Компенсация расходов сотрудников на мобильную связь

Компенсация расходов сотрудников на мобильную связь

Инструкция: как компенсировать расходы сотрудников на мобильную связь

Компенсация расходов на мобильную связь сотрудникам — это возмещение затрат работников, которые для выполнения своих служебных обязанностей вынуждены пользоваться собственными телефонами и сим-картами.

Когда и кому компенсируют расходы

Выплата компенсации осуществляется согласно утвержденному списку, обычно вместе с выдачей аванса или заработной платы.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учитывать компенсацию расходов работника на мобильную связь. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какие документы обязан предоставить работник

Для получения возмещения каждый работник предоставляет:

  • копию договора с мобильным оператором;
  • детализацию звонков, сделанных от имени организации.

ВНИМАНИЕ! Тем, кто сомневается, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте, сообщаем, что по закону сотрудник не обязан предъявлять такой отчет. Но попросить сотрудника делать это в добровольном порядке для экономического обоснования затрат не запрещено.

Как правильно возместить затраты

Расходы возмещаются, если они произведены во время осуществления трудовых обязанностей. Это может быть оплата:

  • за использование собственного имущества сотрудника (сотового телефона, ноутбука);
  • износа технических средств;
  • интернета или услуг сотового оператора.

Как оформить возмещение расходов сотрудников на мобильную связь

Если сим-карта оформляется на предприятие и оно самостоятельно оплачивает услуги мобильного оператора, для каждого работника устанавливается определенный лимит и осуществляется учет расходов сотрудников на сотовую связь и их оформление. Оформление происходит следующим образом:

  1. Руководитель предприятия издает приказ, где указывает список должностей, в отношении которых будет действовать возмещение расходов.
  2. Подписывается договор с сотовым оператором.
  3. Подписывается соглашение с работником о выделении ему сотового рабочего телефона или sim-карты, отдельно оговаривается установленный лимит.
  4. Ежемесячное предоставление мобильным оператором документов для учета расходов: счета-фактуры, акты, детализации вызовов по каждому номеру.

Чтобы ответить на вопрос, достаточно ли только приказа на компенсацию сотовой связи, обратимся к письму УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@. В нем говорится, что необходимость использования сотового для выполнения рабочих обязанностей следует зафиксировать и в должностной инструкции сотрудника.

Образец должностной инструкции

Образец приказа

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

29.11.2020 г.№ 249

О корпоративной сотовой связи

С целью повышения результатов деятельности

  1. Для повышения результатов образовательной деятельности и эффективного взаимодействия с 1 декабря 2020 г. установить компенсацию использования мобильных телефонов согласно занимаемой должности.
  2. Выплачивается компенсация услуг связи
  • директору
  • главному бухгалтеру
  • руководителю отдела кадров
  1. Для каждого назначается ежемесячная выплата в сумме:
  • директору — 1500,00 руб.
  • главному бухгалтеру — 500,00 руб.
  • руководителю отдела кадров — 500,00 руб.
  1. Работник, получающий компенсацию, обязан быть доступен для вызова в рабочее время.
  2. Главному бухгалтеру Викторовой В.В. заключить договоры о возмещении расходов с каждым сотрудником и обеспечить их учет.
  3. Контроль за выполнением приказа осуществляет директор.

Директор Иванов И.И.

Налогообложение компенсации

Вне зависимости от того, получает ли работник средства в виде возмещения затрат на сотовую связь или компания оплачивает ее сама, НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов на мобильную связь сотруднику оплачивать не придется.

ВНИМАНИЕ! Чтобы избежать претензий по поводу налоговых и страховых выплат, приготовьте и храните полный комплект документов для доказательства обоснованности затрат.

Бухгалтерский учет выплат

Бухгалтерский учет компенсации услуг связи генеральному директору и другим сотрудникам производится при условии, что переговоры осуществлялись с целью получения организацией прибыли. Если свидетельства экономической обоснованности затрат отсутствуют, они не принимаются к учету.

Компенсация расходов сотрудников на мобильную связь

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Возможно ли в налоговом учете признать в расходах компенсацию работникам затрат на мобильную связь при использовании личного телефона сотрудника?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Расходы на компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества и на оплату услуг связи могут быть учтены при исчислении налога на прибыль, если такие расходы документально подтверждены и экономически обоснованы (связаны с производственной необходимостью).

Обоснование позиции:
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Таким образом, как прямо следует из процитированной нормы, при использовании личного имущества работник может получать от работодателя два вида выплат:
— компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
— возмещение расходов, связанных с использованием имущества.
Размер данных выплат определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
В ТК РФ компенсации за использование сотового телефона отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено. По сути, стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). Кроме того, дополнительно к этой сумме работодатель имеет полное право возмещать сотруднику все расходы, связанные с использованием телефона, в частности затраты на сотовую связь, при условии закрепления данных выплат соответствующим локальным нормативно-правовым актом. Отметим, что в случае компенсации за услуги сотовой связи можно говорить о компенсации расходов, связанных с использованием имущества в служебных целях, даже если по договоренности сторон износ (амортизацию) самого имущества (личного телефона) работодатель не компенсирует.

Документальное оформление

Для документального подтверждения расходов на компенсацию за использование личного имущества работника необходимы:
1) соглашение между работником и работодателем, выраженное в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть отражены:
— вид используемого имущества и его характеристики;
— порядок использования имущества;
— размер компенсации за использование;
— факт принадлежности имущества работнику*(1);
— порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества.
При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.;
— срок использования имущества;
2) приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования имущества (смотрите примерную форму такого приказа).
3) Расчеты размеров компенсации. Например, размер компенсации может определяться исходя из стоимости используемого работником имущества, интенсивности его использования в служебных целях и т.п.
4) Документы (их копии), подтверждающие экономическую оправданность расходов на компенсации (производственную необходимость).

Налоговый учет

В отношении расходов на компенсацию личного имущества отметим следующее.
В пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, упомянуты только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
Расходы на компенсацию за использование иного личного имущества работника в главе 25 НК РФ прямо не упоминаются.
Поскольку перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, не является исчерпывающим, суммы компенсаций, начисленные работникам за использование ими для выполнения служебного задания личного имущества (кроме легкового автотранспорта), поименованного в ст. 188 ТК РФ, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (смотрите также письма Минфина России от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186, от 15.08.2005 N 03-03-02/61).
В соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на оплату услуг связи.
По мнению специалистов Минфина России и налоговых органов, вышеуказанная норма применяется как в случае, когда услуги оператора сотовой связи для ведения служебных переговоров приобретаются самой организацией, так и в случае, когда услуги сотовой связи оказываются непосредственно работникам и компенсируются организацией-работодателем (письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@, от 18.06.2009 N 16-15/061735).
Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения, по мнению чиновников, необходимо иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; счета оператора связи. Также для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств (письма Минфина России от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378, от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178).
Кроме того, с точки зрения представителей финансового ведомства, форма счета оператора связи должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком (организацией) абонентскому номеру (письмо Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418)*(2). Смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.2*(3).
Таким образом, для безрискового признания расходов на услуги связи по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ требуется оформление достаточно объемного пакета документов.
Вместе с тем существует позиция, что, если компенсация работникам затрат на услуги сотовой связи предусмотрена трудовым договором, такую компенсацию организация вправе признать для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда как другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым и (или) коллективным договором (п. 25 ст. 255 НК РФ). Действительно, перечень расходов на оплату труда не является исчерпывающим, т.е. позволяет учитывать как прямо поименованные в нем выплаты работникам, так и иные выплаты, если они указаны, в частности, в трудовом договоре. Однако следует помнить, что такие расходы должны соответствовать требованиям ст. 252 НК РФ (экономически оправданными и направленными на получение дохода). При таком подходе проблема, на наш взгляд, состоит в том, что включение расходов на сотовую связь в состав расходов на оплату труда приведет к потере компенсационного характера выплаты и к необходимости применить к таким выплатам в пользу сотрудника «зарплатные налоги» (НДФЛ, страховые взносы), что, на наш взгляд, не будет справедливым в отношении работника (удерживается НДФЛ), а кроме того, и увеличит базу по начислению страховых взносов для организации. Поэтому мы не рекомендуем руководствоваться такой позицией.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Ответ прошел контроль качества

1 сентября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) По поводу документального подтверждения принадлежности используемого имущества контролирующие органы разъясняли, что работник, получающий компенсацию за использование личного имущества в служебных целях, должен предоставить организации документы, подтверждающие его право собственности на это имущество (смотрите письма УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115 и Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138). Однако такое требование не является законным. Ни в НК РФ, ни в ТК РФ нет требования о представлении документов, подтверждающих право собственности. Кроме того, ни в одном нормативном акте не сказано, какие документы могут подтверждать право собственности физического лица на такое имущество, как мобильный телефон. Накладные на приобретение, товарные чеки не подтверждают право собственности. Они лишь могут подтвердить, что физическое лицо понесло соответствующие затраты на приобретение имущества. Заметим, что в письме Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 использована более мягкая формулировка: в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность имущества работнику. Мы считаем, что подтвердить принадлежность имущества работнику можно непосредственно в соглашении, определяющем порядок выплаты компенсации. В нем достаточно указать, что работник в служебных целях использует «принадлежащее ему» имущество и указать, какое конкретно.
*(2) В то же время существует арбитражная практика, в соответствии с которой наличие детализированного счета оператора не является обязательным для подтверждения обоснованности осуществленных расходов на услуги сотовой связи (смотрите, например, постановления ФАС Московского округа от 19.07.2007 N КА-А40/5441-07, от 11.12.2007 N КА-А40/12690-07, постановления ФАС Северо-Западного округа от 29.10.2007 N А05-3408/2007, ФАС Поволжского округа от 09.11.2006 N А65-29284/2005-СА2-8, ФАС Северо-Западного округа от 08.12.2005 N А56-50572/04).
*(3) Здесь при рассмотрении вопроса о признании в целях главы 25 НК РФ компенсации по оплате услуг сотовой связи, выплаченной руководителю (служебные звонки производились с его личного телефона), было сказано, что если услуги сотовой связи, оказываемые непосредственно руководителю организации, носят производственный характер (что документально подтверждено), то компенсация руководителю оплаты указанных услуг учитывается в целях налогообложения прибыли. При этом в организации должны храниться документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество (заключенный с сотовой компанией договор об оказании услуг связи), а также документы, подтверждающие расходы, понесенные им при использовании имущества в служебных целях (детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на физическое лицо). В отчете указываются все задействованные телефонные номера и стоимость каждого разговора. Если документы, подтверждающие производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, отсутствуют, такие переговоры рассматриваются как звонки частного характера и выплаченная сотрудникам компенсация не учитывается для целей налогообложения прибыли.

Компенсация затрат сотрудников на удаленной работе

Весна 2020 года принесла много нового, в том числе и новые условия работы. Активно стал использоваться термин «удаленная работа». Между тем в Трудовом Кодексе (ТК РФ) пока нет такого понятия. ТК РФ описывает возможные варианты работы из дома: надомный труд (глава 49 ТК РФ) и дистанционная работа (глава 49.1 ТК РФ). Но на подходе актуальные изменения: Государственная Дума уже рассмотрела законопроект № 973264-7У, который дополняет название главы 49.1 ТК РФ до «Особенности регулирования дистанционной и временной удаленной работы».

Для того, чтобы компенсировать затраты сотрудника на удаленной работе, не обязательно ждать изменений в ТК РФ. Уже сейчас ТК РФ содержит гарантии компенсаций для всех работников (не только дистанционных и надомных), использующих свое имущество и несущих затраты в интересах работодателя и по его поручению (ст. 164 и 188 ТК РФ). Например, оплату услуг связи, интернет, расходные материалы, износ ноутбука, принтера и прочее.

Перевод сотрудников на удаленную работу оформляется дополнительными соглашениями к трудовым договорам (ст. 72 ТК РФ), где можно предусмотреть как виды используемого имущества и предстоящих затрат, так и размеры компенсаций (абз. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Минфин России в письме от 09.09.2019 № 03-03-07/69368 выразил мнение о правомочности признания в налоговом учете указанных компенсаций как экономически обоснованных (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Помимо обоснованности расходы должны документально подтверждаться, например, приказом руководителя, расчетами компенсаций, подтверждением принадлежности имущества работнику (письмо Минфина России от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138). Право собственности на такое имущество, как ноутбук, принтер, телефон сложно подтвердить, полагаем, будет достаточно просто перечислить используемое работником имущество в соглашении. В ст. 312.3 ТК РФ предусмотрена компенсация за используемое не только собственное имущество, но и арендованное.

Порядок расчета компенсаций нормативными документами не установлен – это может быть фиксированная сумма, может быть расчетная сумма на основании каких-либо показателей (длительность времени труда (для амортизации ноутбука, например), использование по факту (расходные материалы), распечатки номеров звонков и проч.).

Есть мнение, что раз уж компенсации включены в трудовой договор, то и учитывать их нужно в расходах на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Минфин считает, что будет корректно признать такие расходы прочими (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186). Безопаснее уточнить вариант включения в расходы в учетной политике.

Налогом на доходы физических лиц компенсации сотрудникам не облагаются (абз. 10 п. 1 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03-04-06/69014). Страховые взносы на суммы компенсаций также начислять не нужно (абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и абз. 13 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Однако такое освобождение от налогообложения возможно при корректном документальном подтверждении затрат и компенсаций (письмо Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168).

В бухгалтерском учете признавайте компенсации затрат при удаленной работе либо расходами по обычным видам деятельности, либо прочими расходами – в зависимости от подразделения деятельности сотрудника. Для отражения начисления и выдачи компенсаций применяйте счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Учет расходов на сотовую связь

Как учитывать расходы на сотовую связь (мтс) если сим карты оформлены на физическое лицо (директора организации)? Можно ли оплачивать, пополнять баланс телефона с расчетного счета(или кеш карты) организации? Как это осуществить, какая последовательность шагов и какие необходимы документы при закрытии платежа?

Расходы на телефонную (мобильную) связь организация может учесть в расходах УСН при наличие оправдательных документов: — договор с телефонной компанией должен быть оформлен на ООО, а не на физлицо; — счет на оплату услуг (также выставлен на ООО); — документ об оплате (чек или выписка банка). Т.о. оплачивать мобильную связь в случае, если номер телефона (сим-карта) оформлена на физлицо, с расчетного счета ООО (или корпоративной картой) к сожалению, нельзя. В то же время, Вы можете установить компенсацию сотруднику, на которого оформлена сим-карта, за использование его личного имущества (телефона) в служебных целях и учесть данные расходы в УСН при соблюдении определенных условий. Обоснованность расходов при выплате компенсации за использование мобильного телефона, подтверждают четыре документа: — должностная инструкция, где сказано, что при исполнении определенных трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью; — трудовой договор или другое письменное соглашение с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации; — копия договора работника с оператором связи, подтверждающая, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником; — копия счета оператора связи. При проверке ИФНС или внебюджетный фонд также могут потребовать детализированный счет оператора. По мнению проверяющих, этот документ нужен для подтверждения служебного характера телефонных переговоров. Когда работнику, использующему личный телефон в служебных целях организация выплачивает компенсацию, то она полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами ПФР и ФСС. При этом Вы вправе установить лимит суммы компенсации, который утверждается в локальном акте (например, в положении об оплате труда). Если установленный лимит превышаться не будет, то НДФЛ и взносы уплачивать будет не нужно. В случае выплаты компенсации сверх суммы, прописанной в документе, с суммы превышения лимита необходимо будет начислить НДФЛ 13% и страховые взносы в ПФР и ФСС. Выплату данной компенсации в безналичной форме, следует отражать в сервисе, как Списание — Прочие списания — с расчетного счета (при этом данного сотрудника предварительно следует отразить в разделе Контрагенты). Для выплаты компенсации сотруднику расходов на связь следует издать Приказ об установлении лимита расходов на переговоры по мобильному телефону (образец) получив Заявление работника на возмещение затрат на оплату телефонных переговоров (образец). Дополнительно рекомендую заключить соглашение между организацией и работником о размере компенсации стоимости служебных переговоров с личного телефона работника (образец) либо данное условие можно закрепить трудовом договоре с сотрудником. Тот и другой вариант будет правильными. Дополнительно отмечу, что выплачивать компенсацию сотруднику можно только в том случае, если выплачиваете ему зарплату. Если к примеру, гендиректор у Вас зарплату не получает, то и компенсацию расходов на телефон ему выплачивать нет основания. Актуально на дату 18.06.2015 г.

Как оформляется компенсация сотруднику мобильной связи

Больше материалов по теме «Оплата труда» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону. Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем. Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.

Нормативная база

Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

  • Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
  • Амортизация объектов собственности.

Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке. Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.

Читайте также  Фиксированная выплата к страховой пенсии по

К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону

ВАЖНО! Образец положения об использовании корпоративной мобильной связи от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:

  • Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
  • Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
  • Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
  • Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.

Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.

Вопрос: Облагается ли взносами на травматизм оплата (компенсация) работодателем услуг сотовой (мобильной) связи работникам (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ)?
Посмотреть ответ

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Аренда телефона у работника

Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

  • Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
  • Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Детализация счета

Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

  • Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
  • Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).

ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.

Бухгалтерский учет компенсационных расходов

Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:

  • ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
  • ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.

ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.

Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

Существуют следующие варианты оплаты:

  1. Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
  2. Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
  3. Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.

Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector