Компенсация работнику за использование имущества по

Компенсация работнику за использование имущества по

Компенсация работнику за использование личного имущества: вопросы налогообложения и обложения страховыми взносами

Предположим, работник организации в процессе выполнения трудовой функции использует личный легковой автомобиль и сотовый телефон. Организация-работодатель планирует компенсировать работнику стоимость потребленного топлива, услуг связи, а также некую согласованную амортизацию личного имущества.

Возможно ли это осуществить без обложения НДФЛ и страховыми взносами таких компенсаций, но с включением их в состав расходов при исчислении налога на прибыль?

Попробуем разобраться в этом вопросе.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Предусмотреть размер и порядок выплаты компенсации/возмещения за использование личного имущества можно как в отдельном пункте трудового договора или дополнительном соглашении к нему, так и в отдельном письменном соглашении.

Налог на прибыль

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ для целей исчисления налога на прибыль расходы на компенсацию работнику за использование в интересах работодателя личного легкового автомобиля нормируются. Нормы таких расходов установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (ред. от 09.02.2004).

Конечно же, это не запрещает согласование между работодателем и работником компенсации за использование личного автомобиля более норм расходов, установленных Постановлением Правительства РФ № 92. Но в этом случае такие сверхнормативные расходы для целей исчисления налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).

При этом, обратим внимание, указанные нормы расходов включают в себя компенсацию всех затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт). Это подтверждено в Решении Высшего Арбитражного Суда РФ от 14.09.2009 № ВАС-10278/09, Определении Высшего Арбитражного Суда РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008, п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации (налог на прибыль организаций) (одобрен Президиумом Федерального арбитражного суда Уральского округа 29.05.2009), Письмах Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050, от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789, от 04.12.2015 № 03-03-06/70852, от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, Письме УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@ и др.

В Письме от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326 Минфин России настаивает на том, что автомобиль должен принадлежать работнику на праве собственности.

Однако, из других разъяснений главного финансового ведомства следует, что автомобиль может принадлежать работнику и на ином законном основании (см., например: Письмо Минфина РФ от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812). Такую же позицию занимает УФНС России по г. Москве в Письме от 13.01.2012 № 20-15/001797@.

По нашему мнению, вторая точка зрения может применяться на практике, поскольку не противоречит норме пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ (данная норма говорит о «личном легковом автомобиле», но вовсе не требует, чтобы такое «личное» владение было основано именно на праве собственности).

Обратим внимание, предусмотренное в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ нормирование расходов на компенсацию работнику за использование в интересах работодателя личного легкового автомобиля вовсе не исключает соблюдение закрепленных в ст. 252 НК РФ общих требований к учитываемым расходам – такие расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными. В этих целях, на наш взгляд, организации-работодателю необходимо иметь следующие документы:

документ, согласно которому организация-работодатель выплачивает компенсацию работнику за использование в интересах работодателя личного легкового автомобиля (в рассматриваемом случае это договор/соглашение между работодателем и работником);

документы, подтверждающие принадлежность используемого автомобиля работнику (на каком-либо законном основании);

расчет компенсации (по компенсации износа/амортизации – исходя из стоимости автомобиля и времени использования; по компенсации горюче-смазочных материалов – исходя из пробега и величины/нормы расхода);

документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (например, путевые листы или некие журналы/отчеты, фиксирующие использование работником автомобиля в интересах работодателя);

документы, подтверждающие суммы произведенных работником расходов в связи с использованием автомобиля (например, на приобретение горюче-смазочных материалов).

Расходы на компенсацию работнику в связи с использованием личного телефона для целей исчисления налога на прибыль не нормируются. Но такие расходы также должны отвечать критериям обоснованности и документальной подтвержденности.

Для обоснования и подтверждения данных расходов организации-работодателю, на наш взгляд, следует иметь (с учетом разъяснений налоговых и финансовых органов – см., например, Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Письма УФНС РФ по г. Москве от 18.06.2009 № 16-15/061735, от 05.10.2010 № 16-15/104055@):

договор работника с оператором связи;

документы, подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании телефона в служебных целях (детализированный отчет оператора связи; счета или чеки/квитанции об оплате услуг связи; некая расшифровка в виде отчета или журнала звонков, подтверждающая факт того, что конкретный звонок сделан в служебных целях).

Если документы, подтверждающие служебный характер переговоров, проведенных сотрудником по его личному телефону, отсутствуют, такие переговоры могут быть расценены налоговым органом как звонки частного характера и, соответственно, выплаченная работнику компенсация в этой части не будет признана как учитываемая для целей налогообложения прибыли.

В случаях, когда организация-работодатель компенсирует работнику также некий износ/амортизацию телефона, то должен быть расчет такой компенсации (исходя из стоимости телефона и продолжительности его использования).

Преобладающая на настоящий момент в правоприменительной и праворазъяснительной практике позиция состоит в том, что предусмотренная в соглашении между работодателем и работником компенсация за использование личного автомобиля не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. Причем даже в части, превышающей нормы расходов, установленные Постановлением Правительства РФ № 92. Эта позиция закреплена, например, в Постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 30.01.2007 № 10627/06 по делу № А32-35519/2005-58/731, Письмах Минфина России от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 20.04.2015 № 03-04-06/22274, от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 27.06.2013 № 03-04-05/24421. Но, как настаивает в указанных разъяснениях главное финансовое ведомство, должны быть документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, расчеты компенсаций, фактическое использование имущества в интересах работодателя, суммы произведенных расходов (т.е. это те же документы, которые необходимы для обоснования и документального подтверждения расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, – см. выше).

Однако, по вопросу о том, должен ли работник в рассматриваемом случае являться обязательно собственником автомобиля, доминирующей позиции в настоящее время нет. Минфин России и ФНС России, как правило, утверждают, что работник должен быть именно собственником, в противном случае компенсация за использование личного автомобиля облагается НДФЛ (см., например: Письма Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42, от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49; Письмо ФНС России от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123@). Суды, как правило, допускают иное, помимо права собственности, основание владения автомобилем (см., например: Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013, Постановление ФАС Уральского округа от 22.04.2014 № Ф09-1388/14 по делу № А60-18171/2013).

По нашему мнению, используемая в ст. 188 ТК РФ категория «личное имущество» охватывает как имущество, принадлежащее работнику на праве собственности, так и имущество, принадлежащее работнику на ином основании. Соответственно, основание владения имуществом в рассматриваемой ситуации не должно влиять на решение вопроса об обложении НДФЛ выплачиваемых работнику компенсаций.

Предусмотренная в соглашении между работодателем и работником компенсация за использование телефона не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, но опять же при условии документального подтверждения принадлежности телефона работнику, расчетов компенсаций, фактического использования имущества в интересах работодателя, суммы произведенных расходов (это следует, например, из Писем Минфина России от 20.04.2015 № 03-04-06/22274, от 11.04.2013 № 03-04-06/11996, от 27.02.2013 № 03-04-06/5600, от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138).

Страховые взносы

По общему правилу согласованная между работодателем и работником компенсация за использование работником личного автомобиля и телефона (в связи с исполнением трудовых обязанностей) рассматривается в правоприменительной и праворазъяснительной практике как не подлежащая обложению страховыми взносами (см., например: Определение Верховного Суда РФ от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855 по делу № А19-7892/2015, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 23.03.2016 № Ф09-1286/16 по делу № А76-10225/2015, Постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.08.2015 № Ф04-21882/2015 по делу № А27-24488/2014, от 24.08.2015 № Ф04-21805/2015 по делу № А27-24559/2014, Письмо Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343-19, Письмо Минтруда России от 25.07.2014 № 17-3/В-347, Письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). В качестве основания называется п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (с 01.01.2017 аналогичная норма предусмотрена п. 2 ч. 1 ст. 422 НК РФ) и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Но, как и в случае с налогообложением, для признания такой компенсации необлагаемой страховыми взносами следует подтверждать расчет компенсации и фактическое использование имущества в интересах работодателя.

В заключение отметим, что компенсация работнику за использование личного имущества, выплачиваемая только исходя из неких примерных или усредненных величин (т.е. без конкретного расчета компенсации), с высокой долей вероятности будет расценена проверяющими в качестве необоснованных расходов (для целей исчисления налога на прибыль) и в качестве облагаемой НДФЛ и взносами.

Дистанционные работники: возмещаем им расходы на приобретение и использование в работе личной техники

Если еще недавно дистанционные сотрудники в штате компании были скорее единичными случаями, то сейчас удаленная работа превратилась в устойчивый тренд, и все больше работодателей сталкиваются с вопросами по обеспечению условий труда, организации рабочего места и обязанностям, которые они несут перед удаленными работниками. Ведь для выполнения своих трудовых функций специалистам требуется наличие оборудования (как минимум компьютера или его аналога), а для некоторых категорий – еще и специальная «начинка»: например, особые видеокарты, карты памяти, профессиональные программы и программы защиты информации.

На кого возложены обязательства по обеспечению оборудования, и какие расходы дистанционных работников подлежат возмещению, рассказала

Законодательная база: что изменилось?

До начала 2021 года выплата компенсаций и возмещение расходов сотрудникам, которые использовали личное оборудование в интересах работодателя, осуществлялись на основании ст. 188 Трудового кодекса. Под действие этой статьи попадали все категории сотрудников и любое оборудование, применяемое в служебных целях (компьютеры, автомобили, фото- и видеотехника).

С 1 января 2021 вступили в силу поправки к главе 49.1 ТК РФ, которые дополнили существующие правила и определили новые порядки взаимодействия между работодателями и сотрудниками, в том числе обязанности работодателя в части компенсаций и возмещения расходов.

Прежде всего, стоит разобраться, чем отличается «компенсация» от «возмещения расходов», и в каких случаях они действуют.

Компенсации: определяем размер выплат

Понятие «компенсация» определено в ст. 164 ТК РФ, как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

В случае если работодатель не предоставляет дистанционному сотруднику служебную технику, работнику необходимо выплачивать компенсации за использование личного оборудования даже при отсутствии прямых денежных затрат из-за увеличения процента износа техники и сокращения сроков ее полезного действия.
Размер компенсации законодательно не регламентирован, он должен определяться соглашением сторон и зависеть от конкретной трудовой функции работника. Например, сумма компенсаций за компьютер архитектора, использующего дорогостоящее программное обеспечение и высокопроизводительную технику, должна оцениваться выше, чем эксплуатация компьютера со стандартным «офисным» пакетом программ и выходом в Интернет. Условие об использовании личного оборудования в служебных целях обязательно должно быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, в противном случае некоторые контролирующие органы могут признать выплату компенсации необоснованной. Согласно письму Минфина от 6 ноября 2020 г. № 03-04-06/96913 размер компенсаций должен быть экономически обоснован, при этом организация обязана «располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях».

Методику определения размера компенсаций организация вправе устанавливать самостоятельно, ее потребуется также закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку поправки были приняты только полгода назад и опыта проверок еще нет, сложно сказать, какие из методик будут оспариваться Минфином России. Организациям приходится действовать на свой риск и стараться максимально обезопасить себя от налоговых последствий.

Пример расчета компенсации

Компания может устанавливать лимиты как по срокам давности приобретения техники (например, исходя из фактического срока амортизации техники), так и при расчете суммы возвращения: для этого максимальную стоимость техники нужно разделить на определенный срок полезного использования.

Например, если срок составляет 60 месяцев, а пороговая стоимость компенсации в вашей компании для одного сотрудника – 50 тыс. руб, то лимит составит 833 руб. в месяц. В целях экономической обоснованности к этим суммам можно также применить несколько коэффициентов:

  • коэффициент служебного использования (показывает, в течение какого времени компьютер может использоваться в рабочих целях);
  • коэффициент неполного рабочего времени;
  • коэффициент дистанционной работы;
  • коэффициент фактически отработанного времени.

Последние коэффициенты рассчитываются индивидуально и зависят от условий трудового договора, данных графика и табеля.

Ситуация: сотрудник представил документы, что 3 года назад приобрел ноутбук на свое имя стоимостью 70 тыс. руб. Согласно трудовому договору для него установлена нормальная продолжительность рабочего времени, дистанционная работа 5 дней в неделю и не было отсутствий в отчетном периоде.

Чтобы рассчитать компенсационные выплаты:

  1. Делим стоимость оборудования по чеку (70 тыс. руб.) на установленный срок использования (60 месяцев) и сравниваем с установленным лимитом (833 руб.).
  2. Применяем к сумме коэффициент служебного использования, установленный в компании в как 33,70%, и получаем итоговую сумму компенсаций – 449 руб.

В некоторых ситуациях дистанционный сотрудник может понести прямые денежные затраты, например, если для выполнения его обязанностей потребуется заменить вышедшие из строя детали. В этом случае работник должен представить документы, подтверждающие приобретение и установку (чеки, накладные и т.д.), а работодатель обязан возместить понесенные расходы.

Возмещение расходов: основные правила
Чтобы определить, какие расходы подлежат возмещению, работодателю стоит ориентироваться на следующие правила.

    Если работодатель предоставляет работнику свое собственное оборудование, то он не обязан возмещать сотруднику какие-либо расходы, связанные с его использованием.

Бывают ситуации, когда служебная техника выходит из строя. В этом случае сотрудник должен вернуть оборудование, а работодатель будет самостоятельно решать, что ему делать со своим имуществом: заменить оборудование или отдать его в ремонт. Стороны могут также изменить условия трудового договора, чтобы работник использовал личное оборудование в интересах работодателя.

Если выданная работодателем служебная техника, например, компьютерная мышка, вышла из строя, работник может вернуть ее для замены или самостоятельно приобрести аналог, если такой порядок действий предусмотрен в локальном нормативном акте. В этом случае сотрудник должен вернуть сломанную технику и представить документы (чек) на приобретение новой мышки, а работодатель – возместить расходы на приобретение в установленных регламентами размерах.

Речь не идет о сопутствующих расходах, которые сотрудник может нести в связи с выполнением трудовой функции удаленно. Поэтому конкретный перечень оборудования и программно-технических средств необходимо закрепить в локальном нормативном акте или трудовом договоре, а также обосновать необходимость их использования для выполнения конкретной трудовой функции.

Работодатель имеет право устанавливать лимиты, в пределах которых сотруднику будут возмещаться расходы на покупку и ремонт оборудования или приобретение программ. Например, работник должен понимать, что если он приобретает оптическую мышку стоимостью 3 тыс. руб., то он может рассчитывать на возмещение в размере только 500 руб., так как для выполнения его задач не требуются дорогие устройства.

Расходы на Интернет: нужно ли возмещать?

Поскольку дистанционный сотрудник не «привязан» к определенному стационарному рабочему месту, у работодателя нет возможностей проверить, что работник использует для служебных целей стационарный домашний интернет. Соответственно невозможно получить достоверную информацию, какой интернет-тариф использует сотрудник, какой объем приходится на выполнение служебных задач, и какие расходы несет специалист в связи с его оплатой.

В профессиональных кругах не существует единого понимания, должны ли расходы на Интернет подлежать возмещению. Согласно одной позиции, доступ в Интернет – это расходы, связанные с использованием личного оборудования в служебных целях, которые должны быть компенсированы. Сторонники другого подхода утверждают, что согласно ст. 312.1. ТК РФ для выполнения дистанционной работы требуется подключение к Интернету, то есть интернет – это способ выполнения трудовой функции, и не орудие труда, поэтому и возмещать такие расходы сотруднику, с которым заключен договор о дистанционной работе, работодатель не обязан.

Если же компания считает необходимым компенсировать эти затраты, стоит предусмотреть ежемесячную компенсацию, размер которой будет определяться по соглашению сторон, поскольку никаких документальных подтверждений предоставить в этом случае невозможно. Определять размеры ежемесячных компенсационных выплат или лимиты возмещаемых работнику расходов следует при активном участии бухгалтера, который сможет профессионально оценить налоговые риски.

Компенсация расходов за использование личного оборудования сотрудника – непростая процедура, которая требует дополнительных ресурсов со стороны HR-специалистов и сотрудников бухгалтерии. Однако грамотно составленные локальные нормативные акты, контроль за соблюдение сроков отчетности позволят избежать проблем при проверке контролирующих органов.

Оформление компенсации за использование личного имущества в служебных целях

Больше материалов по теме «Оплата труда» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

При исполнении трудовых функций сотрудники предприятий часто пользуются собственным имуществом в виде мобильного телефона, транспортного средства, инструмента (в том числе музыкального) или оборудования.

Инициатором подобного использования может выступать как руководство организации, так и работник. В любой ситуации должны быть соблюдены положения трудового законодательства, касающиеся возмещения затрат сотрудника (ст. 188 ТК РФ), если:

  • используемый объект/устройство является частной собственностью работника или находится в распоряжении такового на законных основаниях;
  • имущество востребовано не в личных целях владельца, а в интересах компании;
  • работодатель не возражает против применения в работе собственности сотрудника;
  • сумма возмещения определяется по договоренности сторон.

Вопрос: Как отразить в учете выплату компенсации за использование в служебных целях личного имущества работника?
В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование его личного ноутбука в служебных целях. По соглашению сторон размер компенсации составляет 1 000 руб. Выплата компенсации производится на основании распоряжения руководителя в следующем месяце на банковский счет работника. Ноутбук используется для управленческих нужд организации.
Для целей налогообложения прибыли используется метод начисления.
Посмотреть ответ

В ТК РФ не указан полный перечень имущества, принадлежащего работнику и используемого в процессе трудовой деятельности с согласия руководства предприятия. Поэтому компенсировать можно применение в работе любого личного имущества, осуществляемого с согласия/разрешения руководства организации.

Вопрос: Отражается ли в форме 6-НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работника в служебных целях?
Посмотреть ответ

Соглашение о компенсации за использование собственного имущества

Размер возмещаемых сотруднику расходов за эксплуатацию в работе личного имущества устанавливается посредством:

  • указания вида задействованного объекта и платы за его использование в трудовом контракте;
  • оформления соглашения об аренде.

До заключения соглашения предприятие должно определить необходимость привлечения собственности работника в процессе выполнения им трудовых обязанностей, а также принадлежность последнего сотруднику.

Отражение возмещения в трудовом контракте

После того как стороны договорились об использовании имущества работника, происходит подписание контракта или дополнительного соглашения к нему с указанием условий работы с объектом.

Вопрос: Нужны ли путевые листы для учета в целях налога на прибыль расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)?
Посмотреть ответ

В тексте документа отражается:

  • наименование объекта, модель, идентификационный номер;
  • для каких целей предполагается его эксплуатировать;
  • документы, подтверждающие право собственности на описываемый предмет;
  • оценочная стоимость объекта на дату оформления договора;
  • планируемый срок (период) эксплуатации;
  • при каких условиях соглашение прекращает свое действие;
  • величину компенсационной выплаты владельцу используемого объекта;
  • условия и порядок оплаты возмещения.

Период действия договоренности об использовании собственности работника не может превышать срок действия трудового договора.

К соглашению следует приложить копии документов на право собственности/пользования объектом, расчет суммы оплаты и иные документы, отражающие особенности сделки.

Величина возмещения может устанавливаться сторонами договора в любом размере, так как в ТК РФ ограничений по нему не предусмотрено. Сумма выплаты может покрывать износ имущества (ст. 106 ТК РФ), амортизационные отчисления и учитываться в себестоимости продукта полностью независимо от размера. Работодатель вправе также возмещать владельцу затраты по ремонту объекта, его содержанию и эксплуатации.

Читайте также  Что положено пенсионеру после 90 лет: информация

К сведению! При согласовании оплаты следует учитывать ПП РФ №92 (08.02.2002), определяющее нормы затрат предприятия на плату за использование личного ТС (автомобиля, мотоцикла). В учете возмещение в пределах действующих норм относят к прочим расходам по производству и реализации. Выплаты, превышающие нормативное значение, не будут приняты к зачету ФНС.

Компенсация охватывает лишь время эксплуатации объекта в интересах предприятия-работодателя и не выплачивается за периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с отпуском или при болезни.

Оформление выплаты по договору аренды

Оформление договора аренды имущества, принадлежащего сотруднику компании, производится с учетом положений ГК РФ. К примеру, транспортное средство может быть арендовано с экипажем или без такового. Соответственно управлять арендованным ТС, осуществлять техническое обслуживание автомобиля будет работник (владелец) или иные сотрудники, назначаемые работодателем (арендатором).

В тексте договора об аренде отражаются параметры арендуемого объекта, условия сделки, все особенности правоотношений сторон, включая стоимость аренды. За пользование собственностью сотрудника компания оплачивает не компенсацию, а арендную плату.

Отражение в учете оплаты за использование личного имущества

При заключении соглашения об аренде следует учесть, что:

  1. Арендная плата – это доход, получаемый работником, поэтому предприятие обязано произвести удержание НДФЛ с начисляемой платы за аренду. При нарушении указанного условия работодатель будет подвергнут штрафу в размере 20% от неудержанной суммы налога.
  2. При наличии документального подтверждения расходов, произведенных согласно условиям договора аренды, размер облагаемого дохода может быть уменьшен на величину расходов при подсчете налога на прибыль.
  3. По арендным выплатам не предусмотрены страховые взносы, так как не отнесены к облагаемым выплаты по сделкам, касающимся передачи имущества в пользование (ст. 420 НК РФ).

При оплате компенсации по задействованному в трудовой деятельности личному имуществу НДФЛ не удерживается (ст. 217 НК РФ, письмо МФ РФ № 03-04-06/11996, 11.04.2013). Выплата в любой сумме, оговоренной в трудовом контракте/приложении к контракту, считается компенсацией, выплачиваемой согласно законодательству.

В большинстве ситуаций при подсчете налога по прибыли можно списать возмещение на расходы полностью (письмо МФ РФ от 11.04.2013). Исключение составляют ситуации по использованию в работе принадлежащего частному лицу автотранспорта, когда в налоговые траты включается сумма компенсации, соответствующая установленным нормам (ст. 264 НК РФ).

Компании, работающие по УСН, в которой налогообложение производится с разницы затрат и поступлений, также могут снизить налогооблагаемый объем на размер компенсаций, выплачиваемым сотрудникам за пользование личным ТС, в пределах установленных норм (ст. 346 НК РФ).

К сведению! Нормы затрат по оплатам включают все траты, связанные с задействованием личного транспорта в служебной сфере. Любые сверхнормативные оплаты и возмещения расходов при пользовании личным ТС не понижают облагаемую сумму при подсчете налога по УСН, по (письмо МФ РФ № 03-11-11/82, 26.02.2013).

В бухучете компенсация отражается на 73 сч. «Расчеты по прочим операциям с персоналом» операцией:

Дебет сч. 26, 44 / Кредит сч. 73 (субсч. «Расчеты по компенсации»).

Выдана оплата за эксплуатацию собственного имущества сотрудника в служебных целях:

Дебет сч. 73 / Кредит сч. 50, 51.

Компенсация за пользование собственностью работника снижает базу для подсчета налогов только при наличии документального подтверждения факта использования объекта.

Возможные спорные ситуации по оплате компенсации

В процессе осуществления трудовой деятельности между работником и руководством предприятия могут возникать разногласия по вопросам компенсации за использование личного имущества в процессе труда.

Если произошла поломка компьютера у сотрудника, работающего не в офисе компании, то невозможно установить, произошла ли поломка при исполнении работы или при эксплуатации устройства с личными целями.

Все условия по использованию объектов личной собственности (размер, порядок, периодичность оплаты возмещения и иных трат, особые условия), в том числе технических или программных устройств, средств защиты информации, должны отражаться в трудовом договоре о дистанционной работе сотрудника (ст. 57, 312 ТК РФ).

Если условие, касающееся поломки компьютера, не было включено в трудовой договор, то данное обстоятельство не освобождает организацию от необходимости произвести оплату стоимости ремонта оборудования в случае его поломки.

Разногласия возникают по оплате использования личного ТС для проезда к месту командировки. Но работник, направленный в служебную командировку, получает возмещение расходов на проезд (ст. 168 ТК РФ). В законе не содержится уточнение по виду используемого для проезда транспорта. Поэтому компенсацию проезда на личном автомобиле следует отнести к возмещению затрат на командировку.

НДФЛ и страховые взносы при выплате компенсации работнику за использования личного имущества используемого с разрешения работодателя не облагается

По вопросу обложения НДФЛ и страховыми взносами сумм возмещения организацией расходов работника, связанных с использованием личного имущества в служебных целях

В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

1. Налог на доходы физических лиц

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом в целях освобождения от обложения налогом на доходы физических лиц полученных доходов в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

2. Страховые взносы

Пунктом 1 статьи 420 Кодекса определено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов — организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.

Согласно пункту 1 статьи 421 Кодекса база для начисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов — организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Кодекса, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.

На основании абзаца десятого подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

Учитывая вышеизложенное, оплата организацией расходов работника по использованию личного имущества в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.

Статья 188 ТК РФ. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника (действующая редакция)

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

  • URL
  • HTML
  • BB-код
  • Текст

Комментарий к ст. 188 ТК РФ

1. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника производится работодателем, если использование имущества было обусловлено интересами организации.

2. Работник может использовать личное имущество с согласия работодателя (это предполагает предварительное письменное соглашение между работником и работодателем об использовании имущества работника); с ведома работодателя, когда письменного соглашения между сторонами предварительно достигнуто не было, но работодатель знал, что работник при выполнении трудовой функции поставлен в такие условия, при которых он вынужден использовать свое имущество, и допускал это.

3. Возмещение расходов, связанных с использованием имущества работника, влечет выплату компенсации за использование, износ (амортизацию); возмещаются также расходы, связанные с его использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме, независимо от того, использовано ли имущество работника с согласия или ведома работодателя. При этом степень амортизации инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов определяется в процентном отношении к установленному сроку годности. Размер возмещения зависит от величины амортизации. Подлежат возмещению расходы, произведенные работником на ремонт в связи с неисправностью, поломкой используемого имущества, поскольку оно становится частично или полностью непригодным.

4. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 утверждены Правила, устанавливающие порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях федеральными государственными гражданскими служащими, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, и предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Правила предусматривают требования к содержанию заявления о компенсации расходов, порядок его подачи и рассмотрения, а также порядок выплаты компенсации и возмещения расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.

Предельные размеры компенсации установлены в следующих размерах: легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 2400 руб. в месяц; свыше указанного объема — 3000 руб. в месяц; мотоциклы — 1200 руб. в месяц.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией: легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб. в месяц; свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц; мотоциклы — 600 руб. в месяц.

Судебным приставам-исполнителям, использующим личный транспорт в служебных целях, выплачивается денежная компенсация в размерах, установленных законодательством РФ (п. 3 ст. 21 Федерального закона от 21.07.1997 N 118-ФЗ «О судебных приставах»).

Постановлением Правительства РФ от 17.01.2013 N 14 утверждены Правила, устанавливающие порядок выплаты денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органов РФ и предельные размеры денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Правила закрепляют, что денежная компенсация выплачивается сотрудникам, служебная деятельность которых имеет разъездной характер в соответствии с их служебными обязанностями, основанием для использования сотрудником личного транспортного средства в служебных целях является приказ руководителя, денежная компенсация выплачивается за истекший месяц и т.д.

Установлены следующие предельные размеры денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях: 3300 руб. в месяц — за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно; 4100 руб. в месяц — за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см; 1650 руб. в месяц — за использование мотоциклов.

Сотрудникам и военнослужащим федеральной противопожарной службы, использующим в служебных целях личный транспорт, выплачивается денежная компенсация в установленных размерах (ст. 8 Федерального закона от 21.12.1994 N 69-ФЗ «О пожарной безопасности»).

Коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовыми договорами может предусматриваться компенсация транспортных расходов спортсменам, тренерам (см. коммент. к ст. 348.10 ТК).

5. В соответствии с ч. 11 ст. 108 Закона об образовании с 01.09.2013 размер ежемесячной денежной компенсации на обеспечение книгоиздательской продукцией и периодическими изданиями, установленной по состоянию на 31.12.2012, включается в оклады (должностные оклады) педагогических работников.

На 31.12.2012 применялись положения ст. 55 Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1 «Об образовании» (утратил силу 01.09.2013 в связи с принятием Закона об образовании), в соответствии с которыми педагогическим работникам федеральных государственных образовательных учреждений (в т.ч. руководящим работникам, деятельность которых связана с образовательным процессом) в целях содействия их обеспечению книгоиздательской продукцией и периодическими изданиями выплачивается ежемесячная денежная компенсация в размере 150 руб. в федеральных государственных образовательных учреждениях высшего профессионального образования и соответствующего дополнительного профессионального образования; в размере 100 руб. — в других федеральных государственных образовательных учреждениях. Педагогическим работникам государственных образовательных учреждений, находящихся в ведении субъектов РФ, указанная денежная компенсация выплачивается по решению органа государственной власти субъекта РФ в размере, устанавливаемом указанным органом; педагогическим работникам муниципальных образовательных учреждений — по решению органа местного самоуправления в размере, устанавливаемом указанным органом.

Ведомственными нормативными актами утверждены перечни педагогических работников образовательных учреждений, которым устанавливается ежемесячная денежная компенсация на приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий (Приказ ГУСП от 14.11.2000 N 71; Приказ МЧС России от 23.07.2001 N 331; Приказ ФСНП России от 24.09.2001 N 416; Приказ Минобороны России от 04.10.2002 N 401).

Постановлением Правительства РФ от 07.05.1997 N 543 «О неотложных мерах по усилению государственной поддержки науки в Российской Федерации для научных работников, имеющих ученую степень и работающих на постоянной основе в научных организациях, подведомственных федеральным органам исполнительной власти, Российской академии наук и отраслевых академиях наук» установлена ежегодная компенсация в размере 1000 руб. для приобретения научной литературы и оплаты научно-информационных услуг.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector