Должностная инструкция офис-менеджера 2022 года

Должностная инструкция офис-менеджера 2022 года

Должностная инструкция офис-менеджера

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.

1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.

1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.

1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.

1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

-законодательными актами РФ;

-Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;

-Положениями об отделах Компании;

-нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

-настоящей Должностной инструкцией.

1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.

1.9. Офис-менеджер должен знать:

— организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;

— положения, приказы и внутренние процедуры Компании;

— функции и задачи подразделений Компании;

— функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;

— свои функциональные обязанности и права;

— свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

2. Должностные обязанности

Цель работы офис-менеджера Ц максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

Исходя из этого, офис-менеджер:

1. Выполняет функции секретаря Компании:

1.1. Документационное обеспечение управления:

— приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;

— фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

— работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

— работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;

— организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

— работа с исходящей корреспонденцией (письма,а факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

— ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

— оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

— по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;

— по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

— по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

— формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

2.1. Заказ воды по мере необходимости.

2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.

2.3. Осуществление подписки на периодические издания.

2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

3.ааа Координируета и контролирует работу:

— водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);

4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

— добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнятьа распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;

— качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

— поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

— эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

— соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

— не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенныха специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).

3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.

3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.

3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

4. Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:

4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.

4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф лКонфиденциально

Должностная инструкция офис-менеджера

___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)

Должностная инструкция
офис-менеджера
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)

» » ____________ 20__г. N__________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании _______________________________________________________________
(устава, положения, приказа о структуре предприятия и т.п.)
в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными нормативными актами,
Российской Федерации, регулирующими трудовые отношения.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия,
подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее
профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы,
или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет
по специальности или по смежным специальностям (секретарь,
делопроизводитель, инспектор, референт и т.п.).
1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится
приказом генерального директора по представлению руководителя службы по
работе с персоналом.
1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:
— действующим законодательством РФ;
— Уставом предприятия;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами;
— настоящей должностной инструкцией.
1.5. Офис-менеджер должен знать:
— структуру организации, направления ее деятельности, распределение
обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления
деятельности структурных подразделений предприятия, основные
организации-партнеры и их руководителей;
— организацию делопроизводства, схемы документооборота;
— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных
документов;
— государственные стандарты по оформлению управленческих,
организационно-распорядительных документов;
— инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового
учета;
— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
— деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию,
правила ведения телефонных переговоров;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
— _________________________________________________________________.
1.6. Офис-менеджер должен уметь:
— составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных
документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;
— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
— вести деловые переговоры;
— пользоваться средствами связи, возможностями интернета,
организационной, множительной техникой;
— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;
1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает _______________
или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Основные обязанности

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает
документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает
документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них
генеральному директору, представляя проекты резолюций.
2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно
контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального
директора руководителями структурных подразделений.
2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов,
обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений;
готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.
2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и
подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет
документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями,
органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т.п.).
При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно
сообщает генеральному директору.
2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации,
формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.
2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению
генерального директора готовит справки по исполнению договоров.
2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с
последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.
2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты
доверенных лиц.
2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса
или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет
командировочные документы.
2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет,
оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.
2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором,
организует их техническое обслуживание.
2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов
и распоряжений.
2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских
принадлежностей и расходных материалов.
2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального
директора, связанные с деятельностью фирмы.
2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:
— сохранять конфиденциальность информации;
— своевременно выполнять распоряжения руководства;
— соблюдать правила и сроки подготовки документов;
— обеспечивать сохранность документов;
— соблюдать правила и нормы делового общения, служебную
субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля
общения с коллегами и клиентами.

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за
информацией по подготовке, исполнению документов.
3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они
подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.
3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными
посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными
звонками.
3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию
документооборота и делопроизводства.
3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей,
установленных трудовым договором и законодательством РФ.

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:
4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке
документов.
4.2. Сохранение конфиденциальности информации.
4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной
субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.
4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной
дисциплины.
4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных
ценностей.
4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование
коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом
генерального директора.

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены. Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Кто разрабатывает должностную инструкцию для офис-менеджера

В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.

Основные правила составления должностной инструкции

Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.

Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

  • «Общие положения»,
  • «Основные функции»,
  • «Права»,
  • «Ответственность»,

которые иногда дополняются такими параграфами как

  • «Условия работы»,
  • «Право подписи» и т.п.

Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.

Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

Содержание должностной инструкции офис-менеджера

Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).

Образец должностной инструкции офис-менеджера. Часть 1

Общие положения

Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий). Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж. Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.

Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.

Образец должностной инструкции офис-менеджера. Часть 2

Должностные обязанности офис-менеджера

Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.

Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.

Образец должностной инструкции офис-менеджера. Часть 3

Полномочия офис-менеджера

В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.

Образец должностной инструкции офис-менеджера. Часть 4

Ответственность офис-менеджера

Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание. Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.

Образец должностной инструкции офис-менеджера. Часть 5

Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.

Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.

Должностная инструкция офис-менеджера

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности

2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3. Права

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.

4. Ответственность

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Читайте также  Приобретательная давность на земельный участок
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector