Архивное делопроизводство в 2022 и 2022

Архивное делопроизводство в 2022 и 2022

Документооборот. Требования к оформлению документации 2021 г.

ГОСТ по оформлению документов в 2021 году — это свод правил, на основании которых составляют организационно-распорядительные бумаги.

Порядок оформления деловой документации утвержден отдельным Госстандартом России: статус ГОСТа р 7.0.97-2016 на 2021 год не изменился, он продолжает действовать и в этом отчетном периоде. К базовому нормативу Федеральное архивное агентство разработало Методические рекомендации по его применению. Обратите внимание, что 24.12.2020 Росархив утвердил новые методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в госорганах и органах местного самоуправления.

Об обновленном стандарте документооборота

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года. С 01.07.2018 вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту: в 2021 году стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Госстандарт Р 7.0.97-2016 ссылается на два документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» Р 7.0.8 от 17.10.2013 и «Управление документами» Р ИСО 15489-1-2019 . Кроме обновленных правил работы с документацией, новые требования к делопроизводству с 2021 г. включают приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Основные новшества

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

  1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
  2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Стандарт отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.

Порядок оформления документов

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2021 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2021 году:

  1. Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
  2. Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см ( Приказ 244-ст от 14.05.2018 ).
  3. Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

Например, оформление приказа по ГОСТу в 2021 г. выглядит так:

Оформление приказа по ГОСТу

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

  • надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа;
  • ФИО его владельца;
  • срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Какие реквизиты поменялись

Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Управление делопроизводством на предприятии

Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: типовой инструкцией по делопроизводству, правилами хранения документации и ведения архива, номенклатурой дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.

Каким будет ЭДО и хранение документов в 2022 году?

Вопросы долгосрочного хранения и электронного обмена документами без утраты их юридической значимости назревают давно, и пандемия еще раз обострила их. Непонятно, как удалённо работать с архивом бумажных документов? Возникла необходимость «очертить правила» игры» на законодательном уровне. Ожидается, что ответить на возникшие запросы сможет новый законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в ФЗ „Об информации, информационных технологиях и о защите информации“» и подзаконные акты. Весной 2021 г. закон прошёл первое чтение и, вероятнее всего, будет принят уже в этом году.

1. Про закон, что даст его принятие

В условиях самоизоляции и дистанционной работы согласование, подписание, пересылка и хранение документов в бумажном виде вызвали массу неудобств, а компании, внедрившие электронный документооборот, выиграли на фоне более консервативных конкурентов. Ожидается, что новый закон позволит снять большинство оставшихся неурегулированных вопросов. Он устанавливает 100%-ю значимость электронного документооборота (ЭДО), признавая его равным бумажным. Дополнительно он введёт понятие дубликата. Им может быть бумажный документ относительно электронного, и наоборот. Появится понятие переформатирования документа с сохранением его юридической силы, что крайне важно для организации хранения документов.

Современные платформы, в частности Docsvision, уже готовы обеспечить удобный перевод в электронный вид документов, которые ранее хранились в бумажном виде. Это позволит избавиться от обязательных бумажных архивов, чье обслуживание требовало инвестиций. Например, текущий бумажный архив можно перевести в цифровой вид, если воспользоваться функциями потокового сканирования, распознавания данных и занесения их в систему. Скан-копии всегда допускается распечатать. А сам архив хранит историю взаимодействия с загруженными документами.

2. Описание положения в законе

Изложим кратко суть закона в следующих пунктах:

— Формализуется понятие дубликата документа, при этом сохраняется его юридическая значимость. Разрешён дубликат бумажного/электронного документа. Дубликат может создаваться в бумажном/электронном виде. Можно перегонять в электронный вид данные, которые ранее хранились на бумаге, создавать электронные архивы с удобным поиском и историей операций с документами.

— Формализуется сама процедура формирования дублирующего документа. Конвертировать документы смогут сотрудники, которым организация предоставила такие права. Как следствие, гибкая настройка прав доступа позволяет администраторам СЭД делегировать полномочия на создание таких документов определённым сотрудникам.

— Подписание электронного дубликата усиленной КЭП со штампом времени. Заверенные таким образом документы будут храниться в электронном архиве. Повторное подписание УКЭП уполномоченным лицом продлит юридическую значимость документа. Переподписывать документ можно бесконечно. Перед очередным подписанием разрешено сделать дубликат документа в новом цифровом формате, если это будет необходимо.

Электронный документ со штампом о подписании электронной подписью

Платформа Docsvision позволяет заверять документы всеми видами электронных подписей, в том числе усовершенствованной квалифицированной подписью, содержащей данные о точном времени подписания документа, валидности сертификата в определённых датах. Заверенный таким образом документ может храниться до 15 лет.

—- Сохранение юридической значимости дубликата:

1. На весь период действия электронной подписи и неизменности документа.

2. При наличии автоматической регистрации действий с электронным документом и обеспечения сохранности соответствующих данных на протяжении срока его хранения и 3 лет после его истечения.

3. При соблюдении требований, касающихся хранения документов в электронном виде. Кроме подписи важно обеспечить необходимые условия хранения и протоколирования действий с данными. Ожидается, что подробные требования будут отражены в подзаконных актах.

3. Актуальность закона

В электронном документообороте заинтересован не только бизнес. В рамках концепции, принятой ФНС, до конца 2024 г. в электронный вид планируется перевести 95% счетов-фактур и 70% транспортных документов. Принятие закона усилит спрос на ЭДО. Возникнут новые виды услуг по обработке и хранению электронных документов. Ожидается стремительное развитие облачных сервисов.

4. В чём польза для бизнеса?

Закон актуален и важен для любых компаний и организаций. Малым предприятиям он позволит вести документооборот в облачных сервисах. Будет обеспечена доступность и значимость ЭДО для любых проверок. Крупные организации смогут получить значительную экономию от ликвидации бумажных документов. Появятся облачные сервисы (архивы) юридически значимого хранения. Сократятся затраты компаний на обработку и хранение бумажных вариантов, повысится прозрачность заключаемых сделок. Госорганы массово перейдут на безбумажный обмен документами с бизнесом.

Электронный архив вчера

Однако, чтобы перейти на ЭДО, многим компаниям придётся доработать уже имеющиеся решения. Возможно, придётся изменить порядок взаимодействия с операторами ЭДО. В связи с изменившимися требованиями к созданию, хранению и использованию электронных документов потребуется усиление контроля правильности заполнения «первички» в режиме реального времени, так как они смогут поступать от операторов электронного документооборота непосредственно в контролирующие органы (будет широко внедряться налоговый мониторинг).

Электронный архив завтра

В части долгосрочного хранения ещё не определён регламент передачи электронных документов в государственные архивы. Со своей стороны поставщики СЭД будут стараться максимально оперативно реализовывать требуемые интерфейсы по мере их формализации. Новые изменения и приведение к единому формату улучшит и упростит ЭДО для бизнеса.

Дополнительно появится возможность расширения за счёт урегулирования международного ЭДО (организация трансграничного обмена документами с иностранными контрагентами).

5. Изменения рынка ЭДО/СЭД

Принятие закона может привести к созданию новой отрасли услуг по обеспечению облачного хранения электронных документов. Такой шаг существенно сократит затраты на сопровождение бумажных архивов документов компаний. Новый закон станет мощным драйвером развития рынка СЭД и электронных архивов. Для этого нужно не только принятие закона Государственной Думой, но и формирование всех подзаконных актов, уточняющих регламентов и требований к ПО, создание соответствующей инфраструктуры сервисов и внедрение необходимого программного обеспечения. Производители ПО, в частности компания «ДоксВижн», уже предлагают необходимые решения в СЭД. Бизнесу остаётся лишь дождаться от государства окончательного принятия необходимой нормативной базы.

Новшества в электронном документообороте: что ждет бизнес в 2022 году

Расскажем о новых особенностях применения ЭДО в работе с маркированными товарами, кадровом электронном документообороте, требованиях к операторам ЭДО. А также о планах государства по внедрению электронных первичных документов в 2022 году: акта сверки расчетов и транспортной накладной.

Новые требования к операторам ЭДО

С 1 марта 2022 года вступит в силу приказ ФНС от 29 октября 2021 г. № ЕД-7-26/936@. Этим приказом налоговая служба введет в строй новый Реестр операторов электронного документооборота.

Тех операторов ЭДО, которые на текущий момент включены в перечень ФНС, переведут в новый реестр автоматически, но не больше, чем на 90 дней. В дальнейшем операторам придется в заявительном порядке обратиться в ФНС и подтвердить, что они соответствуют всем установленным требованиям.

Цель налоговиков — объединить в единый реестр операторов ЭДО:

  • которые обеспечивают обмен счетами-фактурами в системе прослеживаемости (в приказе ФНС — Услуга 1);
  • которые обеспечивают взаимодействие между коммерческими структурами и контролирующими органами: передача электронной отчетности, обмен письмами, требованиями и т. д. (в приказе ФНС — Услуга 2).
  • для операторов, которые оказывает обе услуги одновременно — 24 месяца;
  • для операторов, которые оказывают только одну услугу — 18 месяцев.

Реестр будет размещен на портале ФНС. Таким образом, компании и ИП смогут отслеживать актуальный статус оператора ЭДО, с которым они заключили договор на обслуживание.

«Платформа Госотчёт» — создавайте и отправляйте отчеты в госорганы в любое время и в любом месте через удобный web-интерфейс.

Кадровый электронный документооборот

Официально эксперимент Минтруда по кадровому документообороту был завершен 15 ноября 2021 года. Законодатели решили его не продолжать, а сразу запустить переход на цифру.

Таким образом, работодатели, которые не участвовали в эксперименте, могут перейти на кадровый ЭДО уже сейчас (закон № 377-ФЗ от 22.11.2021). А для участников эксперимента установили переходный период до 1 июля 2022 года.

Для перехода на кадровый ЭДО компаниям нужно будет подготовить техническую базу и оформить руководителю и работникам электронные подписи.

Пока тем, кто решит перейти на цифру, придется использовать собственную разработку или решения, которые представлены на рынке (например: дополнительное ПО, которое интегрируется с учетной программой).

А с 1 сентября 2022 года обмен кадровыми документами между работодателем и работниками будет доступен через государственный портал «Работа в России». Доступ к платформе будет осуществляться, в том числе, через портал Госуслуги.

Отметим, что в нормативных актах все чаще встречается отсылка к приложению «Госключ» . Речь идет об усиленной неквалифицированной электронной подписи для использования на едином портале Госуслуги (УНЭП ЕПГУ). В частности, уже сейчас физические лица могут применять эту подпись для заключения договоров на услуги мобильной связи. По данным СМИ чиновники планируют доработать приложение, и, возможно, уже в ближайшее время подпись «Госключ» станет квалифицированной.

Электронный акт сверки расчетов с контрагентами

Акт сверки расчетов тоже станет электронным. ФНС уже разработала соответствующий проект приказа .

По задумке госорганов, новый электронный документ можно будет использовать:

  • для инвентаризации расчетов между контрагентами;
  • для представления в налоговую службу в ответ на полученное требование.

По мнению налоговой службы, новшество поможет налогоплательщикам снизить издержки и нагрузку на персонал.

Платформа ЭДО — это простой и оперативный обмен документами между организациями. Всего за 500 руб. в год! Настроить рабочее место можно буквально в несколько кликов. Документы хранятся в облачном архиве и доступны с любого компьютера.

Подключить

Электронная транспортная накладная

Уже с 1 января 2022 года грузоперевозчики смогут оформлять первичные документы в электронной форме через новый сервис: « Безбумажные перевозки пассажиров и грузов ».

Сервис будет функционировать на базе портала Госуслуги. Обмен электронными документами пока будет добровольным (закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ, постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200). Однако уже с 2023 года он может стать обязательным.

В электронной форме можно будет оформить:

  • транспортную накладную;
  • путевой лист, включающий данные о пред- и послерейсовом осмотре водителей;
  • спецразрешения на перевозку грузов.

По оценкам разных экспертов, уже сегодня 70 — 80% предприятий, которые работают в транспортной отрасли, используют собственные цифровые решения. Такой подход снижает издержки и повышает эффективность работы.

Формат электронной транспортной накладной должна разработать ФНС в самое ближайшее время.

Обязательная маркировка и ЭДО

С 1 января 2022 года все участники оборота маркированных товаров должны подключить ЭДО через оператора.

Напомним, что пока передать в систему Честный ЗНАК сведения о выбытии товара можно двумя путями:

  • прямым сообщением (через личный кабинет на портале Честный ЗНАК);
  • через оператора ЭДО.

Новый порядок затронет следующие товары: шины, обувь, духи, фототехнику и изделия легкой промышленности. Для прочих категорий товаров, подлежащих маркировке, порядок перехода на ЭДО еще не установлен.

Подключите Учет марок от Платформы ОФД — комплексное решение для работы с маркировкой и маркированными товарами. Сервис интегрирован со всеми необходимыми системами: ЭДО, ОФД, Честный ЗНАК и т. д.

Приятная новость: обязательную маркировку для розничной торговли молочной продукцией немного сдвинули: с 20 января на 31 марта 2022 года.

Bloomberg назвал главные экономические риски 2022 года

Фото: Hector Vivas / Getty Images

Большинство экономических аналитиков ожидают устойчивое восстановление мировой экономики в 2022 году, однако есть ряд факторов, способных помешать экономическому росту, пишет агентство Bloomberg.

«Что может пойти не так? Многое. Омикрон-штамм, резкая инфляция, подъем ФРС, экономический спад в Китае, Тайвань, набег на развивающиеся рынки, жесткий Brexit, новый кризис евро и рост цен на продовольствие на Ближнем Востоке», — говорится в материале.

В том случае, если омикрон-штамм COVID-19 окажется более заразным и смертоносным, это негативно отразится на экономике. Даже возврат к наиболее жестким ограничениям на три месяца может привести к замедлению экономического роста в 2022 году до 4,2%, отмечает Bloomberg. При таком сценарии спрос будет слабее, сохранятся проблемы с поставками и с логистикой.

Bloomberg также пишет об угрозе резкого роста инфляции. Так, если в начале 2021 года прогнозировалось, что США завершат год с инфляцией в 2%, то сейчас показатель уже близок к 7%.

Фото:Андрей Рудаков / Bloomberg

Напряженность в отношениях между Россией и Украиной может привести к росту цен на газ, пишет агентство. Среди других факторов, которые способны оказать влияние на дальнейший рост инфляции, Bloomberg называет изменение климата, приводящее к разрушительным погодным явлениям, что может сказаться на ценах на продовольствие.

Повышение базовой процентной ставки Федеральной резервной системой (ФРС) США также может негативно сказаться на развивающихся рынках. Обычно высокие ставки укрепляют доллар и вызывают отток капитала с этих рынков и валютные кризисы в развивающихся странах. Среди стран, потенциально подверженных такому риску в 2022 году, Bloomberg называет Аргентину, ЮАР, Турцию, Бразилию и Египет.

В Китае в третьем квартале 2021 года «экономика остановилась», говорится в материале. Проблемы Пекина с нехваткой энергетических ресурсов в следующем году должны быть менее острыми, однако другие проблемы останутся. В то же время аналитики прогнозируют рост китайской экономики в 2022 году на 5,7%.

Интернациональная плавка Дружбы, посвященная 50-летию образования СССР.

По мнению авторов материала, геополитика также может оказать влияние на мировую экономику. К примеру, эскалация вокруг Тайваня может вызвать реакцию со стороны США и привести к «войне сверхдержав», которую агентство называет наихудшим вариантом, но другие сценарии развития событий включают санкции, которые заморозят связи между двумя крупнейшими экономиками мира, и коллапс тайваньского производства полупроводников, которые имеют важнейшее значение для глобального производства всего, от смартфонов до автомобилей.

В начале декабря глава Международного валютного фонда (МВФ) Кристалина Георгиева сообщила, что прогноз по росту мировой экономики может измениться в сторону понижения в связи c распространением нового штамма коронавируса «омикрон».

Ранее МВФ прогнозировал, что по итогам 2021 года рост мировой экономики составит 5,9%, а по итогам 2022 года — 4,9%. При этом эксперты указывали, что многое будет зависеть от дальнейшего развития пандемии COVID-19.

Читайте также  Штрафы за нарушение правил охраны труда в 2022 году
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector