Карьера секретарей: что делать административным

Карьера секретарей: что делать административным

Административный помощник или Исполнительный секретарь 2021

Система государственной службы РФ (лекция) (Декабрь 2021).

Административный помощник или Исполнительный секретарь 2021

Как исполнительные секретари, так и административные помощники предоставляют расширенную административную поддержку одному или двум руководителям или менеджерам. Но то, что отделяет эти офисные должности от других более канцелярских и обычных офисных рабочих мест, — это уровень ответственности и конфиденциальности, связанных с ними.

В дополнение к основным офисным функциям административный помощник и исполнительный секретарь также несут ответственность за составление и подготовку отчетов, организацию и составление расписаний совещаний, просмотр входящих сообщений для определения их значимости, подготовку повесток дня заседаний совета директоров, организацию поездок, составление собрания минут, проведения исследований, подготовки корреспонденции, а также надзора и обучения сотрудников младшего разряда.

Эти роли могут потребовать различного уровня опыта и иметь любой из этих похожих должностей:

  • Административный помощник начального уровня
  • Административный помощник
  • Старший административный помощник
  • Исполнительный секретарь
  • Старший исполнительный секретарь
  • Офис-менеджер
  • Старший офис-менеджер

Примечание: должности юриста и медикаментов совершенно разные и требуют специальной подготовки, требуемой в профессии, в которой они работают.

Различия между административными помощниками и исполнительными секретарями

Роли исполнительных секретарей и административных помощников имеют значительное совпадение, и различия в ролях могут различаться в зависимости от организации. В некоторых случаях исполнительный секретарь уделяет больше внимания административным обязанностям руководителя или руководителей, таких как планирование собраний, планирование поездок, обработка письменных сообщений и даже бухгалтерия. Помощник по административным вопросам может сосредоточиться на выполнении дополнительных задач по бизнес-операциям и взять на себя более лидирующую роль в некоторых возможностях, создавать повестки дня для проведения совещаний или конференций, управлять бюджетами и обрабатывать биллинг поставщиков.

Административным помощникам может потребоваться более специализированное образование в некоторых случаях, когда управление бизнес-операциями имеет решающее значение.

Основные навыки работы

У обоих исполнительных секретарей и административных помощников есть основной набор навыков работы, которые необходимы в любой из этих ролей. К ним относятся исключительные организационные навыки, отличные письменные и устные коммуникативные способности, а также большое внимание к деталям и профессионализму.

Они должны обладать техническим мастерством с помощью средств автоматизации делопроизводства, включая программные средства, такие как Microsoft Word, Excel и PowerPoint, а также инструменты бухгалтерского учета, такие как QuickBooks.

Административный помощник или Исполнительный секретарь в небольшом офисе

В небольшом офисе обязанности помощника по административным вопросам или исполнительного секретаря обычно выполняются различными сотрудниками офиса.Некоторые работы могут фактически выполняться руководителями самой компании, а роли административного помощника или исполнительного секретаря могут охватывать большее разнообразие обязанностей по мере необходимости в меньшей организации.

Административный помощник или Исполнительный секретарь в среднем офисе

По мере увеличения размера компании потребность в высокоорганизованном человеке и может выполнять множество задач. Это особенно справедливо для руководителей, которые управляют компаниями, требующими высокого уровня конфиденциальности и целостности для бизнеса, который ведется.

Помощник по административным вопросам или Исполнительный секретарь в крупном офисе

Обычно в большом офисе есть несколько административных помощников и / или исполнительных секретарей. При таком размере компании обычно необходимо иметь офисного менеджера, который координирует персонал, обслуживающий руководителей компании.

В некоторых случаях административный помощник будет сопровождать исполнительную команду в длительных командировках, чтобы помочь в организации встреч, планировании и других важных организационных задачах.

Административный помощник или исполнительный секретарь?

Административный помощник или исполнительный секретарь?

Поиск и наем правильного помощника или секретаря может вносить свой вклад в ваш рабочий день и в значительной степени определяет, насколько вы успешны.

Административный помощник Интервью Вопросы и ответы

Административный помощник Интервью Вопросы и ответы

Интервью вопросы для административного помощника и офисные рабочие места, образцы ответов, вопросы, чтобы задать интервьюеру , и советы для проведения собеседования.

Морской корпус 0141 — Административный секретарь

Морской корпус 0141 - Административный секретарь

Морской корпус Записал описание работы, детали MOS и квалификационные факторы. Эта страница охватывает MOS 0151 — Административный секретарь.

Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

должностные обязанности секретаря

  • Обеспечение административной деятельности руководящего звена.
  • Прием и перераспределение корреспонденции, обработка, подготовка и отправка ответов на полученные письма по мере необходимости.
  • Обеспечение делопроизводства, сбор и обработка необходимой информации для руководящего звена.
  • Прием документов от сотрудников для передачи начальству на подпись и ознакомление.
  • Подготовка совещаний и ведение их протокола.
  • Закупка канцелярии и другой необходимой для обеспечения нормальной рабочей деятельности продукции.
  • Организация приема сотрудников и других посетителей.
  • Выполнение ряда поручений.

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

  • Основы трудового и административного законодательства.
  • Общие нормы этики и делового этикета.
  • Основы делопроизводства.
  • Техника безопасности.
  • Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
  • Охрана труда.
  • Требования к ведению деловой переписки.

должностные обязанности секретаря руководителя

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

должностные обязанности секретаря делопроизводителя

  • обеспечением административной, а также распорядительной деятельности;
  • сбором и обработкой, а затем и предоставлением информации по запросу вышестоящего звена;
  • организацией телефонных и личных переговоров;
  • составлением деловых писем;
  • созданием условий для повышения эффективности работы руководителя и многим другим.

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

должностные обязанности секретаря судебного заседания

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

секретарь суда должностные обязанности

  • Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
  • Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
  • Проверка корректности оформления внутренней документации.
  • Регистрация, учет, хранение документов.

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

  • Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
  • Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
  • Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

Карьерный рост секретаря

Карьерный рост секретаря

Карьерный рост секретаря является немаловажной составляющей карьеры секретаря. К сожалению, не только для секретаря, но и для любого специалиста офиса вопрос карьерного роста до самого последнего момента остается некоторой лотереей, в которой вы можете вытянуть выигрышный билетик, а можете и не вытянуть. Карьерный рост секретаря зависит от ряда факторов, в которых квалификация секретаря и его рост внутри позиции будут играть важную, но не всегда решающую роль. Смена руководства, смена корпоративной политики, экономический спад и другие факторы также влияют на карьерный рост секретаря.

Итак, что может помешать карьерному росту секретаря?

1. Экономическая ситуация.

К примеру, я работала в банке в качестве личного помощника советника правления, но после экономического кризиса 1998 года этой должности не стало, и соответственно, у меня больше не было начальника. Я продолжила работать в банке, но уже не не позиции помощника руководителя, а на позиции секретаря. Налицо карьерный рост секретаря, но только в обратную сторону.

2. Ваш возраст.

Еще один пример. Когда я работала секретарем уже в другой компании, освободилось вакантное место помощника президента компании. И несмотря на мой опыт работы помощником руководителя, президент предпочел искать внешнего кандидата. Почему? Потому, что данная должность предполагала не только административную работу, но и общение на довольно высоком уровне, и для этого требовались не только отличные профессиональные качества, но и определенная жизненная зрелость.

3. Ваш общий стаж работы в компании.

Если вы проработали в компании всего несколько месяцев и уже всячески стараетесь дать понять руководству, что вас интересует карьерный рост секретаря, то это, скорее, вызовет эффект, обратный ожидаемому.

4. Отсутствие вакантной должности.

Вы можете быть прекрасным секретарем, но если ваша компания очень маленькая и на всех более или менее подходящих должностях надежно окопались сотрудники, то перспективы карьерного роста невысоки.

5. Смена руководства и корпоративной политики.

При смене руководства часто происходит смена корпоративной политики. Последняя, впрочем, может происходить и без смены руководства. В любом случае, это практически всегда приносит перемены в компании.

Выяснять возможности для карьерного роста секретаря необходимо еще в момент собеседования. Делать это нужно не в самом начале интервью, а в тот момент, когда работодатель заинтересовался вашей кандидатурой, примерно тогда, когда вы будете обсуждать вопросы зарплаты и компенсационного пакета.

Почему не рекомендуется обсуждать вопросы карьерного роста в самом начале? Как и с зарплатой, кандидат, задающий вопросы, касающиеся карьеры секретаря, прямо в лоб, рискует вызвать сильные сомнения у работодателя, который может посчитать, что кандидат, интересующийся только перспективами карьерного роста, срулит с позиции уже через несколько месяцев, как раз после того, как работодатель закончит обучать горе-сотрудника и устало вытрет лоб ладонью.

Но когда настанет подходящий момент, поинтересуйтесь, какие возможности карьерного роста секретаря существуют в компании. Как правило, хорошие перспективы имеются в компаниях с развитой кадровой политикой, где для каждой должности прописан план развития. На собеседовании интервьюер расскажет, что ждет сотрудника на конкретных этапах карьеры. Такая политика часто существует в иностранных и крупных российских компаниях, где ежегодно проводится аттестация сотрудника по ключевым показателям (key performance indicators, KPI). Минусом такой политики часто является то, что через несколько должностей сразу перескочить не удастся; также непросто будет получить повышение раньше установленного срока.

Другая возможность карьерного роста существует в динамичной, быстро развивающейся компании. Узнать об этом можно из двух источников: во-первых, спросить интервьюера о планах развития компании (заодно и хорошее впечатление произведете) и во-вторых, как я уже говорила ранее, изучите компанию перед тем, как идти на интервью. Планирует ли она расширение рынка? Открытие новых филиалов? Все это подразумевает создание новых должностей и появление новых возможностей для карьерного роста.

Менеджер по персоналу компании может не знать всех возможностей для карьерного роста, поэтому я рекомендую задавать этот вопрос будущему непосредственному руководителю. Но вот если линейный руководитель не дает вам четкого ответа и отвечает что-то вроде «да, возможность для карьерного роста есть», попробуйте задать наводящие вопросы, о том, какая, собственно, это возможность. Если руководитель и после этого не дает ясного ответа, то скорее всего, либо такой возможности нет, но он не хочет говорить вам об этом, либо он и сам не знает. И то, и другое для вас нежелательно, если вы мечтаете о карьерном росте секретаря.

Какие перспективы карьерного роста существуют у секретаря? Секретарь – один из тех счастливых профессионалов, у которого существует сразу две ветви развития карьеры. То есть, развиваться можно по административной линии, а можно по линии конкретной специализации. Давайте разберемся, что это такое. Развитие карьеры секретаря по административной ветви предполагает, что секретарь со временем может вырасти в помощника руководителя или в офис-менеджера. В данном случае я говорю об офис-менеджере в его западном понимании, т.е. без выполнения секретарских функций. Развитие по конкретной специализации предполагает, что со временем секретарь становится ассистентом конкретного отдела (маркетинга, продаж, персонала, бухгалтерии и т.д.) и далее младшим сотрудником, а затем и специалистом этого отдела.

Если вы не планируете работать в административной сфере в течение длительного времени, я рекомендую вам обратить внимание именно на развитие карьеры в области конкретной специализации. В краткосрочной перспективе этот вариант может показаться более сложным, но в долгосрочной перспективе именно этот вариант поможет вам вырасти из секретаря.

Если вы выберете развитие по административной ветке, то у вас также будут дальнейшие возможности для роста, но существенно меньше. Должность помощника руководителя – самая высокооплачиваемая из всех позиций секретаря, но она также очень часто – тупиковая. У офис-менеджера перспектив несколько больше. Через какое-то время при желании можно развиваться по линии управления персоналом, занять руководящую должность (административный директор) и т.д.

Что необходимо делать для карьерного роста секретаря? Во-первых, необходимо занять проактивную позицию. Берите на себя больше, чем подразумевает ваша должностная инструкция. Проявляйте инициативу. Выполняйте больше работы, чем подразумевает ваша должностная инструкция. Но здесь действовать нужно очень избирательно. Берите на себя дополнительные обязанности более высокого порядка, а не равнозначного или более низкого. Почему так? Всегда спрашивайте себя: учит ли вас чему-нибудь эта дополнительная работа? Помогут ли эти знания в вашей карьере секретаря? Если вы наберете кучу дополнительных обязанностей из разряда рутинных (вместо 100 факсов в день будете отправлять 10000, приносить кофе не только своему начальнику, но еще и его водителям, а также собакам водителей), вы пойдете не туда.

Во-первых, у вас не останется времени расти профессионально и повышать квалификацию. Во-вторых, вы быстро прослывете безотказным человеком, на которого можно свалить всю грязную работу в офисе. Этим с удовольствием воспользуются офисные бездельники. В-третьих, вы хотя и прослывете незаменимым сотрудником, повышения не дождетесь. Парадокс? Нет. Важно не количество телодвижений, а их качество. То есть, если вы секретарь, но потрясающе владеете Excel, делаете своевременные, грамотные и точные отчеты, то у вас больше вероятности попасть в отдел бухгалтерии, чем в случае, если вы будете поить весь этот отдел отменным кофе.

Для того, чтобы у вас появились возможности карьерного роста, вам нужно будет все время учиться. Если вы этого не хотите, про карьерный рост секретаря забудьте. Обучение может проходить по-разному, это может быть повышение квалификации на курсах, или даже дополнительное образование, с помощью дополнительных обязанностей, а может быть с помощью изучения соответствующей профессиональной литературы.

Проявляйте активность везде: скромняг не повышают. Сделали хорошо работу – не стесняйтесь показать начальству. Но помните, речь идет не о всех подряд мелочах (хорошо соединила начальника по телефону), а о более или менее весомом достижении.

Вы увидели ошибки в финансовом отчете? У вас есть идеи, как сэкономить компании деньги на закупке канцелярии? Не молчите. Выдвигайте идеи, делайте предложения. Рано или поздно одно из них может привести вас к повышению.

И наконец, что делать, если несмотря на все ваши усилия, вам никак не удается добиться возможности карьерного роста? Как я уже говорила вначале, карьера секретаря не всегда зависит только от его профессиональных качеств или инициативности. Рекомендация: убедитесь, что в вашей компании действительно нет перспектив карьерного роста, прежде чем предпринимать что-либо. Если вы никогда не говорили с начальником об этом, ваше видение может быть чисто субъективным и не отражать реальной картины.

Когда стоит думать о карьерном росте секретаря? Как я считаю, не раньше, чем через год, но и не позже, чем через три года.

И еще кое-что: не ведитесь на размытые обещания начальника обеспечить вам карьерный рост когда-то в будущем. За этим часто скрывается нежелание начальника заморачиваться сейчас на эту тему, нежелание тратить время на поиск замены вам, а страдать будете именно вы, так как завязнете на этой должности на долгие годы. Одной моей знакомой начальник обещал золотые горы: и обучение за счет компании, и повышение зарплаты, и карьерный рост. Но….только не сейчас, а в будущем….когда-нибудь. Читайте: никогда. Куда лучше, если начальник скажет вам о реальных перспективах карьерного роста, даже если их нет. В любом случае постарайтесь узнать о более-менее конкретных условиях и сроках развития карьеры.

И наконец, если после всех ваших усилий это все равно не привело к карьерному росту – пришло время менять работу. Теперь, когда у вас есть дополнительные навыки, которые вы получили, пОтом зарабатывая себе повышение, вы вполне можете найти себе работу в другой компании, уже начав с более высокой позиции. Если вы уверены, что «выросли» до того, что можете начать с более высокой позиции, именно такую позицию и ищите. Конечно, легче найти равнозначную работу, на которой вам пообещают перспективы карьерного роста. Только вот обещать – не значит гарантировать. Пройдет пара месяцев и обстоятельства могут измениться. Не меняйте шило на мыло.

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

Должностная инструкция секретаря административной группы

433.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Секретаря, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

433.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

433.3 Переименование, ликвидация должности секретаря, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

433.4 Секретарь непосредственно подчиняется руководителю Административной группы Управления обеспечения операционной деятельности.

У секретаря подчиненных нет.

434 Цели и должностные обязанности

2.1. Деятельность секретаря направлена на достижение следующих целей:

2.1.1. Ведение документооборота Департамента продаж;

2.1.2. Осуществление оперативной телефонной связи;

2.1.3. Информационное обеспечение сотрудников отдела.

2.2 Для достижения установленных целей Секретарь выполняет следующие обязанности:

2.2.1 Готовит ежедневные отчеты СП;

2.2.2 Ведет мониторинг по административному и внутреннему контролю;

2.2.3 Ведет бумажный регламентирующий архив ДП (Конфиденциальные распоряжения, СЗ);

2.2.4 Готовит документацию, связанную с административной поддержкой ДП;

2.2.5 Обеспечивает телефонной, факсимильной связью с филиалами;

2.2.6 Ведет мониторинг дней рождений ДФ и КДФ и филиалов, организует поздравления от имени Заместителя Генерального директора по продажам;

2.2.7 Ведет отчетность по отпускам руководителей;

2.2.8. Помогает в организации системных мероприятий по филиалам и ДП;

2.2.9. Распределяет входящую документацию по лоткам подразделения ДП;

2.2.10 Распределяет исходящую документацию по лоткам функциональных подразделений;

2.2.11 Регистрирует входящую, исходящую и внутреннюю документацию в бумажном и электронном архиве;

2.2.12 Составляет реестр проездных документов сотрудников отдела для последующего возмещения их стоимости;

2.2.13 Предоставляет в Департамент персонала информацию о курящих сотрудниках отдела.

Читайте также  Свидетельство о регистрации ИП – как выглядит

435 Показатели оценки деятельности

Деятельность секретаря оценивается на основе следующих показателей:

3.1 Оперативное и точное исполнение текущих поручений;

3.2 Своевременное и качественное выполнение должностных обязанностей.

436 Общекорпоративные нормы

Деятельность секретаря регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

436.1 Правила внутреннего трудового распорядка;

436.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды»

436.5 Положение о защите персональных данных работников XXX ;

436.6 Положение об Управлении обеспечения операционной деятельности

436.7 Настоящая должностная инструкция.

Секретарь имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 Вносить вышестоящему руководству предложения в рамках своей компетенции;

5. 2 Получать необходимую информацию для осуществления своей деятельности.

Секретарь несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector