Как правильно оформить запись в трудовой книжке при

Как правильно оформить запись в трудовой книжке при

Правила заполнения трудовой книжки

Порядок заполнения трудовой книжки — это последовательность действий при внесении записей в основной документ о стаже работника. Законодательство жестко регламентирует, как заполняется бланк, кто указывает информацию и в какой очередности.

Законодательное регулирование вопроса

Заполнение трудовых книжек в 2021 году регулируется следующими нормативными документами:

  • статья 66 ТК РФ;
  • с 01.09.2021 — приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец заполнения новой трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Заполняем титульный лист

Титульный лист книжки при оформлении дубликата. С 01.01.2021 бумажную ТК при первом трудоустройстве больше не заводят. Всем, кто устраивается на работу в первый раз, оформляют ЭТК: сведения об их рабочей деятельности передаются в ПФР в электронном виде (п. 8 ст. 2 439-ФЗ от 16.12.2019).

Трудкнижка нового образца из приказа № 320н начнет применяться только с 01.01.2023. В 2021-2022 годах применяется бланк из ПП РФ № 225.

Вот фото страницы трудовой книжки (титульного листа) актуального в 2021 году бумажного бланка ТК:

титульный лист трудовой книжки

Такими были основные правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу до 2021 года:

  • вся информация о владельце трудовой вносилась чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
  • при заполнении необходимо было указать Ф.И.О., дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ), образование и специальность, профессию;
  • информация вносилась на основании предоставленных работником документов. Никакие записи «со слов» работника не писались и не вносились. Текст вписывался аккуратно, разборчивым почерком. Не допускались помарки и ошибки. Даты вносились арабскими цифрами.

Какие документы работник предоставляет при заключении договора с работодателем:

  • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • СНИЛС (если отсутствует, работодатель оформляет этот документ сам);
  • паспорт.

Трудкнижка в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению ТК в рамках организации. Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск проставляется в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу ТК выписывается новый бланк (за счет организации).

Так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки 2021 года:

образец заполнения первого листа трудовой книжки

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку. Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Инструкция, как правильно заполнять трудовую книжку при приеме на работу сотрудника:

  1. Вписываем наименование компании.
  2. Фиксируем число, месяц, год внесения записей.
  3. Отражаем факт приема на работу. Здесь же указываем передвижения по должностям, переводы (на постоянной основе) и увольнение с описанием причин расторжения трудового договора.
  4. По желанию работника по основному месту работы вносим совместительство.
  5. Прописываем дату и номер документа-основания.

Записи вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 5 рабочих дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (как правило). Каждой записи соответствует порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Это образец записи о приеме на работу в организацию:

образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Порядок заполнения ТК

Правила внесения информации в раздел «Сведения о работе»:

  1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
  4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в договоре).
  5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести трудовые книжки с 01.09.2021. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как внести запись об увольнении

Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения ( ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Если расторжение рабочих отношений имеет иные причины, как пример — утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения ТК и вкладышей к ним.

Вот фото трудовой книжки с записью об увольнении:

пример заполнения трудовой книжки при расторжении трудового договора

Правильное заполнение ТК исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Заполнение ТК не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

Вносятся в ТК и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу.

Вкладыш в трудовую книжку

пример заполнения титульного листа трудовой книжки

Из важного, что надо помнить про вкладыш:

  • он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
  • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
  • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
  • все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец возьмите приведенные выше примеры.

Как записать образование в трудовой книжке?

Каждый человек, который хотя бы раз в своей жизни официально устраивался на работу, знает о том, что такое трудовая книжка и зачем она нужна. На сегодняшний день это главный документ, доказывающий его трудоустройство. Именно он позволяет работодателю сделать вывод о профессиональном опыте будущего сотрудника. Более того, принимая человека на работу, он обращает внимания на указанные в его книжке сведения об образовании. Обычно данная информация содержится на титульном листе документа.

Как правильно внести в трудовую запись об образовании? Какие документы для этого понадобятся? Обязательно ли включать изменения? Как исправить ошибку в графе о полученных навыках, допущенную при заполнении книжки? Об этом читайте в данной статье. Также мы расскажем об ответственности руководителя за неправильное оформление трудовой.

Как записывать данные?

Все персональные сведения о сотруднике указываются на первой странице трудовой книжки – титульном листе. Помимо паспортных данных и названия специализации, данный раздел включает в себя и записи об образовании, полученном работником в соответствующем учебном заведении. Вне зависимости от типа сведений, который вносится в трудовую книжку, при ее заполнении необходимо соблюдать следующие правила:

  • Все сведения должны быть указаны в письменной форме;
  • Записи должны быть исключительно на русском языке;
  • Данные заполняются полностью, без сокращений;
  • Каждая запись во вкладыше должна быть пронумерована;
  • Документ должен иметь подписи сотрудника и работодателя.

Для того чтобы внести запись об обучении сотрудника, найдите графу «Образование» и впишите рядом необходимый уровень. Согласно Федеральному Закону №273 «Об образовании в РФ», на сегодняшний день существует несколько видов образования:

  • Основное общее;
  • Среднее полное;
  • Среднее профессиональное;
  • Высшее.

Заполнять графу «Сведения об образовании», как и все другие разделы, может как сам работодатель, так и сотрудник кадрового отдела или главный бухгалтер организации. Эта информация в обязательном порядке должна быть заверена их подписями, а также круглой или гербовой печатью компании.

Как внести изменения?

Часто возникают ситуации, когда работнику понадобится изменить запись об образовании в трудовой книжке. Например, если он уже имел диплом о высшем образовании, но во время работы продолжал учебу и повысил квалификацию. В этом случае предыдущую отметку не зачеркивают, а дополняют ее новой информацией. Как правило, после старой записи ставят запятую и только после этого указывают актуальные сведения.

Как внести изменения в трудовую книжку сотрудника? Чтобы правильно это сделать, нужно руководствоваться следующей инструкцией:

  • Сообщить работодателю об окончании учебы и получении диплома;
  • В течение 3 дней получить распоряжение о внесении записей в трудовую книжку;
  • Подать диплом в кадровый отдел по месту работы;
  • Внимательно проследить за порядком заполнения трудовой;
  • Поставить свою подпись рядом с новыми сведениями.

Как исправить ошибку?

Одни из самых распространенных ошибок при заполнении трудовой книжки – неточности и помарки на ее титульном листе. Согласно Федеральному закону № 225, который устанавливает правила ведения, хранения и заполнения бланков трудовых, исправить такие ошибки, к сожалению, уже не получится. На испорченный бланк трудовой составляется специальный акт о списании, а сам документ подлежит уничтожению. Тогда работодатель обязан оформить подчиненному новую трудовую книжку.

За неправильное ведение книжек руководитель несет материальную ответственность. Так, трудовое законодательство подразумевает применение денежных взысканий – возмещения убытков, которые были нанесены сотруднику вследствие нарушения условий трудового договора. То есть, руководитель организации должен возместить пострадавшему его средний заработок, который тот не получил из-за ошибки. Что касается сотрудников кадрового отдела, то на них может быть наложено то или иное дисциплинарное взыскание. Например, работодатель имеет право сделать им устное замечание или выговор. Более того, он может даже уволить работника, но лишь в том случае, если тот неоднократно нарушил трудовую дисциплину.

Окончил Российский государственный университет правосудия (РГУП). Аспирант Московского института государственного управления и права (МГИУП). С начала 2007 года судебная практика, специализация Трудовое право и трудовые споры.

Еще раз о трудовых книжках: вносим сведения о работе

Вопросы о правильности внесения сведений о работе в трудовые книжки работников, поступающие от нанимателей, свидетельствуют, что все еще нет единообразной практики применения абз. 3 п. 9 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Попробуем разобраться, какая позиция наиболее логична.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работе: прием на работу, заключение трудового договора (в том числе на неопределенный срок, срочного трудового договора, контракта), в том числе на условиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постоянную работу, присвоение категории (разряда, класса), а также увольнение работника и основание прекращения трудового договора (контракта) (абз. 3 п. 9 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Изменения, внесенные в данную норму в 2017 году, вызвали много вопросов о порядке заполнения трудовой книжки. Законодатель дополнил ее указанием на три вида трудового договора — на неопределенный срок, срочный либо контракт. При этом оговаривается, что в трудовую книжку не вносятся сведения об условии выполнения работы по срочному трудовому договору. То есть не нужно конкретизировать вид срочного трудового договора в соответствии с ч. 3 — 5 ст. 17 ТК (абз. 3 п. 11 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

В большинстве случаев наниматели понимают данную норму как требование при приеме сотрудника на работу указать в трудовой книжке, какой из трех предлагаемых видов договоров с ним заключен. В таком случае запись в трудовую книжку при приеме на работу чаще всего будет следующей:

— «Принят экономистом в отдел аналитики на условиях контракта»;

— «Принят экономистом в отдел аналитики с заключением срочного трудового договора»;

— «Принят экономистом в отдел аналитики с заключением трудового договора на неопределенный срок».

Получается, что следующие возможные записи в трудовой книжке — это записи о переводе на другую постоянную работу, о присвоении категории (разряда, класса), об увольнении исходя из содержания абз. 3 п. 9 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Данная позиция представляется правильной и логичной.

Однако на практике мы сталкиваемся с тем, что в разъяснениях, предлагаемых представителями Минтруда и соцзащиты, а также многими практикующими юристами, работниками кадровой службы, присутствует иная позиция.

Так, часто встречается мнение, что в случае заключения с работником в период трудовых отношений контракта либо трудового договора на неопределенный срок в соответствии с ч. 1 ст. 261-1, ст. 261-4 ТК в трудовую книжку работника нанимателем должна быть внесена соответствующая запись о заключении трудового договора (контракта) со ссылкой на приказ (распоряжение) нанимателя. При этом согласно данному мнению вносить в трудовую книжку работника запись о продлении либо заключении нового контракта при истечении максимального пятилетнего срока не требуется.

Следует отметить, что прием на работу возможен только один раз. В дальнейшем изменение вида ранее заключенного с работником трудового договора, продление либо заключение с ним нового трудового договора в связи с истечением максимального срока действия предыдущего приемом на работу не является.

Представляется, что данная позиция коллег противоречива сама по себе, поэтому порождает на практике много вопросов.

Давайте посмотрим в корень проблемы. Что же такое трудовая книжка и для чего она ведется?

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. На основании записей в трудовой книжке работника подтверждается стаж работы (ч. 1 ст. 50 ТК, ч. 1 ст. 51 Закона о пенсионном обеспечении).

Тем не менее при соблюдении условий для назначения пенсии по возрасту (уплата взносов, подтверждение периода работы) работнику, достигшему общеустановленного пенсионного возраста, назначается пенсия независимо от того, работал он на условиях контракта, трудового договора на неопределенный срок или срочного трудового договора.

Справочно
В заработок для исчисления пенсии включаются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающего гражданина по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, выплаты застрахованному лицу, подлежащему обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, доходы физического лица, самостоятельно уплачивающего обязательные страховые взносы в бюджет фонда, на которые согласно законодательству о государственном социальном страховании начислялись и из которых уплачивались обязательные страховые взносы в указанный бюджет (ч. 1 ст. 58 Закона о пенсионном обеспечении).
Кроме того, для назначения пенсии по возрасту также имеют значение периоды работы в качестве членов КФХ и другие периоды, указанные в п. 10 12 Положения о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий N 777, что никоим образом не связано ни с трудовыми отношениями в целом, ни с трудовым договором в частности.

С учетом изложенного напрашивается вывод, что если с работником в период работы у нанимателя заключались трудовые договоры разного вида, то этот факт на назначение пенсии не влияет. Соответственно, вносить в трудовую книжку работника запись о заключении контракта, продлении либо заключении нового контракта при истечении максимального пятилетнего срока либо о заключении срочного трудового договора или трудового договора на неопределенный срок не требуется.

В связи с этим автор разделяет мнение коллег о том, что вносить в трудовую книжку работника запись о продлении либо заключении нового контракта при истечении максимального пятилетнего срока не требуется.

Если же расценивать как верную позицию, что в случае заключения в период трудовых отношений с работником контракта либо трудового договора на неопределенный срок в соответствии с ч. 1 ст. 261-1, ст. 261-4 ТК в трудовую книжку работника нанимателем должна быть внесена соответствующая запись о заключении трудового договора (контракта) со ссылкой на приказ (распоряжение) нанимателя, то нужно, по нашему мнению, вносить записи и о продлении либо заключении нового контракта при истечении максимального пятилетнего срока. В данной ситуации норму из абз. 3 п. 9 Инструкции по заполнению трудовых книжек о внесении сведений о работе в трудовую книжку (прием на работу, заключение трудового договора (в том числе на неопределенный срок, срочного трудового договора, контракта)) следует интерпретировать как два самостоятельных требования. Тогда запись в трудовую книжку при приеме на работу должна быть произведена следующим образом:

— «Принят экономистом в отдел аналитики. Заключен контракт»;

— «Принят экономистом в отдел аналитики. Заключен срочный трудовой договор»;

— «Принят экономистом в отдел аналитики. Заключен трудовой договор на неопределенный срок».

В этом случае после внесения записи в трудовую книжку о трудоустройстве следующие записи должны вноситься при переводе работника на контрактную форму найма либо при заключении трудового договора на неопределенный срок после контракта в период трудовой деятельности работника, при продлении трудового договора. Например:

— «03.02.2011 Принят на работу на условиях контракта»;

— «05.02.2012 Заключен трудовой договор на неопределенный срок»;

— «04.05.2018 Заключен трудовой договор на неопределенный срок».

Однако указанная позиция, по нашему мнению, нецелесообразна, поскольку внесение данных записей в трудовую книжку не только не влияет на назначение пенсии, но и загромождает трудовую книжку работника.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке при

С 2020 года при выдаче трудовой книжки на руки в ней делают запись о подаче работником заявления о предоставлении ему в последующем сведений о трудовой деятельности по новым правилам – в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

При этом у кадровика и/или бухгалтера могут возникнуть следующие вопросы:

  • как именно должна выглядеть последняя запись в трудовой книжке при переходе на электронную версию;
  • какой документ нужно указать в графе «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись»;
  • нужно ли заверять эту запись, как при увольнении, – по аналогии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Особенности отказа от бумажной трудовой книжки и сроки

В соответствии с п. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее – Закон № 439-ФЗ) каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или о предоставлении ему электронных сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1).

При этом данные о поданном работником заявлении работодатель включает в отчет СЗВ-ТД за соответствующий месяц для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.

Если же работник не подал ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку по прежним правилам.

Однако до подачи заявления работодатель обязан уведомить по 30.06.2020 включительно каждого сотрудника в письменной форме об:

  1. Изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
  2. Праве работника путем подачи соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или предоставлением ему работодателем электронных сведений о трудовой деятельности.
Читайте также  Понизить работника в должности возможно

Также нужно учитывать, что:

  • за работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
  • работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем электронных сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
  • в случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности работодатель выдает трудовую книжку в день подачи заявления.

Таким образом, при выдаче бумажной трудовой книжки в нее вносят последнюю запись о подаче работником заявления о переходе на электронную в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Образец последней записи при переходе на электронный вариант

В бумажной трудовой книжке последнюю запись – о переходе на электронную трудовую – делают строго согласно следующему примеру 2020:

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector