Аудит кадровых документов: организация, проведение

Аудит кадровых документов: организация, проведение

Как провести кадровый аудит?

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

  • начальник отдела кадров;
  • юрист;
  • главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
  • кадровый работник.

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

  1. При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
  2. При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
  3. При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
  4. При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
  5. При масштабном сокращении работников.

Методы кадрового аудита

Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

  1. Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
    К основному пакету документации относят:
    • должностные инструкции;
    • заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
    • сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
    • данные об оплате труда;
    • сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
    • документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
    • данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
  2. Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
  3. Экономический — основанный насравнении социальных/экономических показателейпредприятия с нормативными стандартами.При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.

Поэтапное проведение кадрового аудита

Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

Этапы кадрового аудита:

  1. Решение организационных вопросов, включающих:
    • формирование задач и целей кадрового аудита;
    • создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
    • установление сроков проверки.
  2. Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита.
  3. Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
  4. Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
  5. Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.

Аудит кадровых документов: перечень

Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.

Среди обязательных для проверки документов следует выделить:

  • трудовые контракты;
  • трудовые книжки и журнал учета их движения;
  • штатное расписание;
  • график отпусков;

О заполнении бланка графика отпусков вы сможете узнать из нашей статьи «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

  • персональные карточки и личные дела работников;
  • табели нормирования и учета рабочего времени;
  • приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
  • правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.

О сроках хранения указанных выше документов можно узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Аудит кадровой документации: особенности

В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит. Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.

Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

Кадрово-правовой аудит

Ведение кадрового делопроизводства и составление кадровой документации – рутинная работа всех работодателей. И потому зачастую руководители компаний не считают нужным уделять этому направлению повышенное внимание: принимаем, переводим, увольняем, выплачиваем заработную плату – что ж еще?

Однако экономический кризис поднял волну проверок со стороны трудовых инспекций и прокуратуры и выявил массовые нарушения трудового законодательства со стороны работодателей. Многие компании поплатились за свое несерьезное отношение к юридически грамотному оформления трудовых отношений и ведения кадрового делопроизводства штрафами, дисквалификацией руководителей, приостановкой деятельности, затяжными судебными спорами.

Как не допустить подобных последствий? Ответ прост – регулярно проводить кадрово-правовой аудит.

Кадрово-правовой аудит (кадровый аудит, аудит кадровой документации) представляет собой юридическую экспертизу кадровой документации на соответствие законодательству РФ.

Цели кадрово-правового аудита состоят в том, чтобы, в первую очередь, выявить нарушения и/или недостатки в ведении кадрового делопроизводства, уменьшить, а в идеале, ликвидировать риски, связанные с выявленными и возможными нарушениями законодательства, предотвратить или по возможности уладить уже имеющиеся споры с работниками, устранить несоответствия кадровой документации требованиям действующего законодательства.

Кадрово-правовой аудит включает:

  • проверку наличия обязательных кадровых документов;
  • проверку соответствия трудовому законодательству РФ положений трудовых договоров, правильность их оформления;
  • юридический анализ локальных актов компании на соответствие трудовому законодательству РФ;
  • проверка правильности оформления трудовых книжек работников;
  • проверка правильности оформления приема, переводов, увольнения работников и прочих вопросов трудовых отношений;
  • проверка соблюдения правил хранения и систематизации кадровых документов;
  • выработку предложений по устранению обнаруженных нарушений и несоответствий действующему законодательству.

Когда следует проводить кадрово-правовой аудит?

Целесообразно проводить кадрово-правовой аудит раз в год для оперативного выявления и устранения нарушений и недостатков в работе кадровой службы. Кроме того, рекомендуется проводить кадровый аудит в следующих случаях:

  • при купле-продаже действующих предприятий в порядке проведения due diligence;
  • при смене руководителя компании, при полной смене состава участников/акционеров, собственников компании;
  • регулярно раз в полгода в случае, если ведение кадрового делопроизводства осуществляется неспециалистом;
  • при передаче дел от одного кадрового работника другому;
  • конфликт с работником, грозящий перерасти в проверку трудинспекции или судебный спор;
  • серьезные изменения трудового законодательства.

По итогам кадрово-правового аудита готовится юридическое заключение, в котором:

  • отражаются результаты вышеуказанных проверок с перечнем выявленных нарушений и недостатков с указанием ссылок на нормативно-правовые акты и судебную практику;
  • приводится список отсутствующих или неверно оформленных обязательных документов кадрового делопроизводства;
  • даются рекомендации по устранению выявленных нарушений и противоречий в кадровых документах, в работе кадровой службы.

Наша компания гарантирует конфиденциальность всех сведений, полученных в ходе проведения кадрово-правового аудита.

Кадрово-правовой аудит может проводится как по месту нахождения заказчика, так и непосредственно в офисе нашей компании с соблюдением условий конфиденциальности полученных от заказчика сведений.

Кадрово-правовой аудит может проводиться в двух видах:

  1. полный аудит (общий) – полная проверка всех локально-нормативных актов, поштучная проверка всех кадровых документов за оговоренный с заказчиком период;
  2. выборочный аудит – тематическая проверка пакета кадровых документов, например, проверка правильности оформления приема на работу на примере 3-4 работников, выбранных случайно или по определенных критериям; проверка отдельного блока кадрового делопроизводства.

Стоимость наших услуг при проведении полного аудита за 1 (один) календарный год рассчитывается исходя из количества работников Заказчика:

Количество работников ЗаказчикаСтоимость услуг
До 5 работников15 000 рублей
От 5 до 20 работников15 000 рублей + 1000 рублей за каждую штатную единицу свыше 5
От 20 до 50 работников17 000 рублей + 700 рублей за каждую штатную единицу свыше 5
Свыше 50 работников20 000 рублей + 500 рублей за каждую штатную единицу свыше 5

Бухгалтерский аспект

При проведении кадрово-правового аудита возможно проведение проверки аудиторами кадровой и бухгалтерской документации, а именно:

  • Проверка правильности исчисления сумм заработной платы работников организации, пособий, отпускных, различного рода компенсаций и выплат;
  • Проверка правильности исчисления сумм, начисленных в пользу физических лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера;
  • Проверка правильности исчисления налогов и сборов с заработной платы работников организации, физических лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера, ученическим договорам в части единого социального налога, взносов в государственные внебюджетные фонды, налога на доходы физических лиц; проверка соответствия предоставленных физическим лицам налоговых вычетов и льгот налоговому законодательству РФ;
  • Проверка правильности сведений, представляемых в Пенсионный Фонд РФ (персонифицированный учет);
  • Проверка правильности сведений о доходах физических лиц, представляемых в налоговый орган;
  • Проверка правильности оформления командировок в организации, расчета командировочных, налоговых последствий;
  • Анализ налоговых рисков иных выплат в пользу физических лиц, осуществляемых организацией;

Стоимость аудиторских услуг оплачивается отдельно и определяется из расчета почасовой ставки.

Аудит кадрового делопроизводства

Определение понятий кадрового делопроизводства и аудита кадров

Одним из самых важных элементов хозяйственной деятельности предприятия является управление трудовыми отношениями и их правильное документальное оформление в соответствии с актуальными требованиями законодательства.

Кадровое делопроизводство — это ряд мероприятий, включающих разработку локальных нормативных актов, документов в части управления персоналом и документов по охране труда, первичных форм учета кадров, расчетов с персоналом и рабочего времени, учетно-регистрационной документации.

Аудит кадрового делопроизводства – это процесс проведения анализа кадровой документации предприятия и проверка соответствия этой документации требованиям законодательства и внутренних нормативных актов, которые устанавливают порядок ведения кадрового делопроизводства.

Внешний аудит кадров предусматривает оказание профессиональных услуг по проведению проверки и анализа кадровой документации организации. В процессе аудита кадровых документов проводится сплошная проверка правильности оформления документации отдела кадров и проверка соответствия ее требованиям дейтсвующего российского законодательства и внутренних нормативных актов.

Аудит кадровой работы – это способ получить объективные данные о состоянии кадрового делопроизводства в организации, а также способ выявить потенциальные риски в кадровой работе.

Важнейшие цели кадрового аудита и его проведение

Целями кадрового аудита являются:

  • Определение стратегических и тактических задач кадровой политики предприятия.
  • Оценка состояния кадровой документации (внутренний кадровый аудит).
  • Определение эффективности отдельных мероприятий в сфере управления персоналом.
  • Оценка эффективности работы менеджеров и линейных руководителей.
  • Определение реальных возможностей и этапов реализации мероприятий по комплексному развитию и совершенствованию всей системы управления персоналом.

Готовые работы на аналогичную тему

Аудит кадрового делопроизводства позволяет существенно минимизировать возможные негативные последствия нарушений сферы трудового законодательства.

Кадровый аудит персонала организации ставит перед собой цель выявить потенциальные риски, определить возможные нарушения в области трудового законодательства и разработать предложения по приведению кадровой документации в четкое соответствие с требованиями законодательства и положениями внутренних нормативных актов.

Случаи, требующие проведения аудита кадров

Аудит кадрового делопроизводства важно проводить в следующих случаях:

  • В случае изменения состава руководства предприятия либо при смене его собственника.
  • В случае увольнения сотрудника отдела кадров.
  • При подготовке к проверке.
  • При оформлении документов по кадрам к сдаче в архив.
  • В случае значимых изменений в законодательной сфере по трудовым отношениям.

Обязательные элементы аудита кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства предприятия обязательно должен включать следующие элементы:

Кадровый аудит: польза, виды, процедура

В последние годы внесено множество новых норм и уточнений в Трудовой кодекс РФ. Основные уточнения коснулись проведения контрольных мероприятий по соблюдению норм трудового законодательства. Как правило данные мероприятия включают в себя анализ кадровой документации.

Понятие и виды кадрового аудита

Кадровый аудит организации — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.

Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг. Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.

Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.

Полный аудит — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.

Выборочный аудит — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации. К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.

Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).

Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.

По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

В каких случаях рекомендуется проводить проверку кадровых документов

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Например, целесообразно провести кадровый аудит:

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
  • если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска и т.д.
  • если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);
  • при смене руководителя организации;
  • при массовом увольнении работников;
  • при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
  • если организации запланирована на проверку государственной инспекцией труда;
  • в некоторых других случаях.

Этапы кадрового аудита

Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Этап 1: организационный

Во время этого этапа необходимо:

  • выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);
  • определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;
  • издать приказ о проведении аудита кадровой документации.

Этап 2: согласование перечня документов, подлежащих проверке

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся:

  • штатное расписание (Т-3) с приказом об утверждении;
  • трудовые договора и договора о материальной ответственности;
  • приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;
  • личные карточки (форма N Т-2);
  • график отпусков;
  • уведомления работников о времени начала отпуска;
  • графики сменности (в случае работы по сменам);
  • табеля учета использования рабочего времени;
  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
  • положение по защите персональных данных работника и расписки на обработку персональных данных;
  • трудовые книжки при их ведении на бумажном носителе;
  • книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ней) (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
  • должностные инструкции;
  • локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);
  • локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа (ГОСТ положение о коммерческой тайне);
  • результаты проведенной специальной оценки условий труда (ст. 212 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 N

Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

Этап 3: проверка и анализ документов

Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Большое внимание уделяется взаимоувязке документов, например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.

При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.

С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда). Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д. В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.

Этап 4: оформление отчета по кадровому аудиту

Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.

Какую пользу принесет работодателю аудит кадровой документации

Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.

В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

Читайте также  Должностные обязанности медицинских работников

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector