Бухгалтер по первичной документации должностная

Бухгалтер по первичной документации должностная

Должностная инструкция бухгалтера по первичной документации

В крупных компаниях не обойтись без большого штата бухгалтерии. Каждому бухгалтеру отводится своя сфера деятельности. Отдельный сотрудник может быть привлечен к работе только с первичной учетной документацией компании или предприятия. Какую должностную инструкцию нужно подготовить для такого специалиста, расскажем в публикации.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Образец должностной инструкции бухгалтера по первичной документации

Общество с ограниченной ответственностью «Дельта»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Петров / П.Р. Петров
23.12.2019 г.

Должностная инструкция
бухгалтера по первичной документации

1. Общие положения

  1. Бухгалтер по первичной документации входит в разряд специалистов.
  2. На указанную должность может быть принято лицо со средним профессиональным (экономическим) образованием и стажем труда по специальности не менее 3 лет.
  3. Сотрудник, занимающий должность бухгалтера по первичной документации, должен знать:
    • законодательные акты РФ о бухучете, а также нормативные правовые акты о документах и документообороте, об архивном деле и т.д.;
    • основы налогового и финансового законодательства;
    • требования к использованию законов РФ в сфере формирования и заполнения первичных учетных документов;
    • внутренние бумаги предприятия, устанавливающие правила оформления, хранения и сдачу в архив первичной документации;
    • правила заполнения сводных учетных бумаг для осуществления контроля и упорядочения обработки сведений о фактах хоздеятельности;
    • нормы трудового законодательства РФ;
    • правила внутреннего трудового распорядка компании;
    • основы работы с компьютерной техникой.
  4. Сотрудник, занимающий должность бухгалтера по первичной документации, должен обладать такими умениями:
    • правильно составлять первичную учетную документацию как в бумажном, так и электронном виде;
    • владеть навыками комплексной проверки первичной учетной документации;
    • использовать компьютерные программы для ведения бухучета, справочно-правовые и информационные системы, оргтехнику;
    • правильно хранить первичную учетную документацию до передачи ее на архивное хранение.
  5. Бухгалтер по первичной документации в области своего труда должен опираться на настоящую должностную инструкцию, иные бумаги, касающиеся трудовой функции своей должности, локальные нормативные акты хозяйствующего субъекта.
  6. Указанный работник находится в подчинении у заместителя главного бухгалтера компании.
  7. Во время отсутствия на рабочем месте данного сотрудника (болезнь, отпуск, отгулы и т.д.) его трудовые функции передают другому сотруднику, который будет назначен в установленном порядке, получит аналогичные права и будет нести ответственность за недобросовестное выполнение своих обязанностей, возложенных на него из-за замещения.

2. Должностные обязанности

В обязанности бухгалтера по первичной документации входят следующие:

  1. Формирование (заполнение, оформление) первичных учетных бумаг.
  2. Своевременное принятие к учету первичных учетных документов о фактах хоздеятельности предприятия.
  3. Обнаружение случаев нарушения работниками компании графика документооборота и порядка отправления в бухгалтерскую службу первичных учетных бумаг и оповещение об этом своего непосредственного начальника.
  4. Проверка первичной документации в плане соблюдения формы, правильности содержания, реквизитов.
  5. Упорядочение первичных учетных документов какого-либо отчетного периода согласно учетной политике компании.
  6. Формирование сводных учетных документов, опираясь на первичные учетные бумаги компании.
  7. Полная подготовка пакета первичной документации для отправки его в архив.
  8. Создание копий первичных учетных бумаг, в том числе в ситуации их изъятия уполномоченными органами, согласно положениям законов РФ.
  9. Обеспечение нужными сведениями для осуществления инвентаризации активов и обязательств компании согласно ее учетной политике.
  10. Контроль за сохранностью первичной документации и за организацией ее хранения.

3. Права

Указанный сотрудник имеет следующие права:

  1. Участие в обсуждении проектов решений администрации компании.
  2. С одобрения непосредственного начальника привлечение другого персонала к решению поставленных перед ним задач.
  3. Требовать и получать от работников других отделов нужные сведения, документы.
  4. Участвовать в обсуждении проблем, касающихся исполняемых трудовых функций.
  5. Требовать от руководителей оказания помощи в исполнении трудовых функций.

4. Ответственность

Бухгалтер по первичной документации может быть привлечен к ответственности:

  • за неполное исполнение или неисполнение своих трудовых функций, предусмотренных настоящим документом, — в порядке, закрепленном действующим трудовым законодательством РФ;
  • за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своего труда, — в порядке, закрепленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;
  • за причинение материального ущерба — в порядке, зафиксированном действующим трудовым законодательством РФ.

Руководитель структурного подразделения:

Семенова / К.А. Семенова
24.12.2019 г.

С должностной инструкцией ознакомлена и согласна:

Свиридова / А.В. Свиридова
24.12.2019 г.

Полезная информация

Функции данного документа — утвердить перечень трудовых обязанностей для бухгалтера по первичке. Работник будет в курсе, какими действиями будет ограничена сфера его деятельности, какими правами он будет обладать и какие санкции будут грозить за допущение ошибок с его стороны.

Компания сама решает, какие должностные обязанности будут у работника, поскольку должности бухгалтера по первичке нет в Квалификационном справочнике, утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37, и в Общероссийском классификаторе профессий, утв. Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 №367.

Круг трудовых функций можно подготовить на основании профстандарта «Бухгалтер». Он закреплен Приказом Минтруда России от 21.02.2019 №103н. В документе можно найти те действия, которые можно поручить бухгалтеру по первичке, и именно на основе их составить должностную инструкцию.

Структура документа

Законодательно утвержденной формы документа не создано, поэтому компании разрабатывают ее своими силами. Составлением такого документа может заниматься юрист, кадровый работник, руководитель или другие сотрудники, знакомые с принципами оформления данной бумаги, законами и обязанностями бухгалтера по первичке. Для написания текста документа можно привлечь начальника сотрудника на этой позиции.

Итак, стандартно документ содержит следующие разделы.

РазделОписание раздела
Общие положенияЗдесь нужно указать, к какой категории будет относиться работник, что он обязан знать, какое образование должен иметь, кто будет его непосредственным начальником. Также в этом разделе отмечают перечень нормативных актов, на основании которых будет действовать работник, указывают порядок назначения на данную позицию.
Должностные обязанностиВсе функции нужно прописать очень точно. Их перечень будет зависеть от масштабов компании, где будет работать указанный сотрудник.
Права работникаЗдесь перечисляют полномочия, которыми будет наделен бухгалтер по первичной документации. Обычно это права участия в принятии решений некоторых проблем, оповещение начальства об ошибках в своей области, запрос документов, получение необходимых для работы сведений и т.д. Список прав также будет зависеть от специфики деятельности компании.
Ответственность сотрудникаВ этом пункте указывают, какую ответственность будет нести бухгалтер по первичке. Обычно ограничиваются фразой: «в порядке, установленном законодательством РФ». Но также можно расписать виды ответственности: дисциплинарную, административную, материальную, уголовную, а также все типы ошибок.

Это основные пункты инструкции. При необходимости можно включить и дополнительные, например, «Заключительные положения», «Взаимоотношения внутри предприятия», «Условия работы» и др.

Оформляют документ следующим образом:

  1. В начале по центру располагают полное название компании.
  2. Далее следует отметка об утверждении документа нанимателем. Здесь указывают должность руководителя, а сам он ставит свою подпись и дату утверждения бумаги.
  3. Затем указывают название документа, располагают его текст.
  4. После текста расписываются руководитель отдела — начальник принимаемого на должность сотрудника и сам сотрудник, подтверждая свое ознакомление с бумагой.

Внимание! Требования обязательно создавать должностную инструкцию в трудовом законодательстве нет. Ст. 57 ТК РФ гласит, что в трудовой договор могут помещаться списки должностных функций работника, прав и ответственности работодателя и работника. Следовательно, трудовой контракт может служить документом, устанавливающим все эти положения. Несмотря на это, компании предпочитают применять должностные инструкции для снижения вероятности конфликтов и недопониманий сторон.

Бухгалтеру на заметку: что нужно знать о «первичке»

Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что каждый факт хозяйственной жизни организации или предпринимателя следует фиксировать в первичных документах. Они являются подтверждением фактической передачи товаров либо иных ценностей одной стороны сделки другой. При их отсутствии невозможно однозначно утверждать, что продавец передал товары покупателю.

Примеров тому в судебной практике немало, и вот один из них. Компания-продавец обратилась в суд с требованием заставить покупателя перечислить плату за поставленный ему товар. В качестве подтверждения поставки истец предъявил выставленные им счета-фактуры.

Однако судьи продавца не поддержали. Он не предоставил ни одного первичного документа, который бы подтвердил факт поставки. Счет-фактура подписывается продавцом в одностороннем порядке, поэтому таковым является не может. Вот если бы продавец принес в суд подписанные покупателем накладные, вероятнее всего, это в корне бы изменило дело.

Обоснование: постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 05.06.2017 № Ф07-4084/2017.

Оказание услуг могут признать без акта

Между двумя компаниями возник спор, предметом которого стало оказание услуг. Заказчик внес аванс в размере полумиллиона рублей, но через некоторое время решил договор расторгнуть и забрать предоплату. Исполнитель возвращать деньги отказался, поскольку, по его мнению, услуги были оказаны. Но заказчик возразил и попросил предъявить подтверждающие оказание услуг документы.

При рассмотрении дела в судах было установлено, что исполнитель свою работу сделал. Заказчик получил на первом этапе экспертное заключение, а на втором — рекомендации по корректировке веб-сайта и организации внутреннего контроля. Кроме того, были установлены факты проведения онлайн-консультаций, которые представитель исполнителя проводил для заказчика.

Суды пришли к выводу, что услуги в данном случае считаются оказанными. Отсутствие первичных документов, а именно актов, не освобождает заказчика от обязанности оплатить работу исполнителя.

Обоснование: постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.12.2017 № Ф05-19640/2017.

Организация заявила вычет НДС с сумм, затраченных на покупку запчастей и спецоборудования. В качестве подтверждающих документов были представлены договоры, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные. Но проведя ВНП, инспекторы решили, что сделка носила фиктивный характер, то есть по факту никаких запчастей компания не приобретала. В итоге ей сняли вычет и доначислили НДС к уплате, а также выставили пени и штраф.

Причиной вывода налоговиков послужили ошибки в первичных документах, сопровождающих сделку. Так, в товарно-транспортных накладных не были указаны номера договора, количество грузовых мест, масса груза, реквизиты транспортных накладных и другие данные.

Судьи встали на сторону компании и указали, что все эти нарушения в ТТН не могут свидетельствовать о фиктивности сделки. К тому же организация представила ТОРГ-12, где были указаны данные, отсутствующие в ТТН. Подтвердили перевозку груза и водители.

В итоге суд признал решение ФНС необоснованным и подтвердил, что компания соблюла все требования для того, чтобы применить вычет НДС.

Обоснование: постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 20.12.2017 № Ф07-13132/2017.

Если в накладных фальшивая подпись поставщика, расходы не признают

Рассматривая расходы компании, на которые она уменьшила базу по налогу на прибыль, инспекторы заподозрили, что некоторые операции были нереальными. В частности, были выявлены такие нарушения:

  • подписи в некоторых накладных и счетах-фактурах, переданных компании поставщиками, были сфальсифицированы (подтверждено результатами экспертизы);
  • поставщики отсутствовали по указанным в ЕГРЮЛ адресам;
  • перечисления денежных средств на их счет носили транзитный характер;
  • они не имели достаточных ресурсов для исполнения условий договора.

В итоге компания пострадала из-за того, что неосмотрительно выбирала контрагентов. Выводы ФНС подтвердили суды вплоть до Верховного.

Обоснование: определение Верховного Суда РФ от 01.08.2016 № 302-КГ16-8902.

Подписывать первичные документы факсимиле рискованно

Можно ли на первичных документах ставить факсимильную подпись? Минфин считает, что это недопустимо. Ведь закон 402-ФЗ требует наличия на первичном документе определенных реквизитов, в числе которых личная подпись лица.

Соответственно, велика вероятность того, что налоговики не признают расходы, подтвержденные подписанной таким образом «первичкой». Поэтому лучше не рисковать и ставить на документах подпись собственноручно.

Справедливости ради заметим, что в судебной практике по таким спорам были решения как в пользу ФНС, так и в пользу компаний. И это лишь еще раз подтверждает рекомендацию не прибегать к подобному способу подписи документов.

  • письмо Минфина РФ от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951;
  • постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 № А56-69600/2010;
  • постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 № А48-3632/2010.

В первичном документе ошибка: можно ли его заменить?

Как известно, наравне с обычным счетом-фактурой существует его корректировочная форма. Она составляется в случае, если в изначальном документе содержится ошибка. В одной компании взяли этот принцип за основу и разработали собственный порядок исправления ошибок в первичных документах.

Но налоговые органы не оценили подобного подхода. Закон 402-ФЗ не предусматривает составления корректировочных документов в случае, если в первичных содержится ошибки. Такой вариант исправлений применим исключительно для счета-фактуры, поскольку он является основанием для вычета НДС. Что же до «первички», то исправлять ее следует в соответствии с правилами, прописанными в статье 7 закона.

Отметим, что подобного мнения придерживаются и в Минфине. Вместе с тем в судебной практике есть решения и в пользу налогоплательщиков, принявших подобный порядок исправления «первички». При этом судьи отмечали, что хотя закон о бухгалтерском учете и не предусматривает подобной корректировки, но и запрета на нее законодательства также не содержит.

  • письмо ФНС РФ от 12.01.2018 № СД-4-3/264;
  • письмо Минфина РФ от 23.10.2017 № 03-03-10/69280;
  • постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.05.2017 № Ф06-20469/2017.

Трудности перевода «первички»

По общему правилу, документы должны составляться на русском языке. Если это не так, нужно делать построчный перевод первичного документа. Однако это требование не относится к фирменному наименованию товара. Ведь если перевести его на русский язык, тем самым можно нарушить права лицензионного правообладателя.

Так что перевод иностранный «первички» на русский язык порой может быть неуместен. Однако при этом следует выполнить такое условие: из документов, сопровождающих сделку в совокупности, должно следовать, что расходы были понесены.

  • письмо Минфина РФ от 18.05.2017 № 03-01-15/30422;
  • постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК.

Электронный первичный документ аналогичен бумажному

Закон о бухучете разрешает составлять «первичку» как в бумажном виде, так и в электронном. В этом случае документ нужно подписать квалифицированной электронной подписью. Если же используется обычная или неквалифицированная подпись, то такой документ пройдет не всегда. Его применение будет ограничено случаями, установленными законодательством, а также договоренностью между сторонами.

Если электронный документ составлен верно и подписан надлежащей подписью, он может подтвердить расходы налогоплательщика так же, как и бумажный. Не будет он работать лишь в тех случаях, когда закон прямо требует подтвердить факт документом в бумажном виде.

Обоснование: письмо Минфина РФ от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248.

Автотранспортные расходы следует подтверждать транспортной накладной

Если налогоплательщик хочет списать расходы на перевозку грузов, они должны быть подтверждены исключительно транспортной накладной из постановления Правительства № 272 от 15 апреля 2011 года. В данном случае нельзя составлять документ в свободной форме, как то разрешает закон о бухучете. Это связано с тем, что положение пункта 2 статьи 785 Гражданского кодекса прямо гласит: перевозка груза подтверждается транспортной накладной.

Обратите внимание! Если речь идет о доставке собственными силами, то транспортная накладная в этом случае не нужна. Расходы можно будет учесть по товарной накладной ТОРГ-12, выставленные продавцом, а также путевому листу.

  • письмо Минфина РФ от 21.12.2017 № 03-03-06/1/85703;
  • письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354.

Подтверждение затрат на аренду

При подсчете налога на прибыль аренда включается в состав прочих платежей. Речь о недвижимости, которые используются для коммерческой деятельности. Подтверждающими документами являются:

  • договор аренды;
  • платежки о переводе денежных средств;
  • акты приемки-передачи объекта.

При этом необходимости ежемесячно составлять акты на услуги аренды нет, если такое условие не прописано в договоре.

  • письмо Минфина РФ от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483;
  • письмо Минфина РФ от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118;
  • письмо Минфина РФ от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764.

О сроке хранения первичных документов

В общем случае первичные документы хранятся в течение 5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года. Этот срок начинает исчисляться после окончания того периода, в котором документ использовался для расчета налога или составления отчетности либо подтверждения расходов (доходов).

Однако из этого правила есть исключения. Например, документы по основным средствам, которые подлежат амортизации, нужно хранить в течение 5 лет после того, как имущество полностью самортизировано. А если документы подтверждают расходы, учитываемые при исчислении налога на прибыль, то их следует хранить весь срок, пока идет уменьшение прибыли.

  • Закон № 402 от 06.12.2011 (ч. 1 ст. 29)
  • Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019 (ст. 277)

Внимание! Первичные документы, подтверждающие убыток организации, должны храниться весь срок, пока этот убыток списывается. При этом не имеет значения, что его размер подтвержден налоговым органом.

Пример. В период 2008—2010 годов у компании образовался убыток. В 2012 году состоялась ВНП, в итоге которой налоговый результат был подтвержден. В 2014 году компания получила прибыль и при расчете налога включила в базу всю сумму убытка. Состоялась повторная проверка, однако первичных документов по убытку бухгалтерия представить не смогла.

В результате неподтвержденную в рамках последней проверки часть убытка налоговая не признала. С выводами ИФНС согласились и ссуды. Пункт 4 статьи 283 НК РФ требует хранить документы по убытку весь срок его списания. В норме не сказано, что если налоговая проверка зафиксировала факт и размер убытка, то обязанность хранить документы с налогоплательщика снимается.

Обоснование: определение Верховного Суда РФ от 19.01.2018 № 304-КГ17-21192.

Должностные обязанности бухгалтера по первичной документации

dolzhnostnye_obyazannosti_buhgaltera_po_pervichnoy_dokumentacii.jpg

Похожие публикации

Предприятия, деятельность которых предусматривает большие объемы хозопераций, практикуют введение в штат бухгалтерии специалиста, в обязанность которого входит обработка и учет первичных документов.

В этом обзоре мы расскажем, что делает бухгалтер по первичной документации, как правильно определить его обязанности, и как должна быть указана в штатном расписании должность бухгалтера на «первичке».

Бухгалтер по первичной документации: специальность-«фантом»?

Квалификационный справочник, введенный в действие приказом Минтруда № 37 от 21.08.1998 года (ЕКС), равно как и Общероссийский Классификатор профессий ОК 016-94, утвержденный Постановлением Госстандарта № 367 от 26.12.1994 года, в перечне специалистов по бухучету не содержат должность «бухгалтер по обработке первичных документов».

Несмотря на то, что реализация хозяйственных операций предусматривает оформление и последующую обработку сопровождающих документов, отсутствие в регламентирующих документах конкретного указания на специальность «бухгалтер на первичную документацию» ограничивает возможности работодателей вводить в штатное расписание должностную единицу с таким наименованием.

Как поступить когда «первичка» есть, а специальности по ее ведению – нет?

В подобной ситуации работодатель вправе ввести в штатное расписание должность «бухгалтер», а за специалистом, принятым на нее, закрепить участок обработки и учета первичных документов.

Однако, обобщенное наименование должности, без конкретизации участка обслуживания, не содержит указания на полномочия и обязанности специалиста, и для того, чтобы определить для сотрудника характер работы, работодателю необходимо:

предусмотреть в штате предприятия наличие специалиста, занимающегося формированием, обработкой и учетом первичных бухгалтерских документов;

разработать должностные обязанности бухгалтера по первичной документации, и ознакомить с ними специалиста, закрепленного за данным участком учета;

в приказе о приеме (переводе) работника, вменить специалисту обязанности бухгалтера по первичной документации. С формулировкой приказа и предстоящим характером работ сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.

Должностные обязанности «Бухгалтер на первичную документацию»: что входит в функционал специалиста

Поскольку регламентирующими нормами не предусмотрена специализация бухгалтера на «первичке», для специалиста, отвечающего за ведение и учет именно первичных документов, типовые инструкции не разрабатывались. Учитывая это, для сотрудника, за которым внутренним нормативным актом будет закреплен данный участок учета, работодатель вправе самостоятельно устанавливать функционал и должностные обязанности.

Для должности «бухгалтер по первичной документации» обязанности разрабатываются на базе профессионального стандарта «Бухгалтер» (приказ Минтруда № 1061н от 22.12.2014), но с учетом особенностей выполняемых работником трудовых функций, и требуемых для их выполнения навыков и знаний.

У специалистов, принимаемых в штатную структуру как бухгалтер на первичную документацию, обязанности и характер работы подобны функционалу помощника бухгалтера либо специалиста, ведущего бухучет на конкретном участке. В практической деятельности основными функциями бухгалтера на «первичке» являются:

осуществление внешнего и внутреннего документооборота (в т.ч. с использованием электронных систем учета и связи), выявление нарушений его графика;

осуществление контроля корректности формирования первичных документов, достоверности указанных в них учетных данных, соблюдения формы, наличия всех реквизитов;

формирование сводных учетных документов по отчетным и текущим периодам;

обеспечение сохранности полученных и сформированных первичных документов по проведенным хозоперациям в пределах сроков, установленных законодательными актами для каждого типа документов;

подготовка документов прошлых периодов к архивному хранению и передача их в архив.

Кроме основных трудовых функций, для работника, который принимается на должность бухгалтер на «первичку», обязанности (по усмотрению работодателя), могут быть расширены дополнительными обязанностями, связанными с первичной документацией. К примеру:

анализ входящей и исходящей первичной документации на предмет выявления ошибок в указанных данных;

систематизация форм и бланков первичных документов, сведение указанных в них данных в обособленные учетные регистры;

Читайте также  Невыход на работу в связи с невыплатой заработной

подготовка комплектов документации по запросу фискальных и иных проверяющих структур и т.п.

Навыки и квалификация

Должностные обязанности бухгалтера на первичной документации, по аналогии с типовыми инструкциями для профстандарта «Бухгалтер», могут содержать указание на необходимые профессиональные навыки, знания и квалификацию.

Согласно профстандарта, обязательные навыки бухгалтера, принимающего к учету «первичку» — это:

навык работы с определенными программами для бухучета;

умение составлять первичные документы, в том числе при помощи электронных бухгалтерских программ;

владение приемами комплексной проверки первичных документов учета,

умение пользоваться компьютерными программами, справочно-правовыми системами, оргтехникой, и т.п.

Бухгалтер на «первичке», в соответствии с требованиями профстандарта «Бухгалтер», может иметь среднее профессиональное, либо дополнительное (по программам повышения квалификации или переподготовки специалистов) профессиональное образование, а также практический стаж в сфере учета и контроля не менее 3 лет.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Обязанности бухгалтера по первичной документации

Екатерина Соловьева

В 2019 году произошло расширение прав и уточнение обязанностей бухгалтера по первичной документации. Достаточно ли среднего профобразования для того, чтобы суметь полностью использовать новые возможности, и что делать главбуху, если ответ отрицательный, как решать серьезные проблемы с налоговой – читайте в нашей статье.

Что должен знать и уметь бухгалтер на первичке?

Требования к бухгалтеру на «первичке» по-прежнему определены (рекомендованы) пунктом 3.1.1 профессионального стандарта «Бухгалтер».

Однако с 6 апреля 2019 года указанный стандарт утвержден Приказом Минтруда России от 21.02.2019 № 103н (далее – Стандарт № 103н), а не приказом этого министерства от 22.12.2014 N№ 1061н (далее – Стандарт № 1061н). Сравнительный анализ стандартов смотрите в таблице 1.

Таблица 1. Необходимые умения и знания

Умения и знания бухгалтера

Как видно из таблицы, профессиональное бухгалтерское сообщество прекрасно осознает рамки должности бухгалтера, собирающего «первичку». Круг взаимодействия такого бухгалтера очень важен, это:

  • контрагенты компании;
  • персонал (особенно подотчетные работники).

Для достижения взаимопонимания необходимы умения управленца, например, коммуникативные навыки. Соответственно, разрешение проблем неизменно лежит на плечах главного бухгалтера. Тем более, что ошибки в первичной документации или не полностью собранная «первичка» чреваты серьезными проблемами с ИФНС. От просто бухгалтера ждут лишь, что он сумеет:

  • не потерять полученные документы;
  • проверить наличие обязательных реквизитов;
  • сделать правильную разноску в базу.

Для достижения этих целей необходима, как минимум, должностная инструкция.

Функции и должностные обязанности бухгалтера по первичной документации

Начиная с 26 июля 2019 года бухгалтерия вновь может рассылать письменные требования работникам, которые:

  • не соблюдают график документооборота;
  • игнорируют учетную политику компании.

Такие изменения внес Федеральный закон от 26.07.2019 № 247-ФЗ в п. 3 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Между тем, функционал бухгалтера на «первичке», определенный так же, как навыки и умения, пунктом 3.1.1 Стандарта № 103н совершенно не претерпел изменений по сравнению со Стандартом № 1061н (см. таблицу).

Стандарт № 1061н

Как видим, ни о какой коммуникации здесь тоже речи не идет. Бухгалтер на «первичке» должен лишь выявить тех, кто:

  • не сдал первичные документы;
  • сдал документы, содержащие огрехи и ошибки.

Сообщение о нарушителях поступает непосредственно главному бухгалтеру. На практике это означает, что контролировать все документы вынужден главбух. Причем вопреки тому, что для него чисто физически это почти невозможно.

Права специалиста

Очевидно, что Стандарт № 1061н требует корректировок в части права на рассылку работникам-нарушителям письменных требований. Пока в большинстве должностных инструкций, составленных на основе профстандарта, права бухгалтера по «первичке» выглядят так:

Права бухгалтера по первичке

Между тем, в пункте 3.3 представленного образца вполне можно заменить слово «запрашивать» на «требовать в письменном виде».

Должностная инструкция бухгалтера по первичной документации – образец

Вне зависимости от того, будет компания придерживаться рекомендаций профстандарта или нет, должностная инструкция обязательно должна:

  • содержать регламент работы;
  • быть функциональной и подробной.

В большинстве случаев компаниям проще составить инструкцию без требований стандарта. Например, если бухгалтер первичной документации имеет узкую специализацию, то правильнее будет указать, например, «составление форм КС-2 и КС-3», а не так как в стандарте – «составление (оформление) первичных учетных документов, в том числе электронных документов».

Отметим, что даже общие формулировки могут быть более емкими, чем в стандарте.

  • проверка корректности оформления каждого первичного документа;
  • аккуратная разноска каждого первичного документа в базу данных / отражение проводок в учете и аналитике по правилам, установленным компанией;
  • оформление комментария по каждому документу / подготовка сводного отчета о качестве документов и необходимых правках
  • архивация документов.

При разработке внутренних правил по первичному документообороту основные идеи и готовые тезисы вы можете почерпнуть из статей наших экспертов:

Изучив указанные статьи, главный бухгалтер нередко понимает следующее:

  • бухгалтер на «первичке» пренебрегает многими моментами или попросту не успевает сделать все правильно;
  • ценный конечный продукт (ЦКП) бухгалтерии рано или поздно перестанет удовлетворять руководство.

Появление таких мыслей – первый шаг к аутсорсингу. Отметим, что наши клиенты не только могут использовать на «первичке» услуги бухгалтеров с высшим образованием. Главное преимущество 1C-WiseAdvice – технологии. В частности, по обработке первичных документов мы используем нашу собственную технологию «Процессинг».

  • отслеживать случаи нехватки первичных документов;
  • по документам, которые в наличии, – контролировать практически в режиме онлайн полноту и правильность заполнения;
  • оперативно регистрировать по согласованным с клиентом правилам факты хозяйственной жизни на основе первичных документов.

Мы на полном основании заявляем, что ничего не теряем, не забываем, не упускаем из виду. Кроме того, оперативный доступ к истории движения любого документа, полученного от клиента позволяет:

  • обеспечить оперативный контроль;
  • в максимально сжатые сроки отправить их сканы по требованию из ИФНС.

При этом в процессе взаимодействия клиенты сложностей не испытывают, так как наши разработчики использовали, в том числе и стандартные функции 1С. Ведь для учета, как это видно из нашего названия, мы используем именно эту, самую распространенную в России программу.

Мы формируем в комментариях замечания к качеству и наличию необходимых документов. При этом клиентам не обязательно просматривать каждый комментарий, так как все они синтезированы в удобный отчет, который они получают:

  • по запросу (по сути – мгновенно);
  • регулярно – за согласованные конкретные периоды времени (в стандартной версии сервиса установлен период один месяц).

На первых порах некоторых клиенты, получив доступ к нашей 1С, постоянно отслеживают (в режиме онлайн) движение своей «первички», однако, спустя время, главбухи перестают использовать эту функцию, полностью доверяя нам.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector