Как отразить в учете приобретение топливных карт на ГСМ

Как отразить в учете приобретение топливных карт на ГСМ

Бухгалтерский учет топливных карт

С точки зрения учета топливных карт прежде всего это отдельное платежное средство, при помощи которого совершается операция по покупке топлива.

Сейчас топливные карты для юридических лиц и ИП используются почти на всех АЗС, на примере карт “Полный Бак” в сеть приема которых входит более 12 000 точек во всех регионах Российской Федерации.

При использовании топливных карт в качестве платежного средства, стоит учитывать имеющиеся ограничения, например:

с карты нельзя снять (обналичить) средства;

по карте нельзя оплатить услуги на АЗС, за исключением мойки;

карты принимают к оплате только на АЗС, где установлен терминал эмитента;

по карте нельзя приобрести товары.

При оплате топлива картой на АЗС, происходит безналичная операция, и баланс карты, и компании владельца — уменьшаются на сумму, соответствующую объему купленного топлива.

Подобный процесс оплаты очень удобен для любой организации с любым размером автопарка, не нужно собирать чеки и товарные накладные, выдавать наличные из кассы и контролировать целевой расход выданных средств.

Баланс топливных карт может быть двух видов — литровый и рублевый. В случае с литровым балансом на стороне процессинга происходит расчет стоимости топлива по транзакции, исходя из цены за литр купленного топлива и его объема. В счете фактуре или УПД (универсальном передаточном документе) будет указаны следующие параметры по каждой транзакции:

Это позволит занести всю информацию по расходам на топливо в книгу покупок-продаж.

Как работают топливные карты

Между поставщиком топлива/услуг и покупателем заключается договор, он может быть двух видов — оферта или “подписной” и в том и в другом случае списание средств со счета компании будет происходить в порядке, обусловленном договором.

После заключения договора необходимо оплатить счет за топливо — тем самым пополнить баланс компании. Баланс компании — это счет в системе поставщика топлива, на котором храняться и расходуются средства компании. К этому счету привязаны все топливные карты.

При каждой заправке по карте или возврате средств все операции отражаются в личном кабинете и происходят только в рамках счета и средств на балансе компании:

пополнение баланса компании;

списание/зачисление средств на счет компании (при заправках на АЗС);

транзакционные отчеты по каждой операции, с указанием наименования и адреса АЗС, количества, объема, и вида топлива;

остаток средств на балансе компании.

В бухгалтерском учете топливных карт на предприятии такая система работы зарекомендовала себя с лучшей стороны, так как поставщиком топлива является единственный контрагент по договору — как следствие упрощения документооборота и учета.

С другой стороны, по каждой карте (водителю) есть детальная статистика по расходам на топливо.

Для водителей такой подход тоже очень удобен, им не нужно составлять авансовые отчеты, хранить чеки или товарные накладные, а также перевозить с собой наличные средства.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Топливная карта может предоставляться эмитентом как на платной, так и не безвозмездной основе, например, топливные карты “Полный бак” для юридических лиц и ИП предоставляются абсолютно бесплатно. От формы предоставления напрямую зависит счет, на котором нужно учитывать карты.

Как вести учет топливных карт — бесплатные карты не нужно отражать на балансе компании, лучшего всего открыть отдельный забалансовый счет и назначить ему любой свободный номер, который не указан в Плане счетов, например, 121. В дополнение к этому можно организовать отдельный аналитический учет для каждого держателя карт, который несет ответственность за расходование топлива.

Если топливные карты поставляются на платной основе, то лучше всего из будет включить в состав ТМЦ, а потом списать их стоимость на расходы компании.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом ведется учет ГСМ по топливным картам, это полностью зависит от внутренней политики

Примеры проводок по бухучету топливных карт:

Получение платных карт

Получен акт приема-передачи (накладная) на топливные карты

Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС)

Стоимость топливных карт учтена в сумме расходов текущего периода

Перечислена оплата поставщику

НДС принят к возмещению

Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)

Приняты на забалансовый учет топливные карты

Выдана топливная карта ответственному сотруднику

Ответственным сотрудником топливная карта возвращена организации

Списан более не используемая топливная карта

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Бухгалтерский учет гсм по топливным картам начинается с выдачи топливных карт сотруднику. Для передачи карт компания может самостоятельно создать форму документа, например, “Акт приема- передачи”

Форма такого акта может быть достаточно свободной:

Акт приема-передачи №_____

топливной карты №________________

Дата выдачи: дд.мм.гггг

ФИО получателя: _________________

Должность получателя: _________________

Государственный регистрационный номер:______________

Карты выдал: Карты получил:

С момента подписания акт можно вести учет гсм по топливной карте.

Возврат карты предприятию от водителя/сотрудника осуществляется похожим образом, то есть при помощи акт приема передачи. После этого топливную карту можно выдать другому сотруднику.

Если в компании большое количество карт и их держателей, то для упрощения документооборота можно ввести журнал учета движения топливных карт, пример такого журнала ниже:

Журнал
учета выдачи и возврата топливных карт

ФИО держателя карты

Подпись получателя карты

Для правильности бухгалтерского учета топливных карт, нужно обязательно закрепить порядок и формы документов в локально-нормативном акте.

Большинство топливных карт не имеют сроков своего использования. Но для тех случаев, когда сроки использования ограничены, например, условиями договора. По окончанию сроков действия карт нужно списать с забалансового

Пример акта на списание карт:

Акт списания топливных карт

Дата акта: дд.мм.гггг

В связи ______________(указать причину), списать с забалансового счета, топливные карты ________ (указать названия карт) с номерами:

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Учет топлива по топливным картам ведется согласно Планам счетов бухучета, основными являются два счета 60 и 10.

Топливные карты — это неотъемлемая часть договора по поставкам топлива. Для отражения расчетов с поставщиком топлива — существует 60 счет, Плана счетов бухучета.

Поставленное топливо учитывается в составе товарно-материальных ценностей (ТМЦ), на 10 счете. Документы, на основании которых, проводятся операции по счетам, должны быть предоставлены поставщиком, в большинстве случаев это стандартный пакет:

накладная (акт приема-передачи);

отчет по топливным картам об отпущенном топливе (транзакционный отчет);

универсальный передаточный документ (УПД).

Как списывать гсм по топливным картам

Для отражения списания гсм по топливным картам с учета и отражении их стоимости в затратах — есть достаточно простой набор правил.

Для фиксации топливных расходов нужно утвердить нормативы списания и оформления маршрутных (путевых) листов.

Пополнен баланс топливной карты сети АЗС

Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием топливной карты

Отражен НДС по поступившим ГСМ

Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику

Стоимость ГСМ учтена в составе расходов

НДС принят к вычету

Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

У бюджетных учреждений при учете ГСМ по топливным картам в бухучете используется особый план счетов. Но в целом процесс ведения и операции по счетам, а та же оформления сопроводительной документации во много схож с коммерческой организацией. Более подробно об этом можно узнать из Письма Минфина от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.

Минфин отмечает, что для отражения топливных карт, учет нужно организовать на забалансовом счете. В силу того, что карты не являются самостоятельным объектом бухгалтерского учета.

Движение денежных средств должно отражаться на 20600 счете -«Расчеты по выданным авансам». Это касается как перечисления авансовых платежей, так и расходования, на основе документов от поставщика.

Универсальные топливные карты для юридических лиц и ИП «Полный бак» дают своим владельцам следующие возможности и преимущества:

● Сеть из более чем 12 000 АЗС по всей России и странам СНГ;
● Выбор АЗС с минимальной ценой, независимо от бренда и региона;
● Реальные скидки на всех АЗС любой сети, любого бренда;
● Отсутствие каких либо наценок на топливо на всех АЗС в сети приема карты;
● Скидки до 1 рубля с каждого литра топлива;
● Весь необходимый набор инструментов для удобного использования топливных карт: личный кабинет, АЗС локатор и мобильное приложение;
● Более 11 лет успешной работы на топливном рынке и положительные финансовые показатели компании, как гарантию надежного сотрудничества;
● Отсутствие скрытых платежей, комиссий и т.д. при использовании топливных карт;
● Среди основных сервисов: электронный документооборот (ЭДО), смс информирование, интеграция с внешними системами для обмена данными, аналитические инструменты и API для управления картами;
● Все операции с картой — бесплатны: блокировка/разблокировка, транзакции, изменение лимитов и балансов;
● Возможность получения отсрочки платежа за топливо сроком до 30 дней;
● Выпуск и доставка карты абсолютно бесплатны;
● Ежемесячно клиентам предоставляются следующие документы: универсальный передаточный документ (УПД), счет фактура и акт за топливо и услуги. Все документы доступны в трех вариантах: электронная копия в личном кабинете, бумажные оригиналы (отправляются Почтой России), копии документов заверенные цифровой подписью (ЭДО);
● Службу поддержки для всех держателей карт, работающую в режиме 24/7 и персонального менеджера каждому клиенту для решения нестандартных вопросов.

Остались вопросы или хотите заказать выгодные топливные карты “Полный Бак”?
Заполните форму на странице или позвоните нам бесплатный номер: 8-800-550-09-14.

Нормы по ГСМ и документальное подтверждение расходов на топливо в командировке

Дружелюбный, простой и функциональный онлайн-сервис для малого предприятия. Понятно директору, удобно бухгалтеру!

В п. 1 ст. 252 НК РФ сказано, что любая компания обязана подтверждать свои расходы в командировках. Подробно о самих командировках мы рассказывали в этой статье, а сейчас поговорим об учете ГСМ в деловых поездках.

Расход бензина

1. Путевые листы

Чтобы доказать деловую составляющую поездки и правильно учесть расход ГСМ, оформляют путевые листы. В Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 можно увидеть все рекомендованные формы путевых листов в зависимости от типа транспорта. В этом же постановлении регламентируется содержание путевого листа.

Отметим, что в документе — рекомендованные формы, а с 2013 года организация может сама разработать форму первички.

2. Чеки

Помимо путевых листов, сотрудник после командировки должен предоставить чеки об оплате топлива или отчеты АЗС по количеству топлива, которое он залил в поездке. Также подойдут талоны на бензин, слипы по топливной карте.

Нормы расхода ГСМ

Нормы по расходу ГСМ, которые действуют сейчас, указаны в распоряжении Минтранспорта РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции от 20.09.2018) «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Плюс унифицированных норм: они уже есть, не нужно никаких трудозатрат по их разработке. Они унифицированы по большинству автомобильных марок, по типам дорог, видам груза и т.п.

Однако, само предприятие по закону вправе установить свои нормы и утвердить их у руководства. Собственные нормативы можно в полном объеме учитывать в прочих расходах — как часть затрат на содержание служебного автотранспорта.

Плюс собственных норм: у каждой фирмы своя специфика (определенные маршруты, загрузка автомобилей, сезонность, качество дорог). Учитывая все факторы, можно сделать нормы более точными — на каждый автомобиль в компании.

Решение о том, будете вы применять собственные нормы или нормы Минтранса, можно указать в учетной политике. Собственные нормы или нормы Минтранса с корректировками (надбавки, разные нормы по сезонам) утвердите в приказе руководителя.

Все, что сверх лимита, учитывается в налоговом учете в не принимаемых расходах. Однако можно обосновать превышение документами, например, при росте расхода ГСМ зимой можно оформить приказ о сезонном увеличении нормативов и новый акт контрольного заезда.

Налоговый учет ГСМ в командировках

Учет горюче-смазочных материалов при командировках зависит в основном от целей поездки и вида деятельности организации.

1. Грузовые и пассажирские перевозки

ГСМ заносим в прямые расходы. Они заносятся в учет как расходы на приобретение сырья.

Если это перевозки по заказу, тогда покупка ГСМ является материальным расходом, а поездку нельзя оформить как командировку.

Если это, к примеру, деловая поездка управляющего транспортной компанией, тогда поездка считается командировкой. ГСМ относятся в этом случае на прочие расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

2. Торговая поездка

ГСМ заносим в транспортные расходы.

Если топливо затрачено на доставку приобретенных товаров до покупателя, тогда эти расходы считаются прямыми (ст. 320 НК РФ) и распределяются на товарные остатки на складах и на стоимость реализованной продукции.

Если это поездка директора с целью доставки готового товара или покупки продукции, такая поездка не является командировкой, а ГСМ относят на прямые затраты в транспортных расходах.

Если в поездке не было приобретений/продажи товаров, то эта поездка считается командировкой, и списание затрат на ГСМ происходит по стандартной схеме.

Автор статьи: Борис Юзефпольский

Ведите учет по транспорту в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для совместной работы бухгалтера и директора.

Как отразить в учете приобретение топливных карт на ГСМ

Приобретение топливной карты (смарт-карты) – один из способов снабжения организации ГСМ. Помимо него, организация может приобрести топливо:

  • по талонам;
  • за наличный расчет.

Прежде чем выбрать тот или иной способ приобретения ГСМ, оцените плюсы и минусы каждого из них.

Виды топливных карт

Топливные карты бывают:

  • денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);
  • литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

Совет: в условиях постоянного роста цен на ГСМ приобретайте литровые топливные карты. Это выгоднее, поскольку заранее определенный объем топлива организация оплачивает по цене, действующей на дату выставления счета. До тех пор пока организация не выберет весь объем ГСМ по полученной карте, возможное повышение цен на топливо ее не затронет.

Как оформить топливную карту

Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор.

Обычно схема работы с топливными картами выглядит так.

1. Организация перечисляет поставщику 100-процентную предоплату, которая включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается организации за плату) и стоимость ее обслуживания. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие – взимают небольшую плату. При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, как правило, ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.

2. После того как организация перечислила аванс, ей выдают топливную карту с pin-кодом. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС.

3. Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет организации-покупателю:

  • счет-фактуру;
  • акт приемки-передачи, где указывается объем и стоимость выбранного топлива;
  • подробный отчет обо всех операциях по топливной карте. В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.

Журнал учета топливных карт

Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт. Типовой формы данного документа нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется. На практике можно обязать сотрудника сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т. п.). Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.

Порядок бухучета топливных карт зависит от условий договора с поставщиком ГСМ.

Бухучет: получение карты бесплатно

В этом случае отражать карту в бухучете не требуется. К учету принимается лишь то безвозмездно полученное имущество, которое впоследствии можно реализовать и получить доход (п. 9 ПБУ 5/01). Продать топливную карту невозможно, поскольку она закрепляется за конкретной организацией.

Бухучет: приобретение с условием возврата

В этом случае организация должна внести поставщику залоговую стоимость карты. Когда использование карты будет прекращено, организация возвратит ее обратно, а поставщик вернет ей залоговую стоимость. Поскольку топливная карта является собственностью поставщика топлива, то такое имущество нужно учитывать отдельно от собственного имущества организации (п. 5 ПБУ 1/2008). Поэтому в бухучете полученную карту отразите на забалансовом счете в условной оценке. В отношении топливных карт можно открыть дополнительный субсчет, например, 015 «Топливные карты».

При оплате и получении топливной карты в бухучете сделайте следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

– перечислена поставщику топлива залоговая стоимость карты;

Дебет 009

– отражено выданное залоговое обеспечение;

Дебет 015 «Топливные карты»

– принята топливная карта за баланс.

При возврате карты эмитенту:

Дебет 51 Кредит 60

– получена залоговая стоимость топливной карты;

Кредит 009

– списано выданное залоговое обеспечение;

Кредит 015 «Топливные карты»

– списана топливная карта с забалансового учета.

Бухучет: приобретение карты за плату

В этом случае стоимость топливной карты (за вычетом НДС) можно сразу списать на затраты (п. 5 ПБУ 10/99). Сумму НДС отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Для контроля учитывайте стоимость карты за балансом. Например, на счете 015 «Топливные карты». Кроме того, для более детального контроля целесообразно отражать поступление и движение топливных карт в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

В бухучете сделайте записи:

Дебет 60 Кредит 51

– оплачена топливная карта;

Дебет 20 (23, 26, 44. ) Кредит 60

– списана на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 19 Кредит 60

– отражен НДС со стоимости купленной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»

– учтена топливная карта;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– принят к вычету входной НДС по приобретенной топливной карте.

Налоговый учет топливных карт зависит от условий, на которых поставщик их предоставляет (безвозмездно, под залог, за отдельную плату), а также от системы налогообложения, которую применяет организация.

ОСНО

Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в налоговом учете не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в налоговом учете также не отражаются. Это следует из положений подпункта 2 пункта 1 статьи 251 и пункта 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Если поставщик предоставляет топливную карту за плату, то ее стоимость можно включить в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении приобретения и списания топливной карты

4 июня ООО «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день топливная карта была оплачена поставщику с расчетного счета организации. Стоимость карты – 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.). 5 июня карта выдана менеджеру А.С. Кондратьеву. 1 августа Кондратьев уволился и сдал карту. Обе операции были отражены в журнале учета приема и выдачи топливных карт .

В бухучете организации сделаны следующие проводки.

Дебет 60 Кредит 51
– 118 руб. – оплачена топливная карта;

Дебет 26 Кредит 60
– 100 руб. (118 руб. – 18 руб.) – отнесена на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 19 Кредит 60
– 18 руб. – отражен НДС со стоимости топливной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»
– 118 руб. – учтена топливная карта;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 18 руб. – принят к вычету входной НДС по топливной карте.

При расчете налога на прибыль за январь–июнь бухгалтер «Альфы» включил стоимость топливной карты (100 руб.) в состав расходов.

Входной НДС в сумме 18 руб. предъявлен к вычету из бюджета во II квартале.

УСН

Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в книге учета доходов и расходов не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в книге учета также не отражаются (п. 1 ст. 346.15, подп. 2 п. 1 ст. 251, ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: можно ли при расчете единого налога при упрощенке включить в расходы стоимость топливной карты, предоставленной за плату? Организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Перечень расходов на содержание служебного транспорта, приведенный в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, открыт. Однако:

  • такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены;
  • служебный автомобиль должен использоваться организацией в деятельности, направленной на получение доходов.
Читайте также  Цены на услуги юриста государственного адвоката

При соблюдении этих условий организация вправе включить стоимость топливной карты в расходы при расчете единого налога. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 22 июня 2004 г. № 03-02-05/2/40.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы по приобретению топливной карты не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Если расходы на ГСМ (приобретение топливной карты) одновременно относятся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения, то такие расходы нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Расходы на ГСМ (приобретение топливной карты), относящиеся к одному виду деятельности организации, распределять не нужно.

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к полученной сумме расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Пример распределения стоимости топливной карты. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.

4 мая «Гермес» заключил с АЗС договор на обслуживание литровой топливной карты. Стоимость карты – 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.). Карта предназначена для заправки автомобиля, который одновременно используется в двух видах деятельности.
В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода. Чтобы распределить расходы на приобретение топливной карты между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общей суммой доходов.

Сумма доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составляет:

  • по оптовой торговле (без учета НДС) – 26 000 000 руб.;
  • по розничной торговле – 12 000 000 руб.

Операции, освобожденные от НДС, организация не осуществляла.

Доля доходов от оптовой торговли в общей сумме доходов за май составила:
26 000 000 руб. : (26 000 000 руб. + 12 000 000 руб.) = 0,684.

К деятельности организации на общей системе налогообложения относятся расходы на приобретение топливной карты в сумме:
(118 руб. – 18 руб.) × 0,684 = 68 руб.

При расчете налога на прибыль за май бухгалтер «Гермеса» учел расходы на приобретение топливной карты в сумме 68 руб. Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам II квартала.

Заправка автомобиля ГСМ по топливной карте

Заправка автомобиля ГСМ по топливной карте

В редакцию нашего журнала обратилась организация с просьбой разъяснить порядок отражения в учете расчетов с АЗС, когда заправка автомобиля бензином осуществляется водителем посредством применения топливной карты. Учреждение заключило договор с поставщиком топлива, по условиям которого поставщик предоставил учреждению топливную карту. Плата за отпущенное поставщиком топливо производится в конце месяца на основании документов, предоставленных поставщиком. Как отражать расчеты с поставщиком и водителем? Должен ли водитель составлять авансовый отчет и прикладывать к нему чеки заправок? Если должен, то как заполняется авансовый отчет? Ответы на эти и другие вопросы даны в статье.

Топливная карта – пластиковая карта, используемая для автоматизации и оплаты заправки автомобиля на АЗС. Она содержит электронный микрочип, который хранит всю информацию для заправки на АЗС. Топливная карта зачастую имеет установленный в договоре на обслуживание лимит приобретения топлива по ней. Лимит может быть:

  • суточным – на топливную карту устанавливается суточный лимит определенного вида топлива в литрах, превысить который нельзя. То есть каждые сутки держателю топливной карты разрешено заправляться конкретным видом топлива в пределах установочного лимита;
  • месячным – устанавливается месячная норма отпуска топлива по топливной карте.

Выбор схемы программирования топливной карты обусловливается соглашением сторон контракта (договора). В ходе использования топливной карты возможны замена одной схемы другой или изменение размера суточного (месячного) лимита отпуска топлива в литрах. Изменение работы топливных карт производится на основании заявления покупателя топлива.

Отражение в учете поступления топливной карты и ее выдачи водителю.

Учет полученной от нефтяной компании топливной карты ведется на забалансовом учете, определенном учреждением его учетной политикой. Ранее Минфин предлагал вести учет топливных карт на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (Письмо от 03.06.2008 № 02‑14‑10а/1611). Считаем, что положения п. 337 Инструкции № 157н [1] не обязывают учреждение применять именно этот забалансовый счет. В свою очередь, финансовое ведомство в своем Письме от 02.10.2018 № 02‑07‑10/70752 разъяснило: в случае, когда условиями договора предусмотрено, что транспортная карта является собственностью компании, которая ее выпустила, и служит носителем информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых услуг, такая транспортная карта не является самостоятельным объектом бухгалтерского учета, учитываемым на балансовых счетах учреждения. По мнению Минфина, в целях учета движения таких карт между ответственными лицами учреждение вправе использовать забалансовый счет, открываемый по аналогии со счетом 03 «Бланки строгой отчетности» (по условной цене – один рубль), специально предназначенный для этого в соответствии с учетной политикой учреждения. Таким образом, для учета топливных карт учреждение вполне может выбрать любой забалансовый счет, за исключением тех, которые содержатся в п. 332 – 394 Инструкции № 157н [2] , и прописать применение этого счета в учетной политике учреждения. Например, учреждение в своей учетной политике может установить, что для учета топливных карт применяет забалансовый счет:

  • 43‑1 – для учета поступивших в учреждение топливных карт;
  • 43‑2 – для учета топливных карт, выданных водителю для заправки.

Передачу топливных карт водителям можно оформить требованием-накладной (ф. 0504204).

Операции с транспортными картами в учете отразятся следующим образом:

Получена транспортная карта

Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)

Передана транспортная карта водителю

Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)

Закреплена транспортная карта за водителем

Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)

Расчеты за заправку автомобиля посредством топливной карты

с применением счета 0 208 00 000.

Согласно методологии учета, установленной Инструкцией № 174н [3] предложим следующие варианты корреспонденции счетов, которые можно использовать при совершении расчетов по заправке автомобилей топливом посредством применения топливные карты проводки. Схема бухгалтерских записей по этому варианту отражения расчетов будет такой:

Принято к учету топливо, которым был заправлен автомобиль

Операция совершается на основании авансового отчета (ф. 0504505), составленного водителем, вместе с приложенными к нему чеками АЗС

Отражен в учете отпущенный поставщиком ГСМ по топливным картам при заправке автомобиля на АЗС

Операция совершается на основании товарной накладной, предоставленной поставщиком топлива в конце месяца

Произведена оплата топлива, отпущенного поставщиком

Операция совершается на основании счета-фактуры, предоставленной поставщиком

Произведено списание израсходованного топлива

Основанием для списания операции является акт списания материальных запасов (ф. 0504230), составленный на основании заполненных водителем путевых листов

Здесь же скажем несколько слов о применении счета 0 208 00 000 в данной корреспонденции счетов. Согласно нормам п. 212 Инструкции № 157н счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет. После заключения договора

с нефтяной компаний юридическому лицу выдают нужное количество карт, привязанных к единому счету. Все расчеты, осуществляемые водителем посредством применения на АЗС топливных карт, оказываются под контролем и строго фиксируются. В конце месяца подробная информация о произведенных водителем заправках предоставляется учреждению. Чек, выдаваемый водителю на АЗС, является лишь дополнительным подтверждением того, что заправка была осуществлена. Поскольку топливная карта предоставляет доступ к единому счету, открытому нефтяной компанией в рамках заключенного договора учреждению, считаем возможным использовать счет 0 208 00 при осуществлении обозначенных расчетов.

Если учреждение выбирает такую схему бухгалтерских записей, то водитель составляет авансовый отчет (ф. 0504505) и все выданные ему на АЗС чеки прикрепляет к нему. Сложность может возникнуть при заполнении титульного листа авансового отчета (ф. 0504505), поскольку в форме отражаются сумма полученного и израсходованного аванса, а также остаток суммы аванса или перерасход по нему. Фактически денежные средства водителю на приобретение бензина не выдаются, когда расчеты осуществляются посредством топливные карты проводки. Тем не менее считаем возможным отражать при заполнении титульного листа авансового отчета данные из кассовых чеков АЗС.

Водитель бюджетного учреждения И. Сидоров заправляет автомобиль посредством топливной карты нефтяной компании. В марте в связи с его отпуском и отпуском руководителя учреждения водителем были произведены 2 заправки автомобиля топливом АИ-95. К авансовому отчету приложены чеки АЗС, содержащие следующие данные:

  • чек АЗС от 16.03.2020, время заправки – 08.20, на сумму 1 575 руб.;
  • чек АЗС от 23.03.2020, время заправки – 09.00, на сумму 1 800 руб.

И. Сидоровым в марте было приобретено топливо на сумму 3 375 руб.

31.03.2020 И. Сидоровым был представлен авансовый отчет, к которому были прикреплены чеки АЗС, подтверждающие заправку автомобиля.

Информация о сумме израсходованных водителем на заправку автомобиля денежных средствах в титульном листе авансового отчета
(ф. 0504505) отразится так:

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector