Образец и пример пояснительной записки

Образец и пример пояснительной записки

Как написать пояснительную записку – образец, примеры содержания

Что такое пояснительная записка, правила ее написания

Как написать пояснительную записку (образец, примеры содержания)?

Пояснительная записка — это документ, позволяющий получить общие сведения об исследовательском проекте, бухгалтерской, налоговой и прочей документации.

Содержание пояснительной записки зависит от документа, к которому она прилагается.

Начнем с общих правил написания, а затем, расскажем о специальных требованиях для специальных случаев.

Законодательство не содержит жестких требований к написанию пояснительных записок, но это не значит, что нужно игнорировать общие правила работы с деловыми документами.

Пояснительная записка всегда составляется в письменной форме, но обычно печатается на стандартном листе формата А4. Документ может включать в себя несколько страниц, которые переплетаются прозрачной обложкой. Страницы записки нумеруются: нумерация начинается с титульного листа (но на нем не проставляется), номер указывается по центру нижнего поля каждой страницы.

Текстовое содержание пояснительной записки делится на ряд структурных элементов, в число которых входят разделы, подразделы, пункты, подпункты и перечни.

При написании пояснительной записки важно следить за соблюдением официально-делового стиля повествования. Необходимо, чтобы информация в документе излагалась однозначно, кратко, четко и лаконично.

Использованная в тексте терминология и аббревиатура должны строго соответствовать установленным стандартам.

Допускается оформление приложений к пояснительной записке. Обычно в приложения выносят сведения о содержащихся в пояснительной записке таблицах, схемах, чертежах и графиках. Также приложение может содержать обоснования, методики, расчеты и список дополнительных бумаг, использованных при разработке документа.

Правила написания служебной записки мы рассматривали в отдельной статье.

Пояснительная записка к дипломному проекту. Оформление по ГОСТу

Учебные учреждения обычно издают свои методические рекомендации по написанию дипломов и пояснительных записок к ним, поэтому учащиеся могут также найти пример пояснительной записки и иную справочную информацию по этому поводу в библиотеке образовательной организации.

Типовая пояснительная записка к дипломной работе имеет следующую структуру:

  • титульный лист, где зафиксированы основные сведения о наименовании проекта и его исполнителе;
  • задание, которое исполнитель получает от научного руководителя;
  • аннотация с кратким изложением разделов исследовательской работы;
  • оглавление с постраничной разметкой;
  • перечень обозначений и сокращений;
  • введение, где исполнитель работы приводит краткий обзор рассматриваемого вопроса;
  • основная часть работы с анализом ключевых понятий;
  • заключение с выводами по исследованию;
  • список использованных источников;
  • приложения, где содержатся таблицы, чертежи, графики или схемы.

Что должно быть написано в рецензии на дипломную работу, читайте в отдельной статье.

Пояснительная записка в налоговую службу

В ряде случаев налогоплательщикам требуется составлять пояснительные записки к документации по налоговой отчетности.

К примеру, налоговые органы могут потребовать ответственных сотрудников юридического лица составить записку об убытках в налоговой отчетности.

В такой пояснительной записке сотрудник должен будет указать:

  • наименование подразделения налоговой службы, в которое адресована записка;
  • ИНН юридического лица;
  • реквизиты требования, ставшего основанием для составления записки;
  • реквизиты документа, по которому предоставляются пояснения;
  • показатели расходов и доходов организации;
  • убытки и затраты;
  • сведения о расхождениях между бухгалтерским и налоговым учетом.

Как ИП сдать отчетность через интернет, мы рассказывали в статье.

Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу

В соответствии с приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н, сотрудники бухгалтерии составляют бухгалтерский баланс, отчет о прибыли и убытках с пояснительной запиской для сдачи бухгалтерской отчетности.

Подробнее о пояснительной записке к балансу мы писали в статье

Пояснения к отчетным документам должны полностью раскрывать все сведения, касающиеся политики организации, необходимые для оценки ее финансового положения и результатов деятельности.

В пояснительной записке бухгалтер фиксирует сведения о наличии в течение отчетного периода:

  • нематериальных активов;
  • основных средств;
  • финансовых вложений;
  • выпущенных акций;
  • затрат и прибыли;
  • дебиторской и кредиторской задолженности.

Таким образом, каждая пояснительная записка (к дипломному проекту, в налоговую службу, к бухгалтерскому балансу) имеет свою специфику в зависимости от ее получателя и цели составления.

Как правильно писать пояснительную записку образец

К сожалению, наша школьная система далека от идеала, и на уроках наших детей мало подготавливают к бюрократическим преградам, которые могут возникнуть в будущем. В первую очередь имеется в виду грамотное оформление документов. Например, в студенческие годы у многих при подготовке диплома немало времени уходит на подготовку пояснительной записки к проекту. Причем, часть молодых людей имеют очень смутные представления о том, что такое пояснительная записка, не говоря уже о тонкостях ее оформления. И необязательно быть бухгалтером или сотрудничать с налоговой службой, чтобы знать назначение этого документа с ним большинстве случаев приходится иметь дело во время обучения в учебных заведениях.

Как правильно написать пояснительную записку: образец и пример содержания

Если ввести в гугле как правильно написать пояснительную записку образец, то на ваш запрос система выдаст отличающиеся друг от друга варианты, и это неудивительно, ведь пояснительная записка может быть к разным документам:

  • к дипломной работе
  • в налоговую службу
  • к бухгалтерскому балансу

Правила составления пояснительной записки

Есть некоторые общие правила и рекомендации для всех трех вариантов, но и спецификой для каждого отдельного случая пренебрегать нельзя. Образец пояснительной записки к дипломной работе начинается с титульного листа, а основное содержание будет изложено на последующих страницах. Обязательными атрибутами «титулки» являются ФИО автора работы и его руководителя, название проекта. На следующих страницах следуют оглавление, аннотация, формулировка заданий работы, непосредственно текст и рабочие расчеты, выводы, пронумерованный список литературы, также в качестве приложений могут быть прикреплены чертежи, схемы, таблицы и т.п. Все это предоставляется в стандартизованном печатном виде.

Теперь рассмотрим образец пояснительной записки в налоговую службу. Такой тип документа оформляется от имени юридического лица в случае прямого запроса государственного органа.

Образец заполнения пояснительной записки кардинально отличается от предыдущего случая, ведь будет нести в себе другие ведомости:

  • название конкретного отделения налоговой службы, которое и направило запрос о предоставлении пояснительной записки;
  • реквизиты письма от налоговой и реквизиты ответчика (ИНН юридического лица);
  • данные по конкретному документу (указывается в том же письме от налоговой, в большинстве случаев это отчет за отдельный период года);
  • финансовые показатели (доходы/расходы, баланс на конкретную запрашиваемую дату);
  • общие сведения касательно расхождений в налоговом учете и бухгалтерском аудите.

Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу предприятия за отчетный период должна содержать в себе ряд важных сведений, одна с главных ролей отводится цифрам.

Весь перечень выглядит так:
— основные средства
— нематериальные активы, имеющиеся на балансе
— прибыль и убытки
— финансовые вложения
— дебиторские и кредиторские задолженности
— наличие выпущенных акций

Этот тип официальных бумаг составляется на предприятиях ежемесячно, ежеквартально и ежегодно. Или же в других специфических случаях.

Как правильно оформлять

Опытные бухгалтеры знают, как правильно написать пояснительную записку, образец этого документа и алгоритм его заполнения отложен в их голове где-то аккурат рядом с табличкой умножения. Выше мы разобрали образцы трех разных пояснительных записок, они имеют специфические особенности, ведь должны осуществить разные функции. Но есть также и идентичные тонкости заполнения. В любом случае необходимо придерживаться официально-делового стиля, ведь этот документ относится к разделу деловой переписки и неточности в заполнении чреваты последствиями. Также внимание нужно уделить оформлению титульного листа и нумерации страниц, оформлению приложений. Документ должен полностью раскрыть суть предоставляемой вами информации.

Пояснительная записка

Для оформления текста пояснительной записки рекомендуется использовать специальный шаблон. Для аккуратности и единообразия лучше воспользоваться созданными в шаблоне стилями.

Примерное содержание пояснительной записки должно быть указано у Вас в техническом задании (пример ТЗ). Оно содержит основные главы, которые должны быть отражены в теле записки.

Объем пояснительной записки (не считая таблиц, рисунков, списока литературы и оглавления) не должен превышать: для бакалавров — 30 стр., для магистров — 80 стр.

Примерно пояснительную записку можно составить из таких глав:

Введение — (1-2 стр.)

Содержит общую информацию к пояснительной записке и к теме дипломной работы. Обычно во введении пишут вначале о пользе задачи в широком смысле (например, о пользе операционных микроскопов или о пользе автоматизации выпуска конструкторской документации), затем о пользе более узкой задачи (например, о пользе высокоачественных объективов, или о пользе автоматизированного выпуска чертежей оправ, и т.д.). Затем коротко рассказывается о задаче дипломной работы и ее целях.

1. Обзор литературы и постановка задачи (название смысловое, например, «Методы контроля оптики»)

Глава должна содержать обзор литературы и вытекающую из обзора постановку задачи. Основной объем занимает обзор литературы. Здесь могут рассматриваться теоретические основы Вашей работы, описываются уже существующие методы (алгоритмы, оптические системы, и.т.д). Затем выводится необходимость выполнения данной работы (1-2 стр): в чем недостатки существующих методов (алгоритмов, оптических систем, и.т.д) и почему необходимо создание нового метода (алгоритма, и т.д.). В конце четко формулируется задача Вашей работы («Таким образом, задачей данной работы является. «)

2. Описание математических моделей и численных методов, используемых в работе
(название смысловое, например, «Расчет. Исследование. «)

Содержит описание математического аппарата и алгоритмов, которые непосредственно будет использоваться в Вашей работе. Или сравнительный анализ неожиданных трудностей в решении задачи и описание их успешного преодоления, проработка стратегии выполнения поставленных задач.

3. Особенности программной реализации

В этом разделе могут быть описаны среда или язык программирования — особенности, какие-то общие положения (не больше 1-2 стр.). Описание структуры данных, описание сценария работы пользователя с программой. Описание созданного пакета программ, ее внешний вид (можно привести рисунки с внешним видом программы). Диаграммы классов и текст ключевых подпрограмм можно привести в Приложении, а в тексте главы можно на них сослаться.

4. Анализ результатов

В этой главе демонстрируются и анализируются основные достижения, полученные в результате выполнения выпускной квалификационной работы. Примеры работы программы при различных входных данных, можно привести сводные таблицы и графики. Если основной задачей работы былы провести исследование — то приводятся методы и результаты исследования, классификация результатов, табличные сравнительные данные.

5. Экономическая часть (1-3 стр, только для магистров!)

В главе в свободной форме рассматривается экономическая составляющая вашего диплома. Объем главы 1-3 стр. В этой главе можно описать:

  • состояние на рынке, обзор имеющихся конкурентов;
  • стоимость вашей продукции, стоимость продукции конкурентов, имеющиеся аналоги;
  • преполагаемая выгода от внедрения разработки;
  • предполагаемые покупатели (пользователи);
  • затраты на разработку;
  • использвание бесплатного и/или лицензионного ПО в разработке.

Заключение (1-2 стр)

Коротко описывается результат работы, можно перечислить решенные задачи. Фактически это краткое повторение постановки задачи, подтверждение что все что было запланировано — выполнено. Далее обычно пишут где можно использовать результаты данной работы. И в заключение можно написать о том как планируется в будующем дополнить и расширить работу (это особенно важно для бакалавров — как планы на магистерскую работу).

Список литературы

Приложения

Не обязательный пункт. Здесь содержатся различные громоздкие таблицы, типовые результаты работы программы (например, значащие результаты указываются в гл. 5, а остальные — в Приложении). Алгоритмы, диаграммы классов, текст программы.

Примеры пояснительных записок, выполненных для дипломных работ по профилям:

Пояснительная записка проектной работы

Пояснительная записка проектной работы является необязательным элементом проектной работы, в котором отражается ход ее выполнения и полученные результаты.

Пояснительная записка проектной работы

Пояснительная записка проектной работы

Особенности подготовки пояснительной записки

Подготовка пояснительной записки имеет ряд особенностей:

  1. Оформление пояснительной записки может быть:
    • в таблице – в таком случае каждый элемент пояснительной записки располагается в необходимой строке таблицы;
    • обычный текст – пояснительная записка оформляется как обычный текст, в котором каждый абзац является новым элементом пояснительной записки.
  2. Пояснительная записка подготавливается по окончанию выполнения проектной работы, в связи с тем, что в ней должны указываться полученные результаты выполнения проектной работы.
  3. Объем пояснительной записки не должен превышать 2 страниц, в общий объем проектной работы она не включается, нумерация на ней не ставится, размещается пояснительная записка перед содержанием (оглавлением).

Структура пояснительной записки

Структура пояснительной записки включает в себя как обязательные элементы, так и необязательные.

К обязательным элементам пояснительной записки относятся:

  1. Исходный замысел проекта – необходимо описать важность изучения выбранной темы, указать, почему была выбрана именно эта тема, ее актуальность на сегодняшний день (берется из введения проектной работы).
  2. Цель проекта – указывается цель, которая будет достигнута по итогу выполнения проектной работы (берется из введения проектной работы).
  3. Назначение проекта – указать практическое значение проектной работы, какими будут ее итоги.
  4. Ход выполнения проекта – описать этапы работы над проектом, что именно было сделано на каждом из этапов.

Этапы выполнения проектной работы подразделяются на:

  • подготовительный этап – является начальным этапом, на котором необходимо выбрать тему, составить план;
  • аналитический этап – на данном этапе определяются источники информации, необходимые для выполнения проекта, подготавливается сама проектная работа, как теоретическая, так и практическая (исследовательская) главы (необходимо указать, что именно было сделано в ходе выполнения проектной работы, например, проанализированы различные точки зрения по теме исследования, проведено экспериментальное исследование влияния ароматических веществ на эмоциональное состояние человека, разработаны рекомендации по использованию аромалампы в домашних условиях);
  • заключительный этап – является последним этапом выполнения работы, на котором осуществляется защита проекта.

Необязательные элементы пояснительной записки проектной работы:

  1. Название проекта – указывается тема проектной работы.
  2. Эффект от реализации проекта – перечисляется, что было сделано в ходе выполнения практической части проектной работы, например, расширены знания одноклассников, проведены опыты, подготовлен и распространен буклет, посвященный чему-либо и т.д.
  3. Список использованных источников – приводится либо список использованной в ходе выполнения проекта литературы, либо количество источников, например, 2 книги, 10 статей, 3 интернет-источника.

Отличие пояснительной записки от паспорта проектной работы и аннотации

Пояснительная записка не является паспортом проектной работы и аннотацией, это отдельный структурный элемент, ее отличительной особенностью является:

  • различные структурные элементы;
  • объем пояснительной записки, он не должен превышать 1 страницы.

Одновременно пояснительная записка, аннотация и паспорт проектной работы в проекте не подготавливаются. Данные документы не являются взаимозаменяемыми, если в требованиях (положении по написанию проекта) указано, что необходимо подготовить пояснительную записку, следует подготавливать именно ее.

Пример пояснительной записки

Пример пояснительной записки проектной работы приведен ниже.

Пример пояснительной записки проектной работы

Пример пояснительной записки проектной работы

Каждая работа вывполняется индивидуально, поэтому данный пример пояснительной записки следует использовать только в качестве примера.

Ошибки подготовки пояснительной записки

При подготовке пояснительной записки, как и при подготовке любого другого раздела проектной работы, можно допустить ряд ошибок:

Читайте также  Условия применения профстандарта юриста
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector