Как правильно указывать период трудового отпуска

Как правильно указывать период трудового отпуска

Как правильно исчислять рабочий год и в каких случаях его границы сдвигаются

Трудовой отпуск, как правило, предоставляется работнику ежегодно. Однако в некоторых случаях рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, может сдвигаться, и это обстоятельство необходимо учесть специалисту по кадрам. В данной статье мы рассмотрим, в каких случаях и как сдвигаются границы рабочего года и предусмотрена ли законодательством форма учета смещения рабочего года.

Работникам за период нахождения в трудовом отпуске выплачивается средний заработок, так называемые отпускные. Рассмотрим, как определять период для расчета отпускных.

Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).

Рабочий год работника отличается от календарного года. При этом под рабочим годом трудовое законодательство понимает период его работы у данного нанимателя считая со дня поступления на работу. Например, если работник принят на работу 10 апреля 2015 г., то его рабочий год начинается 10 апреля 2015 г. и закончится 9 апреля 2016 г. Следующий рабочий год данного работника начнется 10 апреля 2016 г.

Справочно:
работники независимо от того, кто является их нанимателем, от вида заключенного ими трудового договора, формы организации и оплаты труда имеют право на основной отпуск (ст. 154 ТК).

Периоды времени, которые включаются в рабочий год

В рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, включаются:

– фактически отработанное время;

– время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялись прежняя работа и заработная плата либо ему выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением времени отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;

– время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года;

– время оплаченного вынужденного прогула и т.д. (ст. 164 ТК).

Справочно:
периоды, включаемые в рабочий год, за который предоставляются дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы (ст. 157), определяются Правительством Республики Беларусь.

Пример 1

В течение рабочего года (с 1 сентября 2014 г. по 31 августа 2015 г.) сотруднику несколько раз предоставлялся кратковременный отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам общей продолжительностью 14 календарных дней (ст. 190 ТК). Так как эти периоды не превысили 14 календарных дней, то время нахождения работника в отпусках без сохранения заработной платы в данном случае включается в рабочий год, а значит, не сдвигает период, за который работнику может быть предоставлен трудовой отпуск. То есть отпуск будет предоставляться за рабочий год с 1 сентября 2014 г. по 31 августа 2015 г.

Периоды времени, которые не включаются в рабочий год

В соответствии с трудовым законодательством границы рабочего года работников сдвигаются в случае:

– использования работником отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 14 календарных дней в течение рабочего года (п. 5 части первой ст. 164 ТК);

– предоставления отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста (п. 2 части первой ст. 164 ТК).

ЭТО ВАЖНО! Наниматель вправе предусмотреть в коллективном договоре, соглашении условие о включении в рабочий год периода нахождения работника в отпуске без сохранения заработной платы больше 14 календарных дней.

В этом случае рабочий год работника не будет сдвигаться на число календарных дней социального отпуска без сохранения заработной платы в рабочем году, превышающее 14 календарных дней, учитывая количество дней, которое установлено в локальных актах организации. А вот если предоставлен работнику отпуск без сохранения заработной платы сверх этого срока, то смещение рабочего года производится на это количество дней.

Пример 2

В организации, где преимущественно работают женщины, коллективным договором предусмотрено, что в течение года сотрудницы могут использовать 20 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы, которые включаются в рабочий год. Одной из сотрудниц за год были предоставлены 5 отпусков без сохранения заработной платы сроком по 5 календарных дней. Значит, ее рабочий год будет смещен при предоставлении трудового отпуска на 5 календарных дней (25 – 20).

Как влияет отпуск без сохранения заработной платы на трудовой оплачиваемый отпуск

Если сумма периодов, включаемых в рабочий год согласно ст. 164 ТК, меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время. Для большей наглядности рассмотрим, как сдвигается рабочий год при использовании отпуска без сохранения заработной платы.

Если количество календарных дней социального отпуска без сохранения заработной платы, предоставленных работнику в течение рабочего года, более 14, то количество календарных дней такого отпуска, превышающее 14, исключается из рабочего года работника, а рабочий год сдвигается именно на это количество календарных дней.

Справочно:
если сумма периодов, включаемых в рабочий год согласно ст. 164 ТК, меньше 12 полных
календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время (ст. 165 ТК).

Пример 3

Работник принят на работу 1 июня 2012 г. В течение 1-го и 2-го рабочего года у работника не было периодов времени, которые законодательство не расценивает как фактически отработанное время. Это позволило специалисту по кадрам отмечать рабочий год данного сотрудника следующим образом: 1 июня 2012 г. – 31 мая 2013 г., 1 июня 2013 г. – 31 мая 2014 г. В течение следующего рабочего года (с 1 июня 2014 г. по 31 мая 2015 г.) сотруднику предоставлялся не только трудовой отпуск, но и краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы общей продолжительностью 20 календарных дней. В таком случае рабочий год данного сотрудника сдвигается на количество дней, превышающее 14 календарных дней, т.е. на 6 календарных дней (20 – 14). Это означает, что рабочий год будет для него исчисляться уже с 1 июня 2014 г. по 6 июня 2015 г.

Как изменяется рабочий год сотрудницы после отпуска по уходу за ребенком

Длительные отпуска без сохранения заработной платы, отпуск по уходу за ребенком до 3 лет и другие в рабочий год не включаются, и окончание рабочего года работника сдвигается на соответствующее число календарных дней.

В стаж работы, дающий право на последующие трудовые отпуска, время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет не засчитывается (часть одиннадцатая ст. 185 ТК).
Рассмотрим исчисление рабочего года с учетом требований ст. 165 ТК на примере 4.

Пример 4

Сотрудница оформлена на работу со 2 января 2011 г. С 23 мая 2011 г. она ушла в социальный отпуск по уходу за ребенком, а с 15 октября 2014 г. снова вышла на работу на полный рабочий день. Время вышеуказанного отпуска не включается в рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск (ст. 185 ТК). Следовательно, рабочий год сдвигается на количество дней социального отпуска.

ЭТО ВАЖНО! В данном случае для сотрудницы изначально рабочий год был со 2 января 2011 г. по 1 января 2012 г. Но так как работница ушла с 23 мая 2011 г. в социальный отпуск, то период этого отпуска с 23 мая 2011 г. по 14 октября 2014 г. должен быть исключен из расчета рабочего года.

Поэтому специалист по кадрам должен произвести следующий расчет:

1) определим фактически отработанное сотрудницей время, т.е. количество календарных дней с начала рабочего года до начала отпуска по уходу за ребенком:

со 2 января 2011 г. по 23 мая 2011 г. = 141 календарный день (далее – к.д.);

2) определим дату окончания нового рабочего года сотрудницы, т.е. количество к.д., которое необходимо добавить к дате выхода работника из социального отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет для получения полного рабочего года. Для этого из продолжительности календарного года вычитаем количество фактически отработанных к.д. до начала отпуска по уходу за ребенком:

365 к.д. – 141 к.д. = 124 к.д.;

3) определяем дату окончания рабочего года, за который работнице будет предоставляться трудовой отпуск по новому исчислению. Для этого к дате выхода из указанного отпуска прибавляем недостающее количество к.д., т.е. количество дней, не отработанных ею до получения полного рабочего года:

15 октября 2014 г. + 124 к.д. = 15 февраля 2015 г.;

4) полученная дата – 15 февраля 2015 г. – является датой окончания рабочего года, за который работнице можно предоставить трудовой отпуск.

Со следующего за полученной датой дня – 16 февраля 2015 г. – будет начинаться новый рабочий год данной сотрудницы: с 16 февраля 2015 г. по 15 февраля 2016 г. и т.д.

Дополняем график отпусков и списки сотрудников

На практике часто у специалиста по кадрам возникают вопросы: как документально оформлять смещение рабочего года? можно ли вести подсчет периодов, включаемых в рабочий год, в произвольной форме?

Законодательством не предусмотрено какой-либо установленной формы фиксации факта смещения рабочего года. Вместе с тем при проверках контролирующие органы настоятельно рекомендуют вести учет смещения рабочего года сотрудников в форме приказов о смещении рабочего года или внесением соответствующих отметок в личные карточки (списки) сотрудников организации.

Мы считаем, что издавать приказы о смещении рабочего года нецелесообразно. Лучше в конце рабочего года проанализировать приказы о предоставлении трудовых отпусков, отпусков без сохранения заработной платы, отпусков по уходу за ребенком и сразу отметить смещение рабочего года для каждого работника.

ЭТО ВАЖНО! Мы советуем специалисту по кадрам в приказах о предоставлении трудовых отпусков обязательно указывать период (рабочий год), за который предоставляется отпуск с учетом его смещения, и если это происходит, то отмечать такое смещение в графике отпусков или любых электронных списках, которые ведутся в организации, нет необходимости.

Полагаем, что такая форма не только облегчит учет рабочих периодов сотрудников организации, но и даст полное представление о том, почему рабочий год в определенных ситуациях не равен по продолжительности календарному году, как это предусмотрено ст. 163 ТК.

Правила составления графика отпусков на 2021 год

График отпусков — это сводный документ, содержащий сведения об отпусках сотрудников на предстоящий календарный год. Он должен быть у каждого работодателя. Отсутствие графика или нарушения, допущенные при его составлении и утверждении, наказываются штрафами. За какие ошибки в графике отпусков могут наказать? Как организовать работу по составлению графика отпусков, чтобы были довольны все: работники, работодатель и трудовые инспекторы? Узнайте об этом из нашего материала.

Коротко о графике отпусков-2021

К концу года критически не хватает времени на все дела. Используйте нашу схему — она подскажет, в какой срок оформить график отпусков на 2021 год и в какой форме, а также с кем согласовать и кого с ним ознакомить.

Подробности о том, что учесть при составлении и утверждении графика отпусков, вы найдете в следующих разделах.

За что штрафуют трудовые инспекторы по всем кадровым вопросам, рассказываем в онлайн-курсе «Клерка» — «Всё о кадровом учёте: учимся составлять кадровые документы без ошибок». Курс полностью дистанционный, по окончании получите сертификат на 40 часов ИПБ России. Записывайтесь, пока скидка 30 %.

Оставляйте контакты ниже, менеджеры предоставят скидку:

Почему график нужно утвердить не позднее 17 декабря 2020 года

Эта дата не случайна и рассчитана она по нормам ст. 123 ТК РФ — график отпусков на очередной год утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

Календарный год, как известно, завершается 31 декабря. Отсчитаем от этой даты 2 недели и получим крайнюю дату, не позже которой график отпусков на 2021 год должен быть утвержден:

Если вовремя утвержденный график у работодателя отсутствует, его могут оштрафовать по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ (подробнее о штрафах расскажем далее).

Не утверждать в указанный срок график отпусков могут только микропредприятия, отказавшиеся от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков. При этом нужно заключить письменное соглашение с работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме (п. 22 Типовой формы трудового договора, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858). Такие правила предусмотрены ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ .

Форма графика отпусков

Для графика отпусков нет обязательной формы. Работодатель вправе использовать:

  • самостоятельно разработанную форму;
  • унифицированный бланк формы Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

При разработке своей формы графика отпусков работодателю не рекомендуется сокращать объем сведений об отпусках, предусмотренный в форме Т-7, чтобы избежать претензий контролеров.

Особые категории работников в графике отпусков

В общем случае работодатель вправе не соглашаться с датами отпусков, выбранными сотрудниками, и регулировать процесс предоставления отпусков с учетом производственной необходимости с целью обеспечения непрерывной технологии работы.

Однако существуют категории работников, чье мнение о периоде отпуска работодатель обязан учитывать (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К примеру, право на использование отпуска в удобное время есть у:

  • женщин перед началом декретного отпуска (абз. 2 ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
  • многодетных родителей с детьми до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
  • лиц, награжденных знаком «Почетный донор России» (п. 1 ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ, Приложение № 7 к Приказу Минздравсоцразвития России от 31.03.2005 № 246) и некоторых других категорий работников.

Период отпуска таких сотрудников и конкретная дата определяются по их желанию (Письма Минтруда от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439, от 31.10.2019 № 14-2/ООГ-8456).

Если работодатель отказывается предоставлять отдельным категориям сотрудников отпуск в удобное для них время или нарушает график отпусков, работники имеют полное право пожаловаться в комиссию по трудовым спорам или направить заявление в суд (ст. 382, 391 ТК РФ).

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

По нормам ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен для работодателя и работников. Для соблюдения этого требования обе стороны трудовых отношений должны быть своевременно знакомлены с этим документом.

Особых правил относительно ознакомления сотрудников с графиком отпусков в законодательстве нет. Поэтому не играет роли, в какой форме вы получили подпись сотрудников — на отдельном листе ознакомления, в специальной графе самого графика отпусков или иным способом. Главное — чтобы работники увидели утвержденный вариант графика, а у работодателя осталось письменное подтверждение факта ознакомления каждого члена трудового коллектива с этим документом.

Утверждение о том, что график отпусков не является локальным нормативным актом и поэтому знакомить с ним работников не нужно, не находят поддержки Роструда и в судах (Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1, Постановление ВС Республики Татарстан от 13.06.2018 № 4а-575/2018, Решение ВС Удмуртской Республики от 02.07.2018 по делу № 7-215/2018).

Сколько лет работодателю хранить график отпусков

График отпусков надлежит хранить 3 года (п. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Срок хранения кадровых документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено (ч. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Как помогает работодателю график отпусков

У графика отпусков несколько важных полезных функций:

  • он упорядочивает работу бухгалтерии и кадровой службы по заблаговременному оформлению отпуска и выплате отпускных. Напомним, что по. ч. 9 ст. 136 ТК РФ работник должен получить причитающиеся ему отпускные суммы не менее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1);
  • позволяет обеспечивать ритмичность технологических процессов на предприятии благодаря равномерному распределению отпускных периодов в течение года;
  • дает возможность заблаговременно найти замену уходящему в отпуск сотруднику;
  • наглядно демонстрирует отпускные периоды работников.

Своевременное грамотное составление и утверждение графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отпуск, но и избавляет работодателя от претензий контролирующих органов.

7 ошибок по графику отпусков, за которые штрафуют

Мы подготовили для вас памятку с наиболее частыми ошибками работодателей по графику отпусков с учетом судебной практики.

Ошибка 1. Позднее утверждение графика отпусков

Штраф неизбежен, если вы утвердили график отпусков не за 2 недели до начала нового календарного года, а позже (Решение Октябрьского районного суда Ростовской области от 02.10.2017 № 12-46/2017).

Если после утверждения графика отпусков вам понадобилось внести в него корректировки (к примеру, изменилась должность сотрудника), оформите не новую редакцию документа, а его изменение. Иначе утверждение новой редакции графика, осуществленное позже установленного ст. 123 ТК РФ срока, будет расценено контролерами и судьями как нарушение трудового законодательства (Решение Юргамышского райсуда Курганской области от 04.08.2017 № 12-14/2017).

Ошибка 2. В график отпусков включены не все сотрудники

Включите в график всех работников, с которыми на момент составления и утверждения графика действуют трудовые договоры. Отсутствие работника в графике отпусков может впоследствии привести к судебным разбирательствам, и высока вероятность, что работник через суд получит с работодателя компенсацию морального вреда в связи с нарушением его права на отпуск (Апелляционное определение Кемеровского облсуда от 12.10.2017 № 33-10931/2017).

Не забудьте включить в график отпусков и увольняющихся сотрудников. Минтруд занимает в этом вопросе непреклонную позицию — в график должны попасть все сотрудники, работающие у данного работодателя по трудовому договору на день его утверждения. В том числе работники, срок трудового договора которых истекает: к примеру, в январе начавшегося года (Письма Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321, от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Ошибка 3. В графике отпусков не проставлена дата начала отпуска

Если в графике отпусков забудете проставить дату и месяц начала отпуска сотрудника, от штрафа не удастся отбиться даже в суде (Решение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 № 12-556/2017). Отсутствие этой информации делает бессмысленным составление графика отпусков.

Несмотря на отсутствие в ст. 123 ТК РФ требования об указании в графике отпусков точной даты начала отпуска сотрудника, лучше проставить в нем день и месяц начала отпуска. Это избавит от претензий трудовых инспекторов (Решение Первомайского райсуда г. Новосибирска от 27.07.2016 № 12-160/201).

А о переносе даты отпуска, если в этом в последующем возникнет необходимость, можно всегда договориться и внести изменения в утвержденный по всем правилам график отпусков.

Ошибка 4. Отражение в графике отпусков неверно определенных частей отпуска

Работодателям часто не удается оспорить в суде штраф за ошибки при разделении отпуска на части. И хотя в трудовом законодательстве нет требования об обязательном получении письменного согласия сотрудника деление отпуска, безопаснее иметь такое подтверждение (Решение Балаковского райсуда Саратовской области от 09.06.2017 № 12-2-127/2017).

В какой форме работодатель будет собирать эти письменные согласия, значения не имеет. Можно собрать с сотрудников заявления с указанием желаемых периодов отпуска или включить в форму графика отдельную графу, где сотрудник собственноручно укажет свое согласие/несогласие с разделением отпуска на части.

Ошибка 5. В графике отпусков не отражены дополнительные отпуска

Судьи считают, что в графике отпусков должны найти отражение как основные, так и дополнительные отпуска, на которые работник имеет право: за работу во вредных условиях, ненормированный рабочий день и другие (Решение Свердловского облсуда от 01.09.2015 № 72-974/2015).

Если продолжительность дополнительного отпуска за работу во вредных условиях неизвестна на момент составления графика отпусков, можно сделать пометку об этом в графе «Примечания» и в последующем конкретизировать (ст. 121 ТК РФ, Письмо Минтруда от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).

Ошибка 6. Сотрудники не ознакомлены с графиком отпусков

Судьи поддерживают контролеров и штрафуют работодателей за то, что они не ознакомили сотрудников с графиком отпусков сразу после его утверждения (Решение Лоухского райсуда Республики Карелия от 06.12.2017 № 12-23/2017).

Обратите внимание, что не признается состоявшимся ознакомление сотрудников с графиком отпусков, если график просто размещен на стенде в компании (Решение Полесского райсуда г. Полесска от 18.07.2017 № 12-23/2017).

Если вас все же хотят оштрафовать за отсутствие ознакомления сотрудников с графиком отпусков, можно попытаться оспорить его в суде. Аргумент — в законодательстве не установлены сроки для такого ознакомления. Положительные для работодателей судебные исходы есть (Решение Северодвинского горсуда Архангельской области от 09.12.2016 № 12-548/2016).

Ошибка 7. Работодатель не соблюдает график отпусков

Если работодатель не отпускает сотрудника в отпуск в предусмотренное графиком отпусков время, он нарушает трудовое законодательство. В ст. 123 ТК РФ прямо указано, что график отпусков обязателен для работодателя и работника.

Читайте также  Заявление на восстановление КБМ: в РСА, Центробанк

Возможно, что работодатель не может отпустить работника в отпуск по графику в силу объективных причин. К примеру, в период эпидемии гриппа и коронавируса много сотрудников одновременно находятся на больничном и уход работника в очередной отпуск по графику может неблагоприятно отразиться на работе компании. В таком случае следует по всем правилам оформить перенос отпуска с письменного согласия сотрудника (ст. 124 ТК РФ).

Размеры штрафов за просчеты с графиком отпусков

График отпусков находится под пристальным вниманием трудовых инспекторов. Если у работодателя его не окажется или контролеры обнаружат в нем нарушения, может последовать наказание — штраф или приостановление деятельности (ст. 5.27 КоАП РФ, Письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399):

Чтобы оштрафовать работодателя за график отпусков, у контролеров есть всего лишь год, так как данное правонарушение не считается длящимся (Постановление Президиума ВАС РФ от 03.06.2014 № 1487/14).

График отпусков на 2022 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец

График отпусков на 2022 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец

При участии Юлия Бусыгина

Работодатели должны ежегодно утверждать график отпусков. За отсутствие или неверное оформление этого документа госинспекция труда может выписать внушительный штраф. Наша статья поможет без ошибок заполнить, утвердить и скорректировать график отпусков на 2022 год, а значит, избежать санкций.

Как правильно составить график отпусков

Статья 123 ТК РФ обязывает работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и сотрудники. При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения надо согласовать с выборным органом объединения работников.

На практике график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Допустимо разработать свой бланк, в том числе на основании формы № Т-7 (письмо Роструда от 09.01.13 № 2-ТЗ). Процедуру составления и утверждения графика необходимо завершить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Организации, созданные в середине года, все равно должны составить график отпусков на этот год. Оформить и дополнять график нужно по мере приема работников (письмо Госинспекции труда в г. Москве от 01.02.21 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193, см. « Организация создана в 2021 году: должна ли она утвердить график отпусков на текущий год ?»).

Принятый график позволит кадровой службе заранее (не позднее, чем за две недели, ч. 3 ст. 123 ТК РФ) уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. А также следить за тем, чтобы отпуска не накапливались. Напомним, что непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Бухгалтерии график отпусков необходим для того, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускнику сумму среднего заработка. Сделать это надо в срок не позднее трех календарных дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.20 № ПГ/20884-6-1, см. « Роструд сообщил, как исчислять срок для выплаты отпускных »).

Утвержденный график отпусков нужно также передать главам структурных подразделений компании и линейным руководителям. Это поможет им заблаговременно спланировать работу и при необходимости найти замену уходящему в отпуск сотруднику либо перераспределить его функции.

Что учесть при планировании отпусков

Законодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объясняется это просто. Чтобы составить график, надо у каждого сотрудника запросить информацию о планируемых датах отдыха. Понятно, что собирать такие сведения проще децентрализовано, передав соответствующие функции линейным руководителям. Именно для этого издается приказ. В нем указываются лица, ответственные за сбор данных о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, его согласование с профсоюзом (если это требуется) и передачу на утверждение в отдел кадров и руководителю.

При планировании отпусков нужно учитывать следующее. В график необходимо включить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения (письмо Роструда от 09.03.21 № ПГ/03709-6-1). Это значит, что в нем нужно указать сведения и по тем работникам, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда от 09.04.20 № 14-2/В-395 и от 27.03.20 № 14-2/В-321).

Также в график вносятся отпуска декретниц, поскольку никаких исключений в этой части Трудовой кодекс не содержит. Кроме того, следует включить в график и тех сотрудников, которые работают дистанционно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.21 № ПГ/12255-6-1, см. « Нужно ли включать дистанционных работников в график отпусков: ответ Роструда »).

Заказать электронную подпись для отправки отчета об «удалёнке» через mos.ru Получить через час

А вот лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, при составлении графика можно не учитывать, если этот отпуск приходится на весь следующий календарный год. Еще одна категория работников, сведения о которых допустимо не вносить в график, — совместители. По правилам статьи 286 ТК РФ, время их ежегодного отпуска на работе по совместительству совпадает с отдыхом по основной работе.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков (ст. 115 ТК РФ) в график надо включить также сведения о ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках (ст. 116 — 119 ТК РФ). Кроме этого, следует отразить отпуска, которые не были использованы в текущем и предшествующих годах. Причем, вносить сведения о прошлых отпускных периодах допустимо в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда от 01.03.07 № 473-6-0). Например, сначала можно предоставить неиспользованный отпуск (или его часть) за прошлый год, потом отпуск за текущий, а затем — отпуск (или его часть) за позапрошлый.

Отпуска без сохранения заработной платы и учебные отпуска в график не вносятся. Это следует из Указаний по применению и заполнению формы № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В них сказано, что данная форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков.

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Утверждение графика отпусков

Обычно график подписывает руководитель организации. Однако не запрещено делегировать это полномочие любому другому работнику, в том числе заместителю директора или начальнику кадровой службы (ч. 6 ст. 20, ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Подробнее см. « Как правильно делегировать право подписи гражданско ‑ правовых договоров и кадровых документов ».

На момент утверждения формы № Т-7 графы 1 — 6 должны быть заполнены. Равно как и сведения о согласовании графика с профсоюзом (при необходимости). Составленный, но еще не утвержденный документ подписывает руководитель кадровой службы, а при его отсутствии — сотрудник, ответственный за изготовление документа. Если руководитель организации сам заполняет график, эту строку из формы можно удалить.

Далее руководитель (или уполномоченное им лицо) проставляет свою подпись в графе «Утверждаю». Также указывается должность подписанта и дата. Здесь надо проследить, чтобы эта дата не оказалась ранее дня согласования графика с профсоюзом. Также важно, чтобы от этой даты до конца года оставалось не менее двух недель. То есть самая поздняя дата утверждения графика отпусков на 2022 год — пятница, 17 декабря 2021 года.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией документов. Сделать это может уже не руководитель компании, а сотрудник, отвечающий за делопроизводство.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения работников. При этом законодательство не требует проставлять под графиком подпись каждого сотрудника (письмо Роструда от 01.08.12 № ПГ/5883-6-1). Однако в этом же письме указано, что график отпусков — это локальный нормативный акт. А на основании статьи 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под подпись с локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Поэтому во избежание претензий со стороны госинспекции труда (а на практике такое случае нередко — см. постановление Верховного суда Республики Татарстан от 13.06.18 № 4а-575/2018 и решение Верховного суда Удмуртской Республики от 02.07.18 по делу № 7-215/2018), лучше ознакомить каждого работника с выпиской из графика в части, касающейся его отпуска, либо с графиком целиком. Сделать это нужно до начала календарного года, в котором будет применяться этот документ.

Как вносить изменения в график отпусков

Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника. В такой ситуации изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст. 124 ТК РФ). При этом дата переноса значения не имеет: корректировки необходимы и в случае предоставления отпуска раньше назначенного срока, и в том случае, если отдых отложен на более позднее время.

Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. « Минтруд сообщил, можно ли отозвать работника из неделимой 14 ‑ дневной части отпуска »). Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва. Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.

Надо ли вносить изменения в график в связи с приемом новых работников в течение года? Порядок корректировки формы № Т-7 для этой ситуации не регламентирован и законодательно такая обязанность не установлена. Поэтому оштрафовать работодателя за невнесение изменений в утвержденный график отпусков в связи с заключением новых трудовых договоров нельзя. Однако во избежание ошибок при предоставлении отпусков новым сотрудникам мы рекомендуем составлять на них отдельную форму № Т-7 в качестве приложения к утвержденному ранее графику.

Особенности графика отпусков в 2022 году

При составлении графика на 2022 год нужно учесть постановление Правительства РФ от 16.09.21 № 1564 «О переносе выходных дней в 2022 году». В нем установлено, что в 2022 году будут перенесены следующие выходные дни: с субботы 1 января на вторник 3 мая; с воскресенья 2 января на вторник 10 мая и с субботы 5 марта на понедельник 7 марта. Также см. « Определен график переноса выходных в 2022 году ».

При этом нужно помнить, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда от 15.04.16 № 14-1/В-351). Перечень таких дней приведен в статье 112 ТК РФ. Согласно этому перечню, 1 и 2 января являются нерабочими праздничными днями.

Поэтому если отпуск приходится на 1 или 2 января 2022 года, то, несмотря на перенос, эти дни в период отпуска не включаются, и отпускные за них не выплачиваются. А срок окончания отпуска автоматически сдвигается. Обоснование следующее: постановлением правительства перенесены не праздничные, а именно выходные дни, на которые выпали праздники. Другими словами, даже с учетом переноса 1 и 2 января остаются праздничными днями.

К нерабочим праздничным дням также относятся религиозные праздники, объявленные в субъекте Российской Федерации (п. 7 ст. 4 Федерального закона от 26.09.97 № 125-ФЗ; разд. 1 Рекомендаций Роструда, утв. Протоколом № 1 от 02.06.14; постановление Президиума Верховного суда РФ от 21.12.11 № 20-ПВ11).

Рассчитывайте зарплату и пособия с учетом ежегодного повышения МРОТ Рассчитать бесплатно

Срок хранения графика отпусков

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Поскольку график отпусков — это обязательный кадровый документ, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.

Микропредприятия вправе заменить график отпусков на письменное соглашение между работодателем и работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора. Но только при условии, если такой договор составлен по типовой форме (письмо Госинспекции труда в г. Москве от 01.02.21 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193). Типовая форма трудового договора утверждена постановлением правительства РФ от 27.08.16 № 858.

Ответственность за «трудовые» нарушения установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. В качестве наказания данная норма предусматривает штраф как для работодателей (организаций или ИП), так и для их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей-ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Образец заполнения унифицированной формы Т-7

Бланк графика отпусков

В заключение еще раз напомним, что составление графика отпусков — обязательное мероприятие, которое следует проводить ежегодно в конце ноября-начале декабря. Правильное оформление этого документа позволит не только избежать штрафов, но и обеспечит бесперебойное функционирование бизнеса, благодаря равномерному распределению отпусков в течение года. Также график отпусков поможет облегчить работу бухгалтерии, кадровой службы и линейных руководителей.

О трудовом праве

Очень много вопросов на эту тему. Сегодня давайте разберемся вместе, что же такое период, за который предоставляется отпуск работнику?

Многие люди считают, что если они были, например, в отпуске, прошлым летом, скажем, в июле месяце, то на следующее лето у них уже возникает право нового отпуска. Но всегда ли это так?

Каждый отпуск работник получает за отработанный в организации год с момента его собственного трудоустройства на работу. Например, раньше, работник при трудоустройстве на работу, имел право на первый отпуск только по истечении 11 месяцев работы, 12-й месяц — это отпуск. В следующие отпуска он уже уходил в соответствии с графиком отпусков организации, который составляется с учетом пожеланий работника. Ведь, согласитесь, будет несправедливо, если, устроившись на работу зимой, вам всегда придется ходить в отпуск только в зимние месяцы, по истечении следующих 11 отработанных месяцев. Сейчас такое право у работника возникает уже через шесть месяцев после трудоустройства, то есть, работодатель предоставляет работнику отпуск авансом за последующие еще не отработанные им полгода (если используются все 28 календарных дней)

Как и из чего складывается период отпуска? Как начисляется компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении? Давайте разбираться на конкретных примерах.

Например, вы устроились на работу 10 мая 2007 года. Ваш отпускной период составит ровно один год — с 10.05.2007 по 09.05.2008 г. То есть, важно понимать, что отпуска предоставляются не за календарный год — с 1 января по 31 декабря, а за конкретно вами отработанный год с момента устройства на работу. Грубо говоря, 11 месяцев в году вы работаете, 12-й месяц — отпуск. Если у вас получится именно так, то при возможном увольнении, ни вы не должны работодателю, ни он вам не должен оплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск. Однако, на практике, такое случается очень редко.

Допустим, отработав с 10 мая 2007 года по 10 февраля 2008 года (9 месяцев), вы ушли в ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней — с 11.02 по 11.03.2008 (примеч.: в 2008 г. в феврале было 29 дней). В данном конкретном примере количество календарных дней отпуска составило 30 календарных дней, так как на этот период приходятся два праздничных дня (23 февраля и 8-е марта, которые не включаются в подсчет 28 календарных дней и не оплачиваются, но удлиняют отпуск на 2 дня), потом вернулись из отпуска и отработали еще месяц — до 1о апреля 2008 года и решили уволиться.

Считаем, сколько всего времени вы отработали. А отработали вы с 10 мая 2007 по 10 апреля 2008 года, отпуск уже использовали полностью. А чтобы закрыть ваш год и иметь право на полностью оплачиваемый отпуск, вам надо было доработать до 09.05.2008. То есть, увольняясь 10.04.2008, вы остались должны предприятию за один не доработанный вами месяц. При расчете, компенсация или долг за отпуска выплачивается в размере среднего заработка за 2,33 дня (28 дн. / 12 мес.) за каждый месяц работы. То есть, вы остались должны предприятию средний заработок за 2, 33 календарных дня. Если бы вы, допустим, выйдя из отпуска, отработали бы только пару дней и решили уволиться, например, 14 марта 2008г., тогда, соответственно, сумма вашего долга за отпуск выросла бы вдвое — за 4,66 календарных дней.

Ну, а если вы не были в отпуске? А отработали, скажем, с 10.05.2007 по 31.08.2008г.? Как тогда?

А тогда снова считаем. За период с 10.05.2007 по 09.05.2008 вам полагается компенсация за 28 календарных дней. Сюда плюсуем еще то время, которое вы работали с 10.05.2008 по 31.08.2008г. Оно составляет с 10.05.08 по 09.08.2008 — 3 месяца ( это 3*2,33=6,99 дней) и с 10.08.08 по 31.08.08 еще 22 дня. Если количество отработанных дней составлят больше 15, то при увольнении расчет компенсации делается как за полный месяц, а значит, добавляем к вашей компенсации еще 2,33 кал.дня, если меньше 15, то это время отбрасывается и не включается в расчет.

Итого сумма вашей компенсации за неиспользованный отпуск составит: 28+6,99+2,33= сумма вашего среднего заработка за 37,32 календарных дня.

Единственное, что вы должны помнить, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются следующие периоды:

время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 15 календарных дней в течение рабочего года.

время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ (Отстранение от работы);

время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector