Как составить служебную записку правильно: нюансы

Как составить служебную записку правильно: нюансы

Как составить служебную записку правильно нюансы составления

Служебная записка – это специальная форма документа, которая используется во внутренней среде предприятия и служит для быстрого решения текущих производственных проблем. Обычно этот документ составляется с целью внесения какого-либо нового предложения и решения возникших трудностей, а также утверждения или согласования определенных действий.

Важно, что в своей служебной записке специалист показывает себя в своем деле. Если работник с помощью документа ответственность за совершаемые действия перекладывает на другого человека или снимает с себя, не предлагая выхода из ситуации, то следует задуматься о профессиональных умениях и навыках данного специалиста.

Разновидности документа

Служебным письмом руководитель оповещается об имеющихся трудностях на его объекте. При этом работник, написавший его, выполняет не только производственные задачи, но и указывает на существующие проблемы.

Служебные записки подразделяются на:

  1. О фактах отрицательно сказывающихся на работе. К таковым относятся докладные, жалобы, а также объяснительные.
  2. Об обосновании пояснений к существующей документации. Это просьбы о выделении материальных средств, повышении категории сотрудника или премировании.
  3. Документ регулирует отношения между подчиненным и руководителем.

В служебных записках можно освещать разные моменты:

  • материальное обеспечение;
  • снабжение спецодеждой, СИЗ и СИЗОД;
  • какие производственные задачи необходимо решить;
  • кого из сотрудников направить на повышение квалификации;
  • просьбы о премировании работников;
  • жалобы на другого работника.

Служебная записка оформляется по форме ходатайства, если вопрос касается конкретного сотрудника.

Основные цели написания служебных записок — это решение текущих организационных проблем, связанных с хозяйственным управление, материально-технической базой, информационным обеспечением, дисциплинарном взысканием и т. д.

Зачастую ведущие организации используют систему электронного документооборота для фиксации различных данных и фактов: программисты разрабатывают специальную программу, работки организации регистрируются благодаря логину и паролю (их предоставляет отдел кадров) и, зайдя в определенный раздел программы по документообороту, сотрудник выбирает раздел «Служебная записка» и уже заполняет недостающие поля.

Удобство применения электронного документооборота оценили многие компании, так как:

  • автоматически присваивается номер документа (его карточка);
  • все документы хранятся в электронном архиве (в основном по годам);
  • для поиска конкретного документа достаточно знать минимальный набор информации;
  • экономия на бумаге и аренде хранилищ и т. д;

Но многие организации до сих пор пользуются бумажными носителями при написании служебных записок.

В отделе кадров зачастую находятся уже готовые примеры служебных записок для различных целей и сотруднику только нужно обратиться к ответственному кадровику и указать причину написания его служебной записки.

Служебная записка – пустая формальность?

Безусловно, для маленького предприятия служебная записка может быть излишней формальностью, отнимающей время и силы. Но в большой организации, где множество работников, есть отделы, служебная записка может оказаться кстати. В таком случае служебная записка будет исполнять роль письменного напоминания о необходимых взаимодействиях между отделами.

[attention type=green]В крупных структурах халатность при составлении служебной записки или пренебрежение ее составлением может обернуться лишней тратой времени на выяснение каких-либо обстоятельств, поиска виновных в возникновении проблем, несогласованностью в работе отделов.[/attention]

Чтобы представить наглядно необходимость правильного отношения к служебной документации, представим себе следующую ситуацию. В связи с каким-либо праздником хозяйственный отдел назначает дополнительный рабочий день своим работникам для своевременной уборки территории.

Если не уведомить об этом работников отдела охраны, может возникнуть недоразумение. Работников просто не пропустят на проходной, поскольку отдел охраны ничего не знает о мероприятиях в связи с праздником.

Вопросы о служебных записках

  1. Как составить служебную записку, чтобы убедить директора финансировать покупку компьютера (подписку на бухгалтерский журнал) и т. д.?

Обращение к директору не является коммуникацией по горизонтали, и поэтому такая записка не будет считаться служебной. Обращение к начальнику – докладная записка.

  1. Какой формат листа используется для служебных записок?

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы оформляются на листах формата А4.

  1. Правильно ли на служебной записке ставить гриф «утверждаю»?

Нет. Служебная записка – это способ коммуникации между подразделениями. Ответ на вопрос или предложение служебной записки оформляется как ответная служебная записка. При этом в шапке ответа указывается номер той записки, на которую составлен ответ.

1 Kомментарий

Помогите пожалуйста грамотно написать служебную записку о необходимости приобретении расходомера . На расходомер ТРК был произведен ремонт специалистом сторонней организации, расходомер данный момент работает но определенный срок гарантии не дали так как детали изношены. Так же был составлен дефектный акт и заключение о необходимости замены расходомера.

Образец служебной записки

У нас вы можете скачать готовый образец служебной записки о ненадлежащем выполнении сотрудником служебных обязанностей:

Или воспользуйтесь примером служебной записки:

Директору ООО «Гвоздика»

Слободину Владимиру Александровичу

Г. Хабаровск 20 марта 2021 года

В кондитерском цехе с 02 марта 2021 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

  1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
  2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

Когда требуется такой документ

Важный момент каждой командировки – ее продолжительность, которая необходима для составления отчетности и осуществления выплат. Фактически дни пребывания подтверждаются:

  • по датам, имеющимся в проездных документах;
  • при отсутствии проездных – по дате проживания, при этом время отъезда и возвращения устанавливаются по служебной записке;
  • если не имеется ни проездных, ни документа о проживании, составляется служебная записка.

Следовательно, составление служебной записки обязательно, если:

  • не имеется проездных или любых иных документов, подтверждающих работу в другом населенном пункте по заданию своего предприятия;
  • для поездки потребовалось применение личного, служебного или арендованного транспорта.

Законом не устанавливается конкретная дата подачи служебной записки, но п.7 Положения № 749 предписывает сдавать ее сразу после возвращения, поэтому ее принято сдавать в день завершения командировки или в первый рабочий день после нее.

Если поездка была совершена на личном транспорте, эти расходные документы становятся единственным доказательством того, что использовался такой вид транспорта для поездки к месту назначения и обратно.

Служебная записка на командировку

Сфера применения рассматриваемого типа документов очень широка. Однако можно перечислить основные ситуации, когда часто используются служебные записки:

  1. В том случае, когда были зафиксированы нарушения, которые имеют непредвиденный характер. В этом случае документ позволяет вовремя зафиксировать факты и обратиться за помощью в решении возникших проблем.
  2. В тех случаях, когда неожиданно возникает необходимость в том, чтобы руководство фирмы приняло меры. Примером такой ситуации может быть внезапная нехватка финансирования при работе над проектом.
  3. Если сотрудник не явился на работу или нарушил дисциплину, данный факт может найти своё отражение в оформлении служебной записки.
  4. Когда начальник подразделения предлагает определённым образом распределить премии среди его сотрудников.
  5. В ситуации, когда неожиданно возникает необходимость в том, чтобы вмешался начальник.

Это не полный список таких ситуаций. Использование служебных записок имеет важную особенность, которая состоит в том, что документ используется для информирования и обычно не вынуждает получателя к немедленным конкретным действиям.

Как правильно писать служебные записки: виды, примерный образец составления

В процессе трудовой деятельности оформляется немало документации и оформление служебных записок тому не исключение. Содержание, прописанное в них, обеспечивает взаимодействие между сотрудником и руководителем. Как правильно писать служебные записки, а также образец их составления будут рассмотрены в данной статье.

Цель оформления документа

Для чего составляют служебную записку на предприятии

Для чего составляют служебную записку

Служебная записка облечена в форму документа, которая принята на предприятии. С ее помощью решение производственных задач осуществляется намного быстрее. Извещение руководителя об имеющейся проблеме с предложениями о дальнейших действиях становится свойственным при решении задач.

К примеру, в служебной записке работник известил руководство об опасности используемого в техпроцессе оборудования, а именно об отсутствии заземления и параллельно предложил способ устранения данной проблемы. В бумажном варианте обозначена проблема, которую необходимо устранить в ближайшее время, а приступать к выполнению работ сотрудник не имеет права до устранения нарушения.

Установленной формы записок не предусмотрено, они оформляются произвольно: набираются на компьютере или вручную. Неважно, какая будет направлена версия руководителю: электронная или в виде записки, руководство должно прореагировать на изложенную в ней информацию.

Разновидности документа

Служебным письмом руководитель оповещается об имеющихся трудностях на его объекте. При этом работник, написавший его, выполняет не только производственные задачи, но и указывает на существующие проблемы.

Служебные записки подразделяются на:

  1. О фактах отрицательно сказывающихся на работе. К таковым относятся докладные, жалобы, а также объяснительные.
  2. Об обосновании пояснений к существующей документации. Это просьбы о выделении материальных средств, повышении категории сотрудника или премировании.
  3. Документ регулирует отношения между подчиненным и руководителем.

В служебных записках можно освещать разные моменты:

  • материальное обеспечение;
  • снабжение спецодеждой, СИЗ и СИЗОД;
  • какие производственные задачи необходимо решить;
  • кого из сотрудников направить на повышение квалификации;
  • просьбы о премировании работников;
  • жалобы на другого работника.

Служебная записка оформляется по форме ходатайства, если вопрос касается конкретного сотрудника.

Какие основания для оформления записки

Служебная записка: в каких случаях составляют

В каких случаях составляют служебную записку

Чтобы грамотно составить служебную записку следует придерживаться основных рекомендаций.

Записка состоит из двух частей:

  • первая — содержательная, то есть в ней указывается информация о факте произошедших событий;
  • вторая — это предложение или просьба что-либо выполнить.

Подготовка служебной записки рекомендована в случаях:

  • допущенные нарушения либо халатность сотрудника привели к неблагоприятным последствиям;
  • недостаточное выделение финансовых средств на реализацию нужного мероприятия;
  • если сотрудник совершил прогул или явился на работу в нетрезвом виде;
  • по результатам трудовой деятельности сотрудника нужно премировать;
  • отправление в командировку работника в связи с производственной необходимостью;
  • требуется вызвать работника из отпуска или необходим его выход в выходной день;
  • иные возможные ситуации, которые требуют, чтобы руководитель был задействован.

Служебная записка пишется одинаково, применительно ко всем случаям, но в ней важно указать все возможные нюансы.

Пример составления записки

Сотрудникам необходимо владеть элементарными знаниями по написанию документа, при этом отразив в нем все сведения.

Требования к написанию:

  1. Обозначение адреса, то есть, кому направляется записка на рассмотрение. В правом углу сверху пишутся: должность; фамилия — полностью, инициалы — можно сократить, а также от кого направляется обращение.
  2. Номер документа и его название прописываются ниже.
  3. После излагается существующая проблема подробно.
  4. Предложения по выходу из сложившейся ситуации.
  5. Далее обозначается автор записки, его инициалы и должность, а также подпись и дата составления.

Тонкости заполнения

Служебная записка: особенности составления

Особенности составления служебной записки

Бумагу будет подготовить просто, если знать некоторые нюансы ее составления. Можно для этого воспользоваться примерным образцом:

  1. Записка составляется на 11 формате.
  2. Если вариант рукописный, то должен быть выбран цвет пасты синий.
  3. При оформлении электронного документа следует выбрать шрифт и его номер в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
  4. Отступ слева — 2,5-3,5 см, а справа — от 1,25 до 2,5 см.
  5. Нижние и верхние отступы принимаются равными 2 см.

Для конкретного предприятия могут быть установлены и иные нормативы.

Форма электронного документа

Когда в организации предусмотрен обмен информацией при помощи средств электронной почты, то и отправить служебную записку можно будет без труда. Основное достоинство такой доставки — это оперативность.

Электронный документ оформляется таким же образом, как и рукописный.

Основная часть содержит главную проблему. Можно лишь не пропечатывать адреса направления. В строке «Тема» нужно указать, куда послание направить, а строке «Адрес» написать, кому оно отправляется. Записка будет вставлена автоматически и переправлена в место назначения.

Можно обозначить отдельно на свободном поле имя отправителя. Немаловажно установить оповещение о результате прочтения документа, так будет возможность удостовериться, что записка ушла своевременно.

Важные критерии

При составлении документа необходимо принять во внимание следующее:

  1. Если это ходатайство, то его обязательно написать на имя руководителя.
  2. Обозначение в цифрах количества продукции, ее назначения и количества.
  3. Если в записке указывается много работников, то обязательно ее подготовить непосредственным их руководителем.
  4. На основании каких достижений премируется работник.
  5. При ходатайстве о повышении в должности, следует указать обстоятельства.
  6. Если это жалоба, то указать ее причины: неуплату положенной суммы, некачественное выполнение работ и иные.
  7. При выходе из строя оборудования нужно проинформировать по какой причине это произошло.
  8. Если жалоба подготавливается о несвоевременном предоставлении отчета, то обязательно следует указать за какой период времени.

При соблюдении основных рекомендаций подготовка служебной записки будет грамотной и лаконичной.

Рассмотрение и хранение записки

Служебные записки: хранение

Как хранят служебные записки

Рассмотреть информацию, изложенную в записке, руководитель должен в день ее получения. А принимать решение в срок, установленный нормативными документами на предприятии. Но при этом обязательно должна быть резолюция о положительном, либо об отрицательном решении.

Хранится документ совместно с входящей документацией на предприятии, а уничтожается в плановом порядке в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Подробнее о служебных записках смотрите в этом видео:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Правила оформления служебных записок по ГОСТу. Какие применяются требования к их написанию и внешнему виду?

Служебные записки являются широко используемым внутренним документом в организациях.

Это наиболее доступный способ получения необходимой информации от параллельных структур компании.

Далее рассмотрим, как составляется данный документ, каковы требования к его оформлению.

Нормативная база

Служебная записка (СЗ) – разновидность докладной записки.

Основное отличие в том, что СЗ направляются должностным лицам, находящимся на том же уровне управления, по горизонтали.

Докладные же записки направляются вышестоящим руководителям, по вертикали.

Какие-либо обязательные правила создания СЗ или образцы в законодательстве отсутствуют. Классификатор управленческой документации содержит упоминания только о докладных, объяснительных и пояснительных записках. Нормы и инструкции по оформлению СЗ в рамках конкретного юридического лица могут быть урегулированы на уровне локального нормативного акта по вопросам делопроизводства.

Поскольку СЗ являются письменными бумагами и должны учитываться (регистрироваться) отправившим их лицом, то они служат доказательством направления какой-либо информации, запроса, сообщения о проблеме, которую невозможно решить самостоятельно. Своеобразное оттягивание времени и перераспределение ответственности.

Как правильно оформить: заполнение СЗ по ГОСТу

“Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт в общих чертах определяет особенности и нормы для конкретного объекта (в нашем случае – документация).

Новый ГОСТ содержит упоминание служебных записок (например, пункт 5.15).

Оба стандарта имеют рекомендательный характер и исполняются на добровольной основе. Однако если в локальном акте организации сделана ссылка на ГОСТ, то его необходимо соблюдать.

Вступающий в силу ГОСТ содержит более детальное регулирование, в него включены новые разделы.

Требования к внешнему виду

Служебные записки оформляются на белой или другой светлой бумаге формата А4 или А5.

По краям предусматриваются поля: правое – 10 мм, с остальных сторон – по 20 мм. В нашей стране документы создаются на русском языке.

Верхняя часть («шапка»). Вверху справа вписывается адресат СЗ (не более 4, иначе необходимо делать рассылку).

С левой стороны ниже указывается наименование бумаги, дата и номер регистрации, краткое содержание (заголовок).

Дата может быть указана как в числовом формате арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ, ГГГГ.ММ.ДД), так и с использованием слов. Регистрационный номер – порядковое числовое значение, возможно с буквенным дополнением.

Основное содержание. В содержании записки может быть текст, таблица, анкета. Повествование обычно включает в себя два раздела: мотивировочный (основания и цели направления СЗ) и заключительный (итоги и просьбы).

Далее следует указание на приложенные к СЗ дополнения (если они имеются) и проставляется подпись лица, от чьего имени направляется СЗ.

Если служебная записка занимает более одной печатной страницы, то последующие страницы нумеруются.

Новый ГОСТ предусматривает дополнительные нормы:

  • он упоминает не только традиционные бумажные документы, но и электронный документооборот с соблюдением тех же правил по оформлению.
  • Текст. Лучше всего использовать шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Текст СЗ выравнивается по ширине листа.
  • Нумерация страниц проставляется вверху листа (верхний колонтитул).
  • Допускается двусторонняя печать документов с сохранением необходимых размеров полей со всех сторон.
  • Предусмотрен отступ для абзаца – 1,25 см.

Пример документа на фото ниже:

Когда служебная записка не соответствует правилам?

Как уже было отмечено выше, СЗ не является официальным документом, поэтому какие-либо специфические последствия для направления записок не по форме не предусмотрены.

Целью СЗ выступает получение или предоставление определенной информации коллегам по работе и единственным возможным негативным последствием оказывается отсутствие реакции на записку.

В законодательстве содержатся общие условия для обращений, при несоблюдении которых они не рассматриваются. Представляется, что они по аналогии могут быть применены и к СЗ. В частности, не получат ответа заявления:

  1. не имеющие указания на составившее их лицо (аноним);
  2. Содержащие нецензурные высказывания, оскорбления, угрозы;
  3. Не поддающиеся прочтению;
  4. Если ранее неоднократно на аналогичные запросы был дан ответ;
  5. Если при ответе придется разгласить охраняемую тайну;
  6. И другие.

Эти нормы содержатся в федеральном законе “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации”.Несмотря на отсутствие в законах обязательных правил для переписки посредством служебных записок, он должны составляться с соблюдением норм делового общения, правил русского языка и традиционных требований к деловым бумагам.

Правила оформления служебных записок, как составить служебную записку

Одним из эффективных способов коммуникации в коллективе является служебная записка. Но большее количество организаций и предприятий их не берут во внимание, не используют в своей профессиональной деятельности. Чем это вызвано? Сложностью в составлении, либо нормативными аспектами? Попробуем разобраться. Рассмотрим, что собой представляет собой данный формальный документ, почему большинство управленцев не считают их значимыми в процессе рабочей деятельности, а также чем они полезны в бизнесе и какие задачи решают.

Почему служебные записки редко используются?

Служебные записки – это давно устоявшиеся форма организации коммуникаций между сотрудниками одного предприятия. Так почему ее тогда так не любят в большинстве учреждений?

Зачастую, служебная записка игнорируется коммерческими, негосударственными предприятиями. К ним относятся как бессмысленной и довольно ненужной бумажной волоките. Многие игнорируют факт, что служебная записка играет важную роль для дальнейшего процветания.

На чем еще может быть обоснован негатив организаций по отношению к служебной записке, указано ниже:

  • Не внесена в классификатор управленческой документации, что снижает ее популярность, делает не такой значимой для документооборота предприятия.
  • В большинстве организаций низкий уровень делового общения, отсутствие всяких корпоративных стандартов.
  • Отсутствие принуждениях к их использованию со стороны управленческого состава в области документооборота организации.
  • Сокрытие настоящего положения дел в системе организации, ведь это нормативный служебный акт, который имеет свою юридическую силу. А документально подтвержденная информация о положении дел в организации трудно опровергнуть в дальнейшем;
  • Введение электронных средств связи: проще намного позвонить, либо поговорить даже лично, чем составлять целый документ.

Обратите внимание! Все вышеуказанные причины носят лишь предположительный характер. Поэтому предпосылки, которые стали причиной нежелания использования служебной записки, у каждой организации могут быть разные.

Что это такое?

Этот элемент документооборота представляет собой внутреннее деловое письмо как между должностными лицами одного уровня, так и между начальниками и подчиненными, которое позволяет решать текущие производственные вопросы. Она используется для обмена служебной информации внутри коллектива.

В служебной записке необходимо четко излагать цель сообщения в понятной и несложной для восприятия форме. Важно учитывать, что она не должна быть избыточной, либо, наоборот, неполной. Это будет затруднять понимание адресата сути проблемы, а также то, что вы желаете предложить, сказать.

Преимущества

Несмотря на некоторые сложности составления, которые могут возникнуть у людей, служебные записки – это то, что в положительной степени влияет на документооборот компании или любого предприятия. Все это достигается за счет большого круга запросов, которые может решать документ:

  • Проведение инструктажа.
  • Сопровождение к какому-либо сообщению.
  • Получение достоверной информации по какому-либо рабочему вопросу.
  • Постановление на обсуждение между сотрудниками вопросов материального, информационного или административного характера.
  • Опровергнуть беспочвенные обвинения коллег.
  • Разрешение противоречивых ситуаций, которые возникают в коллективе.

За счет этого появляется целый ряд преимуществ служебных записок, которые нельзя игнорировать. Можно выделить следующие положительные аспекты:

  • Именно служебная записка позволяет кратко описать проблему, которая возникает в коллективе, и предложить решение проблемы , найти адекватное объяснение, что привело к возникшим обстоятельствам, опросить сотрудников.
  • Обмен служебными записками делает весь процесс решения конфликтов между сотрудниками прозрачным. Можно легко отследить историю переписки, поскольку в новом письме дается ссылка на предыдущий диалог.
  • Записка отражает персональную ответственность поручений, которые возлагаются на сотрудника.
  • Документ минимизирует количество ошибок, которые связаны с выполнением поручений;
  • Используя служебные записки, можно быстро рассмотреть возникший вопрос и предложить оперативное решение.

Обратите внимание! Как видите, умение грамотно и в срок оформлять документ для обмена служебной информацией упрощает процесс работы и позволяет сократить количество проблем в дальнейшем.

Процесс оформления

Эффективность служебной записки во многом зависит от того, насколько грамотно и четко она написана. Именно поэтому важно учитывать все нюансы ее построения, а также сделать все по стандартам.

Читайте также  Наркологическое освидетельствование при приеме на

Необходимо составлять служебную записку на чистом листе А4. Некоторые организации, чаще всего государственные, используют для этого бланк письма. Вот список того, что должен содержать документ:

  • Входные данные, которые крепятся ко всем бланкам данной организации.
  • Полное название организации.
  • Эмблема, зарегистрированный товарный знак.
  • Печать.
  • Место оформления документа.

Обратите внимание! Если какие-либо требуемые данные не будут помещены на бланк, то документ является недействительным в юридическом плане, поэтому важно вносить корректно все данные.

Важно учитывать тот момент, что составлять все служебные записки на бланке письма намного проще. Но вот если требуется отдать документ руководители соседнего отдела, то справочные данные смысла иметь не будут. Для упрощения того процесса существует целый документ, где установлены ГОСТы. В них прописаны все те виды бланков, которые могут применяться для написания служебной записки.

Независимо от того, какой бланк для написания служебной записки будет использован, в него необходимо ввести реквизиты, установленные ГОСТом Р 6.30-2003. Рассмотрим их ниже по пунктам:

Правила оформления служебных записок, как составить служебную записку

  1. Сверху находится эмблема организации.
  2. Под ней необходимо расположить наименование организации.
  3. Дата оформления документа.
  4. Разновидность документа.
  5. Регистрационный номер.
  6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа предыдущего документа, если вы отправляете свое сообщение в качестве ответа.
  7. Место составления служебной записки.
  8. Наименование структурного подразделения, должности работника, которому вы направляете служебную записку.
  9. Заголовок к тексту (необязательно).
  10. Текст документа, где вы излагаете всю суть проблемы, представляете идею, накладываете на человека служебное поручение, либо даете ответ на предыдущее письмо.
  11. Отметка о наличии приложения (необязательно).
  12. Подпись отправителя.
  13. Отметка об исполнителе.
  14. Печать.

Внесение всех вышеуказанных данных позволит составить грамотную служебную записку.

Нюансы заполнения реквизитов

Даже рассмотрев все входные данные, которые необходимо внести в служебную записку, не гарантирует того, что она будет составлена верно. Нередко бывает так, что сотрудники составляют записку неверно, внося в документ весьма некорректные недочеты. Конечно, если знать то, в чем можно в дальнейшем допустить ошибки, достичь поставленных задач будет проще.

Чтобы исключить возможность допущения грубых ошибок, выделим основные нюансы оформления некоторых данных в документе:

  • Адресат – если обращение отправляется сразу нескольким должностным лицам, рассылается по филиалам и структурным подразделениям, то в правом верхнем углу необходимо перечислить всех адресатов.
  • Текст документа – информация излагается только от первого лица, единственного числа. Текст разбивают на логические абзацы. Сам текст обычно строится из следующих элементов: введения, основная часть, где излагается вся информация, заключительная часть, где человек излагает выводы. Также в заключительную часть могут быть вынесены предложения, даны рекомендации.

Если говорить о структуре документа, то преамбула – это та часть, где раскрывается цель написания служебной записки. Здесь же содержится ссылка на даты, факты и дополнительную информацию. Первая часть должна подводить к рассматриваемому вопросу, делу. Нельзя сразу начинать рассматривать вопрос, но при этом не сделать подводку.

Чем точнее будет сформирована структура текста, тем выше вероятность того, что решения будут приняты в кратчайшие сроки, а не отложено в ящик на дальний срок.

Движение документа

Составление документа – это только половина. А вот дальнейшие действия нередко вызывают споры. Стоит отметить, что тот, кто будет заниматься оформлением и дальнейшим маршрутом служебной записки зависит во многом от самой организации. Как правило, решением таких вопросом занимаются управленческий состав.

Обратите внимание! Чтобы определить допустимый в работе вариант, не бойтесь ломать старые установки, сложившиеся системе, и вводить новые методы, корректировать ошибки в логистике.

Правила оформления служебных записок, как составить служебную записку

Существует 2 схемы маршрута документа: с участием или без участия ДОУ. Рассмотрим каждую из них.

Заключение

Теперь, рассмотрев все нюансы составления служебной записки, а также ее преимущества, вы можете сделать вывод, что ничего сложного в них. А их введение в работе учреждений позволит намного облегчить рабочий процесс. Служебные записки – это первый шаг к грамотному организованному документообороту, а также первый этап борьбы с управленческим хаосом!

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector