Для работы секретарём важно

Для работы секретарём важно

6 мифов о секретарях

Говорят, что хороший секретарь ценится на вес золота. Это утверждение верно, с одной только поправкой: хороший секретарь ценится на вес золота. Это сотрудник, который приходит раньше шефа, уходит с работы позже него, осведомлен о том, какие процессы (в том числе и скрытые) проходят в коллективе, и умеет ими руководить. Хороший секретарь прекрасно изучил характер и все привычки руководителя. И если он вам говорит, что сегодня к «самому» лучше «не соваться», значит, так оно и есть. Хороший секретарь знает, когда нужно сказать свое веское слово, а в каких случаях стоит промолчать, как правильно (согласно деловому этикету) принять гостей и многое-многое другое.

Тем не менее, в отношении этой профессии существует немало мифов, которые, скажем так, несколько преуменьшают ее значение и престиж.

Миф 1. Секретарю не требуется большого ума и способностей. То есть им может стать каждый.

На самом деле. Да, действительно, чтобы работать секретарем, не обязательно иметь высшее образование, иногда достаточно окончить специализированные курсы или получить диплом об окончании колледжа, техникума, где преподают делопроизводство. Однако психологи утверждают, что ум человека — не только всем известный показатель IQ, но и так называемым «эмоциональный интеллект». Этот термин не так давно ввел один американский ученый, специализирующийся в области психологии. Под термином подразумевается умение личности тонко чувствовать и правильно реагировать на поведение окружающих. Другими словами, таких индивидов можно поэтически назвать «знатоками душ человеческих» или «мудрецами в науке жизни». Чтобы прекрасно разбираться в этой науке, вовсе не обязательно иметь кучу дипломов о высших образованиях, нужно просто уметь наблюдать. Удается это далеко не каждому, иногда умнейшие и не единожды «дипломированные» люди в обыденной жизни и в плане построения отношений с окружающими оказываются, мягко говоря, не на высоте.

Хороший секретарь имеет очень высокий уровень «эмоционального интеллекта», она прекрасно разбирается в людях, весьма тактична и ответственна. Согласитесь, при всем желании такого человека «неумным» назвать нельзя.

Миф 2. Секретарь — это высокая длинноногая блондинка. Ее основная задача — быть украшением офиса.

На самом деле. Этот расхожий миф, скорее всего, был придуман любителями пикантных анекдотов. На самом деле красота (согласно общепринятых канонов) не важна. Для занятия вакансии вполне достаточно иметь обыкновенную приятную наружность, поскольку существуют еще такие понятие как «чувство стиля» и «наличие вкуса». Хороший секретарь имеет и то и другое, поэтому она — образец элегантности, «деловое» лицо компании, поэтому, действительно, в некоторой степени, служит украшением офиса. Именно стиль одежды секретаря, ее поведение, умение грамотно изъясняется, действовать в соответствии с элементарными правилами этикета формирует первое впечатление о компании, а деловые партнеры уже на подсознательном уровне решают, будут ли они с этой фирмой иметь дело. Руководитель, заботящийся о престиже, никогда не посадит в приемную красивую, но абсолютно непрофессиональную даму, не умеющую организовать работу шефа и офиса, потому что именно это — одна из главных обязанностей секретаря.

Миф 3. Секретарь — очень легкая профессия. В ее обязанности входит всего лишь варить кофе, подавать документы на подпись руководителю и отвечать на телефонные звонки.

На самом деле. Начнем с того, что секретарь — это прежде всего эмоционально выматывающая работа. Даже если дел у секретаря не так много (хотя такое случается крайне редко, частенько ее «нагружают» функциями офис-менеджера, «кадровика» и т. д), на нее возлагается «священная» обязанность «лелеять» шефа. А у боса может быть, например, плохое настроение, и первой под «горячую» руку попадает именно секретарь, принимающая на себя основной удар начальственного гнева. К тому же хороший секретарь, как уже отмечалось выше, должен улавливать малейшие оттенки настроения шефа и желательно предотвращать возможную «бурю». Кто-то не согласится с подобной постановкой вопроса. Действительно, вряд ли в служебной инструкции вы найдете соответствующую запись. Но дело в том, что от умения «держать удар» зависит, в первую очередь, уровень взаимодействия самого секретаря с руководителем. Шеф изначально, по своему положению, находится выше, поэтому «ключик» к его поведению придется подбирать именно подчиненному, а не наоборот.

Кроме того, секретарь должен уметь находить общий язык и с коллективом, налаживая со всеми ровные, деловые отношения, ни в коем случае никого не выделяя. Почему? Потому что секретарь — это своего рода связующее звено между директоратом и коллективом, его отношение к кому-либо, приязненное или нет, будет отождествляться с отношением руководства к этому сотруднику. Поэтому секретарю не рекомендуется «заводить» дружбу или враждовать с кем-либо на работе.

Помимо этой тонкой психологической работы, отнимающей, кстати, достаточно много эмоциональных ресурсов, в обязанности секретаря входит планирование рабочего дня шефа, ведение деловой переписки, ответы на телефонные звонки, прием гостей, контроль работы приемной или даже всего офиса. А еще секретарь должен быть всегда корректным, выдержанным, предельно тактичным. В больших компаниях в приемной работает по два-три секретаря, поскольку один сотрудник не может справиться с большим объемом работы просто физически.

Миф 4. Секретарь — профессия не престижная. Это кто-то вроде «девочки» для исполнения поручений, никакого решающего значения фигура секретаря в компании не имеет, принятие важных решений от нее не зависит.

На самом деле. Если говорить прямо, то хороший секретарь, успевший завоевать авторитет у коллектива и по достоинству оцененный начальством, — это «серый кардинал», который незримо, но существенно влияет на работу компании. Частенько именно она является последней, (и утверждающей) инстанцией, к которой за советом обращается руководитель. Потому что секретарь порой обо всем и обо всех осведомлен гораздо лучше, чем шеф и его заместители, и может дать правильный, выверенный совет. От секретаря, например, зависит, сможете ли вы вовремя попасть к шефу, насколько быстро будут подписаны ваши документы и т.д., хотя профессионал никогда не будет использовать свое служебное положение во вред кому-либо, мы уже это отмечали. Более того, именно секретарь задает тон рабочего дня, ведь руководству всегда приятно утром увидеть, что кабинет полностью готов к очередному трудовому дню, а на столе аккуратными стопочками лежат свежие газеты, все необходимые сводки, справки, аналитическая информация и т.д.

Миф 5. Секретари лишены возможности карьерного роста. Эта профессия не предполагает повышения в должности.

На самом деле. Миф верен отчасти. Действительно, хорошего секретаря руководитель будет держать возле себя, образно говоря, на привязи, потому что это и правая рука, и первый помощник. Шеф постарается деликатно пропускать мимо ушей все намеки своего секретаря о том, что она уже давно «переросла» свою должность и может заниматься чем-то более значимым, например, возглавлять какой-либо отдел компании. Вопрос в том, кто заменит «повышенного» секретаря, поскольку его продвижение по карьерной лестнице может напрямую сказаться на рабочем комфорте шефа, который уже привык, что его с полуслова и полувзгляда понимают, стойко переносят любое настроение. И вообще, шеф точно знает, что на своего секретаря можно положиться в любых обстоятельствах. Где и когда еще он сможет найти такого специалиста. Как видим, профессионализм и преданность могут сыграть с секретарем «злую шутку». С другой стороны именно эти качества могут стать основой для карьерного продвижения в границах той же компании.

Миф 6. Секретарь — сугубо женская профессия. Мужчины не занимают подобные должности.

На самом деле. Действительно, секретарями работают в основном женщины. Объяснить это можно тем, что в эмоциональном плане дамы более гибки, им легче подстроится под настроение и характер шефа, уладить какие-либо конфликты, где-то промолчать и т.д. К тому же женщины умеют сделать более комфортным кабинет и придать уютно-деловой стиль офису, что немаловажно и для работы компании и для «произведения» впечатления на посетителей. Мужчины тоже вполне способны справиться с работой секретаря, тем более, что многие крупные фирмы, точнее их боссы, предпочитают брать на эту должность именно представителей сильной половины человечества, даже переименовав ее на «помощник руководителя».

Секретарь: чем занимается этот специалист?

работа секретарем в офисе

Предприятие или офис нуждается в услугах многих специалистов. И в любой организации есть куча мелких обязанностей, которые не поручишь ни бухгалтеру, ни рядовому менеджеру. Именно с этой целью была придумана должность секретаря-референта, или просто секретаря.

Суть работы секретаря

Секретарь – профессия весьма давняя, хотя в привычный нам вид оформилась сравнительно недавно, в начале XX века. Практически все высокопоставленные политики имели подчиненных, которым доверяли разную рутинную работу и могли посвятить в свои дела. Ещё в Древнем Риме так называли специальных слуг (отсюда и название профессии — secretus), которым доверяли тайны государственного управления.

Правильно данная профессия называется «секретарь-референт». Поскольку одна из основных задач специалиста – одновременно и представлять компанию, и выполнять поручения начальника, и консультировать его по определенным вопросам.

Конечно, в разных компаниях этот вопрос решается по-своему. Где-то гендиректор держит у себя целый штат помощников, а секретарь только отвечает на звонки и заваривает кофе, где-то – все офисные обязанности лежат исключительно на одном человеке.

Секретарь или секретарша?

Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были практически полностью исключены из деловой сферы. Однако в начале XX века постепенно женщины потеснили мужчин в этой профессии. Руководители по сей день гораздо охотнее принимают на работу именно секретарш, а не мужчин-секретарей. Во-первых, женщины гораздо лучше работают в режиме многозадачности, во-вторых, их ценят за большую собранность и ответственность, в-третьих, не последнее место играет презентабельность и умение налаживать контакт с посетителями.

Так что уместно говорить, что профессия секретаря является сугубо женской, а мужчин в ней незначительное количество.

Обязанности секретаря в его работе

В обществе укоренился стереотип о том, что секретарь – это молодая женщина, все обязанности которой заключается в приготовлении кофе и перепечатывании бумаг. Хотя на самом деле работа секретарем – довольно стрессовая и нервная. И задач в ней на порядок выше.

Секретарю каждый день приходится решать множество дел, а также нередко действовать в условиях форс-мажора и нехватки времени. Так или иначе обязанностей у секретаря достаточно много:

    Планирование встреч руководства, запись на прием к начальнику;

Подготовка деловых переговоров, общение с гостями;

Прием телефонных звонков и входящей корреспонденции;

Работа с документами и текстами выступлений руководителя;

Бронирование гостиниц и авиабилетов во время деловых поездок;

Заказ канцтоваров, сувенирной продукции, полиграфии, покупка подарков и т.д.

По факту обязанностей у секретаря может быть ещё больше. Всё зависит от штата компании, специфики работы. Очень часто (особенно в небольших компаниях) секретарь совмещает функции делопроизводителя, а также проводит собеседования среди кандидатов на работу.

Обязанности секретаря

Источник фото pressfoto/freepik

Условия труда секретарей

График работы у секретарей довольно напряженный. По идее – это стандартная пятидневка с двумя выходными днями, но на деле секретарь находится на работе ровно столько, сколько и его руководитель. Секретарю приходится много планировать, отменять и назначать встречи, готовить документы, нередко сопровождать босса в деловых поездках.

В целом же профессия секретаря считается чемпионом по количеству переработок и задач.

Требования к навыкам секретаря

Во всех объявлениях о поиске работы перечислены довольно стандартные условия для секретарей:

Уверенный пользователь ПК (знание всех рабочих программ, умение обращаться с оргтехникой);

Навык слепой печати;

Умение вести деловые переговоры, владение деловым письмом;

Знание правил документооборота, умение оформлять официальные бумаги (приказы, распоряжения, акты и т.д.);

Познания в архивном деле;

Знание иностранного языка (преимущественно — английского).

Самое интересное, что из-за специфики работы секретарями могут работать далеко не все. В этой профессии нужны собранность, способность делать несколько дел одновременно, управлять своим временем, умение планировать, высокая работоспособность и организаторский талант.

Очень важны также презентабельный внешний вид, приятный голос и знания этикета, умение элегантно одеваться и быть доброжелательным.

Возможен ли карьерный рост для секретарей

Несмотря на обилие обязанностей и тяжесть труда, карьерных перспектив у секретарей не так уж много. Начинают такие работники, как правило, с должности секретаря на ресепшен. То есть принимают звонки, встречают гостей, заказывают канцелярию и носят документы на подпись. Во многих компаниях на этой позиции, собственно, их карьера и заканчивается.

Альтернативный вариант – стать личным помощником руководителя (секретарем-референтом). В крупных компаниях или государственных ведомствах можно дорасти также до начальника секретариата.

Зарплата секретаря

Источник фото racool-studio/freepik

Где выучиться на секретаря

Обучение секретарей проводят, как правило, учреждения среднего профессионального образования. Однако на эту должность могут претендовать по сути любые работники с гуманитарным образованием. Особенно ценятся специалисты, знающие архивное дело, документоведы и делопроизводители.

Если речь идет о работе в юридической компании, то на должность секретаря можно устроиться и с юридической профессией.

Помимо стандартного образования, есть также курсы секретарей и помощников руководителя. Подобное обучение возможно при любом уровне образования, проводится по ускоренной программе.

Вакансии для секретарей на рынке труда, средняя зарплата

Профессия секретаря не относится к категории высокооплачиваемых. При всем обилии обязанностей работодатели в Москве могут предложить порядка 40 тысяч рублей, в провинции зарплата секретаря ещё ниже – порядка 25 тысяч рублей.

Однако, если речь идет о помощнике руководителя, там зарплаты уже повыше – до 60 тысяч рублей. Правда, при этом от помощника может потребоваться самый разный набор умений – от навыков переводчика до участия в разработке проектов. Все зависит от конкретных договоренностей при трудоустройстве. Но даже в этом случае никто не может гарантировать, что помощник руководителя не будет заниматься несвойственной для себя работой.

Личные качества для резюме секретаря. Пример личных качеств секретаря

В работу секретаря входят всевозможные обязанности, связанные с общением и ведением документации. Если вы намерены занять эту должность в желанной компании, в первую очередь вам необходимо позаботиться о резюме. Успех во многом зависит от заполнения графы «личные качества». Важно сделать свою характеристику полной, информативной, полезной, интересной и не шаблонной.

Личные качества в резюме секретаря

Список личных качеств для должности секретаря

Перед вами список личных качеств, которые помогут занять должность секретаря:

  1. Грамотная речь. Одна из главных задач секретаря – расположить к себе собеседника. Именно он создаёт первое впечатление о компании, поэтому у такого специалиста обязательно должна быть грамотная и хорошо поставленная речь.
  2. Презентабельный внешний вид. Секретарь также лицо фирмы. Если вы нацелены пройти собеседование, узнайте больше о компании, где собираетесь работать, изучите общий образ, характерные черты работников этой организации и постарайтесь им соответствовать. Для этого нужно гармоничное сочетание привлекательности и стиля одежды.
  3. Ответственность. По одному из исследований, это главное качество для карьеристов, обязательное и для секретаря. Вы должны уметь работать самостоятельно, грамотно отвечать на различные вопросы и нести ответственность за выполняемые задачи.
  4. Исполнительность. Одно из Топ-10 качеств, которые требуются работодателям. Секретарь должен быстро и точно выполнять свои обязанности, быть старательным.
  5. Умение работать в команде. В этой сфере деятельности необходимо адаптироваться к работе коллектива, уметь налаживать диалог, делегировать полномочия, принимать конструктивную критику и ставить на первое место работу команды, а не свои амбиции.
  6. Неконфликтность. Психологи также рекомендуют аналоги без частицы «не»: доброжелательность, спокойствие, миролюбие. Работодатели ценят секретарей, открытых другим людям. Доброжелательность и приветливость не только залог положительного исхода бесед, но и хорошего впечатления о компании.
  7. Стрессоустойчивость. В работе секретаря нередко приходится сталкиваться с недовольными сотрудниками, клиентами и посетителями, большим количеством телефонных звонков и другими раздражителями. Вы должны уметь сохранять самообладание при любых обстоятельствах.
  8. Организованность. Это качество помогает в выполнении многих рабочих обязанностей, например, организации совещаний, заседаний, деловых встреч, всевозможных мероприятий.
  9. Умение хранить конфиденциальные сведения, преданность компании. Важно чувство сопричастности ко всем делам фирмы, нацеленность на её процветание. Секретарь должен правильно хранить документы, не допуская к ним лиц, для которых они не предназначены, а также не разглашать секретную информацию.
  10. Многозадачность. Значимое и актуальное преимущество, которое позволяет выполнять большое количество поручений, не расходуя время на переключение внимания. Секретаря в любой момент от заполнения документов может отвлечь посетитель или телефонный звонок. Многозадачность – это также умение организовывать работу с несколькими начальниками.
  11. Стремление постоянно развиваться. Имеет значение желание повышать уровень знаний, расширять кругозор, осваивать смежные области работы.
  12. Коммуникабельность. Хороший секретарь умеет легко устанавливать контакт с разными людьми.
  13. Пунктуальность. Недопустимы опоздания сотрудника на работу, совещания, деловые встречи. Кроме того, важно своевременное исполнение поручений, заполнение документов, информирование о встречах, совещаниях, переговорах.
  14. Трудолюбие. Необходимое качество секретаря и других работников любой компании. Для получения хорошей должности и карьерного роста требуется любить работу.
  15. Аккуратность. Наличие этого качества высоко ценится руководителями. Аккуратность и порядок на рабочем месте способствуют качественному и своевременному выполнению работы. Не менее важна и ухоженность секретаря. А также аккуратисты хорошо наводят порядок в документации и никогда ничего не теряют.
  16. Лидерские качества. Они делают секретаря инициативным работником и отличным организатором. Эти навыки пригодятся для того чтобы получить повышение.

Больше примеров и информации о том, какие личные качества указывать в своем резюме в разделе личные качества.

Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей

Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей – первичная обязанность. К директору приходит большое количество посетителей, обращаются работники предприятия и первого кого они встречают в приемной – это секретаря. Знание норм поведения, умение отвлечь в случае занятости руководителя и создание графика посещений находится в обязанностях помощника.

Секретарь и руководитель

Правила делового этикета с начальником включают следующие положения:

  • секретарь должен знать свои полномочия и обязанности, иметь высокий уровень компетентности – это позволяет решать часть текущих вопросов в отсутствие руководителя;
  • все поручения должны выполняться безошибочно, своевременно и без отклонений в сторону;
  • деловой этикет секретаря запрещает фамильярность и попытки перейти на «ты» с вышестоящим руководством;
  • в обязанности помощника руководителя входит ненавязчивая забота о директоре, подача горячих и холодных напитков, тактичность и внимательность;
  • планировка рабочего дня – секретарь должен знать время прихода на работу руководителя, часы обеденного перерыва;
  • работник должен помнить обо всех праздниках в семье директора, напоминать о памятных датах, юбилеях, Днях рождения его близких;
  • соблюдение конфиденциальности – незыблемое правило для хорошего секретаря, посторонние не должны знать о планируемых мероприятиях, идеях о дальнейшей работе компании.

Секретарь на рабочем месте

Кроме нормативов общения, помощник руководителя должен помнить о собственном имидже . В него входит одежда, макияж, парфюмерия, украшения и аксессуары. Неверно выбранный образ негативно отразится на компании, новые партнеры могут скептически отнестись к совместным проектам.

У большинства компаний в регламенте прописан определенный дресс-код, если определенные нормы не предусматриваются, то негласно подразумевается строгий деловой стиль. В него включаются следующие требования:

Приветствие

Любой вошедший в приемную должен видеть доброжелательную улыбку и искреннее желание помочь в его вопросе. Начальство и почетных гостей секретарь должен приветствовать стоя, первым протягивать руку для рукопожатия нельзя, но если возник такой момент, то оно должно быть уверенным и твердым.

Прием посетителей секретарем проходит по следующей схеме:

  • у впервые зашедшего посетителя вежливо интересуются именем, фамилией и отчеством, спрашивают об интересующем его вопросе;
  • директору гостя представляют полным именем, включая отчество, и кратко описывают его проблему;
  • при необходимости ожидания в связи с занятостью начальства, человеку предлагают чай или кофе, в зависимости от предпочтений.

Каждого посетителя заносят в специальную книгу или ежедневник – так проще запоминать их анкетные данные, не путаться в них.

Внешний вид согласно этикету

Норматив делового этикета подразумевает правильно подобранный гардероб, поведение, культурную и грамотную речь. Любое отклонение рассматривается как неуважение к посетителям и руководству.

Одежда

У большинства компаний в регламенте прописан определенный дресс-код, если определенные нормы не предусматриваются, то негласно подразумевается строгий деловой стиль. В него включаются следующие требования:

  • предпочтение отдается костюмам – брючным или с юбкой, исключение составляют строгие, однотонные платья;
  • запрещается облегающая или провокационная одежда, мини-юбки или сильно зауженные брюки;
  • джинсы, спортивная одежда допускаются при отдельных обстоятельствах, выездах компании на мероприятия;
  • цветовая гамма не должна превышать трех цветов, предпочтение отдается черному, темно-синему, коричневому тону;
  • на одежде не должно быть рисунков: абстрактных, геометрических и пр.;
  • под юбку обязательно навевают телесные колготы или чулки;
  • на обуви не должно быть посторонних украшений, предпочтение отдается классическим туфлям на устойчивом каблуке, в тон одежде;
  • секретарь должен своевременно обновлять свой гардероб.

Костюм должен быть максимально удобным – дискомфорт в течение дня негативно отразится на настроении и работе. Многие секретари предпочитают держать на рабочем месте запасную одежду – случайно политый посетителем кофе не должен «украшать» помощника директора весь день.

Украшения и аксессуары

Вычурные украшения находятся под строгим запретом, деловой этикет допускает ношение не больше трех аксессуаров: цепочки, серег, кольца. Плохим тоном считается добавление к образу бантиков, обруча, цветных резинок для волос.

Читайте также  Обозначения в табеле рабочего времени

Аксессуары подбираются в соответствии к костюму, к ним относят:

  • элегантную дамскую сумочку;
  • ремень – средней по ширине или узкий, бежевого, черного или натурального оттенка, без декоративных элементов и украшенных стразами пряжек;
  • очки – в классической оправе, черного или металлического цвета;
  • часы – на кожаном ремешке, механические или кварцевые, но не электронные;
  • мобильный телефон – с чехлом демократичного, неяркого цвета, приятной мелодией вызова.

К дополнительным аксессуарам относят, например, органайзер с кожаной обложкой хорошего качества. Уважительное отношение к предприятию проявляется логотипом фирмы на его внешней стороне.

Прическа

Волосам уделяется особое внимание. Элегантная стрижка или строгая прическа – обязательный атрибут помощницы директора. Грязная голова, плохо подстриженные волосы или вылезшие черные корни недопустимы.

Макияж

Для завершения образа используется косметика натуральных, естественных тонов. У секретаря должны быть ухоженные руки – классический маникюр с пастельным цветом лака.

Парфюм

Туалетная вода или духи должны соответствовать деловому имиджу – резкие и насыщенные запахи часто вызывают раздражение у коллег, руководства и посетителей. Легкий, ненавязчивый аромат – лучший вариант выбора.

Будь готов

Помощница директора должна иметь хороший ежедневник – в него вносятся текущие приказы, указания, памятные даты и срочные вопросы. Стакан с работающими ручками и карандашами поможет избежать неприятных моментов, когда необходимо сделать срочные записи, а под рукой нет ни письменных принадлежностей, ни листа бумаги.

Этикет общения секретаря по телефону

Основная работа секретаря заключается в решениях многих вопросов через телефонные звонки. Правила этикета распространяются и на общение со звонящими, нарушение принятых норм может стать причиной увольнения нерадивого помощника.

Звонят вам

При приеме входящего звонка нужно придерживаться правил:

  • снять трубку после первого или второго сигнала;
  • назвать собственное имя и должность;
  • записать ФИО позвонившего, обращаться к нему только по имени-отчеству;
  • весь разговор вести в доброжелательном тоне, с максимальным интересом и вниманием к проблеме собеседника;
  • если возникают форс-мажорные обстоятельства и необходимость прервать разговор, то после извинений спрашивают о том, куда и когда можно перезвонить.

Если ответа на заданный вопрос нет, то не нужно выкручиваться – лучше извиниться и признаться в своей некомпетентности. После выяснения важной для человека информации ему необходимо перезвонить и сообщить о полученных данных – разговоре договариваются заранее. При любом тоне звонящего не нужно прерывать разговор или показывать свое желание положить трубку.

Звоните вы

Исходящие звонки проводятся по алгоритму:

  • уточняется удобное для разговора время – оно должно согласовываться заранее;
  • формулируется цель звонка – проводится предварительная подготовка материалов по проблеме, общий план беседы;
  • при разговоре запрещаются длинные монологи;
  • основные результаты беседы помечаются в ежедневнике.

Итогом разговора должна стать конкретная договоренность – о деловой встрече, визите или прибытии в офис собеседника.

Организация совещаний согласно деловому этикету

Согласно правилам, предварительная подготовка совещания заключается в определении списка документации, их копирования и раздачи всем участникам. Буклеты, графики, средства демонстрации – все, что может понадобиться на коллективной встрече, изучаются заранее.

Порядок совещания проходит по схеме:

  • секретарь встречает всех приглашенных у входа;
  • выдает документы, канцелярские принадлежности: листы бумаги, небольшие блокноты, ручки и карандаши;
  • указывает на заранее распределенные места.

Помощник должен помнить о наличии на презентации напитков, чистой питьевой воды, легких закусок.

Прием посетителей секретарем по этикету

Дата и время приема согласовывается с посетителем заранее, время встречи должно устаивать обе стороны. Руководитель заранее ставится в известность о стоящем на повестке дня вопросе, о проблеме ему напоминают вторично перед тем, как запустить человека в кабинет. Если посетитель пришел спонтанно, без предварительной договоренности, то в обязанности секретаря входит решение вопроса о записи на прием или направлении к директору в тот же момент.

Хороший секретарь четко знает свои обязанности, структуру компании и правила решения основных проблем. Если человек интересуется вопросом, находящимся в сфере деятельности другого сотрудника, то он должен перенаправить его к компетентному лицу, не создавая бюрократических проволочек.

После окончания беседы необходимо записать ее результаты, получить от начальства дополнительные приказы и указания. Если в назначенное время директора нет на месте, то перед посетителем нужно извиниться и объяснить причину его отсутствия. Взамен человек направляется к другому специалисту или ему назначается другое время визита.

При ожидании прибытия иностранных бизнесменов помощник должен заранее найти хорошего переводчика. Многие проблемы в бизнесе возникали из-за плохого знания языка, низкой квалификации переводчика.

Деловое общение секретаря с сотрудниками компании

При общении с любым работником предприятия секретарь должен придерживаться правил:

  • уважительно относится к старшим по возрасту коллегам;
  • поддерживать только деловые отношения, без фамильярности и панибратства;
  • сдерживать эмоции, внимательно выслушивать возникшие претензии и проблемы.

Помощник должен помнить о сдержанности, не обсуждать вопросы и темы, относящиеся к руководящему составу. Каждое слово взвешивается и обдумывается, излишне эмоциональное отношение к проблемам может стать первым шагом к потере рабочего места.

Заключение

Азы делового этикета помогают секретарю:

  • удачно формировать свой положительный имидж;
  • поддерживать имя компании;
  • успешно работать с директором, посетителями, партнерами и сотрудниками предприятия;
  • пользоваться готовыми наработками при возникновении форс-мажорных обстоятельств или непредвиденных ситуаций.

В основу делового этикета закладывается принятая в организации культура, дресс-код. Под помощником руководителя подразумевается человек, относящийся к профессионалам своего дела, способный к принятию собственных решений, отличающийся вежливостью, инициативностью, здравомыслием и лояльностью.

Нарушение требований делового общения может полностью разрушить однажды созданный имидж компании, оттолкнуть потенциальных партнеров и заказчиков. Образ недалекой секретарши, забывающей приказы руководства через несколько минут, сформирован кинофильмами и далек от действительности. В реальности помощник руководителя владеет информацией о работе компании практически в том же объеме, что и его непосредственное начальство.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector