Как правильно и грамотно написать объяснительную

Как правильно и грамотно написать объяснительную

Пример и правила написания объяснительной записки, образец для скачивания.

Ситуации, когда приходится писать объяснительную записку, возникают достаточно часто. Поэтому стоит знать, как правильно составляется данный документ. В нашей статье мы расскажем обо всех особенностях оформления объяснительной записки, в зависимости от того, куда она предоставляется.

как писать объяснительную

○ Что такое объяснительная записка?

Объяснительная записка – документ, объясняющий какие-либо причины (отсутствие на рабочем месте, опоздание, невыполнение своих обязанностей и т.д.). Следует учитывать, что в законодательстве не предусмотрено данное понятие, но установлена обязанность работодателя требовать объяснения от сотрудника, прежде чем применять к нему дисциплинарное взыскание.

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
(ст. 19 Трудового кодекса РФ).

○ Правила составления объяснительной.

Закон не регламентирует обязательную форму составления документа. Существует унифицированная форма представленного документа, которая утверждена 14 мая 2007 года под номером 25, но она носит рекомендательный характер. Поэтому организации могут использовать собственную структуру, предварительно издав приказ, регламентирующий его.

✔ Структура текста.

Независимо от используемой формы в документ должны быть включены следующие части:

  • Фактическая, где указываются факты, послужившие поводом для создания документа.
  • Причинная, объясняющая проступок.

Также нужно указать следующие факты:

  • Название организации, где трудится лицо.
  • Место составления документа.
  • Сведения о составителе (ФИО и должность).
  • Наименование документа («Объяснительная записка»).
  • Указание объяснений причин проступка.
  • Дата написания.
  • Зарегистрированный номер.
  • Подпись.

✔ Как сформулировать причины?

Форма составления документа свободная. Это значит, что вы можете излагать свои мысли произвольно. Однако следует учитывать стиль написания – необходимо следование деловой этике и соблюдение норм русского языка.

Главное в данном документе ­– правильно сформулировать причину своего проступка, чтобы у руководства не возникло сомнений в отсутствии преднамеренности и честности сотрудника. Правила, которые следует учитывать при объяснении причин:

  • Лаконичность – пишите кратко и по смыслу.
  • Обоснованность – укажите причины проступка.
  • Осознанность – покажите, что поняли свою ошибку.

Использование указанных правил позволит составить документ, который поможет избежать дисциплинарного взыскания.

○ Где может пригодиться?

Несмотря на то, что чаще всего объяснительная используется в трудовых отношениях, она может понадобиться и в других ситуациях. Рассмотрим подробно каждый вариант.

✔ Объяснительная в школу.

Подобный документ может понадобиться в школе по причине отсутствия ребенка на занятиях без предварительного уведомления или в случае, если родители не посетили собрание. Документ составляется от руки, в ней указываются стандартные данные: адресат обращения, дата и место написания, данные составителя, приводимые объяснения и подпись.

Отличительным признаком данного вида объяснительной является то, то она составляется не прогулявшим ребенком, а его родителями.

Пример подобного документа приведен здесь:

Скачать образец “Объяснительная в школу” в формате Word (2259 скачивания)

✔ Объяснительная в институт.

Данный вид документа составляется студентом на имя декана факультета, на котором он обучается. В документе помимо стандартных сведений нужно дополнительно прописать число пропущенных учебных дней, указать даты и причину отсутствия. Если имеется подтверждающий документ (например, медицинская справка), его нужно приложить к объяснению.

Скачать образец “Объяснительная в институт” в формате Word (3511 скачивания)

✔ Объяснительная на работу.

Данный вид объяснительной является самым распространенным и составляется перед принятием руководством решения о дисциплинарном взыскании.

Может оформляться в качестве объяснения своего отсутствия или невыполнения служебных обязанностей. Во втором случае объяснительная является частью основного документа.

Скачать образец “Объяснительная на работу” в формате Word (4055 скачивания)

✔ Объяснительная в полицию.

Бывают ситуации, когда объяснения приходится писать и в полицию. Подобная необходимость может возникнуть в следующих случаях:

  • Вызов наряда, которому приходится давать письменное заверение, что реакция на звонок была.
  • Совершение противоправных действий против заявителя, который объясняет, что именно произошло.
  • Оформление документа со стороны нарушителя, который поясняет, где находился и чем занимался в определенный момент времени.

В документе указывается стандартная информация о получателе объяснительной, составителе, сути документа, даты оформления и подписи. Образец можно посмотреть здесь.

Скачать образец “Объяснительная в полицию” в формате Word (2844 скачивания)

○ Последствия отказа в составлении.

Вам следует знать, что написание данного документа является вашим правом, а не обязанностью. Это определено ст. 51 Конституции РФ.

Последствия отказа от составления объяснительной могут наступить только при трудовых отношениях. В этом случае у работодателя появляется основание для применения дисциплинарного взыскания на основании акта об отказе от предоставления объяснительной. Поэтому стоит подумать, что лучше сделать в подобной ситуации.

Во всех остальных случаях отказ от написания документа не влечет никаких последствий, поэтому, даже если вас убеждают в обратном, не стоит реагировать на подобные угрозы.

○ Советы юриста:

✔ Можно ли не писать объяснительную в школу, если родители не были на собрании?

Присутствие родителей на собраниях не является их обязанностью, поэтому объяснять причины своего отсутствия они могут исключительно по своему желанию.

✔ Что делать, если объяснительную не хотят принимать?

Вам нужно вручить ее обязательно, поэтому если начальник отказывается принимать документ, отправляйте его заказным письмом с описью о вложении. Также можно предупредить о своих действиях профсоюз и комиссию по решению трудовых споров.

Специалист Сергей Трутнев дает полезные советы, как правильно написать объяснительную записку.

Опубликовал : Вадим Калюжный, специалист портала ТопЮрист.РУ

Как составить объяснительную записку (пошаговая инструкция, примеры)

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Объяснительная записка. Порядок ее предоставления по трудовому праву

Право работодателя истребовать у работников объяснения до момента дисциплинарного взыскания предусмотрено в статье 193 Трудового кодекса. На основании объяснительной записки определяется степень вины работника в случившемся, и выбирается наказание для него.

‍ Уведомление работника о необходимости дать объяснения. Как это происходит

Работодатель обязан затребовать объяснительную у работника перед тем, как наложить на него дисциплинарное взыскание, но форма запроса законодательно не установлена: можно передать требование и в письменной, и в устной формах. Как правило, работодатели предпочитают оформлять свои требования в письменной форме, чтобы у них сохранились доказательства на случай судебных споров с работниками о законности увольнения или объявления выговора.

Уведомить работника о необходимости дать объяснения через приказ или требование бывает не так просто: некоторые работники умышленно уклоняются от его получения. Тогда работодателю следует направить требование альтернативным способом: по смс, сообщением в мессенджере, заказным письмом и пр.

Причины истребования

Работодатель может потребовать объяснительную от работника только при наличии обстоятельств, связанных с нарушением трудового законодательства. Это:

  • опоздание на работу; в течение четырех часов и более;
  • нахождение на работе в состоянии опьянения;
  • нанесение ущерба личному имуществу работодателя;
  • нарушение правил охраны труда;
  • представление руководству недостоверных сведений о состоянии дел.

Объяснительная помогает работодателю посмотреть на случившееся глазами работника и сделать вывод о степени его вины. Какие из доводов работника можно считать уважительной причиной нарушения трудовой дисциплины, а какие – нет, работодатель определяет по своему усмотрению.

Обязан ли сотрудник писать объяснительную

Законодательно не установлено требования о том, что работник обязан написать объяснительную. Поэтому он может не передавать никаких разъяснений работодателю о причинах случившегося, если посчитает ненужным давать пояснения или полагает, что они могут только навредить (статьи 21, 192 Трудового кодекса РФ). Но отказ в написании документа не означает вины работника в случившемся и того, что он совершил проступок намеренно. Как и не лишает работодателя права привлечь работника к дисциплинарному взысканию по нормам абзаца 2 статьи 193 Трудового кодекса РФ (многие ошибочно полагают, что при отказе от написания объяснительной работодатель не сможет объявить работнику выговор или уволить его). Уволить сотрудника за отказ от оформления объяснительной не могут – сделать это возможно только за проступок, причины которого требовалось объяснить.

Если после поступления требования от работодателя работник решил не писать объяснительную, то об этом факте составляется специальный акт об отказе. Этот документ послужит доказательством того, что работнику дали возможность объясниться, но он ее не реализовал.

Акт составляется не ранее, чем через два дня после получения работником требования о подготовке акта. Обычно документ готовит специально созданная для этого комиссия, состоящая из трех человек.

Правила оформления объяснительной записки на работу и в школу

Объяснительная записка – особый документ, который оформляется для предоставления пояснений отдельных положений какого-либо документа или комментария относительно определенного события, поступка или факта. В статье будет рассмотрена последняя упомянутая разновидность этой деловой бумаги.

Общая характеристика

Объяснительная записка – распространённая деловая бумага, которая создаётся по поводу определённых происшествий, поступков, поведения отдельных сотрудников предприятия.

Предоставления объяснительной записки требует Трудовой кодекс Российской Федерации. По результатам совершённых нарушений проводится процедура наложения дисциплинарного взыскания.

Работник, который нарушил процесс производства, предоставляет документ, который объясняет причины его поведения. После того, как он будет рассмотрен, решается его дальнейшая судьба. Нарушение производственного процесса может стать причиной замечания, выговора, а иногда – увольнения.

Объяснительная записка

Правила составления

При составлении объяснительного документа необходимо придерживать определённых правил составления и оформления.

Данный документ оформляют на листах формата А4, в одном экземпляре. Бумага состоит из таких частей:

  • Фактическая. В этом блоке перечислены факты, которые стали поводом для создания указанной записки.
  • Причинная. Эта часть включает причины, которые, по мнению работника, могли бы аргументировать произошедшее. Каждая причина обязательно должна объективно описывать факты и давать им чеёкое объяснение.

В указанной бумаге обязательно должны быть следующие данные:

  • название документа («Объяснительная записка»);
  • наименование организации, в которой трудоустроен работник;
  • место составления официального документа;
  • данные о получателе (фамилия, имя и отчество, занимаемая должность);
  • дата составления;
  • зарегистрированный номер;
  • в конце документа работник ставит личную подпись.
  • указываемая информация должна быть достоверной и правдивой;
  • факты должны излагаться в деловом стиле, эмоциональная или литературная окраска исключены;
  • при изложении причин и объяснений нельзя использовать простонародную и ненормативную лексику;
  • факты должны быть описаны сухо и кратко, по существу;
  • при описании фактов следует описывать их в хронологическом порядке;
  • документ следует составлять от первого лица.
  • кратко описать ситуацию, почему возникла ситуация, вызвавшая необходимость написания объяснительной записки;
  • указать, сознаётся ли работник в вине или же отрицает её, если он не признаёт вину, то в документе должны быть обозначены аргументы;
  • чётко написать о том, что невыполнение или нарушение полномочий, или обязанностей было вызвано вмешательством других лиц или отсутствием каких-либо ресурсов, если подобная ситуация действительно имела место быть.

Составление объяснительной записки

Случаи, в которых требуется предоставление документа

Объяснительные записки требуют в ряде случаев, которые могут указать причины:

  • некачественного выполнения собственных трудовых обязанностей;
  • появления на рабочем месте в состоянии алкогольного, токсического или наркотического опьянения;
  • невыполнения плана продаж;
  • нарушения дисциплины;
  • опоздания;
  • потери или повреждения корпоративного имущества;
  • прогула;
  • отсутствия на рабочем месте в установленное время;
  • предоставления заведомо ложной информации в разные инстанции;
  • совершения аморальных поступков;
  • нарушений норм охраны труда;
  • растраты вверенных предприятием денежных средств;
  • хищения чужой собственности, совершённого на рабочем месте.
  • Шапка. Этот блок документа размещается в правом верхнем углу документа. Вначале указывают должность адресата, на следующей строке – полные фамилию, имя и отчество адресата. На третьей строке указывают должность составителя, на четвёртой – его ФИО (также полностью). По правилам делового письма, предлог «от» в данном случае можно упустить.
  • Название. Название документа – «Объяснительная записка» – пишется в центре бумаги, сразу под шапкой. Точка в конце названия не ставится.
  • Основной текст, то есть описание сложившейся ситуации.
  • Дата и подпись. Эти данные указывают в левом нижнем углу документа. Напротив, с правой стороны, ставят подпись. Под ней указывают расшифровку подписи.

Примеры составления объяснительных записок:

    об отсутствии на рабочем месте:

Записка об отсутствии на рабочем месте

Записка об опоздании на работу

Записка о невыполнении обязанностей

Отдельно стоит рассмотреть написание объяснительной записки в школу. Её отличие от рассматриваемых выше документов состоит в том, что она пишется от имени ученика или его родителей, а адресатом выступает классный руководитель, завуч или директор школы. Если документ подаётся от имени родителей, этот факт указывается в тексте основной части.

Можно ли отказаться от написания объяснительной?

Работник может отказаться от написания рассматриваемого документа. В таком случае он должен составить в письменном виде и передать работодателю документ об отказе.

Читайте также  Образец выставления счёта на оплату
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector