Образец акта об отсутствии документов, вложений

Образец акта об отсутствии документов, вложений

Акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении

Акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении составляют, чтобы зафиксировать отсутствие документации, которая обозначена в описи, но не найдена при распаковке конверта. Это действие обезопасит организацию от обвинений в утере важных документов. Как оформить такой акт, что в нем нужно указать, расскажем в публикации.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Чем грозит несоставление акта?

Если такой документ не составить, то компании-получателю будет трудно доказать, что документов в письме не было, и виновным в пропаже могут счесть получателя. Поэтому составить акт нужно незамедлительно, также важно отправить один экземпляр отправителю письма.

Если секретарь или другой работник принял письмо и не составил акт об отсутствии вложений, то ему грозит дисциплинарное взыскание по ст. 193 ТК РФ. При утере первичной документации или налоговой штрафы могут наложить и на саму компанию ФНС или иные контролирующие ведомства.

Порядок действий при обнаружении отсутствия вложений в письме

При обнаружении такого факта в почтовом отделении необходимо составить акт в присутствии работников учреждения. Свидетели должны будут расписаться в документе. Один из экземпляров нужно будет оставить в почтовом отделении. Если письмо было доставлено в компанию курьером и конверт был вскрыт при нем, то один экземпляр нужно будет вручить ему.

Чаще всего вскрытие письма происходит уже в организации. В этом случае свидетелями выступят сотрудники компании, присутствовавшие при открытии конверта.

Внимание! Один из экземпляров акта отправляют компании-отправителю.

Как составить акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении

Унифицированной формы такого документа законодательством не предусмотрено, поэтому составить его можно по своему усмотрению. Нужно избегать в тексте документа разговорных слов и выражений. Используют официально-деловой стиль речи.

В акте нужно указать следующую информацию:

  1. Наименование организации и ее реквизиты. Если акт формируют на фирменном бланке компании, то эти данные уже будут включены в текст автоматически.
  2. Наименование документа («Акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении», «Акт о несоответствии вложения представленной описи» и т.п.).
  3. Место и дату составления акта.
  4. Суть произошедшего. Нужно написать, в какое время, когда и где было получено почтовое отправление, кто вскрыл конверт и заметил несоответствие описи.
  5. В чем заключается несоответствие: каких документов не хватает, нарушена ли целостность пакета/конверта.
  6. Сведения о свидетелях.
  7. Количество экземпляров акта, для кого они предназначены.

Акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении. Часть 1

В акте должны расписаться лица, которые присутствовали при вскрытии письма, указанные свидетели, почтовые работники и т.д.

Акт об отсутствии документов

Форма об утере документов заполняется каждый раз при обнаружении кражи, порчи или утраты бумаг. Используют ее и когда в корреспонденции отсутствуют заявленные вложения. Тогда оформляется акт об отсутствии почтовых вложений. Подписывается документ двумя свидетелями, не считая того, кто составляет свидетельство об утрате.

При обнаружении пропажи документов в организации

Если вскрылся факт нехватки дополнений к заключенному договору или любой другой документации, информация доводится до сведения руководства и контрагентов. Составляется акт об отсутствии приложения. Служащий, который заметил пропажу бумаг, обязан написать докладную или служебную записку на имя руководителя, в которой указать, какие сведения утеряны и при каких обстоятельствах обнаружилась потеря.

Приказом директора назначается комиссия для расследования фактов утраты. В процессе разбирательства собираются докладные и письменные объяснения со всех должностных лиц, участвующих в использовании, формировании и хранении недостающих документов. По завершении составляется заключение, которое является результатом проведенного расследования. Оно подписывается всеми лицами, принимавшими участие со стороны нанимателя. Законом не утверждена форма бланка, поэтому он составляется в свободной форме. Обязательны для внесения:

  • сведения о составе комиссии (должность, Ф.И.О.);
  • основание для образования комиссии;
  • выясненные причины пропажи;
  • выводы и предложения по недопущению подобного в дальнейшем;
  • подписи всех лиц, участвовавших в процессе.

Общество с ограниченной ответственностью «ПрофИнвест»

об утрате документов

г. Москва«28» октября 2019 г.

По итогам служебного расследования комиссия в составе заместителя генерального директора Петрова А.А. (председатель комиссии), главного бухгалтера Ивановой А.А., начальника отдела кадров Сидоровой А.А. установила следующее:

23.10.2019 вследствие возгорания внутренней проводки в помещении отдела бухгалтерии произошел пожар, что подтверждено справкой районного отдела МЧС № 2345 от 24.10.2019.

В результате утрачены оригиналы документов — накладные за 2018, 2019 гг. в количестве 123 шт.

Председатель комиссии Петров Петров А.А.

Иванова Иванова А.А.

Сидорова Сидорова А.А.

С актом ознакомлены:

Бухгалтер по учету Коробова Коробова А.А.

В почтовом отправлении

Если количество вложений не соответствует описи письма, это фиксируется на бумаге. В акт об отсутствии вложений в письме заносится информация о свидетелях. Так подтверждают факт отсутствия вложений. Иначе сложно доказать, что описанное — правда. Указывается фактический состав письма и подписывается всеми присутствующими лицами.

Если письмо получено физическим лицом на почте, бумага составляется в присутствии работников почтового отделения, и один экземпляр остается у них. Если отправление было доставлено в компанию курьером, секретарь вручает ему один экземпляр свидетельства об утрате.

о несоответствии вложения представленной описи

г. Москва«28» октября 2019 г.

28 октября 2019 г. в 10 ч 20 мин в почтовом отделении связи № 123456, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Тверская, д. 1, мной, Петровой А.А., секретарем ООО «Стройальянс», было получено отправление № 123456789 от 25.10.2019 с описью вложения от ООО «Инвест».

В соответствии с прилагаемой описью, в пакете должно было находиться два документа:

  1. Протокол разногласий к Договору № 123 от 01.10.2019.
  2. Акт сверки за 2019 г.

Однако, конверт был вскрыт и содержал один документ (акт сверки за 2019 г.).

Настоящий акт составлен о том, что вложение в ценное письмо № 123456789 от 28.10.2019 не соответствует прилагаемой описи, в нем отсутствует протокол разногласий к Договору № 123 от 01.10.2019.

Акт составлен в трех экземплярах.

Один экземпляр направлен отправителю ООО «Инвест», второй экземпляр передан специалисту почтового отделения Ивановой А.А.

Секретарь Петрова Петрова А.А.

Специалист почтового отделения

Иванова Иванова А.А.

В суде

Работники суда составляют акт в двух экземплярах, если при получении почтового отправления было выявлено нарушение целостности письма или если вложение не соответствует описи отправления.

В бумаге обязательно указывается, что акт об отсутствии документов составили в суде, наименование суда, место составления, кем подготовлена бумага и в присутствии кого. Фиксируется вид отправления (письмо, бандероль, посылка) и документ, которого не хватает.

Один экземпляр направляется отравителю с просьбой дать ответ об отсутствии вложения и предоставить недостающие сведения. Информация заносится в журнал входящей и исходящей корреспонденции.

Басманный районный суд города Москвы

об отсутствии документов или других вложений в почтовых

отправлениях (документов, поданных в электронном виде)

г. Москва«28» октября 2019 г.

В Басманный районный суд города Москвы поступило отправление № 1000000000 от 01.10.2019.

При поступлении почтового отправления установлено:

  1. Целостность бумажного пакета, перевязанного шпагатом, полностью нарушена. Новое пакетирование произведено почтовым отделением.
  2. Почтовое отправление № 10000000000 от 01.10.2019, состоящее из апелляционной жалобы, поступило без вложения.

Настоящий акт составлен в 3 экземплярах.

Специалист 2 разряда Петрова Петрова А.А.

Секретарь Иванова Иванова А.А.

Секретарь Сидорова Сидорова А.А.

Обязательные реквизиты

При составлении подобных документов рекомендуется использовать фирменные бланки, содержащие необходимые реквизиты:

  • название предприятия и его реквизиты;
  • место составления и дата;
  • название;
  • текст;
  • ссылка на приложения (если есть);
  • подпись лица, составившего документ, и участвовавших в оформлении.

Ответственность

Если секретарь принял корреспонденцию, но не составил акт об отсутствии документов в почтовом отправлении, или работник потерял, испортил документы организации, руководитель запрашивает объяснительную по произошедшей ситуации, на основании которой принимает решение о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). При потере первичной документации и налоговой отчетности руководство организации рискует столкнуться с санкциями со стороны налоговых органов, поэтому заинтересовано предпринять все меры по восстановлению утраченных бумаг и предотвратить повторение подобной ситуации.

Как составить акт об отсутствии документов

Если при вскрытии корреспонденции оказалось, что в ней нет нужного количества страниц, приложений или вложений, составляется акт об отсутствии документов в почтовом отправлении в обязательном порядке. Если приложения и вложения есть, но не те, которые указаны в корреспонденции, составляется акт об отсутствии вложений в письме или приложений. В противном случае сложнее доказать неполучение указанных в письмах бланков, доказательств и и. д.

В компании: если пропажа обнаружилась при передаче дел или не хватает документов в личном деле

В таком случае в соответствующем бланке обязательно указывается, чего недостает в личном деле, создается комиссия или назначается ответственное лицо для удостоверения этого факта. При передаче дел делается соответствующая отметка с обязательной подписью участвующих лиц. Необходимо сразу же уведомить руководство об утрате или недостаче. При выборе реквизитов стоит руководствоваться официально утвержденными инструкциями государственных органов. Организация вправе разработать собственный порядок удостоверения. Подписи и постановка дат обязательны.

При вскрытии почтового отправления с описью, в том числе в суде

В судебных органах действуют специальные инструкции о делопроизводстве, например, утвержденные Приказом ВАС РФ № 7 от 26.03.1996 (для арбитражных судов) или Приказом Судебного департамента при ВС РФ 17.04.2017 № 7 (для районных судов). Если акт об отсутствии документов составили в суде, в нем указывают ответственного сотрудника, отсутствующие страницы, приложения, вложения, исходящий номер и дату поступления корреспонденции.

Разработан образец и для нотариата. Он является приложением к Правилам нотариального делопроизводства, утвержденным Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78. Реквизиты, указываемые в нем, практически идентичны тем, что применяются судебными органами. Комиссия в этих случаях не созывается, оформлением занимается конкретный сотрудник. Участники судебного разбирательства специально об этом не извещаются. Но при обнаружении ошибки самостоятельно направляют ответ об отсутствии вложения, приложения, материалов.

Как задокументировать в организации

1. Докладная

Составляется на имя непосредственного руководителя или руководителя организации с указанием:

  • утраченных материалов;
  • обстоятельств утраты или ее обнаружения.
  1. Договор № 34/18 от 12.05.2018, заключенный с ООО «Лето».
  2. Договор №58/18 от 29.07.2018, заключенный с ООО «Зима».

На следующем этапе решения по ситуации принимает руководитель организации.

2. Комиссия

Далее руководством, как правило, создается комиссия для расследования. Следует обратить внимание, что это обязательно, например, при утрате первичной документации, в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухучете, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 № 105. В комиссию включаются начальник отдела, ответственный за сохранность, юрист, представители служб безопасности. Один экземпляр выдается на руки представителю получателя.

3. Документация

По результатам работ комиссии составляются акт об отсутствии почтовых вложений, об утрате, обнаруженной при передаче дел, и т. д. Порядок действий может быть установлен как в федеральном законодательстве, так и в локальных положениях, действующих на конкретном предприятии.

Если в почтовом отправлении отсутствуют документы

Для этого случая в комплектах документации различных ведомств существуют утвержденные образцы. Например, предприятия Росимущества пользуются формой 51-д об обнаружении повреждений, отсутствующих материалов в почтовом отправлении, утвержденной Приказом Росимущества от 22.06.2009 № 178 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом». А предприятия Минпромторга — образцом, данным в Приложении 20 к Приказу Минпромторга России от 28.10.2014 № 2160.

Образец акта об отсутствии в письме документов

Акт об отсутствии вложений в письме — это документ, который фиксирует потерю или недостачу бумаг в почтовом отправлении.

Когда составляют

Вы получили почтовое отправление с описью вложений, но документации там не оказалось. Подготовьте специальный акт об отсутствии документов. А если состав сопроводительной документации не соответствует заявленному, то оформляют протокол о недостаче приложений.

Вот когда составляют акт:

  1. В организации. Если при проверке документации или передаче дел выявили несоответствия. Составьте подробную опись и укажите, каких бумаг не хватает. Создайте комиссию по фиксации недостачи. Если один сотрудник передает дела другому, потребуются свидетели такой передачи. Они подпишут докладную, подтверждающую пропажу (если она есть), затем передадут ее руководству. Обязательно поставьте дату.
  2. В судебных органах. Если акт об отсутствии документов составили в суде, проверьте его содержание. По инструкциям в такой документации указывают потерявшиеся бланки, страницы и вложения, назначают ответственного служащего (Приказ Судебного департамента при ВС РФ №7 от 17.04.2017). Проставьте дату поступления корреспонденции, проверьте исходящий номер. Есть специальный образец и для нотариальных контор (Приказ Минюста №78 от 16.04.2014). Если пропажа обнаружилась у нотариуса, он не формирует отдельную комиссию, а назначает одного ответственного работника, который оформляет протокол о несоответствии.
  3. На почте. Если обнаружили потери вложений в почтовых отправлениях, их фиксируют в специальном акте (Приложения № 20 к Приказу Минпромторга России от 28.10.2014 №2160).

образец акта об отсутствии приложений к письму

Что будет, если не составить

Когда нет протокола о несоответствии, получателю сложно доказать недостачу документации. Если сразу не зафиксировать пропажу бумаг, отправитель сможет сослаться на получателя и признать его виноватым в потере. В таком случае составьте не только протокол, но и ответ об отсутствии вложения к сопроводу на имя отправителя. Отправьте его заказным письмом с уведомлением, чтобы точно удостовериться в получении бумаг.

Секретарю грозит дисциплинарное взыскание, если он принял корреспонденцию, но не составил акт о несоответствии или же сам потерял или испортил сопроводительную документацию. Если утеряны первичные бухгалтерские или налоговые документы, организацию ожидают штрафные санкции от ИФНС или других контролирующих органов.

Как правильно оформить

Унифицированной формы не предусмотрено. Протокол об отсутствии документов в письме готовят на фирменном бланке организации. Вот что указывают в акте:

  • составителя (наименование организации, основные реквизиты);
  • дату и место составления;
  • название документа;
  • подробное содержание и отсылки на вложения;
  • инициалы и подпись составителя (ответственного сотрудника).

Вот шаблон акта об отсутствии документов в почтовом отправлении.

Акт об утрате документов

_________________________ «___»________ ____ г.

(Ф.И.О. работника, должность, структурное подразделение)

в присутствии ____________________________ и _____________________________.

составлен настоящий акт об утрате следующих документов:

(название и реквизиты документа)

(название и реквизиты документа)

(название и реквизиты документа)

Утрата документов обнаружена при следующих обстоятельствах: _______________

Объяснение лица, ответственного за учет и хранение утраченных документов:

Подписи: _____________________ _____________________

Лицо, ответственное за учет и хранение утраченных документов:

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Акт об Отсутствии Документов Или Других Вложений в Почтовых Отправлениях Заполненный Образец

Акт об Отсутствии Документов Или Других Вложений в Почтовых Отправлениях Заполненный Образец

Для ценных почтовых отправлений можно выбрать дополнительную услугу — опись вложения. К письму, посылке или бандероли с описью вложения прикладывается юридически значимое описание содержимого, оформленное на специальном бланке Почты. Обратите внимание, услуга доступна только для пересылки отправлений по России.

Отправитель заполняет бланк, указывая все пересылаемые предметы, их количество и сумму оценки (в полных рублях) для каждого предмета. Для предметов без оценки в графе «Объявленная ценность» ставится прочерк. Исправления не допускаются.

Отправление с описью вложения представляется в почтовое отделение в открытом виде и с заполненным в двух экземплярах бланком описи ф.107.

Если список не укладывается в лист бланка, его продолжают на следующем листе. В таком случае на каждом листе описи нужно указать его номер и общее количество: например, «Лист 1 из 2», «Лист 2 из 2».

При приеме отправления с описью вложения сотрудник Почты России сличает содержимое отправления с описью, после чего ставит печать с датой, индексом отделения и свою подпись.

Один из экземпляров описи вкладывают в отправление, другой возвращают отправителю.

Почтовое отправление с описью вложения перед выдачей может быть вскрыто работником Почты с согласия адресата (уполномоченного представителя). Адресат имеет право отказаться от вскрытия отправления, проставив соответствующую отметку на документах Почты. Если обнаружится, что отправление дошло до адресата не в полном объеме, сотрудник почтового отделения составит соответствующий акт, который будет отправлен в вышестоящую организацию для проведения расследования. Такое расследование проводится в установленные сроки — до 2 месяцев. По его окончании отправителю (или получателю) будет осуществлена выплата возмещения. Акт об Отсутствии Документов Или Других Вложений в Почтовых Отправлениях Образец Заполнения.

Акт о несоответствии описи вложения

Если стандартную форму 51 на почте вам не выдадут, можно воспользоваться своей:

_________________________________________ ___________________________, (должность работника отделения почтовой связи) (фамилия имя, отчество работника) паспорт серия ____ номер __________, выдан (кем и когда) _______________ ________________________________________, зарегистрированного по адресу: __________________________________________________________________,

_________________________________________ ___________________________, (должность работника отделения почтовой связи) (фамилия имя, отчество работника) паспорт серия ____ номер __________, выдан (кем и когда) _______________ ________________________________________, зарегистрированного по адресу: __________________________________________________________________,

вскрыто почтовое отправление ________________________________________________,

__________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________

Вот как выглядит стандартная форма (образец заполнения акта по форме 51 (выдается на почте): act51.pdf Акт об Отсутствии Документов Или Других Вложений в Почтовых Отправлениях Кто Составляет.

Как отправить письмо с описью вложения и уведомлением о вручении

Официальные документы в суд и документы, которые впоследствии могут быть использованы в суде отправляются письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Почта России предлагает отправить множество видов писем: письма первого класса, заказные, с объявленной ценностью…

Для судебных документов используется письмо с объявленной ценностью, уведомлением и описью вложения.

Перед тем как встать в живую очередь для отправки, нужно предварительно заполнить все бланки.

Мы подготовили пример заполнения бланков для отправки письма с апелляционной жалобой в Арбитражный суд от Иванова И. И..

Как заполнить конверт

Если вам повезло и конверты есть в продаже в почтовом отделении, обратите внимание, что нужно купить конверт без марки.

  1. Левый верхний угол
    Данные отправителя. В поля вписываются ФИО отправителя или название компании, а также адрес. При желании можно вписать номер мобильного телефона.
  2. Правый нижний угол
    Данные получателя. В поля вписываются ФИО получателя и почтовый адрес.
  3. Правый верхний угол
    Ценность письма. Цифрами и прописью вписывается ценность письма. Обычно это 1 (один) рубль.

Акт об Отсутствии Документов Или Других Вложений в Почтовых Отправлениях Заполненный Образец

Как заполнить уведомление

На лицевой стороне указываются данные отправителя. Данные человека или организации, которая отправляет письмо.

Как заполнить опись вложения (2 одинаковых экземпляра)

  • Номер документа, причем документы разрешается группировать, как на скане
  • Наименование предметов
    Название документов с указанием номеров и дат
  • Количество предметов
    Количество листов в документе
  • Объявленная ценность
    Чаще всего вписывается 1 рубль
  • Ощий итог предметов и объявленной ценности
    Общее количество отправляемых листов документов, то есть сумма количества листов, указанных выше. Общая ценность 1 рубль.
  • Отправитель
    ФИО или название организации отправителя.
  • Подпись
    Подпись отправителя

На 1 конверт заполняется 2 описи. Одна вкладывается в письмо и уходит получателю. Вторая опись сразу возвращается отправителю после заполнения почтовым работником.

Номер почтового идентификатора вписывает работник почты. Именно по нему вы впоследствии сможете отслеживать движение письма.

Читайте также  Как оплатить ЕНВД через Сбербанк бизнес онлайн
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector