый проект, который и запустил мою карьеру (подробнее об этом проекте, немках и редбуле читайте тут). Во многом благодаря тому первому опыту мне удалось поработать на проектах в Латинской Америке, Африке, Европе, СНГ и Китае, переехать жить в Нидерланды, и сотрудничать с множеством международных организаций, включая ВЭФ и ООН.
Так что, как бы вам ни надоели мотивационные письма, уметь продавать себя в них совершенно незнакомым людям – универсальный навык, который откроет очень много дверей.
Надеюсь, эти советы по крутым мотивационным письмам будут полезны и помугут вам получить работу мечты. Больше о построении карьеры на моём канале в телеграме Девочка в Карьере.
Примеры мотивационных писем: хорошему тексту — хорошее оформление!
На этой странице представлены примеры мотивационных писем с использованием шаблонов MS Word. Используйте готовые макеты, чтобы визуально привлечь внимание читателя вашего письма.
Прежде чем приступить к выбору шаблона и оформлению, подготовьте качественный контент для своего письма. Сильное мотивационное письмо — это как трейлер нового фильма. Что должен сделать читатель вашего письма? Открыть — прочитать – пригласить на собеседование. Поэтому мотивационное письмо должно быть не только визуально привлекательным, но сообщать только полезную информацию и показывать мотивацию отправителя.
У мотивационного письма для подачи документов в Вуз, заявки на стажировку или на участие в конкурсе на замещение вакансии в компанию – есть две цели:
Первая цель – убедить специалистов по подбору персонала, почему вы заинтересованы в работе именно в этой компании или в обучении именно в этом Вузе, т. е. показать свою мотивацию.
Вторая цель — объяснить, почему вы им подходите.
Прочитайте статью «Мотивационное письмо VS Сопроводительное письмо», чтобы научиться писать профессиональные деловые письма. Вы сможете ознакомиться со структурой и планом написания, прочитать больше примеров мотивационных писем для разных позиций, узнать главные правила и секреты электронной переписки с HR-менеджерами.
Как оформить мотивационное письмо: 8 лайфхаков
№1. Добавьте заголовок и подзаголовок
Заголовком может быть название позиции/вакансии, а подзаголовком — название ВУЗа/компании/отдела/направления/специализации.
№2. Используйте семейства шрифтов без засечек
Вы можете выбрать Times New Roman, Arial, Verdana, Tahoma, Open Sans, Roboto, PT Serif, Arimo. Для написания основного текста выберите 10-12-й размер шрифта (кегль), поля — 2, 5 см, 1,5 интервал, чёрный цвет. Для написания заголовков и подзаголовков подойдут декоративные шрифты и 16-20 размер шрифта.
№3. Разделите текст на абзацы и не делайте большое количество абзацев
Без абзацев письмо будет выглядеть как набор бессвязных предложений. Поэтому после написания текста – разделите его на абзацы. Абзац – связный фрагмент текста, состоящий из одного или нескольких предложений, который сообщает одну мысль. Абзацы создают ощущение порядка и легкого чтения. Текст письма, разделенный на абзацы, выглядит простым и упорядоченным. Они помогают ориентироваться в тексте. Это хороший способ управлять вниманием читателя: небольшой текст читать проще и быстрее. Поэтому вместо 7-9 абзацев на одной странице лучше разместить 3-4.
№4. Не делайте абзацы одинаковой длины
Если в почти в каждом абзаце у вас собирается слишком много информации — это первый признак потока сознания (естественный поток мыслей — это плохо для мотивационного письма). Сделайте абзацы разной длины. Например, можно расположить абзацы по длине в такой последовательности: короткий — средний — длинный — средний — короткий. Акцент на важной информации сделайте в самом коротком абзаце в верхней или нижней части листа.
№5. Правильно оформляйте абзацы в тексте
Выделяйте абзацы либо красной строкой, либо вертикальным отступом (пробелом), но не одним и другим одновременно. В представленных примерах мотивационных писем все абзацы в тексте выделены только с помощью красной строки.
№6. Структурируйте перечень
Оформить перечень научных работы и публикаций можно с помощью маркированного списка с тире (-) или наборным знаком: точка, квадрат, ромб, звездочка и т. д. Например,
Не используйте нумерованные списки. Цифры усложняют восприятие текста. Например,
№7. Не используйте Caps Lock
Слова, напечатанные только заглавными буквами (например, МОТИВАЦИОННОЕ ПИСЬМО ) — грубое нарушение правил делового письма и электронной переписки. Поэтому никогда и нигде не пишите так.
№8. Разместите в верхней части письма логотип
Загрузите в файл фото логотипа ВУЗа или компании, в которую хотите отправить документы или резюме. Таким образом вы продемонстрируете свою мотивацию на порядок выше остальных кандидатов.
Примеры мотивационных писем
Для просмотра мотивационного письма кликните на изображение и выберите в крайнем нижнем углу экрана «Посмотреть в полном размере».
Мотивационное письмо на работу
Есть не так много способов рассказать рекрутеру о своих достоинствах. Во время собеседования или составления резюме хочется представить себя с максимально выгодной стороны. Офисный стиль и лаконичность официальных бумаг не позволяют соискателю в полной мере разговориться и донести до потенциального работодателя, что он – именно тот человек, который тому нужен. Поэтому сложилось удобная практика предоставления нанимателю мотивационного письма в ответ на предложение о вакансии.
Какие моменты необходимо затронуть в письме
Эпистолярный жанр нисколько не интересен сотруднику кадровой службы. Представитель работодателя должен увидеть цепляющие профессиональные моменты. Поэтому обращенный к нему письменный рассказ о себе должен быть максимально ориентирован на интересы предприятия. То есть, содержание письма должно так или иначе перекликаться с интересом работодателя и быть релевантным политике компании.
Рекомендуется заранее изучить все об опубликованной вакансии, а также о других аналогичных предложениях компании. В процессе этого обязательно раскроются предпочтение работодателя, найдутся ответы на следующие вопросы: какого сотрудника он хотел бы видеть? Какой возраст предпочтителен? Насколько обязательно профильное образование и стаж?
Анализ предлагаемой работы определит ее преимущества и для соискателей, и для работодателя.
Аналитический подход к особенностям работы кадровой службы предполагает также знакомство со статистикой увольнений. Она может рассказать много о работодателе. Необходимо раскрыть следующие вопросы:
- Кого чаще всего увольняют?
- Есть ли шансы удержаться в должности без законченного высшего образования?
- Что является причиной увольнение для мужчин?
- Что является причиной увольнения для женщин?
Ответы на все эти вопросы создадут объективную картину будущего работодателя. У соискателя появится возможность систематизировать свои данные и соотнести их с тем, что хочет видеть работодатель.
Теперь останется изложить личные сведения так, чтобы они были максимально интересные сотруднику кадрового отдела. Любое мотивационное письмо можно подогнать под объявление о вакансии, если представление о ней сложилось максимально полным.
Мотивационное письмо: примерное содержание
Каждое письменное сообщение должно начинаться с обращения и приветствия. Безликая фраза «Я обращаюсь по поводу вакансии» сразу же оттолкнет рекрутера. Объявления о вакансиях, зачастую, размещают конкретные люди. Как правило, контактная информация сообщается внизу объявления. И в этом случае для кадровика прозвучит настоящим комплиментом обращение к нему по имени-отчеству.
Еще Карнеги учил, что «лучшая музыка для человека — его собственное имя». Персонифицированное обращение невольно сблизит с представителем работодателя.
Дальнейшее содержание письма может включать следующие пункты:
- Лаконичные личные сведения о себе. Здесь опять-таки не стоит ограничиваться указанием фамилии и инициалов. Надо остаться реальным человеком для кадровика. Поэтому о себе нужно заявить полностью: фамилия, имя, отчество. В этом же пункте указывается профессия. Это стратегический момент: назвать профессию непосредственно рядом со своим именем. Соискатель тем самым уже сольется со своей будущей работой.
- В следующем пункте указывается цель обращения. Она должна быть сформулирована максимально четко: направляю резюме на вакансию.
- Затем описывается собственная профессиональная подготовка, уровень образования и степень квалификации (если она есть). Большой ошибкой является копирование этого пункта из резюме. Там соискатель уже указал, что он трудолюбив и исполнителен. Данный пункт дает возможность ему сделать комплимент самому себе, но обязательно с учетом общего контекста. Бессмысленно рассказывать, какой соискатель веселый и коммуникабельный человек. Но такое качество, как скрупулезная приверженность к порядку, обязательно будет оценено. Не существует списка универсальных качеств, которые было бы уместно перечислить. Но есть важный ориентир — желаемая должность. Хвалить себя можно только в направлении будущей профессии, убеждая кадровика, что вы подходите к ней.
- Далее должно следовать сообщение о личной заинтересованности работой. Соискатель может одной фразой объединить себя с будущим работодателем, если уточнит, что он не рассматривает все предложения подряд. Его заинтересовало именно это объявление о вакансии. Из последнего пункта кадровик должен вынести четкое убеждение, что перед ним человек, который не случайно оказался на собеседовании, а целенаправленно.
- Заключительный пункт письма содержит сообщение о том, что кандидатура соискателя идеально подходит потенциальному работодателю именно для исполнения специфических трудовых функций. Как убедить в этом кадровика? Заинтересованность потенциального работодателя можно обеспечить, сообщив ему следующее: «Я смогу привести компанию к европейскому рынку…», «Я знаю, как увеличить объем продаж…», «У меня есть возможность привлекать крупных инвесторов в компанию…»
- Закончить письмо необходимо словами благодарности за потраченное время на ознакомление.
Принципиальным моментом будет указание личных данных: четко и в полном объеме. Это вовсе не мелочь. Известны печальные факты, когда рекрутер действительно был впечатлен мотивационным письмом. Однако, соискатель проявил непростительную несобранность и не указал контактный телефон. Весь смысл обращения по поводу вакансии утратился.
Пример мотивационного письма
Уважаемая Маргарита Павловна.
Я, Алексеева Наталья Николаевна, ознакомилась с описываемой вакансией на портале hh.ru. Фирма, которую вы представляете, имеет репутацию лидера в своем сегменте.
Могу с полной уверенностью констатировать, что мой профессиональный опыт и личные качества подходят к этой вакансии. Я достаточно компетентна в данной области и выражаю уверенность, что мои личные и профессиональные устремления полностью совпадают с направлениями деятельности вашей фирмы.
В своей работе я ориентирована только на положительный результат. Глубокое знание рынка инвестиционных услуг помогло мне утвердиться на прежнем месте работы, откуда я ушла в связи с переменой места жительства. Тема «Технология формирования инвестиционного портфеля компании» ранее была темой моей дипломной работы. Поэтому я выражаю уверенность, что вашей компании пригодятся мой опыт издания.
Думаю, что я смогу привлечь к работе серьезных региональных инвесторов. С удовольствием предоставлю детальные сведения о себе при личной встрече.
Мои контактные данные:
С уважением, Наталья Николаевна.
Сопроводительное письмо: как передать работодателю
Как правило, мотивационное письмо на работу отправляется по электронной почте вместе с вакансией. Допускается вручение письма рекрутеру при личном посещении в офисе компании. В этом случае необходимо будет поставить отметку о вручении на одном из экземпляров (их должно быть 2).
Следует понимать, что на сообщение о вакансии надо реагировать мгновенно. Топовые предложения никогда не размещаются надолго. Рынок вакансий развивается и постоянно меняется. Желающих получить хорошую работу больше, чем собственно вакансий.
Мотивационное письмо: типичные ошибки
Существует статистика, согласно которой только 10% из всей сопроводительной документации рассматривается работодателем. Тем не менее, шанс на то, что сотрудник кадровой службы ознакомится с письмом, есть. Поэтому оно должно быть составлено максимально тщательно.
Помимо профильных сведений о стаже и об образовании, мотивационное письмо расскажет рекрутеру очень много. Например, оно сообщит об умении или о неумении связно излагать мысли. Кроме того, из письма очевидным становится степень владения письменной речью.
Орфографические и грамматические ошибки категорически не допускаются в таком документе. Это верный способ оттолкнуть сотрудника кадровой службы. Скорее всего, письмо тут же будет предано забвению.
Типичной ошибкой является перечень прежних неудач. Совершенно незачем рассказывать, как долго и мучительно идут поиски работы. Наоборот, соискатель должен представить образ человека, уверенного в себе и своих успехах.
Предпочтительная лексика: я знаю, я умею, я уверен, я справлюсь. Любой рассказ о своих огорчениях при прежних отказах только создаст неблагоприятное впечатление о соискателе.
О том, насколько велико значение мотивационного письма, говорит тот факт, что, согласно современному законодательству, оно должно храниться в течение 5 лет на предприятии. Причем, согласно приказу № 558 от 2010 года по Министерству Культуры РФ, работодатель обязан обеспечить сохранность переписки и с принятыми сотрудниками, и с непринятыми. Любая кадровая документация в случае реорганизации или ликвидации компании должна передаваться впоследствии в архив.