Номенклатура дел отдела кадров: правила

Номенклатура дел отдела кадров: правила

Номенклатура дел отдела кадров на 2021-2022 годы — образец

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел».

Порядок практического исполнения требований закона № 125-ФЗ определяется с учетом положений ряда основополагающих нормативных актов. В их числе:

  • приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (устанавливающий правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов);
  • приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (устанавливающий перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения).

Указанные нормативы распространяются как на частные, так и на государственные и муниципальные организации.

Приказ № 526 можно считать в достаточной мере прогрессивным нормативным актом, поскольку в нем заложены основы учета документов в электронном виде — которые рано или поздно заменят основную часть бумажных.

Подробнее об особенностях организации хранения документов в рамках ЭДО — читайте в специальном материале от экспертов «КонсультантПлюс». К нему можно получить бесплатный пробный доступ.

Что же представляет собой номенклатура? Если следовать определению Минкультуры по приказу № 526, под номенклатурой дел надо понимать некий норматив, обеспечивающий порядок формирования и учета дел в делопроизводстве организации (п. 4.14 Правил, утвержденных приказом № 526). Номенклатура при этом:

  • закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда (п. 4.15 Правил);
  • является основой для составления описей дел, документов с различными сроками хранения, а также учета дел временных (не более 10 лет) сроков хранения (п. 4.16 Правил);
  • разрабатывается на базе типовых, ведомственных и прочих перечней документов с приведением сроков хранения, иных нормативных актов, типовых и примерных номенклатур (п. 4.17 Правил).

Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

  • приказы;
  • договоры;
  • учетные документы;
  • карточки;
  • трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Минкультуры, таким образом, обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Приказ № 526 предписывает организациям составлять номенклатуру по установленной форме (приложение № 25 к данному приказу), и при этом на основании номенклатур структурных подразделений (по приложению № 26).

Сведения по второму документу — как отражающему данные по подразделению, может запросить ГИТ при проверке.

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основным НПА, устанавливающим сроки хранения кадровых документов, можно назвать отмеченный выше перечень типовых документов, утвержденный приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 236.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

  • должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
  • могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
  • могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

  • перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
  • сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

Выше мы отметили, что правила от Минкультуры распространяются в том числе на частные фирмы При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации, таким образом, должен опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

Как следует из формы номенклатуры по приложению № 25 к приказу № 526, утверждается она на предстоящий год. Оптимально утверждение номенклатуры в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

  • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
  • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

Сроки хранения конкретной категории документов берутся из приказа № 236.

Если в данном нормативе сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

Сроки хранения определенных типов документов могут регламентироваться специальными нормативами. Как в случае, например, с бухгалтерской документацией. Подробности узнайте прямо сейчас из экспертного материала, размещенного в системе «КонсультантПлюс». Можно прямо сейчас оформить бесплатный пробный доступ к нему.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения № 26 к приказу № 526, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

О новом профстандарте для руководителя отдела кадров читайте здесь.

Основной элемент формы по приложению № 26 — таблица, в которой отражаются:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество томов (фактически,единиц хранения);
  • сроки хранения и номера статей по перечню;
  • примечания к номенклатуре.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

Структура номенклатуры отдела кадров

Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 26 к приказу № 526 выглядит следующим образом:

  • В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
    • с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
    • какой порядковый номер соответствует конкретному делу.

    Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

    Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

    Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении № 25 к приказу Минкультуры.

    Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 26. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.

    Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).

    Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами от Минкультуры также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.

    Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах от Минкультуры, порядок действий будет следующим.

    Кадровику нужно будет:

    • окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 26, при необходимости откорректировать их;
    • согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
    • дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

    Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:

    • собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 25 к приказу № 526;
    • согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
    • утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

    Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

    В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

    Ознакомиться с практической схемой утверждения номенклатуры дел в организации вы можете в тематическом материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.

    Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2021-2022 годы

    Загрузить образец номенклатуры дел кадровой службы предприятия, актуальный в 2021-2022 годах, вы можете на нашем портале.

    Пример оформления номенклатуры дел юридического отдела смотрите в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

    Итоги

    Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

    Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.

    Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи «Как составить номенклатуру дел в организации».

    Как кадровику подготовить документы для архивного хранения

    Хранение кадровых документов может быть организовано по-разному, но обязанность по такому хранению одинакова для всех, поскольку прямо предусмотрена Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2017; далее — Федеральный закон № 125-ФЗ), в п. 1 ст. 17 которого указано, что организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения.

    Архивное хранение подразумевает:

    • строгий порядок в хранимых документах;

    • грамотный учет, значительно облегчающий использование документов.

    НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ПО АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

    Документы, которые следует использовать при формировании архива:

    • Федеральный закон № 125-ФЗ;

    • Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила);

    • Методические рекомендации по упорядочению управленческих документов постоянного хранения и по личному составу (одобрены решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протоколом от 13.04.2006 № 2);

    • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее — Правила 2015), которые содержат формы:

    – номенклатуры дел (приложение № 26);

    – описи дел по личному составу;

    – акта об уничтожении документов и т. п.

    Пункт 4.12 Правил 2015 устанавливает необходимость составления описей дел по личному составу;

    • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее — Перечень 2010), который устанавливает сроки хранения документов по личному составу.

    СОЗДАНИЕ АРХИВА ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

    Для наглядности мы привели в таблице 1 перечень основных мероприятий, которые нужно провести в конце текущего года и начале следующего календарного года работнику отдела кадров для создания архива документов по личному составу.

    Рассмотрим каждый шаг более подробно.

    ШАГ 1. СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

    Составление номенклатуры дел предусмотрено Основными правилами.

    Кто составляет

    При передаче документов в госархив номенклатуру дел обязаны составлять организации (п. 2 ст. 20 Федерального закона № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил):

    • государственные и муниципальные;

    • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;

    • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

    Примечание. У остальных юридических лиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но необходимо иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в государственный архив (п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.

    Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ), то есть формировать собственные архивы. Создать такой архив, конечно, удобнее сразу по Основным правилам.

    Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юридическому лицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.

    Кто утверждает

    Номенклатура дел — документ, который требует утверждения. На уровне структурного подразделения ее могут утвердить директор по персоналу, начальник отдела кадров или генеральный директор.

    Первая номенклатура дел может быть введена в действие в любое время, а все последующие — с 1 января очередного года. Каждый год номенклатура уточняется и переутверждается вновь. Особенно важно учитывать правильные сроки хранения документов кадровой службы.

    Как определить срок хранения документов

    При определении сроков хранения дел следует применять как ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ, так и Перечень 2010 (таблица 2).

    Ю. Ю. Жижерина, директор по персоналу

    Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 1, 2019.

    Образец номенклатуры дел организации 2020

    Номенклатура дел организации — это классификатор, группирующий по определенным признакам заголовки всех имеющихся на предприятии дел и определяющий их сроки хранения.

    Для чего используют

    Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

    Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

    • группировка имеющихся документов по разным критериям;
    • обеспечение их сохранности;
    • возможность быстро найти требуемую бумагу;
    • индексация дел.

    Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

    Какие существуют виды

    В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.

    Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

    Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

    • формы НД за прошлые годы;
    • мнение высшего руководства и начальников подразделений;
    • учредительные документы;
    • штатное расписание;
    • планы развития предприятия;
    • отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

    Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

    Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

    Как утверждают НД на предприятии

    НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:

    • получить одобрение архивной службы;
    • заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
    • согласовать с экспертной комиссией;
    • согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

    В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.

    Приказ содержит следующие сведения:

    • наименование организации;
    • номер и дату приказа;
    • описание НД, подлежащей утверждению;
    • основание для этого;
    • Ф.И.О. и должность ответственного лица;
    • дату;
    • подпись руководителя;
    • отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

    Поскольку строгой формы этого документа законодательство не предусматривает, разрешается добавить и другие значимые данные.

    Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров

    Конец года, помимо всего прочего, — время, когда составляется номенклатура дел организации на следующий календарный год. Инициатором этого процесса обычно выступает канцелярия или ответственный за архив работник компании. Если будущая номенклатура дел — первая в истории организации, то без помощи работников структурных подразделений канцелярии не обойтись. Отдел кадров — не исключение, тем более что хранить документы по личному составу его обязывает закон. Как составить номенклатуру дел отдела кадров? Как правильно заполнить ее графы и установить сроки хранения? Что делать потом? На эти вопросы ответим в статье.

    Что такое номенклатура дел и для чего она нужна

    Для того чтобы определить, что представляет из себя номенклатура дел, обратимся к наиболее свежему документу в области архивного дела, который был введен в действие в конце сентября 2015 г., — Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила).

    Фрагмент документа. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526

    4.14. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел.

    4.15. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.

    В организации обычно действуют сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений. Последние отражают состав документального фонда подразделения.

    За составление сводной (то есть единой) номенклатуры дел организации отвечает служба делопроизводства (секретариат, канцелярия, административный отдел). Сводная номенклатура составляется из номенклатур дел структурных подразделений, а за их составление несут ответственность уже начальники отделов, служб, департаментов и управлений.

    Почему так? Очень просто: сотрудники, которые ежедневно имеют дело с документами своего отдела, могут не только описать их быстрее и качественнее, чем делопроизводитель, но и сформировать документы в дела так, как удобно специалистам именно их сферы. Они назначат документам корректные сроки хранения и при необходимости поднимут вопрос об их увеличении. Секретарь или делопроизводитель, проявив должные настойчивость и трудолюбие, тоже смогут это сделать, но времени у них уйдет в разы больше.

    Сводная номенклатура дел организации ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается первым руководителем. Это делается в конце года, чтобы к моменту ухода на новогодние каникулы номенклатура на следующий год уже была готова. Структурные подразделения получают свои номенклатуры и начинают формировать дела в соответствии с ними с первого рабочего дня нового года.

    Номенклатура дел отдела кадров

    Номенклатурам дел отдела кадров и бухгалтерии традиционно придается особое значение: здесь работают с документами, обеспечивать должное хранение которых обязана любая организация независимо от сферы ее деятельности и формы собственности. Это закон.

    Фрагмент документа. Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

    Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 настоящего Федерального закона.

    Как говорилось выше, делопроизводитель вряд ли сможет качественно описать документы отдела, зато он знает, как правильно сформировать заголовки дел, оформить номенклатуру и как найти сроки хранения документов в специальных перечнях. По Правилам <1>, отдел делопроизводства или архив обязаны оказывать методическую помощь подразделениям, а фактически архивариус и работник отдела работают в тандеме: первый отвечает за форму будущей номенклатуры, второй — за содержание. Если же такого отдела нет, то всю работу придется делать самостоятельно.

    <1> Пункт 1.3.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), далее — Основные правила работы архивов.

    Составляем номенклатуру дел отдела кадров

    Форма номенклатуры дел структурного подразделения приведена в Приложении N 26 к п. 4.18 Правил. Рассмотрим ее.

    Читайте также  Кто организует хранение бухгалтерских отчетов
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector