Акт об уничтожении печати и штампа — бланк и образец

Акт об уничтожении печати и штампа — бланк и образец

Акт об уничтожении печати и штампа

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 62,0 кб

Акт об уничтожении печатей и штампов является документальным подтверждением процедуры утилизации печатей и штампов организации.

Назначение печатей и штампов

Печать — фирменный знак отличия организации, содержащий ее полное наименование и местонахождение и иные важные реквизиты. Печать подтверждает, что документ в самом деле принадлежит организации.

Главная печать организации ставится на важные документы, которые подписывает руководитель или главный бухгалтер организации.

Штамп — вид печати, чаще всего, для внутреннего использования. Существуют различные виды штампов:

  1. регистрационные (ставятся на входящие документы и исходящие документы, подписанные руководителями подразделений);
  2. делопроизводственные штампы («на контроль», «копия верна», « повторно», «в дело»);
  3. угловые штампы для справок и т.п.

За хранение главной печати организации, как правило, отвечает руководитель службы делопроизводства. За хранение штампов отвечают руководители соответствующих служб (бухгалтерии, отдела кадров, административно-хозяйственного отдела и т.п.).

Назначаются ответственные лица приказом по организации. В организации должен иметься журнал учета печатей и штампов, в котором проставлены все оттиски действующих на данный момент печатей и штампов. Журнал должен быть прошнурован и пронумерован и скреплен печатью.

Порядок уничтожения печатей и штампов

Необходимость в уничтожении печатей и штампов может возникнуть по многим причинам. Среди них:

  1. износ;
  2. порча;
  3. изменение реквизитов компании, названия, юридического адреса и т.п.;
  4. смена руководителя подразделения в случае, если печать была именная;
  5. ликвидация подразделения или организации, реорганизация и другие причины.

Уничтожение недействующих печатей, помимо прочего, является мерой, позволяющей предупредить попытки недобросовестных сотрудников использовать печати в преступных целях.

Осуществляется утилизация печатей как силами самой организации, так и с привлечением сторонних организаций.

Данная процедура регламентируется нормативным локальным документом организации (Положением об изготовлении, учете, хранении, использовании и уничтожении печатей и штампов организации) и состоит из следующих этапов:

  1. выделение к уничтожению печати (печатей) и штампов. Регламентируется внутренним распоряжением по организации;
  2. издание приказа об уничтожении печатей и штампов, в котором оговаривается в том числе и состав комиссии, производящей уничтожение;
  3. собственно уничтожение;
  4. составление акта.

При уничтожении производится разрушение поверхности печати таким образом, чтобы оттиск невозможно было воспроизвести. Для этого могут применяться резка или спиливание клише.

Составление документа

В комиссию по уничтожению печатей и штампов входят, как правило, не менее двух человек:

  • руководитель или заместитель руководителя организации, который назначается председателем комиссии;
  • начальник отдела делопроизводства;
  • сотрудник, ответственный за хранение печатей и штампов;
  • юрисконсульт;
  • при необходимости — иные лица.

Сам документ должен содержать в себе следующие разделы:

  1. дату и номер документа;
  2. название организации;
  3. состав комиссии;
  4. ссылку на документ (приказ), во исполнение которого производится уничтожение печатей (штампов);
  5. данные об уничтожаемых печатях (штампах) в виде таблицы, содержащей название печати (штампа) и отображение оттиска;
  6. время, место, способ уничтожения;
  7. подписи членов комиссии.

Хранение акта

Акт об уничтожении печатей и штампов хранится в отделе делопроизводства вместе с другими документами. Срок хранения акта определяется нормативным локальным документом организации.

Акт об уничтожении печати и штампа

Составление акта об уничтожении печатей и штампов происходит тогда, когда на предприятии принимается решение об утилизации штемпельных изделий. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Зачем уничтожать печати и штампы

Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

  • износ,
  • порча,
  • устаревание,
  • ликвидация или реорганизация фирмы,
  • изменение реквизитов фирмы и т.д.

Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

Порядок проведения процедуры уничтожения

На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:

  1. Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
  2. Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
  3. На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
  4. Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.

Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.

Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.

Комиссия: состав и цели

В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

  • директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
  • сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
  • специалист кадрового отдела,
  • юрист,
  • секретарь.

Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

  • резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
  • спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

Как составить акт

Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:

  • номер, место и дату создания акта,
  • название организации,
  • данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
  • состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
  • причину уничтожения печати или штампа,
  • основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
  • время, место и способ уничтожения.

Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.

Образец акта об уничтожении печати и штампа

Как оформить акт

Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

Как и сколько хранить акт

Акт об уничтожении печатей и штампов следует хранить вместе с другими документами на протяжении установленного законом или внутренними положениями компании периода (но не менее трех лет), по истечении этого срока акт можно утилизировать.

Акт об уничтожении печати и штампа

Несмотря на то, что в 2015 году обязанность по использованию печати в административно-хозяйственной деятельности компаний была отменена, некоторые из них по-прежнему ими пользуются.

В делопроизводстве печать — это один из фирменных знаков организации, на котором содержатся основные ее реквизиты: наименование, адрес, ИНН/КПП и иные. Штамп содержит в себе различные надписи и служит для различных служебных целей, например:

  • для удостоверения справок, выдаваемых организацией (угловой штамп «для справок»);
  • для фиксации делопроизводственных операций («на контроль», «копия верна», «факсом», «входящее» и.т.п.).

В целях обеспечения контроля за правильностью использования и сохранностью печатей в организации назначаются ответственные лица. Для этого руководителем организации издается приказ о назначении ответственного лица.

Полный список как действующих, так и действовавших ранее печатей и штампов организации с их оттисками содержится в специальном журнале печатей и штампов, который ведется обычно делопроизводственной службой.

Причины уничтожения печатей и штампов

Необходимость в уничтожении печати и штампа может быть обусловлена:

  1. износом или порчей печати/штампа;
  2. изменением реквизитов, названия организации;
  3. увольнением должностного лица, если штамп содержал его имя;
  4. изменением названия структурного подразделения, его ликвидацией и т.п.

Как организовать уничтожение печати/штампа

Само уничтожение производится физически — уничтожается клише печати (разрезается или спиливается, если клише изготовлено, например, из металла или дерева). Но до собственно уничтожения его необходимо оформить.

В больших организациях существует локальный нормативный акт, регламентирующий порядок изготовления, хранения, учета и уничтожения печатей. В маленьких организациях это может быть оговорено отдельно издаваемым для каждого списания печатей и штампов приказом.

В общем виде процедура уничтожения печати и штампа выглядит так:

  • в организации появляется повод для уничтожения печатей (например, изменение штатного расписания);
  • на основании приказа об изменении штатного расписания начальниками соответствующих служб сдаются в отдел документационного обеспечения или иному ответственному за печати и штампы лицу недействующие печати и штампы;
  • руководитель предпринятая издает приказ о создании комиссии по уничтожению печатей и штампов и определяет дату уничтожения;
  • в указанную в приказе дату печати и штампы уничтожаются, составляется соответствующий акт, который подписывают все члены комиссии;
  • в журнал печатей и штампов организации вносится запись об уничтожении и дата и номер акта.

В состав комиссии, как правило, включаются:

  • руководитель или заместитель руководителя организации — председатель комиссии;
  • руководитель службы делопроизводства;
  • руководитель структурного подразделения, печати и штампы которого уничтожаются;
  • работник службы кадров и т.п.

Составление акта

Форма акта об уничтожении печатей и штампов законодательно не регламентирована. На нашем сайте можно ознакомиться с образцом акта и скачать его бланк.

Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)

В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?

На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:

  • Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
  • Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
  • Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).

Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.

ВНИМАНИЕ! Коммерческие организации вправе совсем отказаться от использования печати.

Порядок отказа от использования печати разъянили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в материал, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

О том, все ли документы сегодня следует оформлять печатью, см. в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Вместе с тем в настоящее время отсутствует единый нормативный документ (закон), предписывающий всем субъектам хозяйствования уничтожать печати при наступлении указанных выше обстоятельств. Поэтому уничтожение печатей отвечает интересам, в первую очередь, самой организации.

ВАЖНО! Факт уничтожения прежней печати следует задокументировать соответствующим актом.

Бланк акта об уничтожении печати можно скачать, кликнув по ссылке ниже.

Как именно уничтожить ранее находившуюся в эксплуатации печать, должен решить руководитель компании.

Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?

Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:

  • осуществить уничтожение печати самостоятельно;
  • поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).

Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.

Алгоритм действий в данном случае будет следующим:

  1. Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
  2. После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.

Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).

Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).

Итоги

Списать и уничтожить печать не представляет особой сложности. Делать это компании следует как в случае, когда прежняя печать более неактуальна, так и в случае, когда печать пришла в негодность. Компания может уничтожить печать самостоятельно или поручить это третьей стороне, специализирующейся на оказании подобных услуг.

Читайте также  Должностная инструкция менеджера по работе
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector