Как автоматизировать табель учета рабочего времени

Как автоматизировать табель учета рабочего времени

Как вести табель учёта рабочего времени

Как вести табель учёта рабочего времени

Для правильного расчёта заработной платы необходимо учитывать фактически отработанные сотрудниками часы. Для этого работодатель должен вести табель учёта рабочего времени. Он представляет собой список членов коллектива с пометками о явках и неявках каждого из них, количестве отработанных часов, а также с итоговыми данными за 2 недели и месяц.

Предлагаем разобраться, в соответствии с какими правилами и в какой форме следует вести этот документ. В конце статьи для ознакомления можно скачать заполненный табель учёта рабочего времени 2021 года.

Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения

Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.

При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.

Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.

Кто заполняет табель учёта рабочего времени

Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.

Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.

Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.

Образец приказа о назначении ответственного

Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.

В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.

Унифицированные формы табеля

Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.

Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.

Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.

В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.

Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.

Кроме того, следует выбрать способ отражения информации в табеле. Есть два варианта:

  1. Сплошная регистрация. В процессе заполнения табеля ежедневно вносится код и количество часов, то есть заполняется каждая его клетка.
  2. Регистрация отклонений. Работодатель устанавливает нормальное значение рабочего времени – обычно это явка с продолжительностью 8 часов. Такое значение будет соответствовать пустой клетке. В табеле же будет фиксироваться только отличие от этого значения. Если клетка пустая, значит, сотрудник отработал в этот день свои стандартные 8 часов. Если в клетке стоит, например, код «Б» – в этот день он был на больничном.

Документ можно заполнять на бумаге или на компьютере (в excel, word или бухгалтерских программах). Если записи о времени работы вносятся в табель вручную, то удобнее применять метод регистрации отклонений – он менее трудоёмкий.

Электронный формат предполагает распечатку. Но документ можно и не распечатывать, если все подписанты применяют квалифицированную электронную подпись. Если после подписания необходимо корректировать данные о времени работы, составляется корректирующий документ.

А теперь о том, как заполнять табель на практике.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.

Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:

  1. Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
  2. Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.

В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.

В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.

В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:

  • Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
  • Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
  • Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».

В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.

Если документ заполняется по подразделению с небольшим числом сотрудников, весьма вероятно, что код вида оплаты и счёт могут быть для всех одинаковыми. В таком случае их можно указать один раз – для этого оставлены строки в шапке таблицы, над графами 7-9.

В графах 10-13 нужно продублировать все неявки за месяц. Запись занимает 2 ячейки по горизонтали. Сначала вписывают код, а рядом – количество дней (часов) отсутствия на работе. Например, запись «ОТ 3 (24)» будет означать, что в течение месяца работник пропустил 3 полных трудовых дня (24 часа) по причине основного отпуска.

На этом заполнение табеля учёта рабочего времени закончено. Готовый бланк подписывает табельщик, руководитель организации или структурного подразделения.

Если отражение данных в табеле учёта рабочего времени вызывает затруднение, советуем посмотреть образец заполнения в конце статьи.

Форма Т-12: отличие и правила заполнения

Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.

Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.

В графах 8-13 отражаются данные за месяц:

  • 8 – количество отработанных дней;
  • 9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).

В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.

Срок хранения табеля учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени хранится в бухгалтерии в течение 5 лет (Перечень Росархива, утверждённый приказом от 20.12.2019 № 236). При особых условиях труда (тяжёлых, вредных, опасных) хранить табель следует:

  • 50 лет за периоды до 2003 года;
  • 75 лет – за более поздние периоды.

Скачать образец и бланк формы Т-12, Т-13

Скачать бесплатно чистый бланк и заполненную форму рассмотренных в этой статье документов, можно по ссылкам ниже:

Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12

Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.

Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.

Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.

Рабочее время в табеле отмечается для таких целей:

  1. Чтобы было понятно, сколько часов работник трудился по факту, а сколько не работал, а провел, допустим, на больничном или в отпуске.
  2. Чтобы зафиксировать допущенные им нарушения рабочего графика — опоздания, прогулы.

Эти сведения нужны для того, чтобы правильно начислить сотруднику заработную плату и и прочие выплаты, связанные с отработанным временем. Если же в организации действует система взысканий за нарушение дисциплины, то эти меры также применяются на основании табеля учета рабочего времени.

Ведется табель, как правило, сотрудником отдела кадров или руководителем подразделения организации. Однако жестких требований в этой части не установлено, поэтому директор может закрепить эту обязанность за любым сотрудником.

Принципы заполнения

Для обозначения каждого действия, которое отмечается в табеле, предусмотрена кодировка в двух вариантах — буквенном и числовом. Организация может сама выбрать, какой из вариантов применять:

Также есть два способа ведения табеля:

  1. Сплошное внесение информации. Подразумевается заполнение документа каждый день в отношении всех работников. В том числе отмечается, что сотрудник явился на работу.
  2. Внесение отклонений. В этом случае по умолчанию считается, что все сотрудники на работе, а в табеле указывается только отклонение от нормальной ситуации. То есть опоздание, неявка, простой. Такой вариант подходит, если рабочее время учитывается суммировано.

Табель должен вестись в течение учетного периода, то есть делать пометки в нем нужно каждый день. А при суммированном учете рабочего времени — в тот день, когда есть какой-то отклонение.

Однако специалисты рекомендуют вносить данные о рабочем времени в табель карандашом либо вести его в черновике, и вот почему. Например, сотрудник Иванов сегодня не явился без предупреждения. Это нужно отметить в графике, поставив код НН (неявка по невыясненной причине). Но позже он, вероятнее всего, объяснит причину своего отсутствия. Соответственно, код нужно будет исправить на какой-то другой. Если отмечать сразу все начисто, то документ придется переделывать по нескольку раз.

Прежде всего заполняется первая страница. Здесь нужно указать:

  • наименование работодателя, а также название подразделения, если оно есть:
  • код ОКПО:
  • период, за который ведется табель:
  • его порядковый номер и дату составления:

Далее заполняется основная часть документа на базе штатного расписания. Нужно указать:

  • графа 1 — порядковый номер записи;
  • графа 2 — фамилию, инициалы и должность работника;
  • графа 3 — табельный номер из личной карточки или из приказа о назначении на должность:
  • графы 4 и 6 — сведения о явке или неявке сотрудника за каждый день месяца. Эта информация отражается в двух ячейках: в верхней код, в нижней — количество часов:
    Сведения о рабочем времени отражаются отдельно за первую (графа 4) и за вторую (графа 6) части месяца;
  • графы 5 и 7 — суммарные значения дней и часов отдельно за первую и вторую половины месяца;
  • графы 8-13 — итоговые сведения об отработанном за месяц времени, в том числе количестве дней и часов, с выделением отработанных сверхурочно, в ночное время, а также выходных и праздничных дней (если таких данных нет, ячейки остаются пустыми):
  • графы 14-16 — сведения о количестве дней и часов, которые сотрудник пропустил, с указанием кода причины:
  • графа 17 — количество выходных и праздничных дней в месяце (рекомендуется свериться с производственным календарем).

Подписать табель должен ответственный сотрудник, а также тот, кто его непосредственно заполнял. Если табель ведет само ответственное лицо, то поставить подпись ему нужно в двух местах. Если речь о подразделении компании, то подписывается и его руководитель.

Готовый табель передается в бухгалтерию, где служит основанием для начисления заработной платы.

Топ-5 систем учета рабочего времени 2020 года

Работая сисадмином в известном интернет-магазине, я протестировал несколько программ для учета рабочего времени, поэтому спешу поделиться накопленным опытом, так сказать, на свежую память. Постараюсь лить меньше воды и уделить больше внимания фактам. Надеюсь, мой пост кому-нибудь поможет с выбором.

Система учета рабочего времени (в англ. варианте Employee Monitoring Software) – программное обеспечение, позволяющее анализировать активность пользователей за рабочими ПК.

Наряду с камерами видеонаблюдения, колл-трекингом, GPS-трекингом, СКУДами и DLP-системами, системы учета рабочего времени (сокращенно СУРВ) позволяют автоматизировать функцию контроля сотрудников в организации.

Популярность данного класса ПО растет с каждым годом. Согласно экспертному мнению Gartner, в 2020 году 80% компаний в США будут использовать системы учета рабочего времени для повышения эффективности работы сотрудников. В РФ ситуация немного отличается, но не сильно.

Дополнительные возможности систем учета рабочего времени: защита корпоративной информации от утечек, анализ поведения пользователей, удаленный доступ к рабочим станциям.

По данным ресурса Capterra.com, основными и наиболее востребованными функциями систем учета рабочего времени являются:

· Мониторинг активности пользователей

· Запись видео с экранов

· Учет рабочего времени

· Учет приходов и уходов

· Кейлоггер (запись нажатий клавиш)

Согласно опросу пользователей, основными приоритетами при выборе систем учета рабочего времени являются:

· Удобство установки и использования (75%)

· Наличие необходимого функционала (71%)

· Мультиплатформенность (Windows, Mac, Linux) (42%)

· Стоимость лицензий (35%)

· Хорошие отзывы от других пользователей (31%)

Каждое из представленных в рейтинге решений подойдет для решения определенного вида задач. Я перечислю программы в том порядке, в котором они подошли для нашей ситуации.

Kickidler – система учета рабочего времени нового поколения. Данный продукт акцентирован на мониторинге активности пользователей, а также крайне прост в использовании в отличие от многих своих конкурентов.

Преимущества программы Kickidler:

— Онлайн-мониторинг неограниченного числа компьютеров. Программа позволяет руководителю видеть в реальном времени сетку экранов всех компьютеров в сети с частотой обновления 1 кадр в секунду. Иногда этого достаточно для контроля сотрудников.

— Запись видео с экранов. Программа фиксирует все действия пользователя на рабочем компьютере, что особенно важно при расследовании инцидентов. Есть возможность поиска нужного фрагмента видео по ключевым событиям.

— Кроссплатформенность. Программа полноценно работает с Windows, Linux и MacOS, причем даже с последней 15 версией Mac.

— Простота в установке и настройке. Многие пользователи отмечают юзер френдли интерфейс программы и интуитивность ее использования.

— Возможность скрытой и открытой установки агента программы.

— Полноценная оффлайн-версия программы.

— Относительно небольшая цена и гибкая ценовая политика. Покупая лицензию на 3 года, вы будете платить 3$ за юзера в месяц.

— Бесплатная версия программы с ограничением до 6 юзеров.

— Программа полностью переведена на русский, английский, испанский и португальский языки.

Помимо перечисленных уникальных функций, программа обладает инструментарием по учету рабочего времени, анализу продуктивности сотрудников, а также функциями кейлоггера и удаленного управления.

Как работает программа Kickidler?

Система Kickidler состоит из 4-х компонентов: Вьюера, Граббера, Сервера и Веб-интерфейса. Вьюер устанавливается на ПК наблюдающего, Граббер – на ПК того, за кем будут наблюдать, на Сервере хранятся все данные, а в Веб-интерфейсе производятся настройки программы.

К минусам программы можно отнести отсутствие облачной и мобильной версий. Однако в Road map разработчики обещают устранить эти недостатки уже в 2020 году. Также программа ни с чем не интегрирована, что печально.

Кому подойдет?

Для Интернет-магазинов и компаний, работающих с денежными операциями. Запись видео с экранов – незаменимая фича для отслеживания всех действий за ПК. Также программа хороша для малого бизнеса, поскольку не имеет нижнего порога по количеству проданных лицензий.

Activtrak – это облачный сервис для мониторинга сотрудников, позволяющий анализировать ежедневную активность и поведение персонала за компьютерами. Программа ActivTrak развивается стремительными темпами. По информации из разных источников, в 2019 году на ее развитие было выделено 20 млн. долларов.

Преимущества программы ActivTrak

— Мониторинг активности сотрудников. Скриншоты экрана с частотой обновления 1 раз в 5 секунд.

— Видеозапись экранов, экспорт видео.

— Автоматические уведомления о тревогах.

— Сигналы тревоги по типам скриншотов с гибкой настройкой.

— Возможность мониторить корпоративную почту сотрудников.

— Множество отчетов по рабочему времени.

— Полностью облачная версия.

— Есть приложения для iOS и Android

— Блокировка нежелательных сайтов и приложений.

Читайте также  Образец приказа «Выговор за прогул» Отсутствие на

Как работает программа ActivTrak?

Для установки программы ActivTrak необходимо просто создать аккаунт и установить агенты на компьютеры, которые вы собираетесь мониторить. Серверная часть программы автоматически устанавливается на облако.

— Программа не блокирует поддомены отдельно от сайтов

— Невозможно регулировать частоту съемки скриншотов

— Невозможность установки агента программы на Mac

— Сложный процесс деинсталляции программы

Кому подойдет?

Программа подойдет для любого вида среднего и крупного бизнеса, но более всего – из финтех отрасли.

Teramind – мощный программный комплекс для мониторинга сотрудников, обнаружения внутренних угроз и оптимизации производительности на рабочем месте. Программа Teramind сочетает в себе функции системы учета рабочего времени (EMS) и системы предотвращения утечек информации (DLP).

Преимущества программы Teramind

— Гибкость тарифного плана. В зависимости от потребностей, можно выбрать тариф Стартер, UAM или DLP. — Мониторинг активности пользователей, дружелюбный интерфейс, выполненный в виде дашборда. — Запись видео с мониторов сотрудников. Возможность просмотра мониторов, исходя из действий пользователей. — Возможность записи звука с микрофона. — Удобный инструментарий для E-mail-мониторинга. — Поведенческий анализ пользователей. Возможность гибких настроек рисков. — Функции DLP-системы. — Удобная и информативная Демо-версия программы.

Как работает программа Teramind?

Процесс установки программы на облако – стандартный. Создается аккаунт, грузится агент и устанавливается на ПК сотрудников. После этого, данные появляются на дашборде. Установка On-Premise – процесс более трудоемкий и потребует много времени и специальных навыков.

— Достаточно трудоемкий процесс установки On-Premise версии программы. — Минимальный пакет для покупки – 5 лицензий. Это может не подойти малым предприятиям. А также компаниям, желающим мониторить небольшое число сотрудников. — Программа не поддерживает платформу Linux.

Кому подойдет?

Программа ориентирована на крупные компании, в чьи задачи входит не только анализ продуктивности сотрудников, но и защита корпоративной информации.

Программа для отслеживания рабочих часов сотрудников Hubstaff немного отличается от представленных выше конкурентов своей демократичностью и ориентирована на контроль удаленных сотрудников.

Преимущества программы Hubstaff

— Интеграция с более чем 30 приложениями, включая Basecamp, Trello, Asana, Github и Paypal. — Возможность выплаты сотрудникам заработной платы за отработанные часы. — Программа также позволяет искать фрилансеров по всему миру, благодаря встроенному сервису. — Периодические скриншоты экрана занимают меньше пространства на диске, чем запись видео. — Возможность отслеживания работы над проектом, интеграция с CRM-системами. — Функция GPS-трекинга, программа работает с iOS и Android

Как работает программа Hubstaff?

Программа устанавливается на облако, аналогично Activtrak и Teramind.

Минусы: — Отсутствуют функции онлайн-мониторинга пользователей и видеозаписи экрана. — Программа не работает с Linux, для кого-то это может быть важным упущением. — Очень запутанный пользовательский интерфейс, нужно время, чтобы научиться использовать все функции программы.

Кому подойдет?

Однозначно – небольшим компаниям, работающим с удаленными сотрудниками. Функция почасового начисления заработной платы позволит полностью автоматизировать процесс сотрудничества с удаленщиками.

Как мы пытаемся автоматизировать учет рабочего времени по проектам для простых рабочих

В прошлой статье я рассказывал о том, как мы реализовали модуль Маршруты обходов для предприятий на базе системы TARGControl (можете прочитать здесь), сегодня попробую затронуть тему, актуальную, для многих компаний, в которых работа сотрудников разбита по проектам и задачам, и которым важно контролировать затраты и прогресс в разрезе конкретных объектов, заказов и т.д.

Как это часто с нами бывает, о данной проблеме мы узнали от наших действующих клиентов, которые уже пользовались нашей системой автоматизации процессов управления и учета рабочего времени TARGControl. Сперва с данным запросом к нам обратилась строительная компания, затем похожий запрос мы получили от компании, задействованной в сфере производства электротранспорта, позже от организации занимающейся производством и монтажом промышленного оборудования.

Проанализировав рынок, мы осознали, что если для офисных сотрудников можно достаточно легко найти инструменты, чтобы организовать учет и контроль затрат времени в разрезе проектов, то для других сотрудников, задействованных непосредственно в процессах производства, строительства, монтажа – это действительно актуальная проблема.

Чтобы понять актуальность проблемы можно рассмотреть весьма условный пример – строительная генподрядная компания строит жилой дом. Для этого есть проектная документация, которая определяет, кроме всего прочего, и объем трудозатрат (одна из основных статей затрат в строительстве) по каждому этапу строительства и каждому виду работ. То есть чтобы построить дом за определенный срок и за определенные деньги нужно иметь инструменты для правильной организации труда, анализа и контроля, которые позволят отслеживать прогресс проекта, контролировать затраты человеко-часов на работы и сравнивать реально затраченные (и, как правило, оплачиваемые) человеко-часы с объемом выполненных работ. Если инструментов нет, то неэффективность организации работы приводит к низкой производительности труда, увеличению сроков строительства и, как следствие, росту стоимости. До поры до времени компании могут свою неэффективность закладывать в себестоимость работ (услуг), но этот процесс не вечен.

Так наша команда пришла к задаче по разработке модуля Проекты на базе облачной системы автоматизации процессов управления и учета рабочего времени (УРВ) TARGControl. При этом во многом мы решили отталкиваться от готовой логики заложенной в работу системы УРВ.

Реализация

Для реализации данного модуля планировалось небольшое переосмысление работы системы в целом. До внедрения проектов в нашей системе уже существовало понятие «События»*.

*Для того чтобы иметь возможность вести учет времени по действиям, которые выполняют сотрудники, а также при необходимости и согласовывать определенные действия сотрудников, в системе TargControl реализована функция События. Событие – это определенные действия, которые может выполнять сотрудник в течение рабочего дня (обед, перерыв, простой, выезд по рабочим вопросам и т.д.).

Терминал на объекте

Терминал на объекте

Как это работает. На рабочих местах (цех, объект и т.д.) устанавливаются устройства идентификации – это может быть терминал, инфокиоск, обычный планшет или телефон на Android. Например, сотрудник, внесенный в систему, приходит на рабочее место, переодевается в спец. одежду, проходит верификацию и выбирает на терминале предстоящее действие (событие) «Начать работу», в случае, когда нужно отойти на трапезу, жмет «Уйти на обед», день закончился, и можно уходить домой — «Закончить работу» и т.д. Всё это в системе называется просто «Событиями» фиксируются в системе в виде интервалов рабочего (или нерабочего – зависит от заданных настроек) времени.

Для формирования Проектов нужно было создать схожий механизм работы, однако вынесенный в отдельный модуль, в котором бы формировались определенные списки подзадач для конкретного проекта.

С визуальной точки зрения для сотрудников большого различия не произошло. Для сотрудников, которые закреплены за проектом (задачей) перед выбором События появился дополнительный выбор проекта или определенной задачи в проекте, над которой сотрудник будет трудиться.

Данное меню предстанет перед глазами рабочих после верификации на планшете

Данное меню предстанет перед глазами рабочих после верификации на планшете

То есть в рамках проекта, например, “Завод 325” для пользователя открывается задача или список задач на выбор, к которым он может приступить в этот период. При выборе задачи начинается рабочий временной интервал с фиксацией вида выполняемых работ.

Немаловажной особенностью Проектов, в отличии от обычных событий, является строго установленные временные рамки самих проектов и задач внутри него. То есть проект можно организовать таким образом, что после окончания по времени одной задачи, может появиться несколько новых. Конечно же, в любой момент, пользователь у которого есть в системе на то определенные права, может скорректировать время, выделенное на проект или задачу.

Сам процесс создания проекта в WEB-интерфейсе TARGControl выглядит следующим образом:

После создания проекта внутри него нужно создать задачи, назначить для них сроки и указать ответственных сотрудников.

Собственно, сам процесс создания проектов в системе

Собственно, сам процесс создания проектов в системе

После создания задач, на каждую из них назначаются сотрудники (количество отображено в квадратных скобках на диаграмме) и прогресс по каждой задаче (темное выделение на диаграмме).

Вкладка

Вкладка «Задачи»

Однако создание целого модуля Проекты не могло было ограничиться созданием видоизмененных событий с задачами и выставлением процентовки, ведь нужно было решить большой ряд проблем, свойственных попроектным организациям:

Определение планируемых затрат чел/час на каждый проект.

Отражение реально отработанных часов на проекте.

Затраты на ФОН в рамках проекта (планируемое и фактическое).

Анализ выполненных работ и планируемых по диаграммам.

Изменение количества сотрудников, задействуемых на проекте.

Определение темпа работ в рамках проекта.

Этот функционал было решено выделить в отдельный раздел модуля, который назвали “Планирование”. Здесь мы попытались закрыть все перечисленные проблемы, беря необходимые данные уже с готовой системы УРВ TARGControl. Остановимся подробнее на структуре данного раздела.

Планирование проекта по месяцам

Планирование проекта по месяцам

В данной вкладке мы решили отобразить общую информацию по стадиям (месяцам). Планируя стадии, нужно лишь указать нужных сотрудников, которые будут работать над проектом, остальные цифры подтягиваются из системы. Например, “Часы план” рассчитываются исходя из рабочих графиков, проставленных в УРВ системе TARGControl и количества сотрудников, указываемых для проекта на данную стадию. “Часы факт.” определяются исходя из реально отработанного времени внутри проекта указанных сотрудников. “ФОТ план.” и “ФОТ факт.” рассчитываются из данных о ставке оплаты сотрудников, указываемой при приеме сотрудника в контракте и запланированного/реального отработанного времени. То есть исходя из представленных цифр можно формировать общую картину.

Далее во вкладке формируются диаграммы, которые визуально упрощают понимание общей тенденции работ.

Визуализация планирования проекта

Визуализация планирования проекта

На диаграмме мы можем заметить в сравнении по месяцам запланированные работы и фактически отработанные. Данный инструмент позволит определить сотрудников, не отработавших положенное время внутри проекта.

“Темп работы” — главный показатель, позволяющий отслеживать темп выполнения проекта и в случае просадки работ, скорректировать проект, например, добавить дополнительных сотрудников на данные работы.

После успешного создания проектов и их планирования важнейшим инструментом для анализа полученной информации является статистика.

Вкладка

Вкладка «Статистика»

В этой вкладке можно просмотреть всю необходимую информацию по каждому сотруднику и отработанному времени по задачам в рамках проекта.

При разработке вкладки “Статистика” наша команда учитывала, что для разных организаций и подразделений внутри их (бухгалтерия, отдел кадров и др.) требуются различные отчеты, что позволит решить гибкая настройка отчетов с выбором полей и их произвольным распределением.

Формирование отчета с помощью выбора полей

Формирование отчета с помощью выбора полей

То есть без особых проблем можно построить любой отчет удобной для руководства формы и экспортировать его в Excel для дальнейшего его использования. В случае, если организации требуется выгрузка полученных данных в 1С, все данные можно выгрузить с помощью API.

Соединяя все этапы воедино, процесс использования модуля Проекты выглядит так.

Сотрудники, у которых есть учетка в системе, создают проект и задачи внутри его.

Назначают ответственных сотрудников по той или иной задаче и назначают временные рамки проекта. В случае, если сотрудники не внесены в систему, необходимо внести их, определить ставку оплаты и проставить рабочие графики.

Во вкладке Планирование проект разбивается на этапы (месяцы) и происходит процесс распределения людей, работающих на том или ином этапе проекта.

После всех настроек сотрудники, которые работают по созданным проектам, оперативно отмечаются на терминалах, выбирая в начале дня нужные задачи. Все данные фиксируются и попадают на облако.

После формирования всех данных можно сравнить планируемые результаты работ и реальные, после чего, в случае необходимости, внести корректировки.

Построить отчет в конце месяца и, при настроенной интеграции, выгрузить нужные данные в 1С.

Уже сегодня модуль Проект позволяет закрыть ряд проблем по организации работ, учету рабочего времени, оценке прогресса и планированию трудозатрат в разрезе проектов. На сегодняшний день несколько десятков организаций пользуются модулем Проекты, а мы собираем фидбек, чтобы сделать систему лучше и более полно закрыть различные всплывающие нюансы работы. Особенно интенсивно ведется работа над улучшением функционала разделов Планирования и Статистика. Буду благодарен за обратную связь и возможные идеи, направления для улучшения модуля.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector